1 Forhandlingsprotokol Revisionsprotokol Meddelelser Selskabssager Afdelingssager Eventuelt herunder kommende møder...

Transkript

1 Boligselskabet BSB Søllerød R E F E R A T til organisationsbestyrelsesmøde, som afholdes onsdag den 4. februar 2015, kl Mødet afholdes hos Boligkontoret Danmark, Røjelskær 15, 2 sal, 2840 Holte. Efterfølgende er reserveret bord på den kinesiske på Øverødvej. Bestyrelsen: Karsten Høy-Petersen, Christian Scheelhardt, Søs Nygaard, Sten Troelstrup og Lisbet Riis. Fra Boligkontoret: Chefkonsulent Gitte Weien og Driftschef Jens Møller. Afbud fra Sten Troelstrup og Søs Nygaard. Udsendt den D A G S O R D E N: 1 Forhandlingsprotokol Revisionsprotokol Meddelelser Selskabssager Afdelingssager Eventuelt herunder kommende møder...5 Afbud til mødet bedes meddelt Gitte Weien Andersen, på tlf eller mail giwe@bdk.dk 1

2 Formanden bød velkommen til bestyrelsesmødet og gennemgik dagsordenen. Han foreslog, at der blev tilføjet to nye emner under 4 Selskabssager. Punkt i) Boligplacering af flygtninge og punkt j) Delegerede til BDK.s repræsentantskabsmøde den 30. maj 2015 i Nyborg. Bestyrelsen godkendte dagsordenen med de to tilføjelser. 1 Forhandlingsprotokol Referatet fra mødet 5. november Referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Revisionsprotokol Ny revisionsprotokol vedlægges og behandles sammen med regnskabet for Meddelelser a. Nyt fra Formanden Effektivitet og økonomi: Holdt møde torsdag den 20. november 2014 med forretningsfører Per Lykke, hvor vi drøftede BSB Søllerøds muligheder for en større effektivitet og en bedre økonomi set i forhold til år På mødet blev drøftet et forslag om en eventuel sammenlægning af afdelingerne eller en sammenlægning af hele boligselskabet med et andet boligselskab. Formanden mente ikke at tiden var inde til at sammenlægge selskabet med et andet og større selskab. Med hensyn til afdelingerne viste de økonomiske beregninger, at en sammenlægning, stik imod hvad man skulle tro, ville give huslejestigninger til afdeling 3. Da huslejen i forvejen er høj i afdeling 3, ønskede formanden ikke at få problemer med udlejningen i afdelingen. Der er ingen problemer med økonomien hverken i selskabet eller i afdelingerne. Fra administrationens side arbejdes der med at opnå et rent driftsmæssigt samarbejde mellem de boligafdelinger, der er beliggende i Holte. Formanden vil afvente et konkret forslag fra administrationen. Et forslag om eventuel deltagelse i et fælles udbud vedr. istandsættelse af fraflyttelejligheder har bestyrelsen tidligere vist interesse for, og det blev aftalt, at der skulle afholdes et informationsmøde med de tre afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelsen den 12. januar Styringsdialogmøde med Rudersdal Kommune den 10. december Formanden påtalte de trafikale forhold på Sofievej, hvor der kører meget uvedkommende og hurtig trafik fra Kongevejen ad Sofievej til Rønnebærvej, idet han mente, at der på den smalle vej, som ikke er en trafikvej, er stor risiko for, at særligt børn og ældre beboere på Sofievej kan blive påkørt når de forsøger at passere Sofievej. Vejafdelingen oplyste, at der ved den seneste trafiktælling i 2011 blev målt 279 biler i døgnet. De afviste, at der blev kørt hurtigt på Sofievej. Vejafdelingen lovede at foretage nye trafiktællinger i april/maj Bestyrelsesformanden påtalte også den tunge trafik på Dronninggårds Allé til og fra Holte Midtpunkt ligesom han påtalte den tiltagende intensitet i trafikken på vejen. Vejafdelingen oplyste, at ved den seneste trafiktælling i 2011 blev der målt 3200 biler i døgnet. Referat af mødet er lige modtaget til mødet i feb. Bestyrelsesformanden har rettelser vedr. tung trafik til og fra Holte Midtpunkt og dokumentation herfor, da vejafdelingen selv må sørge for dokumentationen. Boligkonferencen 2015 Det gode boligliv der afholdes lørdag den 21. marts 2015 kl til søndag den 22. marts 2015 kl på Hotel Nyborg Strand. Pris kr. 3 dages tur til Bruxelles med besøg i Europa Parlamentet den 18. april 21. april Pris kr. 2

3 Skrivelse af den 8. januar 2015 fra varmemester René Våg, der takker for gaven i forbindelse med Julen. b. Nyt fra Boligkontoret Danmark Jens Møller blev præsenteret som ny driftschef for BSB Søllerød. Formanden i afdeling 3 Helle Grevy Godtfredsen fraflytter afdelingen den 1. marts Afdelingen har ingen formand fra den 1. marts Bestyrelsesformanden foreslog, at et udvalg fra organisationsbestyrelsen gennemgår og godkender budgettet for afdeling 3. Endvidere, at Boligkontoret og organisationsbestyrelsen optræder mere aktive og tager kontakt med beboerne i afdeling 3 for at forsøge at få etableret en bestyrelse inden afdelingsmødet. Lokalrådsmøde på Bornholm med overnatning april: Prisen for en overnatning er kr når der gives et tilskud på kr fra BDK. Boligselskabet Nordsjælland med ca boliger bliver pr administreret af Boligkontoret Danmark. Per Lykke er forretningsfører og Finn Weidekamp er driftschef for det nye medlem. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Det blev besluttet, at Boligkontoret ved Gitte Weien sender et brev til de nuværende bestyrelsesmedlemmer og til alle beboer i afdeling 3 med information om, at deres afdelingsbestyrelse ikke er fuldtallig, samt et tilbud om et møde, en aftale om en markvandring, og hvilke ønsker de har med deres afdeling samt beboernes mulighed for medindflydelse. De øvrige meddelelser blev taget til efterretning. 4 Selskabssager a. Udbud af flyttelejligheders istandsættelse Der blev afholdt informationsmøde de tre afdelingsbestyrelser og organisationsbestyrelsen den 12. januar Gl. Holte Boligselskab har i besluttet at lade istandsættelse af flytteboliger gå i udbud. Anne Løvgreen som er indkøbschef for Boligkontoret Danmark og 3B, vil lægge netop jeres selskab ind i udbudsmaterialet, fordi det vil give mening at have jer med, da volumen på det samlede antal boliger vil være af en fornuftig størrelse. Jeres ejendom er noget lig de boliger som er i Gl. Holte, og I alle har en A-ordning. Udbudsmaterialet er gennemgået med Driftschef Jens Møller på et aftensmøde på Boligkontoret hvor tildelingskriterier blev diskuteret: Tildelingskriterier: Tildelingskriteriet for nærværende udbud er det økonomisk mest fordelagtige bud, vurderet på grundlag af de nedenfor anførte kriterier: 1. Pris 50 % 2. Kvalitet 25 % 3. Leveringssikkerhed 15 % 4. Systemunderstøttelse af syn 10 % Der er afholdt udbud for andre selskaber hvor besparelsen på istandsættelse af flytteboliger kan være op til 30 %. NB. Det koster ikke selskabet noget at være med. Entreprenøren betaler en fee til Boligkontoret for at opretholde ordningen omkostningsfri for fællesforvaltningen. 3

4 Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, at BSB Søllerød deltager i udbuddet. Der blev orienteret om informationsmøde den 12. januar 2015 for bestyrelserne med driftschef Jens Møller om deltagelse i et fælles udbud af istandsættelse af fraflyttelejligheder. Der deltog et bestyrelsesmedlem fra afdeling 1, hele afdelingsbestyrelsen fra afdeling 2, ingen fra afdeling 3. Organisationsbestyrelsen var repræsenteret af formand, næstformand samt Steen Troelstrup. Tidsplanen blev gennemgået for bestyrelsen, hvor afslutningen er kontraktopstart i 1. juni Der er få tilrettelser i udbudsmaterialet vedr. BL partnerskab og rengøring. Under processen vil driftschefen sikre kvaliteten bedst muligt, da tildelingskriteriet er mest fordelagtige bud. Bestyrelsen godkendte, at BSB Søllerød deltager i et fælles udbud af istandsættelse af fraflytter lejligheder. b. Regnskab og revisionsprotokol for Der er udsendt udkast til årsregnskab for alle afdelinger og boligorganisationen samt revisionsprotokollatet. Regnskabet for organisationen udviser et overskud på kr , så regnskabet er i balance med budgettet. Overskuddet kommer af mindre udgifter til møder og kontorhold. 2013/ /13 Rating Afdeling Over-/ Henlagt Resultat- Netto pr. Netto pr. underskud konto Netto henlagt lejemålsenhed lejemålsenhed A B A I alt Der er udsendt regnskabsudkast til afdelingsbestyrelserne, og disse forventes at have godkendt afdelingernes regnskaber forud for mødet. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen behandler årsregnskabet samt tilhørende revisionsprotokol og godkender dette, samt indstiller regnskabet til repræsentantskabets godkendelse. Bilag: Regnskabet Revisionsprotokol Bestyrelsespenge i regnskabsperioden undersøges. Revisionsprotokollatet blev gennemgået og kommenteres også i beretningen. Regnskabet blev godkendt og underskrevet af bestyrelsen. c. Repræsentantskab 18. marts 2015 Formanden har skrevet udkast til årsberetning som er vedlagt dagsorden. Bestyrelsen skal overveje om, der er forslag til det ordinære repræsentantskabsmøde. Valg til Boligkontorets repræsentantskab På valg til organisationsbestyrelsen: Formand Karsten Høy-Petersen Medlem Christian Grabow-Scheelhardt Suppleanter Jesper Christiansen afd. 1, Lars Nielsen afd. 2, Helle Grevy afd. 3. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen og tager stilling til, hvem der er indstillet til genvalg til bestyrelsen. 4

5 Bilag: Årsberetningen Beretningen blev forelagt til kommentering og blev godkendt. Formand og næstformand modtager genvalg. Der blev aftalt en ny mødedato for repræsentantskabsmødet til tirsdag den 24. marts 2015 kl. 16. d. Selskabsbudget Budgettet er vedlagt som bilag til dagsorden. ministrationsbidraget til Boligorganisationen fra afdelingerne er beregnet til kr ,-hvilket er et fald med -0,2 % Udgifter til møder stiger med kr (konto 502). Herunder er afsat kr. til bestyrelseskurser og 5000 kr. til kurser for personalet. Forretningsførelsen til Boligkontoret falder med kr (konto 512) Udgifter til kontorhold stiger med 1468 kr. (konto 513) Henlæggelser til arbejdskapitalen er aftalt til kr. 159,- pr. lejemålsenhed. Derved er henlæggelser pr. lejemålsenhed kr pr Grænsebeløbet er kr. 3087,- Der henlægges ikke til dispositionsfonden ud over det pligtmæssige, da minimumskravet (kr. 5641,-) er opfyldt idet henlæggelserne er kr. pr. lejemålsenhed. Med kr. til bestyrelseskursus og 5000 kr. til personale kursus: 1,4 % kr Med kr. til bestyrelseskursus og 5000 kr. til personale kursus: 3 % kr Hvis beløbet til kursus hæves til workshop prisen som er kr samt 5000 kr. til personale kurser, vil det betyde en stigning i administrationsbidraget til kr svarende til 7,1 % Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen behandler og godkender budgettet for selskabet, således at afdelingernes administrationsbidrag kan fastsættes og anvendes i afdelingens budgetter. Bilag: Budget Bestyrelsen besluttede at budgettere med kr til bestyrelseskurser i det kommende budget, således at der er en stigning på 3 % til et administrationsbidrag på kr Herefter blev budgettet godkendt. e. Lokalaftale Der blev afholdt møde den 25. november 2014 med driftschef Finn Weidekamp og formand og næstformand for bestyrelsen om lokalaftale. Udkast til lokalaftale blev godkendt. Der var tillæg, der blev forhøjet med 10 kr. Endvidere blev man enige om at udbetale en kontant bonus på kr. til Morten Nordly som belønning for at have fået ordnet de fleste af de hængepartier, der var i afdelingerne efter forgængeren i jobbet, samt have klaret de forskellige store renoveringsopgaver de første 6 måneder varmemesteren Nordly var ansat. Lokalaftalen skal endelig godkendes af organisationsbestyrelsen. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender lokalaftalen. Bestyrelsen drøftede tillæg for vejrlig, hvilket er en snesikring ud fra baggrunden om, at det er Mortens opgave at holde øje med vejrliget. Driftschefen indstiller kr om året herfor, og dette tilføjes indstillingen. Herefter blev lokalaftalen godkendt. f. Uddannelse Udsættes til efterfølgende møde. 5

6 Der foreslås, at der i samarbejde med administrationen udarbejdes en uddannelsesplan for både afdelingsbestyrelses- og organisationsbestyrelses medlemmer i forbindelse med budgetlægningen for , så der afsættes et beløb i selskabets budget, så selskabet kan tilbyde alle bestyrelsesmedlemmer at komme på kursus jævnfør uddannelsesplanen. Der foreslås, at vi vender forslaget om en workshop om og bruger det som udgangspunkt for, hvad der er vi ønsker af kurser. Bilag: Tilbud på workshop g. Beboerundersøgelse Udsættes til efterfølgende møde. Tilbud på beboerundersøgelser fremlæges for bestyrelsen. Bilag: Tilbud på beboerundersøgelsen h. Personalepolitik Udsættes til efterfølgende møde i. Boligplacering af flygtninge i Rudersdal kommune Lisbet Riis kunne orienterer om, at der har været afholdt møde den 19. november 2014 med deltagelse af borgmester Jens Ive. Baggrunden var aftalen om boligplacering af flygtninge med fokuspunkter om tidligere tildelte boliger, som kommunen stadig mente var deres rådighed og boligafdelinger med en bekymrende beboersammensætning. Mødet mundede ud i nedsættelse af en arbejdsgruppe med deltagelse af tre bestyrelsesformænd heraf to fra boligselskaber i Boligkontoret. Der er indkaldt til møde 9. februar 2015 i arbejdsgruppen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. j. Boligkontorets repræsentantskab den 30. maj 2015 i Nyborg Der var ingen interesserede på mødet, så valg af delegerede tages på repræsentantskabsmødet den 24. marts Bestyrelsen kunne ikke vælge deltagere på mødet, så repræsentantskabet 24. marts afgør hvem der deltager. 5 Afdelingssager a. Afd. 2 kloakrenovering Afdelingen har fået foretaget en fuldstændig TV-inspektion af kloaknettet. Efterfølgende har afdelingen fået et pålæg fra kommunen. Det billigste tilbud på projektet er fra Abak Kloakservice og lyder på ,75 kr. inkl. moms. Hertil kommer honorar til den rådgivende ingeniør på kr. inkl. moms. Afdelingen har henlæggelser, der kan dække en overskridelse af konto 116. Afdelingsbestyrelsen holdt møde med Jens Møller tirsdag den 27. januar 2015 kl. 1730, hvor de fik gennemgået renoveringssagen. Der blev aftalt en dato for et informationsmøde for beboerne, idet afdelingen kan kommer til at overskride budgettet for konto 116. Det vil bestyrelsen gerne have en accept på fra beboerne. På afdelingsmødet vil konsulenten fra Ole Lunds rådgivende ingeniørfirma gennemgå projektet og svare på spørgsmål fra beboerne. 6

7 Med hensyn til organisationsbestyrelsens rolle i forbindelse med projektet ønskede afdelingsbestyrelsen, at få en forhånds godkendelse fra organisationsbestyrelsen af en eventuel overskridelse af budgettet for konto 116 og brugen af vores henlæggelser til at dække underskuddet. Indstilling: Afdeling 2 anmoder om bestyrelsens forhåndsgodkendelse af, at afdelingen overskrider sig budget på konto 116 i forbindelse med en uforudset renovering af afdelingens kloaksystem. Bestyrelsen tog til efterretning, at kommunen har givet pålæg herom, og at udgiften skal afholdes. Udgiften kan dækkes på forskellige konti enten 115, 116 eller resultatkonto, hvor der er overskud. Dette afgøres ved regnskabsafslutning. b. Afd. 1 istandsættelse efter rygning i boliger Drøftelse af konsekvenser af, at afdeling 1.s vedtagelse på sit ordinære afdelingsmøde den 29. maj 2013 af et forslag om at afdelingens lejligheder skal være røgfri i forbindelse med fraflytninger, ikke er blevet efterlevet/implementeret. Boligkontoret beklager, at vedtagelsen på beboermødet ikke er effektueret som besluttet. Beslutningen om røgfrihed skulle medføre, at istandsættelsesomkostningerne i tilfælde af rygning uomtvisteligt pålægges den fraflyttende lejer. I forbindelse med skift af medarbejder er der ikke sket den fornødne overlevering af den trufne beslutning, og vores kvalitetssikring har desværre i dette tilfælde ikke været tilstrækkelig. Dette er der rådet bod på, og nye lejere modtager lejekontrakt med ind skrivelse af beslutningen på beboermødet. Der er siden beboermødet i 2013 tilflyttet tre boliger, hvor passus om røgfrihed ikke er i kontrakten. I det tilfælde, at eventuel rygning i boligen vil medføre en merudgift i form af misligholdelse, som kan henføres til rygning, der ikke bliver afregnet af fraflytter, må kravet fremsendes til Boligkontoret Danmark, som vil forholde sig til kravet. Flytteafregningen vil selvfølgelig opkræves den fraflyttende lejer som sædvanligt. Boligkontoret har i 2014 indført en ny procedure efter beboermøderne for at imødekomme vores kvalitetssikring, således at de vigtige beslutninger samt valget til bestyrelserne og godkendelse af budget og dermed lejestigning overleveres efter en ensartet skabelon mellem medarbejderne. Indstilling: Bestyrelsen drøfter sagen. Bestyrelsen tog orienteringen om sagen til efterretning. På mødet redegjorde driftschef Jens Møller for behovet for opdatering af vedligeholdelsesreglementer i alle afd. hvilket han straks ville have fokus på, således at istandsættelsesomkostningerne opdateres. 6 Eventuelt herunder kommende møder Mødeplan for Organisationsbestyrelsesmøder 2015: Møde Dato Organisationsbestyrelsesmøde afholdes på afdelingskontoret, Røjelskær 15, Holte 5. maj 2015 kl Vedligeholdelsesstandard og Energirenovering med forudgående markvandring i afdelingerne i marts/april. Målsætning renovering. Uddannelsesplan. Beboerundersøgelse. Personalepolitik. 3. september 2015 kl pkt. program, endelig godkendelse af afd. 7

8 budgetter og bestyrelser. Målsætning udlejning. Mødeplan for Repræsentantskabsmøde: Møde Dato Repræsentantskabsmøde 24. marts 2015 kl Mødet sluttede kl Referent Gitte Weien 8