Referat af bestyrelsesmøde nr. 126 Tid: Søndag den 29. august 2010, kl. 12 Sted: Frank T. le Fèvre. Til stede: Christa Islin Frank T. le Fèvre Claus Jørgensen Stefan Garvig Robert Voxen (gæst) Fraværende: Inge Lise Kaurin Susanne Brown Thomsen Jens Christensen Michael Munch-Olsen Punkt 1 Formalia Referent Stefan indvilgede i at tage referat. Dirigent Der blev ikke valgt dirigent grundet det lille fremmøde. Dato for næste bestyrelsesmøde Næste møde afholdes søndag den 28. november 2010 hos Christa Islin. Godkendelse og underskrivelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 125 Referatet var inden mødet blevet godkendt via e-mail-korrespondance. Samtlige bestyrelsesmedlemmers underskrift af referatet blev fravalgt, idet bestyrelsen besluttede, at proceduren omtalt under punkt 6 også skal gælde for referat af bestyrelsesmøde 125, 124 og 123. Betaling for mad 2. Orientering Formanden Tom Hess, der har forretningen Science Fiction Land, og som tidligere har fravalgt samarbejde med trekkies.dk, har tilkendegivet at ville genoptage en form for samarbejde, i første omgang ved at genetablere linket fra hans hjemmeside til trekkies.dk s hjemmeside. trekkies.dk har tilbudt Tom Hess en stand på DM 2010, og Tom Hess kan på baggrund heraf tænkes at ville sponsere DM 2010 med nogle science fiction-bøger fra hans forretning. Et medlem har bedt om hjælp til at sælge sine DS9-VHS-bånd, og Christa vil henvise vedkommende til Tom Hess. Alternativt kan vi henvise vedkommende til Debatten. Opgaven med at rykke de medlemmer, der ikke har betalt kontingent, overgår fra Susanne til Claus, hvilket Susanne er indforstået med.
Inge Lise har tilbudt at påtage sig opgaven med at genfinde medlemmer, der pga. f.eks. manglende oplysning om ny adresse, ikke umiddelbart til at komme i kontakt med. Christa har overvejet, om foreningen skal reducere eller helt annullere rabatter til VIP-medlemmer. Spørgsmålet tages op på næste bestyrelsesmøde. Næstformanden Frank løser opgaver løbende med et godt resultat. Kassereren Kassereren var fraværende, så regnskabet pr. august 2010 blev blot taget til efterretning. Medlemstallet pr. august 418 medlemmer idet alle registrerede er medlemmer til de efter remindere meldes ud. Det blev påpeget, at fakturadesignet stadig er et problem. Kassereren kontaktes i sagen. Det blev besluttet, at regnskab fremover skal udarbejdes kvartalsvis og lægges på hjemmesiden. Sekretæren Redaktøren Øvrige medlemmer 3. Hjemmesiden Christa nævnte, at en ny hjemmeside måske kunne være en form for Facebook-side/-portal. Dette vurderede Robert og Frank som nok ikke ret holdbart, for Facebook (og Twitter) er modefænomener, der sandsynligvis kun holder et begrænset tidsrum, og i øvrigt kan der blive problemer med blandt andre billedrettigheder, hvis vi etablerer dele af vores nuværende hjemmeside på Facebook. En egentlig webløsning er mere langtidsholdbar. Det behøver ikke at være en traditionel hjemmeside; måske snarere og bedre en form for web-community, hvor medlemmerne har mulighed for at ses og snakke/skrive med hverandre. Web-community et skal være kun for medlemmer af trekkies.dk. Øvrige faciliteter på web-community et skal afklares med medlemmer, for det ville være hul i hovedet at arbejde med etablering af en ny hjemmeside/ web-community, hvis medlemmerne i realiteten er ligeglade og måske i virkeligheden ønsker noget helt andet. Den nye hjemmeside skal også have en offentlig del beregnet for ikke-medlemmer. Det blev nævnt, at den gamle hjemmeside fremover måske blot skal fungere som et administrationsværktøj for bestyrelsen såfremt der etableres en ny hjemmeside/ web-community for medlemmerne. Robert mente, at den gamle hjemmeside fint kan fungere som en form for visitkort, der signalerer Star Trek på dansk. Den nye hjemmeside skal være et fremadrettet samlingssted for medlemmer af trekkies.dk. Bestyrelsen er blevet opfordret til at rydde op på den nuværende hjemmeside. F.eks. bør sider, der ikke er opdateret i flere år, deaktiveres.
Bestyrelsen vil overveje dette, men bestyrelsen ønsker ikke at amputere den nuværende hjemmeside, der fint fungerer som eneste danske database om Star Trek. Betalingsdelen på den nye hjemmeside har tidligere været foreslået som en Dankort-løsning, men en PayPal-løsning kunne være realistisk. De økonomiske etableringsomkostninger skal undersøges grundigere for begge løsninger. Christa mente, at den nye hjemmeside kunne indeholde eksklusive og unikke elementer, f.eks. interviews med Star Trek-skuespillere, foretaget under f.eks. medlemmers deltagelse på diverse Star Trek-conventions. Sådanne interviews vil ikke være at finde andre steder, og interviewene skal kun kunne læses på den nye hjemmeside (evt. i Subspace), eksklusivt for medlemmer. Christa henviste til sit interview med John Rhys-Davies, foretaget på Collectormania 2009. Interviewet er bragt i Subspace 4-2009. Robert var en smule forbeholden over for ideen. Han mente, at et interview kun vanskeligt vil kunne indeholde informationer, som man ikke i forvejen kan finde på nettet blandt andet i de mange andre interviews, der findes på nettet. Frank mente, at det kunne være svært at opretholde et passende flow af interview. Et interview kunne komme til på den nye hjemmeside at stå som en enlig svale. Muligheden for et samspil mellem den nye hjemmeside og Subspace blev bragt i forslag, f.eks. som tilgængeliggørelse af artikler fra Subspace på den nye hjemmesides offentlige del. Når foreningsdebatten genstarter, kan bestyrelsen spørge medlemmerne om deres ønsker om en ny hjemmeside/ web-community. 4. Foreningsdebatten Kickstart af foreningsdebatten skal være provokerende for at få medlemmerne op på dupperne. Følgende blev foreslået: Skal vi skrotte den eksisterende hjemmeside? Dernæst kunne vi spørge: Er du interesseret i (aktivt) at deltage i et web-community for medlemmer af trekkies.dk? Robert vil være moderator på foreningsdebatten og håndhæve gældende regler for foreningsdebatten med den tilføjelse, at Robert har kompetence til udstede karantæne eller bortvisning, hvis Robert skønner, at et medlem ikke opfører for ordentligt helt efter Roberts subjektive skøn. Det skal være Frank, der svarer på evt. direkte spørgsmål til bestyrelsen. 5. Bestyrelsens arbejde Det blev besluttet, at bestyrelsesmedlemmer SKAL tjekke deres e-mail hver dag. Er et medlem bortrejst eller på anden måde ude af stand til dagligt at tjekke sin e-mail, skal medlemmet orientere Christa om dette, f.eks. via telefon. Alle bestyrelsesmedlemmer SKAL sende bekræftelse til Christa på løste opgaver, lige så snart opgaverne er løst. Claus varetager fremover aktivering af medlemmer, der grundet for sen indbetaling af kontingent, er sat på venteposition. Frank udarbejder en liste over, hvad foreningen har af udstyr og grej.
Stefan har overtaget opgaven som den, der tilser status på igangværende bestyrelsesopgaver. På bestyrelsessidernes TO-DO-liste skal Stefan oprette alle opgaver, så alle bestyrelsesmedlemmer kan følge med i, hvilke opgaver de har påtaget sig. Stefan sletter i samme åndedrag gamle opgaver på TO-DO listen, således at listen fremstår opdateret og operationel. Stefan spørger Keld, om webserveren har fået installeret den nye harddisk, som skulle kunne afhjælpe nedbrud af hjemmesiden; nedbrud, der har forekommet for ofte i de sidste måneder. 6 Håndtering af referater Bestyrelsen besluttede, at bestyrelsesreferater fremover skal godkendes via e-mail-korrespondance (som før), og at der fremover skal sættes en frist på kommentarer, typisk en uge efter fremsendelse af referatet (i udkast). De bestyrelsesmedlemmer, der efter fristens udløb ikke har meldt tilbage med kommentarer eller et ok til udkastet, betragtes som indforstået med, at de kan godkende udkastet. Eventuelle kommentarer skal sendes på bestyrelseslisten, så alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at kommentere kommentarerne. Kommentarer indarbejdes i udkastet, som derefter udsendes til endelig godkendelse med en frist på typisk tre dage. Herefter sender referenten det endelige referatet til formanden, der printer et eksemplar, som formanden underskriver og arkiverer. 7. Eftersendelse af Subspace Robert orienterede om, at Post Danmark har en ordning, hvorunder Post Danmark eftersøger ukendte adressater og melder deres adresser tilbage til afsenderen. Post Danmark eftersender breve i op til et halvt år. Det blev besluttet, at medlemmer, der ikke har meddelt adresseforandring efter det halve år, som Post Danmark eftersender i, skal betale for at få manglende Subspace tilsendt. Dette nævnes i Subspace i rubrikken Husk at meddele adresseændring. 8. Års -T-shirt Robert kan måske skaffe billigere T-shirts, og det vil han undersøge nærmere mhp. evt. at gøre brug af dette til næste år. Robert blev bedt om at undersøge, hvad en T-shirt koster uden tryk især T-shirts i størrelser større end 4XL. Christa bestiller en vareprøve for dette års års -T-shirt og skaffer samtidig et billede af den T-shirt, som vi vil bruge i år til brug i Subspace og til hjemmesiden. Bestilling af års -T-shirt åbner pr. 1. oktober 2010. Michael er tovholder på opgaven med års -T-shirt. Pakning af års -T-shirt kommer til at foregå hos Christa. 9. Produkter til butikken Christa havde fire forslag til produkter til butikken: En håndjuice-presser i rustfrit stål
En såkaldt ball decision maker. En pc-taske. Størrelsen blev diskuteret. Den bør kunne rumme en bærbar pc 17-tommer. En lysdiode-lygte, der oplades ved hjælp af et håndsving. Vi kan bestille helt ned til kun ét styk af hver vare, men så bliv er prisen også noget højere. De foreslåede varer blev godkendt til butikken, og de vil blive præsenteret på DM 2010 sammen med et spørgeskema til medlemmerne, hvor vi spørger dem om, i hvilket omfang de kunne tænke sig at købe varerne. Pris uden tryk og ekskl. forsendelse vil blive oplyst på spørgeskemaet. Bestilling og indkøb af varer vil finde sted, når tilstrækkeligt mange medlemmer har afgivet bestilling. Antal bestillinger, før en vare hjemkøbes, vurderes fra vare til vare. 10: DM 2010 Bemandingen på selve dagen er stort set på plads. Frank vil agere fotograf på DM. Frank laver navneskilte til arbejdsholdet. De kan laves lamineret, så man på laminatet med en tuschpen kan skrive navnet. På den måde kan navneskiltene genbruges til fremtidige DM. Cafeen i Vanløse Kulturhus leverer mad og drikkevarer, og vi afregner efterfølgende med cafeen. Skumbolde til kasteboden skal indkøbes. 11. Eventuelt I markedsføringsøjemed udsender vi p.t. Subspace til diverse medier samt til firmaer, der kunne tænkes at ville indgå en form for samarbejde med trekkies.dk. Robert vil kontakte disse for at høre, om de vil sponsere DM og andre fremtidige arrangementer med præmier og måske et pengebeløb. Sponsorer vil få en annonceplads på side 39 i Subspace 4-2010. Portopartner har spurgt, om vi vil være interesseret i at få indstik i Subspace. Bestyrelsen vil betinge sig, at indstikket er relevant for vores medlemmer. Vi kunne prøve dette én gang og så forhøre sig hos medlemmerne om, hvorvidt indstikket faldt i god jord. Alternativt kunne vi spørge medlemmer på foreningsdebatten, om de kan acceptere indstik i Subspace, idet vi pointerer, at indstikket kan spare foreningen for ca. 1.600 kroner om året i reduceret portoudgift. Robert påtog sig at samle et hold til promovering af trekkies.dk ifm. den tolvte Star trek-film. Det blev i den forbindelse løseligt drøftet, hvilke tiltag der vil være mest udbytterige. Referent Stefan Garvig