Side 1 af 7 sider Mellem Personalestyrelsen Frederiksholms Kanal 6 1220 København K CVR nr. 1188 1866 EAN nr. 5798000013001 herefter benævnt Personalestyrelsen og (Forsikringsselskabets navn) (gadenavn) (post nr. og by) CVR nr. xxxx xxxx herefter benævnt Forsikringsselskabet og samlet benævnt parterne, er der indgået kontrakt, herefter benævnt Kontrakt(en) om administration af rejseforsikring under statslige tjenesterejser mv. i udlandet.
Side 2 af 7 sider Indholdsfortegnelse 1. Kontraktperiode...3 1.1. Ikrafttrædelse og udløb...3 1.2. Forlængelse...3 1.3. Undtagelsesbestemmelse...3 2. Kontraktens præmisser og omfang...3 2.1. Kontraktens præmisser...3 2.2. Det forsikringsmæssige omfang...3 2.3. Summarisk beskrivelse af administrationens omfang...3 2.4. Definition af skadesudgifter...4 2.5. Beskrivelse af forretningsgange i forbindelse med skadesbehandling mv....4 2.6. Forsikringskort...4 2.7. Statistik over administrationsordningen...5 2.8. Yderligere services...5 3. Økonomiske forhold...5 3.1. Administrationsgebyr...5 3.2. Regulering af administrationsgebyret...5 4. Fakturering og betalingsbetingelser...6 5. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser...6 6. Insolvens og likvidation...6 7. Tvistigheder...6 8. Ændringer til aftalen...7 9. Bilag...7 10. Underskrifter og originaleksemplarer...7
Side 3 af 7 sider 1. Kontraktperiode 1.1. Ikrafttrædelse og udløb Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2011 (alternativt en senere dato jf. punkt 1.1. i udbudsbetingelserne)) og er gældende indtil den 31. december 2013. 1.2. Forlængelse Kontrakten kan forlænges i yderligere to 1-års perioder fra 1. januar 2014 frem til 31. december 2015, hvor den endeligt ophører. Såfremt en af parterne ikke ønsker at forlænge Kontrakten, enten fra 1. januar 2014 eller fra 1. januar 2015, skal dette meddeles den anden part senest 6 måneder inden ophørstidspunktet, i modsat fald forlænges Kontrakten uden videre. 1.3. Undtagelsesbestemmelse Såfremt der træffes beslutning om at undtage rejseforsikringen fra den statslige selvforsikringsordning, eller der på anden måde sker væsentlige ændringer i forudsætningerne for den indgåede administrationsordning, forbeholder Personalestyrelsen sig ret til at opsige Kontrakten med 6 måneders varsel til ophør ved udgangen af en kalendermåned. 2. Kontraktens præmisser og omfang 2.1. Kontraktens præmisser Kontrakten er etableret som følge af en af Finansministeriet truffet beslutning om, at forsikring af rejsende på statslige tjenesterejser mv. i udlandet skal være en del af statens almindelige selvforsikringsordning, og hvor administration af forsikringen foretages af et forsikringsselskab, som står for den totale skadesbehandling, herunder udbetaling af erstatning til de skadelidte og efterfølgende opkrævning af den udlagte erstatning hos den respektive statslige institution. 2.2. Det forsikringsmæssige omfang De for forsikringen gældende betingelser, herunder den af forsikringen omfattede personkreds og de respektive forsikringskategorier, fremgår af bilag 1 Betingelser for rejseforsikring under statslige tjenesterejser mv. i udlandet forsikringsbetingelser nr. xxx af 1. januar 2011. 2.3. Summarisk beskrivelse af administrationens omfang Der skal ikke ske nogen form for forhåndsregistrering af de enkelte rejser. Forsikringsselskabet skal modtage og registrere skadesanmeldelser i forbindelse med de statslige tjenesterejser mv., og vurdere om der i henhold til de under punkt 2.2. anførte forsikringsbetingelser er tale om en dækningsberettiget skade. I givet fald foretager Forsikringsselskabet
Side 4 af 7 sider udbetaling til skadelidte inden for de i forsikringsbetingelserne anførte dækningssummer, samt det øvrige fornødne i forbindelse med skadesbehandlingen. Forsikringsselskabet er berettiget til at kontakte skadelidtes institution og få be- eller afkræftet, om skadelidte er omfattet af forsikringen. Forsikringsselskabet opkræver den samlede skadesudgift / udbetaler indtægter fra regres o.lign. hos / respektive til den statslige institution, som skal udrede disse udgifter / modtage indtægterne jf. den afgivne skadesanmeldelse. Forsikringsselskabet forpligter sig til, indenfor rammerne af Forsikringsbetingelserne og i overensstemmelse med almindelig god forsikringsmæssig adfærd, at begrænse statens udgifter og i den forbindelse gøre regres overfor tredjemand, hvor det skønnes relevant 2.4. Definition af skadesudgifter Følgende elementer er indeholdt i skadesudgifterne: Udgifter til erstatninger mv. i henhold til gældende forsikringssummer Udgifter til læge, hospital, medicin og transport Udsendelse af læger/sygepersonale/ledsagere og medicin Hjemtransport Dødsfaldsomkostninger, herunder eventuelle omkostninger til obduktion Gebyrer til alarmcentral, lægekonsultation, transportudgifter samt udgifter til telefon og fax i forbindelse med skadesbehandlingen Øvrige udlæg, der ikke er omfattet af det under punkt 3.1. anførte administrationsgebyr. 2.5. Beskrivelse af forretningsgange i forbindelse med skadesbehandling mv. De nærmere forretningsgange i forbindelse med skadesbehandling, udbetaling af erstatning og opkrævning af de samlede skadesudgifter fremgår af bilag 2 Administration af rejseforsikringen under statslige tjenesterejser mv. i udlandet, hvor de med administrationen anvendte blanketter indgår som underbilag 2 A -2 D. 2.6. Forsikringskort Ved Kontraktens ikrafttræden har Forsikringsselskabet efter anmodning fra de respektive statslige institutioner produceret og udleveret forsikringskort i fornødent antal, som skal anvendes af de forsikrede i forbindelse med statslige tjenesterejser mv. i udlandet. Et eksempel på forsikringskortet indgår som bilag 3. Ved Kontraktens indgåelse er der estimeret et behov for ca. 80.000 kort i den første kontraktperiode. Såfremt det faktiske behov bliver væsentligt større (mere end 20 %), optages forhandlinger mellem parterne om den økonomiske konsekvens heraf.
Side 5 af 7 sider Forsikringsselskabet er ansvarlig for, at institutionerne modtager det rekvirerede antal forsikringskort. Opbevaring af kortene, udleveringen af disse til de rejsende og anvendelsen af kortene påhviler den respektive statsinstitution. 2.7. Statistik over administrationsordningen Forsikringsselskabet forpligter sig til at fremsende skadestatistik til Personalestyrelsen senest 60 dage efter udløb af hver halvårsperiode. Statistikken skal indeholde en akkumuleret oversigt over såvel antal anmeldte som dækningsberettigede skader fordelt på de enkelte kategorier med angivelse af de konkrete skadesudgifter med angivelse af hvilke institutioner der bærer de respektive skader fordelt på ministerområder. Statistikken skal endvidere indeholde en oversigt over skader, hvor der er rejst regres over for tredjemand med angivelse af resultatet heraf. Statistikken fremsendes elektronisk på en excel-fil. 2.8. Yderligere services (Her anføres evt. ekstra tilbudte services fra tilbudet) 3. Økonomiske forhold 3.1. Administrationsgebyr Til dækning af Forsikringsselskabets administration af forsikringsordningen betaler Personalestyrelsen et årligt administrationsgebyr på (hentes fra tilbudet) DKK, eksklusive moms. Følgende elementer indgår i administrationsgebyret: Forsikringskort estimeret behov i alt 80.000 stk. Skadesanmeldelser estimeret behov i alt 20.000 stk. Skadesvejledninger estimeret behov i alt 20.000 stk. Forsikringsbetingelser estimeret behov i alt 20.000 stk. Skadeshåndtering Klagebehandling Statistikker Forhåndsgodkendelser Porto Opsætning af IT-systemer Opsætning af telefonsystem herunder ordningens eget telefonnummer Kontakt med Forsikringsselskabets vagtlæge 24 timer i døgnet. 3.2. Regulering af administrationsgebyret Det under punkt 3.1. anførte administrationsgebyr er fast til minimum 31. december 2011, hvorefter der kan ske en regulering for hvert nyt kalenderår i henhold til nedenstående.
Side 6 af 7 sider (Hentes fra tilbudet) 4. Fakturering og betalingsbetingelser Fakturering af de af Forsikringsselskabet udlagte skadesudgifter sker i henhold den i bilag 2 angivne procedure og til den i skadesanmeldelsen angivne statslige institution. Fakturering af administrationsgebyret sker kvartalsvis bagud. Fakturaen stiles til Personalestyrelsen. Al fakturering sker efter reglerne om elektronisk fakturering til offentlige myndigheder. Betalingsbetingelserne er 30 dage efter fakturadato. 5. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Personalestyrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten til en anden offentlig myndighed eller til en institution/virksomhed, der ejes eller kontrolleres af det offentlige eller i væsentlig grad drives for offentlige midler. Forsikringsselskabet kan ikke uden Personalestyrelsens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder eller forpligtelser i henhold til Kontrakten til tredjemand. 6. Insolvens og likvidation Personalestyrelsen er berettiget til, uden varsel, at hæve Kontrakten helt eller delvist, hvis Forsikringsselskabet kommer i betalingsvanskeligheder, herunder betalingsstandsning, likvidation, konkurs eller ved åbning af forhandling om tvangsakkord. En hævelse af Kontrakten i medfør af ovennævnte begivenheder, skal dog respektere konkurslovens bestemmelser om konkursboets rettigheder til at indtræde i Kontrakten. 7. Tvistigheder Retsforholdet mellem Forsikringsselskabet og Personalestyrelsen afgøres efter dansk ret. Såfremt der opstår en uenighed mellem parterne i forbindelse med Kontrakten, skal parterne søge en løsning ved forhandling. Såfremt der ved forhandling ikke kan opnås en løsning afgøres tvisten efter Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut. Alle medlemmer af voldgiftsretten udnævnes af instituttet i overensstemmelse med forannævnte regler.
Side 7 af 7 sider 8. Ændringer til aftalen Kontrakten kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Forsikringsselskabet og Personalestyrelsen og eventuelle ændringer indgår som integrerede bilag til Kontrakten. 9. Bilag Følgende bilag indgår ved Kontraktens ikrafttræden som en integreret del af Kontrakten: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Betingelser for rejseforsikring under statslige tjenesterejser mv. i udlandet Administration af rejseforsikringen under statslige tjenesterejser mv. i udlandet med underbilagene 2 A, 2 B, 2 C og 2 D. Forsikringskort for statslige tjenesterejsende mv. 10. Underskrifter og originaleksemplarer Kontrakten underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf parterne modtager hver ét. For Forsikringsselskabet For Personalestyrelsen Dato: Dato: