Referat J.nr.: U0002-7-03-8-13 Ref.: ALJ Dato: 20-12-2013 Mødeforum: Ordinært møde i bestyrelsen for VIA University College Dato: Mandag d. 9. december 2013 Tid: 15.30-18.30 Sted: Mødeleder: Deltagere: Skejbyvej 1, 8240 Risskov Johannes Flensted-Jensen Johannes Flensted-Jensen, Jørgen Nørby, Anita Jacobsen, Allan Rakesh Meineche, Martha Møller, Tonni Nørgaard, Henning Pedersen, Lis Randa, Bodil Vilmand-Olsen, Keld Bach Nielsen, Lennart Olausson, Astrid Johanne Bårdgard, Thor Jensen, Peter Stampe. Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen, sekretariatschef Anders Leth Jensen, AC-fuldmægtig René Schardelmann, kommunikationschef Lisbeth Katborg Bjerre. Afbud: Referent: Mette Thunø, Sandra Ileby Andersen, Anders Kühnau, Prorektor Peter Friese, specialkonsulent Elvir Maleskic. Anders Leth Jensen/ René Schardelmann Dagsorden Beslutnings- og drøftelsessager 1. Godkendelse af dagsorden...3 2. Undertegnelse af referat (Bilag 02)...3 3. Årsprognose 2013 (Bilag 03)...3 4. Vedtagelse af budget 2014 (Bilag 04)...4 5. Vedtægt for VIA (Bilag 05)...6 6. Godkendelse af opførelse af auditorium i Holstebro (Bilag 06A-D)...7 7. LUKKET PUNKT...8 8. LUKKET PUNKT ansøgning om udbud af uddannelse (Bilag 08A-B)...8 Orienteringssager...8 9. Flytning af bestyrelsesmøde 26. marts fra Skive til Aarhus...8 10. Orientering om status på projekt Campus Aarhus C (Bilag 10)...8 11. Andre sager...8 12. Eventuelt...9 Udarbejdet af: ALJ/RESC Side 1 af 9
Eventuelle afbud bedes meddelt til Mie Svidt fredag den 6. december 2013, kl. 12.00, e-mail: msv@viauc.dk og tlf.: 87 55 10 03 Med venlig hilsen Johannes Flensted-Jensen Udarbejdet af: ALJ/RESC Side 2 af 9
Kommenteret dagsorden Ad. 1. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Dagsorden blev godkendt. Ad. 2. Undertegnelse af referat (Bilag 02) Som bilag 02 er vedlagt referat af mødet i bestyrelsen den 28. oktober 2013. Referatet har været i høring i perioden fra den 6. til den 13. november 2013. Der er ikke modtaget ændringsforslag til referatet i høringsperioden, hvorfor referatet anses for godkendt. Det indstilles, at bestyrelsen undertegner det godkendte referat. Formanden kommenterede kort punktet om igangværende ejendomssager. Referatet blev herefter godkendt og undertegnet af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Ad 3. Årsprognose 2013 (Bilag 03) På baggrund af regnskabet for tredje kvartal er der udarbejdet en årsprognose vedlagt som bilag 3. Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil kommentere årsprognosen ved mødet. Det indstilles, at bestyrelsen kommenterer årsprognosen og tager årsprognosen til efterretning. Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen gav en redegørelse for årsprognosen for 2013. Den aktuelle forventning er et positivt resultat på ca. 24,7 mio. kr., hvilket svarer til en positiv afvigelse på 9,6 mio. kr. ift. budgettet for 2013. Der ses derfor med stor tilfredshed på prognosen. Overordnet er konklusionen således, at driften har givet et godt afkast, som bidrager til VIAs likviditet. Årsagerne til, at prognosen er bedre end forventet, skal blandt andet findes i forbedrede resultater hos: VOK (3,3 mio. kr.) PSH (2,5 mio. kr.) Fællesfunktionerne under professionshøjskoledirektøren (5,6 mio. kr.) Kapitalformål (2,2 mio. kr.) Desuden bemærkede Asbjørn Christensen, at forbedringen på 79 mio. kr. i regnskabets første tre kvartaler skyldes forskydninger i periodisering. Udsvinget skyldes dels mindre lønomkostninger på 34,7 mio. kr. dels et mindre forbrug på øvrig drift på 44,1 mio. kr. Det mindre forbrug på løn kan primært henføres til. at højskolernes kapacitetsopbygning inden for forsknings- og udviklingsområdet først er begyndt at slå igennem fra efteråret 2013. Udarbejdet af: ALJ/RESC Side 3 af 9
Det forventes endvidere, at der periodiseres midler bevilliget fra pulje til forskningstilknytning samt udviklings- og evidensbasering til 2014 svarende til i alt 22,5 mio. kr.. Endelig gjorde Asbjørn Christensen rede for, at overskuddet påvirker likviditeten positivt, så der er aktuelt mindre behov for at optage lån til igangværende byggerier. Asbjørn Christensens oplæg, der knytter sig til både til punkt 3 og 4 udsendes sammen med referatet. Formanden gav udtryk for, at der tale om et godt resultat og det er fint, at der umiddelbart kun er disponeret, så resultatet afviger 0,6 % i forhold til VIAs samlede budget. Ift. anvendelsen af overskuddet bemærkede Martha Møller, at man bør tage med i overvejelserne, at uddannelserne over tid har fået færre midler, hvorfor der også burde tilbageføres midler til de faglige miljøer. Asbjørn Christensen gav udtryk for at være enig i, at pengene skal bruges i overensstemmelse med VIAs formål og bemærkede, at det også vil slå igennem i budgettet for 2014. Keld Bach Nielsen spurgte, om der er taget initiativ til at reducere omfanget af overarbejde i Teknisk-Merkantil Højskole. Hertil svarede Asbjørn Christensen, at der er fokus på dette og at mængden af overarbejde er en konsekvens af usikkerhed vedrørende balancekravet, som har bevirket, at der ikke er sket fastansættelser i foråret 2013. Harald Mikkelsen supplerede med at sige, at rekrutteringsvanskeligheder i forhold til at skaffe kvalificeret arbejdskraft (særligt ph.d.) også har været årsag til overarbejdet. Formand Johannes Flensted-Jensen bemærkede, at det er fornuftigt at disponere, som man har gjort i TMH og konkluderede, at der i bestyrelsen var tilfredshed med årsprognosen, og at bestyrelsen dermed havde taget denne til efterretning. Ad 4 Vedtagelse af budget 2014 (Bilag 04) Som bilag 4 er forslag til budget 2014 vedlagt. Som det vil fremgå er der lighed med forgående år opstillet et resultatkrav på 15 mio. kr. samt en strategisk pulje på 15 mio. kr. Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil ved mødet kommentere budgettet. Det indstilles, at bestyrelsen vedtager budget 2014. Asbjørn Christensen gav en redegørelse for budgetforslaget for 2014. Der blev lagt vægt på følgende punkter i redegørelsen: Der budgetteres med et overskud på 15 mio. kr. (svarende til ca. 1 % af omsætningen) Øget aktivitetsfremgang i STÅ på 1,8 % sammenlignet med budget 2013. Trods reduktion i taxameter pr. studerende forventer VIA igen næste år en øget indtægt som følge af øget studentermasse Procentvise nedjusteringer af undervisning-, fællesudgifts-, bygnings- og færdiggørelsestaxametrene Forventet lønstigning pr. 1. april 2014 på 1,1 % via de centrale forhandlinger (OK13). Udarbejdet af: ALJ/RESC Side 4 af 9
Lønprocenten er dog fortsat uændret ift. budget 2013 Rationaliseringer på baggrund af VIAs Operation på 3,0 mio. kr. på fællesområdet Det er forudsat, at højskolerne periodiserer forsknings- og udviklingsmidler fra 2013 til 2014 for i alt 22,5 mio. kr. 15 mio. kr. afsættes til en Strategisk pulje Særlig nedsættelse af resultatmålet i 2014 for Pædagogisk Socialfaglig Højskole på 2,5 mio. kr. grundet implementeringen af den nye læreruddannelse, der har bevirket mindre optag særligt i Nørre Nissum og Skive Strategisk Pulje skal understøtte projekter, der omhandler udnyttelse af digitale læreprocesser og implementering af studieaktivitetsmodel i højskolerne. Reduktion på Fællestaxameteret på 8,9 % bunder primært i implementering af sjette og syvende fase af Statens Indkøbsprogram, svarende til en reduktion på 0,4 % og 1,1 % samt regulering som følge af Mckinsey-analyse om øget anvendelse af IT svarende til en reduktion på 7 %. Det budgetterede overskud skal sikre VIAs likviditet med henvisning til de igangværende store byggeprojekter. Overskud på driften skal sikre, at der skal optages færre lån, så rentebyrden fremadrettet dermed lettes. Renten forventes ikke at kunne falde yderligere, hvorfor forventningen til renteomkostningerne er sat en anelse op. Byggeriet i Aarhus C påvirker ikke budgettet, da det indgår i en lukket regnskabskreds, der først aktiveres, når byggeriet tages i brug. Finansloven, der udgør præmis for budgettet, forventes vedtaget umiddelbart efter 3. behandling d. 18. og 19. december. Asbjørn Christensens oplæg, der knytter sig til punkt 3 og 4, udsendes sammen med referatet. Der blev spurgt til, om det er sandsynligt, at der fortsat kan foretages billigere indkøb via Statens Indkøbsprogram. Asbjørn Christensen svarede hertil, at det er forventningen, at der på en række områder kan findes yderligere besparelser evt. på tværs af sektoren, men det er samtidig vurderingen, at de udmeldte besparelser for sektoren er overvurderede. Ift. digitale løsninger arbejdes der på at etablere fælles studieadministrative systemer, fælles udbud på praktikportal samt en model, der kan understøtte digital eksamen herunder afregning af censorer. Disse løsninger kan efter planen implementeres i sektoren i 2014. Der var en drøftelse af om 15 mio. kr. vil være nok til at kunne indfri forventningerne til de to markante projekter under Strategisk Pulje. Harald Mikkelsen bemærkede, at bestyrelsen på kommende møde vil blive præsenteret for delstrategien for digitalisering, som vil belyse, hvorledes VIA vil arbejde med indførelsen af digitalisering. I forhold til den særlige resultatmålsnedsættelse i forholdt til Pædagogisk Socialfaglig Højskole bemærkede formand Johannes Flensted-Jensen, at det er udtryk for, at bestyrelsen tager ansvar for sin beslutning om at opretholde Nørre Nissum og Skive. Udarbejdet af: ALJ/RESC Side 5 af 9
Bestyrelsen gav udtryk for bekymring ift. VOK og spurgte ind til budgettet for højskolen herunder hvilke tiltag, der planlægges for at imødekomme reduktion af Statens Voksenuddannelses Støtte (SVU), ændrede regler for 6-ugers selvvalgt uddannelse samt mulighederne for at få del i midlerne i tilknytning til Folkeskolereformen. Asbjørn Christensen svarede hertil, at VIA er den fortrukne samarbejdspartner for mange kommuner og i forhold til de midler, der er tilført folkeskoleområdet, må det forventes, at VIA vil få andel i disse midler. Samtidig er det endnu ikke kendt om ny SVU-lov reelt vil medføre, at kommunerne indstiller efter- og videreuddannelse af deres medarbejdere. Endelig har VOK tidligere vist stor omstillingsparathed. Generelt i forhold til søgning supplerede Harald Mikkelsen, at man ved seneste ansøgningsfrist afviste 1500 ansøgere, samt at der demografisk er 5 % flere i den relevante aldersgruppe om 3 år. Formanden Johannes Flensted-Jensen konkluderede, at bestyrelsen ønskede, at der ved første kvartalsprognose i 2014 gøres ekstra ud af bemærkninger ift. VOK. Bestyrelsen anerkendte det dygtige og forudseende arbejde blandt andet gennem VIAs operation, der har skabt et godt fundamentet for Budget 2014, og vedtog herefter budget 2014 som indstillet. Fremskrivningen af budget 2014 til 2015 2017 Asbjørn Christensen gav desuden orientering om fremskrivning af Budget 2014 til 2015 2017, som er foretaget på baggrund af en ren matematisk fremskrivning. Hovedpointerne i orienteringen: - Indtægtssiden falder ca. 80 mio. kr. - Omkostningerne stiger med ca. 26 mio. kr. - Boston-analysen indfases med besparelser inden for administration. Såfremt der ikke indføres tiltag, står VIA med et underskud på 51 mio. kr. i 2015, 95 mio. kr. i 2016 og 93 mio. kr. i 2017. I overvejelserne indgår blandt andet følgende mulige tiltag: - OK13 kan muliggøre besparelser - Campusstrategien forventes at medføre mere rationel drift, som giver besparelse på driften - Mulighederne for yderligere at supplere studentermassen eksempelvis gennem internationaliseringstiltag afsøges - Afledte økonomiske effekter gennem FoU-aktiviteter - Øget digitalisering, både administrativt og vedrørende undervisningens gennemførelse Ad 5 Vedtægt for VIA (Bilag 05) Som det tidligere har været omtalt, afventer VIA vedtagelsen af den nye professionshøjskolelov. Dette ventes at ske den 10. december og med forventet ikraftræden 1. januar 2014. Ministeriet arbejder samtidig på en ny standardvedtægt, som vi endnu ikke har set. Ved det seneste bestyrelsesmøde traf bestyrelsen beslutning om bestyrelsessammensætningen og denne beslutning kan derfor indarbejdes i standardvedtægten, når den foreligger. Udarbejdet af: ALJ/RESC Side 6 af 9
Bestyrelsen skal i lighed med tidligere også nedsætte uddannelsesudvalg og studieråd. I den nye lov gives der mulighed for, at man både kan have monofaglige uddannelsesudvalg, hvilket har været et krav hidtil, men det er som noget nyt også muligt at samle uddannelsesudvalg for områder, som er nært beslægtede. Til dette bestyrelsesmøde har de fem højskoler angivet, hvilke uddannelsesudvalg, studieråd og andre fora man ønsker oprettet. Dette fremgår af det vedlagte bilag 5. I forhold til de nuværende udvalg, som fremgår af den nuværende vedtægt, er der kommet en række uddannelsesudvalg til, da VIA har opnået ret til at udbyde en række nye uddannelser. I SFH og TMH lægges nogle udvalg sammen. PSH er eneste område, som fortsat ønsker at oprette studieråd. HKE ønsker fortsat at have et Advisory Board og VOK et Efter- og videreuddannelsesråd. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, at der oprettes uddannelsesudvalg og andre fora som beskrevet i bilag 05 således, at denne beslutning ligeledes kan indarbejdes i den endelige vedtægt, som ventes forelagt til vedtagelse ved bestyrelsesmødet den 30. januar. Sundhedsfaglig Højskole havde inden mødet bedt om, at beslutningen om at sammenlægge uddannelsesudvalgene for Ergoterapeut- og Fysioterapeutuddannelserne ville blive ændret til, at begge uddannelser opretter egne selvstændige udvalg. På mødedagen modtog VIA henvendelser stilet til samtlige bestyrelsesmedlemmer fra Danske Fysioterapeuter og Ergoterapeutforeningen, som havde fået adgang bestyrelsens dagsorden inklusiv bilag. Begge ønskede de monofaglige uddannelsesudvalg opretholdt. Formand Johannes Flensted-Jensen opfordrede til, at bestyrelsen fulgte ønsket fra højskolerne i VIA og i det konkrete tilfælde etablering af monofaglige uddannelsesudvalg for Ergoterapeut- og Fysioterapeutuddannelserne i Sundhedsfaglig Højskole og dermed også ønskerne fra de faglige organisationer. Det blev bemærket, at der stadig kan ske nogle præciseringer omkring etableringen af uddannelsesudvalg, da den nye professionshøjskolelov ikke er vedtaget og standardvedtægten stadig afventes. Vedtagelsen af loven sker forventeligt den 20. december med ikrafttræden 1. januar 2015. Der sigtes derfor mod endelig vedtagelse af den nye vedtægt for VIA ved mødet den 30. januar. Det blev konkluderet, at bestyrelsen har fulgt indstillingerne i det vedlagte bilag med den ændring, at der oprettes monofaglige uddannelsesudvalg for Ergoterapeut- og Fysioterapeutuddannelserne. Ad 6 Godkendelse af opførelse af auditorium i Holstebro (Bilag 06A-D) I forbindelse med godkendelsen af VIAs budget for 2013, godkendte bestyrelsen at bevilge 14 mio. kr. til etablering af auditorier ved Campus Holstebro. Byggeriet udvikles i et tæt samarbejde med Holstebro Kommune. Udarbejdet af: ALJ/RESC Side 7 af 9
Det har medført, at det nu foreslås, at VIAs auditoriebyggeri bliver udvidet med nogle træningssale, kontorer og grupperum. Dette medfører, at VIA bygger mere end vi umiddelbart har brug for nu, men da vi har en samarbejdsaftale med Holstebro Kommune om forskning og udvikling af de praksisnære aktiviteter, vil kommunen leje sig ind i ca. halvdelen af bygningen, således at der kan opbygges en tæt relation mellem kommunen og VIA til gavn for vores studerende og kommunen. Det samlede projekt kaldes således nu for: Center for læring og træning. Det samlede byggeri vil koste 30 mio. kr., som VIA skal finansiere, men hvor lejemålet er med til at finansiere udgifterne ud over de allerede bevilgede 14 mio. Det indstilles, at bestyrelsen godkender det samlede budget for byggeriet på 30 mio. kr. og bemyndiger formand og rektor til at underskrive lejekontrakten med Holstebro Kommune. Bestyrelsen fulgte indstillingen og bemyndigede formand og rektor til at underskrive lejekontrakten med Holstebro Kommune. Ad 7 LUKKET PUNKT Ad 8 LUKKET PUNKT Orienteringssager Ad 9. Flytning af bestyrelsesmøde 26. marts fra Skive til Aarhus Det har vist sig nødvendigt at flytte bestyrelsesmødet 26. marts 2014 til Aarhus. Mødet vil blive afholdt på Skejbyvej 1, 8240 Risskov Flytningen af mødet blev taget til efterretning. Ad 10. Orientering om status på projekt Campus Aarhus C (Bilag 10) Til bestyrelsens orientering vedlægges et notat med status på projektet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det blev meddelt, at sagen vedrørende udnyttelse af optionen på opførelse af yderligere 5000 m2 ikke blev vedtaget ved behandlingen i Finansudvalget den 5. december, da der af Dansk Folkeparti blev stillet et spørgsmål, som først skulle afklares. Sagen er nu på Finansudvalgets møde den 12. december, hvor Finansudvalget ventes at tiltræde indstillingen om, at VIA kan udnytte optionen på yderligere byggeri på Ceres-grunden. Finansudvalget har efter bestyrelsesmødet tiltrådt aktstykket. Ad 11. Andre sager Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen orienterede om, at Rigsrevisionen har været på et tre-dages revisionsbesøg i VIA. Ved det afsluttende møde, var der stor ros til VIA og VIAs administration. Det blev blandt andet nævnt, at man var meget imponeret over, at den store renovering i Horsens kan holdes inden for det ordinære driftsbudget. Det ventes derfor, at der modtages en god tilbagemelding på revisionen. Udarbejdet af: ALJ/RESC Side 8 af 9
Ad 12. Eventuelt Under eventuelt takkede formanden Allan Rakesh Meineche for hans indsats i bestyrelsen, da han nu træder ud af bestyrelsen for at færdiggøre sin uddannelse. En afløser vælges ved DSRkonventet i januar. Allan Rakesh Meineche benyttede lejligheden til at orientere om status på arbejdet med at etablere DSR i VIA og oplægget viste, at der er sket en stor stigning i engagement. Bestyrelsen udtrykte med applaus stor ros til Allans virke som bestyrelsesmedlem og for arbejdet for DSR. Oplægget fra Allan Rakesh Meineche er vedlagt referatet. Udarbejdet af: ALJ/RESC Side 9 af 9