Brugervejledning Biblus Bibliotekssystem udarbejdet af Sensus ApS Dato: 14. juni 2009 Version: 1.2 Status: Endelig Ophavsret Sensus ApS. Alle rettigheder forbeholdes
Ophavsret Sensus ApS. Alle rettigheder forbeholdes. Dette dokument må ikke uden forudgående accept fra Sensus offentliggøres eller distribueres til tredjepart. Undtaget herfor er de virksomheder, som er direkte involveret i nærværende projekt, og som skal anvende dokumentet i den videre implementering og/eller afprøvning af løsningen. Sensus ApS Torvet 3-5, 2.tv. DK-3400 Hillerød Telefon: +45 48 22 10 03 E-mail: sensus@sensus.dk Web: www.sensus.dk 2
Indholdsfortegnelse 1 Indledning 4 2 Registrering af titler, lånere mv. 5 2.1 Tabeller og formularer i Biblus Microsoft Access database 5 2.2 Opstart af Biblus Microsoft Access database 6 2.3 Oprettelse af titler 6 2.4 Oprettelse af lånere 7 2.5 Nummerserier og stregkoder 8 3 Ind- og udlån 9 3.1 Udlån 9 3.2 Aflevering 11 3.3 Statistik og rapporter 12 3.4 Låneradministration 14 4 Søgning 15 4.1 Søg beskrivelse og emner 15 4.2 Søg titler 16 4.3 Søg forfattere 16 4.4 Søg decimalklasse 17 5 Bilag A: Stregkodekommandoer 18 3
1 Indledning Biblus er et enkelt bibliotekssystem, som kan anvendes af eksempelvis skoler og institutioner til at administrere søgning i og udlån af materialer. Biblus består af tre hovedkomponenter: 1. Biblus Søg 2. Biblus Ud- og indlån 3. Biblus Microsoft Access database Biblus Søg anvendes til at søge i materialesamlingen; søgningerne kan ske efter beskrivelse og emneord, forfatter, titel og decimalklasse. Biblus Ud- og indlån anvendes til at håndtere udlån og aflevering af materialer fra materialesamlingen. Foruden at registrere udlån og aflevering af materialer, kan Biblus Udog indlån udskrive rapporter over udestående udlån pr klasse og udestående udlån pr låner. Biblus Microsoft Access database anvendes til at registrere materialer, lånere, klasser og lignende. Desuden benyttes databasen som fundament til opbevaring af udlånstransaktioner. Alle materialer og alle lånerkort er forsynet med en stregkode, som kan scannes af Biblus ved hjælp af en stregkodescanner. De væsentligste kommandoer i Biblus kan ligeledes aktiveres ved hjælp af en stregkode. Biblus kan også anvendes uden brug af en stregkodescanner. De følgende sider beskriver de enkelte dele af Biblus systemet i detaljer. 4
2 Registrering af titler, lånere mv. Titler, lånere, lånertyper, udlånskategorier, forlag, sprog, klasser og lignende registreres i den medfølgende Biblus Microsoft Access database. 2.1 Tabeller og formularer i Biblus Microsoft Access database Databasen indeholder følgende tabeller: agegroups categories classes languages lender_types lenders locations ltransactions Media publishers susers titles Liste af forskellige aldersgrupper. Tabellens indhold anvendes til at opdele materialet i forhold til aldersgrupper såfremt dette ønskes. Listen kan efterfølgende anvendes i forbindelse med materialesøgning. Liste af forskellige udlånskategorier, fx almindeligt udlån (1 måned), 1-uges udlån, 2-ugers udlån, taskebog. Listen kan efterfølgende anvendes i forbindelse med rykkerprocedure. Liste af klasser eller andre gruppeinddelinger af lånerne. Listen kan efterfølgende anvendes i forbindelse med statistik og rykkerprocedure. Liste af sprog. Tabellens indhold anvendes til at angive materialet sprog. Listen kan efterfølgende anvendes i forbindelse med materialesøgning. Liste af lånertyper, fx lærer, elev, andet. Listen kan efterfølgende anvendes i forbindelse med statistik og rykkerprocedure Liste over lånere. Tabellen indeholder samtlige lånere, som er registreret i systemet. Lånere kan fx henføres til classes og lender_types. Liste over fysisk eller anden placering af materialet, fx biblioteket, lærerværelset, opholdsstue, magasin. Tabellens indhold kan anvendes til at fortælle hvor materialet befinder sig eller bør befinde sig. Liste over samtlige udlåns- og afleveringstransaktioner i Biblus. Denne tabel anvendes alene af systemet og må ikke redigeres. Liste over medietyper, fx bog, cd, dvd, ebog, vhs, lydbog bånd, lydbog mp3. Tabellen anvendes i forbindelse med registrering af materialer. Liste over forlag. Tabellen anvendes i forbindelse med registrering af materialer. Liste over super brugere i systemet. En række funktioner i Biblus er begrænset til superbrugere, herunder oprettelse og sletning af lånere. Liste over samtlige titler i Biblus. Som minimum skal titel, forfatter og beskrivelse registreres sammen med et unikt bog ID (BID). Foruden tabellerne indeholder databasen to formularer, som letter indtastningen af nye titler og brugere: 5
lenders titles Formular til oprettelse, indtastning og redigering af lånere. Formular til oprettelse, indtastning og redigering af materialetitler. 2.2 Opstart af Biblus Microsoft Access database For at kunne redigere databasen er det nødvendigt at have Microsoft Access installeret på computeren (Microsoft Office 2003 eller 2007). Databasen indeholder en del programkode; afhængig af sikkerhedsopsætningen kan det være nødvendigt at aktivere dette indhold når databasen åbnes: 2.3 Oprettelse af titler Oprettelse af titler sker direkte i databasen, enten ved at anvende formularen titles (anbefalede metode) eller ved at redigere tabellen titles i dataarkvisning. Som minimum skal følgende felter udfyldes: BID Titel Forfatter Beskrivelse Bogens ID. Titlen skal desuden forsynes med en stregkode med det pågældende nummer. Materialets titel. Materialets forfatter. En beskrivelse af materialet. Såfremt man ikke ønsker at beskrive materialet skal man angive en streg (-) eller lignende. Nedenstående skærmbillede viser hvilke felter man kan udfylde for hver titel. 6
Foruden beskrivelse af den pågældende titel ved hjælp af de forskellige felter indeholder formularen følgende funktioner (handlinger): Ny titel Dupliker titel Slet titel Denne funktion sletter alt indholdet i formularen således at man kan indtaste en ny titel. Denne funktion opretter en ny kopi af den aktuelle titel. Funktionen kan med fordel anvendes når man eksempelvis skal registrere et helt klassesæt. Sletter den aktuelle titel. De øvrige funktioner er endnu ikke implementeret. 2.4 Oprettelse af lånere Oprettelse af lånere sker direkte i databasen, enten ved at anvende formularen lenders (anbefalede metode) eller ved at redigere tabellen lenders i dataarkvisning. Nedenstående skærmbillede viser hvilke felter man kan udfylde for hver låner: 7
Hver låner skal forsynes med et unikt låner ID (LID). Dette skal svare til nummeret på pågældendes lånerkort. Feltet email har endnu ingen funktion, men forventes i fremtiden at understøtte automatisk advisering via email. 2.5 Nummerserier og stregkoder Alle materialer og alle lånerkort er forsynet med en stregkode, som kan scannes af Biblus ved hjælp af en stregkodescanner. De væsentligste kommandoer i Biblus kan ligeledes aktiveres ved hjælp af en stregkode. Hver stregkode består af et 8-cifret tal med følgende nummerserier: 00000000-00000999 00001000-09999999 10000000-99999999 Kommandoer Titler Lånere Stregkoderne i Biblus er såkaldte Code 39-stregkoder. Nedenfor er angivet eksempler på de tre stregkodekategorier i Biblus: *00000010* Kommandoen Udlån svarende til talkoden 00000010 *00001234* Bogtitlen med nummeret 00001234. *10000025* Låneren med lånernummeret 10000025. 8
3 Ind- og udlån Ind- og udlån i Biblus sker fra programmet Biblus Ind- og Udlån, som findes under menuen Start Alle programmer Sensus ApS Biblus Ind- og udlån. Første gang man starter programmet bliver man bedt om at vælge en database. Databasen skal være den medfølgende Biblus Microsoft Access database, eller en kopi heraf. Man har efterfølgende mulighed for at skifte database under menupunktet Filer Skift database. Programmets hovedfunktioner kan vælges på tre forskellige måder: Man kan scanne den pågældende stregkode på det medfølgende kommandoark (anbefalede metode), man kan klikke med musen på den pågældende knap eller man kan taste den 8-cifrede kommandokode (se bilag A). Ved at anvende kommandoarket med stregkoder kan man gennemføre en hel udlånseller afleveringstransaktion alene ved brug af stregkodescanneren: 3.1 Udlån Får at gennemføre en udlånstransaktion anbefales følgende arbejdsgang: 1. Scan koden for Udlån på kommandoarket. Herefter vises udlånsbilledet: 9
2. Scan stregkoden på lånerens lånerkort. Herefter vises låneres detaljer 3. Scan stregkoderne på de ønskede titler De enkelte titler vises efterhånden som de scannes 10
4. Når alle titler er scannet vælges koden Afslut handling på kommandoarket. Inden dette gøres kan man evt. udskrive en kvittering til låneren ved hjælp af Print knappen. 3.2 Aflevering Ved aflevering af materialer anbefales følgende arbejdsgang 1. Scan koden for Aflevering på kommandoarket. Herefter vises afleveringsbilledet: 2. Scan herefter stregkoderne for hver af de afleverede titler. Disse vises løbende på skærmbilledet: 11
3. Når alle titler er scannet vælges koden Afslut handling på kommandoarket. Inden dette gøres kan man evt. udskrive en kvittering til låneren ved hjælp af Print knappen. 3.3 Statistik og rapporter Under punktet Statistik og rapporter har man mulighed for at vælge følgende rapporter: Desuden kan Sensus udvikle yderligere rapporter i det omfang det ønskes. 12
Under punktet Udestående lån pr. låner har man mulighed for at vælge blandt samtlige lånere, som er registreret i Biblus: Rapporten kan efterfølgende skrives ud. Under menupunktet Udestående lån pr. klasse har man mulighed for at vælge blandt samtlige klasser eller andre grupperinger, som er registreret i Biblus: Rapporten kan efterfølgende skrives ud. 13
3.4 Låneradministration Administration af systemets lånere kan enten foretages i databasen eller via menupunktet Låneradministration. Foruden at oprette, redigere og slette brugere har man mulighed for at blokere brugere fra at anvende systemet. Brugeradministrationen forudsætter at man er logget på systemet som superbruger. Dette gør man via menuen Filer Log ind. Som udgangspunkt leveres Biblus med en enkelt superbruger: Bruger id: bibadmin Password: d00med Bruger id og password for superbrugeren kan rettes i databasen hvor man også har mulighed for at oprette yderligere superbrugere. Når man er logget ind som superbruger vises en sur mus nederst til højre i hovedmenuen: 14
4 Søgning Søgninger i Biblus sker fra programmet Biblus Søg, som findes under menuen Start Alle programmer Sensus ApS Biblus Søg. Ved hjælp af søgefunktionen kan man søge i de forskellige informationer, som er registreret på titlerne. De enkelte søgebilleder er vist i de følgende afsnit: 4.1 Søg beskrivelse og emner 15
4.2 Søg titler 4.3 Søg forfattere 16
4.4 Søg decimalklasse 17
5 Bilag A: Stregkodekommandoer Udlån *00000010* 00000010 Aflevering *00000020* 00000020 Statistik/Rapporter *00000030* 00000030 Rykkere *00000040* 00000040 Afslut program *00000050* 00000050 Afslut handling *00000060* 00000060 Afbryd handling *00000065* 00000065 18