Indkøb af videnrådgivning med sund fornuft
Udgivet af: DI Videnrådgiverne og IKA Redaktør: Kirsten Alkjærsig ISBN 978-87-7353-993-4 Tryk: DI 300.2.14
Forord Der er meget fokus på procedurer og jura i offentlige indkøb også for meget. Ikke mindst ved køb af komplekse ydelser som videnrådgivning oplever vi, at indkøbsprocessen bliver gjort mere besværlig end nødvendig, og der bliver stillet mange krav til tilbuddene, fordi ydelserne er svære at købe ind. Med dette værktøj Indkøb af videnrådgivning med sund fornuft viser vi veje til, hvordan offentlige indkøbere af videnrådgivning får præcist den ydelse, de har behov for og mere værdi for pengene. Samtidig med at færrest mulige ressourcer bliver spildt på processer og bureaukrati og selvfølgelig også inden for rammerne af de love og regler, der er. Værktøjet er kort sagt vores bidrag til at få det gode købmandskab tilbage i offentlige indkøb af videnrådgiverydelser. Værktøjet kan hermed spille en vigtig rolle i moderniseringen af den offentlige sektor i form af besparelser og mere kvalitet for pengene. Værktøjet vil også bidrage til, at de mest egnede videnrådgivere bliver mere interesserede i at afgive tilbud fordi fokus kommer tilbage på, at der er en opgave, der skal løses, frem for processer. Værktøjet har en række anbefalinger til den offentlige sektor. Men godt købmandskab går begge veje. Derfor indeholder værktøjet også anbefalinger til, hvordan videnrådgivervirksomheder kan gøre sit for at få sund fornuft tilbage i indkøbene. God læselyst. 1
Indkøb med sund fornuft Hvordan tilrettelægger offentlige indkøbere en god indkøbsproces? Og hvordan får indkøberne mest mulig værdi for pengene? Dette værktøj giver offentlige indkøbere af videnrådgiverydelser en guide til den gode indkøbsproces. Værktøjet kan spare både offentlige indkøbere og private virksomheder mange penge. Guiden er også en hjælp til at få de mest egnede videnrådgivere, til netop den pågældende opgave, til at afgive tilbud. Grundlæggende principper Videnrådgivning kan være svært at købe. Det skyldes, at videnrådgivning er en immateriel og ofte kompleks ydelse, der indeholder elementer af kreativitet, innovation, dyb faglig viden og tekniske beregninger. Videnrådgivning er typisk ikke en standardydelse, men bliver derimod til i samspil og dialog med indkøberen. Det betyder, at indkøberne for at sikre sig kommer til at tilrettelægge køb af videnrådgivning unødigt besværligt og med store krav til tilbudsmaterialet. For videnrådgivervirksomheder bliver det hermed ressourcekrævende at afgive tilbud, ligesom det ofte kan være svært at vide præcist, hvilke behov opgaveløsningen skal møde. Det betyder samtidigt, at indkøberne får svært ved at sammenligne og bedømme tilbuddene. Målet med dette værktøj er at få det gode købmandskab tilbage i indkøb af videnrådgivning. Værktøjet kan hermed spille en vigtig rolle i moderniseringen af den offentlige sektor i form af betydelige besparelser og mere kvalitet for pengene. Lad derfor købsprocessen styres af nogle simple principper: > > Lad videnrådgiverne opleve, at der er proportionalitet mellem opgavens størrelse, antal der indbydes til at give tilbud, og hvor meget der skal leveres i tilbuddet > > Lad videnrådgiverne gennemskue konkurrencen. Jo mere præcis og relevant information om, hvem I som indkøbere er, set up, behov osv., desto nemmere er det for videnrådgiverne at komme med tilbud, der skaber værdi > > Gør processen så simpel som muligt. Anvend branchestandarder, gør ikke indkøb unødig kompliceret, opfind ikke nye modeller, anvend troog loveerklæringer mv. > > Udnyt mulighederne for dialog: Kommunikér løbende med branchen. 2
Branchen bør være selvkritisk! Gode råd går begge veje. Det er vigtigt, at videnrådgiverbranchen er selvkritisk: > > Videnrådgivere bør aktivt deltage i dialogen med offentlige indkøbere for at sikre gensidig forståelse > > Videnrådgivere skal ikke klage over udbud med mindre der er sket alvorlige eller principielle fejl > > Videnrådgivere bør holde igen med at søge aktindsigt > > Videnrådgivere bør kun afgive tilbud, når de er kvalificerede og har kapaciteten til at løfte den udbudte opgave. Trin i indkøbsprocessen Værktøjet vil trin for trin gennemgå de overvejelser, der skal med i en god indkøbsproces. 1 Forberedelse 2 Udvælgelse 3 Tildeling 4 Opgaveudførsel 3
4
1 Forberedelse I forberedelsesfasen skal indkøber sikre strategisk afklaring inden den egentlige praktiske forberedelse. Det drejer sig dels om at afklare behovene, dels om at tilrettelægge købsprocessen. Indkøberen skal derimod ikke tænke på regler eller udbudsmateriale i denne fase. Forberedelse > Afklaring af behov > Afklaring af egen organisering, herunder: Skal hele eller dele af opgaven løses af eksterne > Forberedelse af købsprocessen: Udbudsform/annoncering/rammeaftaler mv. > Dialog med markedet Afklaring af behov Indkøbers overvejelser bør altid tage udgangspunkt i, hvad indkøberens organisation ønsker at opnå. Dette afspejles i kontrakten, der per definition skal beskrive den leverance, man ønsker at købe. Vi kalder i det følgende det man ønsker at opnå for kontraktformålet. Det er imidlertid lettere sagt end gjort at få sat ord på kontraktformålet. Det gælder særligt ved køb af videnrådgivning, hvor indkøberen ikke altid kender den ydelse, der skal købes, men kun den udfordring, der skal løses. Køb af videnrådgivning er typisk kendetegnet ved, at rådgiveren foreslår en ydelse, for eksempel i form af en konkret løsning, facilitering af en proces eller andet. Det er herigennem der skabes merværdi og business casen realiseres. De tanker, indkøberen gør sig i forberedelsesfasen, skal ikke følge den logiske udbudsproces, men vende denne om, så der tages udgangspunkt i, hvilket mål indkøberen ønsker. Helt grundlæggende bør indkøber i forberedelsen spørge sig selv om: Hvad er mit behov eller Hvilken forandring ønsker jeg at opnå? Hvis ikke købet gribes an på den måde, kan indkøber risikere at definere opgavens mulige løsning og dermed ikke give plads til nye og bedre typer af løsninger. 5
1 Forberedelse 2 Udvælgelse 3 Tildeling 4 Opgaveudførsel Indkøber skal desuden overveje: Hvilke former for ydelser og services vil jeg være tilfreds med, efter at kontrakten er underskrevet, og opgaven er udført? Det kan være en god ide at gennemtænke, hvad leverancen skal kunne for at skabe værdi for ordregiver. Overvej om leverancen for eksempel skal: > > Løse en konkret opgave? > > Sikre udvikling i organisationen? > > Etablere videngrundlag i organisationen? > > Overføre læring til organisationen? > > Effektivisere? > > Sikre besparelser her og nu? Besparelser på driften? > > Sikre bæredygtighed? > > Skabe kreativitet eller innovation? > > Leve op til bestemte brugeres eller politikeres forventninger? Kontraktformålet kan også illustreres med nedenstående model, der viser det område, som videnrådgiveropgaver kan ligge i. Fra nederst i venstre hjørne, hvor de standardbaserede udførselsopgaver ligger, og hvor den offentlige indkøber på forhånd har defineret løsningen og bærer ansvaret herfor til længere op mod højre, hvor videnrådgiveren i højere og højere grad er med til at definere indholdet af projektet og samtidig bærer ansvaret for løsningen. Jo højere op og mod højre, opgaven ligger, jo større er muligheden for værdiskabelse. Rådgiver bidrager med nytænkning og innovation Værditilvækstpotentialet Rådgiver indgår som en omkostningseffektiv ekstra ressource Alternative samarbejdsmodeller 6 Den offentlige institution har ejer skabet over projektet og bærer ansvaret for løsningen Videnrådgiveren har ejerskabet over projektet og bærer ansvaret for løsningen
Afklaring af egen organisering Med udgangspunkt i det behov, som kontrakten i sidste ende skal dække, bør indkøber, inden der tages kontakt til en videnrådgiver (uanset om dette skal ske via et udbud eller gennem direkte kontakt), overveje: > > Hvad er deadlines for opgaven? > > Hvad er der økonomisk til rådighed til opgaven? > > Hvor er de største risici? Hvad er vurderingen af, hvor de største uoverensstemmelser og/eller misforståelser kan opstå i forhold til opgave løsningen og samarbejdet med leverandøren? > > Hvad kan og vil indkøberen selv levere? Dele opgaveløsningen eller projektledelse? Er indkøberens organisation gearet til samarbejdet med rådgiverne? > > Hvilke chancer og risici vil indkøberen tage? Hvor stort er udfaldsrummet for mulige løsninger? Er det vigtigere at undgå risiko end sikre nytænkning i opgaveløsningen? Der skal herefter tages stilling til, om opgaven helt eller delvist skal løses af en ekstern videnrådgiver. Det afgørende spørgsmål er: Skal opgaven løses af ekstern videnrådgiver? Kan opgaven bedst og billigst løses af en ekstern videnrådgiver? For at afgøre dét har DI Videnrådgiverne udarbejdet pjecen Samarbejde med videnrådgivere i den offentlige sektor. Et værktøj til at afklare behov og muligheder. Pjecen er et værktøj, der kan hjælpe med de overvejelser, du som indkøber skal igennem, for at beslutte, om opgaven skal løses af interne ressourcer, gennem rekruttering af nye medarbejdere eller ved at bruge eksterne videnrådgivere. Den indeholder en beregner, så det er nemt at vurdere, hvilken løsning, der er den bedste til prisen. Du finder den her: viden.di.dk/businesscase 7
1 Forberedelse 2 Udvælgelse 3 Tildeling 4 Opgaveudførsel Forberedelse af købsprocessen Hvis konklusionen bliver, at opgaven skal løses af en ekstern specialist, bør indkøberen spørge sig selv: Hvilken proces skal gennemføres for at nå de behov, indkøberen har? Dette er kompliceret i sig selv, og særligt ved køb af komplekse immaterielle ydelser. Hvis opgaven er uoverskuelig kan indkøber vælge at benytte en ekstern udbudsrådgiver, indkøbsrådgiver eller lignende. Derudover kan indkøber vælge at teste komplicerede dele af udbudsmaterialet blandt aktørerne på markedet, for eksempel gennem dialogmøder og/eller ved at inddrage brancheforeninger. Det bliver herefter centralt at vurdere, om opgaven skal i EU-udbud, annonceres eller kan tildeles direkte til en rådgiver. Et centralt spørgsmål bliver derfor: Hvad er opgavens størrelse (forventet kontraktværdi)? Kun opgaver over de tærskelværdier, der fremgår af EU s udbudsdirektiver skal i EU-udbud. Opgaver til en værdi over 500.000 kr. og op til tærskelværdierne skal annonceres efter reglerne i Tilbudsloven. Det betyder, at der ikke er bestemte procedurekrav ved det offentliges køb af opgaver under 500.000 kr. Branchen oplever, at mange offentlige indkøbere anvender EU s udbudsprocedurer ved køb af opgaver under EU s tærskelværdier. Dette giver høje transaktionsomkostninger, som fører til høje priser. Udbud over tærskelværdierne Udbud under tærskelværdierne Udbud under 500.000 Tærskelværdier For køb, hvor kontraktsummen forventes at overstige EU s tærskelværdier, og hvor ydelsen er en såkaldt bilag II A-ydelse, skal købet i EU-udbud og følge reglerne i EU s udbudsdirektiver. Det kan ske ved enten at gennemføre et EU-udbud eller ved at købe hos en leverandør på en rammeaftale. Gennemføres et udbud anbefales dette i hovedreglen at ske som begrænset udbud, når det gælder køb af videnrådgivning. For køb, hvor kontraktsummen forventes at være under EU s tærskel værdier, men over 500.000 kr., skal opgaven annonceres, jf. ovenfor. Der er ikke krav om at sende opgaven i udbud, men den eksterne rådgiver skal vælges på grundlag af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier, og der må ikke ske forskelsbehandling. For opgaver under 500.000 kr. gælder der særligt lempelige regler. Indkøberne bør vurdere fra opgave til opgave, om én, to eller tre virksomheder skal bedes om at give et tilbud. Almindeligvis vil det være passende at bede én videnrådgiver om et tilbud. Hvis du har brug for at teste markedet eller ikke kender aktørerne godt nok, kan du bede to tre videnrådgivervirksomheder om et tilbud, enten i form af et møde eller et skriftligt tilbud på maksimalt 10 sider. Ved køb af mindre opgaver bør indkøberne være opmærksomme på, at de samlede transaktionsomkostninger for tilbudsgivere og indkøber ikke bliver uforholdsmæssigt høje. Læs mere om lovgivningen for udbud i bilag. 8
Rammeaftaler Hvis du har en rammeaftale, der dækker den ydelse, du skal købe, så er du udbudsretligt dækket ind og kan trække på aftalen. Er der kun én på aftalen, er det simpelt. Er der tale om parallelle rammeaftaler, hvor samme aftale er indgået med flere videnrådgivere, er det mere komplekst. Hvis ikke der er sket en rangordning af rådgiverne, skal der normalt anvendes miniudbud, når der er tale om videnrådgivning. Direkte tildeling kræver, at der ved tildeling af rammeaftalen har været opsat konkurrencekriterier, der var klare nok til at skelne mellem hvem, der vil være bedst egnet i den konkrete situation ud fra saglige og objektive kriterier. Dette er typisk ikke muligt ved køb af videnrådgiverydelser. Adgang til eksisterende rammeaftaler, herunder brede rammeaftaler En eksisterende rammeaftale bør som hovedregel anvendes frem for at sende opgaven i nyt udbud. Alt andet er spild af de ressourcer, der er anvendt i udbudsprocessen. Hvis du som indkøber har adgang til en bred rammeaftale, kan du foretage dit indkøb af videnrådgivning på denne aftale. Det er imidlertid videnrådgiverbranchens opfattelse, at brede rammeaftaler ikke er egnede til køb af videnrådgivning. Det skyldes, at videnrådgivning normalt kræver tilpasning til indkøberens konkrete behov. Tæt dialog er afgørende. På den baggrund bør du nøje overveje, om du får dækket dit konkrete behov bedst ved at trække på en bred aftale, eller om du skal købe ind på en anden måde. Direkte tildeling er typisk ikke muligt på de brede videnrådgiveraftaler, men kræver miniudbud, som er et fordyrende led. Overvej derfor altid grundigt, om brede rammeaftaler er det rigtige og brug dem kun, når opgaven ligger over tærskelværdierne. > > Køb af videnrådgivning bør holdes så simpelt som muligt. Anvend derfor: Minimumskrav til tilbudsgiverne > > Gennemfør prækvalifikation > > Ved opgaver under 500.000 kr. bør du i udgangspunktet bede én leverandør om et tilbud. Er markedet ikke kendt, da kontakt max tre leverandører for bud > > Opgaver over 500.000 kr. og under EU s tærskelværdier bør anvende minimumskrav til tilbudsgiverne og gennemføres med brug af prækvalifikation > > Gennemføres et udbud over EU s tærskelværdi anbefales dette i hovedreglen at ske som begrænset udbud > > Har du adgang til at foretage dit køb via en rammeaftale, bør købet foretages via denne. 9
1 Forberedelse 2 Udvælgelse 3 Tildeling 4 Opgaveudførsel Dialog med markedet Dialog mellem indkøbere og videnrådgivere i alle faser af indkøbet og ikke mindst den indledende fase øger sandsynligheden for, at indkøberne får dét, de har behov for. Desværre holder mange sig tilbage med dialog af frygt for at overtræde princippet om ligebehandling. Manglende dialog kan føre til, at du som indkøber ikke får defineret dit behov konkret nok i forhold til, hvad markedet kan levere, ikke får tilstrækkeligt overblik over aktørerne på markedet osv. Undladelse af dialog kan desuden betyde, at du kommer til at stille krav, som reelt ikke er vigtige, men som giver store ekstraomkostninger. Inden selve udbuddet er der en meget bred adgang til dialog. Dialogen må blot ikke føre til, at en eller flere virksomheder opnår en væsentlig konkurrencefordel. Det betyder blandt andet, at alle nødvendige oplysninger samt alle de væsentligste resultater af tidligere rådgivning forbundet med opgaven skal gøres tilgængelig for samtlige interesserede virksomheder. Muligheder for dialog mellem offentlige indkøbere og private videnrådgivere Det siger lovgivningen om dialog ved begrænset udbud og offentligt udbud: >før > udbuddet: Meget bred adgang til dialog. Dog må en virksomhed ikke opnå en væsentlig konkurrencefordel i forhold til andre interesserede virksomheder. Alle nødvendige oplysninger skal derfor gøres tilgængelig for alle interesserede. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen anbefaler også, at dialogen foregår med flere aktører for at undgå favorisering af én, samt at der er passende tidsfrister for at udligne den eventuelle fordel, som en virksomhed, der har været involveret i dialogen, måtte have opnået. > > Rådgiverinhabilitet: Deltagelse i dialog udelukker ikke i sig selv en virksomhed fra at deltage i udbuddet. Det centrale er, at en virksomhed ikke opnår en væsentlig konkurrencefordel. Hvis en virksomhed får en fordel i forhold til andre interesserede virksomheder, vil virksomheden være udelukket fra at deltage i selve udbuddet. Læs mere i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om dialog ved udbud på kfst.dk under publikationer. 10
Det er ikke ligegyldigt, hvordan dialogen struktureres. Det er rådgiver - branchens erfaring, at større møder, hvor mange konkurrerende virksomheder er samlet, kan få deltagerne til at holde igen med information. Dialog med virksomheder enkeltvis kan derimod sikre mere information. Gennemsigtighed læg alle relevante tanker fra forberedelsen frem Selvom dialog typisk er en fordel, er dialog også ressourcekrævende for både indkøbere og virksomheder. Der bør derfor bruges metoder til dialog, der kræver få ressourcer og hvis der udbydes mindre standardprægede opgaver, er det ikke sikkert, at det er nødvendigt med dialog. Giv præcis og relevant information. Det giver løsninger, der svarer til dine behov som indkøber og til de rigtige priser. Når tilbudsgiverne kan bedømme chancen for at vinde, bliver det attraktivt at deltage og give et godt tilbud. Indkøberen kan øge gennemsigtigheden ved for eksempel af oplyse: > > Hvor mange er inviteret til at give tilbud? > > Hvad er tidsplanen for processen? > > Hvad kan leverandøren forvente af indkøber: hvordan er indkøbers organisering, projektledelse, og hvordan træffes beslutningerne? > > Hvad er indkøbers primære udfordringer, som opgaven skal løse/ bi drage til at løse? > > Hvor meget forventer indkøber at bruge på opgaveløsningen? > > Hvad er minimumskriterier, dvs. de kriterier, der skal være opfyldt for overhovedet at deltage i konkurrencen? > > Hvad er konkurrencekriterierne? > > Hvad kan indkøber forventes at levere både elementer, der er oplagte, og elementer som rådgiveren lige så godt kunne levere, men som man vælger selv at løse? > > Hvilke krav et tilbud skal indeholde, herunder klare afgræns ninger af, hvor meget materiale, der medtages til bedømmelse? 11
Anbefalinger 1 Forberedelse > > I købsprocessen skal du grundlæggende 2 Udvælgelse 3 Tildeling Holde fokus på effekter og værdiskabelse vurdér opgaven i forhold til business casen. Brug udbud med prækvalifikation og prækvalificér ikke flere end det antal, der angives som minimum i udbudsdirektiverne. Det vil sige fem ved begrænset udbud, og tre ved konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling med forudgående bekendtgørelse. 4 Opgaveudførsel > > Kontraktgenstand Vær grundig med at fastlægge kontraktens formål (genstand, varighed og vilkår). > > Udbud, annoncering eller indhent tilbud Hvis kontraktværdien er over EU s tærskelværdier, og der er tale om en såkaldt bilag A-ydelse, skal opgaven i EU-udbud. Hvis opgaven er over 500.000 kr., men under EU s tærskelværdier skal opgaven annonceres, herunder på udbud.dk. Hvis opgaven er under 500.000 kr., kan der indhentes ét tilbud. Hvis indkøberen ikke kender markedet eller har brug for at teste det, kan der indhentes to eller tre tilbud. > > Dialog Udnyt mulighederne for dialog jo tidligere, jo bedre. Bilateral dialog med markedet sikrer mere information end fællesmøder, hvor mange konkurrenter er samlet. > > Rammeaftaler eller ej Brug kun rammeaftaler, hvor kontrakt ikke er mulig, og overvej altid forpligtelse til et vist køb (minimumsomfang). Anvend kun parallelle rammeaftaler, hvor man ikke kan nøjes med én rammeaftale, og lav ikke unødigt mange parallelle rammeaftaler, typisk er tre til fem tilstrækkeligt. Tildeling bør så vidt muligt ske ved rangordning, så miniudbud kun anvendes, når andet ikke er muligt. Ved genudbud bør det realiserede volumen på rammeaftalerne offentliggøres. > > Udbudsform (EU-udbud) Hvis opgaven skal i EU-udbud, bør der som regel anvendes begrænset udbud, når der købes videnrådgivning. 12
> > Specifikkationer Ved rene udførselsopgaver bør ordregivere opstille en simpel kravspecifikation. Ved udviklingsopgaver kan ordregivere med fordel opstille funktionskrav. Funktionskrav kan mindske transaktionsomkostningerne og sikrer, at videnrådgivernes kompetencer og kreativitet kommer i spil. > > Tidsfrister Tidsfrister for at afgive tilbud og levere opgaveløsningen er ikke standard. Tidsfristerne afhænger af indkøberens egen deadline for projektet, men overvej også: Videnrådgivning kræver ofte mange specialisters engagement. Det kan herunder være medarbejdere, som er i gang med andre opgaver. Hvis din opgave kræver input fra mange, sæt da længere frister end ellers. Tidsfristerne bør være længere, hvis opgaven er kompleks, innovativ og/eller kreativ. Det gælder også i tilbudsfasen. > > Gennemsigtighed Giv præcis og relevant information. Det gør det attraktivt at afgive et godt tilbud og sikrer, at du som indkøber får dét, du har behov for. 13
2 Udvælgelsen Udvælgelsen > Formålet med udvælgelsesfasen > Udvælgelsen trin for trin > Hvilke kriterier kan jeg bruge i udvælgelsesfasen? > Udvælgelses- og tildelingskriterierne må ikke være de samme Formålet med udvælgelsesfasen Formålet med udvælgelsen er at finde de leverandører, der er egnede til at løse den pågældende opgave. Udvælgelseskriterierne skal bruges til at finde de leverandører, der skal prækvalificeres, dvs. er egnede til at give tilbud på opgaven. Efter at have defineret den proces, et køb skal foregå efter, skal indkøberen definere, hvad der er grundlag for at deltage i konkurrencen, og hvad der konkurreres på. Er der tale om mindre opgaver, men over 500.000 kr., skal opgaven annonceres. For opgaver over tærskelværdierne er reglerne og processerne mere komplicerede. I det følgende gennemgås alene reglerne for udvælgelse i forbindelse med opgaver over tærskelværdierne, som reguleres af EU s udbudsdirektiver. Udvælgelsen trin for trin Udvælgelsesproceduren afhænger i praksis af den valgte udbudsform. Ved offentligt udbud sker udvælgelse og tildeling populært sagt i samme trin. Der er kun én proces, hvor alle konkurrencekriterier indgår. Udvælgelsen skal dog foregå først. Ved begrænset udbud er processen to-delt. Først udvælges de egnede leverandører på baggrund af udvælgelseskriterier. De virksomheder, der udvælges (prækvalificeres), anmodes om at give tilbud. Det endelige tilbud (og leverandør) vælges ud fra tildelingskriterier. 14
Selve udvælgelsesfasen har to trin. Først sker der en bedømmelse af, om nogle virksomheder skal udelukkes, fordi de ikke lever op til de stillede krav, for eksempel minimumskravene. Dernæst gennemføres selve udvælgelsen. Hvilke kriterier kan jeg bruge i udvælgelsesfasen? Udvælgelseskriterierne kan kun angå økonomiske og/eller tekniske forhold. Som kriterier for økonomiske forhold anbefaler branchen følgende. > > Virksomhedens (eller konsortiets) omsætning de seneste tre år. Der bør ikke stilles krav om en omsætning, der er mere end to gange så høj som opgavens størrelse for ikke at udelukke mindre og mellemstore virksomheder fra at løse opgaver i den offentlige sektor > > Egenkapital for de seneste tre år > > Soliditetsgrad de seneste tre år. 1 Forberedelse 2 Udvælgelse 3 Tildeling 4 Opgaveudførsel Som kriterier for tekniske forhold for videnrådgivning er følgende i reglen relevante: > > Referencer. Det vil typisk være tilstrækkeligt at bede om fem referencer > > Kompetencer, herunder CV er og anciennitet. Det kan for eksempel være virksomhedens samlede kompetencer eller eksempelvis antal medarbejdere med mere end fem års anciennitet. Der kan være minimumskrav knyttet til opfyldelse af udvælgelseskriterierne. Minimumskrav er de krav, som ordregiver stiller, og som leverandørerne skal leve op til for overhovedet at komme i betragtning. De leverandører, der ikke lever op til disse, udelukkes fra konkurrencen. Der bør være så få minimumskrav som muligt. Branchen anbefaler, at du som ordregiver ser på, om leverandøren har en sund økonomi, hvilket kan udtrykkes ved: > > Virksomheden har en positiv egenkapital > > Virksomheden er solid nok til at kunne løfte opgaven, for eksempel har en omsætning, der er to gange så høj som opgavens størrelse > > Virksomheden er en valid kontraktpart, for eksempel at virksomheden ikke har ubetalt gæld til det offentlige. 15
1 Forberedelse 2 Udvælgelse 3 Tildeling 4 Opgaveudførsel Udvælgelses- og tildelingskriterierne må ikke være de samme Det er ikke lovligt at blande udvælgelses- og tildelingskriterier eller at genbruge kriterier i tildelingen, som har været brugt som udvælgelseskriterier. Alligevel er en del af de sager ved Klagenævnet for Udbud, hvor leverandøren får medhold, netop sager, hvor dette er sket. Der er altså god grund til at være opmærksom på dette punkt. Referencer og kompetencer kan også anvendes som tildelingskriterier, men der må i så fald ikke være sammenfald i måden at bruge referencerne eller kompetencerne/cv erne på. I forhold til referencer kan dét typisk sikres ved at bede virksomheden i udvælgelsesfasen aflevere et antal relevante referencer, typisk er fem dækkende. I tildelingsfasen skal referencer knyttes til den konkrete opgave. I forhold til kompetencer CV er og anciennitet mv. kan man i udvælgelsen bede om virksomhedens samlede kompetencer eller eksempelvis antal medarbejdere med mere end fem års anciennitet. I tildelingsfasen kan man derimod bede om CV er på de konkrete personer, som virksomheden vil sætte til at løse den udbudte opgave. Der er god grund til strenge krav til udvælgelsen dette er imidlertid ikke det samme som mange krav. Tværtimod. Stilles der mange krav, driver det transaktionsomkostningerne, og dermed priserne, op. Stiller du få, men strenge krav, sker dette ikke. I stedet for at bede om eksempelvis ti referencer, kan du bede om tre, der til gengæld omhandler den samme type opgave. Krav om sikkerhedsstillelse, garantier, erklæringer fra revisor osv. Videnrådgiverbranchen oplever ofte, at der i forbindelse med udbud bliver stillet krav om revisor- eller bankerklæringer til brug for dokumentation af de indsendte oplysninger om virksomhedens økonomiske forhold eller krav om sikkerhed, eksempelvis som en bankgaranti. 16
Krav om revisorerklæringer, sikkerhedsstillelse mv. gør det dyrere for virksomhederne at deltage i udbud, og kan afholde nogen fra at byde. Ikke mindst for mindre virksomheder udgør disse krav en alvorlig barriere for at deltage i udbud. Hertil kommer, at omkostningerne til sikkerhedsstillelse, erklæringer osv. bliver afspejlet i de priser, som de offentlige indkøbere skal betale. Offentlige indkøbere bør derfor kun kræve garantier, revisorerklæringer mv., når og i dét omfang det er absolut nødvendigt. Offentlige indkøbere bør i hovedreglen altid benytte sig af tro- og loveerklæringer, så det kun er den vindende virksomhed, der skal fremlægge for eksempel en revisorerklæring. Indkøberne bør udnytte mulighederne for at bede ansøgere om at præcisere og supplere den dokumentation, som de har indsendt samt at fremsende helt manglende dokumentation. I forhold til sidstnævnte må der kun tages højde for dokumentation, som objektivt forelå inden ansøgningsfristen. Eftersendelse af glemte oplysninger Anbefalinger > > Ved køb af videnrådgivning bør i hovedreglen anvendes begrænset udbud > > Udvælgelseskriterier må kun angå økonomiske forhold og/eller tekniske forhold for videnrådgivning erfaringer/referencer samt kompetencer. Pas på ikke at sammenblande dette med tildelingskriterierne > > Vælg kun de minimumskrav som del af udvælgelseskriterierne, der reelt er nødvendige og vigtige. Dvs. krav om, at virksomheden har en positiv egenkapital, en omsætning, der er to gange så høj som opgavens størrelse, og på tro og love ikke har ubetalt gæld til det offentlige > > Brug branchestandarder og tro- og loveerklæringer > > Vær opmærksom på, at krav om for eksempel revisorerklæringer og garantier fordyrer opgaverne og kan afholde virksomheder fra at byde. Benyt så vidt muligt tro- og loveerklæringer og bed kun den vindende virksomhed om revisorerklæringanbefaling. Til videnrådgiverbranchen: > > Videnrådgivere bør tænke sig om, før de søger aktindsigt eller klager over et udbud. På den måde kan branchen bidrage til at sænke frygten for klager og mindske behovet for oversikring, når der stilles krav. 17
18
3 Tildelingen Tildelingen > Formålet med tildelingsfasen og tildelingskriterier > Honoreringsmodeller > Vægtning mellem pris og øvrige kriterier > Muligheder for dialog Formålet med tildelingsfasen og tildelingskriterier Efter udvælgelsen af de leverandører, der skal afgive tilbud, skal indkøberen anvende et nyt sæt kriterier, der er forskellige fra udvælgelseskriterierne, og som muliggør konkurrence. Kriterierne skal: > > Have sammenhæng med udførelse af kontrakten, så du får det, du har behov for > > Knytte sig til kontraktens genstand - det modsatte er ikke lovligt > > Ikke være genbrug af udvælgelseskriterierne, da det ikke er lovligt > > Være målbare og relative i den forstand, at man skal kunne levere mere eller mindre godt, så der kan konkurreres på kriterierne. Det eneste konkurrenceparameter, der altid skal være til stede, er pris. Overordnet skal der vælges mellem tildelingsformerne laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingsmodellen ved laveste pris er simpel: Opgaven går til den leverandør, der lever op til minimumskravene og tilbyder den laveste pris. Tildelingsmodellen laveste pris giver ved køb af videnrådgivning kun mening, når der er tale om køb af ressourcepersoner (bodyshopping), hvor minimumskriterier fastlægger, hvad ressourcepersonerne skal kunne. Pris Ved køb af videnrådgivning vil tildelingsformen økonomisk mest fordelagtige tilbud derfor almindeligvis blive brugt. Ved økonomisk mest fordelagtige tilbud skal der fastsættes og vægtes et antal underkriterier. 19
1 Forberedelse 2 Udvælgelse 3 Tildeling 4 Opgaveudførsel Honoreringsmodeller Et af underkriterierne vil altid være pris. Priselementet ved køb af videnrådgivning kan udgøre flere former. Hvilken form, du bør vælge, afhænger af opgavens karakter. Se forskellige honoreringsformer i boksen nedenfor. Anvend honoreringsformer, der passer til kontraktformål og opgave Honoreringsmodel Honorering efter timeforbrug Kriterier for valg af honoreringsmodel Ved køb af ressourcepersoner kan laveste pris anvendes Der kan være tale om timepriser på videnrådgivertyper (anciennitet) eller blended rates (vægtede timepriser 1 ) Honorering efter en samlet pris på hele leverancen (fast pris) Honorering efter omfanget af leve rancen eksempelvis antal gennemførte undervisningsdage, analyser eller lign. Honorering efter succes/ effekt > > Timepriser kan være en fordel, hvis opgaven er kendt, da timepriser knytter sig til de personer, der forbindes med opgavens organisering > > Blended rates kan foretrækkes, hvis det på forhånd er vanskeligt at sige, hvordan opgaven skal organiseres, eksempelvis hvis der er brug for stor kreativitet eller teknisk kompetence i opgaveløsningen Denne honoreringsmodel er mest hensigtsmæssig: > > Ved velkendte og veldefinerede opgaver Denne honoreringsmodel er mest hensigtsmæssig: > > Ved opgaver hvor det er klart, hvad der skal leveres, men hvor omfanget er usikkert Denne honoreringsmodel er mest hensigtsmæssig: > > Ved opgaver, hvor det klart og kvantitativt kan fastlægges, hvad der er succeskriterierne, og hvor det også er muligt at måle efterfølgende > > Hvis både du som udbyder og tilbudsgivere er indstillede på at reducere i honoraret, hvis det går skidt og give/modtage en ekstra bonus, hvis det går godt 1 Blended rates er en sammensat pris bestående af en vægtning af forskellige medarbejder typers deltagelse i opgaveløsningen og deres timepriser. 20
Vægtning mellem pris og øvrige kriterier Hvis der er mulighed for større udsving i kvaliteten men trods alt over de opstillede minimumskrav bør prisen vægtes relativt lavere. Er der derimod ikke udsigt til store udsving i den tilbudte kvalitet, hvilket kan være tilfældet ved udførselsopgaver, bør pris vægte højere. Pris højere eller lavere vægtning? Det er også centralt at afklare, hvordan der sikres sammenhæng mellem den skala, der bruges til at vægte pris, og den (eller de) skalaer, der bruges til at vægte andre tildelingskriterier her kaldet kvalitetskriterier. Der kan ikke opsættes en fast model herfor, men vær opmærksom på: > > Ved tilrettelæggelsen af udbuddet skal indkøber være bevidst om, hvordan de forskellige skalaer ser ud i forhold til hinanden, så der ikke anvendes en uhensigtsmæssig vægtning > > Det bør fremgå af udbudsmaterialet, hvordan de forskellige skalaer ser ud i forhold til hinanden, så tilbudsgiverne kan se, hvor meget værdi det vil have at øge kvaliteten af de enkelte faktorer. Når der er tale om standardprægede udførselskontrakter, bør prisen, som nævnt, fylde mere, end når der er tale om udviklingsopgaver. Ved en standardopgave uden forventning om innovation kan prisen eksempelvis vægte 60 pct. og øvrige kriterier 40 pct. Omvendt bør prisen vægte 20 30 pct. ved en udviklingsopgave, og tilsvarende øvrige kriterier 70 80 pct. Sikker gennemførelse udtrykkes ved erfaring, dvs. CV er på nøglepersoner, indeholder følgende: Navn, stilling, uddannelse, kernekompetencer, tidligere ansættelser, væsentligste videnrådgivererfaringer og hvis relevant: Sprogkompetencer, publikationer, undervisning og netværk. Kapacitet udtrykkes ved, hvor mange egnede personer, der kan tilbydes opgaven, herunder tilknyttet personale. Innovation/udvikling udtrykkes ved metodebeskrivelse af opgaveløsningen samt referencer fra virksomheden og eventuelt CV er for nøglepersoner. > > Referencer skal knytte sig til organisering af den opgave, der aktuelt skal løses. Er der tale om en simpel udførselsopgave, kan den formentlig løses af mindre erfarne videnrådgivere (til en bedre pris), mens en sværere opgaveløsning kræver andre og dyrere kompetencer > > Antallet af CV er bør være knyttet til opgavens størrelse > > Anbefalede krav til referencer: Opdragsgiver (organisation og referencepunkt i organisation), men ikke påtegning fra denne, da det er en tung proces og forstyrrer gamle kunder. Derudover beskrivelse af opgaven (løsning på problem), effekt, tidspunkt (startår slutår) og kontraktsum. 21
1 Forberedelse 2 Udvælgelse 3 Tildeling 4 Opgaveudførsel Metode/opgaveløsning/læring/samarbejde udtrykkes ved beskrivelse af forslag til proces og hovedpunkter heri. Service udtrykkes ved beskrivelse af tilbud om tilkaldeforhold, fast kontaktperson, merydelser i form af nyheder, adgang til videndatabaser og lignende. Gennemsigtighed er vigtig. For at få tilbud, der er rettet mod kontraktens behov, har tilbudsgiverne brug for klarhed over, hvad de bedømmes på. Kriterierne skal være beskrevet, og hvis et kriterium indeholder delkriterier, skal vægtningen af disse også fremgå. Sæt desuden et maksimalt antal sider på, hvor meget beskrivelsen af hvert delkriterium må fylde. Alt efter opgavens størrelse og kompleksitet er et samlet tilbud på maksimalt 10 sider typisk nok. Alternativt kan beskrivelsen være kortere, og der kan accepteres bilag, der dokumenterer beskrivelsen. Muligheder for dialog Efter offentliggørelse af udbudsmateriale, men før fristen for at afgive tilbud er udløbet, kan der foregå en dialog med det formål at præcisere udbyderens krav. Kontraktvilkårene kan i den forbindelse ændres til begge parters fordel. Dialogen skal være objektiv og gennemsigtig, og alle interesserede skal have adgang til de præciserede eller supplerede oplysninger. Det er derfor meget almindeligt, at dialogen i denne fase foregår som en skriftlig spørgsmål svar runde. Der er også blevet bedre muligheder for at rette op på fejl og mangler, så længe alle tilbudsgivere behandles lige. Det kan ske på tre måder: Indkøberen kan se bort fra fejlen eller manglen, hvis de i forvejen har de krævede oplysninger, indkøberen kan selv indhente de krævede oplysninger, hvis de er offentlig tilgængelige eller indkøberen kan anmode tilbudsgiveren om at berigtige fejlen eller manglen. I fasen efter tilbuddene er afgivet, men før der er tildelt en kontrakt, bør det ved køb af videnrådgivning overvejes at få tilbudsgiverne til at præsentere tilbuddet på et kort møde. Nogle former for videnrådgivning kan være vanskelige at beskrive skriftligt, hvorfor det kan være en fordel at få præsenteret tilbuddet på et møde. Alle tilbudsgivere skal i givet fald have tilbud om et møde, og dagsordenen for møderne skal være den samme. 22
Anbefalinger > > Ved køb af videnrådgivning anvendes tildelingsformen laveste pris kun ved køb af ressourcepersoner. Tildelingsmodellen økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes normalt > > Vælg tildelingskriterier, der giver konkurrence og reelt kan adskille virksomhederne fra hinanden > > Vælg kriterier, der tager udgangspunkt i det behov, kontrakten skal dække > > Beskriv med ord hvert kriterie og underkriterier. Angiv vægtningen af disse > > Sæt et maksimalt sideantal på, hvor meget beskrivende materiale, du vil modtage. Normalt vil der ikke være behov for mere end 10 sider > > Anvend ikke flere end fire kriterier (inkl. pris) og lad ikke et enkelt kriterie vægte under 15 pct > > Vær varsom med at skrive, at tilbudsgivere ikke må tage forbehold. Du skal efterfølgende udelukke dem, der alligevel gør det. Du har altid muligheden for at vælge en leverandør fra. Anbefalinger til videnrådgiverbranchen: > > Videnrådgivere, der rådgiver den offentlige sektor, bør bidrage til ikke at gøre udbudsprocesser unødigt komplekse > > Videnrådgivere bør altid sætte sig grundigt ind i udbudsmaterialet. Hvis der er tvivl om for eksempel minimumskrav eller kriterier, bør tilbudsgivere søge dialog. 23
4 Opgaveudførsel Opgaveudførsel > Samarbejde, forventningsafstemning og evaluering > Muligheder for tilkøb og justeringer efter kontraktens indgåelse > Muligheder for tidsmæssig forlængelse af kontrakten Samarbejde, forventningsafstemning og evaluering For at få størst muligt udbytte af den købte ydelse, er det vigtigt fra starten at etablere et godt samarbejde. Dét sikrer, at der hurtigt kan tages hånd om uforudsete forhold, at rådgiveren får entydige og nødvendige informationer til at udføre opgaven, at forventningerne er afstemt osv. Et centralt element vil være at etablere en entydig beslutningsstruktur, som er kendt for alle. Denne struktur skal sætte rammerne for en åben dialog og skabe klarhed over beføjelser og beslutningskompetencer. Det skal blandt andet være klart, hvem der er projektleder hos indkøberen og hos videnrådgiveren. Andre elementer kan være at etablere en formel styregruppe, aftale faste opfølgningsmøder, faste aftaler for afrapportering osv. Faste aftaler for leverancer vil samtidig sikre, at rådgiveren kan arbejde på den mest effektive måde. Som regel vil det være en fordel indledningsvist at gennemføre en fælles workshop. Både indkøberen og videnrådgiveren vil typisk være interesserede i at komme hurtigt i gang med opgaven. Erfaringen viser dog, at en grundig og åben diskussion i starten, for eksempel på en workshop, er givet godt ud. Ud over at skabe tillid parterne imellem sikrer dette en drøftelse af behovet, opdraget og forventningerne, ligesom det medvirker til, at vigtig information ikke går tabt. Et godt samarbejde kræver aktiv deltagelse fra begge parter. 24
Muligheder for tilkøb og justeringer efter kontraktens indgåelse Fokus i udførselsfasen bør være på at nå de ønskede effekter - og ikke primært på, om kontrakten opfyldes ord for ord. Undervejs i udførslen af en opgave kan de oprindelige forudsætninger ændre sig, ligesom de involverede bliver klogere på behovene i løbet af samarbejdet. For at sikre størst mulig effekt opfordrer DI Videnrådgiverne til mest mulig fleksibilitet. Det er lovligt at justere kontrakten, dog må kontrakten ikke ændres i væsentlig grad. Udgangspunktet er, at kontrakten ikke må ændres i en sådan grad, at virksomheder, som ikke har deltaget i udbuddet, på grund af ændringer nu ville finde det relevant at afgive tilbud. Dette understreger betydningen af en grundig forberedelse med markedsundersøgelse, afdækning af behov osv. Det vil ofte også være en fordel at udbyde en opgave ved hjælp af funktionskrav, der netop fastlægger de mål, indkøberen ønsker med projektet og ikke fastlægger hvilke aktiviteter, der skal til for at komme til målet. På den måde er der større sikkerhed for, at markedets kompetencer til løsning af den udbudte opgave kommer i spil. 1 Forberedelse 2 Udvælgelse 3 Tildeling 4 Opgaveudførsel Det siger lovgivningen om ændringer og supplerende ydelser Ændringer Efter indgåelse af en kontrakt kan der aftales mindre ændringer heri. Det er ikke lovligt at gennemføre væsentlige ændringer, som for eksempel: > > Ville medføre, at andre tilbudsgivere ville kunne have deltaget i/vundet udbuddet > > Udvide opgaven til nye områder, der ikke var omfattet af udbuddet Supplerende ydelser Supplerende opgaver kan tildeles en leverandør direkte, hvis disse opgaver er absolut nødvendige og uforudsete. De supplerende opgaver må ikke udgøre mere end 50 pct. af værdien af den oprindelige kontrakt. 25
Muligheder for tidsmæssig forlængelse af kontrakten I forhold til projekternes tidsmæssige udstrækning kan der også være behov for fleksibilitet. Det er dog branchens erfaring, at det er en fordel, når projekterne kører stramt rent tidsmæssigt. Dét giver den bedste ressourceanvendelse og det bedste resultat. Anbefalinger > > Skab rammerne for et godt samarbejde. Etablér en entydig beslutningsstruktur, der er kendt af alle. Overvej følgende hertil: > > Formel styregruppe og faste kontaktpersoner hos indkøberen og videnrådgiveren > > Faste aftaler for leverancer, milepæle mv. > > Indled arbejdet med en fælles workshop > > Udnyt mulighederne for at tilpasse løsningen, herunder eventuelt at justere i kontrakten > > Gennemfør indkøbet med brug af funktionskrav, der sikrer fleksibilitet i udførslen > > Pas på med at overskride tidsrammerne, det kan fordyre projekterne. 26
Bilag Det siger lovgivningen om tærskelværdier Et offentligt indkøb, hvor kontraktsummen forventes at overstige EU s tærskelværdier, og hvor ydelsen er en såkaldt bilag A-ydelse, skal i EU-udbud og annonceres på EU s TED-database og udbud.dk. EU s tærskelværdier for køb af videnrådgivning (tjenesteydelser) i 2013 2014: > > 998.019 kr. for statslige kontrakter > > 1.541.715 kr. for regionale og kommunale kontrakter. Selvom en kontrakt deles op i mindre dele, kan sammenhængen mellem disse små kontrakter betyde, at det er den samlede kontraktvolumen, der er afgørende. Læs mere om EU s tærskelværdier på konkurrence- og forbrugerstyrelsens hjemmeside kfst.dk under regler og vejledninger på udbudsområdet. Ved køb af opgaver over 500.000 kr. og under EU s tærskelværdier skal annonceres i henhold til Tilbudsloven på www.udbud.dk. Annoncen skal som minimum indeholde en beskrivelse af opgaven, kontaktoplysninger, frist for modtagelse af bud eller anmodning om deltagelse, adresse hvortil tilbud eller anmodning om deltagelse skal sendes samt kriterier for tildeling af kontrakten 2. Læs mere om Tilbudslovens regler om annoncering på udbudsportalen.dk under udbudsregler. Køb af opgaver over 500.000 kr. og under EU s tærskelværdier EU s udbudsdirektiv og Tilbudslovens regler om annoncering skelner mellem bilag A og B ydelser. Bilag B ydelser, der for eksempel er undervisning, juridiske ydelser og social- og sundhedsydelser, er undtaget fra udbudsdirektivets detaljerede procedureregler samt fra reglerne om annonceringspligt. I 2014 forventes de nye udbudsdirektiver vedtaget. Hermed skelnes ikke længere mellem A- og B-ydelser. Ved køb af opgaver under 500.000 kr. gælder lempelige regler. Offentlige indkøbere kan købe rådgivning ved direkte tildeling hos hvilken som helst videnrådgiver, så længe denne er valgt ud fra saglige og objektive kriterier, såsom pris, faglig ekspertise, metodevalg m.v. Dertil kommer, at traktatens principper om gennemsigtighed betyder, at indkøbere fra sag til sag skal vurdere, om kontrakten har en sådan karakter og relevans for det indre marked, at der alligevel skal gennemføres en annoncering. Ved denne vurdering skal man blandt andet lægge vægt på kontraktens genstand, markedets størrelse og struktur, leveringssted og handelspraksis. Det er vurderingen i videnrådgiverbranchen, at markedet for videnrådgivning er af en karakter, så dette typisk ikke er nødvendigt. Opgaver under 500.000 kr. 2 Kilde: Konkurrencestyrelsen, juni 2007, ANNONCERINGSPLIGT - og hvad så nu? 27
Kilder > > Foreningen af offentlige indkøbere, IKA og DI Videnrådgiverne 2011: Offentligt indkøb af videnrådgivning Gode råd til nedbringelse af transaktionsomkostninger ved udbud af videnrådgivning. > > DI Videnrådgiverne 2010: SAMMEN SKABER VI VÆRDI, Dygtige offentlige indkøb giver videnrådgivning af høj værdi. > > Management Consultancies Association 2010: The Value of Consulting, An analysis of the tangible benefits of using management consultancy. > > Konkurrencestyrelsen, Juni 2007: ANNONCERINGSPLIGT og hvad så nu? 28
Indkøb af videnrådgivning med sund fornuft er udarbejdet af DI Videnrådgiverne og Foreningen af Offentlige Indkøbere, IKA. Pjecens formål er at give et redskab til at gennemføre den gode indkøbs proces ved offentlige indkøb af videnrådgivning. Videnrådgivning kan være svært at købe. Det skyldes, at videnrådgivning er en immateriel og ofte kompleks ydelse. Lad derfor købsprocessen styres af nogle simple principper: > > Proportionalitet mellem opgavens størrelse, antal der indbydes til at give tilbud og tilbuddets omfang > > Transparens i konkurrencen > > Så simpel proces som muligt > > Dialog med branchen. Anbefalingerne i pjecen til både indkøbere og tilbudsgivere skal sikre, at den opgave som bliver løst skaber mest mulig værdi. H.C. Andersens Boulevard 18 1787 København V 3377 3377 viden@di.dk viden.di.dk IKA-Workspace Haslegårdsvej 8-12 8210 Aarhus V ika@ika.dk ika.dk