Foto: Jan Hauerslev Find vej Dagen 2014 Vejledning og anbefalinger Inkl. vigtige deadlines og praktisk to-do-liste Udviklingskonsulent Martin Hedal, Dansk Orienterings-Forbund, 15. oktober 2013
Find vej Dagen 2014 nu med nyt navn og ny partner Dette hæfte indeholder vigtig information om Find vej Dagen 2014. Spørgsmål som Hvad er der af nye tiltag? Hvornår er der deadline på udfyldning af skabeloner? Hvordan var det nu med t-shirts og andre materialer? får du svar på her i hæftet. Det kan også bruges som opslagsværk, da der er en indholdsfortegnelse på næste side. Find vej Dagen hed tidligere Find vej i Danmark -dagen, men har nu fået et mere mundret navn og sin egen side på nettet (www.findvejdagen.dk under opbygning i skrivende stund). Dagen har hidtil været en del af et udviklingsprojekt i DOF. Vi har nu fået mulighed for at udvikle Find vej Dagen yderligere, da Nordea-fonden støtter Find vej Dagen i 2014 og 2015. Nordea-fonden erstatter dermed Danmarks Idrætsforbund som partner på Find vej Dagen. Find vej i Danmark -dagen 2012 og 2013 blev godt evalueret af de deltagende klubber, og dagen er ved at blive en tradition. Med støtte fra Nordea-fonden de næste par år kan vi sikre, at Find vej Dagen bliver endnu større og endnu bedre. Læs evt. evalueringen af 2013-udgaven her: http://www.findveji.dk/uploads/evalueringfindvejdagen2013.pdf Dette hæfte bygger på evalueringen og de mange gode input, der er kommet løbende. Vi håber, at rigtig mange klubber er klar til at være med i både 2014 og 2015, hvor den primære målgruppe forbliver børnefamilier. Der vil i 2014 igen være særligt fokus på skoler. Vi var ramt af skolernes lockout i 2013 og fik slet ikke forløst potentialet i skolesatsningen. Vi laver derfor en ny satsning i samarbejde med Dansk Skoleidræt. Denne gang vil satsningen som udgangspunkt ikke kræve noget af klubberne, som dog meget gerne må distribuere undervisningsmaterialet til lokale skoler. DOF s sekretariat glæder sig til endnu en gang at samarbejde med de danske orienteringsklubber om en landsdækkende motionsdag, hvor orientering er 100% i centrum. Martin Hedal er indtil videre koordinator for Find vej Dagen (mh@do-f.dk, 41 96 93 72). Det kan dog ændre sig undervejs i forløbet, da Martins nuværende ansættelse i DOF udløber med årsskiftet. Rigtig god fornøjelse med planlægningen af events på Find vej Dagen 2014! Med venlig hilsen Martin Hedal og resten af DOF s sekretariat 2
Indholdsfortegnelse Find vej Dagen 2014 nu med nyt navn og ny partner... 2 Indholdsfortegnelse... 3 To-do-liste praktisk projektstyringsværktøj... 6 Overblik: Deadlines og vigtige datoer... 6 Fuld pakke og lille pakke... 7 Skoleforløb i 2014... 8 Fotokonkurrence... 8 Koordineringsskema og skabeloner... 9 Planlægning af Find vej-eventen... 10 Nedsæt projektgruppe med flere kompetencer... 10 Udvælg mødested... 10 Find et passende tidspunkt for eventen... 10 Søg om tilladelse til afholdelse af eventen (skovtilladelse/tilladelse til brug af byen)... 10 Søg evt. økonomisk støtte til event... 10 Kontakt eventuelle samarbejdspartnere... 10 Planlæg orienteringsdelen af eventen gerne inkl. lille sprintbane... 10 Planlæg officiel del... 11 Lav en pr- og markedsføringsplan... 11 Lav aftaler med sponsorer (også til småsponsorater)... 11 Lav aftaler med borgmesteren, lokale kendisser m.fl.... 11 Involver kommunen... 12 Involvering af klubbens medlemmer... 12 Afhold en klubaften... 12 Spørg medlemmerne personligt... 12 Involver klubkammerater i markedsføringen... 12 Involver klubkammerater på dagen... 12 Lav et Team Velkommen (mentorordning)... 12 Brug medlemmernes kompetencer... 13 Tak til hjælperne... 13 3
PR og markedsføring... 13 Koordiner med naboklubber... 13 Udfør pressearbejde før eventen... 13 Udfør pressearbejde under eventen... 14 Udfør pressearbejde efter eventen... 14 Markedsfør eventen i klubben... 14 Brug nettet til markedsføring... 14 Udfyld skabeloner... 14 Distribuer trykte markedsføringsmaterialer effektivt... 14 Brug minibanner i markedsføring... 15 Kontakt deltagere fra 2012 og 2013... 15 Kontakt de lokale skoler... 15 Kontakt lokale institutioner og virksomheder... 15 Markedsfør gerne eventen yderligere (biograf, radio, lokalavisen mv.)... 16 Afvikling af Find vej-eventen... 16 Print/tryk kort og husk øvrige materialer... 16 Husk forplejning til hjælpere... 16 Uddel t-shirt og eventuelle lokale præmier... 16 Uddel frugt og drikkelse... 16 Uddel generelle flyers om orientering... 16 Opsæt beachflag, telt m.m.... 16 Opsæt Find vej Dagen-minibanner... 16 Opsæt lille sprintbane... 17 Koordiner med hjælpere... 17 Indhent data på deltagende på selve dagen (deltagerskema)... 17 Uddel diplomer og Find vej i Danmark -pas til de mindste... 17 Indrapporter deltagerantal... 17 Opfølgning og evaluering... 18 Uddel præmier fra LØBEREN... 18 Opfølgning på deltagerskemaer... 18 Skriv nye medlemmer ind... 18 Svar på evalueringsskema... 18 Rekrutteringsevents (for klubber, der vælger den fulde pakke)... 19 Afhold rekrutteringsevents: Intro eller familie- og motionsorientering... 19 4
Distribuer Orientering Lær at finde vej til interesserede... 20 Uddel Find vej i Danmark -pas + klistermærker... 20 Uddel løbende præmier til gengangere (t-shirts og drikkedunke)... 20 Brug Team Velkommen (mentorordning) gennemgående... 20 Få inspiration om rekruttering og fastholdelse... 20 Tag gerne familie- og motionsorientering på programmet mere permanent... 20 Særskilt markedsføring af rekrutteringsevents... 20 Udfør pressearbejde før og efter rekrutteringsevents... 20 Brug nettet til markedsføring... 21 Brug Word-skabelon og hæng plakater op... 21 Kontakt deltagere fra Find vej-eventen og fra tidligere rekrutteringsevents... 21 Fortæl deltagere til Find vej-eventen om de efterfølgende arrangementer... 21 Sæt evt. en annonce i den lokale avis... 21 Igen: Involver klubbens medlemmer... 21 5
To-do-liste praktisk projektstyringsværktøj Vi har samlet en bruttoliste med opgaver i et planlægningsskema, som kan rettes til efter behag (slet, ret og tilføj, så det giver mening i jeres klub). De nævnte deadlines er til inspiration. Skema i Word: http://www.findveji.dk/uploads/projektstyring_i_klubben_findvejdagen2014.doc Skema i Excel: http://www.findveji.dk/uploads/projektstyring_i_klubben_findvejdagen2014.xls Overblik: Deadlines og vigtige datoer September-december 2013: Planlægning af eventen (og rekrutteringsevents) Selve planlægningen af den enkelte event foregår i 2013. Detailplanlægningen omkring selve dagen kan naturligvis vente til efter årsskiftet. Senest 31. december 2013 og meget gerne før: Tilmelding og udfyldning af skabeloner Klubben tilmelder sig Find vej Dagen ved at udfylde et koordineringsskema og skabeloner til trykt materiale på nettet. Alt skal være udfyldt i 2013. Se links til de forskellige skemaer på side 9. Senest 31. december 2013: Indhent skovtilladelse Inden udfyldning af skabeloner mv., er det naturligvis nødvendigt med en skovtilladelse (eller tilladelse til afholdelse af arrangement i byen). Januar 2014: Korrekturrunde Klubberne får tilsendt trykfiler til gennemsyn og korrektur og melder tilbage så hurtigt som muligt. Senest 1. marts 2014: Synliggørelse af event på nettet Klubben synliggør den lokale event så mange steder som muligt på nettet. 1. marts 2014: Klubben får alle materialer på repræsentantskabsmødet Alt markedsførings- og eventmateriale uddeles til hver klub på repræsentantskabsmødet den 1. marts i Idrættens Hus. Klubberne distribuerer det umiddelbart derefter. Ca. 24. marts: Kontakt lokalaviser med pressemeddelelse Klubben henvender sig til lokalaviser med en pressemeddelelse. Bør følges op i ugen efter. 5. april 2013: Indrapportering af deltagerantal Danmark syder naturligvis 5. april af orientering, og alle klubber indrapporterer pr. mail eller sms antallet af deltagere lokalt. 5.-6. april: Lokalaviser kontaktes hurtigst muligt efter Find vej Dagen Klubben kontakter lokalavisen med pressemeddelelse/mail om, hvordan eventen forløb (+fotos). Efter eller før 6. april: Afholdelse af rekrutteringsevents Klubberne kan vælge at afholde særlige rekrutteringsevents (intro eller familie- og motionsorientering). Det sker lige i forlængelse af eller før Find vej Dagen. Maj og september 2014: Evaluering af Find vej Dagen og rekrutteringsindsatsen Klubberne evaluerer Find vej Dagen og rekrutteringsindsatsen på nettet. 6
Fuld pakke og lille pakke Det skal være muligt at give den hele armen rekrutteringsmæssigt i arbejdet med Find vej Dagen 2014. Samtidig skal dagen også være overskuelig for mindre klubber. Der bliver derfor igen i år to pakker at vælge imellem. Klubben vælger sig frit ind på en af pakkerne. De indeholder følgende: Fuld pakke (inkl. rekrutteringsforløb) En Find vej-event på Find vej Dagen Rekrutteringsarrangementer før/efter Infomails om Find vej Dagen fra DOF s sekretariat Diplomer, flyers og plakater til hver event på Find vej Dagen Nyt Find vej Dagen minibanner til ophængning Deltagerskemaer Kuglepenne Word-skabelon til print-selv-plakat om rekrutteringsarrangementer Landsdækkende præmier fra Løberen Nyt: Fotokonkurrence på nettet Find vej i Danmark -pas Skoleforløb op til Find vej Dagen En Jeg fandt vej -t-shirt til præmie på dagen Nye Find vej-t-shirts til Find vej i Danmark -paspræmier Nye drikkedunke til Find vej i Danmark -paspræmier Lær at finde vej -hæfter Nye generelle flyers om orientering Tekst til klubbladet om at støtte op om 5. april Nyt: Mulighed for at lave mobil Find vej-quiz Pressekit med pressemeddelelsesskabeloner Fotosamling tilgængelig på nettet Nyt: Video om Find vej Dagen målrettet det enkelte arrangement Support fra DOF s kontor Lille pakke (uden rekrutteringsforløb) En Find vej-event på Find vej Dagen Infomails om Find vej Dagen fra DOF s sekretariat Diplomer, flyers og plakater til hver event på Find vej Dagen Nyt Find vej Dagen minibanner til ophængning Deltagerskemaer Kuglepenne Landsdækkende præmier fra Løberen Nyt: Fotokonkurrence på nettet Skoleforløb op til Find vej Dagen En Jeg fandt vej -t-shirt til præmier på dagen Lær at finde vej -hæfter Nye generelle flyers om orientering Tekst til klubbladet om at støtte op om 5. april Nyt: Mulighed for at lave mobil Find vej-quiz Pressekit med pressemeddelelsesskabeloner Fotosamling tilgængelig på nettet Nyt: Video om Find vej Dagen målrettet det enkelte arrangement Support fra DOF s kontor De enkelte elementer er beskrevet mere udførligt på de følgende sider. 7
Skoleforløb i 2014 Vi forsøgte os med en større satsning mod skolerne op til Find vej i Danmark -dagen 2013. Desværre blev vi ramt af en lærerlockout, som ødelagde store dele af satsningen. Da det stadig er et stort ønske fra mange klubber at komme (endnu) tættere på skolerne og sfo erne, prøver vi igen med en skolesatsning op til Find vej Dagen i 2014. Vi har fået udviklet et ret unikt materiale med introduktion til orientering, som skal bringes i spil på så mange skoler som muligt. De nærmere omstændigheder omkring skolesatsningen er ved at blive aftalt i skrivende stund. Sikkert er det, at klubberne ikke bliver pålagt nogen opgaver på dagen i forhold til skolerne. Til gengæld håber DOF, at klubberne igen i 2014 vil være behjælpelige med at distribuere materialet til skolerne. Det var en meget stor hjælp i 2013. Derudover kan klubberne bruge satsningen som afsæt til at få kontakt til nye skoler og til de skoler, der også var tilmeldt i 2013. Fotokonkurrence Det bliver muligt efter Find vej Dagen at deltage i en fotokonkurrence på nettet. Konkurrencen gælder både deltagere på dagen og medlemmer i klubberne. Fotos skal sendes til dof@do-f.dk eller uploades til Find vej i Danmarks Facebook-side senest den 8. april. Derefter bliver alle fotos samlet i et album på Facebook-siden, hvor en afstemning skal afgøre, hvilket foto, der er det bedste Find vej Dags-foto. Efter en uges afstemning bliver vinderen kåret. LØBEREN donerer en flot præmie til vinderen. Albummet kan medvirke til at skabe liv efter Find vej Dagen på en helt ny måde. Derfor skal der lyde en stor opfordring til at fortælle om konkurrencen til alle klubmedlemmer og deltagere på Find vej Dagen. 8
Koordineringsskema og skabeloner Klubben har en fast kontaktperson, som koordinerer Find vej-eventen med DOF s kontaktperson pt. udviklingskonsulent Martin Hedal (mh@do-f.dk, 4196 9372). Klubbens kontaktperson modtager info om dagen (ikke mindst dette hæfte) og er selvfølgelig yderst velkommen til løbende at slå på tråden eller sende en mail med spørgsmål, forslag osv. For at holde styr på hele koordineringen udfylder klubben et koordineringsskema om den lokale event (eller flere events, hvis klubben afholder flere Find vej-events på dagen). Samtidig udfylder klubben skabelonerne til trykte materialer. Se eksempler på trykt materiale her: http://vision2015dk.wordpress.com/2013/10/17/findvejdagen2014/ Alle skemaer/skabeloner skal være udfyldt senest 31. december 2013. Gå til udfyldning af koordineringsskemaet her (OBS: Vælg først mellem fuld pakke og lille pakke): Koordineringsskema, Fuld pakke: https://survey.enalyzer.com/?pid=cuk7t4qe Print evt. spørgsmål: http://www.findveji.dk/uploads/findvejdagen2014/fuldpakke2014skema.pdf Koordineringsskema, Lille pakke: https://survey.enalyzer.com/?pid=q2nuqacu Print evt. spørgsmål: http://www.findveji.dk/uploads/findvejdagen2014/lillepakke2014skema.pdf Gå til udfyldning af skabeloner til trykt markedsføringsmateriale her: Flyer/plakat Udfyld her: https://survey.enalyzer.com/?pid=r8m7p8b3 Print evt. spørgsmål: http://www.findveji.dk/uploads/findvejdagen2014/flyerplakat2014skema.pdf Diplom Udfyld her: https://survey.enalyzer.com/?pid=gm6g54k5 Print evt. spørgsmål: http://www.findveji.dk/uploads/findvejdagen2014/diplom2014skema.pdf De trykte materialer kommer til godkendelse (som pdf) hos klubbens kontaktperson før tryk. 9
Planlægning af Find vej-eventen De følgende sider er en uddybning af elementerne i Find vej Dagen 2014. Alle anbefalinger bygger på gode erfaringer i landets orienteringsklubber. Ambitionsniveauet kan naturligvis justeres op og ned i den enkelte klub, men punkterne er relevante for alle klubber. Denne første del handler om planlægningen af selve Find vej-eventen. Den del starter i efteråret 2013. Nedsæt projektgruppe med flere kompetencer Klubben nedsætter en projektgruppe, der er ansvarlig for eventen. En kontaktperson til DOF s sekretariat udpeges. Vigtige anbefalinger: Projektgruppen må meget gerne have mange forskellige kompetencer repræsenteret. Projektgruppens medlemmer kan med fordel hver især have specifikke ansvarsområder (fx opdelt på markedsføring, eventafvikling, klubengagering og rekruttering). Involver meget gerne nyere medlemmer i gruppen og flere aldersgrupper. Udvælg mødested Gå efter et mødested for eventen, som er let at komme til, og som de fleste lokalkendte kender. Det må ikke være udfordringen med at finde mødestedet, der forhindrer et pænt fremmøde. Afhold gerne eventen på et Find vej-projekt dette er dog ikke et krav. Hvis klubben ikke selv har et egnet projekt, kan den spørge naboklubben om lån af et af deres Find vej-projekter. En indvielse af et nyt projekt eller en ny formidlingsform på et projekt (fx mobilquiz) er naturligvis yderst oplagt at kombinere med en Find vej-event. Find et passende tidspunkt for eventen Find vej Dagen 5. april er lagt på en lørdag, som ikke burde karambolere med andre events. Det optimale tidspunkt at afholde eventen på denne dag kan svinge fra sted til sted, men det mest oplagte er kl. 10.00 eller 14.00. Lav gerne startmulighed den første time derefter. Erfaringen er, at de fleste alligevel kommer inden for den første time. Søg om tilladelse til afholdelse af eventen (skovtilladelse/tilladelse til brug af byen) Klubben sørger for at indhente tilladelse til afholdelsen af eventen hos de relevante instanser. Søg evt. økonomisk støtte til event Det står klubben frit for alt efter ambitionsniveau at søge eksempelvis sponsorer eller kommunen om økonomisk støtte til eventen. Kontakt eventuelle samarbejdspartnere Kontakt gerne en lokal skole/naturskole, en sfo, et lokalhistorisk arkiv, en anden forening, kommunen osv. med henblik på at samarbejde om eventen. Det har flere klubber fine erfaringer med. Planlæg orienteringsdelen af eventen gerne inkl. lille sprintbane Deltagerne får naturligvis udleveret et kort ved start. Det er op til klubben at beslutte, hvad orienteringsdelen skal indeholde, men det er vigtigt, at der er noget for folk, der ikke har prøvet orientering før. Det indebærer naturligvis lette baner og begynderbaner. 10
Mange klubber har rigtig gode erfaringer med at supplere med en lille supersprintbane med tidstagning for de mindste og barnlige sjæle. Dette er også en vigtig anbefaling i 2014. Der er lagt op til fri kreativitet omkring mere underholdende elementer, som kan være med til at give eventen mere liv og samtidig være med til at holde på gæsterne længere tid eksempler: En naturvejleder kan engagere børn og barnlige sjæle. Den lokale naturskole kan eksempelvis med fordel være medarrangør Nyt: Klubben kan få lavet en mobilquiz til lejligheden spørg Anne Marie Kamilles (amk@do-f.dk, 4196 9377). Klubben kan foretage løbende lodtrækninger om mindre præmier Deltageren kan måle sig med en junior- eller eliteløbers tid Deltageren kan få tracket sit vejvalg, som kan ses på pc en efterfølgende Deltageren kan deltage i en skattejagt, hvor en bestemt post eksempelvis udløser en præmie, eller hvor skatten er gemt et sted ved start/mål Løb med en kendt eller i grupper Mountainbike-orientering kan udgøre en del af eventen Fotokonkurrence brug den landsdækkende fotokonkurrence lokalt også Internt skolemesterskab i lokalområdet: Hvilken af byens skoler finder flest poster? Planlæg officiel del Skyd gerne jeres event 5. april i gang med en kort, officiel seance, hvor borgmesteren eller anden relevant person kan sige et par ord om, hvor glade kommunen er for at være en del af Find vej i Danmark, der nu har over 200 gratis motionsarenaer i naturen (osv.). Ved en indvielse er det naturligvis oplagt at klippe snoren i samme forbindelse. En klubrepræsentant byder samtidig velkommen og forklarer, hvad der skal ske. Lav en pr- og markedsføringsplan Stort set alle steder var deltagerne meget tilfredse i 2013, så det gælder om at få spredt det gode budskab for at trække folk til i 2014. Det kræver en prioriteret pr- og markedsføringsindsats. Tænk den meget gerne ind allerede fra efteråret og ikke to uger før eventen. Se særskilt afsnit om pr og markedsføring. DOF s sekretariat forsøger at gøre denne del så overskuelig som mulig for klubberne. Lav aftaler med sponsorer (også til småsponsorater) Lokale forretninger kan med fordel kontaktes med henblik på levering af frugt, drikkelse, lodtrækningspræmier osv. Stævnesnacks, som DOF havde en frugtaftale med i 2012, eksisterer desværre ikke mere. Lav aftaler med borgmesteren, lokale kendisser m.fl. Inviter meget gerne kommunens borgmester med alternativt andre lokalpolitikere. Inviter også meget gerne kendisser med (skuespillere, mediepersonligheder osv.). Det er et meget stort plus til markedsføringen, hvis en eller flere kendisser er repræsenteret. Husk at få aftaler på plads allerede i 2013, så navnene kan komme med i markedsføringsmaterialerne. 11
Involver kommunen Det er vigtigt, at kommunen bliver inddraget i eventen. Det kan være med deltagelse af kommunale politikere, men også med synliggørelse af eventen og Find vej i på kommunens hjemmeside. Klubben kan have et godt forhold til kommunen i forvejen, men den lokale kontakt kan også etableres via eventen. Involvering af klubbens medlemmer En meget vigtig forudsætning for succes før, under og efter Find vej-eventen er involvering af klubbens medlemmer. Det er vigtigt, at klubben står sammen om forløbet omkring eventen. Den vigtigste lære af 2012 og 2013 er, at opbakning fra klubben er meget afgørende. Derfor opfordres klubberne til at inddrage så mange medlemmer som overhovedet muligt. Afhold en klubaften Klubben kan med fordel arrangere en klubaften, hvor Find vej-eventen er på dagsordenen. Det kan fx være som en del af en allerede planlagt fællesspisning eller lign. Vigtigst er det, at alle går hjem med følelsen af, at klubben står sammen om eventen og at det ikke kræver meget at give en hjælpende hånd før, under og/eller efter eventen. Spørg medlemmerne personligt Spørg meget gerne hvert enkelt medlem om hjælp til eventen gerne opdelt i overskuelige opgaver. Opslag i klubbladet eller på hjemmesiden er godt, men bør følges op af personlig kontakt. Involver klubkammerater i markedsføringen Personlige relationer er suverænt stærkest til at trække folk til en event. Så få klubkammeraterne til at dele flyers m.m. ud til venner, bekendte, kolleger, skolekammerater, naboer, familiemedlemmer osv. Få også klubkammeraterne til at invitere hele grupper ud (fx udflugt for sfo en, skolen eller firmaet). Involver klubkammerater på dagen På selve dagen for eventen er der naturligvis en række praktiske opgaver, som klubbens medlemmer løser i fællesskab. Derudover er medlemmerne ambassadører for klubben og for orientering netop denne dag. Det er derfor af stor betydning at tage godt imod deltagerne og få en god snak. Husk at have flere aldersgrupper med fra klubben på dagen ikke mindst familierne, da den primære målgruppe er familier. Lav et Team Velkommen (mentorordning) Der bør ved en Find vej-event, eventuelle efterfølgende rekrutteringsarrangementer og i træningen umiddelbart derefter være et team af nuværende medlemmer, som nye potentielle medlemmer kan støtte sig til. Det er godt at have en række forskellige mentorer med en god spredning i alder og køn, og det er samtidig vigtigt, at et Team Velkommen er tålmodige og åbne over for, at nytilkomne kan have mange forskellige forudsætninger for at komme i klubben. 12
Brug medlemmernes kompetencer Er projektgruppen ikke så stærk i banelægning, brug af Facebook eller lign., så involver klubbens øvrige medlemmer på specifikke områder. Som regel vil man gerne give klubben en hånd på et område, man er god til. Koordiner med udvalg og arbejdsgrupper Til Find vej Dagen 2014 er det helt oplagt at involvere klubbens udvalg og arbejdsgrupper inden for områder som børn og unge, rekruttering, breddearbejde og kommunikation. Tak til hjælperne For de fleste falder det helt naturligt at sige pænt tak for hjælpen, når klubmedlemmerne har givet en hånd med, men det kan også glippe i skyndingen. Så husk at takke hinanden! Kombiner evt. takkeseancen med en fællesmiddag, en lille symbolsk hjælpergave eller lign. PR og markedsføring Deltagerne kommer ikke af sig selv. Det kræver et prioriteret PR- og markedsføringsarbejde. DOF s sekretariat udfører et landsdækkende stykke PR- og markedsføringsarbejde for at udbrede kendskabet til orientering og Find vej Dagen, men det er klubbens lokale markedsføring og PR, der for alvor giver deltagere i sidste ende. Mange klubber har erfaret i 2012 og 2013, at rigtig mange deltagere har en god oplevelse til de forskellige events. Derfor skal vi ud over rampen med det gode budskab så tydeligt som muligt! Koordiner med naboklubber Hvis to eller flere klubber opererer i samme kommune eller samme lokalområde, bør der ske en koordinering af pr- og markedsføringsindsatsen klubberne imellem. Udfør pressearbejde før eventen Omtale i lokale medier er meget afgørende. Synligheden i sig selv er meget værd, og det resulterer de fleste steder i et betydeligt større antal deltagere. DOF s sekretariat udfærdiger i god tid pressemeddelelsesskabeloner, som klubberne frit kan benytte i pressearbejdet. Derudover stiller DOF også fotos til rådighed for klubberne. Hvis klubben selv udfærdiger pressemeddelelse eller på anden måde henvender sig til lokale medier, skal det fremgå, at klubben med støtte fra Nordea-fonden (skrives præcis sådan) og Dansk Orienterings-Forbund er arrangører af Find vej-eventen. Det er de parter, der er økonomisk involveret. Derudover må andre partnere som Friluftsrådet, Naturstyrelsen, Danmarks Idrætsforbund og den lokale kommune naturligvis gerne nævnes. Klubben henvender sig til lokalavisen og andre lokale relevante medier omkring 24. marts med en pressemeddelelse og et eller flere relevante fotos. Henvendelsen bør følges op i starten af den efterfølgende uge, så den lokale redaktion er opmærksom på den. Klubberne har forskellige kontakter til den lokale presse, og kontakten kan derfor ske på anden måde end med en klassisk pressemeddelelse. 13
Udfør pressearbejde under eventen Hvis et eller flere medier dukker op under eventen, er det naturligvis yderst vigtigt at servicere dem med oplysninger, materiale osv. Udfør pressearbejde efter eventen Husk at sende fotos og beskrivelser af eventen ind til lokale medier så hurtigt som muligt efter eventen (gerne på dagen). DOF s sekretariat udarbejder en pressemeddelelsesskabelon, som kan bruges som afsæt for en henvendelse. Læg også gerne fotos ind på www.facebook.dk/findveji eller send dem til dof@do-f.dk og deltag i fotokonkurrencen. Markedsfør eventen i klubben Få hele klubben til at bakke op ved at markedsføre eventen i klubben. Det bør være en kombination af mundtlige og skriftlige opfordringer. DOF leverer et stykke generel tekst, som kan komme i klubbladet eller nyhedsbrevet i tilrettet form. Brug nettet til markedsføring Internettet er en meget vigtig markedsføringsplatform, da mange planlægger deres fritidsaktiviteter via nettet. DOF opretter Find vej-eventen på findveji.dk og Facebook (www.facebook.dk/findveji). Derudover opretter DOF selve Find vej Dagen på forskellige internetsider rettet mod familier og motion. Klubbens medlemmer bør opfordres til at sprede budskabet om den lokale event via eventomtalen på Facebook-siden. Facebook-vennerne er en genvej til at sprede budskabet effektivt. Klubben bør så tidligt som muligt (og inden 1. marts) omtale Find vej-eventen tydeligt på sin egen hjemmeside, i lokale webmedier (herunder en evt. lokal aktivitetskalender), på Kultunaut.dk, Nysport.dk, Lobnu.dk, Sjovforborn.dk, Motionslob.dk, Trimguiden.dk, Dourun.dk, Bornibyen.dk, kommunens hjemmeside, skolernes intranet og gerne mange andre steder på nettet. Nyt: Hver klub kan få lavet en lille reklamevideo til brug på nettet (fx på klubhjemmesiden og YouTube). Videoen bygger på generelt materiale, hvor der så står en tekst om det lokale arrangement til sidst. Klubben kan bestille videoen ved at kontakte Martin (mh@do-f.dk) senest 31. januar 2014. Se eksempel fra efteråret 2013: http://youtu.be/tggo6xkhrva Udfyld skabeloner Klubben udfylder skabeloner for skriftlige materialer senest 31. december 2013. DOF s sekretariat sætter derefter materialet op i et ensartet layout. Se links til skabeloner på side 9. Distribuer trykte markedsføringsmaterialer effektivt De skriftlige materialer er vigtige at distribuere effektivt via klubbens medlemmer. En flyer får klart den største effekt, hvis den distribueres af klubbens medlemmer til kolleger, venner, bekendte, familie osv. Flyeren kan også med fordel omdeles i forbindelse med en lille reklame-event i gågaden eksempelvis med klubbens ungdomsløbere en træningsaften. Den personlige overdragelse af en flyer fungerer altså bedst, men kan suppleres med flyers i eksempelvis: sportsforretninger, biblioteker, cykelhandlere, kommunen, klubmedlemmer, uddelt i bestemte kvarterer, skoler, venteværelser, SFO er, dagligvarebutikker, museer, turistkontor, 14
arbejdspladser, idrætshal, gågaden, fitnesscentre, uddannelsesinstitutioner, skole-, idræts- og motionskonsulenter, hoteller, vandrehjem, rådhus, motionsløb, apotek, kulturhuse, boligforeninger, vuggestuer, børnehaver, spejderne. Distribuer også meget gerne materialet elektronisk til fx intranet på skoler, i kommunen, i lokale virksomheder osv. Alle klubber kan få flyers og plakater tilsendt i elektronisk udgave. De trykte markedsføringsmaterialer består af en flyer og en plakat: Flyeren til 5. april reklamerer på den ene side for Find vejeventen. På den anden side reklamerer den for evt. rekrutteringsarrangementer alternativt for klubbens andre tilbud og for fotokonkurrencen. Der er 500, 1.000 eller 1.500 flyers til hver klub. Uddel gerne flyers ca. tre uger før eventen. Flyeren bør også uddeles til deltagerne den 5. april, da følgeevents (eller andre klubtilbud) jo står beskrevet på bagsiden så reserver gerne et par hundrede flyers til det. En plakat i A3 og A4 reklamerer for Find vej-eventen. Der trykkes 25 A3- og 50 A4-plakater. Klubben er velkommen til at få trykt andre størrelser. Klubben hænger plakaterne op på arbejdspladser, på skoler, i idrætshallen, i sportsforretningen, som valgplakater i bybilledet (husk her at spørge om tilladelse hos kommunen) osv. helst steder, hvor målgruppen kommer forbi. Hæng gerne plakaten op i god tid i marts. Teksten på plakaten bygger på flyerteksten. Det er derfor ikke nødvendigt at udfylde en særskilt skabelon for plakaten. Brug minibanner i markedsføring Brug gerne klubbens nye Find vej Dagen-minibanner til markedsføring af arrangementet et sted i bybilledet, hvor klubben får tilladelse til at sætte det op. Det kan fx være i en lokal forretning, hvor banneret kan suppleres med flyers på disken eller det kan være på gågaden, torvet eller lign. Kontakt deltagere fra 2012 og 2013 Klubber, der afholdt Find vej-events i 2012 og/eller 2013, kan med fordel kontakte deltagerne igen. Deltagerne har skrevet deres kontaktoplysninger på deltagerskemaet. Kontakt de lokale skoler Tag meget gerne kontakt til lokale skoler med en opfordring om at tage del i skoleforløbet. Følg gerne op på de skoler, der melder sig til forløbet nogle vil helt sikkert være interesserede i at få kyndig vejledning fra klubben. Kontakt lokale institutioner og virksomheder Inviter meget gerne lokale institutioner og foreninger (skoler, SFO er, spejdere osv.) og virksomheder til at deltage i eventen 5. april. Brug klubbens medlemmers egne kontakter, og vær ikke bange for at sparke døren ind Find vej-eventen er et rigtig godt produkt! 15
Markedsfør gerne eventen yderligere (biograf, radio, lokalavisen mv.) Klubben er naturligvis meget velkommen til for egne midler at markedsføre eventen i biografen, i radioen, i lokalavisen m.m., hvis den har gode erfaringer med det. DOF s sekretariat kan hjælpe med elementer til en avis- eller webannonce. Hvis klubben indrykker en annonce i lokalavisen, bør det følges op af redaktionel omtale i avisen. Det er gængs praksis i mange lokalaviser. Så pres gerne på der. Afvikling af Find vej-eventen Selve det at afvikle arrangementer er stort set alle klubber rutinerede i. Men det må ikke blive en sovepude i forhold til det at tage godt imod deltagerne som ofte intet aner om orientering. Print/tryk kort og husk øvrige materialer Der skal naturligvis printes/trykkes kort med Find vej-logoet på og derudover skal klubben huske at medbringe diverse øvrige trykte materialer (herunder flyers, hvor opfølgningsarrangementer står på bagsiden.) Husk forplejning til hjælpere Klubben bør prioritere, at der er lidt forplejning til hjælpere på dagen. Uddel t-shirt og eventuelle lokale præmier Klubben får en eller to hvide Jeg fandt vej -t-shirts til børn, der kan uddeles som lodtrækningspræmier på dagen. Find selv på sjove måder at trække lod. Klubben kan naturligvis supplere med lokale præmier. En lokal præmiesponsor kan bl.a. få sit navn på markedsføringsmaterialer som flyers og plakater. Det vil give eventen ekstra attraktionsværdi med lokale præmier. Sponsoren må dog ikke være inden for kategorierne tobak, alkohol, slik eller usund mad. Landsdækkende præmier fra Løberen uddeles ikke på selve dagen, men først bagefter. Uddel frugt og drikkelse Det er en klar anbefaling, at klubben byder på lidt frugt, drikkelse og lign. Det giver en ekstra dimension til arrangementet. Uddel generelle flyers om orientering Klubben får ca. 200 nye flyers om orientering og Find vej i Danmark til uddeling til interesserede på dagen og til rekrutteringsarrangementer. Der er to typer flyers en til familier og en til motionister, der ikke er bange for at få mudder på tøjet. Klubben kan få flere af de generelle flyers på repræsentantskabsmødet den 1. marts 2014. Opsæt beachflag, telt m.m. Hvis klubben har et findveji.dk-beachflag, skal det naturligvis bruges 5. april sammen med telt(e), klubbeachflag og evt. andre ting på dagen. Opsæt Find vej Dagen-minibanner Alle arrangerende klubber får et Find vej Dagen-minibanner til ophængning ved start. Banneret er 60x120 cm. 16
Opsæt lille sprintbane Det er næsten altid et hit med en lille sprintbane! En såkaldt supersprintbane (kendt fra bl.a. Naturløb) kan med fordel benyttes. Lad gerne deltagerne prøve flere gange. En supersprintbane skal kunne løbes på max. et par minutter. Koordiner med hjælpere Involver meget gerne mange hjælpere (herunder instruktører på pladsen, som evt. kan være klædt ens). Del gerne arbejdsopgaverne op i mindre bidder, så hver enkelt person kan overskue at give en hånd med. Lav meget gerne en kort afrunding på dagen, hvor hjælperne også får mulighed for at komme med evalueringsinput til projektgruppen. Indhent data på deltagende på selve dagen (deltagerskema) DOF forsyner klubben med min. 25 kuglepenne og 50 eller 100 deltagerskemaer, som giver klubben mulighed for at følge op efterfølgende (via mail eller telefon) og samtidig giver et indblik i, hvorfra deltagerne har hørt om eventen. Der er på deltagerskemaet en afkrydsningsmulighed med gratis medlemskab resten af et halvår. Klubben kan selv frit justere i skemaet og printe det i egen udgave. Hent Word-fil her: http://www.findveji.dk/uploads/findvejdagen2014/deltagerskema_findvejdagen2014.doc Uddel diplomer og Find vej i Danmark -pas til de mindste DOF forsyner klubben med 50 eller 100 diplomer til de mindste og til barnlige sjæle. Klubben udfylder en simpel skabelon til diplomet (se side 9). OBS: Klubber, der vælger den store pakke, uddeler også Find vej i Danmark -pas til de mindste. Indrapporter deltagerantal Danmark syder naturligvis 5. april af orientering, og alle klubber indrapporterer på selve dagen pr. mail eller sms antallet af deltagere lokalt til Martin (mh@do-f.dk eller 41 96 93 72). 17
Opfølgning og evaluering Der ligger et meget vigtigt opfølgningsarbejde efter eventen. Uddel præmier fra LØBEREN DOF s sekretariat trækker lod om flotte præmier fra LØBEREN. Hver deltager tæller for et lod, og der sker efter lodtrækningen en nærmere koordinering med de klubber, hvor en eller flere deltagere har vundet. Deltagerskemaerne skal bruges i den sammenhæng! Inviter gerne den lokale presse til en eventuel præmieoverrækkelse. Det kan også være anledning til en artikel om eventen. Opfølgning på deltagerskemaer Husk at følge op på deltagerskemaerne. Kontaktinformationerne bør både bruges med det samme og gemmes for fremtiden. Det er potentielle medlemmer, men også mulige ambassadører for at udbrede kendskabet til orientering. Skriv nye medlemmer ind og hold fast på den gode måde Send en bekræftende mail til de, der har ønsket gratis medlemskab i april, maj og juni, skriv dem ind som medlemmer, og hold dem i hånden (forsyn dem med information om arrangementer), så de kommer igen efter sommerferien. Lad jer også inspirere af gode råd om fastholdelse på Vision2015.dk: http://vision2015dk.wordpress.com/category/fastholdelse/ Svar på evalueringsskema Eventens kontaktperson til DOF får i maj pr. mail tilsendt et kortfattet evalueringsskema, som bliver brugt til at vurdere udbyttet af dagen og fremtidige forbedringsmuligheder. Der vil være en svarfrist på skemaet på ca. 14 dage. Det er en stor opfordring til klubben at evaluere Find vej-eventen internt først. 18
Rekrutteringsevents (for klubber, der vælger den fulde pakke) Hvis klubben vælger den fulde pakke, er det samtidig et klart signal om, at klubben ud over at skabe synlighed på Find vej Dagen også gerne vil gøre en målrettet indsats for at blive flere medlemmer her og nu. Afhold rekrutteringsevents: Intro eller familie- og motionsorientering Klubben afholder rekrutteringsevents før og/eller efter Find vej Dagen. Rekrutteringsevents er en særskilt lille eventrække med familie- og motionsorientering og/eller intro-/begynderkurser. Det er, når man vælger den fulde pakke, ikke en rekrutteringsevent at invitere til åben klubtræning. Det er for stort et spring for de fleste nye. Hvis rekrutteringsevents placeres før Find vej Dagen 5. april, bør det ske i marts og starten af april, da reklamematerialet bliver uddelt på repræsentantskabsmødet den 1. marts. Derudover bør klubben følge op med eksempelvis introkurser efter Find vej Dagen. Der er som udgangspunkt tre anbefalede forløb at vælge imellem men kombinationer er også mulige: 1. Familie- og motionsorientering 2. Find vej Dagen 3. Introkurser 1. Find vej Dagen 2. Familie- og motionsorientering 1. Find vej Dagen 2. Introkurser Der er følgende klare anbefalinger til planlægningen af rekrutteringsevents: Hold dem hellere på en weekenddag end en hverdag, hvis familierne skal lokkes ud Tag gerne gebyr (25 kr. pr. kort) for deltagelse i rekrutteringsevents. Det viser blot, at arrangementerne har værdi og er værd at deltage i. Byd gerne på lidt at drikke, frugt og lign. Afhold gerne alle events med udgangspunkt fra samme sted (og gerne et sted, som alle lokale kender eller kan finde). Lad eksempelvis startstedet fra Find vej-eventen 5. april eller klubhuset være startsted for alle events. Gør det enkelt og let at gå til for deltagerne (som ved Find vej-eventen 5. april) Start i det små ved intro-/begynderkurser, så introduktionen bliver glidende. Brug gerne introhæftet Orientering Lær at finde vej i den forbindelse. Pas på med at sende nye ud på for svære baner. Planlæg gerne rekrutteringsindsatsen grundigt, så de nye får en god oplevelse. Brug erfaringerne fra andre klubber: Læs afsnittet Hvad fungerer og hvad fungerer ikke på side fem i evalueringen af rekrutteringen efter Find vej Dagen 2012: http://www.findveji.dk/uploads/evalueringsrapportrekruttering2012.pdf Vær i øvrigt ikke nødvendigvis kede af nogle få håndfulde deltagere til rekrutteringsevents det kan være en rekrutteringsmæssig fordel, at der er tid til at snakke med deltagerne. 19
Distribuer Orientering Lær at finde vej til interesserede Alle klubber har fået intropjecen Orientering Lær at finde vej. Brug den endelig overfor nye interesserede. Flere eksemplarer af pjecen kan rekvireres via koordineringsskemaet, der udfyldes inden nytår. Uddel Find vej i Danmark -pas + klistermærker Til de mindste og barnlige sjæle er der et Find vej i Danmark -pas, der leveres inkl. klistermærker. Potentielle medlemmer (børn) kan få et mærke hver gang, de deltager i orienteringsarrangementer (Find vej-event, rekrutteringsarrangementer, træning osv.) og en præmie, når tre og seks mærker er i hæftet. Præmier er op til klubben, men DOF leverer t-shirts og drikkedunke (se nedenfor), der kan bruges som præmier. Der er 50, 100 eller 150 Find vej i Danmark - pas med tilhørende klistermærker til hver klub, der afholder rekrutteringsevents. Uddel løbende præmier til gengangere (t-shirts og drikkedunke) Der er min. 10 nye Find vej-t-shirts til hver klub, der afholder rekrutteringsevents. De skal bruges som præmier, når interesserede har fået tre eller seks klistermærker i Find vej i Danmark -passet. DOF leverer også min. 5 Find vej-drikkedunke i samme design og til samme formål. Klubben/sponsorer kan supplere med flere præmier. Brug Team Velkommen (mentorordning) gennemgående Se også side 12. Få inspiration om rekruttering og fastholdelse Brug siden Vision2015.dk til at få inspiration og nye ideer. Se fx disse 10 råd til fastholdelse af nye medlemmer: http://vision2015dk.wordpress.com/2012/06/06/fra-orientering-02-2012-10-gode-radtil-klubberne-sadan-fastholder-i-nye-medlemmer/ Tag gerne familie- og motionsorientering på programmet mere permanent Overvej, om familie- og motionsorientering i weekenden bør være en permanent rekrutterings- og synlighedsmotor i klubben evt. med eventrækker på bestemte tidspunkter af året. Særskilt markedsføring af rekrutteringsevents Det er meget vigtigt, at rekrutteringsdagene ikke bliver en lille parentes før eller efter Find vejeventen. Prioriter derfor endelig pr- og markedsføringsindsatsen omkring rekrutteringsevents. DOF s sekretariat stiller forskellige redskaber og anbefalinger til rådighed, som gør det lettere for klubberne. Udfør pressearbejde før og efter rekrutteringsevents DOF s sekretariat udfærdiger en særlig pressemeddelelsesskabelon for rekrutteringsevents, som klubberne frit kan benytte i pressearbejdet. Derudover stiller DOF også fotos til rådighed for klubberne. 20
Brug nettet til markedsføring Internettet er helt oplagt at bruge flittigt til familieevents. Mange familier søger inspiration til weekendaktiviteter på nettet. DOF opretter alle rekrutteringsevents på Findveji.dk og omtaler dem løbende på Facebook (www.facebook.dk/findveji). Klubben bør bruge samme internetmedier som til Find vej-eventen: Facebook, egen hjemmeside, lokale webmedier (herunder en evt. lokale aktivitetskalender), Kultunaut.dk, Nysport.dk, Lobnu.dk, Sjovforborn.dk, Motionslob.dk, Trimguiden.dk, Dourun.dk, Bornibyen.dk, kommunens hjemmeside, skolernes intranet og gerne mange andre steder på nettet. Brug Word-skabelon og hæng plakater op DOF s sekretariat udarbejder en skabelon til produktion af A3- og A4-print-selv-plakater, som reklamerer for klubbens rekrutteringsevents. Klubben printer og hænger plakaten op alle relevante steder. Kontakt deltagere fra Find vej-eventen og fra tidligere rekrutteringsevents Ved rekrutteringsevents efter Find vej Dagen: Kontakt de deltagere fra Find vej-arrangementet, der på deltagerskemaet har sat kryds ved, at de gerne vil høre om lignende arrangementer. Hold løbende deltagere fra rekrutteringsevents opdateret med, hvornår næste event finder sted. Fortæl deltagere til Find vej-eventen om de efterfølgende arrangementer Benyt Find vej-eventen til at fortælle om eventrækken. Uddel i samme ombæring flyers og gør opmærksom på bagsiden, hvor rekrutteringsarrangementerne er beskrevet. Uddel også gerne de nye generelle flyers. Sæt evt. en annonce i den lokale avis Klubben er meget velkommen til for egne midler at markedsføre rekrutteringsdagene i lokalavisen og andre steder. Hvis klubben indrykker en annonce i lokalavisen, bør den følges op af redaktionel omtale i avisen. Igen: Involver klubbens medlemmer Det gennemgående budskab: Klubbens nuværende medlemmer er den vigtigste kilde til nye medlemmer! 21