5. Rapportering for udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg Kvartalsrapport for 1. kvartal 2013 1. Indledning Udbygningen af Esbjerg Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering af intensiv stuer, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Består af nybygning af sengebygning. Indeholder diverse renoveringer og ombygninger inkl. ombygning af administrationsbygningen. Formålet med generalplanen er at udbygge Esbjerg sygehus til akutsygehus, som et led i regionens akutplan. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus kvartalsrapport for generalplanen. 2. Kortfattet status Figur 1: Status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Økonomi Tid Kvalitet Forklaring: Projektet er indenfor rammerne. Projektet er inden for rammerne, men under observation. Projektet er kritisk Siden sidste kvartalsrapport har ekstern rådgiver været tilknyttet med henblik på idéprogrammering vedrørende konkretisering af forslag til revision af vedligeholdelse af Generalplanens mål og forudsætninger. Side 1 af 10
Fase 1: FAM Planlægningen af den nye fælles akutmodtagelse, FAM, forløber som forventet, herunder er dispositionsforslaget nu blevet færdigudarbejdet. Endvidere er byggeprogrammet fremsendt til regionsrådets behandling den 27. maj 2013. Projektet forventes klar til indflytning medio 2015. I forhold til sidste kvartalsrapportering er færdiggørelsestidspunktet rykket 6 måneder. Dette skyldes dog, at projektet nu også indeholder delprojektet vedrørende traumecenteret, se nedenfor under Fase 3. Byggeprogram for FAM er fremsendt til Regionsrådet til behandling den 27. maj 2013. Afhængig af godkendelse vil delprojektet rapporteringsmæssigt blive flyttet til Fase 1 i kvartalsrapporten for 2. kvartal 2013. Dialysen, Laboratoriehuset, Nuklear Medicinsk Enhed Vedrørende udflytningen af dialysen, samling af laboratoriespecialerne i et fælles Laboratoriehus, samt etablering af afdeling til Nuklear Medicinsk Enhed I+II er der ikke opstået væsentlige nye forhold siden sidste kvartalsrapportering. Derfor er projekterne fortsat i et forløb, som imødekommer det fremtidige driftsbehov samt den fastlagte tidsplan. Dette betyder at indflytning i Dialysen er fastlagt til den 6. juni 2013, mens Laboratoriehuset og NME forventes at være klar til indflytning i uge 42 2013. Intensiv Etablering af ny Intensiv afdeling er besluttet at skulle udføres i forlængelse med FAM. Herved forventes projektet at være udført ultimo 2016. Planlægning påbegyndes i 2015. Fase 2: Ny Sengebygning Udbud omkring sengebygningen forberedes fortsat. Forberedende arbejde omkring lokalplan pågår. Projektet forventes fortsat realiseret iht. fastlagt tidsplan, som overordnet betyder at projektet er færdigt medio 2017. I forhold til sidste rapportering er færdiggørelsestidspunktet rykket 6 måneder. Dette skyldes, at kompleksiteten i udførelsesfasen bl.a. omkring anlæggelse af byggeplads er større end først antaget. Fase 3: FAM (Traumecenteret) Projektet vedrørende traumecenter i tilknytning til FAM fremrykkes til at være inkluderet i den nuværende samlede FAM planlægning. Det forventes, at fremrykke den fysiske etablering, således det naturligt kan indpasses i forlængelse af FAM projektet. Herved vil det samlede FAM projekt altså være realiseret medio 2015. For yderligere specifikation af tidsplan og forventede tidsfrister henvises der til afsnit 3. Byggeriets fremdrift, samt bilag 1. Tidsplan. Forestående politisk behandling: 1. Forlængelse af aftale for projektenheden 2. Godkendelse af Byggeprogram for FAM, incl. frigivelse af anlægsmidler til rådgivning af rokader placeret i fase 3. Begge forhold vil blive behandlet på regionsrådsmødet den 27. maj 2013 og efterfølgende indarbejdet i kvartalsrapporteringen. Side 2 af 10
3. Projektrapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Fase 1: Dialysen Tidsplanen for projektet forventes at kunne overholdes. Indflytningsdato er fastsat til den 6. juni 2013, hvilket er i overensstemmelse med tidsplanen. Laboratoriehuset Problemstillingerne omkring afledte ændringer i anlægsprojektet, pga. øget bygherreindkøb er blevet håndteret og den tidsmæssige konsekvens heraf er blevet kontrolleret. I forhold til sidste kvartalsrapportering forventer totalrådgiveren således, at tidsplanen fastholdes. Projektet forventes derfor fortsat færdiggjort i uge 42. Nuklearmedicinsk Enhed Byggeriet er igangsat og er i positiv fremdrift. Tidsplanen forventes at kunne overholdes, således at projektet fortsat forventes færdiggjort i uge 42. Side 3 af 10
Fælles Akut Modtagelse (FAM) Dispositionsforslaget er som omtalt i afsnit 2 blevet færdigudarbejdet og fremlagt i marts. Projektet er i den forbindelse nu ved 2. rådgiverudbud. Rådgivningen udbydes i et EU udbud som et samlet hele og forventes afsluttet i 2. kvartal 2013. Herefter vil planlægningen af projektet blive genoptaget umiddelbart efter sommerferien. I samarbejde med Syddansk Sundhedsinnovation arbejdes fortsat med afklaring af størrelsesforhold på behandlerpladsen. Dette sker fortsat i form af en model af en fremtidig stue i FAM. Herved kan mulige problemstillinger samt forhold omkring bl.a. arbejdsmiljø, hygiejnekrav og logistik afklares. Afprøvningen forventes færdiggjort, således at erfaringer kan indgå i forprojektets planlægning efter sommerferien. Den overordnede tidplan for etablering af den fælles akutmodtagelse betyder, at indflytning forventes gennemført senest medio 2015. På nuværende tidspunkt udføres planlægning af rokade af specialerne fra de arealer, som fremadrettet skal indrettes til FAM. Denne planlægning forløber planmæssigt og forventes færdig rettidigt. Det forventede tidspunkt for indflytning er rykket med 6 måneder i forhold til sidste kvartalsrapportering. Denne ændring i tidsplanen skyldes, som omtalt i afsnit 2, at projektet fra Fase 3 vedrørende traumecenteret udføres i direkte tilknytning til den første del af FAM projektet. Herved vurderes det, at udførelsen af det samlede FAM projekt bliver mere effektivt. Intensiv Der henvises til afsnit 2. Side 4 af 10
Fase 2: Ny sengebygning Der er lavet aftale med ekstern rådgiver omkring udarbejdelse af en konkretiseret plan over byggeriets omfang og indhold, herunder betydning for dets omgivelser. Efter denne konkretisering igangsættes rådgiverudbuddet. Arbejdet med lokalplanen er fortsat i gang. Yderligere planlægning forventes igangsat efter sommerferien 2013, og forventes færdig medio 2014. I tilknytning til dette forventes nedbrydning af relevante bygninger efterfølgende omkring årsskiftet 2014/15. Umiddelbart herefter vil opførelse af den nye sengebygning blive påbegyndt. Projektet forventes færdigt medio 2017. I forhold til sidste rapportering er færdiggørelsestidspunktet rykket 6 måneder. For yderligere kommentar henvises der til afsnit 2. Fase 3: FAM (Traumecenteret) Planlægningsarbejder hidrørende etablering af traumeområdet er inkluderet i den samlede FAMplanlægning. Det forventes fortsat, at kunne fremrykke arbejderne for traumecentret, således det gennemføres i forlængelse af det øvrige FAM projekt. Se endvidere kommentaren omkring regionsrådets godkendelse i afsnit 2. 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift: Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Evt. difference: budget og forventet Disponeret Forventet Forventet Oprindeligt Korrigeret Forbrug til forbrug til resterende samlet budget budget 31.03.13 31.03.13 forbrug forbrug forbrug Beløb i mio. kr. (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 247,2 85,4 53,8 108,0 247,2 0,0 46,7% 34,5% Fase 2 330,1 330,3 0,0 0,0 330,1 330,3 0,0 0,0% 0,0% Fase 3 124,4 124,4 0,0 0,0 124,4 124,4 0,0 0,0% 0,0% Reserve til reigionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 701,9 85,4 53,8 562,5 701,9 0,0 17,1% 9,7% Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport 2012. Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Differencen skyldes indeksering til pristal for 2013, samt bevilling til Projektorganisation for Sygehusbyggeri. Fase 1: Laboratoriehuset Kvalitetsløftet vedrørende medicoteknisk indkøb har afledt omkostninger og øget tidsforbrug på anlægsbudgettet/tidsplanen. På trods af udskiftning af byggeleder ser Projektafdelingen dog fortsat problemer i totalrådgiverens arbejder, primært i forhold til utilstrækkelig tilstedeværelse og tilsyn. Der er på denne baggrund Side 5 af 10
lavet konkrete aftaler herom med totalrådgiver. Problemstillingen omkring hurtigere forbrug af uforudsete udgifter end forventet, vurderes dog at være håndteret. Således ser økonomien nu stabil ud, samtidig med at byggeriet forventes at overholde den bevilgede økonomiske ramme. For at sikre opmærksomhed omkring projektets økonomi og fremdrift har Sydvestjysk Sygehus stadig indsat egne supplerende ressourcer fra projektafdelingen for at støtte totalrådgiverens projektledelse i projektets afsluttende fase. Dialysen Projektet forventes at kunne overholde den samlede bevilgede økonomiske ramme til projektet. På trods af udskiftning af byggeleder ser Projektafdelingen også her fortsat problemer i totalrådgiverens arbejder, primært i forhold til utilstrækkelig tilstedeværelse og tilsyn. Der er på denne baggrund lavet konkrete aftaler herom med totalrådgiver. Problemstillingen omkring hurtigere forbrug af uforudsete udgifter end forventet, vurderes også at være håndteret. Således ser økonomien nu stabil ud, samtidig med at byggeriet forventes at overholde den bevilgede økonomiske ramme. For at sikre opmærksomhed omkring projektets økonomi og fremdrift har Sydvestjysk Sygehus stadig indsat egne supplerende ressourcer fra projektafdelingen for at støtte totalrådgiverens projektledelse i projektets afsluttende fase. Nuklearmedicinsk Enhed Hovedprojekteringen er afsluttet. Projektet ligger indenfor den afsatte økonomiske budgetramme. Enkelte optioner har nu kunnet aktiveres. Projektet vurderes til at være robust i dets økonomi og afdækning af risici og muligheder. Fælles Akutmodtagelse, FAM Totalrådgivningen omkring den nye fælles akutmodtagelse forløber tilfredsstillende. Sydvestjysk Sygehus har modtaget budgetoplæg fra rådgiveren for det samlede projekt som afslutning på dispositionsforslaget. Budgetoplægget var tilfredsstillende og inden for den afsatte økonomiske budgetramme. Fase 2: Ny Sengebygning Forventes fortsat opført indenfor den afsatte økonomiske budgetramme. Fase 3: FAM (Traumecenteret) Traumeområdet er inkluderet i planlægningen af det samlede FAM projekt. Dette har bevirket, at der ved en kommende samlet licitation, kan tages stilling til FAM projektets samlede økonomi. Side 6 af 10
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Årets priser 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt Opr. Indeks (121,7) Andel af total, pct. Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 130,3 130,3 130,3 130,3 130,3 130,3 130,3 130,3 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,6 12,6 51,9 110,0 45,0 12,8 11,3 0,0 0,0 0,0 0,0 247,2 232,4 35,4% Fase 2 0,0 0,0 0,0 2,1 22,6 92,7 118,2 94,7 0,0 0,0 0,0 330,3 308,5 46,9% Fase 3 0,0 0,0 0,0 17,8 23,3 26,9 0,0 5,2 51,2 0,0 0,0 124,4 116,2 17,7% I alt investeringsramme 3,6 12,6 51,9 129,9 90,9 132,4 129,5 99,9 51,2 0,0 0,0 701,9 657,1 100,0% 3.3 Risikovurdering: Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet 1 Planlægningsfejl, Laboratoriet 2 Øget medicoudstyrsniveau, Laboratoriet 3 Indbrud/hærværk, Laboratoriet 4 Sammenbygning, Dialysen 5 Udførelsestidsplan, FAM 6 Ressourcer, projektafdelingen 1. Planlægningsfejl, Laboratoriehuset Planlægningsfejl i forbindelse med indarbejdelse af brugerønsker fra projektforslaget til hovedprojekt har fortsat negativ påvirkning på projektet. Konsekvensen heraf har primært bestået i, at vægge og vinduesfyldninger fejlplaceres. Konsekvensen forventes primært at ligge på tid. Tiltag: En fuldstændig redegørelse omkring konsekvenserne for hele byggeriet afventes fortsat fra totalrådgiveren. Afklaringerne sker i stedet løbende med byggeriets fremdrift. Risikoen imødegås ved stort fokus herpå fra projektlederens(svs) side. Projektafdelingen har endvidere ændret godkendelsesprocedurer af projektgrundlag for at imødegå fremtidige fejl. Risikoen er fortsat aktuel. 2. Øget udstyrsniveau, Laboratoriehuset Øget indkøb af medicoteknisk udstyr i projektet har medført ombygning af vægge og installationer. Tiltag: Afklaring og koordinering af problemstillingen sker løbende i samarbejde mellem parterne. 3. Indbrud/Hærværk, Laboratoriehuset Der er konstateret indbrud. Indbruddene har primært omfattet tyveri af værktøj samt datakabler. Tiltag: Der er iværksat runderingsordning med portørafdeling. På trods af tiltaget vurderes der fortsat at være en om end reduceret risiko for projektet. Pga. dette arbejdes der nu på, om der skal udføres flere tiltag så som kameraovervågning, skiltning, bedre skalsikring mv. Side 7 af 10
4. Sammenbygning, Dialysen Det er konstateret at sammenbygning med Hvalen ikke har været indeholdt i det oprindelige projekt. Tiltag: Omfanget af risikoen afklares og arbejdet iværksættes. Tidsplanen forventes overholdt. Det økonomiske omfang er afklaret og forventes at kunne rummes inden for den afsatte ramme. 5. Udførelsestidsplan Fælles akutmodtagelse, FAM I forbindelse med FAM planlægningen skal den eksisterende kirurgiske del FAM (AMC) renoveres ligesom der skal etableres radiologi og udvidet traumecenter i eksisterende ankomstforhold for akutte patienter. Tiltag: Det undersøges om eksisterende drift i etage 03, bygning 01 helt eller delvist kan udflyttes for at renovere dette areal i et samlet hele med etage 03, bygning 02. 6. Ressourcer, projektafdelingen Det har været nødvendigt, at ændre og supplere projektafdelingen med yderligere ressourcer set i relation til den opgaveportefølje, som løbende kræver daglig bygherreopmærksomhed. Tiltag: To nye interne medarbejdere er blevet tilknyttet afdelingen. Den ene med byggefaglig baggrund og den anden med regnskabsmæssig baggrund. Tilknytningen af medarbejderne har haft positiv effekt. Den fulde effekt heraf vurderes dog ikke at være indtruffet endnu. Afklarede risikopunkter i forhold til sidste kvartalsrapportering Følgende risikopunkter er blevet afklaret i forhold til sidste kvartalsrapportering og omtales derfor ikke yderligere i denne: 1. Forurening, Laboratoriehuset 2. Tilkørselsforhold, Dialysen og Laboratoriehuset 3. Modsatte myndighedskrav, Nuklearmedicinsk Enhed 4. Snitflader til øvrigt sygehus, Nuklearmedicinsk Enhed 5. Projektrammer, FAM Den samlede risikostatus vurderes at være forbedret i forhold til foregående rapportering. Der er gennemført afværgetiltag for en del af de kritiske problemstillinger, som derfor nu enten er slettet eller vedligeholdes jf. ovenstående. Imidlertid afføder risikoarbejdet også nye risikoområder, som skal håndteres. Der er fortsat fokus implementering af risikostyring lige fra planlægningfasen og helt ud på byggepladsen. Gældende styringsmanual er besluttet af Regionsrådet den 26. marts 2012. Side 8 af 10
3.4 Kvalitet og indhold Siden sidste rapportering: Fase 1: Laboratoriet forventes fortsat, med et øget udstyrsniveau, at kunne øge kvaliteten og bredden af ydelserne. Der er ikke tilføjet noget siden sidste rapportering. Dialysen fastholdes på det oprindeligt fastsatte niveau. For Nuklearmedicinsk enhed er optioner vedr. belysning blevet besluttet, hvilket herved bl.a. skal medvirke til at forbedre kvaliteten for patientoplevelsen. Øvrige forhold omkring indarbejdelse af bedre kvalitetsniveau i patientfaciliteterne pågår. FAM projektet forventes at opfylde målet omkring det samlede antal behandlingspladser (sengestuer) 64-66 stk. Fase 2: Sengebygningen forventes fortsat opført med den forudsatte kvalitet og antal sengestuer. Fase 3: Der er ikke tilføjet nyt siden sidste rapportering. 4. Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der foreligger dog følgende afvigelser: Regnskabsmæssige principper. Bevilling til Projektorganisationen for Sygehusbyggeri er inkluderet i budget og forbrug. Side 9 af 10
Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Formateret: Venstre: 3 cm, Højre: 3 cm, Top: 2 cm, Bund: 2 cm, Bredde 29,7 cm, Højde 21 cm, Sidehovedets afstand fra kanten: 1,25 cm, Sidefodens afstand fra kanten: 1,25 cm Fase 1 Byggeprogram Projektering 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Status Udbud Udførelse Fase 2 Program. og projektering Udbud Udførelse Fase 3 Program. og projektering Udbud Udførelse Fase 1: Fase 2 Fase 3 Etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM) Ny sengebygning Diverse renoveringer og ombygninger Ny- og ombygning af Laboratoriehus Ombygning af administrationsbygning Nybygning af Dialyse Nybygning af intensiv stuer Udvidelse af Nuklearnedicinsk afdeling Flytning af Terapifunktion og Kardiologisk ambulatorium Ombygning af Kæbekirugisk afd. Side 10 af 10