Nyhedsbrev Nr. 18 den 12. august 2016: Nyhedsbrev fra Stabens ledelse Sommerferien er ved at være ovre for de fleste af os... Brugte ferier kan slås op på "Gul og Gratis" :-) Trivsel i Staben Elevafslutning IT adgange Arbejdsmiljøgruppen Initiativpris RM Arkiv Refusion Stillingsopslag i HR Medarbejdernyt Deadline Kopirum Citat Side 2 Side 3 Side 4 Side 5 Side 6 Side 7 Bagsiden Hospitalsenheden Vest Staben Herning og Holstebro HR, Kvalitet og Udvikling, CFU, Strategi og Plan og Økonomi
Kvalitet og Udvikling I Kvalitet og Udvikling er der som opfølgning på temadagen om trivsel arbejdet videre med de 5 vigtigste ting for at skabe trivsel. De har været temasat på interne møder i løbet af foråret 1) Kollega/leder: Støtte, når det er nødvendigt 2) Selvtilrettelæggelse, frihed i opgaveløsning 3) Focus på definition af opgaven 4) Tid til sparring/faglig drøftelse 5) Tillid: Åbenhed til også at tale om det, der ikke fungerer/er svært Ad 1) Kollega/leder: støtte, når det er nødvendigt Husk eget ansvar for også at sige, hvis/når man har behov, og "hvordan ønsker man det italesat". Situationen er ofte sværest, når det er arbejdsrelateret. At vise bekymring, at spørge ind: Det er mest naturligt med de kolleger, der er tæt på en. Men vigtigt at være opmærksomme og spørge ind til alle, hvis man er bekymret og oplever, der bør reageres. Hvis det er svært, er det vigtigt at gå til leder og udtrykke sin bekymring. Vores arbejdsplads kræver en robusthed til opgavernes beskaffenhed ift. konsulentrollen. Bl.a. derfor ansætter vi kun efter personlighedstest nu, ligesom vi senest har haft en case med ved ansættelsessamtaler, der skulle løses af ansøgere. Den nyansatte tilkobles en mentor. Ad 2) Selvtilrettelæggelse, frihed i opgaveløsning Vi har selvtilrettelæggelse af arbejdsopgaver/-tid og frihed i opgaveløsningen. Samtidig med, at det er et stort ønske at have denne arbejdsform, kræver det opmærksomhed mod, at det kan være svær at administrere denne "frihed/arbejdsform". Ad 3) Focus på definition af opgaven Se konsulentmanualen, e-dok: 10.2.2 Konsulentvejledning, K&U, Staben Vi skal have opmærksomhed på, hvor stor er opgaven, og hvornår går vi fra projekt til drift! Implementeringen er en stor del af opgaven, men hvor længe skal vi drifte? Nøglepersoner kunne tildeles en meget større rolle i vores planlægning/implementering på afdelingerne. Obs på, om vi kan klæde dem mere på, inddrage dem som sparringspartner. Side 2
Projekter, opgaver, afdelinger er forskellige, og vi er forskellige. Det er aftalt, at vi kan medbringe en case på afdelingsmødet, hvis man erfarer/fornemmer, at noget kører alt for længe i vores regi - hvorfor er vi ikke gået ud af det for længe siden? Eller som evaluering efter et projekt/en opgave. Når et projekt/en opgave kommer, så skal vi have opmærksomhed på, hvad er omfanget - og ved ny opgave lagt i afdelingen have opmærksomhed på, om der nu er en opgave (opgaver), vi så ikke skal have mere. Ad 4) Tid til sparring/faglig drøftelse Tidligere arbejdede vi med en A og B på opgaven. Behovet i dag er mere et fagligt fællesskab ift. sparring, ikke så meget fordeling af 2 personer på opgaven. Sparring handler om viden om området, så det kræver, at der skal være kollegaer, der har en viden på området. Idé, der kan arbejdes videre med: Systematiseret møder/teammøder med en lille gruppe kan være en god ide for løsning af sparring og den faglige drøftelse. Søges sparring, tid til sparring, eller ønske om snitflade til en B'er, så tages det op med ledelsen. Mentor har vi systematiseret ift. nyansættelser. Ad 5) Tillid: Åbenhed til også at tale om det, der ikke fungerer/er svært Der opleves en høj grad af tillid til kolleger og leder. Det handler om, at vi har opmærksomhed på, at det fortsat er til stede. Tillid er dels ønsket om højt informationsniveau, ligesom at det, der er sagt i fortrolighed, ikke fortælles videre. Det er vigtigt med et højt informationsniveau til alle, ellers skabes teser/gætterier. Stor afdeling giver mulighed for sub-grupper og dermed risiko for, at det kun er en snæver gruppe, der har en viden/information. Ved behov for et større et informationsniveau fra kolleger eller leder, er man forpligtet til selv at gøre opmærksom på det. Elevafslutning Der holdes elevafslutning for Jasmin Jensen Gülez og Steffen Nørgaard Danielsen den 26. august 2016 kl. 9.00 10.00 i kaffestuen Holstebro. Tilmelding sker ved accept af den udsendte kalenderinvitation. Side 3
IT-brugeradgange i HEV I perioden uge 34-36 indføres yderligere automatisering af vedligehold af itbrugeradgange i HEV. Som konsekvens af dette kan enkelte medarbejdere i HEV opleve, at de kun har adgang til afdelingsdrev på den afdeling, hvor de er ansat. Årsagen til dette er, at der fra uge 34 etableres en tættere integration mellem det system, som styrer medarbejdernes adgang til PC'ere og afdelingsdrev i HEV, og det fælles regionale "Bruger stamdata katalog" (BSK), som er styret af data fra lønsystemet. Der omlægges 1-2 afdelinger pr. dag, og omlægningen vil være gennemført med udgang af uge 36. Dette betyder, at man startende fra uge 34 gennemfører ændringer, som medfører, at kun brugere med en "ansættelsesmæssig" (lønnet eller ulønnet) tilknytning til en given afdeling kan have adgang til dennes afdelingsdrev. Endvidere sikrer integrationen, at medarbejdernes adgang til både Pc'erne HEV samt afdelingsdrev automatisk fjernes, hvis en medarbejder rejser fra HEV. Som en yderligere konsekvens af dette, vil brugerne helt automatisk få tilknyttet det rigtige afdelingsdrev ved skift i ansættelse. Enkelte afdelinger har dog behov for, at medarbejdere fra andre afdelinger kan tilgå deres afdelingsdrev. Dette vil også fremadrettet være muligt ved, at afdelingerne opretter tidsbegrænsede ulønnede "ansættelser" i BSK for de medarbejdere i andre afdelinger, som skal have adgang til afdelingens drev. Dette sikrer, at det er den "dataejende" afdeling, som autoriserer andre brugere For brugere på Fælles It Platform (FIP) vil adgangen være aktiv efter få sekunder efter oprettelse af den nye "ansættelse". For afdelinger, som ikke er omlagt til FIP, vil ændringerne ske i fm. to daglige synkroniseringer. I uge 32 vil der blive udsendt mail til samtlige afdelingers såkaldte "rekvirenter", som er de af afdelingsledelsernes udpegede medarbejdere med fuldmagt til at oprette de nævnte "ansættelser" i BSK. Mailen vil beskrive betydningen af ændringerne samt indeholde henvisning til vejledninger. Som en konsekvens af den øgede grad af automatisering vil It-afdelingens servicemål for oprettelse af brugeradgange blive forbedret fra 1.9.2016. Mere konkret info om dette vil ligeledes blive udmeldt til afdelingerne rekvirenter. Side 4
Stabens Arbejdsmiljøgruppe Der har været afholdt møde i Stabens Arbejdsmiljøgruppe, og her var Trivsel og Arbejdsmiljø et af emnerne til drøftelse. Der var enighed om, at der sker en målrettet indsats i de forskellige funktioner i Staben i forhold til at forbedre og fastholde et godt arbejdsmiljø for alle. Det er vigtigt, at de indsatser, der prioriteres og igangsættes, bliver målrettet behovet i de enkelte funktioner/teams ganske, som det sker. Ligeledes er det vigtigt, at der tilknyttes de nødvendige personaleressourcer som forudsætning for at udføre opgaverne, og det er arbejdsmiljøgruppens opfattelse, at der sker en løbende prioritering og rettidig disponering. Det er arbejdsmiljøgruppens opfattelse, at vi skal fortsætte med at have fokus på og prioritere det gode arbejdsmiljø i Staben. I den forbindelse vil Arbejdsmiljøgruppen foreslå, at der i den kommende MUS-runde målrettes en dialog mellem leder og medarbejder om Trivsel og Arbejdsmiljø ud fra den enkeltes medarbejders perspektiv. Forslaget fra Arbejdsmiljøgruppen inddrages i det kommende LMU-møde. Årets initiativ- og smart pris Der er nu åbnet for indstilling af idéer og løsninger til Region Midtjyllands initiativ- og smartpris. o o Initiativprisen er en pris, der gives for nye opfindelser, løsninger og nytænkning, som har bidraget med at gøre en forskel i forhold til de ansatte eller patienterne Smart prisen er en nystiftet pris, som har til formål at fremhæve de personer eller afdelinger, som implementere løsninger, som de har kopieret fra andre og implementeret i eget regi, og som har gjort en forskel i forhold til de ansatte eller patienterne I kan læse mere om de to priser på http://www.rm.dk/om-os/initiativpris/ Obs. Sidste frist er den 1. september 2016. Eventuelle spørgsmål skal stilles til Christian Bjerrum. Side 5
Data fra det gamle ESDH-system i RMarkivet RM-arkivet lukkes ned pr. 1. dec. 2016. Hvis man endnu ikke har fået hentet det materiale ud fra RM-arkivet, som man har en fornemmelse af kunne være relevant at beholde i egne systemer, så er det nu, at man skal til at overveje det. Forløbet: 1) Enhederne gennemgår deres indhold af RM-arkivet og vurderer, om noget skal hentes ned i SBSYS. Det er langt mere smidigt at have data i egne systemer end at skulle hjemlåne fra Rigsarkivet fremadrettet, jfr. pind 2 2) Fra og med 1. dec. 2016 lukkes SBSYS-adgangen til arkivet ned, og der igangsættes et projekt med afklaring af arkivering til Rigsarkivet 3) Når der er arkiveret hos Rigsarkivet, skal materiale, som I har behov for at bruge, hjemlånes fra Rigsarkivet 4) Der vil være en overgangsperiode fra 1. dec. 2016, hvor SBSYSadgangen til arkivet lukkes ned, og til materialet er tilgængeligt hos Rigsarkivet. Hvis I i den periode har brug for at finde materiale fra RM-arkivet, kan I skrive til digitalforvaltning@rm.dk eller lave en sag i Service Desk men udgangspunktet bør være, at I, jf. pind 1, vurderer, hvad der er relevant og henter det ned inden lukning af SBSYS-adgangen. Det kan være en tung opgave at finde sager i overgangsperioden. Spørgsmål kan rettes til Rune Bram Sørensen i Digital Forvaltning og Intern Service. Tjenesterejser eller kursusdeltagelse I forbindelse med tjenesterejser eller deltagelse i kursus refunderer Region Midtjylland generelt kun udgifter mod behørig dokumentation. Airbnb, Go- More og lignende deletjenester opfylder pt. ikke dokumentationskravet, hvorfor man som medarbejder i HEV ikke kan få refunderet udlæg til disse tjenester. Når der foreligger en endelig tilbagemelding fra Koncernøkonomi i Viborg, vil der blive orienteret igen. Indtil da skal andre overnatnings- og kørselsmuligheder benyttes, hvis der skal søges refusion. Har du spørgsmål til dette, skal du kontakte Lilian Dissing Pedersen. Side 6
Stillingsopslag i HR I HR er der i øjeblikket et stillingsopslag, som omhandler ansættelse af 2 HR-konsulenter. En HR-konsulentstilling er begrundet i behovet for en afløser for HR-konsulent Bent Nørgaard Tanderup, der er overgået til funktionen som koordinator for lønteamet. Den anden ansættelse sker som følge af, at vi nu begynder at geare Stabens ressourcer i forhold til den store opgave, som kommer i forbindelse med etablering af DNV Gødstrup. Vi må således forvente, at der bliver behov for, at vi opruster - målrettet efter behovet - vore ressourcer i Staben så betids, at disse kan bidrage til de mange forskellige processer med etablering af DNV Gødstrup. Ledelsen vil løbende vurdere behovet for yderligere ressourcer i de forskellige funktioner i Staben. Medarbejdernyt Strategi og Plan Pr. 31. august 2016 fratræder Martin Rex sin stilling som strategi- og plankonsulent. Cathrine Sønderby, som aktuelt er projektansat i forhold til den interaktive patientstue med udløb 1. april 2017, er på den baggrund blevet fastansat i Strategi og Plan. Cathrine fortsætter arbejdet med den interaktive patientstue. I den mellemliggende periode vil hendes funktioner blive varetaget af Thomas Schytt, som er ansat i en tidsbegrænset stilling med udløb 1. april 2017. Thomas er nyuddannet cand.scient.pol. Han er 29 år og bosiddende i Aarhus. Thomas tiltræder mandag den 15. august 2016. Lærke Højbjerg Pedersen er ansat pr. 1. september 2016 i en tidsbegrænset stilling året ud. Lærke bliver færdig med sin uddannelse som cand.scient.soc. medio august. Lærke er 27 år og bosiddende i Struer. Lærke ansættes med henblik på at afhjælpe arbejdspresset i Strategi og Plan i efteråret. Lærke har et godt kendskab til regionen, da hun arbejder som studentermedhjælper i Sundhedsplanlægningen, Regionshuset Viborg. Vi ønsker Martin det bedste og glæder os til at tage imod Thomas og Lærke. Side 7
Bagsiden Deadlines for dagsordenspunkter til hl-møde Onsdag kl. 12.00: Deadline for oprettelse af dagsordenspunkt i ESDH som minimum med overskrift og gerne foreløbig sagsfremstilling og bilag Onsdag kl. 14.00: Sekretariatet sender udkast ud til stabsledelsen Torsdag kl. 08.00: Stabsledelsen drøfter udkast til dagsorden Fredag kl. 09.00: Alle dagsordenspunkter skal være klarmeldt dagsorden lukkes endeligt for tilgang Fredag kl. 12.00: Dagsorden udsendes til hl Citat: Ferie er, når man pakker syv kufferter, fire børn, to tanter, en svigermor, to hunde og en beostær og siger: "Det skal nu blive rart at komme lidt væk fra det hele!" Red Skelton Kopirum Vi har alle ansvar for, at vore kopirum bliver holdt opryddet! Aflagte ringbind, brevbakker og lignende skal ikke fejlagtigt stilles i kopirummet som endestation. Nyhedsbrevet udgives af Stabens Ledelse: HR-chef Lasse P. Hansen, kvalitets- og udviklingschef Birgitte Ostersen, strategi- og planchef Henrik G. Iversen, økonomichef Preben L. Sørensen og forskningskoordinerende ledende overlæge Annette Haagerup Side 8