Møde den: 21. juni 2013 Juridisk Institut LSU møde Referat Deltagere: Anette Storgaard, Astrid Millung-Christoffersen, Helle Isager, Inger Nyholm Krog, Kirsten Jakobsen, Michael Steinicke, Per Andersen, Tinna Meyer, Jørgen Albæk Jensen. Sekretær: Anne Bækby (HR) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt uden bemærkninger. 2. Status på APV (orientering og drøftelse) Opsamlingen fra sidste LSU-møde (15/4-13) vedr. APV var fremsendt som bilag forud for mødet. Dato: 13. juni 2013 Ref: abj Side 1/5 Ph.d.-gruppen Michael Steinicke (MS) orienterede om forløbet vedr. phd. gruppen. Der er etableret to underudvalg, der skal arbejde videre med opfølgning på APV en. Det ene udvalg, hvor Karsten Engsig Sørensen også deltager, arbejder med tranparens og gennemsigtighed, herunder udarbejdelse af en startpakke til nyansatte. Det andet udvalg, hvor MS deltager, arbejer med kultur, herunder hvordan arbejdslivet er som ph.d.-studerende, samt hvordan man i højere grad bliver en del af VIP-miljøet på instituttet. Der afholdes derudover jævnlige møder med ph.d.-gruppen, hvor programudvalgsformanden og/eller institutleder deltager. Fra medarbejdersiden blev det fremhævet, at der er et behov for en klar formidling af, hvorvidt man som ph.d. er studerende eller ansat på AU. Der er i denforbindelse behov for en afklaring ift. diverse rabatordninger, forsikring mv, der skal gælde for ansatte ph.d. er. (Er videreformidlet til ph.d.-skolen på BSS, red.). HR supplerede med information om en fælles central APV-opfølgning for ph.d.- studerende på AU, hvor der også er fokus på kvalitet i uddannelsen samt vejledningen. Opdatering efter mødets afholdelse: Der er desuden blevet etableret en ph.d.- forening på BSS (PHABUSS). Der har været afholdt stiftende generalforsamling den 17. juni med opbakning fra alle ph.d.-programmerne. De involverede er pt. ved at AU HR, School of Business and Social Sciences Aarhus Universitet Tåsingegade 1, 2. sal 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 E-mail: personale@sam.au.dk http://au.dk/da
sammensætte bestyrelse mv. AU har endvidere etableret en fælles ph.d.- karrierevejledning. Læs mere her: http://phd.au.dk/career/. Side 2/5 TAP-gruppen Kirsten Jakobsen (KJ) orienterede om en ½ temadag, der blev afholdt for TAPgruppen i slutningen af maj. Dagen er et af de tiltag, der er iværksat i forlængelse af analysen af APV-resultatet. Temaet for dagen var samarbejde og relationer til kolleger og ledelse. Dagen var en succes og har taget hul på det kommende opfølgnings- og udviklingsarbejde. Konkrete tiltag, der er kommet ud af dagen, er udarbejdelse af interne opgavebeskrivelser, afholdelse af morgenmøder på skift mellem etagerne, fokus på ligelig og retfærdig fordeling af opgaver, udarbejdelse af spilleregler for kommunikation og opgavefordeling, fokus på håndtering af deadlines i samarbejde med VIP erne. Det er aftalt, at der skal følges op på dagen, når gruppen er samlet på augustsseminaret. Det er ligeledes aftalt, at ½ temadage kan blive tilbagevendende, hvis der vurderes at være behov. Internationale medarbejdere Der orienteres løbende, når der har været holdt møde herom. Aktivitetsudvalget Der er ikke noget nyt siden sidst. MS tager kontakt til udvalget efter sommerferien. Følgende aktiviteter er sat igang: forskningseminarer i løbet efterår 2013 og starten af 2014. 3. Årshjul (orientering) Følgende emner er faste punkter på 2. kvartals LSU-møde: 1. Det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, herunder systematisk opfølgning på psykisk APV 2. Opfølgning på sygefravær, chikane og vold, job på særlige vilkår 3. Budget/regnskab 4. Opfølgning på lønforhandlinger Ad 1: Se ovenfor. Ad 2: Drøftelse af de forskellige delpolitikker i AU s Personalepolitik (vedlagt som bilag) med henblik på evt. at formulere lokale praktiske retningslinjer til udmøntning af delpolitikkerne. Derudover opfølgning på emnernes aktualitet på instituttet. Til dette møde var emnerne sygefravær, chikane og vold, job på særlige vilkår.
Der var enighed om, at der ikke pt. er behov for at lave lokale retninglinjer på instituttet. Der arbejdes også pt. på at lave udfyldende personalepolitiske retningslinjer centralt på AU. Der var også enighed om, at det er vigtigt at drøfte emnerne, selv om det ikke pt. opleves som problemer. I den forbindelse understreges, at man altid skal gå til sin nærmeste leder med problemer af den karakter. Side 3/5 Ad 3: MS orienterede om instituttes budget efter møde med AU Økonomi, BSS vedr. FC 2. I FC 2 er også medtaget korrektioner ift. FC 1. Ad 4: Se lige nedenfor. 4. Opsamling på lønforhandling 2013 (orientering) MS orienterede om, at lønforhandlingerne 2013 er afsluttet. Der er samlet for hele instituttet forhandlet for rundt regnet kr. 560.000 (årligt beløb i aktuelt niveau ekskl. pension). Beløbet omfatter både varige tillæg og engangsvederlag. Hvor sidste år i højere grad også var præget af bl.a. oprydning/konverteringer, har forhandlingerne i år været mere reelle lønforhandlinger, hvor der udelukkende har været fokus på individuelle kvalifiaktioner. Der har været større gennemsskuelighed for både lederog medarbejdersiden, og processen er forløbet godt. Per Andersen (PA) samler erfaringer fra lønforhandlinger 2012 og 2013 med henblik på at kunne lave en fælles tilbagemelding ift. kriterier og kvalifiaktioner, der således kan bidrage til at skabe gennemsigtighed fremadrettet. PA understregede ligeledes, at han som TR havde oplevet processen som god, og at det har fungeret rigtig fint ift. forhandling, opnåelse af enighed samt anvendelse af lokalaftalen på Juridisk Institut. 5. Institutorganisering (orientering og drøftelse) MS orienterede om drøftelserne af institutorganiseringen i dekanatet og i fakultetsledelsen. Der arbejdes med institutorganisering på alle BSS-institutterne pt., og der er fra dekanatets side ingen indvendinger til den nuværende organisering. Ledergruppen har drøftet institutorganiseringen på seminar den 14. juni 2013. Set i lyset af APV ens resultater om bl.a. relationer til kolleger og til ledelsen, herunder behovet for en synlig og tilgængelig ledelse, er der enighed om at styrke den nuværende organisering. Forslag til den nye organisering er fremlagt på fælles infomøde den 18. juni 2013. Der er i forslaget fokus på at styrke de faglige miljøer, hvilket sker i form af etablering af faggrupper, hvor faggruppekoordinatorernes opgaver skærpes, og hvor opgavebeskrivelsen præciseres. Derudover etableres nye funktioner med fokus på eksterne midler og vidensudveksling. I den organisering fokusere også på, at høringsog beslutningsveje/-processer bliver tydelige på insituttet.
Fra medarbejdersiden blev der først og fremmest gjort opmærksom på, at tanken bag den nye organisering er i den rigtige retning. Dog er der risiko for, at faggruppeseminarer ikke bliver den helt store tværgående succes. Hensigten er rigtig god. Side 4/5 Der var enighed om, at mulighederne for de fælles drøftelser og et styrket tilhørsforhold virker samlende. Det faglige samvær kan også være et middel mo den ensomhed, som flere oplever (jf. APV 2012). Der var også enighed om, at den nye organisering ses som en naturlig videreudvikling og en konsolidering af det, der blev sat i gang efter fusionen. MS understregede, at forslaget skal ses som rammerne, hvor indholdet i de forskellige funktioner skal præciseres bagefter. Fremadrettet bliver det sådan, at alle VIP er med i en faggruppe (fagansvar og undervisning). Ph.d. erne bliver også knyttet til en faggruppe. PA supplerede med, at medarbejderes deltagelse i arrangementer styker den videre udvikling af instituttet som arbejdsplads, herunder også set i sammenhæng med lønudviklingen, hvor man i henhold til den lokale aftale bl.a. kan belønnes for at bidrage til en positiv udvikling af instituttet. Der opfordres til, at dette ligeldes er et tema til MUS. KS foreslog, at der, i forbindelse med undervisningplanlægningen, reserveres et fast ugentligt tidspunkt, hvor arrangementer kan bookes, således at flest muligt kan deltage. Der følges op på organiseringen efter sommerferien. 6. Institutseminar (orientering) Programmet for seminaret er ved at tage form. På seminarets dag 1 skal der arbejdes med status for APV-processen, strategi og vision. Inden august sendes udkast til formulering af vision samt resten af strategidokumentet som optakt til seminaret. Der er derduover sociale arrangementer eftermiddag/aften. På seminarets dag 2 arbejdes der med etablering af forskningsgrupper. Der vil komme indlæg fra etablerede grupper om bl.a. motivation, indhold og strategisk sigte med grupperne. Der vil være åbent hus i de forskellige grupper. Samtidig er der reserveret tid til TAP-gruppens arbejde med opfølgning på APV og temadag. Derudover kommer dag 2 til at omhandle e-læring og de erfaringer, der er gjort på instituttet.
Detaljeret dagosrden og program sendes ud med angivelse af indhold og oplægsholdere. Side 5/5 7. Normændringer (orientering og drøftelse) MS orienterede om forslaget til normændringer. Forslaget har også været præsenteret på infomøde for hele instituttet. Fra medarbejdersiden blev stillet spørgsmål til normsætningen for deltagelse i forskellige organer og udvalg. Der var enighed om, at der er behov for en præcisering af ordlyden i nuværende forslag evt. i form af eksempler på konkrete udvalg -, samt at der er behov for en overgangsordning, hvis man kan komme i klemme ift. nye og gamle regler. PA tilføjede, at normsætningen også kan ses i sammenhæng med lønudviklingen eksempelvis ift. varetagelse af en bred portefølje. Der blev fra medarbejdersiden også gjort opmærksom på, at det ser ud som om, at masteruddannelserne bliver favoriseret i det foreliggende forslag, hvilket ikke anses for rimeligt ift. de øvrige institutter. Der er høringsfrist snarest med henblik på, at MS kan sende et revideret forslag ud inden sommeferien. Der blev også gjort opmærksom på, at teknikken først på plads, når det gamle semester erindtastet. Herefter kan der tastes i det nye. 8. Evt. Det er PA s sidste møde som TR. Pr. 1. september 2013 overtager den nyvalgte TR Lars Bracht. Forslag om at datoer til det kommende år: Uge 43 samt et møde i december (datoforslag følger)