Referat af bestyrelsesmødet den 24. september 2018 åbne punkter

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmødet den 24. september 2018 åbne punkter BESTYRELSESPROTOKOL FOR: Mødegruppe: Bestyrelsesmøde for Danmarks Medie- og Journalisthøjskole Mødetid: 24. september 2018 Mødested: Campus København Dokument: Beslutningsreferat Til stede Formand: Næstformand: Lisbeth Knudsen Thomas Torp Tine Johansen Simon Tøgern Christian Kierkegaard Tine Aurvig-Huggenberger Medarbejderrepræsentanter: Peter Østergaard Sørensen Roger Buch Studenterrepræsentanter: Mats Piilmann Magnussen Niklas Lyhne Kolath Ledelse: Jens Otto Kjær Hansen Lars Poulsen Cecilie Bechmann Anthony Ikke til stede: Henriette Marienlund Referent: Jeanne Mørk Hansen 1

2 Referat af bestyrelsesmødet den 24. september 2018 åbne punkter 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. Punkt 4 flyttes til efter punkt 11 Eventuelt og vil være et lukket punkt uden deltagelse af højskolens ledelse og referent. 2. Godkendelse af referaterne fra mødet den 25. juni 2018 Referatet af de åbne punkter blev godkendt uden bemærkninger. Referatet af de lukkede punkter blev godkendt uden bemærkninger. 3. Siden sidst Praktikudvalget Christian Kierkegaard fratræder efter eget ønske som formand for Praktikudvalget. Bestyrelsen godkendte, at posten overtages af Marianne Gram, chefredaktør og ugebladsdirektør, Egmont Publishing. Lisbeth Knudsen takkede Christian Kierkegaard for en lang og meget dedikeret indsats som formand for Praktikudvalget. Kurser og Videreuddannelse samt Kommunikation Jens Otto Kjær Hansen supplerede den skriftlige orientering med en stor ros til medarbejderne for deres indsats og informerede om, at stillingsopslaget til ny chef for Kurser og Videreuddannelse vil blive opslået i uge 41. Peter Østergaard Sørensen efterlyste den plan for området, der jf. referatet fra bestyrelsesmødet i juni skulle være fremlagt på dette møde. Højskolens ledelse lovede, at en sådan ville blive udarbejdet og fremlagt hurtigst muligt efter tiltrædelsen af den nye chef. Praktikforberedende forløb på journalistuddannelsen Mats Piilmann Magnussen spurgte til, hvorfor højskolen havde valgt kun at afsætte en uge af dette forløb til at kvalificere de studerendes valg af praktiksted ved at give dem en øget forståelse for de enkelte mediers historie, praksis og position, mens 3 uger var afsat til oplæg fra eksterne fra forskellige praktiksteder. Lars Poulsen svarede, at indholdet er tilrettelagt i et samarbejde mellem journalistuddannelsens ledelse og uddannelsens Advisory Board på baggrund af deres erfaringer og samtaler med de forskellige praktiksteder. Bestyrelsen tog orienteringen i Siden sidst til efterretning. 5. Økonomi Halvårsregnskab Halvårsregnskabet udviser et resultat på -125 TDKK mod et budgetteret resultat på TDKK; dvs. en positiv forskydning på TDKK. Forskellen mellem budget og realiseret resultat er primært et udtryk for periodiseringer, og kun en lille del vil påvirke resten af 2018 i positiv retning. Forecast 2018 På baggrund af Videnskab.dk s forventede underskud for 2018 har forretningsudvalget drøftet mulighederne for en tættere opfølgning af dets økonomi. Videnskab.dk vil derfor fremover få mere assistance fra højskolens økonomiafdeling, og prioriteringer mv. vil blive fremlagt for bestyrelsen. 2

3 Videnskab.dk s ledelse har allerede iværksat forskellige tiltag, der skal hente underskuddet hjem over det næste halve år. Strategisk budget og Finanslov Det strategiske budget er blevet opdateret, således at konsekvenserne af Finanslov 2019 nu er lagt ind. Det nye er, at omprioriteringsbidraget ifølge forslaget fortsætter i 2022 med en reduktion på minus 2 pct. af statstilskuddene. Ifølge forslaget skal midlerne føres tilbage til sektoren i bred forstand, men der er ingen garanti for, at de 2,4 mio. kr. føres tilbage til højskolen. Peter Østergaard Sørensen spurgte til, hvor lagt højskolens ledelse er nået i forhold til at søge efter administrative fællesskaber med andre. Lars Poulsen svarede, at der på nuværende tidspunkt ingen konkrete aftaler er. De administrative ledere har haft en dialog med forskellige uddannelsesinstitutioner, men udelukkende for at blive klogere på mulighederne og konsekvenserne af at indtræde i henholdsvis et eksisterende og et nyoprettet fællesskab. Cecilie Bechmann Anthony supplerede med, at højskolen også kigger på, hvorvidt digitalisering er en mulighed. Roger Buch opfordrede højskolens ledelse til at kommunikere planerne tydeligt til organisationen for at undgå unødig usikkerhed hos medarbejderne. Bestyrelsen tog orienteringen om højskolens økonomi til efterretning. 6. Valg af revisor efter udbud lukket punkt Højskolens revision har været konkurrenceudsat gennem et udbud. I udbudsmaterialet er de deltagende revisionsfirmaer blevet bedt om at forholde sig til fire centrale parametre: Pris: Prisen for revisionens forskellige ydelser indgår i bedømmelsen med en vægt på samlet set 40 %. Kvalitet: Her er der beskrevet ydelsen i et normalt flow i et regnskabsår, beskrivelse af revisionsteamets CV og erfaringer, den forventede tidsanvendelse mv. Vægtes med 35 %. Sparring: Fokus på værdiskabende sparring, herunder eksempler på hvordan det konkrete team kan forventes at bidrage til optimering af processer og arbejdsgange. Vægtes med 15 %. Ydelser: Beskrivelse af ydelser i forbindelse med lovpligtig revision, projektregnskaber og erklæringspligtige ydelser. Vægtes med 10 %. På baggrund af indstilling fra forretningsudvalget og højskolens ledelse besluttede bestyrelsen af vælge Deloitte. Bestyrelsen takker højskolens hidtidige revisor PWC for godt samarbejde. 3

4 7. Institutionsakkreditering Akkrediteringsinstitutionen (AI) har i en mail tilkendegivet, at højskolen kan forvente at få 3 år til genakkrediteringen, hvoraf det ene år alene vil gå til AI s behandling af sagen. I forbindelse med at der skal skabes fastere rammer for praktikken på Kommunikation, Medieproduktion og Ledelse samt Visuel Kommunikation opfordrede Christian Kierkegaard til, at der ikke bliver skabt et system, der af praktikstederne vil blive opfattet som unødigt bureaukratisk, da dette vil kunne medføre, at der bliver færre praktikpladser. Bestyrelsen tog orienteringen om status på institutionsakkrediteringen af højskolen til efterretning. 8. Status for højskolens byggerier Højskolen modtog fredag den 21. september en opdateret version af købsaftalen, der nu gennemgås af højskolens rådgivere. I forbindelse med udregning af behovet for undervisningslokaler spurgte Simon Thøgern til, om skolen brugte en bestemt model til dette. Lars Poulsen svarede, at højskolen følger ministeriets regel om, at der kan bygges 10 kvadratmeter pr. studerende, men at højskolen samtidig har argumenteret for et større antal kvadratmeter på baggrund af behovet for undervisningsatelierer og plads til efter- og videreuddannelsesaktiviteter. Konkret vil det betyde færre undervisningslokaler end nu. Til gengæld vil antallet af studieaktivitetspladser stige kraftigt. I forhold til tidspunktet for indflytningen vil der sammen med uddannelserne og administrationen blive lagt en plan, der tager hensyn til studieaktiviteten, så snart vi kender indflytningsperioden. Bestyrelsen tog orienteringen om de to campusprojekter til efterretning. 9. Opfølgning på APV 2017 Bestyrelsen tog orienteringen om status vedrørende opfølgning på APV 2017 til efterretning. 10. Årsplan for bestyrelsesmøder 2019 Bestyrelsen vedtog den fremlagte årsplan. Rektorsekretær Gitte Bernth vil snarest indkalde til møderne i Eventuelt Intet til punkt. 4

5 4. Ny rektor til DMJX lukket punkt Lisbeth Knudsen orienterede om den fastlagte tidsplan for arbejdet med at finde ny rektor. Tidsplanen ser således ud: Annoncering Uge 36 - fra 7. september 2018 Search Uge Ansøgningsfrist 30. september 2018 Tilstræbt bestyrelsespræsentation af slutkandidat Uge 43 Forhandling og ansættelse Uge 43/44 Tiltrædelse 1. februar 2019 Formanden lagde desuden op til en runde i bestyrelsen om den ønskede profil for en kommende rektor med henblik på at give ansættelsesudvalget en fornemmelse af bestyrelsens prioriteringer. Bestyrelsesmedlemmerne kom med en række tilkendegivelser, som ansættelsesudvalget nu tager med i arbejdet. Bestyrelsen drøftede endelig spørgsmålet om selve præsentationen af ansættelsesudvalgets indstilling og slutkandidat(er) til jobbet. Bestyrelsen besluttede, at der sigtes efter, at ansættelsesudvalget på et telefonmøde med bestyrelsen præsenterer de sidste to kandidater, der er nærmest målstregen, sammen med en indstilling om endeligt valg af ny rektor. Bestyrelsen beslutter herefter hvilken af de to kandidater, man ønsker at hilse på, inden der træffes en endelig beslutning om ansættelse. 5