Udbudsbilag D Beskrivelse af nuværende overordnede ledelsesmæssige organisering og samarbejdsstruktur, herunder organisationsplan for Pleje og Omsorg EU-udbud af helhedsløsning til optimering af bade- og hygiejnesituationer og dermed forbundne forflytninger på plejehjem i Faaborg- Midtfyn Kommune Side 1 af 16
Fagsekretariatet Pleje og Omsorg (Budget 71,6 mio. kr.) 4 konsulenter: Projektledelse Procesfacilitator Innovation Udvikling Borgerinddragelse Organisationsændringer Evaluering Visitation Udvikling Aktiv Pleje Demens SOSU uddann else CARE Sekretari atet for digitalise ring og velfærds teknologi Område Syd (97,8 mio. kr.) Plejehjem Hjemmepleje Lysbjergparken Prices Have Steensvang Faaborg Aften Nat Faaborg Ø + øerne Faaborg V Område Nord (96,5 mio. kr.) Plejehjem Hjemmepleje Humlehaven Nørrevænget Åløkkeparken Faaborg N Ringe C Ringe V Område Øst (101,5 mio. kr.) Plejehjem Hjemmepleje Lykkevalg Bakkegården Tingager Åhaven Ringe Aften Nat Ringe S Kostforplejning (2,3 mio. kr.) Kølemadskøkken Køkken på Tingager Køkken på Bakkegården Køkken på Åhaven Køkken på Åløkkeparken 2
A. Organisering Ovenfor ses organiseringen i Fagsekretariatet Pleje og Omsorg hos Ordregiver. Området ledes af Ældrechef Allan Christiansen. B. Samarbejdsstrategi Ledelsen i Pleje og Omsorg har besluttet følgende: 1. Der fremover (fortsat) er 1 TR for social- og sundhedspersonalet og 1 AMR på hver eneste plejehjem og hjemmeplejegruppe. Dette skal ses i tråd med at hvert sted har en daglig leder. 2. Der kan vælges en TR for sygeplejerskerne i hvert aftaleområde, dette skal ses i forhold til det samlede antal sygeplejersker i hvert område. 3. Der etableres et MED-udvalg i hvert aftaleområde bestående af: Områdeleder, 4 daglige ledere (hj + pl.) samt 6-7 medarbejderrepræsentanter (1 fra hvert pl. hjem og hjemme-sygeplejegruppe) det kan være enten AMR eller TR (personalerepræsentant). Min. 1 skal være AMR i MED-udvalget. Hvert MED-udvalg har en HK-ansat som referent. 4. Der nedsættes en arbejdsmiljøgruppe på hvert plejehjem og hjemmeplejegruppe som består af (daglig) arbejdsmiljøleder og arbejdsmiljørepræsentant. 5. Der nedsættes en triogruppe på hvert plejehjem og hjemmeplejegruppe som består af daglig leder, arbejdsmiljørepræsentant og TR/er. 6. 1 gang årligt afholdes tværgående MED-møder for alle 3 områder for at styrke helhedssynet/den fælles strategi for ældreområdet. 7. Der skal være mulighed for sparring/fælles koordinering blandt alle TR og arbejdsmiljørepræsentanter indenfor et aftaleområde. 8. Der skal afholdes ledermøder indenfor et aftaleområde, hvor MED-relevante emner kan informeres til ledere som ikke har plads i MED-udvalget. 9. Forretningsorden for de 3 nye MED-udvalg benyttes. 10. Spilleregler for MED-strukturen skal følges. 11. Der skal udarbejdes informationsfolder om MED-organisationen til alle ansatte. 12. Der skal udarbejdes Årshjul for MED- møder i 2014 3
Vigtige dialogfora i den nye organisation: Formål/opgaver: Arbejdsmiljøgruppen: Arbejdsmiljøleder Arbejdsmiljørepræsentant udarbejde APV, kontrollere at arbejdsforholdene er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarlige, Anmelde ulykker m.v. Triosamarbejde: Mellemleder TR(personalerepræsentant) Fokus på arbejdsmiljøet bla. samarbejde om kerneopgaven, trivsel på arbejdspladsen, samarbejde om information og dialog til og fra medarbejdergruppen evt. via personalemøder MED-udvalg: Min. 4 årlige møder: 5 ledere (områdeleder, 2 leder plejehjem og 2 hj. pl.leder) 6-7 medarbejderrepræsentanter: fordelt med: 3 FOA plejehjem, 2-3 FOA hjemmepleje, 1 DSR sygeplejerske Budget/regnskab Arbejdsmiljø, trivselsundersøgelse, sygefravær Procedure for MUS, Kompetenceudvikling, årlige lønforhandlinger mv. Udarbejde politikker/retningslinjer Gensidig information og dialog eks. politiske /ledelsesmæssige udmeldinger, strategier, indsatser, tiltag m.v. ledergruppen Livøvej 10 A, 8800 Viborg H. C. Ørsteds Vej Tværgående 50C, 1879 MEDmøde 3 områder 1 Frederiksberg Alle arbejdsmiljø-/ tillidsrepræsentanter gang årligt Side 4 af 16 Formålet er at have fokus på aftalerne, strategier, udvikling og visionen. Skabe en fælles platform for MED systemet.
Bilag 1: Fordeling i de 3 aftaleområder pr. 1. januar 2014 Aftaleområde 1: Geografisk placering: Social og sundhedspersonale sygeplejersker Ernæringsforbundet Kontor Tingager Plejehjem 45 Bakkegården 28 3 Lykkevalg 23 Ringe Syd 25 9 Ringe A/N 44 10 Åhaven (diakon) Ialt 162 22 0 2 Aftaleområde 2: Geografisk placering: Antal : Social og sundhedspersonale sygeplejersker Ernæringsforbundet Kontor Åløkkeparken 43 1 Nørrevænget 40 3 Humlehaven(præstekærgaard) 22 Ringe Vest 29 10 Ringe C 23 8 Side 5 af 16
Faaborg N 28 9 I alt 185 28 3 2 Aftaleområde 3: Geografisk placering: Social og sundhedspersonale sygeplejersker Ernæringsforbundet Kontor Steensvang 25 1 Prices Have 40 4 Lysbjerg Plejecenter 19 2 Faaborg A/N 41 9 Faaborg Ø 40 9 Faaborg V 31 7 I alt 196 25 6 2 Side 6 af 16
Bilag 2: Opsummering: Rammer og regler for TR, AMR MED-udvalg/personalemøder med MED-status TR: Indenfor hvert af de 3 aftaleområder kan hvert overenskomstområde med mindst 5 medarbejdere vælge en TR. Det betyder, at Social- og sundhedspersonalet, sygeplejerskerne, og køkkenpersonalet indenfor aftaleområde 3 kan vælge en TR og TR suppleant for hvert fagområde. AMR: Der skal indenfor hvert aftaleområde være mindst 1 arbejdsmiljørepræsentant til at varetage arbejdsmiljøområdet i forhold til MED- og arbejdsmiljøorganisationen. Der vælges ikke suppleant for arbejdsmiljørepræsentant. MED-strukturen skal afspejle ledelsesstrukturen i Faaborg-Midtfyn Kommune. Det betyder at hvert aftaleområde skal nedsættes et MED-udvalg eller et personalemøde med MED-status. Der kan ikke være begge dele. Områdeleder er formand for MED-udvalget/personalemødet med MED-status. En medarbejderrepræsentant er næstformand. Valget af enten et MED-udvalg eller et personalemøde MED-status skal ske under hensyntagen til aftaleområdets særlige organisering og forhold. Obs: Ved et personalemøde med MED-status skal alle ca. 200 i et aftaleområde såvidt muligt deltage på de min. 4 årlige møder i MED-organisationen. Der kan altid afholdes almindelige personalemøder i hverdagen på det enkelte plejehjem eller i en hjemmeplejegruppe, men det er ikke et Personalemøde med MED-status. MED-udvalg: Medarbejderrepræsentationen i et MED-udvalg skal som udgangspunkt afspejle personalesammensætningen. Udvalget sammensættes som hovedregel med tillidsrepræsentanter, dernæst kan en personalegruppes størrelse indgå i vurderingen af sammensætningen af udvalget på medarbejdersiden, hvis der skal være yderligere repræsentanter. Der skal mindst være en arbejdsmiljørepræsentant i MED-udvalget. Side 7 af 16
Bilag 3: FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Forretningsorden for MED-udvalg i ældreområde Øst, Syd og Nord 1 Grundlag Medindflydelses- og Medbestemmelsesorganisationen er etableret i henhold til Faaborg-Midtfyn Kommunes lokale MED-aftale. 2 Formål med MED-udvalg og personalemøder med MED-status Stk. 2 MED-aftalen skal sikre et velfungerende medindflydelses- og medbestemmelsessystem som forudsætning for at kommunens opgaver løses bedste muligt. MED-udvalgene er midlet til, at medarbejderne får medindflydelse og medbestemmelse på deres arbejdsvilkår indenfor deres respektive arbejdssteder. Faaborg-Midtfyn Kommune har en administrativ organisation, som gør, at der vil være forskellige måder at få medindflydelse og medbestemmelse på: Som hovedregel nedsættes et repræsentativt lokalt MED-udvalg i det enkelte aftaleområde. Såfremt medarbejdere og leder lokalt er enige, kan der i stedet nedsættes personalemøder med MED-status. 3 Medlemmer i MED-udvalg Medudvalget er sammensat af 9-10 medlemmer, heraf 3 ledelsesrepræsentanter og 6-7 medarbejderrepræsentanter hvor det skal sikres at alle større faggrupper er repræsenteret. Der er taget udgangspunkt i en størrelse på 6-7 plejehjem/hjemme-sygeplejegrupper. MED udvalget skal bestå af mindst 1 arbejdsmiljørepræsentant på medarbejdersiden. Stk. 2 Der vælges suppleanter for medarbejder- og ledelsesrepræsentanter. Medarbejdersuppleanterne er personligt valgt for et enkelt medlem. Det skal sikres at der altid deltager en arbejdsmiljørepræsentant på MED-møderne. Suppleanten deltager i mødet ved ordinært medlems fravær. Side 8 af 16
Stk. 3 Stk. 4 Der kan i særlige tilfælde indbydes ad hoc medlemmer. Nyvalgte medlemmer indtræder i MED-udvalget fra første møde efter nyvalg og godkendelse heraf. 4 Valg Stk. 2 Stk. 3 Stk. 4 Medlemmerne vælges af de respektive parter inden udgangen af december måned for to år ad gangen (1. valgperiode indtil 31.12.2015). Det anbefales, at medlemmerne vælges, således valgperioderne for disse er forskudt i forbindelse med førstegangsvalg f.eks. således at valg for så vidt angår halvdelen af medlemmerne kun sker for ét år. MED-udvalgets funktionsperiode løber fra 01.01 31.12. medmindre andet aftales. MED-udvalget konstituerer sig på første møde efter 1. januar med formand, næstformand (medarbejderrepræsentant) og vælger sekretær. Sekretæren kan vælges udenfor medlemmernes kreds. 5 Møder Stk. 2 MED-udvalget afholder minimum 4 årlige ordinære møder. Ekstraordinære møder afholdes, hvis formand eller næstformand, eller såfremt et flertal af medarbejderrepræsentanterne fremsender begæring herom med angivelse af det eller de punkter, som ønskes behandlet. Sådanne møder indkaldes normalt med 8 dages varsel og skal finde sted senest 3 uger efter, at begæringen er fremsendt. 6 Dagsorden Forslag tilstilles formand, næstformand eller sekretær senest 3 uger før mødet. Stk. 2 Stk. 3 Dagsorden med fornødne bilag udarbejdes af formand, næstformand og sekretær og udsendes senest 14 dage før mødet. Dagsorden for ordinære møder skal følge vedlagte skabelon. 7 Referat Sekretæren udarbejder et informativt referat snarest efter mødets afholdelse. Referatet offentliggøres så det er tilgængeligt for medarbejderne. Side 9 af 16
8 Information Stk. 2 Stk. 3 Medlemmerne i MED-udvalget får tilsendt referat af dagsordenen. Personalet informeres ved opslag af referater og dagsordner eller via elektronisk post/ fælles drev/infolet.. Når det findes formålstjenligt, kan der i samarbejde mellem ledelse og medarbejdere afholdes informationsmøder eller temamøder til drøftelse af særlige emner, der vedrører samarbejds- og sikkerhedsforhold. 9 Sikkerheds/sundhedsarbejdet Arbejdsmiljørepræsentanten og lederen sikrer, at opgaver efter arbejdsmiljøloven dagsordensættes. 10 Nedsættelse af udvalg og arbejdsgrupper MED-udvalget kan i særlige situationer nedsætte arbejdsgrupper eller udvalg. 11 Revision og ændringer Stk. 2 Nuværende bestemmelser revideres og ajourføres, når enten medarbejder- eller ledelsesside finder behov herfor. Ændringer af nærværende bestemmelser kan kun foretages, når et flertal af MED-udvalget stemmer herfor. 12 Ikrafttrædelse Denne forretningsorden træder i kraft primo 2014 og godkendes endeligt på det første møde i MEDudvalget. MED-strukturen evalueres primo 2015. Side 10 af 16
Dagsorden skabelon til MED-Møder: Dagsorden til MED-møde i Område X xxdag den xx.xx. 200x kl. xx.xx-xx.xx Sted: xxx Faste punkter der altid skal medtages i dagsordenen er: - Økonomi (budget/regnskab) - Arbejdsmiljøforhold - Sygefravær Dagsorden Referat Deltagere: ledelsessiden: Medl. Medl. medarbejdersiden: Medl. Medl. Afbud: Fraværende uden afbud: Godkendelse af referat fra sidste møde. Formand og næstformand godkender altid referater inden de udsendes Sager til beslutning Side 11 af 16
- -- Sager til drøftelse - - Mødet slut: Referent: Næste møde, møderække Aftalte møder for året: Her skrives aftalt møder op, så man til stadighed kan følge med i en evt. møderække Opsamling af punkter, der skal behandles senere: Her noteres punkter, der ønskes drøftet senere. Dagsorden og referat skal ligge offentligt tilgængeligt for alle. Referat fra møderne er tilgængelige på et fællesdrev. Side 12 af 16
Spilleregler for MED-strukturen Forberedelse MED-repræsentanten skal have mulighed for at få afsat den fornødne tid til forberedelse og indhentning af viden til møderne. Den fornødne tid afgøres af dagsordenen til det enkelte møde. Formand og næstformand udarbejder dagsorden i fællesskab. Formøder Der holdes en times formøde på både medarbejder- og ledelsessiden, forud for selve mødet. For at formødet kan have en værdi, er det vigtigt at punkterne på dagsordenen er uddybet og flest mulige bilag er sendt ud med dagordenen. Planlægning af MEDmødet Der afholdes min. 4 møder af ca. 2,5 times varighed om året, hvor der er god plads til drøftelse af arbejdsmiljø, økonomi, kompetencer og trivsel, samt orientering fra Hovedudvalget. I starten kan der være behov for at lære nye kollegaer og fagområder at kende i den nye struktur, og det skal der tages hensyn til ved tilrettelæggelse af møderne. Møderne skal holdes på skift på de enkelte arbejdspladser, for at skabe synlighed og interesse for MED-udvalgets arbejde. Der skal ved planlægning af møderne indtænkes transporttid. Forplejning Den arbejdsplads, hvor mødet afholdes, står for forplejningen. Mødetidspunktet afgør forplejningens art. Side 13 af 16
MED- og Arbejdsmiljøuddannelse m.v. Ledelsen er forpligtet til hurtigst muligt at få nye MEDudvalgsmedlemmer/arbejdsmiljørepræsentanter på obligatorisk uddannelse, så man sikre de får en helhedsforståelse af MED-systemet/arbejdsmiljøområdets funktioner og opgaver. MED-udvalgene skal tage op, hvilke temaer man mener, kan være relevante til løbende uddannelse og vedligeholdelse af MED-uddannelsen (klippekort). For ledere og medarbejdere som varetager såvel arbejdsmiljø- og samarbejdsfunktion gælder, at de skal have gennemsnitlig 1 dags klippekortuddannelse årligt. Uddannelsen kan varetages af både interne og eksterne undervisere. Emnerne kan være alt fra arbejdsmiljø til økonomi. Kommunikation Alle kan komme med forslag til dagsordenpunkter, som er relevante for personale og arbejdsforhold. Forslag sendes til formand og næstformand. Hvis der er ændringer i tidsfristerne for dagsorden og referater, så er det vigtigt at det meldes ud til alle. God mødekultur. Sammen skal vi sikre at MED-organisationen holder konstruktive møder, med respekt for hinandens forskelligheder. Man skal sørge for alle kommer til orde og bliver hørt. Formidlingen på arbejdspladsen Dagsorden og referat skal sættes på dagsordenen på personalemøder på arbejdspladserne. Den lokale triogruppe bestående af daglig leder, tillidsrepræsentant(er) (evt. medarbejderrepræsentant hvis der ikke er valgt TR) og arbejdsmiljørepræsentant Side 14 af 16
har et fælles ansvar for arbejdsmiljøet og trivslen på den enkelte arbejdsplads. Gruppen skal samarbejde om formidlingen af information og dialog til og fra medarbejdergruppen evt. via personalemøder. Dagsordner og referater gøres tilgængelig via Infolet og mail (PC og PDA). Fælles årlig ramme for anvendelse af tid Med-udvalgsmedlemmer, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter skal som udgangspunkt have den fornødne tid til hvervet. MED-udvalg: Min. 4 møder à ca. 2,50 time + (1 times formøde) = 14 t. Transport eller ekstra møde/r anslået = 10 t. Tværgående MED-møde for alle 3 aftaleområder Et årligt møde Lokale Trio-møder: Opfølgning i forbindelse med MED-møde Der afholdes 4 møder a ca. 2 timer = 10 t. Arbejdsmiljøgruppe: Aftales lokalt Lokale Personalemøder. Aftales lokalt Side 15 af 16
Aflønning af tillidsvalgte Der forhandles en fælles aftale på plads, med de faglige organisationer, omkring kompetencer og funktionsløn for alle 3 aftaleområder. Side 16 af 16