Brugervejledning. til. CRKvit

Transkript

1 Brugervejledning til CRKvit

2 Indholdsfortegnelse Afsnit 1 (Forord) Side CRKvit 1 Hovedmenuen 2 Generelle forhold i CRKvit 4 Afsnit 2 (Ansøgere) Side Ansøgers stamkort 1 Søg ansøger 2 Personlige data 3 Notat 4 Søg job 5 Kvittering for ansøgning 6 Indkald til samtale 7 Afsnit 3 (Job) Side Job stamkort 1 Søg job 2 Job data 3 Job detaljer 4 Ansøgere til job 5 Ansøger gruppering 6 Afvis ansøgere 7 Afsnit 4 (Systemtilpasning) Side Indstilling 1 Postnumre 1 Virksomhed 2 Afdeling i virksomhed 3 Kontaktpersoner i virksomhed 3 Portaler 3 Afsnit 8 (Installation) Side Installation af CRKvit 1 Efterfølgende opsætninger 4 PDF filer 5 Afsnit 0 Side 2 af 31

3 CRKvit Når en virksomhed opslår et job som ledigt, kommer der ofte rigtig mange ansøgninger. Det er i det hele taget en meget tidskrævende opgave, at gennemgå de mange ansøgninger, men det er bestemt også en tidskrævende opgave, hvis man som virksomhed gerne vil kvittere for de modtagne ansøgninger eller skrive til alle dem, der ikke fik stillingen - tidskrævende, hvis det skal gøres professionelt! CRKvit er et system der helt og aldeles forenkler denne proces! Gennem få og enkle skærmbilleder kan man oprette en ansøger og kvittere for modtagelse af en ansøgning på få sekunder. Såfremt ansøgeren oprettes med mail som kommunikationsform, udsendes dokumenterne som PDF-filer via mail i. Det enkelte job registreres nemt i systemet og man bevarer hele tiden det fulde overblik over alle ansøgere til jobbet. Der er ingen øvre grænse for hvor mange jobs der kan oprettes i systemet, eller hvor mange ansøgere der kan oprettes. En oprettet ansøger kan referere til flere jobansøgninger. Indgangen til CRKvit er enten gennem jobbet (flere ansøgere) eller via ansøger (et eller flere jobs). CRKvit er svært at undvære når man først har prøvet det! Med venlig hilsen Svend Erik Johansen CRSoft i Dog ikke ved udsendelse af afvisninger såfremt der vælges flere ansøgere. Afsnit 1 Side 2 af 31

4 Hovedmenuen Programfunktioner vælges fra menulinien over skærmbilledet. Hovedmenuen Menulinien indeholder følgende elementer: Menulinien Filer: Opdatering af CRKvit databasen Om: Om CRKvit (versionsoplysninger og adgang til hjemmesiden) Afsnit 1 Side 3 af 31

5 Redigér: Ansøgere (F2) Job (F4) Systemtilpasning: Databaseplacering Postnummertabel Oplysninger om din virksomhed, afdelinger og kontaktpersoner. Portaler (hvorfra søges) Hjælp: Indbygget F1 hjælp Afsnit 1 Side 4 af 31

6 Generelle forhold i CRKvit Genvejstaster: Det er muligt at anvende CRKvit uden brug af mus. Alle knapper og menuer er forsynet med et genvejsbogstav. Bogstavet er understreget og aktiveres sammen med ALT tasten. Klik med musen I CRKvit klikkes én gang med musen, med mindre det specifikt er angivet, at der skal dobbelt-klikkes. Tabulatorrækkefølge: Vær opmærksom på, at det er TAB tasten, der skal anvendes for at»gå til nyt felt«. Der skal overalt i systemet vælges dato fra en indbygget kalender ved at klikke på knappen til højre for datofeltet. Klik med musen <TAB>«i stedet for <ENTER> Datoer Når der klikkes på en dato overføres denne automatisk til et datofelt. Genvejstasten for overførsel af datoen er dog altid <ENTER> fra dette billede. Afsnit 1 Side 5 af 31

7 Blankning af felter: Blankning af felter Det er mulig at blanke (nulstille) et feltindhold ved at taste en enkelt gang på mellemrumstangenten. Blankningen kan foretages i alle talfelter. Sortering i lister Når der vises data i»listeform«, er det muligt at ændre sorteringen ved at klikke på den ønskede»bjælke«i skærmbilledet. Sortering Bredere kolonner i listerne Kolonnebredde Ved visning af oplysninger i lister er der ikke altid plads til at vise eksempelvis hele navnet. Alle lister kan derfor gøres bredere eller smallere ved at anbringe musen i overskriftsbjælken og»trække«kolonnen bredere. Bemærk, at musepilen bliver til en OBS: Den ændrede kolonnebredde gemmes ikke, hvorfor kolonnebredden altid er nulstillet når listen (skærmbilledet) igen åbnes. Luk og Gem knapperne Gem og Luk På alle skærmbilleder findes en Luk knap og på de fleste en Gem knap. Gemmer oplysningerne. Lukker skærmbilledet (ESC kan tillige anvendes). De oplysninger, der oprettes eller redigeres i CRKvit, gemmes ikke automatisk. Der er derfor nødvendigt først at aktivere Gem knappen, inden skærmbilledet lukkes, hvis man ønsker at gemme eventuelt rettede oplysninger. Slet knappen giver mulighed for at slette et ikke ønsket stamkort. Vær opmærksom på, at slettes et stamkort Sletning Afsnit 1 Side 6 af 31

8 kan data for denne person ikke genskabes. OBS CRKvit virker i denne første version KUN med MS Word (2003/2007) og MS Outlook (2003/2007). Afsnit 1 Side 7 af 31

9 Ansøgere Stamkortet til registrering af ansøgere består af 3 faner under hvilke man opretter henholdsvis de personlige oplysninger, kan foretage et generelt notat om ansøgeren (vises under arbejdet med job og ansøgere), samt registrerer de jobs ansøgeren har søgt. For at fremfinde tidligere oprettede ansøgere indtastes ansøgerens cprnummer i feltet CPR-nummer efterfulgt af <TAB> tasten (ikke RETURN). Herefter søges ansøgeren frem og oplysningerne vises. Klikkes på Søg - knappen, åbnes et søgebillede. Afsnit 2 Side 2 af 31

10 Når billedet åbnes vises alle aktive ansøgere. Klik på Vis alle i menulinien for at få vist alle oprettede ansøgere. Ved at klikke på den ønskede ansøger i listen og efterfølgende klikke på Vælg knappen (eller blot dobbelt-klikke på ansøgeren), åbnes ansøgerens stamkort. Fanerne Notat og Søg job kan ikke vælges før der er fremsøgt eller oprettet en ansøger. Afsnit 2 Side 3 af 31

11 Personlige data: Alderen på ansøgeren udregnes automatisk på basis af det indtastede cprnummer. Klik på Mail knappen for at angive ansøgerens mailadresse. Angiv om ansøgeren ønsker svar via brev eller via mail. Dette respekteres ved oprettelse af kvittering for ansøgning, indkaldelse til samtale samt afvisning. Ved afvisning dog kun hvis afvisningen oprettes via ansøgerens stamkort og ikke hvis ansøgeren indgår sammen med flere ansøgere (afvisning via det ansøgte job). Slettes en ansøger slettes også referencer til de jobs pågældende ansøger har søgt. Der gives advarsel herom inden sletning. Afsnit 2 Side 4 af 31

12 Notat: Fanen notat giver mulighed for oprettelse af et generelt notat på denne ansøger. Oplysningerne vises når man via det ansøgte job ønsker at vælge ansøgere til samtale. Afsnit 2 Side 5 af 31

13 Søg Job: I listen vises de jobs ansøgeren er registreret at have søgt. For at oprette en ansøgning vælges det job der søges i listen Søg job. Angiv ved opslag i listen Ansøgning set hvor ansøgeren har set jobbet slået knappen for at opret- op. Findes portalen ikke i listen kan der klikkes på te den manglende portal i listen. Feltet sæt i gruppe giver mulighed for at gruppere ansøgere i forskellige grupper. Standard værdien er 1. Der kan maksimalt angives 99 som gruppe. Er der anvendt grupperinger til det søgte job kan man ved at klikke på knappen få beregnet næste gruppe på basis af den højeste gruppeværdi anvendt overfor ansøgere til dette job. Afsnit 2 Side 6 af 31

14 knappen (ka- Man kan angive en dato for modtagelse af ansøgning via lenderen). Angives en dato i feltet kvitteret vil der efter angivelse af datoen blive spurgt: Svares ja vil der på basis af ansøgerens ønske om svar enten blive udskrevet en kvittering på den valgte printer eller blive oprettet en mail: Afsnit 2 Side 7 af 31

15 Indkald til samtale: Ønskes en ansøger indkaldes til samtale klikkes på Indkaldt knappen: Angiv dato og tidspunkt for samtale. Der gives advarsel såfremt der er oprettet flere samtaler samme dag. Klik på knappen for at se disse: Afsnit 2 Side 8 af 31

16 Job Stamkortet til registrering af et job består af 3 faner under hvilke man opretter henholdsvis jobdata, detaljer om jobbet samt kan se hvilke ansøgere der er til det pågældende job. For at fremfinde tidligere oprettede jobs kan dette ske ved at indtaste jobbets Jobnummer, ID eller ved at søge jobbet. Klikkes på Søg - knappen, åbnes et søgebillede. Afsnit 3 Side 2 af 31

17 En søgning vil altid vise de aktive jobs. Søgningen kan afgrænses til at vise jobs oprettet af en specifik afdeling eller med en specifik kontaktperson. Dobbeltklik på jobbet eller markér jobbet i listen og klik på Åbn knappen, for at åbne jobbets stamkort. Afsnit 3 Side 3 af 31

18 Jobnummer er obligatorisk. Feltet kan indeholde både tal og bogstaver. Jobnavnet er ligeledes obligatorisk og må ikke være tomt. Angiv et eventuelt mærke. Angiv antal job, job start dato, dato for offentliggørelse af annoncen samt frist for ansøgning. Angiv et eventuelt joblink ved at besøge siden og kopiere browserinformationen (CTRL+C) til Link billedet: Afsnit 3 Side 4 af 31

19 Detaljer På fanen detaljer angives: En beskrivelse af jobbet (ikke obligatorisk) som kan klippes fra annoncen på nettet. Angiv eventuelt den afdeling som har jobbet slået op (obligatorisk). Angiv den kontaktperson der også er underskriver af breve til ansøgerne til dette job (obligatorisk). Klik på den respektive manglende kontaktperson. knap for at oprette en manglende afdeling eller en Angiv samtaleperiode. Uge nummer udregnes automatisk. Afsnit 3 Side 5 af 31

20 Ansøgere De ansøgere der er registret med at have søgt det valgte job. Som standard vises alle og dermed også alle i alle grupper. Ansøgerne vises i den rækkefølge de er oprettet. Det er muligt at prioritere ansøgerne ved at flytte dem op eller ned på listen. Imidlertid skal flytningen kun ske gruppevis hvorfor man er nødt til at vælge en gruppe først: Vælg gruppe fra rullelisten. Markér efterfølgende en ansøger og klik på knappen, for at flytte ansøgeren op på listen, eller knappen, for at flytte ansøgeren ned på listen. Klik på for at 0-stille valg af gruppe. Afsnit 3 Side 6 af 31

21 knappen giver mulighed for at flytte en ansøger til en anden gruppe: Angiv den ønskede gruppe og klik på Gem knappen. Fra menulinien øverst Er det muligt hurtigt, at få vist ansøgerne i de viste kategorier. Notatfeltets indhold kan til enhver tid redigeres men bemærk at feltet IKKE er job afhængigt men derimod generelt for ansøgeren. Notatfeltet vider dermed samme indhold uanset hvilket job der vælges for ansøgeren. Afsnit 3 Side 7 af 31

22 klik på Samtale knappen, for at indkalde den valgte ansøger til samtale. Ansøgerens stamkort åbnes og ved valg af det søgte job oprettes en indkaldelse. For at meddele ansøgere, at de desværre ikke har fået det job de søgte, kan man med fordel vælge menupunktet Vis ikke afviste og markere alle ansøgere. Klik på afvis knappen og der brevflettes med de valgte ansøgere. Afsnit 3 Side 8 af 31

23 Systemtilpasning Via systemtilpasningen i CRKvit vedligeholdes alle standard opsætninger. Indstilling: Her opsættes referencer til den fælles database (CRKVIT.MDB) samt til placering af dokumenterne (CRKVIT\DOKS) og valg af standard printer. Postnumre: Vedligeholdelse af den indbyggede postnummer tabel. Afsnit 4 Side 2 af 31

24 Virksomhed: Virksomhedsoplysninger. Afdelinger: Afsnit 4 Side 3 af 31

25 Kontaktpersoner: Kontaktpersoner er med vilje gjort uafhængige af afdelingerne. Således kan man sammensætte afdelinger og personer uden at tage hensyn til, hvor en kontaktperson er oprettet. Portaler: For at kunne angive hvor en ansøger har set annoncen. Afsnit 4 Side 4 af 31

26 Installation Installationen af CRKvit skal foretages på alle de klienter der skal anvende CRKvit. Installationen kræver en Microsoft Installer samt Microsoft.net Framework 2.0. Der gives link til download af frameworket hvis det ikke er installeret på klienten.. CRKvit kan afvikles under Windows XP, Windows VISTA, Windows 7 (W7 kun på 32 bit versionen). Såfremt CRKvit allerede ER installeret skal det fjernes via Tilføj og Fjern programmer i Windows kontrolpanel. Vælg Kør og udpeg filen setup.msi. Klik Next for at fortsætte. Afsnit 5 Side 2 af 31

27 Det anbefales at man accepterer de tilbudte stier og efterfølgende kopierer databasen til en placering på en fælles filserver. Klik Next. Afsnit 5 Side 3 af 31

28 Klik Next og installationen startes. Når installationen er udført meddeles: Klik Close for at afslutte installationsprogrammet. Afsnit 5 Side 4 af 31

29 Efterfølgende opsætninger Er det første gang CRKvit installeres foretages en manuel kopiering via Windows stifinder af selve databasen til en placering på en fælles filserver. Efterfølgende opsættes referencen til databasen via: Hovedmenuen -> Systemtilpasning -> Indstilling: Der skal opsættes oplysninger om hoveddatabasens placering, dokumenternes placering (dokumentsti) samt oplysning om hvilken printer der skal anvendes som standard. CRKvit skal genstartes før ændringerne træder i kraft. OBS: Da der er tale om en MS Access database bør den placeres på det samme fysiske net som klienterne af hensyn til afviklingshastigheden. Afsnit 5 Side 5 af 31

30 PDF filer Fra CRKvit er det muligt at sende udskrifterne som PDF-filer til de ansøgere der har valgt kommunikation via mail. Hertil anvendes et gratisprogram (freeware): novapdf. Når den gratis version anvendes, vises et banner nederst på siden som reklame for programmet. Dette banner kan fjernes ved at købe en licens til programmet. Licensen koster i skrivende stund ca. 50$, hvilket svarer til ca. 250,- danske kroner. Der er tale om en virtuel printer hvor man kan opsætte nogle faste parametre. Efter installation vælges egenskaber for printeren novapdf. Vælg fanen save: Vælg None i boksen: After save action. Vælg Use predefined settings i boksen Save options Klik på Configure save options knappen for at angive en sti. OBS: Angiv stien til dokumenterne på det drev der er valgt som installationsdrev. Filnavnet SKAL være CRKVIT Afsnit 5 Side 6 af 31

31 Afsnit 5 Side 7 af 31