724 BSB Søllerød REFERAT Bestyrelsesmødet den 4. november 2015 kl. 16.00-18.00 afholdt hos Boligkontoret Danmark, Røjelskær 15, 2. 2840 Holte med efterfølgende spisning på den kinesiske restaurant på Øverødvej. Bestyrelsen: Karsten Høy-Petersen, Christian Scheelhardt, Søs Nygaard, Lisbet Riis og Sten Troelstrup samt observatør for afd. 3 Gitte Tofteng. Boligkontoret: Gitte Weien og Teit Svanholm Afbud: Søs Nygaard, Gitte Tofteng Udsendt 10. november 2015 Indhold cases/mdr27/mdr-2014-01343 1 Godkendelse af referatet fra sidste møde...2 2 Revisionsprotokol...2 3 Meddelelser...2 4 Boligaftale med kommunen...2 5 Feriefremleje/bytte...4 6 God selskabsskik - 10 punkt program...4 7 Styringsdialog 2015...5 8 Eventuelt og kommende møder...6 side 1/6
1 Godkendelse af referatet fra sidste møde Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Referatet 3. september 2015 Som indstillet. 2 Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Revisionsprotokollen medbragt til mødet. Som indstillet. 3 Meddelelser - Præsentation af ny forretningsfører og bestyrelsen - Ejendomsmester: Afbrudt samarbejdet efter 6 uger efter enighed fra alle tre afdelingsbestyrelser. Der er annonceret efter en ny ejendomsmester med frist 15. nov. 2015 forhåbentlig med ansættelse 1. januar 2016. - Der har været afholdt møde med kommunens vej afd. med deltagelse af formanden Karsten Høy og Gitte Weien, hvor resultat af trafiktællingen blev udleveret. Her blev løsningen med fortov over Kongevejen og optegnet parkeringsstriber på Ernst Bojesensvej rost og ønsket for Sofievej også. Kommunen lovede, at der kan laves en ny trafiktælling, som boligselskabet kan beslutte sted og tid, så det er op til afd. 1 at kontakte vej afd. herom. - Kursus for afdelingsbestyrelsesmedlemmer afholdt tirsdag den 20. oktober med stor deltagelse fra BSB. - Fælles møde om elektronisk syn i Nærum både for ejendomsfunktionærer og bestyrelser i februar 2016 for bestyrelser i både afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelser. - Dato for næste lokalrådsmøde i hovedstaden er 10. november 2015. Lokalråd er for alle bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Som indstillet. 4 Boligaftale med kommunen Udkast til boligaftale med Rudersdal kommune er modtaget og i høring indtil 4. november 2015. Aftalen samt de to bilag er fremsendt til bestyrelsen og afdelingsbestyrelsesformændene med besked om at kommentar sendes inden den 1. november 2015 til formanden, således at de kan frembringes herpå mødet. Der er tale om en tre årig aftale, hvor der gives kommunal anvisning til hver tredje bolig. I BSB har der de sidste tre år dvs. tilbage til 1. november 2012 været 3+5+5= 13 fraflytninger i alle tre afdelinger og her har hver fjerde været anvist af kommunen (3 boliger). side 2/6
Kommunen inviterer samtidig til et møde den 23. november 2015 med deltagelse af borgmesteren og alle boligselskaberne i Rudersdal kommune. Der er stor fokus på aftaler med kommunerne landet over og boligkontoret har derfor også udarbejdet materiale til brug for boligorganisationerne: Vejledning i forbindelse med placering af flygtninge - Positiv indgangsvinkel - Aftal rammer for samarbejde (anvend afd.bestyrelsens kendskab, register, kontaktpersoner, jobs, principper for fordeling) - Kreative muligheder og flere nye almene boliger - udlejningsmodeller Vejledning om kommunens forpligtelser med flygtninge - Permanent bolig - Integrationsplaner - Tolke bistand til formidling - Støtte til sociale aktiviteter - Frikøb af ejendomsfunktionærer - Kommunal integrations kontaktperson Bestyrelsen drøfter boligaftalen og tager stilling til BSB Søllerød holdning hertil. Vejledning i forbindelse med placering af flygtninge Vejledning om kommunens forpligtelser med flygtninge Afdelingsbestyrelserne i de tre boligafdelinger har drøftet indholdet af boligaftalen. Ved at se tilbage over de seneste tre år, vil anvisningen fra hver fjerde til hver tredje ikke blive påvirket af den nye aftale. Afd. 1 går ind for aftalen, afd. 2 var der flertal for at indgå aftalen, mens afd. 3 ikke vil deltage. Dermed er der flertal for boligaftalen i afdelingerne og bestyrelsen vedtog enstemmigt at tiltræde boligaftalen. Kommentar til bilag 1=samarbejdsaftalen, som fremsendes til kommunen: Procedure for anvisning m.v. Det følger af almenboliglovens 59, stk. 1, at kommunens anvisning skal ske på baggrund af en vurdering af den boligsøgendes behov og beboersammensætningen i den afdeling, de boligsøgende anvises til eller bor i på anvisningstidspunktet. Så kommer der 5 punkter i bilaget. Første punkt: Hvordan underrettes afdelingen, der skal have den/de pgl. beboere? Der bør aftales en fast arbejdsgang herfor. Andet punkt: Det er en meget kort frist på 3 hverdage til at gøre kommunen opmærksom på, at anvisningen kan være betænkelig. Det betyder, at underretningen til afdelingen skal ske prompte, og et evt. møde omkring betænkeligheden skal holdes meget hurtigt. Fristen ønskes længere minimum 5 dage. Tredje og fjerde punkt: Kommunen skal ikke revurdere anvisningen alene. De kender kun den/de personer de vil anvise, hvorimod vi kender beboerne i den afdeling/opgang, hvor den/de personer kommunen vil anvise, skal bo. Det foreslås, at kommunen som et minimum skal foretage revurderingen sammen med administrationen (BDK) Femte punkt: Hvem afgør om der er behov for medarbejder/tolk til rådighed ved indflytning og udflytning? Det bør være et samarbejde og ikke enerådigt kommunen. Side 2, 3. afsnit: Såfremt der opstår problemer i forbindelse med et lejemål, kontaktes kommunens boligsociale medarbejder for drøftelse og bistand. Hvem kan gøre det? Det kan både være relevant for bestyrelser, beboer og administration. Side 3 Årlig styringsdialog: Er det på styringsdialogmødet det aftales om der er afdelinger, der skal undtages for anvisning af personer med boligsociale problemer? side 3/6
5 Feriefremleje/bytte På mødet i september drøftede bestyrelsen ordningen og er positiv indstillet, men vil gerne gennemgå aftalen/skemaet for feriefremleje/bytte og vilkårene yderligere og der er stillet nedenstående spørgsmål til Bdks advokat. Spørgsmål: Kan fest og larm stoppes. Det giver ikke mening med klager og opsigelse, så kan der gøres noget andet og mere effektivt, når det er feriefremleje. Svar: Nej desværre fremlejer altså vores lejer er 100% ansvarlig for, at hans feriefremlejetagere opfører sig ordentligt, og da det netop synes uden synderlig effekt, at sende en advarsel, når forholdet er slut efter 14 dage, er der en alvorlig risiko for netop denne type problemer, hvis man vælger at sige JA til feriefremleje i afdelingen. Det er altså en afvejning af denne risiko overfor den fleksibilitet, man med tilladelsen giver sine lejere. Sat på spidsen er min holdning dog, at hvis én lejer konsekvent lejer ud til at grupper af unge mennesker, som konsekvent overtræder husordenen, må et utal af klager, efterfølgende advarsler og gentagen udlejning til denne type lejere i lyset af, at lejeren har ansvaret kunne betyde, at hans lejemål kan opsiges. Men det vil selvfølgelig være en konkret vurdering. Af konkrete tiltag, man kan gøre for at minimere risikoen kan være at regulere hvor mange, der må lejes ud til, hvor længe og en maksimum periode på et år/måned el.lign. Vores oplæg har taget højde for det ved netop at begrænse antallet af fremlejetagere mv. Spørgsmål: om hærværk på fælles arealer f.eks. trappeopgange. Kan det beskrives at der også er ansvar herfor. Svar: Der er ingen tvivl om, at lejeren har ansvaret for sine fremlejetageres handlinger herunder for hærværk med videre. Kommentar til blanketten: - Overskriften ændres til kontrakt eller aftale Svar fra jura: Da der er tale om en ansøgningsblanket fra vores lejer til udlejer, og ikke mellem vores lejer og deres fremlejetager, er det ikke noget jeg kan anbefale. Der er principielt kun én aftale mellem de parter lejekontrakten og flere aftaler kan danne grundlag for efterfølgende forvirring og risiko for misforståelser. - Strengere formulering i pkt. 6 om ansvar for både adfærd og genstande i boligen og i boligafdelingen, så ovennævnte situationer om fest, larm og hærværk er nævnt. Der er behov for at husorden vedlægges byttekontrakt. Svar fra jura: Dette vender jeg med Kommunikation det er ikke en dårlig ide. - Fremlejes/byttes tilføjes, der hvor der kun står fremlejes. Svar fra jura: Reelt er bytte feriebolig jo også en slags fremleje. Betalingen består kun lån af anden bolig i perioden. Men jeg tager den til kommunikation, så der kan skabes misforståelser. Måske der bare skal findes én samlet betegnelse, som anvendes uanset om det er bytte eller udleje. Da muligheden for at kunne feriebytte/feriefremleje er afhængig af organisationsbestyrelsens godkendelse, indstilles det at organisationsbestyrelsen drøfter muligheden samt tager beslutning om, hvorvidt det skal være en mulighed for beboerne i boligorganisationen at benytte sig af. Blanket Drøftelse om at bureauer har strenge krav til bytte/fremleje og vilkår herfor samt beboernes ansvarsfølelser overfor deres bolig. Beslutningen blev udsat til næste møde, så vilkår for bureauer kan oplyses og blankettens ændrede udformning kan forelægges på bestyrelsesmødet. 6 God selskabsskik - 10 punkt program Bestyrelsen arbejdede med fokuspunkter tilbage i september 2014, hvor 10-punkts programmet Følg og forklar blev udfyldt. Fokuspunkterne var energirenovering, integration, side 4/6
rekruttering til bestyrelserne herunder drøftelse om beboerundersøgelse og workshop, personalepolitik På mødet revurderes de 10 punkter, således at der gøres status på det seneste år og planlægges fokus punkter for perioden for 2016. Det indstilles, at bestyrelsen behandler 10 punkt programmet. 10 punkt program 2014 Fortsat energirenovering og integration som fokuspunkter for bestyrelsen. Der er ro på beboerdemokratiet efter der har været valg til seneste beboermøder og stor deltagelse til kursus for AB. Personalepolitik handler i første omgang om forventningsafstemning mellem bestyrelser og ejendomsmester og grænseflader og råderum, som igangsættes i forbindelse med ansættelse af ny ejendomsmester. 7 Styringsdialog 2015 I forlængelse af regnskabets godkendelse på repræsentantskabsmødet udfyldes dokumentationsrapporten til anvendelse på styringsdialogmødet med kommunen. Regnskaberne er for længe siden fremsendt til kommunen, men vi afventer forsat en dato for det årlige møde. Rapporterne for regnskabet 2013/14 skal dog udfyldes uanset. Rapporter Rapporten for selskabet er vedlagt og udfyldes på mødet. Afdelingernes rapporter sendes ud til afdelingsbestyrelserne til udfyldelse. Til rapporten er vedlagt regnskabet, revisionsprotokollen og årsberetning. Emner og deltagere på mødet Bestyrelsen skal som forberedelse til mødet med kommunen tage stilling til, hvilke emner boligselskabet ønsker på dagsorden til det individuelle møde, som herefter fremsendes til kommunens tilsyn. Herudover skal bestyrelsen drøfte, hvem der skal deltage til mødet både fra boligorganisationens side, men også hvem fra kommunen som boligorganisationer gerne vil i dialog med, så de relevante modtagere allerede kan være til stede på mødet. Orientering i boligorganisationen Når mødet er afholdt, fremsender kommunen referatet til kommentar og godkendelse. Dette behandles på et efterfølgende bestyrelsesmøde, hvor det samtidig skal aftales, hvor der orienteres om mødet i resten af boligorganisationerne. Der afholdes en årlig styringsdialogkonference af BL og KL, hvor alle kommuner og boligorganisationer kan deltage. Tidligere har Boligkontoret hertil udarbejdet en inspirationspjece med styringsdialogens årshjul og eksempler fra 11 kommuner i landet. Pjece til styringsdialog side 5/6
Bestyrelsen skal udfylde dokumentationsrapporten, vælge om egenkontrollen skal fremsendes til kommunen og tage stilling til, hvilke emner boligselskabet ønsker på dagsorden til det individuelle møde. Rapporten for selskabet Rapporterne for afdelingerne Rapporten for selskabet blev gennemgået med følgende tilføjelser Side 1: Behov for at drøfte aftaler om trafik og fleksibel udlejning: børnefamilier til de store boliger og fortrinsret for boligsøgende der er arbejder. Side 5: Der er valgt bestyrelse i den lille afd., men fortsat fokus på afdelingen. Frivilligt arbejde i afd. tilføjes Side 7: tilføjelse af at der er aftalt en forundersøgelse, som skal iværksættes når der er en ny ejendomsmester Side 8: opsamlet resultatkonto afvikles Afdelingsrapporterne udsendes til afdelingsbestyrelserne med frist til 13. november, således at de kan fremsendes til kommunen inden mødet den 19. november 2015. 8 Eventuelt og kommende møder Mødeplan for Organisationsbestyrelsesmøder: Møde Dato Organisationsbestyrelsesmøde afholdes på afdelingskontoret, Røjelskær 15, Holte 10. februar 2016 kl. 16.00 Regnskab. Selskabs budget. Målsætning udlejning. 12. maj 2016 kl. 16.00 Styringsdialog 1. september 2016 kl. 16.00 Afd.budgetter 8. november 2016 kl. 16.00 Mødeplan for Repræsentantskabsmøde: Møde Dato Repræsentantskabsmøde 30. marts 2016 kl. 16.00 Referent Gitte Weien Bestyrelsens underskrifter: Karsten Høy-Petersen Christian Scheelhardt Sten Troelstrup Søs Nygaard Lisbet Riis side 6/6