Boligselskabet BSB Egebjerg af organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 8. juni 2016 kl. 10.00 i Servicecenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svendborg. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Egebjerg... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 3 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.8 Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab... 4 1.9 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 1.10 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 1.11 Udlejningsforhold... 5 1.12 Personaleforhold Generel orientering... 6 1.13 Feriefremleje/Feriebytte... 6 1.14 Nyt bykort... 7 1.15 Gavepolitik for organisationsbestyrelsen... 7 1.16 Økonomikonsulent, projekt Sund Lejerøkonomi... 8 1.17 Orientering omkring fjernvarmen i Syd & Nord... 10 1.18 SSG - vagtordning... 11 1.19 Flygtningeboliger anmodning fra Svendborg Kommune... 11 2 Boligorganisationens afdelinger... 12 2.1 Årsregnskaber... 12 2.2 Driftsbudgetter... 12 2.3 Orientering om driftsforhold... 13 3 Næste møde... 13 4 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: Orla K. Hansen, formand Else S. Hansen, næstformand Ellinor Hummel Edith Pedersen Svend Erik Johansen Øvrige deltagere: Martin Skytte, Kundechef Domea.dk Lise Jørgensen, Servicekoordinator Domea.dk Domea.dk Servicecenter Svendborg, den 14. juni 2016 Side 1 af 14
1 Boligselskabet BSB Egebjerg 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orla Hansen bød velkommen en særlig velkomst til økonomikonsulent Peter Halfdan Pommerencke. Martin Skytte ønskede at punkt 1.16 Økonomikonsulent, projekt Sund Lejerøkonomi blev rykket frem til første punkt, så den del som Peter Halfdan Pommerencke skulle deltage i kom først. (se referat under punkt 1.16) Orla oplyste, at han nu var en del af bestyrelsen for et evt. kommende fjernvarmeværk i Vester Skerninge som skal dække Ollerup, V. Skerninge og Ulbølle. Orla Hansen orienterede om Landskonferencen i Nyborg, der var mange gode indslag. Orla Hansen gav også udtryk for, at han synes det går godt/upåklageligt på Servicecenter Svendborg, hvilket bestyrelsen bakkede op om. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 76,97 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 46,17 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Indstilling følges, hvorved fordeling af honorar fortsætter som hidtil. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2015 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 17.939 Side 2 af 14
Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Martin Skytte gennemgik de enkelte punkter i årsregnskabet samt udvalgte faste noter og besvarede div. spørgsmål. Årsregnskabet blev godkendt. 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2015 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea.dk har følgende kommentarer til protokollen: Der er ingen anmærkninger eller kommentarer til protokollen og den regnskabsmæssige praksis er korrekt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Martin Skytte gennemgik arbejdskapital og dispositionsfond, incl. 10 års planer for dette, samt henvisning til de faste noter nr. 12 og 13 som omhandler samme emner. Årsberetningen blev godkendt. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2017 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - Side 3 af 14
en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Administrationen har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med jævn udvikling af indtægter og udgifter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Martin Skytte gennemgik de enkelte budgetposter, uden yderligere spørgsmål. Boligselskabets budget blev godkendt. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Selskabets styringsrapport blev gennemgået og godkendt. Der blev spurgt ind til, hvornår det næste møde hos kommunen skulle afholdes, Martin Skytte undersøger hos kommunen. 1.8 Indstilling af kandidater til Domea.dks repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domea.dks repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domea.dks repræsentantskab for 1 år. Organisationsbestyrelsen indstiller, at Orla K. Hansen vælges til Domea.dks repræsentantskab. Side 4 af 14
1.9 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Det blev besluttet, at Orla K. Hansen og Edith Pedersen vælges som kredsdelegerede til BL. 1.10 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domea.dks Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Indstillingen blev godkendt af bestyrelsen. 1.11 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 156 personer. Heraf har 39 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 96 personer. Heraf har 85 personer for tiden valgt at stå i bero. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Fraflytningsprocent 81-52 93 62 36 24,73 Side 5 af 14
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1.12 Personaleforhold Generel orientering Der er ikke sket tiltrædelser eller fratrædelser i den forgangne periode. Ejendomsfunktionær Kenneth Nielsen har fået tvillinger, og har i den forbindelse haft barselsorlov i hele maj måned. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. 1.13 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, så må lejeren ikke opkræve leje overfor den, der byttes med. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, så må lejer højest opkræves 7/31 dele af huslejen overfor fremlejetageren. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Domea.dk opkræver intet honorar for administration af ordningen. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Side 6 af 14
Bestyrelsen besluttede, at muligheden for feriefremleje/bytte skulle prøves af i en 3 årig periode, og derefter tages op på ny. Tillige blev det besluttet, at hvert enkelt lejemål (familieboliger) orienteres direkte, via brev fra Servicecenter Svendborg. 1.14 Nyt bykort Det nye bykort i A3 format er nu færdigt og trykt i 500 eksemplarer, og opbevares på Mølmarksvej 155. Bykortet er bl.a. udleveret til ejendomsmester Palle Rasmussen. Bykortet medtages på mødet til omdeling til interesserede. Det kan oplyses, at pigerne på Mølmarksvej er rigtig glade for deres nye arbejdsværktøj ved kunde- og beboerhenvendelser. Bykortet ligger i receptionen, sammen med bykort for BSB Gudme og BSB Svendborg, og fremstår professionelt. Det indstilles, at bestyrelsen tager punktet til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1.15 Gavepolitik for organisationsbestyrelsen Det er en naturlig del af organisationsbestyrelsens arbejde at markere særlige begivenheder og mærkedage i fx boligorganisationen og -afdelingerne. Markeringen af mærkedage med gaver kan dog i visse tilfælde giv næring til mistanke om, at bestyrelsen i urimelig grad begunstiger sig selv og sine nærmeste. Dette kan bestyrelsen komme til livs ved at fastsætte klare regler for, hvornår og i hvilket omfang der gives gaver. Nedenstående er administrationens forslag til, hvordan er gavepolitik kunne formuleres, men det er naturligvis organisationsbestyrelsen selv, der fastsætter gavepolitikken. Begivenhed Gave (kr.)* Buket (kr.) ** Kort underskrives af Bemærkninger Organisationsbestyrelsen: Formandens runde fødselsdag*** Medlemmers runde fødselsdage 10 år i organisationsbestyrelsen 25 år i organisationsbestyrelsen 50 år i organisationsbestyrelsen Dødsfald Ægtefælle/nærtståendes død 500,00 500,00 1.000,00 1.500,00 2.000,00 150,00 250,00 250,00 300,00 300,00 Administrationen orienterer formanden/bestyrelsen om forestående fødselsdag/jubilæer Afdelingsbestyrelsen: Formandens runde fødselsdag Medlemmers runde fødselsdage 10 år i afdelingsbestyrelsen 25 år i afdelingsbestyrelsen 50 år i afdelingsbestyrelsen Dødsfald Ægtefælle/nærtståendes død 200,00 0,00 0,00 500,00 1.000,00 150,00 250,00 250,00 200,00 200,00 Bestyrelsen Bestyrelsen Det forudsættes, at afdelingsbestyrelsen i rimelig tid orienterer organisationsbestyrelsen om forestående mærkedage Side 7 af 14
Afdelinger: Afdelingens ibrugtagning Afdelingens 10 års fødselsdag Afdelingens 25 års fødselsdag Afdelingens 50 års fødselsdag 3.000,00 3.000,00 5.000,00 7.000,00 75,00 pr. bolig Gaver til boligafdelingerne består ofte i fx udsmykning til fællesarealer, en flagstang eller tilskud til beplantning Samarbejdspartnere: Eks. borgmester, kommunaldirektør, andre jubilerende boligselskaber m.v. Op til kr. 750,00 efter vurdering Inkl. i gavebeløb Efter forholdets karakter * Alle beløb angiver gavens værdi. Der gives ikke kontanter som gave ** De angivne beløb er for en buket eksklusive forsendelse *** Runde fødselsdage defineres som 40, 50, 60, 70, 75, 80, 90 og 100 årsdage. Gavepolitikken omfatter som udgangspunkt ikke gaver til medarbejderne, idet disse fastsættes som led i personalepolitikken. Gavepolitikken kan med fordel indarbejdes i bestyrelsens skriftlige forretningsorden, hvis en sådan er eller bliver udarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter forholdet og fastsætter egen gavepolitik. Det blev besluttet, at afdelingsbestyrelsen skulle have for samme gavebeløb som organisationsbestyrelsen. Afsnittet Afdelinger skal udgå, og Samarbejdspartnere forblev uændret. Nedenstående ses det besluttede: Begivenhed Gave (kr.)* Buket (kr.) ** Kort underskrives af Bemærkninger Organisations- og afdelingsbestyrelsen: Formandens runde fødselsdag*** Medlemmers runde fødselsdage 10 år i organisationsbestyrelsen 25 år i organisationsbestyrelsen 50 år i organisationsbestyrelsen Dødsfald Ægtefælle/nærtståendes død 500,00 500,00 1.000,00 1.500,00 2.000,00 150,00 250,00 250,00 300,00 300,00 Administrationen orienterer formanden/bestyrelsen om forestående fødselsdag/jubilæer Samarbejdspartnere: Eks. borgmester, kommunaldirektør, andre jubilerende boligselskaber m.v. Op til kr. 750,00 efter vurdering Inkl. i gavebeløb Efter forholdets karakter * Alle beløb angiver gavens værdi. Der gives ikke kontanter som gave ** De angivne beløb er for en buket eksklusive forsendelse *** Runde fødselsdage defineres som 40, 50, 60, 70, 75, 80, 90 og 100 årsdage. 1.16 Økonomikonsulent, projekt Sund Lejerøkonomi I perioden 2013-2016 har Svendborg Andels-Boligforening, BSB-Svendborg og Cama-Kollegierne modtaget støtte fra en Satspuljen, til at drive projektet "Sund Lejerøkonomi i Svendborg". Formålet med projektet er at bistå og vejlede Side 8 af 14
boligselskabernes beboere omkring deres privatøkonomi samt nedbringe antallet af udsættelser som følge af huslejerestancer. For en mere tilbundsgående beskrivelse af projektet se den vedlagte folder om projektets vejledningstilbud. Projektet har nu kørt i tre år, og med udgangen af 2016 lukker projektet - for så vidt der ikke er udsigt til en ny statslig bevilling, hverken via satspuljen eller andre statslige puljemidler - hvis ikke der findes en lokal løsning. De ovennævnte tre boligselskaber vurderer, at projektet har været så stor en succes, at de gerne ser at projektet fortsætter efter 2016. I projektets følgegruppe, hvor også Svendborg Kommune er repræsenteret ved Centerleder Socialfagligt Center Pia Østergaard Andersen og Socialchef Finn Boye, har det været drøftet, hvordan en lokal løsning eventuelt kunne se ud. De kommunale repræsentanter i følgegruppen er positive i forhold til projektets videreførelse. I det vedlagte "Udkast til rammeaftale omkring fortsættelse af projektet "Sund lejerøkonomi i Svendborg", har repræsentanter for de ovennævnte boligselskaber skitseret, hvordan en sådan lokal løsning kunne se ud. En løsning, der efter boligselskabernes vurdering vil sikre en solid rådgivningsindsats i forhold til de lejere, der har svært ved at få privatøkonomien til at hænge sammen og dermed er udsættelsestruet, og samtidig fastholde og udbygge samarbejdet mellem byens boligselskaber og Svendborg Kommune. Status pt. er, at Svendborg Kommune har sagen til behandling - og vi afventer deres stillingtagen. Det er vigtigt at understrege, at der alene er tale om et tilbud til de almene boligselskaber og lejere i Svendborg Kommune om at deltage i projektet, hvis Svendborg Kommune vender positivt tilbage. Som det fremgår i vedlagte bilag, er der ca. 4.769 almene boliger i Svendborg Kommune. De 4 største selskaber er SAB, BSB, Cama & FAB som tilsammen udgør ca. 4.521 almene boliger, altså næsten 95%. Ud fra vedlagte udkast til fordeling af et samlet forvente budget på ca. 550.000,- kr. / år vil BSB Egebjerg s forventede andel beløbe sig til ca. kr. 8.534,- pr. år i 4 år. Hertil skal evt. tillægges en vis usikkerhed i antal deltagende selskaber, som i vedlagte udkast til fordeling er vurderet til ca. 2 kr. pr. lejemål pr. år. Samlet må det forventes at prisen pr. lejemål vil blive mellem kr. 48,- & 50,- hvilket samlet set for BSB Egebjerg svare til kr. 8.880,- & 9.250,- pr. år i 4 år. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og evt. beslutter om selskabet ønsker deltagelse i projektets videreførelse, og samtidigt evt. beslutter om pengene skal tages fra selskabets dispositionsfond. Beslutningen kan evt. bygge på en forventet deltagelse af de samlede almene boligselskaber på min. ca. 95% samt Svendborg Kommunes accept. (Under punkt 1.1) Martin Skytte ønskede at punkt 1.16 Økonomikonsulent, projekt Sund Lejerøkonomi blev rykket frem til første punkt (1.1), så den del som Peter Halfdan Pommerencke skulle deltage i kom først. Martin Skytte orienterede om projekt Sund Lejerøkonomi s sammenslutning, satspulje mellem Svendborg kommune, Cama, SAB og BSB, formålet at bistå og vejlede boligselskabernes beboere omkring deres privatøkonomi. Projektet har nu kørt i 3 år, der er lagt ansøgning til kommunen om fortsættelse af projektet, som afventer politisk beslutning/budgetforhandlinger i efteråret 2016. Side 9 af 14
Peter Halfdan Pommerencke omdelte statistikskema samt gav en orientering omkring hans arbejde, hvilke funktioner han varetager så som hjælp til det offentlige, ansøge om boligydelse, forskudsregistrering, pension, husleje, lån m.v. Peter Halfdan Pommerencke forventer en stigning af fogedudsættelser fremadrettet hos kontanthjælpsmodtagere/udsatte bl.a. pga. den nye kontanthjælpsreform som trådte i kraft den 01.04.2016., med virkning fra den 01.10.2016. (Under punkt 1.16) Martin Skytte gennemgik de medsendte bilag omkring udkast til rammeaftale, fordeling af udgifter boligselskaberne imellem. Såfremt BSB Egebjerg beslutter, at være med i Sund Lejerøkonomi vil det ca. koste kr. 8.880,- - 9.250,- pr. år i 4 år. Indstillingen blev drøftet og godkendt samt besluttet, at pengene skulle tages fra selskabets dispositionsfond i de 4 år. Martin Skytte anbefalede, at henlægge kr. 10.000,- i de 4 år, dette blev ligeledes godkendt. 1.17 Orientering omkring fjernvarmen i Syd & Nord Orla Hansen giver en orientering på mødet. Vedr. fjernvarme i nord (Stenstrup Hasselvænget), har vi modtaget mail d. 21. april 2016, som er vedlagt som bilag. Såfremt omtalte tilbud modtages inden mødet d. 8. juni 2016, medtages dette på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Fjernvarme SYD (Ollerup, V. Skerninge & Ulbølle): Orla Hansen gav en grundig orientering omkring forløbet i projektet omkring et eventuelt nyt fjernevarmeværk i Vester Skerninge, som bestyrelsen tog til efterretning. Fjernevarme NORD (Stenstrup): BSB Egebjerg er tidligere (efteråret 2014) blevet tilbudt, at få tilsluttet 27 boliger på Hasselvænget til Stenstrup Fjernvarme, dog uden held, grundet manglende private tilslutninger. Martin Skytte udleverede bilag vedr. tidligere dagsordenspunkt fra organisationsbestyrelsesmøde d. 01. okt. 2014, for opfriskning af punktet. Heri fremgår det bl.a. at Stenstrup Fjernvarme på daværende tidspunkt skulle have kr. 30.098,- incl. moms pr. tilslutning. Stenstrup Fjernvarme har nu fremsendt nyt revideret tilbud (kr. 15.875,- incl. moms pr. bolig), som blev omdelt på mødet, incl. div. fjernvarme- og gasberegninger for et standard hus. Martin Skytte havde inden mødet d.d. talt med Finn Christensen fra Stenstrup Fjernvarme, som oplyser, at man er meget tæt på at projektet kan realiseres, da man snart har tilslutninger nok. Punktet blev grundigt drøftet og beregninger gennemgået, for hensyntagen til berørte lejere vedr. forventet varmeforbrug og selskabets økonomiske forhold vedr. dette punkt blev gennemgået. Bestyrelsen besluttede at selskabets boliger på Hasselvænget, skal tilsluttes Stenstrup Fjernvarme (27 stk. x kr. 15.875,- = kr. 428.625,-) og sam- Side 10 af 14
tidigt blev det besluttet, at der sættes penge af til reparation af vægge m.m. hvor gl. gasfyr demonteres. Bestyrelsen besluttede, at afsætte kr. 500.000,- som dækkes af selskabets dispositionsfond. Bestyrelsen gav bemyndigelse til, at Orla K. Hansen & Martin Skytte kunne færdigforhandle og underskrive en evt. kommende aftale/kontrakt med Stenstrup Fjernvarme. (Efter mødet har Martin Skytte, med Cc.. til Orla K. Hansen, fremsendt bekræftende mail til Stenstrup Fjernvarme og bl.a. præciseret bestyrelsens forbehold om, at prisen skal være fast!) 1.18 SSG - vagtordning På det stiftende afdelingsmøde d. 7. april 2015 (for afd. 81-52 under eventuelt) blev der oplyst, at organisationsbestyrelsen arbejder videre med en SSG vagtordning. Skal administrationen tilmelde BSB Egebjerg til vagtordningen ved SSG? Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og evt. tager beslutning om indførelse af SSGvagtordning. Martin Skytte orienterede omkring SSG ordningen, hvornår man bruger ordningen, og hvad man bruger den til. Svend Erik Johansen gav positiv feedback på ordningen. Bestyrelsen besluttede, at tilmelde sig en SSG vagtordning, dog med forbehold for, at de til enhver tid kunne træde ud af den igen, såfremt de ikke mente det gav mening. Der omdeles orientering til alle beboere, når tiden nærmer sig. (Driftsleder Lars Ole Møller har efter mødet, arrangeret de første møder mellem SSG, Lars Ole og ejendomsmester Palle Rasmussen.) 1.19 Flygtningeboliger anmodning fra Svendborg Kommune Martin Skytte har modtaget anmodning fra Svendborg Kommune, om evt. flygtningeboliger på Tjørnevej, Kærvej og Gemalvænget. Vedlagt som bilag er skrivelse fra afdelingsleder Allan Krogh Filtenborg, til videre drøftelse/beslutning. Dette punkt vedrører samtidigt tidligere ombygningsplaner på Kærvej 10, som organisationsbestyrelsen drøftede på organisationsmødet d. 3. juni 2015 samt efterfølgende fremsendt mail d. 17. dec. 2015 med bilag af ombygningsplaner samt overslag. (vedlagt som bilag) Det indstilles, at bestyrelsen drøfter modtaget brev fra Svendborg Kommune samt stillingtagen til, hvad der skal ske med Kærvej 10. Martin Skytte orienterede om henvendelse til Svendborg Kommune vedr. anmodning om salg af boligerne på Tjørnevej i Hundstrup, som pt. er stoppet af Ministeriet, grundet den nuværende flygtningetilstrømning. Martin Skytte gennemgik henvendelsen fra Svendborg Kommune, om dispensation til midlertidig ommærkning af ældreboligerne på Tjørnevej, Side 11 af 14
Gemalvænget og Kærvej, da disse boliger delvist ønskes udlejet som flygtningeboliger samt 3 stk. familieboliger på Gemalvænget. Der er tidligere drøftet en eventuel ombygning af to boliger på Kærvej 10, som grundet den nuværende situation, sættes i bero. Bestyrelsen godkendte midlertidig ommærkning af de, i brevet dateret 12. feb. fra Svendborg Kommune, omtalte boliger til brug af flygtninge / familier, dog betinget af, at Svendborg Kommunen fortsat hæfter for al økonomi omkring disse udlejninger, herunder tomgangstab og evt. udgifter i forbindelse med fraflytning. 2 Boligorganisationens afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2015 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 81-52: overskud på kr. 226.536 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Afdelingens årsregnskab blev godkendt. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2017 vedlægges som bilag. Administrationen har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Budget for afdeling 81-52 er gennemgået og godkendt af et flertal fra afdelingsbestyrelse. Afdeling 81-52: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 11.908.000,- og indebærer en lejeregulering på gns. 1,02 % for den samlede afdeling eller (1,26% for gl. afd. 81-12 (Tusindfryd) og 0,74% for resten af afdelingen (gl. afd. 81-51)) pr. 01. januar 2016. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 06. sep. 2016. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingens driftsbudget for kommende regnskabsår. Side 12 af 14
Afdelingsbudgettet blev godkendt. 2.3 Orientering om driftsforhold På afdelingens regnskabs- og budgetmøde d. 19. maj 2016 blev det besluttet, at alle 4 tagflader på Assensvej renoveres samtidigt i 2016, så denne bebyggelse ordnes på én gang, og dette kan holdes inden for nuværende afsatte midler i DVplan (dog mod enkelte justeringer/tilpasninger i DV-planen) Service på afdelingens gasfyr er genforhandlet, hvilket har resulteret i et leverandør skift fra Fyns Gasteknik til VVS Gården. Som forsøgsordning i kommende vintersæson går man fra en fast serviceaftale med tilkaldevagt, til en tilkaldeordning efter faktisk forbrug via VVS Gården. Ekstra p-plads i Vestervangen, som har været efterspurgt i mange år, er nu afsat i DV-plan og udføres i 2017. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 3 Næste møde Vi indkalder til næste møde. 4 Eventuelt Orla Hansen spurgte ind til hvordan det gik efter at Sydfyns Elforsyning (SEF) har overdraget administration & kundeservice til Stofa, hvorefter der blev drøftet en del omkring dette emne. Der var en del beboere rundt i afdelingen, som havde haft problemer med kanalindstilling, hastighed osv. Martin Skytte foreslog, at der evt. blev nedsat en arbejdsgruppe, som undersøgte ved beboerne hvad det konkret gik ud på. Aftalen blev, at flere i bestyrelsen skulle tage kontakt til beboerne i det afsnit de selv boede omkring problemerne, og samlet i afdelingsbestyrelsen drøfte omfang m.m.. For evt. efterfølgende at vende tilbage til Martin Skytte med konkrete svar som kan bruges over for SEF. Domea.dks Landskonference samt repræsentantskabsmøde og garantforsamling i 2017 afholdes den 9. & 10. juni 2017 på Hotel Nyborg Strand. Side 13 af 14
Mødet slut kl. 14.00 et godkendt Orla Hansen Formand Svendborg den 14.06.2016 MSK/LIJ Side 14 af 14