Kravspecifikation. Rådgivning vedr. regnskabsaflæggelse for Dyrehavsbakken 11/2 2014

Transkript

1 Kravspecifikation Rådgivning vedr. regnskabsaflæggelse for Dyrehavsbakken 11/

2 Indhold: 1. FORMÅL, OMFANG OG INDHOLD ORDFORKLARINGER LEVERANCERNE OPGAVER DER SÆRLIGT ER FORBUNDET MED OPSTARTEN AF SÆSONEN I KONTRAKTENS FØRSTE ÅR BISTAND I FORBINDELSE MED OPSTART AF EN SÆSON OPLYSNINGER OM ÆNDREDE FORHOLD AF BETYDNING FOR LEVERANDØRENS YDELSER BESØG HOS NYE TELTHOLDERE LØBENDE REGISTRERING AF OMSÆTNING SAMT UDARBEJDELSE AF OMSÆTNINGSSTATISTIK BISTAND I FORBINDELSE MED SLUTRAPPORTER OG OPGØRELSE AF RESTAFGIFT ANDEN BISTAND EFTER ANMODNING FRA NST TIDSPLAN KVALITETSSIKRING BETALINGSPLAN

3 1. Formål, omfang og indhold Naturstyrelsen (herefter NST) ejer det areal, hvorpå forlystelsesparken Dyrehavsbakken (herefter Bakken) ligger. Forlystelser, restauranter m.v. på Bakken ejes af selvstændige forretningsdrivende (herefter Teltholdere), som lejer arealerne, hvorpå deres Forretning ligger, af NST. NST driver Bakken i samarbejde med A/S Dyrehavsbakken. A/S Dyrehavsbakken er et aktieselskab, der blev oprettet med henblik på at forestå fællesforanstaltninger på Bakken. A/S Dyrehavsbakken varetager således bl.a. vedligeholdelse af fællesarealer, drift af friluftsscenen, afholdelse af fællesarrangementer, fælles markedsføring og den fælles kontakt med gæsterne. Ud over varetagelse af fællesforanstaltninger er en vigtig opgave for A/S Dyrehavsbakken at påse overholdelsen af retningslinjerne for Forretningerne på Bakken og at behandle ansøgninger og andre henvendelser vedrørende lejeforholdene, herunder at udarbejde indstillinger til Naturstyrelsen herom. A/S Dyrehavsbakken ejes af Dyrehavsbakkens Teltholderforening 1885, som består af samtlige Teltholdere på Bakken. NST har i forbindelse med driften af Bakken behov for rådgivningsbistand af regnskabsrevisionsmæssig karakter til en række opgaver. Det overordnede formål med Leverandørens ydelse er at bistå NST i forbindelse med opgørelsen af Teltholdernes Lejeafgift, herunder være med til at sikre, at Lejeafgiften kan opgøres og er opgjort korrekt og at registrere omsætningstal og udarbejde omsætningsstatistikker. Leverandøren skal udføre de opgaver, der fremgår af nærværende kravspecifikation, men skal i ethvert forhold råde NST, hvis der efter Leverandørens opfattelse er mangler eller fejl i kontrakten, herunder nærværende kravspecifikation, som det af hensyn til det overordnede formål vil være hensigtsmæssigt at få rettet op på. Afregning sker i henhold til de principper, der er beskrevet under hver enkelt opgavetype. Der betales ikke honorar for opgaver, der i et år ikke måtte blive aktuelle. 2. Ordforklaringer Telt: De arealer, der udlejes på Bakken, betegnes Telte. Hvert areal, der udlejes, har et teltnummer. Teltholdere: De forretningsdrivende på Bakken kaldes Teltholdere. Hvert telt har én Teltholder. Teltholderen er enten personlig lejer af Teltet eller lejer Teltet ved et selskab, som er helt eller delvis ejet af Teltholderen. Forretninger: Betegnelsen Forretninger bruges som en betegnelse for Bakkens enkelte forlystelser, boder, spillehaller, restauranter, grillbarer, salgsboder, kiosker m.v. Et Telt kan omfatte flere Forretninger. Omsætningsgruppe: Aktiviteterne på Bakken er fordelt i 10 omsætningsgrupper basseret på typerne af aktiviteterne. Forretninger kan have aktiviteter, der omfatter én eller flere omsætningsgrupper. 3

4 Lejeafgift: Den lejeafgift, som Teltholderne betaler til NST, består af en procentuel afgift og en minimumsafgift. Den procentuelle afgift er omsætningsbestemt, således at Teltholderne skal betale en afgift, der svarer til en fastsat procentsats af omsætningen. Procentsatsen afhænger af, hvilken omsætningsgruppe aktiviteterne er omfattet af. Procentsatsen for hver omsætningsgruppe fastsættes løbende for en periode på 5 år. Teltholderne skal herudover betale en minimumsafgift, som er en fastsat afgift, som Teltholderen betaler i 6 rater i løbet af sæsonen, og som Teltholderen mindst skal betale uafhængig af årets omsætning. Minimumsafgiften fastsættes ved lejeaftalens indgåelse og justeres for alle lejeaftaler i forbindelse med den løbende fastsættelse af den procentuelle afgift. Såfremt den procentuelle afgift overstiger minimumsafgiften, betales en restafgift sidst på året, svarende til forskelsbeløbet. Investeringsnedslag: Ved store engangsinvesteringer gives der nedslag i Lejeafgiften i en periode på 5 år. Der er derfor nogle få forretninger på Bakken, der får et såkaldt investeringsnedslag i Lejeafgiften. 14-dagsrapporter: Teltholderne skal i løbet af en sæson indsende omsætningsrapporter for hver Forretning. Omsætningsrapporterne kaldes 14-dagsrapporter og indeholder oplysninger om hver Forretnings daglige omsætning inden for hver Omsætningsgruppe. For nogle Omsætningsgrupper opdeles omsætningen i 14-dagsrapporterne i to eller tre undergrupper. 14-dagsrapporter dækker typisk omsætningen for en 14-dagsperiode, men årets første og sidste rapport kan dække flere dage. Slutrapport: Efter en sæsons afslutning skal Teltholder indsende en revisorattesteret slutrapport vedrørende årets omsætning. Slutrapporten indeholder på baggrund af omsætningen en beregning af den procentuelle afgift og en opgørelse af, hvor meget der skal betales i restafgift. Åbningsdage og Lukkedage: En sæson på Bakken løber fra ultimo marts til ultimo august. De dage, hvor Forretningerne i denne periode må holde åbent, kaldes Åbningsdage, mens de dage, hvor Forretningerne med undtagelse af spillehaller skal holde lukket, kaldes Lukkedage. 3. Leverancerne Leverandørens ydelser i overskrifter Leverandøren skal overordnet levere følgende: Opgaver der særligt er forbundet med opstarten af sæsonen i kontraktens første år. Bistand i forbindelse med opstart af en sæson. Løbende registrering af omsætning samt udarbejdelse af omsætningsstatistik. Bistand i forbindelse med Slutrapporter og opgørelse af restafgift. Anden bistand efter anmodning fra NST. De enkelte punkter uddybes i afsnit

5 3.1 Opgaver der særligt er forbundet med opstarten af sæsonen i kontraktens første år Leverandøren skal i forbindelse med opstarten af sæsonen det første år modtage og registrere de neden for nævnte oplysninger om Forretningerne på Bakken og omsætningstal, der gør Leverandøren i stand til at opfylde Leverandørens ydelser. Leverandøren modtager oplysningerne fra NST, og Leverandøren skal, i det omfang det er nødvendigt, i denne forbindelse afholde det antal telefoniske eller fysiske møder med NST og/eller A/S Dyrehavsbakken, det efter Leverandørens og/eller NST s hhv. A/S Dyrehavsbakkens vurdering er nødvendigt. Oplysningerne omfatter følgende oplysninger om Forretningerne på Bakken: Navne og teltnummer for Bakkens Forretninger: Der vil i sæson 2015 være ca. 140 Forretninger fordelt på ca. 95 Telte. Kontaktoplysninger på hvert Telts Teltholder og Lejer. Lejer er enten Teltholderen selv eller et selskab, der er helt eller delvist ejet af Teltholderen. Oplysninger om Lejeafgift for Forretningerne (lejeafgiftsprocenter og minimumsafgifter). Oplysningerne omfatter følgende omsætningstal: Leverandøren skal ikke udarbejde omsætningsstatistikker for de første 4 perioder i sæson 2015, jf. afsnit 3.3. Leverandøren skal imidlertid modtage 14-dagsrapporterne for de første 4 perioder i sæson 2015 til brug for registrering af omsætningstallene i Leverandørens database over omsætningen på Bakken og til brug for udarbejdelsen af omsætningsstatistikker omfattet af Leverandørens forpligtelser. Leverandøren skal til brug for udarbejdelsen af omsætningsstatistikker desuden modtage en række omsætningstal for sæsonerne Disse tal omfatter følgende for hvert af de tre år: o Den samlede omsætning på Bakken for hver af ugerne samt den samlede omsætning på Bakken for hele året. o Omsætningen for hver af de 10 Omsætningsgrupper for hver af ugerne samt omsætningen for hver af de 10 Omsætningsgrupper for hele året. Leverandøren skal herudover til brug for udarbejdelsen af omsætningsstatistikker desuden modtage oplysninger om antallet af åbningsdage for hver af ugerne i sæsonen Leverandøren er herudover forpligtet til i ethvert forhold omfattet af Kontrakten at efterspørge øvrige oplysninger, som Leverandøren vurderer nødvendige for udførelse af Leverandørens opgaver. Udførelsesperiode: Maj 2015 Afregning: Fast pris, jf. tilbudslistens post

6 3.2 Bistand i forbindelse med opstart af en sæson Oplysninger om ændrede forhold af betydning for leverandørens ydelser I forbindelse med opstarten af en sæson er Leverandøren forpligtet til at opdatere sig om ændringer vedrørende de under afsnit 3.1 anførte oplysninger om Forretningerne på Bakken. Leverandøren skal anmode NST om oplysninger om ændringerne senest den anden uge i marts. Oplysningerne fremsendes af NST. Der kan være behov for telefoniske drøftelser mellem Leverandøren og NST og/eller A/S Dyrehavsbakken i forbindelse med opgaven. Omfanget af ændringer varierer fra sæson til sæson. Det vurderes, at der i kontraktperioden fra udgangen af sæson 2015 årligt i gennemsnit vil være ca. 2-3 nye Forretninger, ca. 2 Forretninger med ændrede lejerforhold og ca. 1-2 Forretninger med ændrede Lejeafgiftsforhold. Forud for sæsonen 2017 genforhandles de generelle afgiftsprocenter, og der fastsættes nye minimumsafgifter for alle Forretninger. Leverandørens forpligtelse til at opdatere sig omfatter disse forhold. Opgaven er ikke relevant det første år, idet opgaverne anført under afsnit 3.1 træder i stedet for denne. Udførelsesperiode: Fra marts til og med april i kontraktperioden fra kontraktperiodens andet år. Afregning: Fast pris, jf. tilbudslistens post Besøg hos nye Teltholdere Leverandøren skal aflægge et besøg ved nye Forretninger samt ved Forretninger, der får en ny Teltholder, såfremt NST anmoder herom. Besøg skal aflægges senest 14 dage efter, NST anmoder Leverandøren herom. Besøg skal foretages med henblik på at gennemgå forretningsgangen for omsætningsregistrering med Teltholder og dennes revisor. Det skal sikres, at Teltholders revisor er statsautoriseret eller registreret, og at denne vil kunne give en erklæring med høj grad af sikkerhed, jf. bekendtgørelse om godkendte revisorers erklæringer (BEK nr. 385 af 17/04/2013 eller senere), på Slutrapporten. Såfremt Teltholders revisor ikke kan deltage på mødet, kan drøftelserne med revisor foregå telefonisk. Der skal i forbindelse hermed afholdes et telefonisk møde med NST, hvor de revisionsmæssige forhold vedrørende Forretningen (-erne) drøftes. Der skal udarbejdes en besøgsrapport for hvert besøg og som minimum indeholdende en redegørelse for eventuelle forhold, Leverandøren ikke har fundet acceptable og for, hvad der er påtalt/ aftalt. Rapporten skal udleveres til Teltholder og Teltholders revisor senest 14 dage efter besøget. Omfanget af nystartede Forretninger og Forretninger med nye Teltholdere varierer fra sæson til sæson. Det vurderes, at der gennemsnitligt i kontraktperioden årligt vil skulle foretages ca. 2 besøg. Der vil dog ikke skulle foretages besøg det første år i kontraktperioden. Udførelsesperiode: Fra marts til og med april i kontraktperioden. 6

7 Afregning: Opgaven afregnes efter fast pris, jf. tilbudslistens post Den faste pris omfatter et årligt antal besøg svarende til det vurderede årlige gennemsnit med tillæg af 200 %. Besøg herudover afregnes for medgået tid til løsning af opgaven efter den fastsatte timesats, jf. tilbudslistens post Løbende registrering af omsætning samt udarbejdelse af omsætningsstatistik Leverandøren skal føre en database over omsætningen på Bakken. Databasen skal indeholde data for den daglige omsætning for hver Forretning. Hvor en Forretnings aktiviteter omfatter flere forskellige Omsætningsgrupper, skal databasen indeholde data for den daglige omsætning for hver Omsætningsgruppe. For nogle omsætningsgrupper opdeles omsætningen i to eller tre undergrupper. Databasen føres på baggrund af såkaldte 14-dagsrapporter indsendt af Teltholderne til A/S Dyrehavsbakken, som videresender 14-dagsrapporterne til Leverandøren. Som bilag 14 er der vedlagt den skabelon, der er udarbejdet til indberetningen. Mange Teltholdere foretager imidlertid indberetningen ved anvendelse af et Excel-ark. Teltholderne indsender i løbet af en sæson dagsrapporter. Leverandøren modtager 14-dagsrapporterne fra A/S Dyrehavsbakken i nogle omgange fra torsdagen i ugen efter udløbet af den periode, som den pågældende 14-dagsrapport omfatter, og frem til den først kommende mandag kl. 12. Datamængden for de pågældende år afhænger af, hvor mange Forretninger der er, hvor mange Omsætningsgrupper hver Forretning omfatter, og hvor mange åbningsdage sæsonen har. Disse forhold varierer fra år til år. I sæsonen 2015 vil der være 144 åbningsdage, og der vil for hver åbningsdag samlet skulle indtastes ca. 270 omsætningstal for Forretningerne. Forretninger med spillehaller må herudover holde åbent 16 dage, og der skal for hver af disse dage indtastes ca. 5 omsætningstal. Leverandøren skal efter modtagelsen af 14-dagsrapporterne udarbejde et sæt omsætningsstatistikker, der skal fremsendes til Naturstyrelsen og A/S Dyrehvasbakken. Hvert sæt omsætningsstatistikker skal dække åbningsperioden det pågældende år frem til og med de seneste 14-dagsrapporter og skal indeholde følgende: 1. Et skema, der angiver følgende for hver af de 10 Omsætningsgrupper, samt en total for alle grupperne: i. Den gennemsnitlige omsætning per åbningsdag for samme periode det foregående år, ii. den gennemsnitlige omsætning per åbningsdag for perioden det indeværende år, iii. den beløbsmæssige afvigelse mellem de to år og iv. den procentvise afvigelse mellem de to år. Det skal desuden fremgå, hvor mange åbningsdage der har været i perioden henholdsvis det foregående og det indeværende år. 7

8 2. Et skema, der angiver følgende for hver af de 10 Omsætningsgrupper, samt en total for alle grupperne: i. Indekstal for omsætningen de seneste 2 uger det indeværende år i forhold til gennemsnittet af omsætningen for de tilsvarende uger de foregående 3 år, ii. indekstal for hele omsætningen det indeværende år til og med de seneste 2 uger i forhold til gennemsnittet af omsætningen for den tilsvarende periode de foregående 3 år, iii. indekstal for omsætningen de seneste 2 uger det indeværende år i forhold til omsætningen for de tilsvarende uger det foregående år, og iv. indekstal for hele omsætningen det indeværende år til og med de seneste 2 uger i forhold til omsætningen for den tilsvarende periode det foregående år. 3. Et skema, der angiver følgende for hver af de 10 Omsætningsgrupper, samt en total for alle grupperne: i. Omsætningen det indeværende år til og med de seneste 2 uger, ii. omsætningen for den tilsvarende periode det foregående år, iii. den gennemsnitlige årlige omsætning for den tilsvarende periode de foregående 3 år, iv. den beløbsmæssige afvigelse mellem omsætningen det indeværende år og omsætningen for den tilsvarende periode det foregående år, og v. den procentvise afvigelse mellem omsætningen det indeværende år og omsætningen for den tilsvarende periode det foregående år. 4. Et skema for hver af de 10 omsætningsgrupper samt et skema for den samlede omsætning for de 10 Omsætningsgrupper (i alt 11 skemaer), der angiver følgende for hver af ugerne samt en total for alle ugerne: i. Den gennemsnitlige omsætning for de 3 foregående år, ii. omsætningen det foregående år, iii. omsætningen det indeværende år, iv. den beløbsmæssige afvigelse mellem omsætningen det indeværende år og omsætningen det forrige år, v. den akkumulerede beløbsmæssige afvigelse mellem omsætningen det indeværende år og omsætningen det forrige år, vi. indekstal for omsætningen det indeværende år i forhold til omsætningen det forrige år, og vii. indekstal for den akkumulerede omsætning det indeværende år i forhold til den akkumulerede omsætning det forrige år. Skemaet skal herudover for hver periode af 14-dagsrapporter angive indekstal for omsætningen det indeværende år i forhold til omsætningen det forrige år. De anførte omsætningsstatistikker er de statistikker NST ønsker i dag. NST kan i fremtiden ønske andre omsætningstal, og Leverandøren er forpligtet til at levere sådan materiale. 8

9 Leverandøren modtager som anført 14-dagsrapporterne fra A/S Dyrehavsbakken i nogle omgange fra torsdagen i ugen efter udløbet af den periode, som den pågældende 14-dagsrapport omfatter, og frem til den først kommende mandag kl. 12. Leverandøren skal fremsende omsætningsstatistikken til Naturstyrelsen og A/S Dyrehavsbakken senest den først kommende tirsdag herefter kl. 16 Leverandøren skal ikke udarbejde omsætningsstatistikker for de første 4 perioder i sæson Udførelsesperiode: Månederne april til og med september i kontraktens løbetid. Afregning: Opgaven afregnes efter fast pris, jf. tilbudslistens post og Der skal afgives en pris for det første år, hvor omfanget af opgaven vil være mindre end de efterfølgende år, og en pris for de efterfølgende år. De faste pris omfatter registrering af omsætning og udarbejdelse af omsætningsstatistik for en datamængde, der svarer til den i afsnit 3.3 beskrevne datamængde med tillæg af 20 %. Registrering af omsætning og udarbejdelse af omsætningsstatistik herudover afregnes efter den fastsatte timesats, jf. tilbudslistens post Bistand i forbindelse med Slutrapporter og opgørelse af restafgift Leverandøren skal udsende en standardformular til afgivelse af Slutrapport til samtlige Teltholdere senest medio august. Samtidig sendes standardformularen til A/S Dyrehavsbakken, som lægger formularen på Teltholdernes interne netværk. Leverandøren skal i forbindelse med udsendelsen rette telefonisk henvendelse til eventuelt nye Teltholdere med orientering om indgivelse af Slutrapporter. Standardformularen udformes og opdateres af NST, og Leverandøren skal med 30 dages varsel efterspørge denne hos NST forud for Leverandørens fremsendelse til Teltholderne. Teltholderne skal indsende Slutrapporterne til Leverandøren med frist den 15. oktober. Tallene vedrørende årets omsætning skal være påtegnet af en statsautoriseret eller registreret revisor. Der er normalt behov for at rykke en række Teltholdere for indlevering af Slutrapporterne. Leverandørens opgave i forbindelse med rykkerproceduren er at orientere NST om, hvilke Slutrapporter Leverandøren mangler at modtage. Leverandøren skal gøre dette ved udløbet af fristen den 15. oktober og igen efter udløbet af den nye frist for indsendelse, som NST fastsætter i sine rykkerbreve til de Teltholdere, der mangler at indsende Slutrapporterne. Leverandøren skal i øvrigt oplyse hvilke Slutrapporter Leverandøren mangler at modtage ved anmodning fra NST. Leverandøren skal kontrollere sammentællingerne af de af Teltholder og Teltholders revisor opgjorte beregninger i Slutrapporterne og kontrollere, at beregningerne er foretaget med den rigtige afgiftsprocent, og at der er anvendt den rigtige minimumsafgift. Leverandøren skal desuden sammenholde den totale omsætning med saldoen for 14-dagsrapporterne. Leverandøren skal også kontrollere Teltholders revisors erklæring. De fejl og uoverensstemmelser, som Leverandøren ved sin kontrol afdækker, skal Leverandøren afklare, herunder ved henvendelse til Teltholder, Teltholders revisor og/eller NST. 9

10 Leverandøren skal udarbejde et skema over restafgifterne og fremsende dette til NST i elektronisk form senest den 4. november sammen med oplysning om eventuelle Slutrapporter, Leverandøren fortsat ikke har modtaget. Skemaet skal indeholde følgende oplysninger for hvert Telt: Teltnummer, Teltholders navn, lejers navn, omsætning inklusiv moms, omsætning eksklusiv moms, den procentuelle afgift inklusiv moms, den procentuelle afgift eksklusiv moms, aconto minimumsafgift inklusiv moms, aconto minimumsafgift eksklusiv moms, Investeringsnedslag inklusiv moms, restafgift inklusiv moms og restafgift eksklusiv moms. Leverandøren skal sammen med skemaet over restafgifterne fremsende et bemærkningsark i elektronisk form med de bemærkninger, som Leverandørens gennemgang af Slutrapporterne giver anledning til, og de bemærkninger, som Leverandøren i øvrigt finder anledning til med henblik på den fremtidige kontrol af Teltholdernes omsætning. Herunder skal det altid bemærkes, hvis Teltholders revisors erklæring ikke udtrykker en høj grad af sikkerhed. Leverandøren skal også gennemgå eventuelle Slutrapporter, som Teltholdere indsender efter den 4. november og afgive bemærkninger, som gennemgangen af Slutrapporterne giver anledning til. Leverandøren skal desuden efter den 4. november løbende opdatere skemaet over restafgifter og fremsende et opdateret skema til NST, når NST anmoder herom. Leverandøren skal mangfoldiggøre Slutrapporterne i to eksemplarer. Leverandøren skal beholde en kopi og sende en kopi til A/S Dyrehavsbakken. De originale Slutrapporter skal sendes med almindelig post til NST. Udførelsesperiode: Månederne august til og med november i kontraktens løbetid. Afregning: Fast pris, jf. tilbudslistens post Anden bistand efter anmodning fra NST Leverandøren skal efter anmodning fra NST yde rådgivningsbistand til NST og/eller A/S Dyrehavsbakken vedrørende enhver anden opgave i forbindelse med NST s drift af Bakken end anført under afsnit Omfanget vurderes at være fra 0 til 5 arbejdsdage om året. De fleste år forventes omfanget at være begrænset, mens omfanget vurderes at være større forud for sæsonen 2017, hvor de generelle afgiftsprocenter genforhandles mellem NST og Dyrhavsbakkens Teltholderforening. Udførelsesperiode: Hele kontraktperioden Afregning: Timepris, jf. tilbudslistens post

11 4. Tidsplan Opgaven kan påbegyndes umiddelbart efter kontraktindgåelse. Leverancer skal ske iht. de leveringsfrister, der er anført i de enkelte afsnit i nærværende kravspecifikation. 5. Kvalitetssikring Leverandøren skal sikre sine ydelser efter god kvalitetssikringsskik og mindst i det omfang og på den måde, der fremgår af Leverandørens tilbud. Leverandøren skal årligt fremsende en erklæring om de af Leverandøren udførte arbejdshandlinger det pågældende år. Besøgsrapporter jf. afsnit vedlægges som bilag i elektronisk format i én samlet fil og som ét sammenhængende dokument med en aktiv indholdsfortegnelse. Erklæringen skal fremsendes sammen med skemaet over restafgifter, jf. afsnit 2.5. Der udbetales ikke honorar til Leverandøren for kvalitetssikring, idet omkostningerne hertil forudsættes indeholdt i Leverandørens tilbud i de poster, der fremgår af tilbudslisten. 6. Betalingsplan Leverandøren kan månedligt fremsende én faktura for udført arbejde. 11