Lønpolitik - og sådan gør vi i praksis 1
Lønpolitik Indledning Silkeborg Kommunes lønpolitik skal medvirke til at realisere kommunens overordnede politiske mål og skal til stadighed sikre den fornødne udvikling af den kommunale organisation, ligesom lønpolitikken skal være et vigtigt middel til at sikre service, kvali-tet og effektivitet i opgaveløsningen. Lønpolitikken rummer de overordnede tilkendegivelser for, hvordan den lokale løn-dannelse kan understøtte kommunens værdier, målsætninger og aktiviteter centralt som decentralt - på de enkelte arbejdspladser. Lønpolitikken understøtter kommunens overordnede personale politik og danner rammen for de lokale forhandlinger mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationer. Den praktiske udmøntning af politikken baseres på kommunens ledelsesgrundlag og styringsmodel og således, at løndannelsen kan understøtte kommunens værdier Dialog Dynamik Kvalitet Sammenhæng. Silkeborg Kommune er en helhed én organisation. Derfor dækker lønpolitikken alle ansatte ved kommunen. Lønpolitikken består af 2 dele, hhv. Den lønpolitiske formulering og Den administrative håndtering af lønfastsættelsen i Silkeborg Kommune. Formål Silkeborg Kommune ønsker at være en attraktiv arbejdsplads. Selv om det ikke er et mål i sig selv at være lønførende, skal lønpolitikken medvirke til at sikre, at Silkeborg kommune til stadighed kan tilbyde konkurrencedygtige lønvilkår, så kompetente og dygtige medarbejdere samt ledere kan fastholdes, tiltrækkes og udvikles. Silkeborg Kommune har en åben, gennemskuelig og synlig løndannelse, hvor der er tilstræbt størst mulig ensartethed i lønningerne for sammenlignelige stillinger. Der skal være sammenhæng mellem indsats og præstationer, ligesom lønnen altid skal være et udtryk for stillingens kompleksitet. Forskelle i medarbejderkvalifikationer kan medføre forskellige niveauer for kvalifikationsløn. Væsentlige forskelle i lønniveauer skal kunne begrundes. Løn er et ledelsesredskab, og løn skal medvirke til at udvikle de menneskelige ressourcer. Lønpolitikken skal tilskynde ledere og medarbejdere til at arbejde effektivt og resultatorienteret samt sikre honorering af de ledere og medarbejdere, der i særlig grad medvirker til at realisere arbejdspladsens mål. 2
Lønpolitiske principper: De lønpolitiske principper tager udgangspunkt i anvendelse af lønformerne grundløn, funktionsløn, kvalifikationsløn og resultatløn. Løndannelsen sker til enhver tid på en sådan måde, at helhedssyn og sammenhæng vægtes højt, og der via løbende koordine ring og tilsyn fra Organisation og Personale sikres, at der ikke opstår uhensigtsmæssig intern lønkonkurrence mellem kommunens institutioner og arbejdssteder. Silkeborg Kommune ser det som en forpligtelse at sikre de bedst mulige pensionsvilkår for alle. Derfor vil alle varige løntillæg som udgangspunkt være pensionsgivende. Det tilstræbes, at den overvejende del af de nylønsmidler, der er til forhandling/rådighed udmøntes som varige tillæg/trin. De lønpolitiske målsætninger realiseres gennem indgåelse af henholdsvis forhåndsaftaler, lokalaftaler og konkrete individuelle lønaftaler. Forhåndsaftaler indgås som udgangspunkt på overenskomstområder med mange ansatte med høj grad af sammenlignelighed i opgaveindhold eller områder med mange nyansættelser. Tilsvarende gælder, hvor der er overenskomstgrupper, der ansættes på tværs af fagområder/afdelinger. Forhåndsaftalernes indhold afpasses, så der sikres et tilstrækkeligt lokalt økonomisk råderum. Lokalaftaler indgås på de enkelte arbejdsområder/arbejdssteder når ganske særlige forhold gør sig gældende. Medarbejderne har krav på at få deres løn vurderet en gang om året. Dette kan eventuelt ske i forbindelse med afholdelse af MUS samtaler. Lønaftaler indgås i alle tilfælde med de forhandlingsberettigede organisationer. Tidsfrister og regler - i form af en procedurebeskrivelse for afvikling af lokale forhandlinger - aftales en gang årligt med de forhandlingsberettigede organisationer. Hoved-MED orienteres efterfølgende om de indgåede aftaler. Som hovedregel skal der kun, (bortset fra ved ansættelser og stillingsændringer o.l.) forhandles løn en gang om året. Alle forhandlinger foregår inden for rammerne af det lokale økonomiske råderum. 3
Den administrative håndtering af lønfastsættelsen Indledning Direktionen har det overordnede ansvar for udmøntningen af kommunens lønpolitik, lønudviklingen og løndannelsen i kommunen. Det er personalechefen der - på vegne af direktionen - har ansvaret for implementeringen af lønpolitikken i afdelinger, stabe, institutioner og arbejdssteder. Herunder er det personalechefens ansvar at påse, at lønsætningen sker i overensstemmelse med de lønpolitiske tilkendegivelser og de administrative retningslinjer, med henblik på at der sikres helhed og tages fornødne tværsektorielle hensyn. Personalechefen har ansvaret for at afklare eventuelle tvivlsspørgsmål, evt. ved at sætte spørgsmålene til behandling i direktionen. 1. Definition af begreber: Grundløn: Dækker en stillings basisfunktioner, der forudsættes løst på en kvalificeret og selvstændig måde. Det forventes at den enkelte medarbejder er motiveret for en stadig udvikling, fagligt som personligt, således at lønnen for den enkelte kan udbygges med funktions- og kvalifikationsløn. Funktionsløn: Dækker særlige arbejds- og ansvarsområder, der ligger ud over de funktioner, der forudsættes varetaget inden for grundlønnen. Med mindre andet er aftalt, bortfalder funktionsløn som udgangspunkt ved funktionsophør. Kvalifikationsløn: Dækker særlige kvalifikationer/erfaringer, der er relevante for jobfunktionen, og som ligger ud over det, der forudsættes indeholdt i grundlønnen. Kvalifikationsløn kan bl.a. udmøntes grundet uddannelse, der er aftalt med lederen. Kvalifikationsløn udloddes dog ikke automatisk for bestået eksamen/deltagelse i kursus (medmindre det er overenskomstbestemt). Uddannelsen skal reelt anvendes i jobbet. Gennemført uddannelse skal indgå i en samlet vurdering af de personlige kvalifikationer i øvrigt. Resultatløn: Baseres på bestemte fastsatte målelige/konstater bare resultater af kvalitativ/kvantitativ karakter eller som resultat af aftalte effektivitetsforbedringer. Aftales altid før projektudførelse, og kan udmøntes såvel individuelt som til en gruppe. Resultatløn er pensionsgivende medmindre andet aftales. Engangsbeløb: Kan aftales i ganske særlige tilfælde og udloddes efter udførelse af en ekstraordinær arbejdsindsats. Engangsbeløb er ikke pensionsgivende medmindre andet aftales. Forhåndsaftaler: Personalechefen har (på vegne af Direktionen) ansvaret for og kompetencen til at forhandle og indgå forhåndsaftaler med de forhandlingsberettigede organisationer. Forhåndsaftaler indgås i samarbejde med og involvering af de respektive berørte afdelings-/stabschefer. Forhåndsaftaler er minimumsaftaler og kan ikke fraviges til ugunst for den ansatte. Midler til forhåndsaftaler fragår det decentrale råderum. Lokalaftaler: Lokalaftaler kan udfærdiges ift. institutionernes særlige opgaver/behov. Lokalaftaler forhandles af afdelingschefen/ institutionslederen. Organisation og Personale skal inddrages i forhandlingen af lokalaftaler med den forhandlingsberettigede organisation. 4
Lokalaftaler er minimumsaftaler og kan ikke fraviges til ugunst for den ansatte. Individuelle aftaler: Individuelle aftaler kan indgås for den enkelte medarbejder. Dette sker som regel i forbindelse med de årlige forhandlinger. Individuelle aftaler indgås af institutionslederen/afdelings-/stabschefen med den forhandlingsberettigede organisation. Organisation og Personale kan inddrages. Det er afdelings-/stabschefen der indenfor den vedtagne procedure-beskrivelse, har kompetence til at fastlægge de decentrale procedurer for de individuelle forhandlinger, inden for afdelingens/stabens ansættelsesområde. 2. Typer af forhandlinger Generelt Nyansættelser, stillings-/opgaveændringer og omplaceringer Årlige forhandlinger. Vedrørende forhandlinger generelt: Organisation og Personale skal bl.a. mhp. at sikre ensartethed institutionerne imellem og for at hindre, at der opstår uhensigtsmæssig konkurrence mellem arbejdsstederne - inddrages i følgende situationer: Funktionsløn: Såfremt lederen ønsker at aflønne en medarbejder med funktionsløn ud over overenskomst, evt. forhåndsaftale og lokalaftale. Afsmittende virkning: Såfremt der ønskes indgået aftaler, der kan få afsmittende virkning på øvrige ansatte under overenskomstgruppen. Lønforhøjelse: Såfremt en omflytning medfører en væsentlig lønforhøjelse (f.eks. via personlig kvalifikationsløn). Vedrørende nyansættelser, stillings-/opgaveændringer og omplaceringer: Grundløn fastsættes iht. overenskomsten. Visse funktionsog kvalifikationslønsdele fastsættes ligeledes iht. overenskomsten (skal-bestemmelser). Lokalt forhandles der som udgangspunkt kvalifikationsløn, idet funktionsløn søges indeholdt i forhånds- og/eller lokalaftale. I. Ledernes kompetencer: Ansvaret for lønforhandlinger i forbindelse med nyansættelser ligger hos den ansættende leder. Den ansættende leder har pligt til (evt. i samarbejde med Organisation og Personale) at få afklaret følgende før ansættelsessamtalen: Lønniveau Overenskomstmæssige bindinger Forhåndsaftaler og lokalaftaler Økonomi i forhold til den opslåede stilling herunder eventuelle konsekvenser af fremtidige anciennitetsstigninger/garantiløn. Eksempler: Lønindplaceringen kan ikke umiddelbart fastsættes i henhold til overenskomst og/eller eventuel forhåndsaftale/lokalaftale. Ansøgeren har ikke den uddannelse, som er angivet i annoncen. Den påtænkte lønindplacering kan medføre pres på den eksisterende lønstruktur hos allerede ansatte. Under ansættelsessamtalen afstemmes de gensidige lønforventninger/-krav. Den ansættende leder oplyser, at der ikke forhandles løn til samtalen, og at den forhandlingsberettigede organisation vil blive involveret, når det er besluttet, hvem der skal ansættes. Lønnen skal være færdigforhandlet før tiltrædelsen, medmindre andet er aftalt. 5
Forhandlingsresultatet bør som udgangspunkt fremgå af særskilt skema hertil (findes på Intranettet under Blanketter). II. Tillidsrepræsentanternes rolle Den lokale tillidsrepræsentant/fællestillidsrepræsentanten/ den forhandlingsberettigede organisation inddrages så tidligt i processen som muligt, jfr. de af Hoved-Med vedtagne retningslinier om tillidsrepræsentantens deltagelse i ansættelsesudvalg og procedure om lønindplacering ved nyansættelser. III. Økonomisk råderum Det er den ansættende leders ansvar løbende at have overblik over arbejdsstedets økonomiske råderum. Det økonomiske råderum kan beskrives som summen af: Dels de nye midler, der måtte være afsat til lokal udmøntning, dels de genanvendelige midler, der fremkommer løbende i forbindelse med personaleomsætning, og endelig de engangsvederlag og midlertidige tillæg, der ophører, og derved tilbageføres til lokal anvendelse. I den økonomiske planlægning kan således inddrages følgende overvejelser: Personaleomsætning. Lokale tillæg, som er blevet frigivet i forbindelse med personaleafgang, giver mulighed for at genanvende tillæg. Når ældre medarbejdere erstattes med mindre erfarne medarbejdere med en lavere løn, skabes et lokalt råderum. Ledige stillinger, som i en periode ikke er besat/genbesat, tillige med øvrige budgetreguleringer og øgede indtægter kan skabe et midlertidigt økonomisk råderum, som f.eks. kan anvendes til resultatløn/engangsbeløb. Effektivisering/ændret arbejdstilrettelæggelse. Effektiviseringsgevinster som indhentes på arbejdsstedet, og som kan bevirke besparelser også på andre områder end løn, påvirker det beløb, som er til rådighed til lokal løndannelse. Nye midler som afsættes til Lokal Løndannelse. Generelt kan det siges, at forhåndsaftaler og varige tillæg binder midlerne i en længere periode end engangsbeløb, resultatløn og eventuelle tidsbegrænsede tillæg. IV. Værktøjer Til brug for opgørelse af det økonomiske råderum, kan afdelingschefen gøre brug af Datawarehouse (Budget, faktiske bogførte udgifter og forventede udgifter) og Web (lønsimulering) fra Silkeborg Data (www.sd.dk). Organisation og Personale er gerne behjælpelige med at anvende systemet. V. Konvertering af kroner til trin i forbindelse med stillingsskift: I forbindelse med nyvurdering af en lønsammensætning ved stillingsskift, vil det kunne komme på tale at konvertere et kronebeløb til trin. Såfremt der er tale om en tjenestemand, skal Organisation og Personale altid kontaktes og involveres i sagsbehandlingen før aftalen indgås aht. den økonomiske konsekvens af en konvertering. Vedrørende årlige forhandlinger: (Procedurebeskrivelse) Organisation og Personale Organisation og Personale indkalder senest den 1. oktober de lokale repræsentanter for de forhandlingsberettigede organisationer med henblik på en generel lønpolitisk drøftelse samt indgåelse af aftaler om tidsfrister og regler for de lokale forhandlinger. Der forhandles som udgangspunkt en gang årligt. Forslag der ønskes drøftet, fremsættes skriftligt, med mindre andet aftales. Forhandlinger søges gennemført i 4. og 1. kvartal med henblik på at kunne være afsluttede inden den 1. april. Hvis ingen af parterne fremsætter krav om forhandling, tages ikke initiativ til afholdelse af forhandling. 6
Den årlige lønforhandling udelukker ikke persona le organisationernes forhandlings- og aftaleret ved nyansættelser, væsentlige stillingsændringer og i andre tilfælde hvor der er sket en væsentlig ændring i stillingsindholdet. Lederen Det er lederens ansvar at: Forhandlingerne gennemføres inden for gældende tidsfrister og ud fra gældende retningslinjer Tillidsrepræsentanten inddrages så tidligt som muligt Der er overblik over det økonomiske råderum evt. via de elektroniske værktøjer. Sikre at lønforhøjelser ud over trin 47 gives som kronetillæg. Organisation og Personale inddrages, såfremt kronebeløb ønskes ændret til trin for tjenestemænd. Der henvises ligeledes til afsnit vedrørende nyansættelser, stillings-/opgaveændringer og omplaceringer punkt I V. 3. Forhandlingsniveauer: De forskellige niveauer forhandles/varetages således: Niveau Afdelingschefer Sektionsledere Institutionsledere Øvrige medarbejdere Forhandles af: Direktion Forhandlingerne forestås af Organisation og Personale - i samarbejde med og involvering af de respektive berørte afdelings-/ stabs- chefer. Afdelingschefen Afdelings-/stabschefen/nærmeste leder Ved tvivlsspørgsmål kan der rettes henvendelse til personalekonsulenten i Organisation og Personale, der tillige kan bistå ved forhandlinger m.v. 7
8 Organisation og personale Rådhuset, Søvej 1, DK-8600 Silkeborg, Telefon 8970 1000 Layout: Tryk: Silkeborg Bogtryk O&P.2017 09.2009