J.nr. 200139 GENERALFORSAMLINGS-REFERAT Onsdag 26. februar 2014 kl. 19.00 blev der afholdt ordinær generalforsamling i EJERFORENINGEN BISTRUP PARK i festsalen, Bistrupskolen, Nordvanggårdsvej 17, 3460 Birkerød. Ved generalforsamlingen var repræsenteret 41 ejere, herunder 12 ved fuldmagt. Til stede var endvidere ejerforeningens vicevært Claus Andersen (CA) og administrator, advokat Johan Schwarz-Nielsen (JSN). Dagsorden var således: 1. Valg af dirigent. Formanden Per Nielsen (PN) bød velkommen og foreslog JSN som dirigent, og da der ikke fremkom andre forslag, blev JSN valgt. Dirigenten konstaterede med generalforsamlingens tilslutning at generalforsamlingen var lovlig, og gav ordet til foreningens formand for aflæggelse af beretning. 2. Aflæggelse af årsberetning og forelæggelse af det reviderede årsregnskab for 2013 til godkendelse. PN aflagde beretning for 2013. I 2013 var det største vedligeholdelsesarbejde, at de 33 hoveddøre i blok A og D blev udskiftet. Det forløb stort set gnidningsløst. Som bekendt er det bestyrelsens forslag at de resterende 70 døre også udskiftes til tilsvarende døre i 2014. Ideen med at fremskynde udskiftning af de sidste 70 døre, så den ikke fordeles over 2 år, er, at vi så får dørprojektet gennemført, og kan gå videre til næste projekt (som vil være udskiftning/renovering af vandrør og faldstammer i ejendommen). Ved den ordinære generalforsamling den 25/2 2013 blev der aftalt/vedtaget nogle ting: Belysningen ved stien op til Bistrupvej er således genoprettet. Der er opsat et nyt stander skilt ved indkørslen ved Bistrup Park. Der er lavet en overordnet plan for udendørsarealer som skal behandles senere
2 på generalforsamlingen - og som skal fungere som et idékatalog. I årets løb er der foretaget udhugning af ventilationshuller i krybekælderen under blok B for at undgå fugtproblemer. Viceværten gennemførte i år 2013 en cykel-oprydning. Forventningen var, at en del cykler, der tilsyneladende ikke bliver benyttet, ville forsvinde, når de skulle mærkes med navn men det var relativt få cykler, der forsvandt. Der har tidligere været forslag på generalforsamlinger om et eller flere nye cykelskure men de er altid faldet. Muligheden for et eller flere cykelskure indgår nu i planen for udendørsarealerne. PN henledte opmærksomheden på, at det kun er tilladt at parkere i Bistrup Park i de markerede båse. På visse tidspunkter af døgnet kan det være svært at finde en parkeringsbås lige ved sin egen lejlighed men det er næsten altid muligt at finde en bås et andet sted på ejendommen for eksempel ved blok B og blok E. Der er mange, der i disse år renoverer deres badeværelser. Det er forståeligt nok, men det er meget vigtigt, at det bliver gjort på den rigtige måde og af faguddannede håndværkere. Hvis ikke man tænker på dette, kan der ske store skader, som koster ejerforeningen (og forsikringsselskabet) samt de enkelte ejere store penge. Det er blandt andet vigtigt at vægge og gulve laves med vådrumssikring. I disse situationer vil ejerforeningen ofte også gerne benytte lejligheden til at lave nogle ændringer/forbedringer i badeværelserne. HUSK derfor altid at kontakte vicevært eller administrator. I årets løb er rørføring og faldstammer flere steder blevet undersøgt. Problemet er ikke så stort, som man havde frygtet, men det er alligevel noget der skal tages fat på i de kommende år. Der var lejlighed til at stille spørgsmål og komme med kommentarer. Regnskabet for 2013 blev gennemgået. JSN henviste til hovedtallene, der findes på side 8, medens specifikationerne findes i noterne på de næste sider. Der var mulighed for at stille spørgsmål og komme med kommentarer. Et medlem spurgte om, hvor man kan se ejerforeningens egenkapital, og det blev oplyst, at denne fremgår af status-siderne, som er på regnskabshæftets side 10 til 11. Udover løbende omkostninger og gælden på naturgasfyret (der er lånt hos HNG/HMN) har foreningen ingen gæld. JSN kunne med generalforsamlingens tilslutning konstatere, at både årsberetningen og regnskabet for 2013 var godkendt af generalforsamlingen.
3 3. Drøftelse af større vedligeholdelsesarbejder Bestyrelsens forslag ti større vedligeholdelsesarbejder fremgik af bilag til generalforsamlingsindkaldelsen samt at budgettet for 2014 nederst på side 13 i regnskabshæftet - og omfatter kr. 1.050.000,00 til de sidste 70 hoveddøre og 100.000,00 til fortsat arbejde med disponering af udearealerne. Det blev som nævnt under beretningen fremhævet, at det er en fordel at få dørprojektet afsluttet i 2014. Ligesom med de første 33 hoveddøre i 2013, vil de berørte ejere i god tid få et skriftligt forvarsel om udskiftningen. I den forbindelse vil de berørte ejere også blive bedt om at meddele, om de ønsker standardlåsen (som betales af ejerforeningen) eller mod særskilt merpris, som ejerne selv skal betale, ønsker en af 2 andre låsemuligheder. På forespørgsel blev det oplyst, at det ikke er meningen af de kr. 100.000,00 der er afsat til udearealer, at påbegynde noget af det, som er foreslået i landskabsarkitektens forslag af 30/12 2013 (som skulle behandles senere på generalforsamlingen). JSN kunne med generalforsamlingens tilslutning konstatere, at bestyrelsens forslag til større vedligeholdelsesarbejder i 2014 var godkendt. 8. Indkomne forslag. Da visse at de indkomne forslag har økonomiske konsekvenser hvis de vedtages, gik man herefter over til at behandle visse af de indkomne forslag: G: Fra Lis M. Pedersen, Bistrup Park 10: Forslag om cykelskure. Forslaget var uddelt som bilag til generalforsamlingens indkaldelse. Forslaget om et eller flere cykelskure har som bekendt tidligere været fremme flere gange men er faldet på grund af manglende tilslutning fra generalforsamlingen. Efter nogen debat blev det konstateret, at forslagsstilleren vil være tilfreds, hvis der gennemføres den flytning af det nuværende cykelskur imellem blok A og C, som er vist på oversigtsplanen, der er bilag til generalforsamlingens indkaldelsen i forbindelse med disponeringsforslaget for udearealerne og at cykelskuret på den nye placering suppleres med endnu et nyt cykelskur således som det også er vist på den nævnte plan. Bestyrelsen kunne oplyse, at de forventede omkostninger hertil kan holdes indenfor bestyrelsens budgetforslag. Da alle kunne tilslutte sig denne løsning, blev den betragtet som vedtaget og forslaget betragtedes som færdigbehandlet.
4 F: Fra Pernille Bjørnbirk, Bistrup Park 4: Forslag om anskaffelse af to hjertestartere. Forslaget var uddelt som bilag til generalforsamlingens indkaldelse. Forslaget gav anledning til en del debat. Flere mente, at en eller flere hjertestartere kun vil have værdi, hvis da dertil også knyttes en mulighed for demonstration/kursus for ejendommens beboere, således at de tør og kan betjene hjertestarteren. Det blev forklaret, at hjertestarteren har en indbygget vejledning men alle kunne tilslutte sig, at det er vigtigt, at beboerne får mulighed for at lære at bruge hjertestarteren. Det blev oplyst, at der også er en vis undervisning med i prisen på hjertestarteren. Nogle ejere mente, at det i hvert fald i starten må være tilstrækkeligt kun at anskaffe én hjertestarter, således at man får erfaring, og om der er overhovedet er behov for en hjertestarter. Da alle havde haft mulighed for at udtale sig, blev forslaget stillet under afstemning. I den forbindelse forklarede JSN, at en nøjagtig afstemning skal ske efter fordelingstal som ikke er ens for alle lejligheder hvorfor en nøjagtig afstemning i praksis kun kan ske skriftligt. JSN foreslog at man som sædvanligt startede med en vejledende afstemning ved håndsoprækning, idet det ofte vil vise sig, at der er stort flertal for eet af synspunkterne uanset forskellene i fordelingstallene, hvorefter man kan undlade en skriftlig afstemning efter fordelingstal og dermed spare tid. JSN lovede som dirigent, at han straks efter en vejledende afstemning ville afholde en formel korrekt skriftlig afstemning efter fordelingstal, såfremt blot eet tilstedeværende medlem eller han selv som dirigent var det mindste i tvivl om, hvor vidt forslaget var vedtaget eller faldet. Generalforsamlingen tilsluttede sig denne fremgangsmåde. En vejledende afstemning ved håndsoprækning viste herefter, at der var betydeligt flertal for kun at anskaffe een men altså kun én hjertestarter hvilket således blev betragtet som vedtaget. Da ingen derefter ønskede en skriftlig afstemning efter fordelingstal, blev dette betragtet som vedtaget. Forslagsstilleren bemærkede, at en enkelt hjertestarter nok ikke udløser den rabat, som blev tilbudt ved køb af 2 hjertestartere så prisen pr. hjertestarter bliver lidt højere end i hendes forslag. 4. Godkendelse af driftsbudget for 2014, herunder fastsættelse af størrelsen af den enkelte ejers af den periodevis betaling. Bestyrelsens budgetforslag for 2014 var indeholdt i ovennævnte regnskabshæfte for 2013, der var uddelt sammen med generalforsamlingsindkaldelsen. JSN gennemgik kort budgettet (regnskabshæftets side 8) og henviste også til at budgettet som det er illustreret i regnskabshæftet på side 9 medfører en lille forhøjelse af de årlige fællesomkostninger nemlig 2% beregnet for hele året.
5 Da forhøjelsen først kan ske fra og med fællesomkostningerne for april 2014 bliver forhøjelsen for disse sidste 9 måneder i året dog lidt mere end 2 %. I de første måneder af 2015 vil man som sædvanligt fortsætte med den forhøjede opkrævning indtil man ved, hvad den ordinære generalforsamling i 2015 vedtager som fællesomkostninger for 2015. Der var lejlighed til at stille spørgsmål eller komme med kommentarer. Ingen ytrede sig imod bestyrelsens budgetforslag for 2014, som således blev betragtet som vedtaget. 5. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen består af 3 medlemmer, der vælges for 2 år af gangen. Som det fremgik af indkaldelsen var kun bestyrelsesmedlemmet Jens Torp på valg, idet han var indtrådt som bestyrelsesmedlem i stedet for et medlem, der var valgt i 2012. Bestyrelsesmedlemmerne Per Nielsen (formand) og Erik Lund Hansen var ikke på valg. På forespørgelse fremkom der ikke andre forslag end Jens Torp, som således blev genvalgt. Bestyrelsen består således herefter (fortsat) af Per Nielsen, Bistrup Park 81. Erik Lund-Hansen, Bistrup Park 31. Jens Torp, Bistrup Park 67. Bestyrelsen konstituerer sig selv ved første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen, hvor man vælger formand. 6. Valg af 2 suppleanter. Som det fremgik af indkaldelsen, var Anja Mette Hansen, som var valgt i 2012 og det blev oplyst, at Anja-Mette Hansen kort inden generalforsamlingen, havde oplyst, at hun ikke ønskede genvalg, idet hun har besluttet at sætte sin lejlighed til salg. Suppleanten Susie Hansen, der var valgt i 2013, var ikke på valg. På forspørgsel blev som ny bestyrelsessuppleant foreslået Esben Bahnsen, Bistrup Park 103. Da der ikke fremkom andre forslag, blev Esben Bahnsen betragtet som nyvalgt suppleant til bestyrelsen. Bestyrelsessuppleanterne er således nu:
6 Susie Hansen, Bistrup Park 30. Esben Bahnsen, Bistrup Park 103 7. Valg af revisor. JSN kunne oplyse, at Piaster Revisorerne A/S var villige til at påtage sig genvalg, og da der ikke fremkom andre forslag, blev revisor genvalgt. Et medlem foreslog, at bestyrelsen undersøger, om der er mulighed for en billigere revision. 8. Indkomne forslag. Herefter blev de resterende forslag behandlet: A: Fra bestyrelsen: Disponeringsforslag for udendørsarealer: Forslaget var uddelt som bilag til generalforsamlingens indkaldelse. Forslaget fremkommer på baggrund af vedtagelsen på generalforsamlingen 2013, og JSN gav ordet til PN. PN forklarede nærmere om disponeringsforslaget, som ikke er fremlagt til en samlet vedtagelse idet visse af punkterne måske aldrig skal vedtages, men er fremlagt som inspiration og ide-katalog for fremtidige forslag. Der er således ikke noget forslag i henhold til planen, som umiddelbart vil blive gennemført før en senere vedtagelse herom. Da alle der ønskede det, havde haft ordet, skulle forslaget stilles under afstemning. JSN foreslog som dirigent, at man som tidligere på generalforsamlingen startede med en vejledende afstemning ved håndsoprækning og eventuelt derefter en nøjagtig afstemning efter fordelingstal. Generalforsamlingen tilsluttede sig igen denne fremgangsmåde. Ved håndsoprækning kunne det konstateres, at der var et betydeligt flertal for at godkende dispositionsforslaget. Da det ved forespørgsel kunne konstateres, at der ikke var nogen der ønskede en skriftlig afstemning efter fordelingstal, blev dispositionsforslaget betragtet som endeligt vedtaget B: Fra bestyrelsen: Vedtægtsændring vedrørende erhverv:
7 Forslaget var udsendt som bilag til generalforsamlingens indkaldelse. Forslaget indebærer en udvidelse af vedtægternes 17, og skal pointere at det som udgangspunkt ikke er tilladt at drive erhverv i Bistrup Park men at tilladelse dog kan søges og opnås i visse tilfælde til visse erhverv, der ikke kan antages at geneere andre beboere. Et medlem mente, at ændringen ville være en stor ændring og et stort indgreb i ejerforeningens benyttelsesret og således i strid med Tinglysningsloven hvilket JSN som dirigent dog afviste. Medlemmet mente også, at forslaget var unødvendigt i henhold til planlovgivningen giver tilstrækkelig sikkerhed for sikkerhed imod erhverv i Bistruppark. Dette afviste JSN også. Ideen i bestyrelsens forslag var som ikke at forhindre enhver form for erhverv men som det også fremgår af ordlyden at sikre imod at der drives erhverv, som kan genere beboerne eller skade ejendommen. Bestyrelsen ønsker, at man har en mulighed for at sikre, at Bistrup Park - som af mange vælges netop fordi det er en beboelsesejendom ikke mister sit præg af beboelsesejendom. Forslaget skulle herefter stilles under afstemning. JSN henledte opmærksomheden på, at et forslag om ændring af vedtægter jævnfør vedtægternes 3 kun kan vedtages endeligt på én generalforsamling hvis det vedtages med 2/3 dele af de stemmeberettiget efter fordelingstal og mere end halvdelen af samtlige foreningens stemmeberettigede medlemmer er mødt/repræsenteret. Den sidstnævnte betingelse var ikke opfyldt. JSN forklarede således, at hvis forslaget skulle vedtages, skulle det først vedtages på nærværende generalforsamling med mindst 2/3-dels flertal og derefter igen på en ny generalforsamling (indenfor 4 uger), hvor det også skal vedtages med mindst 2/3 dels flertal men kan vedtages endeligt uanset af antallet af fremmødte medlemmer. Det blev igen med generalforsamlingens tilslutning vedtaget at starte med en vejledende afstemning ved håndsoprækning, og med denne afstemning kunne det konstateres, at betydeligt flere end de 2/3 dele af de repræsenterede medlemmer stemte for forslaget. Da der trods forespørgsel ikke var nogen, der ønskede en skriftlig afstemning efter fordelingstal, blev forslaget betragtet som vedtaget på nærværende generalforsamling med 2/3 dels flertal men altså således, at det som nævnt for at skulle være endeligt vedtaget, skal vedtages igen på endnu en generalforsamling som der senere vil blive indkaldt til. C: Fra bestyrelsen: Udskiftning af 70 hoveddøre. Forslaget var udsendt som bilag til generalforsamlingsindkaldelsen men var allerede behandlet under punkt 3 om større vedligeholdelsesarbejder.
8 D: Fra bestyrelsen: Godkendelse af tillæg til husorden/hus reglement vedrørende hoveddørene. Forslaget var udsendt som bilag til generalforsamlingsindkaldelsen. E: Fra bestyrelsen: Forslag om godkendelse af tillæg til husorden/hus reglement vedrørende grill. Forslaget var udsendt som bilag til generalforsamlingsindkaldelsen og på forespørgsel blev det oplyst, at der faktisk har været tilfælde, hvor benyttelse af grill har medført fare for brand. Der var lejlighed til at stille spørgsmål og komme med kommentarer. Det blev igen med generalforsamlingens tilslutning vedtaget at starte med en vejledende afstemning ved håndsoprækning, og med denne afstemning kunne det konstateres, at betydelig flere end de 2/3 dele af de repræsenterede medlemmer stemte for forslaget. Da der trods forespørgsel ikke var nogen, der ønskede en skriftlig afstemning efter fordelingstal, blev forslaget betragtet som vedtaget. 9. Eventuelt. En ejer spurgte, hvorfor tilbagebetaling af for meget betalt varme for varmeregnskabsåret 2012/2013 var sket med check til de enkelte ejere og ikke via tilbagebetaling direkte til de enkelte ejeres bankkonto. JSN forklarede, at dette skyldes, at PBS/NETS har meddelt, at det ikke længere er muligt at fortage tilbagebetalinger via PBS/NETS, hvorfor den anvendte fremgangsmåde desværre var nødvendig. Fremgangsmåden med check er ikke hensigtsmæssig hverken for foreningen, administrator eller de enkelte medlemmer. Et par medlemmer mente, at der findes muligheder at få PBS/NETS til at foretage tilbagebetalinger. JSN bemærkede at hvis dette er tilfældet, vil han meget gerne orienteres om på henblik med fremtidige tilbagebetalinger. Da de ikke var flere der ønskede ordet blev generalforsamlingen betragtet som afsluttet. D. 26. februar 2014 Som dirigent
9 JOHAN SCHWARZ-NIELSEN