Bilag 3 // Betalingsmekanisme
Indholdsfortegnelse Side 1 Introduktion 2 2 Funktionsdygtighed 4 3 Serviceydelser 9 4 Forsyning 11 5 Beregning af Enhedsbetaling 134 6 Eksempel på beregning af Enhedsbetaling 19 7 Monitorering og procedure for fejlregistrering (selvkontrol) 211 8 Ophævelse af kontrakt 244 9 Prioritering af rum og serviceydelser 255 10 Refinansiering og deling af gevinster heraf 29 11 Betalingsanmodninger 311
1 Introduktion 1.1 Introduktion Nærværende bilag til OPP-kontrakten beskriver, hvorledes Enhedsbetalingen reguleres under Driftsfasen, som træder i kraft på Ibrugtagningstidspunktet. Reguleringerne omhandler manglende levering af ydelser, som defineret i Funktionsbaserede krav, bilag 1 til OPP-kontrakten, indeksering, energiprisregulering og refinansiering. Bilaget benævnes i det følgende Betalingsmekanismen. For definition af anvendte termer henvises til OPP-kontrakten. Betalingsmekanismens formål er at sikre, at OPP-leverandøren har økonomiske incitamenter til at levere den aftalte ydelse, jf. de funktionsbaserede krav. Det er ikke Betalingsmekanismens hensigt, at enhver mangel skal medføre nedslag i OPP-ydelsen, idet der til de enkelte funktionskrav og serviceydelser er tilknyttet rimelige udbedringsfrister. Desuden er det Bestillers forventning, at den aftalte ydelse leveres uden mangler, hvorfor Betalingsmekanismen alene skal ses som et objektivt regelsæt til løsning af eventuelle problemstillinger for henholdsvis leveringen af den aftalte ydelse og betalingerne herfor. I overensstemmelse med OPP-kontraktens 28 overfører Bygningsstyrelsen en kvartårlig betaling for de leverede ydelser Basisbetalingen. Basisbetalingen udgør én samlet betaling, som reguleres for følgende: Indeksering Regulering ved mangler i funktionsdygtighed Regulering ved mangler i serviceydelser Regulering for enhedspriser relateret til forsyning (el og varme). Basisbetalingen, reguleret for ovennævnte punkter, udgør Enhedsbetalingen, medmindre andet specifikt fremgår af OPP-kontrakten. 1.2 Struktur I afsnit 2 defineres funktionsdygtighed, som vedrører den primære brug og funktion af arealer jf. Funktionsbaserede krav, bilag 1 til OPP-kontrakten som derved relaterer sig til den største del af Basisbetalingen. Afsnit 3 omhandler definition af serviceydelser som er det andet primære element af Basisbetalingen. Serviceydelser relaterer sig ligesom funktionsdygtighed til Funktionsbaserede krav, bilag 1 til OPP-kontrakten. I afsnit 4 beskrives, hvorledes betaling for forsyning (el og varme) opgøres. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 2
Afsnit 5 definerer, hvorledes Enhedsbetalingen opgøres. Afsnit 6 indeholder eksempler på beregning af Enhedsbetalingen ved anvendelse af proxyværdier. Afsnit 7 beskriver, hvorledes monitorering af funktionsdygtighed og levering af serviceydelser foretages, samt hvordan fejlregistrering håndteres. Afsnit 8 beskriver, hvorledes point for fejl i funktionsdygtighed og manglende levering af serviceydelser opgøres i relation til OPP-kontraktens ophævelse. I afsnit 9 er anført et eksempel på, hvorledes prioritering af arealer er foretaget. Det bemærkes, at afsnit 9 (Prioritering af arealer og serviceydelser), samt nedslag der registreres af tekniske systemer antal sensorer/ målere, i forhold til det areal som sensorerne dækker vil skulle opdateres på baggrund af den vindende OPP-leverandørs projekt. Nærværende dokument og Excel-modellen (jævnfør nedenfor) opdateres i forhold til en eventuel ny prioritering af arealer, hvorimod antal sensorer/ målere udelukkende opdateres i Excel-modellen. Afsnit 10 omhandler refinansiering og deling af gevinster heraf. I afsnit 11 er struktur for betalingsanmodninger angivet. Til støtte for forståelse af Betalingsmekanismen vedlægges Betalingsmekanismens excel-model, bilag 3.1 med et illustrativt eksempel på Betalingsmekanismens funktion, jf. nedslag relateret til de Funktionsbaserede krav, bilag 1 og indeksering af Enhedsbetalingen, samt en supplerende Excelmodel til støtte for beregningen af energiprisreguleringen, bilag 3.3. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem Betalingsmekanismen og Excel-modellerne, har nærværende bilag forrang for Excelmodellerne. 1.3 Overordnede procedurer og principper for nedslag Såfremt der i henhold til afsnit 2 (Funktionsdygtighed) og 3 (Serviceydelser) opgøres en regulering som følge af mangler i funktionskrav eller serviceydelser, opgør OPP-leverandøren reguleringen efter bestemmelserne i nærværende bilag. Nedslag i Enhedsbetalingen skal ske senest to kvartaler efter fremsendelsen af den kvartalsvise kontrol- og dokumentationsrapport, hvoraf fejlen fremgår, jf. Samarbejdsmodellen bilag 4. Den kvartalsvise kontrol- og dokumentationsrapport skal endvidere vise, hvilke nedslag OPP-leverandøren vil foretage med dokumentation herfor i form af den benyttede beregningsmodel. Det samlede nedslag for et kvartal kan ikke overstige Enhedsbetalingen (eksklusive betaling for forsyning) for det kvartal, nedslaget angår. 1.4 Ret til at foretage nedslag Såfremt et areal ikke er funktionsdygtigt, eller en serviceydelse er mangelfuld, har Bestiller ret, men ikke pligt, til at foretage et nedslag i Enhedsbetalingen for den givne periode, hvor arealet og/eller serviceydelsen ikke er tilvejebragt, i overensstemmelse med OPP-kontrakten og nærværende dokument. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 3
2 Funktionsdygtighed 2.1 Indledning Funktionsdygtighed vedrører den primære brug og funktion af rum, medarbejderstationer samt øvrige arealer (herefter arealer ) i Byggeriet. Funktionsdygtighed måles for hvert enkelt areal, som beskrevet i Funktionsbaserede krav, bilag 1. OPP-leverandøren har ansvaret for, at den tilbudte drifts- og vedligeholdsstrategi overholdes, og at den tilbudte anlægsløsnings vedligeholdsmæssige stand er tilstrækkelig til at opfylde de funktionsbaserede krav. Ved beregning af regulering for mangler i funktionsdygtighed forudsættes 89 % af Enhedsbetalingen (eksklusive betaling for forsyning) henført til ydelser, der er beskrevet som værende afhængige af funktionsdygtighed, jf. Funktionsbaserede krav, bilag 1. Såfremt reguleringer som følge af mangler i funktionsdygtighed overstiger den samlede betaling for funktionsdygtighed i det pågældende kvartal, det vil sige 89 % af Enhedsbetalingen (eksklusive betaling for forsyning) for det pågældende kvartal, kan nedslag udgøre et større beløb, dog maksimalt 100 % af Enhedsbetalingen (eksklusive betaling for forsyning). 2.2 Definition af fejl i funktionsdygtighed Fejl i funktionsdygtighed er forhold, som ikke lever op til de Funktionsbaserede krav, bilag 1 for det givne areal. 2.3 Prioritering De enkelte arealer er prioriteret efter deres betydning for understøttelse af den daglige drift samt arealets størrelse, opgjort i kvadratmeter, hvor Prioritet 1: Areal, der har begrænset betydning for Brugernes anvendelse af bygningen mv. Prioritet 2: Areal, der har væsentlig betydning for Brugernes anvendelse af bygningen mv. Prioritering og størrelse af hvert areal anvendes til at opgøre størrelsen af nedslag for fejl i funktionsdygtighed for arealet. I afsnit 9 er Bestillers prioritering synliggjort i form af en liste over arealer baseret på de Funktionsbaserede krav, bilag 1. Forud for ibrugtagningstidspunktet vil Tilbudsgivers liste over arealer skulle indarbejdes i Betalingsmekanismen baseret på ovennævnte principper. Hvert areal forsynes med et unikt nummer til brug for senere opfølgning. 2.4 Metode til beregning af nedslag for fejl i funktionsdygtighed Ved fejl i funktionsdygtighed sondres der mellem tre typer af nedslagsmetoder, herunder areal- og sensorbestemte nedslag samt nominelt fastsatte takstnedslag. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 4
Nedslagsmetode 1: Manglende funktionalitet medfører nedslag i de arealer, hvor krav til funktionsdygtighed ikke er opfyldt (punkt 1-6 i skema 2.5). I åbne kontormiljøer registreres fejl pr. arbejdsplads (typer A-D). Nedslagsstørrelsen beregnes ved at gange det fejlmeldte areals størrelse i forhold til det totale antal kvadratmeter med den tilhørende meromkostningsfaktor og den indekserede Enhedsbetaling. Nedslagsmetode 2: Fejl i funktionalitet, der registreres og logges elektronisk, registreres pr. sensor/måler og ikke pr. areal (punkt 7-8 i skema 2.5). Nedslagsstørrelsen afspejler de kvadratmeter, den fejlmeldte sensor/måler dækker, divideret med det samlede antal kvadratmeter for Byggeriet, samt ganget med den tilhørende meromkostningsfaktor og den indekserede Enhedsbetaling. Ved systemnedbrud skal Brugers repræsentant og Bestiller straks orienteres om årsag samt omfang, og OPP-leverandøren skal redegøre for, hvornår systemet kan forventes funktionsdygtigt igen. Nedslagsmetode 3: Ved denne metode for fejl i funktionalitet, er der fastsat et nominelt takstnedslag (punkt 9-13 i skema 2.5) for de enkelte typer af fejl. Nedslaget beregnes på baggrund af antallet af registrerede fejl, ganget med det indekserede takstnedslag, som fastlagt i skema 2.5. 2.5 Frist for udbedring af manglende funktionsdygtighed For alle krav til funktionsdygtighed gælder, at såfremt eventuelle fejl er udbedret inden Frist for udbedring, og Bestillers repræsentant godkender udbedringen, medfører hændelsen ikke et nedslag i Enhedsbetalingen. Uanset at manglende funktionsdygtighed udbedres inden Frist for udbedring og således ikke medfører et nedslag, medfører den manglende funktionsdygtighed Nedslagspoint, jf. afsnit 8. Som udgangspunkt gælder nedenstående udbedringsfrister for de primære fejl, som er defineret under punkt 1 i skema 2.5: Midlertidig udbedring: Permanent udbedring: Prioritet 1: 72 timer 168 timer Prioritet 2: 24 timer 120 timer De resterende fejl, som er angivet i skema 2.5 under punkt 2-13 har andre specifikke udbedringsfrister, som adskiller sig fra ovenstående. Frist for udbedring måles fra tidspunktet for rapportering af fejl eller mangler til OPPleverandørens e-mail, eller når OPP-leverandøren selv er blevet bekendt med fejlen, jf. afsnit 7. OPP-leverandøren skal rapportere via e-mail til Bestillers og Brugers repræsentanter, når en fejl anses for udbedret (rettidigt såvel som efter udbedringsfrister). Der kan i specifikke situationer aftales længere udbedringsfrister, såfremt omstændigheder taler herfor, og Bestiller finder dette hensigtsmæssigt. Weekenden indgår ikke i opgørelsen af gentagne mangler og generel fristoverholdelse. Weekenden er defineret som perioden mellem fredag kl. 18.00 og mandag kl. 7.00. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 5
Beregningseksempel: Såfremt et areal med prioritet 2 (f.eks. et toilet) rapporteres ikke-funktionsdygtigt fredag kl. 10, og fejlen er omfattet af udbedringsfristerne, jf. punkt 1 i skema 2.5, har OPP-leverandøren frist indtil mandag kl. 23 til at udbedre manglen midlertidigt. Såfremt manglen udbedres midlertidigt inden for denne frist, medfører det ikke nedslag i Enhedsbetalingen, men alene Nedslagspoint, jf. afsnit 8. Hvis den midlertidige udbedring ikke er erstattet af en permanent udbedring inden tirsdag kl. 12 otte dage senere, medfører det dog nedslag uanset den midlertidige udbedring. Gentagne mangler opstår for hver løbende 24 timer. Hvis en mangel ikke er udbedret midlertidigt inden for 24 timer efter den midlertidige udbedringsfrist på henholdsvis 72 timer for prioritet 1 og 24 timer for prioritet 2. Såfremt manglen bliver udbedret midlertidigt, men ikke permanent, vil det være samme frist på 24 timer, som er gældende for opgørelsen af gentagne mangler. Såfremt der er tale om specifikke funktionskrav, jf. skema 2.5, reduceres førnævnte frister for gentagne mangler til de aktuelle frister for det pågældende areal. Skema 2.5 Nedslagsmetoder og frist for udbedring af manglende Funktionsdygtighed Nedslagsmetode 1 1 (a) et areal lever ikke op til gældende lovpligtige krav for det givne areal; (b) Brugerne kan ikke forsvarligt bruge arealet uden rimelig risikofrihed for helbred og sikkerhed; eller (c) OPP-leverandøren gør sig skyldig i handlinger eller undladelser i modstrid med OPP-kontrakten, der på anden måde end i det nedenfor angivne medfører væsentlige begrænsninger i anvendelsen af et areal, som angivet i Funktionsbaserede krav, bilag 1; (d) arealets vægge, gulve og facader fremstår ikke i generel god stand, uden større synlige huller og generel tilsmudsning. Midl. udb. Timer 24 for prioritet 2-areal og 72 for prioritet 1- areal 2 Det akustiske klima lever ikke op til de stillede krav. 48 72 3 Belysningen lever ikke op til normkrav. 3 72 4 Arealet er som følge af mangelfuld rengøring i en sådan hygiejne- og renlighedsmæssig stand, at det i sin væsentlighed ikke kan anvendes til det forudsatte brug. 5 Det betegnes også som svigt, hvis der konstateres skadedyrsangreb. 4 48 24 120 6 Svigt i telefon- og it-net. 1 24 Nedslagsmetode 2 7 Det atmosfæriske og termiske indeklima lever ikke op til de stillede krav. Midl. udb. Timer 8 72 Perm. udb. Timer 120 for prioritet 2-areal og 168 for prioritet 1- areal Perm. udb. Timer Areal pr. rum/ arbejdsplads Areal pr. sensor (gennemsnitsbetragtning) Betalingsmekanisme 6. juni 2013 6
8 Svigt i det automatiske brandalarmeringsanlæg (ABAanlæg), eksempelvis i den centrale rapporteringsenhed, censorer eller lignende. Nedslagsmetode 3 9 Svigt i energiforsyning til opvarmning, el, vand samt renovation. 10 Svigt i det automatiske indbrudsalarmeringsanlæg (AIAanlæg), eksempelvis i transmissionsudstyr, sensorer eller lignende. 11 Svigt i det automatiske branddørslukningsanlæg (ABDLanlæg). 12 Svigt i adgangskontrolanlægget (ADK-anlæg), hvor dette medfører risiko for uautoriseret adgang samt svigt i kortlæsere eller lignende. 13 Svigt i elevatorer eller andre vertikale forbindelser (trapper). 1 24 Takstnedslag (nominelt) 4 48 5.000 kr. pr. hændelse 1 24 2.500 kr. pr. dør 4 48 2.500 kr. pr. dør 1 12 2.500 kr. pr. dør 4 48 2.500 kr. pr. elevator/ trappe 2.6 Undtagelser for nedslag i Funktionsdygtighed Såfremt det kan dokumenteres, at en fejl eller mangel i Funktionsdygtighed alene skyldes Brugers abnorme handlinger i forbindelse med anvendelse af bygningen eksempelvis ved indflytningen medfører den givne hændelse ikke nedslag. Sådanne fejl og mangler medfører heller ikke Nedslagspoint, jf. afsnit 8. I forbindelse med vurdering af Brugers abnorme handlinger har Bestiller og Bruger ret til at indkalde ekstern rådgiver for vurdering af forholdet. Brugeradfærd anses for abnorme handlinger, såfremt den pågældende adfærd: Strider mod Aftalens 1.3. Strider mod vejledning fra OPP-leverandøren, såfremt vejledningens udtrykkelige formål er at forhindre denne type fejl eller mangel i Funktionsdygtighed, som er sket, og overholdelse af vejledningen ikke kan forventes at påføre Bygningsstyrelsen eller Brugerne urimelige forpligtelser eller økonomiske byrder. Når OPP-leverandøren udfører planlagt vedligehold samt almindelige driftsrutiner, der medfører, at et areal ikke er Funktionsdygtigt ifølge ovenstående definition, medfører dette ikke nedslag i Enhedsbetalingen eller Nedslagspoint, såfremt perioden, hvor arealet ikke er Funktionsdygtigt, ikke overstiger den planlagte gennemførelsestid. 2.7 Indeksering af Basisbetalingen Tilbudsgiver skal selv oplyse dennes estimerede andel af Enhedsbetalingen (ekskl. betaling for forsyning), som kan henføres til ydelser, hvor omkostningerne forbundet hermed skønnes påvirket af prisudviklingen i Driftsfasen. Tilbudsgivers estimerede andel skal være underbygget af Tilbudsgivers finansielle model - f.eks. drifts- og vedligeholdsomkostningers andel af Enhedsbetalingen (ekskl. betaling for forsyning). Betalingsmekanisme 6. juni 2013 7
Denne andel af Basisbetalingen vil blive reguleret for prisudvikling én gang årligt. Indeksering sker uden hensyntagen til den faktiske prisudvikling på OPP-leverandørens omkostninger. Inflationsandelen skal være opgjort i procent af Basisbetalingen ekskl. betaling for bygningens energiforbrug. jf. afsnit 4 71 % af det beløb, som indekseres, skønnes at være henført til drift, og indekseringen for denne del vil ske med udgangspunkt i Lønindeks for den private sektor, ILON2 (TOT Erhverv i alt og ikke sæsonkorrigeret), opgjort af Danmarks Statistik. 29 % af indekseringen skønnes at være henført til vedligehold, og indekseringen af denne del vil ske med udgangspunkt i Byggeomkostningsindeks for boliger, BYG4 (byggeomkostningsindeks i alt og den totale art), opgjort af Danmarks Statistik. Såfremt de nævnte indeks ophører med at blive udregnet, anvendes andre indeks, som i størst mulig grad svarer til de anvendte indeks. Indekseringen af Basisbetalingen vil derfor tage udgangspunkt i det sammenvægtede prisindeks af henholdsvis ILON2 (71 %) og BYG4 (29 %). Eksempel: ILON2 tredje kvartal 2011 119,5 ILON2 tredje kvartal 2012 121,5 Reguleringssats: (121,5-119,5)/119,5 x 100 = 1,67 % BYG4 tredje kvartal 2011 121,9 BYG4 tredje kvartal 2012 126,9 Reguleringssats: (126,9-121,9)/121,9 x 100 = 4,1 % Herefter reguleres [xx] % af Basisbetalingen, eksklusive forsyning, med et sammenvægtet prisindeks på: 71 % * 1,67 % + 29 % * 4,1 % = 2,37 % Første indeksering for prisudvikling sker ved førstkommende 1. januar efter Ibrugtagningstidspunktet. Herefter sker den årlige regulering hver den 1. januar. Indekseringen pr. 1. januar i de givne år vil ske på basis af det ovenfor beskrevne vægtede prisindeks og opgøres som ændringen i indekset for tredje kvartal året forinden og de 12 forudgående måneder. 2.8 Indeksering af nedslag for fejl i funktionsdygtighed Nedslag som følge af fejl i funktionsdygtighed vil blive opgjort efter samme metode som indeksering af Basisbetalingen, hvilket indebærer, at kun en fastlagt del af Enhedsbetalingen indekseres. Til beregning af indeksering af nedslag for fejl i funktionsdygtighed prisjusteres funktionsdygtigheds andel af Enhedsbetalingen yderligere, dog kun med 50 % af den beregnede ændring i det vægtede prisindeks. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 8
3 Serviceydelser 3.1 Indledning Krav til serviceydelser fremgår af Funktionsbaserede krav, bilag 1 og OPP-leverandørens rengørings-program, som vil tilgå henholdsvis bilag 1 og bilag 6 til OPP-kontrakten. Rengøringsprogrammet omfatter primært ydelser i forbindelse med renhold og bør som minimum indeholde følgende kategorier: Renhold terræn Vintervedligehold iht. gældende regler Renhold indvendig bygning Vinduespolering Vask og rensning. Serviceydelser er i Betalingsmekanismen opdelt i serviceydelser relateret til indendørsarealer (bygninger), og serviceydelser relateret til udendørsarealer (terræn). Ved beregning af regulering for fejl i serviceydelser kan 10 % af Enhedsbetalingen (eksklusive betaling for forsyning) henføres til serviceydelser, som er relateret til indendørsarealer, jf. Funktionsbaserede krav, bilag 1. Nedslag som følge af fejl i serviceydelser, relateret til indendørsarealer, kan ikke overstige 15 % af Enhedsbetalingen (eksklusive betaling for forsyning)for et givent kvartal. Ved beregning af regulering for fejl i serviceydelser kan 1 % af Enhedsbetalingen (eksklusive betaling for forsyning) henføres til serviceydelser, der er relateret til udendørsarealer, jf. Funktionsbaserede krav, bilag 1. Nedslag som følge af fejl i serviceydelser, relateret til udendørsarealer, kan ikke overstige 4 % af Enhedsbetalingen for et givent kvartal. Nedslag for fejl i serviceydelser beregnes efter samme princip som nedslag for funktionsdygtighed, det vil sige ud fra størrelsen samt prioriteringen af de enkelte arealer. 3.2 Definition af fejl eller mangler i serviceydelser Serviceydelser vil blive registreret som værende ikke-leverede, såfremt nedenstående hændelser indtræffer: 1. Serviceydelser, relateret til udendørsarealer, som specificeret i de Funktionsbaserede krav afsnit 9, er ikke udført i overensstemmelse med Funktionsbaserede krav. 2. Serviceydelser, relateret til bygninger udvendigt, som specificeret i de Funktionsbaserede krav afsnit 9, er ikke udført/leveret i overensstemmelse med Funktionsbaserede krav. 3. Serviceydelser, relateret til bygninger indvendigt, som specificeret i Funktionsbaserede krav afsnit 9, er ikke udført/leveret i overensstemmelse med Funktionsbaserede krav. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 9
3.3 Prioritering De enkelte arealer er prioriteret efter deres betydning for understøttelse af den daglige drift samt arealets størrelse, opgjort i kvadratmeter, hvor Prioritet 1: Areal, der har begrænset betydning for Brugernes anvendelse af bygningen mv. Prioritet 2: Areal, der har væsentlig betydning for Brugernes anvendelse af bygningen mv. Prioritering og størrelse af hvert areal anvendes til at opgøre størrelsen af nedslag for fejl i funktionsdygtighed for arealet. I afsnit 9 er Bestillers prioritering synliggjort i form af en liste over arealer baseret på de Funktionsbaserede krav, bilag 1. Ved indgåelse af OPP-kontrakten vil Tilbudsgivers liste over arealer skulle indarbejdes i Betalingsmekanismen baseret på ovennævnte principper. Hvert areal forsynes med et unikt nummer til brug for senere opfølgning. 3.4 Metode for beregning af nedslag ved mangelfuld levering af serviceydelser Manglende levering af serviceydelser medfører nedslag for de arealer, hvor krav til serviceydelser (rengøring mv.) ikke er opfyldt i overensstemmelse med de Funktionsbaserede krav, bilag 1. I åbne kontormiljøer registreres fejl pr. arbejdsplads (typer A-D). Nedslagsstørrelsen beregnes ved at gange det fejlmeldte areals vægtede størrelse i forhold til det totale antal kvadratmeter med den tilhørende meromkostningsfaktor og, ganget med den indekserede Enhedsbetaling. 3.5 Frist for udbedring af mangler i serviceydelser Såfremt mangler er udbedret inden Frist for udbedring, medfører hændelsen ikke et nedslag i Enhedsbetalingen. Frist for udbedring for serviceydelser er 24 timer, målt fra rapportering af fejl til OPP-leverandøren. Gentagne mangler i serviceydelsen opstår hver løbende 24 timer, hvis en mangel ikke er udbedret inden for fristen for udbedring. Uanset at mangler i serviceydelser udbedres inden Frist for udbedring og således ikke medfører et nedslag, medfører manglende serviceydelser Nedslagspoint, jf. afsnit 8. Weekenden indgår ikke i opgørelsen af gentagne mangler og generel fristoverholdelse. Weekenden er defineret som perioden mellem fredag kl. 18.00 og mandag kl. 7.00. Ovenstående gælder dog ikke vinterforanstaltninger, der skal være udbedret én time efter rapportering af fejl til OPP-leverandøren. 3.6 Indeksering af nedslag for manglende levering af serviceydelser Nedslag for manglende levering af serviceydelser indekseres på samme måde som ved indeksering af nedslag for fejl i funktionsdygtighed, bortset fra at der suppleres med fuld indeksering af serviceydelsernes andel af Enhedsbetalingen (modsat funktionsdygtighed hvor der indekseres 50 %). Betalingsmekanisme 6. juni 2013 10
4 Forsyning Forsyning omfatter det bygningsbestemte elforbrug og det totale varmeforbrug, som betales via Enhedsbetalingen. Mængderne af el og varme, der betales for, er lagt fast i kontrakten, mens enhedsprisen fastsættes efter de aktuelle el- og varmepriser. Størrelsen af betalingen vil derfor afhænge af udviklingen i energipriserne. Brugerbestemt elforbrug betales separat af Brugeren og er derfor ikke en del af Enhedsbetalingen. Dette sikrer, at Brugeren har incitament til at spare på energien og gennemføre energibesparende tiltag. Bygningens energiforbrug OPP-leverandøren skal afholde afgifter og omkostninger i forbindelse med modtagelse af el og varme. Bestiller betaler OPP-leverandøren for det bygningsbestemte forbrug af elektricitet og varme efter budgetteret forbrug og den faktiske enhedspris. OPP-leverandøren modtager ikke særskilt betaling for faste forsyningsudgifter. Med faste forsyningsudgifter menes ikke-mængderelaterede forsyningsudgifter, såsom abonnementsbetalinger, tilslutningsafgifter mv. Reguleringen af Enhedsbetalingen for forbrug beregnes som forskellen mellem de udmeldte og de realiserede enhedspriser (variable udgifter ved henholdsvis el og varme), ganget med det realiserede forbrug. Beregningerne er illustreret nedenfor: Varme: (Realiseret enhedspris - udmeldt enhedspris) * realiseret forbrug El: (Realiseret enhedspris - udmeldt enhedspris) * realiseret forbrug. OPP-leverandøren skal årligt opgøre og meddele Bestiller den realiserede vægtede gennemsnitlige enhedspris for varme og el, opgjort pr. 31. december. Det årlige forbrug skal være opgjort senest to måneder herefter. Reguleringen for udviklingen i energipriserne finder sted ved opkrævning for tredje kvartal i et kalenderår. Den første regulering for energiprisudviklingen sker for energiforbruget i perioden mellem Ibrugtagningstidspunktet og 31. december, og efterfølgende reguleringer sker for hele kalenderår. A conto-betaling for første periode består af de af Bestiller udmeldte enhedspriser, som ganges med Tilbudsgivers budgetterede forbrug af henholdsvis varme og el. A conto-betalinger for efterfølgende perioder baseres på realiserede vægtede gennemsnitlige enhedspriser for seneste reguleringsperiode, ganget med Tilbudsgivers budgetterede forbrug af henholdsvis varme og el. Reguleringen af a conto-betalingerne sker samtidig med reguleringen for energiprisudviklingen. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 11
Tilbudsgiverne skal derfor i Tilbudsmodellen inkludere budgetteret årligt forbrug af el og varme, opgjort til de af Bestiller udmeldte variable enhedspriser. Efter ibrugtagning opdateres de variable enhedspriser én gang årligt til de realiserede vægtede gennemsnitlige enhedspriser, opgjort for året før, jf. ovenstående tidsfrister. Illustrativt eksempel: Realiseret varmeforbrug: 100 MWh Udmeldt enhedspris for varme: 200 kr./mwh Realiseret vægtet gennemsnitlig enhedspris for varme: 300 kr./mwh. Regulering varme: (300 kr./mwh - 200 kr./mwh) * 100 MWh = 10.000 kr. (forøget betaling til OPP-leverandør). Realiseret elforbrug: 100 MWh Udmeldt enhedspris for el: 200 kr./mwh Realiseret vægtet gennemsnitlig enhedspris for el: 100 kr./mwh. Regulering el: (100kr./MWh - 200kr./MWh) * 100MWh = - 10.000 kr. (reduceret betaling til OPP-leverandør). Beregningsmetode for reguleringen i henhold til energiprisudviklingen og a conto-betalingerne ses i den vedlagte beregningsmodel for Energiprisregulering, bilag 3.3. Manglende opfyldelse af krav om energiforbrug Bygningens energiforbrug beregnes og måles jf. Eftervisning af energiforbrug til bygningsdrift, bilag 3.4. Det beregnede energiforbrug afrapporteres i forbindelse med færdig projektering af bygningen. Det faktiske energiforbrug opgøres ét år efter ibrugtagning. Afrapportering af det faktiske energiforbrug sker i anden kvartalsrapport det følgende år. Hvis det faktiske energiforbrug, korrigeret for graddage jf. nedenstående afsnit, overstiger det beregnede energiforbrug med mere end 20 %, skal OPP-leverandøren betale en bod. Boden opgøres som en reduktion af den del af Enhedsbetalingen i det følgende år, der henføres til det bygningsbestemte energiforbrug, i ét år med den procent, som energiforbruget overstiger grænsen af det beregnede forbrug. Efter ét år foretages en ny opgørelse af opfyldelse af det beregnede forbrug. Hvis energikravet er opfyldt, normaliseres Enhedsbetalingen. Hvis kravet ikke er opfyldt, fastsættes en ny bod, jf. ovenstående. Hvis det faktiske energiforbrug overstiger det beregnede energiforbrug med f.eks. 22 %, skal den del af Enhedsbetalingen, der henfører til det bygningsbestemte energiforbrug, reduceres med 22 %. Da mængderne af el og varme er lagt fast i kontrakten, vil OPP-leverandøren ikke blive kompenseret for et eventuelt merforbrug. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 12
Regulering for usædvanligt kolde eller varme vintre OPP-leverandøren vil én gang om året kunne blive kompenseret for graddage, det vil sige usædvanligt kolde vintre, som medfører, at OPP-leverandøren har haft et større varmeforbrug end forventet. Det samme gælder en kompensation til Bestiller, hvis OPP-leverandøren har haft et lavere varmeforbrug grundet usædvanligt milde vintre. Retten til kompensation indtræffer, hvis graddagetallet det pågældende år varierer med mere end 10 %. Retten til kompensation vedrører alene udgifterne til rumopvarmning, inklusive varme til ventilationsvarmeflader og tab i varmeanlæg- og rør. Udgifterne til varmtvandsforbrug graddagekorrigeres således ikke. Udgangspunktet for beregningen af en eventuel kompensation er andelen af det beregnede energiforbrug, som går til rumopvarmning, inklusive varme til ventilationsvarmeflader og tab i varmeanlæg og -rør, som fastlægges i forbindelse med byggetilladelsen. Kompensationen sker med udgangspunkt i dette forbrug og er således uafhængig af, om det faktiske energiforbrug afviger herfra. Regulering for usædvanligt kolde eller varme vintre: Andel af det beregnede energiforbrug til rumopvarmning mv., fastlagt i forbindelse med byggetilladelsen * graddageafvigelse * udmeldt enhedspris for varme. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 13
5 Beregning af Enhedsbetaling Overordnet formel (1) Enhedsbetaling for et givent Kvartal K, kan beregnes efter følgende formler: 1. EB K = KEB K + AB K NFD K NSY K + ÅRO * (RGD Y REK Y + RVE Y ) Hvor EBK KEBK ABK NFDK NSY K ÅRO RGD Y REK Y RVEY Enhedsbetaling for Kvartal K Enhedsbetaling for kvartal K, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage A conto betaling for varme og el for kvartal K Nedslag for fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 1-3) i Kvartal K Nedslag for fejl i serviceydelser (indendørsarealer og udendørsarealer) i kvartal K Binær variabel lig; 0 hvis kvartalsopgørelse og 1 hvis Årsopgørelse Regulering for graddage Regulering for manglende opfyldelse af krav om energiforbrug Regulering for ændringer i enhedspris for varme og el i år Y De ovenstående delelementer er beskrevet og defineret i de følgende afsnit. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 14
Delformler (2 til 18) Formler for Enhedsbetaling (2 og 3) 2. KEBK = AEBY * (1/4) Hvor KEBK AEBY Enhedsbetaling for kvartal K, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage Den årlige Enhedsbetaling for år Y, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage 3. AEBY = BEB0 * IA * IIY + BEB0 * (1 IA) Hvor AEBY BEB0 IA IIY Den årlige Enhedsbetaling for år Y, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage Den årlige Basisbetaling på tidspunkt 0, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage Inflationsandel [angivet af tilbudsgiver] (fast igennem hele kontraktens løbetid) Inflationsindeks akkumuleret frem til og med år Y opgjort akkumuleret af tidligere års inflationsindekstilskrivninger (Inflationsindekset er lig 1,00 på tidspunktet for første indeksering) Formler for nedslag, funktionsdygtighed (4 til 7) 4. NFDK = NFD1K + NFD2K + NFD3K Hvor NFDK NFD1K NFD2K NFD3K Nedslag for fejl i funktionsdygtighed i kvartal K Nedslag for fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 1) i Kvartal K Nedslag for fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 2) i Kvartal K Nedslag for fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 3) i Kvartal K Nedslagsmetode 1 (5) 5. NFD1K = (( KEBK * (KVMIR / KVMIA) * MOF F1-3 * FDA F * HIIY) / DageK) * PRIIR Hvor NFD1K KEBK Nedslag for fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 1) i Kvartal K Enhedsbetaling for kvartal K, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage Betalingsmekanisme 6. juni 2013 15
KVMIR Kvadratmeter i indendørs areal R KVMIA Kvadratmeter indendørs arealer total MOF F1-3 Meromkostningsfaktor for nedslagsmetode 1 er fastsat til 2 for både brugerarealer, fællesarealer og arealer for støttefunktioner FDA F Andel af betaling der vedrører funktionsdygtighed, 89 % HIIY Inflationsindeks akkumuleret frem til og med år Y opgjort akkumuleret af tidligere års inflationsindekstilskrivninger delt med 2 (Inflationsindekset er lig 1,00 på tidspunktet for første indeksering) DageK 365/4 PRIIR Prioritet for indendørs areal R, se afsnit 9 for eksempel Nedslagsmetode 2 (6) 6. NFD2K = (KVMIR / KVMIA) * MOF 2 * FDA F * HIIY * (KEBK / Dage K ) Hvor NFD2K Nedslag for fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 2) i Kvartal K KVMIR Kvadratmeter i indendørs areal R KVMIA Kvadratmeter indendørs arealer total MOF 2 Meromkostningsfaktor for nedslagsmetode 2 er fastsat til 0,25 FDA F Andel af betaling der vedrører funktionsdygtighed, 89 % HIIY Inflationsindeks akkumuleret frem til og med år Y opgjort akkumuleret af tidligere års inflationsindekstilskrivninger delt med 2 (Inflationsindekset er lig 1,00 på tidspunktet for første indeksering) KEBK Enhedsbetaling for kvartal K, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage DageK 365/4 Nedslagsmetode 3 (7) 7. NFD3K = (NM in * IA * II Y + NM in * (1 IA)) * (1 + ((HII Y 1) * FDA F )) Hvor NFD3K Nedslag for fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 3) i Kvartal K NM in Nominel takst for ydelse n IA Inflationsandel [angivet af tilbudsgiver] (fast igennem hele kontraktens løbetid) IIY Inflationsindeks akkumuleret frem til og med år Y opgjort akkumuleret af tidligere års inflationsindekstilskrivninger (Inflationsindekset er lig 1,00 på tidspunktet for første indeksering) HIIY Inflationsindeks akkumuleret frem til og med år Y opgjort akkumuleret af tidligere års inflationsindekstilskrivninger delt med 2 (Inflationsindekset er lig 1,00 på tidspunktet for første indeksering) FDA F Andel af betaling der vedrører funktionsdygtighed, 89 % Betalingsmekanisme 6. juni 2013 16
Formler for nedslag, serviceydelser (8 til 10) 8. NSY K = NSYI K + NSYU K Hvor NSYK NSYIK NSYUK Nedslag for fejl i serviceydelser i kvartal K Nedslag for fejl i serviceydelser (indendørsarealer) i kvartal K Nedslag for fejl i serviceydelser (udendørsareal) i kvartal K Nedslag i serviceydelser, indendørsarealer (9) 9. NSYIK = (( KEBK * (KVMIR / KVMIA) * MOF S * FDA S * IIY) / Dage K ) * PRIIR Hvor NSYIK Nedslag for fejl i serviceydelser (indendørsarealer) i Kvartal K KEBK Enhedsbetaling for kvartal K, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage KVMIR Kvadratmeter i indendørs areal R KVMIA Kvadratmeter indendørs arealer total MOF S Meromkostningsfaktor for serviceydelser fastsat til 5 for både brugerarealer, fællesarealer og arealer for støttefunktioner FDA S Andel af betaling der vedrører serviceydelser (indendørsarealer), 10 % IIY Inflationsindeks akkumuleret frem til og med år Y opgjort akkumuleret af tidligere års inflationsindekstilskrivninger (Inflationsindekset er lig 1,00 på tidspunktet for første indeksering) Dage K 365/4 PRIIR Prioritet for indendørs areal R, se afsnit 9 for eksempel Nedslag i serviceydelser, udendørsarealer (10) 10. NSYUK = (( KEBK * (KVM UR / KVM UA ) * MOF S * FDA S * IIY) / Dage K ) * PRI UR Hvor NSYI K Nedslag for fejl i serviceydelser (udendørsarealer) i Kvartal K KEB K Enhedsbetaling for kvartal K, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage KVM UR Kvadratmeter i udendørsareal R KVM UA Kvadratmeter udendørsarealer total MOF S Meromkostningsfaktor for serviceydelser (udendørsarealer) er fastsat til 5 FDA S Andel af betaling der vedrører serviceydelser (udendørsarealer), 1 % II Y Inflationsindeks akkumuleret frem til og med år Y opgjort akkumuleret af tidligere års inflationsindekstilskrivninger (Inflationsindekset er lig 1,00 på tidspunktet for første indeksering) Dage K 365/4 PRI UR Prioritet for udendørsareal R, se afsnit 9 for eksempel Betalingsmekanisme 6. juni 2013 17
Formler for regulering af ændring i enhedspris for varme og el bygningsenergi (11) 11. RVE Y = ((RVY - PV) * MVY) + ((REY -PE) * MEY) Hvor: RVEY RVY PV MVY REY PE MEY Regulering for ændringer i enhedspris for varme og el i år Y Realiseret enhedspris i år Y for varme Udmeldt enhedspris for varme Mængde anvendt af varme i år Y Realiseret enhedspris i år Y for el Udmeldt enhedspris for el Mængde anvendt af bygnings el i år Y Regulering for manglende opfyldelse af krav til energiforbrug (12 og 13) 12. REK Y = AEBY * EFAY * REEY * IEKOY Hvor: REKY Regulering af Enhedsbetaling for manglende opfyldelse af krav om energiforbrug i år Y AEBY Den årlige Enhedsbetaling for år Y, før betaling for varme og el, før nedslag og før reguleringer relateret til forsyning, energikrav og graddage EFAY Energiforbrugsandel i år Y REEY Reguleringsprocent i år Y for manglende opfyldelse af krav om energiforbrug IEKOY Hvis REEY > 20 % = 1, hvis REEY < 20 % = 0 13. REE Y = (REF Y EF) / EF Hvor: REEY REFY EF Reguleringsprocent i år Y for manglende opfyldelse af krav om energiforbrug Realiseret energiforbrug i år Y Energiforbrug loft Regulering for usædvanlig kolde eller varme vintre (14) 14. REG Y = BER * GDY * PV * IEGOY Hvor: REGY Regulering af Enhedsbetaling for graddage i år Y BER Beregnet energiforbrug til rumopvarmning opgjort i MWh, fastlagt i forbindelse med byggetilladelse GDY Graddage i år Y PV Udmeldt enhedspris for varme IEGOY Hvis GDY > 10 % = 1, hvis GDY < 10 % = 0 Betalingsmekanisme 6. juni 2013 18
6 Eksempel på beregning af Enhedsbetaling Opgørelse af Enhedsbetalingen er illustreret nedenfor. Illustrationen er alene et vejledende eksempel, hvorfor anvendte tal ikke udtrykker Bestillers forventninger eller krav. Eksempel på beregning af elementer i Enhedsbetaling Enhedsbetaling er illustrativt opgjort for et uspecificeret kvartal i 20XX. Forudsætninger: Antal dage: 365 Årlig basisbetaling BEB: 50.000.000 kroner Kvartalsvis betaling forsyning: 250.000 kroner Inflationsindeksering akkumuleret frem til år 20XX, II20XX: 1,031 Inflationsindeksering for år 20XX+1: 2,50 % Inflationsindeksering akkumuleret frem til og med år 20XX+1, II20XX+1: 1,057 Inflationsindeksering akkumuleret frem til og med år 20XX+1 (delt med to), II20XX+1: 1,029 Andel, der inflationsindekseres, IA: 20 % Nedslagsmetode 1: 15 fejl registreres i ét prioritet 2 areal på 50 kvadratmeter, og det samlede antal kvadratmeter udgør 40.000 Nedslagsmetode 2: 20 fejl registreres og omhandler prioritet 2 sensorer/ målere som dækker 80 kvadratmeter hver, og det samlede antal kvadratmeter udgør 40.000 Nedslagsmetode 3: 5 fejl registreres for de automatiske branddørslukningsanlæg som er fastsat til takst 2.000 kroner og defineret under prioritet 2 Nedslag for serviceydelser (indendørsarealer): 23 fejl registreres i ét prioritet 2 areal på 50 kvadratmeter, og det samlede antal kvadratmeter udgør 40.000 Nedslag for serviceydelser (udendørsarealer): 4 fejl registreres i ét prioritet 1 areal på 308 kvadratmeter, og det samlede udendørs areal udgør 20.000 kvadratmeter Beregning af kvartalsvis basis Enhedsbetaling, KEB: Formel 3: AEB20XX = 50.000.000 * 20 % * 1,057 + 50.000.000 * (1 20 %) = 50.570.000 kroner Formel 2: KEB = 50.570.000 * (1 / 4) = 12.642.500 kroner Nedslag for 15 tilfælde af fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 1): Formel 5: NFD1 = 15 * ((12.642.500 * (50/40.000) * 2 * 89 % * 1,029) / 91,3) * 2 = 9.511 kroner Nedslag for 20 tilfælde af fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 2): Formel 6: NFD2 = 20 * (80/40.000) * 0,25 * 89 % * 1,029 * (12.642.500 / 91,3) = 1.268 kroner Nedslag for 5 tilfælde af fejl i funktionsdygtighed (nedslagsmetode 3): Betalingsmekanisme 6. juni 2013 19
Formel 7: NFD3 = 5 * (2.000 * 20 % * 1,057 + 2.000 * (1 20 %)) * (1 + ((1,029 1) * 89 %)) = 10.375 kroner Formel 4: NFD K = 9.511 + 1.268 + 10.375 = 21.154 kroner Nedslag for 23 tilfælde af fejl i serviceydelser indendørsarealer: Formel 9: NSYI = 23 * ((12.642.500 * (50 / 40.000) * 5 * 10 % * 1,057) / 91,3) * 2 = 4.208 kroner Nedslag for 4 tilfælde af fejl i serviceydelser udendørsarealer: Formel 10: NSYU = 4 * ((12.642.500 * (308 / 20.000) * 5 * 1 % * 1,057) / 91,3) * 1 = 451 kroner Formel 8: NSY K = 4.208 + 451 = 4.659 kroner Samlet Enhedsbetaling (kvartalsopgørelse, det vil sige uden reguleringer for graddage, ændringer i enhedspriser og opfyldelse af krav om energiforbrug): Formel 1: EB K = 12.642.500 + 250.000 21.154 4.659 = 12.866.687 kroner Betalingsmekanisme 6. juni 2013 20
7 Monitorering og procedure for fejlregistrering (selvkontrol) 7.1 Monitorering af funktionsdygtighed og serviceydelser Der henvises generelt til Samarbejdsmodellen, bilag 4 til OPP-kontrakten for information om monitorering af funktionsdygtighed og serviceydelser. Bygningens termiske indeklima overvåges og logges løbende via bygningsautomatikken, jf. Funktionsbaserede krav, bilag 1 afsnit 7.13. Bruger skal have adgang til rapportering fra OPPleverandøren og endvidere have adgang til data for energiforbruget. OPP-leverandøren skal efter kvartalets afslutning foretage et udtræk fra sit fejlregistreringssystem med indhold af fejlmeldte arealer, sensorer/målere mv. OPP-leverandøren er ansvarlig for selv at foretage registrering af fejl og mangler. 7.2 Registrering af fejl (selvkontrol) Det er OPP-leverandørens ansvar at registrere samtlige tilfælde af fejl og mangler, så der skabes et entydigt grundlag for at foretage eventuel reduktion i Enhedsbetalingen. Dette gælder, ligegyldigt om det er Bruger eller OPP-leverandøren der bliver opmærksom på en fejl eller mangel, og ligegyldigt om fejlen udbedres inden for de fastsatte afhjælpningsfrister eller ej. For at modvirke tilbagevendende drøftelser af, hvorvidt et forhold kan begrunde en reduktion i betaling, gælder følgende procedurekrav, når Bruger eller OPP-leverandør bliver opmærksom på en fejl eller mangel. Bruger bliver opmærksom på en fejl eller mangel Når Bruger bliver opmærksom på en utilstrækkelig ydelse, meddeles dette til OPP-leverandøren, som registrerer fejlen eller manglen i sit fejlregistreringssystem. Når fejlen eller manglen er udbedret, informeres Bestiller og Bruger, jf. tidligere bestemmelser, og OPP-leverandøren sikrer, at fejlen medregnes ved den samlede opgørelse af nedslag. OPP-leverandøren bliver opmærksom på en fejl eller mangel Når OPP-leverandøren bliver opmærksom på en fejl eller mangel, registreres dette, og Bruger orienteres. Når fejlen eller manglen er udbedret, foretager OPP-leverandøren registrering til senere vurdering af nedslagets størrelse. Såfremt parterne ikke kan blive enige i vurderingen af et givent forhold, skal forholdet søges afklaret omgående. Manglende registrering af fejl fra OPP-leverandørens side vil blive takseret som dobbeltfejl. OPP-leverandøren skal tilvejebringe den nødvendige dokumentation til afklaring af ansvarsforholdene. Hvis dette ikke er tilstrækkeligt, henlægges spørgsmålet til Følgegruppen. Hvis Bruger har Betalingsmekanisme 6. juni 2013 21
behov herfor, forelægges den nødvendige dokumentation, der kan understøtte det udførte driftsog vedligeholdsarbejde, herunder: Lovpligtige servicerapporter samt dokumentation for opfølgning på eventuelle bemærkninger i rapporterne Servicerapporter på samtlige tekniske anlæg samt dokumentation for opfølgning på eventuelle bemærkninger i rapporterne Adgang til gennemsyn af OPP-leverandørens egenkontrolmateriale, herunder gennemgang af kvartalsvise kontrol- og dokumentationsrapporter Ajourførte tegninger og diagrammer over hele bygningskomplekset Ajourført it-program til drift og vedligehold, indeholdende aktiviteter, både udførte og planlagte, herunder ajourført rullende tiårig drifts- og vedligeholdsplan Rapporter om forbrugstal, som beskrevet i de Funktionsbaserede krav, bilag 1 Registreringer af fejl og mangler. OPP-leverandøren skal efter kvartalets afslutning foretage et udtræk fra sit fejlregistreringssystem, indeholdende antallet af registrerede fejl for funktionsdygtighed og serviceydelser. Oplysninger sendes elektronisk til Bruger og Bestiller sammen med en beregning af nedslaget i Enhedsbetalingen. Nedslag i Enhedsbetalingen skal ske senest to kvartaler efter fremsendelsen af den kvartalsvise kontrol- og dokumentationsrapport, hvoraf fejlen fremgår, jf. Samarbejdsmodellen, bilag 4. Såfremt der registreres fejl og mangler i de to sidste kvartaler af Driftsfasen, afregnes der ved Driftsfasens ophør i form af betaling til Bruger. 7.3 Rapportering af manglende funktionsdygtighed og mangler i serviceydelser Rapportering af manglende funktionsdygtighed og mangler i serviceydelser skal indeholde følgende information: Angivelse af, hvilke(t) arealer der anses for værende ikke funktionsdygtige eller mangelfulde i forhold til serviceydelserne Angivelse af, hvilke(t) kriterier i definitionen af funktionsdygtighed og serviceydelser der anses for ikke at være opfyldt. Mangler i funktionsdygtighed og serviceydelser måles fra tidspunktet for rapportering af fejl til OPP-leverandørens e-mailadresse, eller når OPP-leverandøren selv er blevet bekendt med en fejl. I tilfælde af eventuelle fejl, som identificeres af Brugerne, vil en udvalgt repræsentant fra Brugerne rapportere disse fejl i funktionalitet og/eller serviceydelser til OPP-leverandøren. Rapportering, som skønnes at resultere i et efterfølgende nedslag i Enhedsbetalingen, skal ske via e-mail og altid med kopi til Bestiller. E-mailen skal indeholde ovenstående kriterier for information. OPP-leverandøren skal ved fejlmelding eller i en senere e-mail meddele Brugers repræsentant og Bestiller et tidspunkt for henholdsvis den midlertidige og permanente udbedring af manglen i for- Betalingsmekanisme 6. juni 2013 22
hold til tidspunktet for fejlmeldingen. I e-mailen skal endvidere oplyses, hvorvidt OPPleverandøren vurderer, at fejlen giver anledning til nedslag. Mangler i funktionsdygtighed, der ikke er udbedret inden for den gældende frist, skal ikke rapporteres igen, men skal indregnes desuagtet af OPP-leverandøren i opgørelsen af nedslag i Enhedsbetalingen. OPP-leverandøren skal meddele Bestiller, når en mangel anses for udbedret. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 23
8 Ophævelse af kontrakt For hvert tilfælde af mangel i funktionsdygtighed, gives der ét Nedslagspoint for prioritet 1- arealer/installationer og to Nedslagspoint for prioritet 2-arealer/installationer. For hvert tilfælde af mangler i serviceydelser gives tilsvarende Nedslagspoint som for funktionsdygtighed. Såfremt OPP-leverandøren modtager 70.000 Nedslagspoint for fejl i funktionsdygtighed og/eller fejl i serviceydelser inden for 24 på hinanden følgende måneder, er Bestiller berettiget til at ophæve kontrakten i overensstemmelse med betingelserne i OPP-kontrakten. Uanset at fejl eller mangler udbedres inden for udbedringsfrister og dermed ikke medfører nedslag, medfører fejl og mangler altid Nedslagspoint. Betalingsmekanisme 6. juni 2013 24
9 Prioritering af arealer og serviceydelser Nedenstående skema tilpasses efter kontraktindgåelse med OPP-leverandør. Prioritet 1- og 2-arealer fremgår af skema med liste over indendørs- samt udendørsarealer. INDENDØRSAREALER Brugerarealer Reference Rum- og arealbetegnelse Prioritet Arbejdspladser/åbne kontormiljøer 1,01 Standard arbejdsplads (A) 2,0 1,02 Lederplads (B) 2,0 1,03 Chefplads (C) 2,0 1,04 Projektarbejdsplads (D) 2,0 Decentrale fællesfaciliteter 1,05 Flex-rum 2,0 1,06 Caféer 2,0 1,07 Møderum 6-8 p. 2,0 1,08 Møderum 10-15 p. 2,0 Samlet antal - Brugerarealer - Fællesarealer - - - Prioritet Projektcenter (fælles) Arbejdspladser/abne kontormiljoer 2,01 Projektarbejdsplads (D) 2,0 Decentrale fællesfaciliteter 2,02 Flex-rum 2,0 2,03 Caféer 2,0 2,04 Møderum 6-8 p. 2,0 2,05 Møderum 10-15 p. 2,0 Total antal - Projektcenter (fælles) Betalingsmekanisme 6. juni 2013 25
Fællesfaciliteter Reception og service 3,01 Servicecenter (reception, møderumsservice, post, trykkeri bygningsservlce/ 2,0 3,02 IT helpdesk og kontor 2,0 3,03 Foyer/forhal inkl skranke, ventepladser, mindre udstillingsareal mv. 2,0 3,04 Post, pakkerum, vareindlevering mv. (PET godkendt) 2,0 3,05 Trykkeri 2,0 3,06 IT værksted og depot 1,0 Mødecenter og undervisning 3,07 Mødesal 250-300 p. 2,0 3,08 Møderum 40-50 p. 2,0 3,09 Møderum 25-30 p 2,0 3,10 Møderum 10-15 p- (inkl. videokonference/ krisestyring) 2,0 3,11 Møderum 6-8 p. 2,0 3,12 Undervisningsrum 50 p./it 2,0 3,13 Undervisningsrum 8-12 p. 2,0 3,14 Undervisere, kontor, undervisningsmaterialer, mv. 2,0 3,15 Køkken/café 2,0 3,16 Lounge 2,0 3,17 Møbeldepot 1,0 Kantine 3,18 Kantine (dækningsgrad 0,3) 2,0 3,19 Kantine køkken inkl personalefac. mv 2,0 Motion og velfærd 3,20 Motionscenter 2,0 3,21 Massagerum (Falck Healthcare) 2,0 3,22 Hvile/bårerum, socialrådgiver/psykolog 2,0 Total antal - Fællesfaciliteter Støttefunktioner 4,01 Toiletter 2,0 4,02 Garderober, fx. forrum til toiletter 2,0 4,03 Decentrale print/kopirum (inkt. x-felter) 2,0 4,04 Decentrate arkivmm/mindre nærarkiver 1,0 Total antal - Støttefunktioner Samlet antal - Fællesarealer Betalingsmekanisme 6. juni 2013 26
Støttefunktioner (kælder), P-kælder og teknikrum - Prioritet Støttefunktioner (kælder) 5,01 Serverrum og hoved x-felt 2,0 5,02 Omklædning, cyklister (l/2 skabe) 2,0 5,03 Omklædning Banedanmark (3 skabe pr medarb.) 2,0 5,04 Badefaciliteter for motionscenter og cyklister 2,0 5,05 Rengøringsdepot, vaskeri mv. 1,0 5,06 Depoter, papir, møbler mv. 1,0 5,07 Arkivrum (kompaktreoler, arkivrotomater) ca 4.000 hyldemetre 1,0 5,08 Værksteder, betjente, cykler mv. 2,0 5,09 Affaldsrum, containere og sikkerhedsmarkulenng 2,0 Total antal - Støttefunktioner (kælder) P-kælder 6,01 P-pladser (inkl. handicappladser) 1,0 6,02 P-pladser, tjenestevogne (VD) 1,0 6,03 Cykelparkering i p-kælder (50%) 1,0 6,04 Vejmåleudstyr (VD) 1,0 6,05 Vaskeplads/depot, tjenestevogne (VD) 1,0 Total antal - P-kælder 0,00 Samlet antal - Støttefunktioner (kælder), P-kælder og teknikrum Samtlige indendørs arealer Betalingsmekanisme 6. juni 2013 27
UDENDØRSAREALER - Prioritet U.1 Arealreservation for Metro 1,0 U.2 P-pladser, Carsten Niebuhrs Gade (inkl. handicappladser) 1,0 U.3 P-pladser, Kalvebod Brygge 1,0 U.4 Taxa-drop, Carsten Niebuhrs Gade, Kalvebod Brygge (Dybbelsbro) 1,0 U.5 Cykelparkering på terræn (50 %) 1,0 U.6 Offentligt parkstrøg med gennemgående cykel/ gangsti, kuperet terræn, va 1,0 Samtlige udendørs arealer Nedslag ved manglende funktionsdygtighed for areal pr. sensorer og takstnedslag - Prioritet T.1 Det atmosfæriske og termiske indeklima lever ikke op til de stillede krav. 2,0 T.2 Svigt i det automatiske brandalarmeringsanlæg (ABA-Anlæg), eksempelvis 2,0 T.3 Manglende håndtering af affald (renovation) 2,0 T.4 Svigt i det automatiske indbrudsalarmeringsanlæg (AIA-Anlæg), eksempelv 2,0 T.5 Svigt i det automatiske branddørslukningsanlæg (ABDL-Anlæg). 2,0 T.6 Svigt i adgangskontrolanlægget (ADK-Anlæg), hvor dette medfører risiko 2,0 T.7 Svigt i elevatorer eller andre vertikale forbindelser (trapper) 2,0 Samlet nedslag ved manglende funktionsdygtighed for takster og sensorer Betalingsmekanisme 6. juni 2013 28