Referat 9. september 2014 Klokken 10:30 12:00 Assens Rådhus Sekretariat: Fynssekretariatet Jacob Pedersen jacpe@odense.dk tlf. nr. 40290393 1
Dagsorden 1. Godkendelse af referat af mødet 24. juni 2014 2. Naturgas Fyn foretræde for Borgmesterforum Fyn 3. Fælles beredskab 4. Strategisk samarbejde mellem Byregion Fyn og andre danske byregioner 5. Strategisk infrastrukturplan 6. Strategi Fyn hvidbog over høringssvar 7. Nye regler for vielser 2
1. Godkendelse af referat af mødet 24. juni 2014 Godkendt 3
2. Naturgas Fyn foretræde for Borgmesterforum Fyn Sagsfremstilling Adm. direktør Ole Hvelplund har bedt om foretræde for Borgmesterforum for blandt andet at drøfte en række nye projektforslag med henblik på at udvide fjernvarmeområderne. Indstilling Det indstilles til Borgmesterforum: at drøfte forslagene. Beslutning Borgmesterforum vedtog at det skal sikres, at beslutninger vedrørende typen af varmeforsyning i et givent område bliver taget på et fagligt funderet grundlag. at selskaberne i dialog med de kommunale administrationer har ansvaret for, at det sker. 4
3. Fælles beredskab Sagsresumé Borgmesterforum Fyn besluttede den 24. juni at genoptage diskussionen om et fælles fynsk beredskab. Der forelægger nu forslag til, hvordan der kan arbejdes videre med sagen. Sagsfremstilling Der har i perioden 2013-14 været nedsat en arbejdsgruppe, der har arbejdet med perspektiverne i et fælles fynsk beredskabssamarbejde. På baggrund af arbejdsgruppens rapport, besluttede Borgmesterforum Fyn på mødet den 22. april at afvente udmeldingen fra Redningsberedskabets Strukturudvalg. Strukturudvalget forventes at afslutte sit arbejde inden udgangen af august 2014. Der er således ved udarbejdelse af dagsordenspunktet endnu ikke meldt noget ud omkring karakteren af samarbejdet ( 60 eller anden samarbejdsform), ligesom opgaveflytningen fra staten til kommunerne endnu er uafklaret. KL har imidlertid nu - inden Strukturudvalgets afrapportering - som en konsekvens af økonomiaftalen for 2015 meldt ud, at kommunerne skal organisere sig i større beredskabssamarbejder med et loft på 20 enheder på landsplan. Kommunerne skal selv finde sammen i de tværkommunale samarbejder. De nye enheder skal være etableret pr. 1. januar 2016. Borgmesterforum besluttede som følge af det på sit møde den 24. juni 2014 at genoptage drøftelserne om et fælles beredskab og bad Odense Kommune om at formulere et forslag til en proces. På den baggrund foreslås det, at arbejdet med fælles fynske samarbejdsmodeller genoptages i henhold til Borgmesterforum Fyns nye arbejdsform. Det foreslås således, at der udpeges en ansvarshavende borgmester samt en chef/direktør fra en af kommunerne som tovholdere for det videre arbejde. Den ansvarshavende borgmester og chef/direktør understøttes af en arbejdsgruppe, hvor alle kommuner tilbydes repræsentation. Borgmester, chef og arbejdsgruppe får til opgave at komme med forslag til samarbejdsstruktur på Fyn. Det vil sige, om der skal arbejdes videre med en samlet fynsk beredskabsenhed eller en opdeling i flere enheder. Forslaget skal tage udgangspunkt i den endelige udmelding fra Strukturudvalget og arbejdsgruppens afrapportering fra april 2014. Oplægget indstilles til endelig beslutning i Borgmesterforum Fyn inden udgangen af 2014. 5
Når der er truffet beslutning i Borgmesterforum Fyn omkring struktur foreslås det, at arbejdet videreføres i en ny organisering, hvor der indsættes ledelser - eventuelt midlertidige - for den eller de nye beredskabsenheder, der besluttes. De nye ledelser får til ansvar at etablere den eller de nye beredskabsenheder pr. 1. januar 2016. Der er i regi af de fire kommuner, Faaborg-Midtfyn, Langeland, Svendborg og Ærø, allerede nedsat en arbejdsgruppe, der har til opgave at se på mulighederne for at etablere et beredskab, der omfatter disse fire kommuner. Af hensyn til målsætningen om at være på plads med et eller flere fynske beredskaber pr. 1. januar 2016 er det nødvendigt at få afgjort, hvordan processen frem mod den dato skal se ud. Afsættet for at igangsætte arbejdet med et fælles beredskab vil blive gennemgået på mødet. Indstilling Kommunaldirektørforum indstiller at Borgmesterforum drøfter hvilken type proces, der skal gennemføres. at Borgmesterforum i fald, der gennemføres en fælles proces, udpeger en borgmester som politisk ansvarlig for denne. Beslutning Borgmesterforum vedtog: at der arbejdes videre med at opbygge et fælles beredskab for Fyn (dog undtaget Middelfart ) at modellen udformes, så den tager højde for lokale variationer i behov og at der er en decentral forankring, der sikrer nærhed til borgere og virksomheder. at borgmester Kenneth Muhs, Nyborg Kommune, udpeges til politisk ansvarlig for processen. 6
4. Strategiske samarbejder mellem Byregion Fyn og andre byregioner Sagsresumé Der er i Strategi Fyn lagt op til, at Byregion Fyn skal indgå i et strategisk samarbejde med andre danske byregioner. Der foreligger nu et forslag til, hvordan det organiseres. Sagsfremstilling En af de foreslåede indsatser i Strategi Fyn er, at Byregion Fyn indleder et strategisk samarbejde med andre danske byregioner. Målsætningen er at afsøge muligheder for at samarbejde på tværs af byregionerne for at styrke deres respektive vækstpotentialer og for at lære af hinanden. Endemålet er at styrke den fynske udvikling og vækstpotentialerne i Byregion Fyn. En arbejdsgruppe bestående af medarbejdere fra Odense Kommune og Byregion Fyn har formuleret et oplæg til, hvordan et sådan samarbejde kan struktureres. Se vedlagte bilag. Der lægges op til et projekt, der falder i to faser: 1) Kortlægning af mulige samarbejder Fasen skal overordnet set afdække byregionale samarbejder i Danmark, vurdere potentialet i et samarbejde mellem Byregion Fyn og forsøge at afdække, hvilken merværdi et samarbejde vil kunne skabe for Byregionen. 2) Handlingsplan for samarbejde For hvert potentielt samarbejde vil der bliver formuleret en handlingsplan, der skal redegøre for, hvad et samarbejde konkret skal omhandle, hvad de forventede effekter er samt tidsperspektivet i samarbejdet. Det forventes, at projektet vil kræver bidrag fra 4-5 medarbejdere fra såvel Byregion Fyns sekretariat som de enkelte kommuner i en periode, der svarer til i alt 15 arbejdsdage for hver. Medarbejderne forventes udpeget ved de kommunale planafdelinger. Projektet forankres politisk i Borgmesterforum, hvorfra det foreslås, at der udpeges en ansvarlig borgmester og administrativt i Kommunaldirektørforum, hvorfra der ligeledes udpeges en ansvarlig repræsentant. Det faglige ansvar foreslås placeret i Planchefgruppen. 7
Kommunaldirektørforum har på sit møde den 26. august 2014 peget på stadsdirektør Jørgen Clausen, Odense Kommune, som administrativt ansvarlig for projektet og chef for Bystrategisk Stab Jannek Nyrop, Odense Kommune, som fagligt ansvarlig. Indstilling Kommunaldirektørforum indstiller Bilag at Borgmesterforum vedtager at igangsætte projektet at Borgmesterforum udpeger en politisk ansvarlig for projektet Bilag 1: Byregion Fyn og byregionale samarbejder. Beslutning Borgmesterforum vedtog: at igangsætte projektet at udpege borgmester Anker Boye, Odense Kommune, som politisk ansvarlig for projektet. 8
5. Strategisk infrastrukturplan Sagsresumé Med afsæt i Strategi Fyn fremlægger sekretariatet for Byregion Fyn et forslag til proces for en strategisk infrastrukturplan. Det anbefales, at der afsættes 2,25 kr. pr. indbygger i byregionen til at gennemføre arbejdet. Sagsfremstilling Af Strategi Fyn fremgår det, at Byregion Fyn i løbet af 2014 skal igangsætte arbejdet med en strategisk infrastrukturplan. Sekretariatet fremlægger nedenstående forslag til den videre proces. Oplæggets formål er at afstemme forventninger til omfang og økonomi i arbejdet, som fundament for nedsættelsen af projektgruppen, igangsættelsen af arbejdet. Efter behandling i kommunaldirektørforum og borgmesterforum skal projektgruppen udarbejde et egentligt kommissorium for arbejdet. Formålsbeskrivelse for den strategiske infrastrukturplan Den strategiske infrastrukturplan skal udmønte målsætningerne fra Strategi Fyn om at øge væksten i den fynske byregion gennem investeringer i infrastrukturen og om at skabe et bæredygtigt transportsystem. Infrastrukturplanen skal definere de strategiske principper for, dels hvordan den fynske byregion bindes effektivt sammen af infrastruktur internt, dels hvordan den fynske byregion kobles mest effektivt op på den nationale og internationale infrastruktur. Konkret skal infrastrukturplanen skabe grundlaget for at fremtidige beslutninger på infrastrukturområdet kan: Minimere rejsetiderne på Fyn, og forbedre Fyns adgang til resten af landet Udnytte de fordele optimalt, som Fyn får i forbindelse med etableringen af time-modellen Skitsere byernes potentialer for at udvikle sig i samspil med forbedret kollektiv transport. Forbedre samspillet mellem transportformerne. Styrke cyklen som et element i den daglige pendling Politisk prioritering af større fremtidige infrastrukturinvesteringer på Fyn 9
Hovedpointerne i udkastet til den videre proces er, at: Det faglige ansvar forankres i en gruppe bestående af planchefnetværket, repræsentant for Fynbus og evt. trafikstyrelsen Politisk og administrativ ledelse forankres i én af kommunerne Arbejdet koordineres og sammenskrives i en projektgruppe bestående af 5-6 fagfolk fra kommunerne, under ledelse af projektlederen. Projektgruppens første opgave er, at konkretisere forventninger til indhold, proces og ressourceforbrug, på baggrund af de til rådighed stillede ressourcer i form af medarbejdere og økonomi. Oplægget godkendes i planchefnetværket. Der nedsættes 3 arbejdsgrupper, som har ansvar for at komme med input inden for hver sit fagområde. o Kollektiv transport o Veje og biler (herunder erhvervstransport) o Stier og bløde trafikanter Arbejdet forventes at løbe frem til udgangen af 2015 Økonomi og personaleressourcer Der er skitseret 2 modeller for projektets gennemførelse. Planchefnetværket anbefaler at arbejde videre med model 1, som er baseret på, at der indkøbes konsulentbistand til fag-pakkerne og til at drive projektet. Anbefalingen baseres dels på, at projektlederrollen er ganske arbejdskrævende, dels på at et projekt af denne type kræver stor specialistviden og indsigt i infrastrukturplanlægning. Den kommunale projektleder vil have ansvaret for, sammen med konsulenten, at drive projektet. Projektledelsen anslås at kræve 2 ugentlige arbejdsdag i snit i projektperioden. Der afsættes 2,25 kr. pr. indbygger til model 1. (I alt 1 mio.kr) Model 2 er et billigere alternativ, hvor en kommune varetager projektledelsen uden konsulentbistand. Modellen har de ulemper, at der ikke kan indhentes ekspertviden ind i selve processen og i det koordinerende arbejde, samt at kommunen med projektansvaret belastes relativt hårdt. Det anslås at den kommune som varetager projektledelsesopgaven, skal afsætte et fuldt årsværk. Der afsættes 1,25 kr. pr. indbygger. Begge modeller forudsætter, at kommunerne stiller med arbejdskraft til projektgruppen og i arbejdsgrupperne. Projektgruppen bemandes med 4-5 kommunale medarbejder, og det er forudsat i oplægget, at hver medarbejder bidrager med en arbejdsindsats på gennemsnitligt 1 dag ugentlig i projektperioden. Derudover bidrager kommunerne med fagfolk i faggrupperne. Her vil opgaverne dog være mere begrænsede. 10
Kommunaldirektørforum har på sit møde den 26. august 2014 peget på kommunaldirektør Erik Meldgård Bendorf, Svendborg Kommune, som administrativ ansvarlig for projektet. Indstilling Kommunaldirektørforum indstiller at borgmesterforum vedtager at igangsætte projektet med afsæt i model 1. at Borgmesterforum udpeger en politisk ansvarlig for projektet. Bilag Bilag 2: Strategisk Infrastrukturplan Forslag Beslutning Borgmesterforum vedtog: at igangsætte projektet under forudsætning af, at de respektive kommunalbestyrelser tilslutter sig finansieringen af økonomimodel 1. at bredbånds-og mobilspørgsmålet indskrives i infrastrukturstrategien. at Lars Erik Hornemann, Svendborg Kommune, udpeges som politisk ansvarlig for projektet. Middelfart Kommune tilslutter sig projektet. 11
6. Strategi Fyn Hvidbog over høringsvar Sagsresumé Forslaget til Strategi Fyn har været sendt i høring i perioden 11. maj til 27. juni. Sekretariatet har udarbejdet en hvidbog over de indkomne høringssvar samt anbefalinger til, hvordan disse håndteres i forhold til strategiens tekst. Sagsfremstilling Forslaget til Strategi Fyn har været sendt i høring i perioden 11. maj til 27. juni 2014. Ud over kommunernes egne bemærkninger har høringsfasen udløst svar fra syv parter. Høringssvarene omfatter en lang række bemærkninger, der rækker fra mere principielle spørgsmål vedrørende Byregion Fyns formål og status til forslag til mindre redaktionelle ændringer i strategiens tekst. De er alle samlet i en hvidbog sammen med sekretariatets vurdering og anbefaling af, hvilken konsekvens for strategiens tekst, forslagene bør få. Hvidbogen følger strategiens opbygning. Forslag til ændringer i de enkelte afsnit af strategien er derfor på tværs af høringssvarene samlet i hvidbogen. Høringssvar er endvidere vedlagt. Indstilling Kommunaldirektørforum indstiller Bilag at Borgmesterforum drøfter eventuelle bemærkninger eller ændringer til sekretariatets anbefalinger. at Borgmesterforum derefter vedtager det reviderede forslag til strategi og sender den til endelig vedtagelse i kommunerne. Bilag 3: Strategi Fyn Hvidbog Bilag 4: Kommunalbestyrelsens behandling og indkomne høringssvar til Strategi Fyn. Beslutning Borgmesterforum vedtog at sende et revideret strategiforslag til endelig vedtagelse i de fynske kommunalbestyrelser. 12
13
7. Nye regler for vielser Sagsfremstilling Ændrede regler betyder, at det siden 1. juli 2014 har været muligt for kommunale giftefogeder at vi par uden for egne kommunegrænser. Det rejser spørgsmålet om, hvilken praksis man rundt om i de fynske kommuner har valgt at anlægge i forhold til den mulighed. Borgmester Søren Steen Andersen vil på mødet kort gennemgå problemstillingen. Indstilling Det indstilles: At Borgmesterforum drøfter spørgsmålet. Beslutning Borgmesterforum vedtog: At der generelt er åbent for at foretage vielser på tværs af kommunegrænserne. 14
8. Eventuelt a) På foranledning af Forsvarsregionen drøftede Borgmesterforum afholdelsen af flagdagen for Danmarks udsendte den 5. september. Odense Kommune vil undersøge muligheden for at gennemføre en samlende afholdelse i Odense for de dele af Fyn, der ikke har egne arrangementer. 15