Dato 30. november 2015 INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDE Mødet holdes torsdag den 3. december 2015, kl. 17.15 på administrationskontoret, Brendstrupgårdsvej 7 og efterfølgende spisning på Restaurant Latin, Klostergade 2. Dagsorden 1. Organisation kl. 17.15-18.15 a. BKÅ Portalens fremtid (B) * b. Opfølgning på styringsdialog (O) * c. Oversigt over beboerdemokratiske fora (B) * d. Delebiler (B) * 2. Afdelinger kl. 18.15-18.25 a. Orientering vedrørende afdelingerne (O) * 3. Administration kl. 18.25-18.50 a. Orientering fra administrationen (O) * b. Delegerings- og fuldmagtsplan (B) * 4. Mødeevaluering kl. 18.50-19.00 a. Skriv på BKÅ Portalen (B) 5. Kommende møder kl. 19.00-19.10 a. Emner til næste møde, der holdes den 7. januar 2016 (B) b. Mødeplan 2016 (O) * c. Uddannelse (O) 6. Eventuelt (O) Punkterne på dagsordenen er mærket (B) beslutning, (D) drøftelse eller (O) orientering. Vedlagte bilag er markeret med *. Møderne afvikles fast med ti minutters pause efter hver 50 minutters møde.
NOTAT TIL PKT 1.a BKÅ Portalens fremtid DATO 26. november 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Adm./IT-udv./Demokratiudv. PROBLEMSTILLING BKÅ Portalen blev etableret i 2009 som et forum for kommunikation mellem beboervalgte, administration og ejendomsfunktionærer. BKÅ Portalen blev udviklet af kommunikationsafdelingen med det gratis værktøj ning.com. I 2011 blev BKÅ Portalen mere målrettet mod beboervalgte, idet den medarbejderrettede kommunikation blev samlet på et forbedret intranet. Siden har BKÅ Portalen flere gange gennemgået oprydning og yderligere målretning mod målgruppen i afdelingsbestyrelser og udvalg. I januar 2013 besluttede organisationsbestyrelsen, at BKÅ Portalens indhold skulle være tilgængeligt for alle internetbrugere. Aktivitetsniveauet på BKÅ Portalen var forinden moderat, men er efterfølgende svundet ind til stort set alene at være indlæg fra direktøren og kommunikationsafdelingen samt de (næsten) månedlige indlæg fra organisationsbestyrelsens medlemmer. Årsagerne hertil kan være mange: BKÅ Portalen kan ikke håndtere målrettet information for den enkelte bruger. Derfor foregår rigtig megen kommunikation også fra administration og bestyrelse sideløbende pr. mail. BKÅ Portalen bliver for generel til at være rigtig interessant for beboervalgte som primært er interesserede i egen afdeling/eget udvalg. Debattonen kan indimellem have været for hidsig til at indbyde til brug. Åbenheden medfører tilbageholdenhed. Alle disse overvejelser fører til at der bør iværksættes et arbejde med at lave en ny generation af BKÅ Portalen bygget på disse principper: Fortsat fora for åben debat Fora for intern debat i fx udvalg og/eller afdelingsbestyrelse Samling af så megen relevant information og kommunikation som muligt til afløsning for bl.a. brug af mail.
Integration med administrationssystemer, så bestyrelsesmedlemmer fx kan tilgå økonomiinformation m.m. i realtid. Mulighed for deling af dokumenter med administrationens dokumenthåndteringssystem. Mulighed for filtrering af relevant information med brugerlogin, så man fx kun ser relevant information for egen afdeling/eget udvalg. Høj grad af brugervenlighed systemet skal være nemt at bruge. Et sådant system vil kunne udvikles for ca. 100.000 kr. baseret på den fælles platform med EG A/S og Bleau A/S. Dertil kommer en årlig driftsomkostning på ca. 10.000 kr. Udviklingen bør være forankret i administrationen, men der bør nedsættes en mindre følgegruppe bestående af repræsentanter for demokratiudvalget, IT/multimedie- og kommunikationsudvalget samt afdelingsbestyrelser. Afdelingsbestyrelserne bør også i videre omfang høres om ønsker og behov til systemet. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig oplægget og bevilger de nævnte beløb. 2/2
NOTAT TIL PKT 1.c Oversigt over beboerdemokratiske fora DATO 26. november 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER MH/forretningsudvalget PROBLEMSTILLING Som besluttet på organisationsbestyrelsens møde den 5. november 2015, kan de forskellige beboerdemokratiske fora i Boligkontoret Århus og deres funktion beskrives som følgende: Forum Funktion Afdelingsbestyrelser Strategi, ledelse og udvikling af afdelingerne Aktiviteter i afdelingerne Budget, vedligeholdelsesplan og afdelingsmøde Repræsentantskab Organisationens øverste myndighed Overordnede politiske retningslinjer Valg af organisationsbestyrelse Organisationsbestyrelse Formulering af og opfølgning på strategi og mål Budget og økonomi Ansættelse af og sparring med direktør Overordnet koordinering i beboerdemokratiet Udvalg Politik- og idéudvikling samt aktiviteter på fagområdet Sparringspartner for organisationsbestyrelse, afdelingsbestyrelser og enkeltbeboere Dialogmøde Aktuel information fra organisationsbestyrelse og administration til afdelingsbestyrelser Aktuel debat om på forhånd udpegede emner Lejlighed til at afdelingsbestyrelser kan rejse spørgsmål Organisationskonference Kompetenceudvikling for afdelingsbestyrelser og udvalg Politikudvikling Debat om organisationens retning og strategi Netværksdannelse og socialt samvær Diverse kurser Kompetenceudvikling for afdelingsbestyrelser og udvalg Netværksdannelse og socialt samvær Bestyrelsesnetværk Idé- og erfaringsudveksling mellem afdelingsbestyrelser Koordinering mellem afdelingsbestyrelser
Forum Funktion Udvalgsnetværk Idé- og erfaringsudveksling mellem udvalg Koordinering mellem udvalg INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tilslutter sig beskrivelsen og beslutter en videre proces for dialog og udvikling af de forskellige fora. Det indstilles således, at emnet programsættes på organisationskonferencen forår 2016 med fokus på, om der er huller i organisationsstrukturen, fora tiden er løbet fra eller steder, hvor der er behov for en større grad af gensidig forpligtelse. 2/2
NOTAT TIL PKT 1.d Delebiler DATO 25. november 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Organisationsbestyrelsen drøftede på sit møde den 24. september 2015 muligheden for i samarbejde med Insero TaDaaCar at etablere delebilordninger med elbiler for at understøtte det strategiske fokus på fællesskab i boligområderne. Samtidig vil valg af elbiler understøtte boligorganisationens arbejde med bæredygtighed og understrege den miljømæssige attraktivitet af vores boliger. Annoncering Bestyrelsen udtrykte i den forbindelse betænkelighed ved, at bilerne vil være delvist reklamefinansierede. Der vil kun være én annoncør pr. bil, og der vil være etiske retningslinjer for salg af reklamer, ligesom valg af annoncør i et vist omfang vil ske i samarbejde med boligorganisationen. Den ene mulighed er således at acceptere annoncering, der vil ske i dialog mellem operatøren og boligorganisationen. Den anden mulighed er, at boligorganisationen køber annonceringen, hvilket vil koste Boligkontoret Århus 25.000 kr. årligt plus en engangsomkostning på ca. 7.000 kr. til foliering. Uanset set at der er snævre rammer for boligorganisationens annoncering, vurderes det at denne udgift ligger inden for de lovgivningsmæssige rammer. Tilmeldte brugere Som nævnt under bestyrelsens sidste behandling vil den anden halvdel af finansieringen basere sig på abonnement fra brugerne af bilen. Der vil som minimum kræves 20 tilmeldte beboere til ordningen. Et pilotprojekt med en delvist sammenlignelig model er etableret hos ØsterBo i Vejle med gode erfaringer. Her bidrager administrationen også med kørsel i bilerne. Det kan overvejes afhængig af, hvor en bil måtte placeres, om der er et kørselsbehov blandt administration og/eller ejendomsfunktionærer, den vil kunne bidrage til at dække. Etableringsomkostninger Boligorganisationens eller afdelingens omkostning vil alene være etablering af ladestander, hvilket anslås at koste 30-40.000 kr. I lyset af det strategiske fokus bør denne udgift i hvert fald til et pilotprojekt afholdes af boligorganisationen.
Pilotområder Vælger bestyrelsen at etablere en delebilordning, anbefales det, at det i første omgang sker i ét boligområde i dialog med de involverede bestyrelser. Det skal i den forbindelse overvejes, at der skal være et stort nok beboergrundlag til at kunne skaffe brugere nok. Således vil tæt befolkede områder som fx Møllevangen, Charlottehøj eller Vandtårnsområdet (fortrinsvis Vorrevangen) formodentlig være mest hensigtsmæssige. Alternativt kan det ikke afvises, at der pga. afstanden til centrum kan vise sig at være et tilstrækkeligt kørselsbehov i fx Skæring, hvor afdelingerne ligger meget samlet. INDSTILLING Bestyrelsen bedes træffe beslutning om, hvorvidt man vil etablere et pilotordning med delebiler efter de beskrevne principper. Bestyrelsen bedes i så fald samtidig beslutte, hvilken model for annoncering, den vil pege på. Hvis bestyrelsen beslutter at gå videre med konceptet, bør den også udpege en ansvarlig for dialogen med de relevante afdelingsbestyrelser. 2/2
NOTAT TIL PKT 2.a Orientering vedr. afdelinger DATO 26. november 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Administrationen PROBLEMSTILLING Der er bemærkninger vedr. følgende afdelinger: Afdeling 3-5 V.Stuckenbergsvej m.fl. Afdeling 4 Chr. Molbechs Vej Renovering af bad/køkken er i gang i fire opgange. Opstart følger tidplanen. Afslutning i de enkelte lejemål er forsinket mellem 1-2 uger. Der er skrevet rådgiveraftale om kviste, udskiftning af tag og kvistvinduer. Projekteringen er i gang, og vi forventer, der er udsendelse til de bydende primo februar. Vi henter snarest tilbud på maling af altaner vinduer værn og sternbrædder. I juni 2016 etableres ny tv udbyder / fibernet i afdelingen. Afdeling 11 Helge Rodes Vej Vinduesudskiftningen afsluttes i midten af december iht. tidsplanen. Der skal dog foretages ændringer på vinduernes hængsler. Dette udføres i foråret. Kloakrenoveringen er 2/3 afsluttet iht. tidsplan. Den resterende del renoveres i 2017. Afdeling 13 Hammershusvej Afdeling 15 Møllevangen Afdeling 17 Kongsvang 1 års gennemgang af varmeanlæg foretages den 26. november. Der forventes ingen graverende mangler. Kloakrenoveringen er planlagt til opstart i uge 51 Den ustabile garageblok er afstivet. Projektering af vinduesudskiftning, omfugning af facader, maling af altaner og efterisolering af facader (med hule vægge) er i gang. Udbudsmaterialet udsendes primo januar og primo februar har vi tilbud fra de bydende. Det er planlagt at arbejdet påbegyndes primo april. Vi har problemer med rotter i afdelingen vi får udarbejdet en bekæmpelses plan, så vi kan holde bestanden i ave, indtil vi får renoveret afløbssystemet.
Afdeling 20 Norgesparken Afdeling 22 Illerupvej Ombygning af børnehaven til 3 lejemål, går efter tidsplanen og er klar til genudlejning pr.1/3. Projekt med vinduer, terrassedør, nye varmerør og radiator samt efterisolering af altanvægge og overfladebehandling af altan gulv afsluttes her i december. Der trækkes i øjeblikket kabling og laves stik klar i lejlighederne, så de er klar til at gå fra Stofa og over til YouSee fra januar 2016. Garageanlægget i kælderen er ved at blive malet, og det afsluttes i slut november/december. Afdeling 23 Nydamsparken Renoveringsprojektet Vi er i gang med at ansøge Århus Kommune om tilladelse til at etablerer affaldsløsning med nedgravede beholdere. Det giver en del problemer - især volder det problemer ved Nydamsvej, hvor tømningsforholdene er vanskelige på grund af trafikken. I dag transporterer vi affaldscontainerne til en komprimator på Illerupvej. Den løsning kan ikke forsætte, og vi planlægger snarest at overgå til en midlertidig traditionel løsning med 660 l containere. Afdeling 25 Reginehøj Afdeling 27 Frydenlund Gæsteværelse klar til indretning, tjørnehæk ved legeplads fjernet og hegn monteres i stedet. Projektering af udskiftning af ventilationsanlæg udskiftning af tagbelægning på vores 3 blokke og etablering af solceller er i gang. Vi forventer udsendelse primo januar og at vi har tilbud fra de bydende primo februar. Primo April regner vi med at arbejderne kan gå i gang. Det er vedtaget på sidste afdelingsmøde, at ankomstarealerne foran blokkene på Fuglebakkevej skal renoveres. Havearkitekten er på opgaven og vi har planlagt, at vi skal påbegynde arbejdet efter sommerferien 2016 - når vi er færdige med at arbejde på tagene af blokkene. Afdeling 28 Lindholmparken Rotteplage i afdelingen: Skadedyrsbekæmper er på sagen og har løst de værste problemer der bliver udarbejdet en bekæmpelsesplan for hele afdelingens kloaknet. Der er udarbejdet overordnet plan for fornyelse af haveanlægget i samarbejde mellem afdelingsbestyrelen og afdelingens 3 ejendomsfunktionærer. De indledende arbejder med at fjerne gammel og udtjent beplantning er udført. Bestyrelsen vi inddrage beborene i hvordan den fremtidige løsning skal udføres mellem blokkene. 2/4
Afdeling 29 Kalmargade Udskiftning af entredøre i stue,1. og 2. sals lejlighederne er afsluttet. Køle/fryseskabe og komfurer i 3. sals lejlighederne er ved at bliver udskiftet, afsluttes i uge 48. Udskiftning af asfalt rykkes til næste år, da det skal slås sammen med etablering af nedgravet affaldsbeholder og indlæg af fiber i afdelingen. Rensning af tagrender og gennemgang af dem for skader og utætheder udbedres i december. Afdeling 30 Hinnerup Afdeling 31 Rydevænget Afdeling 32 Hinnerup Afdeling 33 V. Ringgade m.fl. Afdeling 35 Skelagervej Afdeling 38 Visbjerg Hegn Priser på nedgravede containere er på vej. Derefter sendes oplægget til ekstraordinært møde Bestyrelse og administration er indkaldt til møde om igangsættelse af helhedsplan for afdelingen. Området er plaget af rotter. Der er ikke fundet fejl på kloaker, men rotterne trives under husene. Der køres massivt bekæmpelse samt lukning af huller i alle huse. Licitation vedrørende renovering af badeværelser og udskiftning af vandrør afholdes d. 16. december. Hvis priserne arter sig, forventes arbejdet at gå i gang i starten af februar 2016 og at det afsluttes igen i midten af juli 2016. Dialog med afdelingsbestyrelsen om evt. fortætningsprojekt. Der er præsenteret en overordnet skitse med ca. 10 nye familieboliger. 2. køkkenrunde er tæt på sin afslutning. Udskiftning af termostater i afdelingens etape 1 fortages primo januar. Der skal afholdes dialog møde vedr. projekt vinduer, hoveddøre og udskiftning af lette facadeplader torsdag d. 26/11. Projektet forventes at starte op i april/maj 2016 Afdeling 44 Hjulby Hegn Afdeling 47 Julsøvej Ekstraordinært afdelingsmøde den 3. december om renovering af facader, kviste og tag. Nye køkkener under projektering. Afdeling 48 Skæring Parkvej Afdeling 61 Chokoladen Afdeling 62 Skejbyparken Nyt tag under projektering. Der er indkaldt til møde med bestyrelse, da de før blev varetaget ifbm. varmemester i Hammel. Efter Hammelafdelingernes overgang til Midtjysk, skal de fremadrettet varetages af en anden afdeling. Der har vi foreslået afd 31. 3/4
INDSTILLING Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/4
NOTAT TIL PKT 3.a Orientering fra administrationen DATO 26. november 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING A. Digitaliseringsstrategien blev senest revideret i september 2014, og initiativerne er i store træk blevet realiseret. Projekt Status a) Mobiloptimering af website Iværksat oktober 2014 b) Scanning af tegninger Kommunens bygningskontor forventer at have indscannet alt ultimo 2016 projektet er derfor skrinlagt. c) Fornyelse af lønsystem samt evt. system til elektronisk fraværsregistrering m.m. d) Scanner til sundhedskort Iværksat oktober 2014 Sat i drift primo fra 1. januar 2015. Fraværsregistrering iværksættes fra årsskiftet. e) Integration med e-boks Forventes sat i drift omkring årsskiftet. Supplerende løsning med Penneo implementeret siden november 2015 til studiedokumentation, afdragsordninger, råderet m.m.. f) Mail- og SMS-modul til EG- Bolig Strategisk prioritering vedr. energiafregning Implementeret første halvår 2015 Afventer næste pilotprojekt Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter en ajourføring af digitaliseringsstrategien i februar 2016. B. Der indhentes samtykke til elektronisk kommunikation hos beboerne jf. pkt. f) ovenfor. Ca. 25 pct. af beboerne havde allerede forinden tilmeldt sig elektronisk kommunikation. Det vurderes, at yderligere ca. 1.000 beboere har tilmeldt sig. Stort set alle nyindflyttere tilmelder sig elektronisk kommunikation, så i løbet af en kortere årrække, vil næste alle beboere modtage deres information fra Boligkontoret Århus digitalt.
C. Som tidligere år er der udvalgt ca. 250 tilfældelige beboere, som har modtaget et spørgeskema på papir. På samme måde som sidste år har beboerne haft mulighed for at svare digitalt vha. en påtrykt QR-kode, ligesom vi ved en sporing på spørgeskemaet haft mulighed for at rykke målrettet dem, der ikke har svaret. Samlet har det betydet lidt lavere svarandel på 27 pct. mod 30 pct. sidste år. Det er fortsat et lidt lavt tal for den slags kundeundersøgelser, og det gør undersøgelsen mindre valid. Dog vil det være muligt at bruge undersøgelsen, herunder ikke mindst tekstbemærkningerne, som fingerpeg om beboernes holdning til Boligkontoret Århus service. Der var som sidste år udlovet en gave blandt de indkomne svar. Stort set alle besvarelser deltog i lodtrækningen. 38 afdelinger var repræsenteret blandt svarene i år mod 39 sidste år, og med en rimelig repræsentativ fordeling, således at afdelinger med mange svar alle var relativt store afdelinger. Der måles generelt på fire parametre: Oplevet boligkvalitet ift. pris, tilfredshed med service fra administrationen, tilfredshed med service fra ejendomsfunktionærerne samt tilfredshed med information fra Boligkontoret Århus. 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 2012 2013 2014 2015 1,0 0,5 0,0 Boligkvalitet vs. pris Service administration Service ejendomsfunktionær TIlfredshed med information Bortset fra et marginalt fald vedr. boligkvalitet, er der tale om mindre stigninger på alle områder ift. sidste år, men ikke mere end der må siges at være statistisk usikkerhed på en undersøgelse som denne. Alle ligger således på eller over de mål, organisationsbestyrelsen har sat på 3,0 (skala 0-4) på alle parametre. Dertil kommer mange gode konkrete kommentarer og rigtig mange roser til specielt ejendomsfunktionærerne. 2/5
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2012 2013 2014 2015 2012 2013 2014 2015 2012 2013 2014 2015 2012 2013 2014 2015 Meget utilfreds Utilfreds Tilfreds Meget tilfreds I år spurgtes der ikke til, om beboeren havde deltaget i beboerdemokratiske aktiviteter, da der i stedte blev talt fremmødte til afdelingsmøderne. Til gengæld blev der spurgt til beboernes oplevelse af om det er nemt hhv. fælles at bo hos Boligkontoret Århus. Værdien for nemt er 3,1, hvilket ligger over bestyrelsens mål på 3,0 (vurderet på alle kundeundersøgelser i årets løb). Derimod er værdien for fælles 2,6, hvilket ligger noget under bestyrelsens mål. D. Der spørges løbende og med god svarprocent til ind- og fraflytteres oplevelse af Boligkontoret Århus. Status er fortsat en høj tilfredshed: Generel tilfredshed - indflyttere 4,0 3,5 3,0 3,5 3,4 3,3 3,3 3,3 3,3 3,3 3,4 3,4 3,3 3,2 3,2 3,1 3,1 3,2 3,2 2,5 2,0 1,5 1,0 Første møde Udlejningsmedarbejder Ejendomsfunktionær Information 0,5 0,0 2012 2013 2014 2015 3/5
I modsætning til i den årlige beboerundersøgelse er der svagt stigende tilfredshed med boligkvaliteten: 100% Tilfredshed med boligkvalitet 90% 80% 26% 27% 28% 30% 70% 60% 50% 40% 30% 64% 57% 61% 61% Bedre end forventet Som forventet Ringere end forventet 20% 10% 0% 10% 16% 12% 9% 2012 2013 2014 2015 Generel tilfredshed - fraflyttere 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 3,3 3,4 3,2 3,2 3,2 3,2 3,3 3,1 3,1 3,2 3,1 2,9 2,9 2,9 3,0 2,9 3,0 3,1 3,1 3,1 3,0 2,9 2,9 2,9 2,8 2,9 3,0 3,1 Boligkvalitet Ejendomsfunktionær Administration Information Udlejningsmedarbejder Service ifbm. fraflytning Total tilfredshed 0,5 0,0 2012 2013 2014 2015 4/5
Flytteårsag 50% 40% 30% 20% 10% 0% 43% 35% 30% 26% 24% 23% 24% 26% 27% 23% 21% 15% 15% 17% 17% 13% 13% 14% 10% 7% 9% 11% 12% 10% 7% 9% 10% 7% 5% 2% 2% 4%4% 6% 3% 4% 0% 0% 0% 2012 2013 2014 2015 Mindre bolig Tilpasse min bolig Større bolig Udenomsarealer Naboer - fx støj eller husdyr Familie Boligkvalitet Husleje Arbejde/uddannelse Tryghed Anden bolig Andet I lyset af den nye strategi spørges endvidere specifikt til, hvad der har været besværligt ved flytteprocessen, og hvad fraflytternes oplevelse af nemt og fælles har været. Undersøgelserne danner grundlag for kvartalsvis opfølgning i virksomhedsnævnet og månedlig opfølgning i chefgruppen. Der tages så vidt muligt direkte kontakt til alle, der har bemærkninger for at få uddybet og evt. besvaret disse. E. Chefgruppen var den 17. november på en udbytterig studietur til ØsterBo i Vejle med fokus dels på fælles og attraktivt i nye og bestående afdelinger, dels på implementering af målrettet digital beboerkommunikation, udarbejdelse af egne forbrugsregnskaber, delebilsordninger for beboerne m.m. F. Det lykkedes Boligkontoret Århus at blive optaget på listen over Danmarks Bedste Arbejdspladser 2015 med en placering som nr. 24 ud af 127 deltagende virksomheder. Virksomhedsnævnet har på baggrund af input fra medarbejderne iværksat en implementeringsplan på de fire områder skitseret på sidste bestyrelsesmøde. Virksomhedsnævnet har endvidere besluttet også at deltage i undersøgelsen i 2016, for at kunne følge opfølgningen nøje. INDSTILLING Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5/5
NOTAT TIL PKT 3.b Delegerings- og fuldmagtsplan DATO 25. november 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Det fremgår af 12, stk. 4 i vedtægerne (identisk med normalvedtægten), at: Organisationen og dens afdelinger forpligtes ved underskrift enten af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand, i forening med direktøren, hvis en sådan er ansat. Organisationens bestyrelse kan meddele en forretningsfører, herunder en almen administrationsorganisation, fuldmagt til at forpligte organisationen og de enkelte afdelinger. I praksis er denne forpligtelse dog i vid udstrækning uddelegeret. Således er det ikke organisationsbestyrelsens medlemmer, der er involveret i anvisning af betalinger og indkøbsaftaler på kopipapir, men heller ikke ved indgåelse af store entreprisekontrakter m.m. Omvendt forudsætter låneoptag underskrift fra organisationsbestyrelsens medlemmer, lige som meget små transaktioner som fx udstedelse af hævekort til en afdelingsbestyrelseskonti, samtykke til udveksling af informationer digitalt med realkreditinstitut mv. forudsætter bestyrelsens underskrift. Sammenfattende kan man sige, at både formalia og praksis vedr. forpligtelse af boligorganisationen og afdelingerne er både uklar og inkonsistent. Derfor har administrationen efter at have søgt rådgivning hos BL udarbejdet flg. delegerings- og fuldmagtsplan for Boligkontoret Århus, som skulle tydeliggøre kompetencefordelingen og smidiggøre arbejdsgangene. INDSTILLING Det indstilles, at kompetencefordelingen iht. vedtægternes 12, stk. 4 fremadrettet præciseres således: A. På følgende områder kan organisationen alene tegnes af den samlede bestyrelse eller af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være bestyrelsens formand eller næstformand: Tinglysning af adkomster i fast ejendom Pantsætning og optagelse af lån Køb og salg af fast ejendom
B. På følgende områder kan organisationen tegnes alene af direktøren: Øvrige tinglysninger Faste samarbejdsaftaler Rammeaftaler Entreprisekontrakter med en værdi på 10 mio. kr. og derover Tilkøb ifbm. byggesager med en værdi på 5 mio. kr. og derover Øvrige køb og aftaler med en værdi på 500.000 kr. og derover C. På følgende områder kan organisationen tegnes alene af direktøren eller af de benævnte medarbejdergrupper: Betalinger (økonomimedarbejdere) Rekvirering af betalings- og hævekort (økonomimedarbejdere) Entreprisekontrakter med en værdi på op til 10 mio. kr. (inspektører, projektmedarbejdere og teknisk chef) Tilkøb ifbm. byggesager med en værdi op til 5 mio. kr. (inspektører, projektmedarbejdere og teknisk chef) Øvrige køb og aftaler med en værdi op til 500.000 kr. (alle medarbejdere) Organisationsbestyrelsen kan altid og uden yderligere varsel tage delegerings- og fuldmagtsplanen op til revision. 2/2
NOTAT TIL PKT 1.b Opfølgning på styringsdialog DATO 25. november 2015 MODTAGER Bestyrelsen AFSENDER/FORFATTER Morten Homann PROBLEMSTILLING Mødet om styringsdialog med Aarhus Kommune den 10. november 2015 var meget positivt, og der var stor forståelse hos tilsynet for Boligkontoret Århus tilgang til effektivitet, beboerdemokrati, medarbejdertrivsel og udvikling. Den eneste væsentlige pointe til det videre arbejde var i forbindelse med BoSocData vedr. Charlottehøj, der som tidligere nævnt fortsætter en moderat negativ udvikling, dog alene pga. tal for hærværk. Omfanget er ikke af en karakter, der danner grundlag for en egentlig helhedsplan i Landsbyggefondens regi. Men der var enighed om, at det pegede på den problemstilling, at der måske savnes værktøjer og klar arbejdsdeling mellem boligorganisation og myndigheder i de tilfælde, hvor der ikke er basis for en egentlig helhedsplan, men alligevel for en forstærket forebyggende indsats. INDSTILLING Det indstilles, at administrationen afklarer muligheder og barrierer fx ift. tryghed, udlejning/anvisning m.m. ift. Charlottehøj, og at der i dialog med afdelingsbestyrelserne evt. iværksættes tiltag. Om nødvendigt optages dialog med kommunen.