Tlf.:

Regionshuset Viborg Regionssekretariatet Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Anmeldt tilsyn på Pilebakken Udført den 11. marts 2010 Dato 26-05-2010 Trine Kjærgaard Birkemose Tel. +45 8728 4027 Trine.Birkemose@STAB.rm.dk 1-51-74-9-07 Side 1 Pilebakken Pilevej 4 Salten 8651 Them Målgruppe Tlf.: 87 28 84 00 E-mail: pilebakken@ps.rmdk Bostedsleder: Jytte N. Jacobsen Pilebakken har 26 pladser for mennesker over 50 år med svære psykiske lidelser og/eller demenssygdomme, fx alkoholdemens eller frontallapskader og deraf følgende problemskabende adfærd. Pilebakken drives efter 108 i Lov om Social Service. Afdelinger Driftscenter Boafdeling Øst Boafdeling Vest Center for Voksensocial Tingvej 15B, 3. sal 8800 Viborg E-mail: VSA@rm.dk Afdelingsleder: Lisa Weinreich Afdelingsleder: Jette Kleis Petersen Tidligere tilsyn 2010 2009 2008 Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt 11.3.2010 Boafdeling Vest 4.2.2009 3.9.2009 Boafdeling Øst 26.6.2008 18.2.2008

Aktuelt tilsyn Grundlag for tilsynet Anmeldt tilsyn på Pilebakken boafdeling Vest den 11. marts 2010. Tilsynsbesøget var varslet jf. vejledningen minimum 6 uger før besøget. Forud for tilsynsbesøget havde botilbuddet fremsendt relevante bilag til tilsynsteamet, som desuden har søgt informationer i ESDH og på hjemmesiden. Alle tilsynsrapporter er tilgængelige på tilbuddets hjemmeside. Seneste tilsyn var uanmeldt på boafdeling Øst den 3.9.2009 og der var følgende opmærksomhedspunkter Medicinhåndtering. Det anbefales at Pilebakken iværksætter fælles registrering og opfølgning på fejl og utilsigtede hændelser med henblik på fælles organisatorisk læring. Fokusområder for tilsynet Målgruppe Planarbejde, dokumentation og brugerinddragelse Magtanvendelser Fysiske rammer, nye køkkener Medicinhåndtering Rygning, alkohol Rekruttering Faglig udvikling Arbejdsmiljø og internt samarbejde Deltagere i tilsynet Alle medarbejdere var orienterede om tilsynet, og deltagerne var udvalgt af ledelsen. SR er sikkerhedsrepræsentant, TR er tillidsrepræsentant. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten Brugere/beboere: Beboerne var orienterede om tilsynet, og repræsentanterne var udvalgt og forespurgt af personalet. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Pårørende: Pårørende var orienteret gennem opslag. Jytte N. Jacobsen, Bostedsleder Jette Kleist Petersen, afdelingsleder Vest, daglig sikkerhedsleder medarbejder, afdeling Vest, TR for FOA adm. medarbejder, SI sygeplejerske, afdeling Vest, SR 2 beboere Ingen pårørende havde tilmeldt sig tilsynet Program for tilsynet Tilsynet ankom kl. 9.00. Bostedslederen viste tilsynet rundt i afdeling Vest og i Pilen. Efter interviewene fik ledelsen en kort tilbagemelding, og tilsynet blev afsluttet kl. 14.30. Leder af tilsynsteamet Charlotte Kristiansen deltog i tilsynet som observatør. Side 2

Tilsynet blev udført af Camilla Rebekka Rask Tilsynskonsulent Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Tlf.: 8728 4028 E-mail: camilla.rask@stab.rm.dk Tlf.: 8728 4027 E-mail: trine.birkemose@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering Pilebakkens målgruppe er under udvikling til at omfatte yngre beboere med dobbeltdiagnoser, alkoholmisbrug- og skader og psykiatriske lidelser som skizofreni. Der modtages samtidig beboere indenfor den oprindelige målgruppe af mennesker over 50 år med svær demens og problemskabende adfærd. Den nye målgruppe fordrer udvidet brugerinddragelse og et mere udadgående aktivitetsniveau. Pilebakken har indført ugentlige samtaler mellem kontaktperson og beboere samt ansat pædagoger med henblik på at imødekomme beboernes behov. Pilebakken arbejder struktureret med at omsætte ydelserne til beboerne efter individuelle planer og statusrapporter tilpasses samarbejdspartnernes behov. Den daglige dokumentation er en udfordring, som ledelsen fortsat arbejder med at understøtte og udvikle gennem udpegning af en ressourceperson og ved at afsætte tid til arbejdet. Beboerrepræsentanterne udtrykker tilfredshed med at bo på Pilebakken, og med den støtte de modtager. Der arbejdes målrettet med opfølgning og forebyggelse af magtanvendelser, hvor der ses en tydelig sammenhæng mellem nye medarbejdere/vikarer og antallet af magtanvendelser. Der lægges derfor vægt på grundig introduktion af nye medarbejdere. I de fysiske rammer arbejdes på at indrette yderligere to stuer med bad til akutfunktion og med inddragelse af Pilen til dels beboerrettede aktiviteter og personalefaciliteter. Der er planer om renovering af indgangspartiet, som skal være mere tidssvarende. Den nye køkkenfunktion er ved at falde på plads. Omlægningen vurderes at være positiv for beboerne, hvor plejepersonalet ser en øget aktivitet og brugerinddragelse omkring køkkenerne. Medarbejderstaben på Pilebakken er tværfagligt sammensat. Pædagoger er en nyere faggruppe, som især bidrager med andre indgangsvinkler til beboerne i forhold til individuel tilgang og aktiviteter. Der er fastansat flere medarbejdere, hvilket betyder færre vikarer, og dette har en positiv effekt for såvel beboerne som på arbejdsmiljøet. Pilebakken har i LMU regi arbejdet med udvikling af en ny virksomhedsplan med inddragelse af regionens værdisæts betydning for Pilebakken samt det tidligere arbejde med Perlefiskerne. Der er lagt vægt på at virksomhedsplanen skal være overskuelig og omsættelig i den daglige opgaveløsning. Det er forhåbningen, at virksomhedsplanen sammen med renovering af de fysiske rammer, herunder indgangspartiet, vil danne grundlag for fremtidens Pilebakken. og medarbejdere ønsker at Pilebakken skal være en attraktiv arbejdsplads, som er anerkendt for en specialiseret og dokumenteret opgaveløsning for målgruppen. Side 3

Arbejdsmiljøindsatsen har især fokus på støjproblemer og sygefravær, og der arbejdes med aktiv indsats i form af skærmning og en-til-en kontakt samt procedurer for opfølgning. Den administrative funktion er under både internt og eksternt pres med mangeartede opgaver. Som det er gældende på en række botilbud, er der tale om en solofunktion, hvor der skal løses komplicerede opgaver, ofte i nye it-systemer, og hvor medarbejderne mangler faglig sparring og adgang til relevante samarbejdspartnere. Opmærksomhedspunkter Tilsynet er ikke præsenteret for forhold, der giver grundlag for beskrivelse af opmærksomhedspunkter Den generelle faglige indsats Kerneydelsen Målgruppe: Målgruppen på Pilebakken har de seneste år udviklet sig til at også at omfatte yngre beboere, dvs. yngre end 50 år, med dobbeltdiagnoser, alkoholmisbrug- og skader og alvorlige psykiatriske lidelser som skizofreni. Der er 4 beboere med dom på Pilebakken. Pt. er der tre borgere på venteliste, hvoraf to er langt over 70 år. Udviklingen gælder også for boafdeling Vest, som de seneste to år har fået flere beboere ind med ovennævnte problematikker. Aldersspredningen er fra 39 år til op i halvfjerdserne med hovedvægten i halvtredserne. Den nye beboergruppe fordrer udvidet samarbejde med andre parter, fx kriminalforsorg og politi. Der er bl.a. foretaget anmeldelser af brandstiftelse og vold. Medarbejderne tilføjer at Pilebakkens hjemmeside trænger til at blive ajourført, så den afspejler den korrekte målgruppe. Beboergruppen er blevet yngre og mere fysisk mobile, men har alvorlige sygdomme og sindslidelser, fx skizofreni. Den ændrede og yngre målgruppe afspejler sig også tydeligt i aktivitetsniveauet og i valg af aktiviteter. Beboerne har i højere grad selv hånd om deres økonomi, og der er daglige udgående aktiviteter; indkøbsture, oplevelser mv. Individuel plan og dokumentation: Det er Pilebakkens målsætning at planarbejdet er ensartet, men der er forskelle i formen afhængig af beboerens behov og problemstillinger ligesom statusbeskrivelser mv. tilpasses samarbejdsparternes behov og ønsker. Der samarbejdes med Gårdhaven om implementering af det fælles læringsforløb, hvor der tages udgangspunkt i konkrete beboere, deres mål for opholdet og konkret omsætning i den daglige indsats. Medarbejderne videndeler på de månedlige afdelingsmøder og 4 årlige læringsdage, og nogle beboere har særlige medarbejderteams, som også mødes regelmæssigt. Individuelle planer og daglig indsats er dokumenteret i Bosted System, Side 4

Den generelle faglige indsats Kerneydelsen hvor alle planer er oprettet, sådan at papirjournaler og beboermapper er afviklet. n afsætter tid til den daglige dokumentation, og der er fortsat en ressourceperson, som støtter personalet. Det er ledelsens vurdering, at personalet som helhed er dygtige til dokumentation, men at der fortsat kan arbejdes med systematikken. Medarbejderne vurderer at de er nået langt i udvikling af dokumentationsrutinerne på Pilebakken/boafdeling Vest. Processen har været udfordrende for nogle medarbejdere, som ikke havde erfaring med brug af it-systemer og PCere. I den daglige brugerrettede opgaveløsning fungerer systemet godt, bl.a. medvirker medicinmodulet til øget kvalitet, fx i forhold til blodsukkerkontroller. Bosted System anvendes også til dokumentation ved særlige pædagogiske indsatser i forhold til konkrete beboere, hvilket har afløst tidligere håndskrevne ark. I den forbindelse kunne medarbejderne ønske sig et rødt flag, dvs. en markering af forhold medarbejdere skal være særligt opmærksomme på. Medarbejderne peger på nogle it-tekniske forhold, som besværliggør brugen af Bosted System i det daglige; Word kan ikke bruges direkte, dvs. at dokumenter fortsat skal ud af Bosted System til redigering og lægges ind igen, der er besværlige arbejdsgange ved fx bookning af bus og økonomimodulet opfylder ikke intern revisions krav. Bruger- og pårørendeinddragelse: De nye beboere kræver andre samarbejdsformer med øget inddragelse og samarbejde, ligesom de pårørende ikke i samme omfang har adgang til sagsakter osv. Beboerne er præget af angst, og personalet skal være synligt for at forebygge konflikter. Beboerne danner kun i begrænset omfang samvær og relationer indbyrdes. Tilgangen er i høj grad individuel, og personalet har fokus på relationsarbejde i forhold til beboerne. Kontaktpersonernes funktion er under fornyet overvejelse, og beboerne inddrages i (om)fordeling i kontaktpersoner. Beboerne inddrages konkret ved ugentlige samtaler med kontaktpersonen, som ligeledes dokumenteres i Bosted System. Ugesamtalerne er relativt nye, og erfaringerne viser indtil nu, at såfremt medarbejderne er vedholdende og stringente i afholdelsen af samtalerne, så sætter beboerne gradvist flere ord på deres ønsker og støttebehov. Køkkenpersonalet inddrager beboerne direkte i madplan osv. Pårørende: Pårørende inddrages fortsat tæt i det daglige med de variationer som de yngre beboere giver. Der er tilbud om samtaler/møder hver 3.måned. Brugere/ vurdering Tilsynet talte med to mandlige beboere, som begge var tilfredse med at bo på Pilebakken. De har et godt samarbejde med kontaktpersonerne, og synes de får god støtte og hjælp til daglige rutiner, aktiviteter, ture ud af huset mv. De synes de har indflydelse på deres hverdag, og deres pårørende Side 5

Den generelle faglige indsats Kerneydelsen er velkomne, når de kommer på besøg. Den ene beboer finder at stuen er lidt lille, men de er tilfredse med rengøringen og de øvrige rammer. Køkkenet laver fantastisk mad, og beboerne er glade for, at de ikke selv skal sørge for det, og for at de kan følge med i madlavningen i det nye køkken. En beboer så gerne, at det ikke var tilladt at indtage alkohol på Pilebakken. De føler sig ikke generet af røg fra medbeboerne. Den generelle faglige indsats Magtanvendelser og håndtering af klager n Magtanvendelser Beboerne på Pilebakken er psykisk syge og under psykiatrisk og medicinsk behandling, men ledelsen mener det er vigtigt at have fokus på minimering af medicin, som ofte har bivirkninger, og arbejde med pædagogiske tiltag. Pilebakken er til stadighed optaget af at forebygge magtanvendelser, først og fremmest ved at drage læring gennem struktureret opfølgning på alle magtanvendelser. Der arbejdes med faglig dokumentation, dvs. et skema med beskrivelse af beboerne og konkrete situationer, hvor magtanvendelse kan komme i anbendelse. Der følges op med beboerne med fokus på dem og ikke på situationen. Pilebakken samarbejder med andre socialpsykiatriske tilbud og driftscentret CVOS om indberetning, skelnen mellem lovlige og ulovlige magtanvendelser mv. Medarbejderne udtrykker i lighed med ledelsen et ønske om at minimere magtanvendelser mest muligt gennem pædagogiske tiltag. De kan se en sammenhæng mellem øget brug af vikarer og flere magtanvendelser, hvilket var tilfældet i en periode omkring årsskiftet. Beboerne på Pilebakken fordrer god indsigt forståelse og høj faglighed, og der er derfor øget opmærksomhed på oplæring af nye medarbejdere. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer Rundvisning/ Tilsynets beskrivelse Tilsynet vises rundt i afdeling Vest; de to beboergrupper, fællesrum mv. samt i Pilen. Der er planer om at indrette endnu to stuer med badeværelse, således at pladsantallet øges med to, bl.a. ved at inddrage et aktivitetsrum. Den tidligere forstanderbolig er udlejet som satellitafdeling til et andet at regionens tilbud. Side 6

De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer Pilen, dvs. de tidligere pigeværelser, er under renovering. Der er indrettet Kvindeindgang med bad og omklædning, da der var behov for adskilte forhold for kvindelige og mandlige ansatte. Der er planer om et aktivitetsrum til brugerne til erstatning for det, der inddrages til beboelse. På 1. sal er der møderum, hvor der er ønske om at udvide det store lokale. Der er endvidere videokonferencerum, grupperum mv. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Medicinadministration Afdeling Vest har fortsat et lille medicinsvind, som søges forebygget gennem udvidede procedurer for dosering og medicingivning, øget kontrol med nøglen til medicinskabet mv. Andre forebyggende tiltag, som ledelsen overvejer, er opbevaring af medicin hos beboerne i egne stuer, andre procedurer mv. Problemet fylder noget i det daglige, men ikke meget. Der var ikke aktuelt konstateret svind under tilsynets besøg. Medarbejderne er opmærksomme på, at svindet ikke skal optage for meget opmærksomhed og føre til, at medicinhåndteringen bliver en belastning. De lægger vægt på at følge de særlige instrukser omhyggeligt så længe, det er nødvendigt. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Kost/motion Køkkenet, hvor der laves mad til begge afdelinger, ligger i boafdeling Vest. Det er ledelsens oplevelse at beboerne, hvoraf der er mange yngre mænd, nyder at der er aktivitet i køkkenet, madduften osv. Køkkenet er lukket, men beboerne kan komme derud, få en ekstra kop kaffe mv., og danner på den måde også en relation til køkkenpersonalet. Køkkenpersonalet er blevet mere opmærksomt på hvilke beboere, der spiser hvad og hvilke retter, der er særligt populære, ligesom madønsker inddrages i ugesamtalerne. Der gøres mere ud af rammerne for måltiderne med opdækning, nyt porcelæn mv. Der har været mange praktiske opgaver vedr. etablering af køkkenerne; regulering af ovn og opvaskemaskiner, ekstra håndvaske, indkøb af rulleborde osv. Der er en køkkenassistent i hvert køkken samt en økonoma og en assistent, der er tilknyttet begge køkkener. Fordeling af opgaver i køkkenet mellem plejepersonale og køkkenpersonale drøftes på afdelingsmøderne, og dertil holdes jævnlige køkkenmøder. Side 7

De fysiske og sundhedsmæssige rammer Kost/motion Det er medarbejdernes indtryk at de nye køkkener fungerer godt for beboere og plejepersonale. Der er nemmere adgang til at smøre en ekstra mad eller evt. bage boller, og beboerne kommer til køkkenet. Den største forandring er sket for køkkenpersonalet, som bl.a. arbejder mere alene end tidligere, og medarbejderne vurderer at for dem er organiseringen ikke faldet helt på plads endnu. og medarbejderforhold Generelt, normering, rekruttering og personalesammensætning Pilebakken kan rekruttere og fastholde medarbejdere og oplever, at nye medarbejdere enten ret hurtigt gør op, at de ikke kan arbejde med målgruppen eller forbliver ansat gennem længere tid. Medarbejderstaben er tværfagligt sammensat af social- og sundhedsassistenter, plejere, sygeplejerske, pædagoger og social- og sundhedshjælpere. n har med ansættelse af uddannede pædagoger ønsket at tage det sunde ind til det syge ; at have udviklingsmål også i en afviklingsproces. Pædagogerne bidrager tillige med nye synsvinkler på beboerne, herunder en individuel tilgang og samarbejde med beboerne om aktiviteter, fx ture ud af huset, som ikke indgår i de planlagte aktiviteter og kræver ekstra planlægning. Det pædagogisk uddannede personale kræver oplæring i den fysiske pleje og medicinhåndtering. Medarbejderne kunne ønske sig en bedre normering, således at de kunne yde mere service til beboerne. Nogle beboere har behov for en-til-en kontakt ved aktiviteter, og en øget normering ville generelt øge muligheden for en individuelt tilpasset indsats. Vikarforbruget er faldet, og der er flere fastansatte medarbejdere, hvilket imødekommer beboernes behov for genkendelighed og tryghed samt nedsætter antallet af magtanvendelser. Medarbejderne mener at flerfagligheden styrker indsatsen; der er dog kun en sygeplejerske ansat, og det kunne være ønskværdigt med flere, idet det øger muligheden for at sygeplejefaglig sparring og videndeling. og medarbejderforhold Faglig og organisatorisk udvikling Pilebakken har arbejdet med ny virksomhedsplan i LMU, Lokal- Side 8

og medarbejderforhold Faglig og organisatorisk udvikling Medudvalget, som herefter skal ud til drøftelse på afdelingsmøderne. Der er planlagt et to-dages seminar til efteråret med ekstern konsulent, hvor der skal arbejdes med virksomhedsplan og Kvalitetsmodel med henblik på at få omsat indholdet til konkret, praktisk pædagogisk indsats. Arbejdet med virksomhedsplanen har inkluderet omsætning af regionens værdisæt og dennes betydning for Pilebakken samt arbejdet med Perlefiskerne, og der er lagt vægt på at resultatet skulle være brugbart og omsætteligt, og bl.a. derfor ikke er så langt. Det er ledelsens fremtidsønske, at ledelse og medarbejdere i stadig større omfang vil anskue hele Pilebakken som et samlet hele; beboere, medarbejdere og afdelinger, samt at lægge grund til en ny og anderledes historie om Pilebakken som også understøttes gennem en planlagt ombygning af indgangspartiet. Der holdes Medarbejderudviklingssamtaler, MUS, på grundlag af en ny skabelon, som i højere grad sætter fokus på medarbejderen og dennes bidrag. Dette ses også i sammenhæng med opfølgning på Arbejdsklimaundersøgelsen, hvor medarbejderne udtrykte at ledelsen besluttede for meget. Der arbejdes derfor med mere medarbejderinddragelse og øget medejerskab. Medarbejderne ser virksomhedsplanen som et led i at skabe en attraktiv arbejdsplads og et efterspurgt botilbud. De vurderer at det kræver en kontinuerlig opmærksomhed og indsats. Pilebakken har sammen med et andet botilbud gennemført et efteruddannelsesprogram i neuropædagogik og neuropsykologi. Der er overvejende positive vurderinger af forløbet, som har givet medarbejderne et fælles fagligt udgangspunkt og sprog. Den nye viden er først og fremmest anvendt på specielle opgaver, men der er nu planlagt en opfølgning med henblik på yderligere implementering. Den øgede opmærksomhed på brugerinddragelse gennem ugesamtalerne er afledt af forløbet. n vurderer at de har relevant adgang til efteruddannelse og kurser. og medarbejderforhold Arbejdsmiljø og internt samarbejde Den gennemførte Arbejdspladsvurdering, APV, fra efteråret viste problemer i arbejdsmiljøet med støj og sygefravær foruden nogle ergonomiske problemer med placering af opvaskemaskinerne sidstnævnte er løst. I boafdeling Vest er støjproblemerne centreret om en beboer, der, som en del af sit sygdomsbillede, er meget råbende. Der arbejdes med øget skærmning og ekstra personale til beboeren. Side 9

og medarbejderforhold Arbejdsmiljø og internt samarbejde Sygefravær påvirker arbejdssituationen for alle medarbejdere. Pilebakken har en sygefraværspolitik som følges. Med henblik på at imødegå virkninger af sygefravær aftales på det daglige morgenmøde, hvilke opgaver der evt. må udsættes eller springes over, således at medarbejderne ikke føler sig pressede til at løbe stærkere. Der er fastansat mere personale, hvilket nedsætter vikarforbruget og har en gavnlig indflydelse på arbejdsmiljøet. Medarbejderne oplever ligeledes at arbejdsmiljøet er præget af beboerstøj. De mener at ekstra personale, så der er en-til-en kontakt, er den bedste indgriben, som støtter beboeren, aflaster de øvrige beboere og letter personalets arbejdsmiljø. Blandt personalet arbejdes med accept af, at en-tilen kontakt kan indebære at en vagt tilbringes foran fjernsynet, hvis det er hvad beboeren ønsker. Generelt kan arbejdsmiljøet være belastet af støj, trusler og magtanvendelser, men medarbejderne støtter ledelsen i, at meransættelserne og dermed mindre brug af vikarer, har bedret situationen. Der er gode rutiner for opfølgning på magtanvendelser, hvilket medarbejderne mener med fordel kunne overføres til opfølgning på episoder med vold og trusler mod personalet, hvor opfølgningsrutinerne aktuelt ikke er helt så systematiske. Der arbejdes på en arbejdsmiljørapport/ansøgning til Forebyggelsesfonden om midler til at forebygge langtidsvirkninger af arbejdet i form af nedslidning. Den administrative funktion er under belastning af såvel interne som udefrakommende krav, fx opsamling på APV fordi it-systemet var nede, afstemning af husleje, indførelse af nyt anmodningsmodul mm. På Pilebakken arbejder den administrative medarbejder i en solofunktion uden kolleger at sparre med og oplever tillige, at det er vanskeligt at indhente hjælp fra regionskontorene. Medarbejderne synes de står overfor spændende opgaver og udfordringer; den nye målgruppe, øget brugerinddragelse, dokumentation og Kvalitetsmodellen. Fremtidens drømmescenarie for medarbejderne er Pilebakken i renoverede fysiske rammer med akutstuer, bedre plads til administrationen og udnyttelse af Pilen. De ønsker at Pilebakken skal være kendt for specialiserede ydelser til borgere med komplekse problemstillinger og øget brugerinddragelse og brugeraktivitet alt dokumenteret og beskrevet i Virksomhedsplanen og fulgt af faglig udvikling og efteruddannelse. Det interne samarbejde er generelt velfungerende, mener medarbejderne. Det er alles ansvar at stoppe korridor-snak. Der er et personaleseminar under planlægning i LMU, hvor ledelse og medarbejdere skal udfordres i at samarbejde under andre former end de vanlige. Side 10