Referat af skolebestyrelsesmøde Tirsdag d. 21. oktober 2014 kl. 19-22. Forældrerepræsentanter: Charlotte Koch Hess, CKH Astrid Ravnsbæk, AR afbud Heidi Lindegaard, HL Lotte Bruun Oslev Jensen, LBO Kim Dabelstein Løwe, KDL Martin Lange, ML afbud Mikkel Høgenhaug, MH Suppleanter: Mette Munck, MM afbud Susanne Springborg, SS Rikke Blume Dam, RBD Charlotte Neerup, CN afbud Henrik Jeremiasen, HJ afbud Medarbejderrepræsentanter: Nina Uhre, NU Jeanette Braagaard, JE Elevrepræsentanter: Louisa Dohm Mogensen Afbud Clara Dyssell Ledelsen: Suzanne Henningsen, SH Jesper Voss Jacobsen, JVJ Sekretær: Birgitte Sønderskov, BHS Kommunalbestyrelsesmedlem: Kenneth Birkholm, KB afbud 1
1. 19.00 Godkendelse af dagsorden (5 min) Godkendt med den bemærkning, at punkt 9 også vil omfatte en drøftelse af det kommende møde for skolens kontaktforældre. 2. 19.05 Godkendelse af referat (5 min) Godkendt 3. 19.10 Skoleledelsen orienterer (10 min) - SH/JJ SH var sammen med alle skolelederne til en kick-off dag i forbindelse med igangsættelse af 4-K projektet, Synlig Læring. Det er et ambitiøst efteruddannelsesprojekt, som alle medarbejdere i skolevæsenet i fire kommuner: Gentofte, Lyngby-Taarbæk, Gladsaxe og Rudersdal skal igennem i et samarbejde med Visible Learning. Projektet har fået tildelt 7 mio. fra Mærsk Fonden. Der er traditionen tro afholdt Trimdag fredag inden efterårsferien. Det var en dejlig dag med skønt vejr og glade børn. Basketturneringen for udskolingen blev desværre aflyst, hvilket skyldes et sammenfald af nogle uheldige omstændigheder. Safir-projektet er gået i gang. Der er indledt observation af udvalgte elever (efter aftale med deres forældre) i deres klasser. Arbejdet koordineres i et samarbejde mellem skolens psykologer og en projektsygeplejerske og en projektpsykolog fra ADHD ambulatoriet på Hillerød Sygehus. Vi er i gang med at flytte rundt på nogle af skolens funktioner: miniklubben er flyttet ind i Kongsgaard, efterfølgende skal håndarbejde og billedkunst flytte til nye lokaler i skolens designområde (tidligere miniklub). De 3 3. klasser, der er i Kongsgaard, flytter herefter sammen med deres teams i henholdsvis b og c fløjene. En blandet gruppe af 20 elever i 8. og 9. klasse har været i Japan sammen med to lærere. Turen blev gennemført i efterårsferien og er betalt af eleverne selv samt med støtte fra fonde. Skoleområdet har hægtet sig på turen under ESCO-projektet i forhold til at eleverne skulle undersøge og give en tilbagemelding til alle andre skoler i kommunen, hvordan man arbejder med bæredygtighed i Japan. Skolebestyrelsen har på et møde i foråret 2014 givet tilladelse til, at dette genbesøg i Japan kunne foregå som en frivillig aktivitet i fritiden. På nuværende tidspunkt tillader skolens princip om lejrskoler således ikke, at der gennemføres skolerejser med selvbetaling i skoletiden. Skolebestyrelsen skal på et senere tidspunkt tage stilling til, om den type af aktiviteter er noget skolen vil fortsætte med som et særligt tilbud i udskolingen. Der er udtrykt stor begejstring og positive tilkendegivelser fra de involverede børns forældre, der i høj grad støtter denne udveksling. Konsekvenser/mulige løsninger i relation til elever, der ikke har mulighed for at bidrage med egenbetaling til billet og ophold i den forbindelse skal indgå i overvejelserne. 4. 19.20 Elevrådet orienterer (10 min) Velkommen til Clara. 2
Elevrådet har afholdt sit første møde samme dag. DSE (Danske Skole Elever) deltog med en repræsentant, der fortalte om elevrådsarbejdet. Der var blevet talt om lektiecafé, især blandt repræsentanterne fra mellemtrinnet. De synes, at der er for mange børn til for få lærere (vikarer) til, at man kan få den hjælp, man føler, at man har behov for. I udskolingen er der få elever, der kommer til lektiecafe. Det er svært for eleverne præcis at finde ud af, hvad de skal lave, når de har lektiecafe. Dette var der en del kommentarer til fra den øvrige sb. Ledelsen: Lige nu er det de ressourcer der er allokeret til lektiecafe, men det vil blive taget op til overvejelse om det skal ændres. Ledelsen er glad for feed-back en fra eleverne. Vi skal blive bedre til at være i dialog med hinanden ledelsen/lærere eleverne. Øvrige kommentarer: Det er en problemstilling, hvad eleverne skal lave i lektiecafèen, som lærerne må blive dygtigere til at forklare eleverne. Dejligt at eleverne efterspørger noget konkret. Lektiecafé hedder nu træningstid overalt på Trørødskolen. Det signalerer, at tiden skal bruges til træning og ikke kun til at lave lektier. Forslag til at der laves et superteam, der skal få træningstiden til at fungere, da det er et punkt der er meget fokus på fra forældrene. Der blev gjort opmærksom på at træningstid er frivilligt, det ville være dejligt hvis der kom nogle spørgsmål vedr. hvad der sker i den almindelige undervisning. Endelig vil den voksende bevidsthed hos eleverne om egen læringsproces i forbindelse med Synlig Læring give dem en større bevidsthed og kompetence til at udnytte disse træningstimer. 5. 19.30 Orientering fra Kommunalbestyrelse (10 min) - KB Udgår 6. 19.40 Tilsyn med Princip om fraværsdækning (45 min) Skoleledelsen informerer om praksis i fraværsdækningen. Drøftelse af det gældende princip med henblik på evt. revision af princippet. Beslutning om proces for evt. revision af princippet. Ledelsen orienterede om, at der overordnet er afsat 1.4 mio. til brug af vikardækning. I år har vi ansat en vikar på fuld tid, ellers har vi et team af unge mennesker, som er en blanding af pædagogmedhjælpere, som bruges primært i indskolingen og andre unge mennesker som kun er vikarer på mellemtrin og i udskolingen. Kendt fravær håndteres af de forskellige afdelingsledere, akut fravær meddeles til Pernille Helms for udskoling og mellemtrin, indskolingen melder til Mette Elgaard. I intra kan lærerne skrive, hvad vikaren skal lave med børnene. Dette sker primært ved kendt fravær, da lærerne ikke længere ifølge arbejdstidsaftalen må arbejde hjemmefra, når de er syge. Det skal dog tilføjes, at man aldrig har kunnet forlange, at lærere ved sygdom skulle lave vikarplaner. Langtidsfravær og barsler dækker vi så vidt muligt med en enkelt person. Vi har sygefraværsrapporter og -statistikker, som vi følger hver måned, og som er udgangspunkt for de påkrævede sygesamtaler med de enkelte medarbejdere efter 3
gældende regler. Sygefraværet ligger en anelse over gennemsnittet i Rudersdal Kommune. Vi prøver at tage højde for klasser, der er udsat for særligt mange lærerskift, men det kan i nogle situationer være svært at undgå mange lærerskift i en klasse. MH: På nuværende tidspunkt har det mere karakter af vikardækning end af fleksibel håndtering af fravær, som vores princip lægger op til. MH foreslår en hel anden fraværsdækning. Han foreslår, at de fastansatte lærere skal have luft i deres skema til også at dække fravær. Gerne fastansætte flere lærere til denne funktion og ikke have et egentlig vikarkorps. Det kræver dog en masse i forhold til organisering (og evt. også økonomi) og vil ikke uden videre kunne implementeres på skolen. SS: Er det for sent vikarerne får besked om morgenen om de skal på arbejde, da det opleves, at nogle af dem ofte møder for sent? HL: Har vi nogen statistik omkring kvaliteten i fraværet? Ledelsen: Nej Hvordan evalueres vikarerne? Ledelsen: Primært ved tilbagemeldinger fra andre lærere i teamet. CKH: Planlægt fravær skal dækkes af teamene ifølge skolens eksisterende principper. Det sker ikke i ønskeligt omfang. Der var et generelt ønske blandt de forældrevalgte i SB om et løft i kvaliteten af fraværsdækning. Det er ligeledes ønskværdigt, at der findes en løsning på, at lærerne oplyser vikarerne om, hvad de skal lave. SH: Indskolingen har igangsat et arbejde med, at alle klasser har et vikarmateriale liggende som vikarer kan bruge ved sygfravær, hvis der ikke er anden besked. Der var en opfordring til også at få lavet tilsvarende vikarmateriale i de andre afdelinger. Clara: Det er et problem med forskellige ringetider i de forskellige afdelinger, hvis vikaren skal fra en afdeling til en anden. Ledelsen: Ja, og det skal vi blive bedre til at håndtere. Vi prioriterer dog altid, at eleverne i de mindste klasser ikke mærker dette. JB: Vikarprincippet er udarbejdet ud fra en gammel skolestruktur. Kan den nye skolestruktur dæmme op for nogle af problemerne? Måske skal vi vente lidt med at lave et nyt stramt princip. CKH: Kan vi med fordel igangsætte et analysearbejde af, hvordan en anden organisering og evt. finansiering af fraværksdækningen kan se ud på Trørødskolen? (Dette var der bred opbakning til.) HL: Vi kan med fordel inddrage erfaringer fra andre skoler, som har fundet alternative og mere ambitiøse løsninger ift. håndtering af fravær, i dette arbejde. CKH konkluderede: Drøftelsen tegner et billede af, at der godt kan skrues op for ambitionsniveauet i forhold til håndtering af både kendt og akut fravær på skolen. Hvis vi ønsker at formulere mere ambitiøse principper, som ledelsen kan agere indenfor i den nye struktur, så er der behov for et analysearbejde, hvor vi ser nærmere på forskellige mulige modeller, andres erfaringer og økonomi. 4
Det er vigtigt, at personalet involveres i dette arbejde. Formandsskabet vil sammen med skolens ledelse til næste møde drøfte, hvordan indhold og proces for et sådan analysearbejde kan se ud. MH og HL meldte sig til at indgå i analysearbejdet. 7. 20.25 Formanden orienterer (10 min) CKH/AR Der var møde i Skoleforum her på skolen den 7/10-14. Det var en stor fornøjelse at opleve Skoleleder på Stonefield s School, New Zealand, Sarah Martin, der holdt oplæg. De har haft en helt anden mulighed for at opbygge en skole ud fra principperne om synlig læring. De begyndte i 2011 med en skole uden elever og tog kun 100 elever ind om året. Skolen er under fortsat udbygning. 8. 20.35 Trafikudvalget orienterer (10 min) SS har skrevet til Rudersdals kommunes trafiktekniske sagsbehandler. Han har endnu ikke svaret på, om han kunne deltage i et møde, da SS gerne vil have ham fysisk ud og se på det trafikkaos, vi har på skolen om morgenen. SS fortsætter med at forsøge at få hul igennem. 9. 20.45 Forældremøder (15 min) Kort tilbagemelding fra de indtil dato afholdte møder. Generelt kan det siges, at der var afsat for lidt tid til møderne i år. Opfordring til at en fra elevrådet var med til den fælles del. Det havde Louisa været på et møde og det havde været rigtig godt. Møde med kontaktforældre. Der er endnu ikke fastsat nogen dato for mødet, men det bliver i uge 48. Forslag til indhold på kontaktforældremødet: - Hvad er kontaktforældrenes rolle? - Oplæg om synlig læring. - Hvor er skolen lige nu i forhold til reformen - hvad er status? Måske få en fra elevrådet til komme med elevernes erfaringer på, hvordan det går. - Har vi nogen konkrete opgaver som vi kan trække kontaktforældrene ind i? - Fortælle kontaktforældrene om konkrete resultater, som er opnået på nuværende tidspunkt. Det kan overvejes om kontaktforældremødet skal holdes afdelingsvis, med et fælles samlet oplæg. De kan f.eks. i gruppearbejde arbejde med input til et princip omkring forældrenes medansvar i skole/hjem-samarbejdet. Vi skal give god tid til dem denne aften. Kl. 19-ca 22. 10. 21.00 Opsamling på fællesdag for skolebestyrelser (10 min) Refleksioner fra dagen 5
3/10-14 var en god dag, der var god energi, og vi var mange, der var med. Gode oplæg. 11. 21.10 Økonomi (10 min) - JJ Status - bilag udsendt med dagsorden. Økonomien ser godt ud igen i år. Når året er omme vil forbrugsprocenten ligge meget tæt på 100%. Der er en lille smule luft i lønbudgettet. Grunde og bygninger bliver overskredet lidt. CKH gav udtryk for, at det er glædeligt, at der igen i år er så godt styr på skolens økonomi. HL: Stillede et spørgsmål til rengøringsbudgettet. JJ forklarede, at det som renovering af lokaler ikke er en del af skolens budget, men kører under skoleområdet. Vi tager bygninger med på et overordnet niveau på et kommende møde. Rambølls prioriteringsliste af renovering af skolens bygninger gennemgås. 12. 21.20 Indeklima (15 min) Orientering om indeklimaet på Trørødskolen CKH indledte punktet med at sige, at HL havde bedt om at få punktet behandlet i SB i forlængelse af historierne i pressen i september om dårligt indeklima på nogle skoler i Danmark. JJ orienterede om, at indeklimaet på skolen generelt er udmærket. Rudersdal Ejendomme reagerer altid hurtigt på skolens henvendelser på baggrund af observationer, der kan foranledige yderligere undersøgelser. Vi har fået ét påbud af Arbejdstilsynet vedrørende for meget varme i lokalerne ud mod Langhaven. Kommunens folk er i gang med løsning af problemet i lokalerne. Vi har derudover lavet den lovpligtige trivselsundersøgelse blandt eleverne i efterår/vinter 2013-2014. Der er generelt en positiv holdning fra dem omkring indeklimaet, som ligger over landsgennemsnittet. Trivselsundersøgelserne skal fremadrettes laves en gang om året. HL opfordrer til, at vi tager stikprøver vedr. luften i uv.lokalerne. JJ fortalte, at støjniveauet ifølge eleverne ikke er et kæmpe problem HL foreslog, at man tager stikprøver omkring støjniveauet. Generelt omkring indeklimaet - kan vi lave en barometerundersøgelse? CKH rundede drøftelse af og udtrykte tilfredshed med, at indeklimaet generelt er godt på skolen og tilføjede, at ledelsen kan overveje HL s forslag i det fremadrettede arbejde med indeklimaet på skolen. 6
13. 21.35 Skolebestyrelsesseminar (10 min) Præsentation af program for vores eget seminar. Forslag om afvikling torsdag den 8. januar efter frokost til fredag den 9. januar efter frokost 2015. Senest i denne uge skal der gives besked fra sb-medlemmerne om de kan deltage. Foreløbigt program: Skolen i virkeligheden, redensborg Kommune samt Hornbæk Skole. 14. 21.45 Evt. LBO udtrykte, at der er en oplevelse både fra elever og forældre i 9. klasserne, at der i år er nogle af de faste traditioner på skolen, der er blevet fjernet. De bliver aflyst kort tid inden de skal finde sted, og det er dybt frustrerende for eleverne, der havde glædet sig til, at det var deres tur. Eleverne har den opfattelse, at deres traditioner bliver fjernet på grund af de nye arbejdstidsregler for lærerne. Skolen skal være knivskarpe på at kommunikere, så eleverne får tydelig besked fra begyndelsen, og så der ikke opstår misforståelser og deraf følgende rygtedannelser. SS spørger vedrørende Understøttende undervisning, om der er planlagt med to lærere? Det er der ikke, der er en lærer pr. klasse. Indskolingen organiserer nogle af disse timer med to lærere eller en lærer og en pædagog. Det undersøges, om mødet i december kan flyttes fra tirsdag til mandag 7