UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud EU-udbud nr. 2015/S 069-122929 Indkøb af Anæstesi og intensivprodukter del 1 til Region Nordjylland, Region Sjælland og Region Syddanmark Sagsnummer: 15/9406 Region Syddanmark Side 1 af 33
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Ordregivers forhold... 4 3 Udbudsmateriale... 5 4 Tidsplan... 6 5 Yderligere informationer og spørgsmål... 7 6 Betingelser for deltagelse/udvælgelseskriterier (egnethedsvurdering)... 8 7 Afgivelsen af tilbud... 11 8 Vareprøver og evt. afprøvning... 12 9 Prisoplysning... 15 10 Alternative tilbud, tilbudsvarianter og sideordnede tilbud... 15 11 Kontrakten... 15 12 Tildelingskriterium... 17 13 Tildeling af ordrer under rammeaftalen... 20 14 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgivere... 20 15 Fortrolighed... 22 16 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 22 17 Ordregivers forbehold... 22 18 Tjekliste for tilbudsgiver... 23 Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger... 25 Udbudsbilag 2 Tro og love erklæring om forfalden gæld til det offentlige og om udbudsdirektivets art. 45... 26 Udbudsbilag 3 Oplysninger om personlige forhold samt om økonomisk/finansiel og teknisk/faglig kapacitet... 28 Udbudsbilag 4 Fortegnelse over vareprøver... 31 Udbudsbilag 5 Kvittering for modtagelse ved personlig aflevering af tilbud... 33 Region Syddanmark Side 2 af 33
1 Indledning 1.1 Generelt Disse udbudsbetingelser gælder for Region Nords, Region Sjællands og Region Syddanmarks udbud af en rammeaftale vedrørende anskaffelse af anæstesi og intensiv produkter del 1, herunder bl.a. Endotrachealtuber, larynxmasker, anæstesimasker, engangs laryngoskoper, EKGelektroder, spinalkanyler, periferblokkanyler og Epiduralkatetre og kanyler jf. pkt. 1.2, efter udbudsdirektivet 1 i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende, jf. EU-udbud nr. 2015/S 069-122929. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udbudsmaterialet offentliggøres på Region Syddanmarks hjemmeside. Således kan udbudsmaterialet, herunder evt. rettelsesblade, downloades fra http://www.regionsyddanmark.dk/wm218399. 1.2 Den udbudte genstand og omfang Udbuddet vedrører indkøb af anæstesi og intensiv produkter del 1 til samtlige af de omfattede regioners sygehusenheder. Der udbydes 243 produkter i alt, fordelt på 41 delaftaler, jf. Kontraktbilag 2. Kravspecifikationen, jf. Kontraktbilag 1, indeholder en uddybende beskrivelse af de udbudte varer. Af Udbudsbilag 6 fremgår nuværende leverandører, idet tilbudsgiver herved kan få overblik over, hvilke produkter ordregiver anvender i dag. Bemærk at oversigten alene er vejledende, og at oplysningerne i Udbudsbilag 6 ikke er mindstekrav. Det bedes samtidig bemærket, at mindstekrav til produkterne i nærværende udbud kan være skærpet i forhold til de produkter, der fremgår af listen. Forventede forbrugsmængder og -omfang vedrørende den udbudte kontrakt og de enkelte delaftaler i udbuddet fremgår af Kontraktbilag 2. De af ordregiver i udbudsmaterialet angivne estimater og forventede forbrugsmængder er alene udtryk for ordregivers forventninger til forbruget af de ydelser, der er omfattet af den udbudte rammeaftale. Ordregiver forpligter sig således ikke til at aftage en bestemt mængde af ydelser eller at indkøbe for et bestemt beløb på baggrund af rammeaftalen. Det faktiske forbrug kan med andre ord vise sig at være højere eller lavere end, hvad estimaterne angiver. Indkøb på baggrund af den udbudte kontrakt skal understøtte ordregivers overordnede målsætning om at kunne levere behandling på et højt niveau og skal ske under hensyntagen til regionens indkøbspolitiske målsætning om, at regionens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og 1 Jf. Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (bekendtgørelse om implementering af Udbudsdirektivet) Region Syddanmark Side 3 af 33
sikkerhed, herunder opretholdelse af en høj hygiejnestandard, til gavn for patienter og personale samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler. Kontraktperiode samt eventuelle optioner vedr. aftaleforlængelse fremgår af pkt. 11 nedenfor. 2 Ordregivers forhold 2.1 Ordregiver Ordregiver i forbindelse med nærværende udbud er: Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Region Nordjylland Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Ø Region Sjælland Indkøb Koncern Økonomi Ny Østergade 16, Indg. 33 4000 Roskilde Leveringsadresser fremgår af Kontraktbilag 4. 2.2 Kontaktafdeling og -person Følgende afdeling og person er ansvarlig for udbuddets gennemførelse og kan således kontaktes i overensstemmelse med nedenstående forskrifter, såfremt tilbudsgiver måtte have spørgsmål mv.: Region Syddanmark Indkøbsafdelingen Damhaven 12 7100 Vejle Kontaktperson: Indkøbsområdeansvarlig Pia Byskov Jensen Tlf.: (+45) 29391252 E-mail: pia.byskov.jensen@rsyd.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af anæstesi og intensiv produkter del 1." Region Syddanmark Side 4 af 33
Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. Al skriftlig kommunikation skal foregå via følgende mailadresse: indkob@rsyd.dk. 2.3 Brugergruppe Ordregivers brugergruppe er sammensat af repræsentanter fra de enheder/afdelinger, der er brugere af de produkter, som er omfattet af nærværende udbud. Brugergruppen er bl.a. medansvarlig for udarbejdelse af kravspecifikation, fastsættelse af tildelingskriterier og underkriterier samt evaluering af tilbud. 3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består udover af udbudsbekendtgørelsen af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: o Udbudsbilag 1: Generelle oplysninger o Udbudsbilag 2: Tro og love erklæring om forfalden gæld til det offentlige og om udbudsdirektivets art. 45 o Udbudsbilag 3: Oplysninger om personlige forhold samt om økonomisk/finansiel og teknisk/faglig kapacitet o Udbudsbilag 4: Fortegnelse over vareprøver o Udbudsbilag 5: Kvittering for modtagelse af tilbud ved personlig aflevering o Udbudsbilag 6: Oversigt over nuværende leverandører og deres varenumre Udkast til kontrakt med følgende bilag: o Kontraktbilag 1: Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse o Kontraktbilag 2: Tilbudsliste o Kontraktbilag 3: Øvrigt sortiment o Kontraktbilag 4: Leveringsadresser o Kontraktbilag 5: Evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet o Kontraktbilag 6: UDGÅR o Kontraktbilag 7: E-handel o Kontraktbilag 8: UDGÅR o Kontraktbilag 9: Indeståelseserklæring o Kontraktbilag 10: UDGÅR o Kontraktbilag 11: Produktoplysninger/datablade Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har downloadet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. Region Syddanmark Side 5 af 33
I udbudsmaterialet indgår evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar. Disse vil løbende blive offentliggjort på den under pkt. 1.1 angivne hjemmeside i overensstemmelse med den angivne tidsplan jf. pkt. 4. Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på den under pkt. 1.1 angivne hjemmeside og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på den under pkt. 1.1 angivne hjemmeside forrang. 4 Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan: 07.04.2015 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EUtidende. 15.04.2015, kl. 10.00-12.00 Informationsmøde, jf. pkt. 5.2. 18.05.2015, kl. 12.00 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt, jf. pkt. 5.1. 25.05.2015 Til og med denne dato kan der ske offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar mm. på ordregivers hjemmeside, jf. pkt. 1.1. 30.04.2015 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet der omhandler procedurepakker. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret såfremt det er muligt, jf. pkt. 5.1 07.05.2015 Til og med denne dato kan der ske offentliggørelse af eventuelle rettelser og spørgsmål/svar, der vedrører procedurepakker. Dette vil ske på ordregivers hjemmeside, jf. pkt. 1.1 01.06.2015, kl. 12.00 Frist for modtagelse af tilbud Uge 24-25 2015 Gennemgang af tilbud 01.06.2015, kl. 12.00 Levering af alle nonsterile vareprøver. Der skal leveres vareprøver til alle 3 regioner. Leveringsadresser fremgår af punkt. 7.2. og punkt. 8. Sterile vareprøver af procedurepakker til produktafprøvning i klinikken skal leveres senest d. 31.07.2015 på ønskede adresser, der oplyses af ordregiverne inden evt. produktafprøvning. Region Syddanmark Side 6 af 33
Uge 26 33 2015 Eventuel afprøvningsperiode begge uger inkl. 21.09.2015 Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på standstill-perioden). Uge 42 Uge 49-50 Forventet kontraktindgåelse Forventet implementerings tur i de 3 regioner. Plan for afvikling udsendes sammen med tildelingsbrevet. Alle dage inklusive. 01.01.2016 Forventet levering / kontraktstart, der vil være rullende kontraktstart i de 3 regioner. Plan for kontraktstart udsendes sammen med tildeling af kontrakten. 01.06.2016 Vedståelsesfrist Kontraktperioden begynder ca. 3 måneder efter kontraktunderskrift og vil foregå rullende i de 3 regioner. 5 Yderligere informationer og spørgsmål 5.1 Skriftlige spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til hurtigst muligt at gøre ordregiver opmærksom herpå, og ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for de udbudte produkter og vil regulere det efterfølgende kontraktforhold mellem ordregiver og den vindende tilbudsgiver. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til ordregiver pr. e-mail, idet spørgsmål skal sendes til den i pkt. 2.2 anførte kontaktperson via denne email: indkob@rsyd.dk. Spørgsmål, der er ordregiver i hænde inden den i tidsplanen anførte frist for spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt. 4, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Region Syddanmark Side 7 af 33
Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse i overensstemmelse med fristerne i tidsplanen, jf. pkt. 4, blive offentliggjort i anonymiseret form på den under pkt. 1.1 angivne hjemmeside. Dette vil så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om dette udbud på hjemmesiden. 5.2 Informationsmøde Ordregiver afholder et informationsmøde den 15.04.15 kl. 10.00-12.00 hos Damhaven 12, 7100 Vejle hvor ordregiver vil give en præsentation af udbudsforretningen og udbudsmaterialet, og der vil være adgang til at stille spørgsmål. Det bemærkes, at præsentationen vil fokusere på de formelle krav i udbudsforretningen. Brugergruppen deltager ikke på informationsmødet, hvorfor det som udgangspunkt ikke vil være muligt at give svar på produktspecifikke spørgsmål. Spørgsmålene vil i det omfang, det er muligt blive besvaret på mødet. De spørgsmål, der kræver inddragelse af brugergruppen eller anden afklaring, vil blive besvaret efterfølgende og offentliggjort hurtigst muligt i anonymiseret form på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal Referat af informationsmødet (indeholdende evt. spørgsmål og svar og andre generelt relevante informationer fra informationsmødet) vil i anonymiseret form blive offentliggjort hurtigst muligt på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal Tilmelding til informationsmødet skal ske senest den 13.04.2015 til ordregivers kontaktperson, jf. pkt. 2.2. Der kan for hver tilbudsgiver deltage indtil 3 personer i informationsmødet. 6 Betingelser for deltagelse/udvælgelseskriterier (egnethedsvurdering) 6.1 Generelt Tilbudsgiver skal, som anført i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2, fremsende nedenstående oplysninger/dokumentationer, jf. pkt. 6.1 til 6.4, sammen med det øvrige tilbudsmateriale. I det tilfælde, hvor tilbudsgiver ikke har fremsendt de af ordregiver krævede oplysninger og dokumentationer, forbeholder ordregiver sig dog ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentationer inden for de snævre rammer, hvor dette er muligt i henhold til implementeringsbekendtgørelsens 12 2 Såfremt de afgivne oplysninger og den afgivne dokumentation viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers opstillede mindstekrav for egnethed, vil tilbudsgiver ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt. Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virksomheder byder sammen som konsortium) skal nedenstående oplysninger/dokumentation, jf. pkt. 6.2 til 6.4, 2 Jf. Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (bekendtgørelse om implementering af Udbudsdirektivet) Region Syddanmark Side 8 af 33
gives for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal iblandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle virksomheder i sammenslutningen. Endvidere skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Sammenslutningen skal som en del af sit tilbud fremsende og udfylde Kontraktbilag 8. 6.2 Personlige forhold Tilbudsgiver skal fremsende følgende generelle oplysninger: o Tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer, telefonnummer og e-mailadresse o Navn på den person, der er tilbudsgivers kontaktperson i forbindelse med dette udbud, samt gerne kontaktpersonens direkte telefonnummer, mobiltelefonnummer og e-mailadresse o Oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, jf. pkt. 15. Ovenstående oplysninger bedes fremsendt ved anvendelse af Udbudsbilag 1. Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, og stk. 2, litra a-c, er udelukket fra at deltage i udbuddet. Som dokumentation for at tilbudsgiver ikke er udelukket, skal tilbudsgiver derfor fremsende erklæring herom. Dette skal ske ved anvendelse af Udbudsbilag 2. I erklæringen skal det endvidere angives, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås forfalden gæld hidrørende fra ikke-betalte skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. 3 Ordregiver kan i henhold til lovgivningen være berettiget og forpligtiget til at udelukke tilbudsgivere med sådan gæld. Ovenstående oplysninger vedlægges tilbuddet i overensstemmelse med pkt. 18 og Udbudsbilag 3. Såfremt tilbud fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet. Ordregiver forbeholder sig desuden ret til inden evt. kontraktindgåelse at forlange, at tilbudsgiver fremsender en serviceattest udarbejdet af Erhvervsstyrelsen (som ikke må være mere end 6 måneder gammel) eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f. 6.3 Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed: Oplysning om samlet årsomsætning eksklusive moms af de af udbuddet omfattede og tilsvarende produkter fra de seneste 3 regnskabsår. Såfremt virksomheden er yngre, skal der oplyses om årsomsætning for disse produkter for den periode, hvor der er mulighed herfor. Det bør endvidere fremgå, hvornår tilbudsgiveren er etableret. Oplysningerne kan afgives i Udbudsbilag 3. 3 jf. Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997 om begrænsning af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love Region Syddanmark Side 9 af 33
Oplysninger om produkt- og erhvervsansvarsforsikring. Tilbudsgiver opfordres herunder til at vedlægge dokumentation for, at forsikring er betalt på tidspunktet for tilbuddets afgivelse Ovenstående oplysninger vedlægges tilbuddet i overensstemmelse med pkt. 18 og Udbudsbilag 3. Såfremt tilbud fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og finansielle formåen i henhold til udbudsdirektivets art. 47, stk. 2, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset (inden for rammerne af udkast til kontrakt), hvilket kan ske ved at vedlægge tilbuddet den i Kontraktbilag 9 indeholdte indeståelseserklæring i udfyldt og underskrevet stand, ligesom tilbuddet skal indeholde ovennævnte efterspurgte oplysninger og dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen (dog ekskl. oplysninger om produktog erhvervsansvarsforsikring) for denne anden virksomhed. Disse oplysninger skal endvidere vedlægges for tilbudsgiveren. Det anbefales, at tilbudsgiver, ved fremsendelse af dokumentation for indeståelse, anvender formularen i Kontraktbilag 9, da opbygningen af denne overholder de krav, som ordregiver stiller til en sådan erklæring. 6.4 Teknisk og faglig kapacitet Tilbuddet skal indeholde følgende oplysninger og dokumentation for tilbudsgivers tekniske/faglige egnethed: Referenceliste for de af udbuddet omfattede og tilsvarende produkter leveret inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden, leveringssted og kontaktperson. Oplysningerne kan afgives i Udbudsbilag 3. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af de af tilbudsgiver afgivne oplysninger. Beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem, herunder evt. certificeringer. Oplysningerne kan afgives i Udbudsbilag 3. Ovenstående oplysninger vedlægges tilbuddet i overensstemmelse med pkt. 18 og Udbudsbilag 3. Såfremt tilbud fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet. For så vidt referenceliste, kan der dog fremsendes én samlet referenceliste, der dækker konsortiet. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske/faglige formåen i henhold til udbudsdirektivets art. 48, stk. 3, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbuddet den i Kontraktbilag 9 indeholdte indeståelseserklæring i udfyldt og underskrevet stand, ligesom tilbuddet skal indeholde ovennævnte efterspurgte oplysninger og dokumentation for teknisk/faglig formåen for denne anden virksomhed. Disse oplysninger skal endvidere vedlægges for tilbudsgiveren. Det anbefales, at tilbudsgiver, ved fremsendelse af dokumentation for indeståelse, anvender formularen i Kontraktbilag 9, da opbygningen af denne overholder de krav, som ordregiver stiller til en sådan erklæring. Region Syddanmark Side 10 af 33
7 Afgivelsen af tilbud 7.1 Sprog- og formkrav Tilbud skal affattes på dansk. Eventuelle bilag omfattende produktdatablade, tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må gerne være på engelsk, tysk, svensk og/eller norsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til tjeklisten i pkt. 18. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 originaleksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket Original. Herudover ser ordregiver gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: 1 eksemplar på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle, mærket Kopi (indeholdende det samlede tilbud med bilag). Udbudsbilag 1 (Generelle oplysninger), Kontraktbilag 1 (Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse) samt Kontraktbilag 2 (Tilbudsliste) skal vedlægges USB-nøglen i det samme format som offentliggjort af ordregiver. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til USB-nøgle vedlægges 1 kopi af de ikke-overførte dokumenter i papirformat. USB-nøglen mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende Anæstesi og intensiv produkter del 1 Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med originaleksemplaret af tilbuddet. I tilfælde af modstrid mellem dokumenterne vil det være den underskrevne, originale papirversion, der har forrang. Såfremt et dokument ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid. Tilbuddet skal afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopier samt USB stik mm) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende: Anæstesi og intensiv produkter del 1 Sagsnr.: 15/9406 Ordregivers kontaktperson: Region Syddanmark Side 11 af 33
Pia Byskov Jensen FORTROLIGT Må ikke poståbnes 7.2 Frist for aflevering af tilbud og afleveringsadresse Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til følgende adresse: Region Syddanmark Damhaven 12 7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 01.06.2015 kl. 12.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. Vareprøver skal leveres i henhold til tidsplanen, jf. pkt. 4, samt pkt. 8 nedenfor. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. Efter tilbudsgivers anmodning udsteder ordregiver kvittering for, at tilbuddet er afleveret på ovenstående adresse. I så fald bedes tilbudsgiver ved afleveringen medbringe kvitteringsformularen, jf. Udbudsbilag 5, som herefter udfyldes af ordregiver. Kvittering er ikke samtidig en accept af, at tilbuddet er konditionsmæssigt. 7.3 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed indtil den i tidsplanen, jf. pkt. 4., angivne dato. 7.4 Omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. Modtagne tilbud returneres ikke af ordregiver. Vareprøver returneres i overensstemmelse med pkt. 8. 8 Vareprøver og evt. afprøvning 8.1 Vareprøver Vareprøver skal fremsendes i overensstemmelse med tidsplanen i pkt. 4 og nærværende pkt. 8. Region Syddanmark Side 12 af 33
Non-sterile vareprøver til non klinisk evaluering, skal være ordregiver i hænde på den i pkt. 7.2 angivne adresse senest den 01.06.2015 kl. 12.00, jf. tidsplanen. Desuden skal der afleveres eksemplarer af de efterspurgte vareprøver til hhv. Region Nordjylland og Region Sjælland jf. leveringsadresser nedenfor: Region Nordjylland Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Ø Att.: Nana Louw Region Sjælland Indkøb Koncern Økonomi Ny Østergade 16, Indg. 33 4000 Roskilde Att.: Jesper Damgaard Schwartzbach Følgende gælder herudover: Ordregiver har i Udbudsbilag 4 angivet, hvilke vareprøver tilbudsgiver skal fremsende. Hvor der er flere størrelser af det enkelte produkt/den enkelte type medsendes alene én størrelse pr. produkt/type. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at rekvirere flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Vareprøver fremsendes for tilbudsgivers regning og leveres i øvrigt uden beregning. Vareprøver skal mærkes tydeligt med tilbudsgivers navn, evt. delaftalenummer, positionsnummer og varenummer i henhold til Udbudsbilag 4. Emballering og mærkning skal i øvrigt stemme overens med det tilbudte. Såfremt tilbudsgiver giver tilbud på flere delaftaler, bedes vareprøver pakket særskilt for hver delaftale. Vareprøver skal stemme overens med det tilbudte. Tilbudsgiver bedes oplyse om ubrugte vareprøver ønskes returneret. Tilbudsgiver skal udfylde og fremsende Udbudsbilag 4 sammen med vareprøverne. Vareprøverne vil om muligt blive anvendt til at kontrollere om mindstekrav mv. opfyldes. Vareprøverne vil endvidere blive anvendt i bedømmelsen af underkriteriet Kvalitet i forbindelse med tilbudsevalueringen, jf. pkt. 12. Der skal vedlægges produktdatablad sammen med den enkelte vareprøve. Hvis vareprøve ikke modtages i overensstemmelse med nærværende pkt. 8.1, vil tilbudsgivers tilbud for så vidt angående det/de pågældende positionsnummer(e), hvor vareprøve ikke er modtaget, ikke blive vurderet i forhold til underkriteriet Kvalitet. Tilbuddet vil således for så vidt disse positionsnumre modtage den ringest mulige evaluering. Vareprøver bedes afleveret i lukket emballage, og emballagen indeholdende vareprøver mærkes tydeligt med følgende tekst: Region Syddanmark Side 13 af 33
Tilbudsgiver: [tilbudsgiver] Vareprøver Tilbud vedrørende: Anæstesi og intensiv produkter del 1 Sagsnr.: 15-9406 FORTROLIGT Må ikke poståbnes 8.2 Afprøvning For nogle produkter vil en afprøvning af de tilbudte produkter være nødvendig med henblik på ordregivers vurdering af tilbud, herunder til konstatering af opfyldelse af mindstekrav og tilbudsevaluering. Ordregiver afgør i forbindelse med tilbudsevalueringen, om og i hvilket omfang afprøvning er fornøden, og tilbudsgiver skal derfor imødekomme ordregivers ønske om at få rådighed over et antal vareprøver til dette formål. Ordregiver forbeholder sig ret til at afprøve alle eller enkelte af de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder i perioden fra tilbudsfristens udløb til tidspunktet for tildeling af kontrakt. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at vareprøverne vil blive anvendt i bedømmelsen af underkriteriet Kvalitet i forbindelse med tilbudsevalueringen, jf. pkt. 12. Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning. Der vil alene blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden og således ikke for antal bestilte produkter. Eventuelle overskydende produkter vil blive returneret til tilbudsgiver for ordregivers regning. Afregningen for de afprøvede/anvendte produkter vil ske til den af tilbudsgiver tilbudte pris. Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen tidligere end aftalt. Hvis det (f.eks. på baggrund af den tilbudte pris) med sikkerhed kan beregnes, at et tilbud ikke vil kunne vinde en kontrakt, uanset om tilbuddet blev tildelt højeste point på det kvalitative underkriterium, hvor afprøvning indgår, kan afprøvning vedr. det pågældende tilbud undlades. Region Syddanmark Side 14 af 33
8.3 UDGÅR 9 Prisoplysning 9.1 Generelt Priser på de i Kontraktbilag 2 anførte produkter ønskes opgivet som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. evt. øvrige afgifter (told, emballageafgift mv.). 9.2 Pris på naturligt omfattede produkter/øvrigt sortiment Tilbudsgiver bedes oplyse i Kontraktbilag 2, hvilken pris der tilbydes på tilbudsgivers øvrige produkter, som ligger naturligt inden for de udbudte produktkategorier. Sådanne øvrige produkter indgår ikke i tilbudsevalueringen, idet ordregiver ikke i udbuddet har medtaget produkter, hvor forventet køb alene har et ringe omfang. Der vil forventeligt primært være tale om produkter til særlige patienttilfælde, yderstørrelser og lignende. Priserne på disse produkter vil således ikke indgå i vurderingen af tilbuddene, hvorfor tilbudsgiver ikke vil blive udelukket ved manglende angivelse heraf. Uanset tilbudsgiver angiver priser på naturligt omfattede produkter/øvrigt sortiment, er ordregiver ikke forpligtet til at købe disse produkter hos tilbudsgiver, uanset tilbudsgiver måtte vinde udbuddet. 9.3 UDGÅR 9.4 UDGÅR 10 Alternative tilbud, tilbudsvarianter og sideordnede tilbud 10.1 Alternative tilbud Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 10.2 UDGÅR 10.3 UDGÅR 11 Kontrakten 11.1 Generelt Kontrakt vil blive indgået på baggrund af det til udbudsmaterialet vedlagte Udkast til kontrakt. Region Syddanmark Side 15 af 33
11.2 Kontraktform Den udbudte kontrakt er en rammeaftale i henhold til udbudsdirektivets art. 1, stk. 5. De udbudte kontrakter ( delaftaler ) er rammeaftaler i henhold til udbudsdirektivets art. 1, stk. 5. En rammeaftale indebærer, at ordregiveren har adgang til, fra gang til gang, efterhånden som et konkret behov opstår at foretage indkøb af ydelser under rammeaftalen. 11.3 Opdeling af kontrakten De udbudte produkter udbydes på én samlet kontrakt for hver delaftale. Såfremt et produkt er af en sådan kvalitet at det vurderes som utilfredsstillende eller meget utilfredsstillende betragtes det som, at der ikke er afgivet tilbud på dette produkt. Såfremt en beskrivelse af et produkt er så mangelfuld, at der ikke kan vurderes, herunder hvis der mangler oplysninger betragtes produkter ved tildeling som, at der ikke er afgivet bud. Såfremt et produkt ikke er konditionsmæssigt betragtes produktet ved tildelingen, som at der ikke er afgivet tilbud. Udbuddet er opdelt i 41 delaftaler, jf. Kontraktbilag 2. Det er muligt at afgive tilbud på én, flere eller alle delaftaler. Der skal som minimum gives tilbud på 90 % af det udbudte volumen pr. delaftale, der bydes på. Ved evalueringen giver der ved positioner, der ikke er afgivet tilbud på/udelukket; kvalitetsparameter meget utilfredsstillende. Det er enten nødvendigt at finde en anden leverandør til levering af denne varelinie eller efterfølgende finde et brugbart produkt sammen med den valgte leverandør. Da prisen på denne ikke kendes, anvendes der ved evaluering en fiktiv pris, svarende til dobbeltpris af det billigste alternativ. 11.4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende i 36 måneder fra kontraktstart i henhold til tidsplanen, jf. pkt. 4 11.5 Optioner 11.5.1 Forlængelse Kontrakten kan af ordregiver forlænges 1 gang, med op til 12 måneder. 11.5.2 Tilkøb af produkter Jf. pkt. 9.2 bedes tilbudsgiver endvidere i Kontraktbilag 3 oplyse, hvilken pris der tilbydes på tilbudsgivers øvrige produkter, som ligger naturligt inden for de udbudte produktkategorier. Uanset tilbudsgiver afgiver priser på disse produkter, er ordregiver ikke forpligtet til at købe disse produkter hos tilbudsgiver, selvom tilbudsgiver måtte vinde udbuddet. Region Syddanmark Side 16 af 33
11.5.3 UDGÅR 11.6 Antal leverandører Kontrakten, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, agtes indgået med én leverandør pr. delaftale. Ordregiver agter at indgå delaftale med den tilbudsgiver, der afgiver det bedste tilbud pr. delaftale i henhold til tildelingskriteriet, jf. pkt. 12. Samme tilbudsgiver kan tildeles én eller flere delaftaler eller slet ingen. 11.7 Særlige vilkår I henhold til udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.4 gælder der særlige vilkår for opfyldelse af kontrakten. 11.7.1 Menneskerettigheder Der stilles i kontrakten krav om, at leverandørens ydelser skal leveres med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption. Se yderligere udkast til kontrakt pkt. 18. 11.7.2 UDGÅR 11.7.3 Udfasningsperiode Leverandøren skal være indstillet på, at Kontrakten vil være gældende på uændrede vilkår i en eventuel udfasningsperiode efter kontraktudløb ved overgang til en anden leverandør i en efterfølgende kontraktperiode. Perioden kan dog ikke overstige 6 måneder. Se yderligere udkast til kontrakt pkt. 4.5.1. 12 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier og vægte: Underkriterier Vægtning Økonomi, jf. pkt. 12.1 35 % Kvalitet, jf. pkt. 12.2 55 % Service og Levering, jf. pkt. 12.3 10 % De point som ordregiver i sin tilbudsevaluering giver et tilbud for så vidt angår ovenstående underkriterier, vil i den samlede evaluering blive ganget med de respektive vægte. Region Syddanmark Side 17 af 33
Tildelingsvurderingen foretages for hver enkelt delaftale for sig. Jf. pkt. 11.3 er det ikke et krav, at der gives tilbud på alle positioner i udbuddet. Ved evalueringen af underkriterierne, kvalitet, vil der derfor, for at sikre sammenlignelighed mellem tilbuddene, blive givet den ringest mulige vurdering i forhold til de positioner, som tilbudsgiveren har valgt ikke at byde på. For så vidt angår underkriteriet økonomi vil evalueringen i forhold til disse positioner ske ud fra en fiktiv pris, svarende til den i udbuddet lavest afgivne pris på den givne position multipliceret med 2. Ordregiver forbeholder sig ret til ikke at foretage yderligere vurdering af et givet tilbud, såfremt tilbuddet på et underkriterium opnår en så ringe vurdering score 2,5, at tilbuddet, selvom det fik den bedst mulige evaluering på de øvrige underkriterier, ikke vil kunne vinde. 12.1 Økonomi Forstået som den samlede tilbudssum pr. delaftale, jf. Kontraktbilag 2. Den samlede tilbudssum pr. delaftale, der beregnes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 2, findes ved at mængde gange pris per positionsnummer. Økonomi vil blive evalueret relativt i forhold til de øvrige tilbud. 12.2 Kvalitet Kvalitet vurderes ud fra de konkurrenceparametre, der i henhold til angivelserne i Kontraktbilag 1, specifikt angår Kvalitet. I Kontraktbilag 1 har ordregiver angivet, hvad der lægges vægt på i forbindelse med denne vurdering. Tilbudsgiver skal ved sin besvarelse følge vejledningen i Kontraktbilag 1. I Kontraktbilag 1 har ordregiver angivet en række konkurrenceparametre, idet tilbudsgiver i henhold til anvisningerne i Kontraktbilag 1 skal besvare kravspecifikationen for så vidt angår disse konkurrenceparametre/ønsker. Kvalitet vurderes således på baggrund af tilbudsgivers besvarelse i følgende punkter i Kontraktbilag 1: Delaftale 1: Cirkelsystem, dobbeltslanger, med ventilationspose og dovenlars, vurderes på pkt. 1.9-1.15, ANNULLERET Delaftale 2: Cirkelsystem, en slanget med ventilationspose, vurderes på pkt. 2.9-2.19. Delaftale 3: EKG elektroder til anæstesi og intensiv, vurderes på pkt. 3.4-3.13. Delaftale 4: Kablekoblede EKG elektroder til anæstesi og intensiv overvågning, vurderes på pkt. 4.8-4.15. Delaftale 5: PVK fiksering ikke plastre, vurderes på pkt. 5.5-5.7 Delaftale 6: Løsning til håndtering af fæces inkontinens, vurderes på pkt. 6.3-6.10 Delaftale 7: Fækalposer, vurderes på pkt. 7.3-7.9 Delaftale 8: Spinalkanyler m/stilet og m/quincke slib, vurderes på pkt. 8.5-8.9 Delaftale 9: Spinalkanyler m/stilet og m/pencil point slib, vurderes på pkt. 9.5-9.9 Delaftale 10: RSD spinalsæt, Proceduresæt til anlæggelse af spinalanæstesi, vurderes på pkt. 10.12-10.21 Region Syddanmark Side 18 af 33
Delaftale 11: RN spinalsæt, Proceduresæt til anlæggelse af spinalanæstesi, vurderes på pkt. 11.12-11.21 Delaftale 12: Engangslaryngoskoper i plast med LED lyskilde, vurderes på kt. 12.9-12.17 Delaftale 13: Engangslaryngoskop løse blade i plast og med LED lyskilde, vurderes på pkt. 13.9-13.15 Delaftale 14: Engangslaryngoskoper med plast håndtag og metal blad, med LED lyskilde, Vurderes på pkt. 14.9-14.17 Delaftale 15: Engangslaryngoskop løse blade i metal og med LED lyskilde, vurderes på pkt. 15.9-15.15 Delaftale 16: Larynxmasker lige, vurderes på pkt. 16.8-16.15 Delaftale 17: Larynxmasker buede, vurderes på pkt. 17.8-17.15 Delaftale 18: Ventilationsmasker m/ventil, vurderes på pkt. 18.9-18.14 Delaftale 19: Ventilationsmasker u/ventil, vurderes på pkt. 19.7-19.13 Delaftale 20: Ventilationsmasker PVC, Latex og Phtalat frie (ECO), vurderes på pkt. 20.6-20.10 Delaftale 21: Nasal Airway, vurderes på pkt. 21.4-21.6 Delaftale 22: Operation LIFE CVK procedurepakke, vurderes på pkt. 22.13-22.24 Delaftale 23: Epiduralsæt, procedurepakke til anlæggelses af epiduralanæstesi, vurderes på Pkt. 23.17-23.27.a Delaftale 23: Tilbehør til epiduralsæt, løsdele, vurderes på pkt. 23.30-23.34 Delaftale 24: Epiduralkatetre og Epiduralkanyler, vurderes på pkt. 24.4-24.7 Delaftale 25: Gassamplingsslanger, vurderes på pkt. 25.6-25.9 Delaftale 26: Spiralforstærkede tuber m/u Murphys eye, vurderes på pkt. 26.13-26.19 Delaftale 27: Præformede tuber, nasal, nordvendte, vurderes på pkt. 27.15-27.25 Delaftale 28: Præformede tuber, oral, sydvendte, vurderes på pkt. 28.15-28.25 Delaftale 29: Standard anæstesitube, til nasal/oral intubation, vurderes på pkt. 29.15-29.23 Delaftale 30: Intensivtuber uden sug over cuff, vurderes på pkt. 30.14-30.22 Delaftale 31: Intensivtuber med sug over cuff, vurderes på pkt. 31.13-31.20 Delaftale 32: Dobbeltløbet tuber, vurderes på pkt. 32.6-32.13 Delaftale 33: Tube stiletter, vurderes på pkt. 33.4-33.7 Delaftale 34: Tube stiletter special, vurderes på pkt. 34.4-34.7 Delaftale 35: Tungeholdere, vurderes på pkt. 35.6-35.9 Delaftale 36: Timediuresesæt/Urimetre, vurderes på pkt. 36.8-36.14 Delaftale 37: Regional anæstesi nål til single shot anæstesi og analgesi, semiekkogen og ekkogen, Med stimulation, vurderes på pkt. 37.7-37.12 Delaftale 38: Regional anæstesi sæt til kontinuerlig anæstesi og analgesi, semiekkogen og Ekkogen, med stimulation, vurderes på pkt. 38.9-38.15 Delaftale 39: Regional anæstesi nål til single shot anæstesi og analgesi, ekkogen uden stimulation, vurderes på pkt. 39.7-39.12 Delaftale 40a: Regional anæstesisæt til kontinuerlig anæstesi og analgesi, ekkogen uden stimu- Lation, til longitudinal (langs nerven) anlæggelse af kateter, vurderes på pkt. 40.9-40.16 Delaftale 40b: Regional anæstesisæt til kontinuerlig anæstesi og analgesi, ekkogen uden stimu- Lation, til transversal (lpå tværs af nerven) anlæggelse af kateter, vurderes på pkt. 40.25-40.32 Delaftale 41: Procedurepakke til anlæggelse af regionalanæstesi, vurderes på pkt. 41.12-41.20 Udover tilbudsgiverens besvarelse i Kontraktbilag 1, vil kvalitet i henhold til ovenstående konkurrenceparametre blive vurderet ud fra de fremsendte vareprøver, jf. pkt. 8.1, den gennemførte afprøvning, jf. pkt. 8.2. Region Syddanmark Side 19 af 33
Af Kontraktbilag 2 fremgår af kolonnen Vægtning ifm. underkriteriet Kvalitet med hvilken faktor den enkelte position indgår i den samlede vurdering af Kvalitet. Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til dette underkriterium. 12.3 Service og levering Service og levering vurderes ud fra de konkurrenceparametre, de i henhold til angivelserne i Kontrakbilag 1, specifikt angår Service og levering. Service og levering vurderes således på baggrund af tilbudsgivers besvarelse i følgende punkter i Kontraktbilag 1: pkt. 43.15-43.17 Hvert tilbud vil blive vurderet særskilt i forhold til dette underkriterium. 12.4 UDGÅR 12.5 UDGÅR 13 Tildeling af ordrer under rammeaftalen De efterfølgende ordrer på den enkelte delaftale under rammeaftalen vil blive placeret hos den leverandør, som afgav det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 14 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgivere 14.1 Generelt Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Ordregiver vil som udgangspunkt være forpligtet til at se bort fra et tilbud, som ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for ordregiver at tillade tilbudsgiver at korrigere et fejlbehæftet tilbud efter, at tilbuddet er indleveret. 14.2 Forbehold Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser (jf. Udkast til kontrakt ), ligesom der ikke kan tages forbehold over for mindstekrav. Ordregiver betragter således kontraktens bestemmelser samt mindstekravene, herunder mindstekravene i Kontraktbilag 1, som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet er grundlæggende elementer. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for udbuddets grundlæggende elementer. Ordregiver er endvidere berettiget til at afvise tilbud med forbehold over for ikkegrundlæggende elementer i udbuddet. Region Syddanmark Side 20 af 33
Såfremt ordregiver efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evalueringen af Økonomi, jf. pkt. 12.1. Ordregiver fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at ordregiver er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud. Som en del af tilbuddet skal tilbudsgiver udfylde og vedlægge Kontraktbilag 1. I den forbindelse skal tilbudsgiver i henhold til retningslinjerne i Kontraktbilag 1 i kontraktbilaget bekræfte, at denne overholder mindstekravene, der er nævnt i Kontraktbilag 1. 14.3 Udelukkelse som følge af ikke-tilfredsstilende opfyldelse af konkurrenceparametre Evalueringen af de kvalitative underkriterier (dvs. underkriterierne Kvalitet, jf. pkt. 12.2) vil blive foretaget af ordregivers brugergruppe ud fra en skala fra 0 til 5, hvor 5 vil blive givet for en meget tilfredsstillende besvarelse/tilbuddet opfylder alle konkurrenceparametre, og 0 vil blive givet, hvor konkurrenceparametrene ikke er opfyldt eller ikke kan vurderes (f.eks. ikke besvaret). Skalatrin 0 til 5 Point skala Meget tilfredsstillende / opfylder alle konkurrencekrav 5 Mellem meget tilfredsstillende og mere end tilfredsstillende 4,5 Mere end tilfredsstillende / opfylder næsten alle konkurrencekrav Mellem mere end tilfredsstillende og tilfredsstillende 3,5 Tilfredsstillende / opfylder de fleste konkurrencekrav / gives hvis konkurrencekravet opfyldes tilfredsstillende Mellem tilfredsstillende og mindre end tilfredsstillende 2,5 Mindre end tilfredsstillende / opfylder nogle konkurrencekrav Mellem mindre end tilfredsstillende og meget utilfredsstillende Meget utilfredsstillende / opfylder kun ganske få eller en meget lille del af konkurrencekrav Mellem meget utilfredsstillende og konkurrencekravet er ikke opfyldt eller kan ikke vurderes Konkurrencekravet er ikke opfyldt eller kan ikke vurderes (fx ikke besvaret) Tilbud, der på én eller flere af ovennævnte kvalitative underkriterier samlet bliver evalueret til mellem tilfredsstillende og mindre end tilfredsstillende (dvs. opnår karakteren 2,5 eller derunder på den ovenfor nævnte skala) vil blive udelukket fra den videre konkurrence. 4 3 2 1,5 1 0,5 0 Region Syddanmark Side 21 af 33
15 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger, pkt. 1.3. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilken dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 16 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilke tilbudsgivere ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. 4 Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver i Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger angivne e-mailadresse. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med de vindende tilbudsgivere efter udløbet af standstillperioden. Meddelelse til de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgivernes tilbud er de vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 17 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af udbuddet (enkelte delaftaler) og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der ikke er en usaglig grund. Den estimerede omsætning er under forbehold af Regionsrådets fortsatte bevilling til det pågældende område i aftaleperioden. Ligeledes tages der forbehold for mindre ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Ændringer skal varsles i rimelig tid. 4 Jf. lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Region Syddanmark Side 22 af 33
18 Tjekliste for tilbudsgiver 18.1 Generelt Tilbudsgiver skal som led i tilbuddet fremsende de oplysninger og dokumenter i den form der kræves af ordregiver i henhold til nærværende udbudsbetingelser. Det bemærkes, at tilbudsgiver selv skal påse, at tilbuddet indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation mv. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet, henvises til pkt. 14. 18.2 Tjekliste Nr. Oplysning/dokumentation Dokument 1. Generelle oplysninger Udbudsbilag 1 kan anvendes 2. Erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det Erklæring skal afgives offentlige og udbudsdirektivets art. 45 på Udbudsbilag 2 3. Oplysninger om produkt- og Tilbudsgiver vedlægger erhvervsansvarsforsikring f.eks. police eller andet 4. Referenceliste for de af udbuddet omfattede og tilsvarende produkter leveret inden for de seneste 3 år 5. Beskrivelse af kvalitetsstyringssystem samt evt. certificeringer 6. Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortium): Virksomhederne skal vedlægge erklæring om, at disse hæfter solidarisk, direkte og ubetinget. Erklæringen skal endvidere indeholde oplysning om, hvem der er fælles befuldmægtiget bevis på forsikring Referenceliste kan udfærdiges på Udbudsbilag 3 Beskrivelsen kan udfærdiges på Udbudsbilag 3. Evt. dokumentation for certificering kan fremsendes på særskilt dokument Kontraktbilag 8 skal anvendes. Herudover vedlægges relevante bilag vedr. personlige forhold, økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen. Yderligere forklaring Pkt. 6.2 Pkt. 6.2 Pkt. 6.3 Pkt. 6.4 Pkt. 6.4 Pkt. 6.1, Pkt. 6.2, Pkt. 6.3 og Pkt. 6.4 Yderligere fremsendes oplysninger vedr. personlige forhold, økonomisk/finansiel kapacitet og teknisk/faglig kapacitet for alle virksomhederne i konsortiet 7. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske og Indeståelseserklæringen i Kontraktbilag 9 kan Pkt. 6.3 og Region Syddanmark Side 23 af 33
finansielle og/eller tekniske og faglige formåen: Der skal medsendes en indeståelseserklæring fra den virksomhed, hvis ressourcer, der henvises til. Herudover vedlægges relevante bilag vedr. finansiel og økonomisk formåen samt teknisk og faglig formåen. 8. Udfyldt kravspecifikation/løsningsbeskrivelse anvendes. Herudover vedlægges relevante bilag vedr. finansiel og økonomisk formåen samt teknisk og faglig formåen. Kontraktbilag 1 skal anvendes pkt. 6.4 Pkt. 12.2, samt Pkt. 14.2 og 14.3 9. Vareprøver samt fortegnelse over vareprøver Udbudsbilag 4 skal udfyldes. 10. Produktdatablade De til de tilbudte produkter hørende produktdatablade 11. Udfyldt tilbudsliste Kontraktbilag 2 skal anvendes 12. Udfyldt tilbudsliste Øvrigt sortiment Kontraktbilag 3 skal anvendes Pkt. 8 Pkt. 8 Pkt. 12.1 Pkt. 9.2 Region Syddanmark Side 24 af 33
Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger Generelle oplysninger Tilbudsgivers besvarelse 1.1 Tilbudsgiver skal oplyse Tilbudsgivers navn Adresse CVR-nr. Telefonnummer E-mail-adresse 1.2 Tilbudsgiver skal oplyse Navn på den person, der er virksomhedens kontaktperson i forbindelse med dette udbud Kontaktpersonens direkte telefonnummer Kontaktpersonens mobilnummer Kontaktpersonens e-mail-adresse 1.3 Oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, jf. ne, pkt. 15. Dato Firmanavn Tilbudsgiver CVRnummer Navn og titel på underskriver Underskrift Evt. stempel Region Syddanmark Side 25 af 33
Udbudsbilag 2 Tro og love erklæring om forfalden gæld til det offentlige og om udbudsdirektivets art. 45 1. Virksomhedens forhold Nærværende erklæring afgives på vegne af: Virksomheden: CVR-nummer.: [Virksomhedens navn] [CVR-nr.] 2. Oplysning om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Ved gæld til det offentlige forstås, jf. "Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997 om begrænsning af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love", forfalden gæld hidrørende fra ikke-betalte skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Det erklæres hermed, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet udgør: Kr.: [Beløb] 3. Supplerende oplysninger ved gæld over kr. 100.000 Der er stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kr. 100.000 (sæt X): Ja Nej Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen som bilag [indsæt]. Der er den [dato] indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt på tilbudstidspunktet (sæt X): Ja Nej Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag [indsæt]. 4. Udbudsdirektivets art. 45 i øvrigt Det erklæres herved, at virksomheden ikke i øvrigt befinder sig under omstændigheder som beskrevet i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, og stk. 2, litra a, b og c, hvilket vil sige: Region Syddanmark Side 26 af 33