Referat af møde i Haderslev Katedralskoles midlertidige bestyrelse mandag d.4.12. 2006 kl.19.00. Til stede Fra bestyrelsen: Søren Vang Rasmussen, Ella Skjellerup, Per A. Laursen, Georg Lauridsen, Anne Gadeberg. Bestyrelsens sekretær: Lars Kofoed-Jensen. 1. Godkendelse og underskrift af referat fra sidst Referatet blev godkendt med indføjelsen om 20.12. som reservemødedato. 2. Meddelelser Rektor meddelte at skolen endnu ikke har taget stilling til organiseringen af den fremtidige samarbejdsstruktur, men at dette vil ske snarest når rektor og sikkerhedsrepræsentanten har været til orienteringsmøde i Kolding. Der forventes en enstrenget struktur som det har været tilfældet under amtet. Rektor meddelte af skolen skal indgå i et forpligtende samarbejde og et fordelingsudvalg. I Region Syddanmark indstilles det at de gamle amter udgør grænserne for de forpligtende samarbejder. Dette vil blive foreslået regionen inden jul. 3. Vedtægter Undervisningsministeriet har bedt om nogle mindre rettelser og fornyede underskrifter. Den nye vedtægt blev underskrevet og er i skrivende stund sendt til Undervisningsministeriet. Ella Skjellerup henstillede at der blev sendt et brev til kommunen med anmodning om en udpegning. 4. Administrativt arbejde Anbefaling af revisor rektor har ikke hentet flere tilbud efter samråd med andre rektorkolleger da vi ville overskride det tilladte antal tilbud. Skolen er desuden interesseret i at følge de øvrige sønderjyske gymnasier. Den midlertidige bestyrelse anbefaler herefter Ernst og Young i lighed med de øvrige gymnasier i Sønderjylland. Journalisering skolen har fundet en samarbejdspartner. Kantine Undervisningsministeriet har givet forlænget frist med egentlig udskillelse af kantinen. Der lægges op til at søge samarbejde med Haderslev Idrætscenter. 5. Haderslev Katedralskole en rektor ser tilbage og frem Se bilag 1 i dette dokument. Formanden stillede spørgsmål ved om den elektroniske udvikling vil gå helt så hurtigt det må tiden vise. Formanden understregede at der skal finde en udvikling sted på MUS-området, det er urealistisk med en leder til mere end 80 (årlige) MUS-samtaler. Bestyrelsen bør prioritere kvaliteten og at der kommer fornuftig progression i samtalerne. 6. Budget 2007 Der er kommet en bekræftelse fra Undervisningsministeriet på nogle af de indmeldte korrektioner. Ifølge telefonisk samtale vil vi få tilført ca. 1,4 millioner kr. som korrektion pga. afvigende konteringspraksis mellem Undervisningsministeriet og Sønderjyllands Amt. Det er endnu uklart præcist hvilket beløb vi får og dette afklares ikke inden mødet. Der er dog næppe tale om store udsving og der lægges op til at budgettet vedtages med nogle passende forbehold og pålæg. Se bilag 2 i dette dokument. Arbejdsbudgettet blev vedtaget med følgende kommentarer: Rektor pålægges at søge en jævn fordeling over året for at mindske sårbarheden. Rektor pålægges desuden en målsætning om en besparelse på 1 million kroner på gymnasieløn. Ikke for at forøge resultatet, men for at sikre penge til vikarer og andre uforudsete udgifter. Der henstilles desuden til den kommende bestyrelse at man snarest tager budgettet op igen med henblik på justering. Overordnet blev det taget til efterretning at hele budgetstrukturen er en videreførelse af tidligere praksis fordi budgettet 2007 også på indtægtssiden har sit udspring i budget 2006. 7. Status
Se bilag 3 i dette dokument. Den midlertidige bestyrelse kunne anse sit arbejde for afsluttet. Der forventes ikke flere møder. 8. Evt. Ingen meddelelser under evt. Se de følgende sider for bilag. Referatet er godkendt i Haderslev d. 2006 Søren Vang Rasmussen formand Lars Kofoed-Jensen skolens daglige leder Tak for godt samarbejde. Alle ønskes en glædelig jul og et godt nytår. Med venlig hilsen Lars Kofoed-Jensen
Bilag 1 En rektor ser tilbage og frem Tilbageblik Ved rektorskiftet i 2003 Jeg kom til en veldrevet skole med megen rutine og god kollegialitet. Skolens ledelse var i høj grad af rent administrativ karakter, mens den pædagogiske udvikling var overladt til den enkelte lærer. Skolen havde i en længere årrække ikke deltaget i større forsøg og den udadvendte aktivitet var ikke ret høj og havde især tilfældighedens præg. Forberedelsen på gymnasiereformen var ikke i gang og der havde heller ikke været tiltag i de seneste 10 år som pegede frem mod nogen af reformens elementer. Til gengæld var der orden i sagerne og stor tilfredshed med skolen som arbejdsplads. Gymnasiereformen 2005 Skolen gik med det samme i gang med at forberede sig på reformen. Der blev lagt ansøgning ind om forsøg og projektet Klar til reformen løb af stablen i skoleåret 04-05. Her var der dels mindre grupper der arbejdede og dels arrangementer for hele skolen hvor vi søgte at inddrage alle i den store omstillingsproces med en helt ny dimension på hverdagen: samarbejde både indenfor og mellem fagene vel at mærke et samarbejde der ikke længere var frivilligt. Der blev også lagt op til en reform af skolens ledelse idet gymnasiereformen i høj grad kaldte på pædagogisk ledelse og i en mængde som ikke var overkommelig for skolens formelle pædagogiske leder. Den administrative ledelse blev afløst til skoleåret 06-07 af tre årgangsledere der udgør et pædagogisk ledelsesteam. De udfylder helt klart et behov for ledelsesmæssig servicering i overgangen fra det gamle kendte valggymnasium til det nye studieretningsgymnasium med mange helt nye elementer og omfortolkning af alle fag. Til gengæld er der en overgangsperiode med mange usikkerheder på det administrative område, og der er skolen i en krævende omstillingsproces som fremgår af punktet Strukturreformen Skolen er nået langt, men er også langt fra et ønskeligt niveau hvor vi kan sige at vi virkelig behersker reformen. Her skal det understreges at skolen sigter mod en egentlig opfyldelse af reformens intentioner og bestemt ikke stiller sig tilfreds med de løsninger der får det nye gymnasium til at minde mest muligt om det gamle. Særligt på personalets oplevelse af arbejdsbelastning kan vi se at vi står i en situation med for få rutiner og for meget usikkerhed. Strukturreformen 2007 Det statslige selveje har også betydet en enorm omvæltning på skolen men først og fremmest for ledelsen og administrationen. Vi har bestræbt os på at minimere denne omstillings betydning for lærerne, idet gymnasiereformen koster alle de kræfter der er til rådighed. Lærerne har dog ikke kunnet undgå at mærke at administrationen må lade nogle af de sædvanlige opgaver ligge, mens man i underbemandet tilstand skal løse et hav af nye administrative opgaver. Nyt økonomisystem, ny bevilligende myndighed, nye krav til revision, journalisering og daglige arbejdsgange har betydet meget ekstraarbejde, og administrationsrutinerne kan først fastlægges med tilførslen af de nye medarbejdere fra amtet. Skolen tilføres tre sekretærer og en it-medarbejder fra amtet med udsigt til fuld finansiering i det første år. Vi har haft mulighed for begrænset lån af disse medarbejdere, svarende til en dag om ugen inkl. de mange kursusdage som har været nødvendige både for de nye og de gamle administrative medarbejdere. Personalesituation Skolen har været god til at hente nyt og velkvalificeret personale og synes godt stillet til de kommende års udfordringer. Skolen har dog måttet betale dyrt for to dødsfald, flere langtidssygemeldinger og flere nødvendige opsigelsesaftaler samtidig med at det har kostet at sikre ansættelsestryghed også i en situation hvor skolen gik en klasse eller to tilbage. Skolen vil på dette punkt være tvunget til en tilpasning i de kommende år men det er (som det hele tiden har været) min vurdering at det helt overvejende kan ske ad naturlig og frivillig vej.
Fremsyn Skolens mission Haderslev Katedralskole er det almene gymnasium med hf og stx i den ny Haderslev kommune. Det er i begrænset omfang gymnasiet for nogle elever fra de tilgrænsende kommuner. Eleverne vælger typisk mellem HaKa og en af byens andre gymnasiale uddannelser meget sjældent mellem HaKa og et andet alment gymnasium. Eleverne til hf vælger mellem HaKa og VUC - dog sådan at de lidt ældre altid søger VUC. Haderslev Katedralskole har derfor en forpligtelse til at udbyde en bred vifte af studieretninger sådan at så mange interesser som muligt tilgodeses Haderslev Katedralskole må ikke vælge en profil der gør HaKa til et nichegymnasium. Samtidig skal Haderslev Katedralskole være sig meget bevidst om at vi er i et område med mindre gymnasial uddannelsestradition end mange andre danske almene gymnasier, særligt i storbyområder, storbyernes opland eller områder med forholdsvis mange akademiske arbejdspladser i højteknologisk industri eller videnstunge servicevirksomheder. Der er i vores område en udbredt opfattelse af det almene gymnasium og hf som virkelighedsfjernt og meget teoretisk. I den situation må Haderslev Katedralskole tage det på sig at vise at vi også er virkeligheden at teorier netop er til for at håndtere eller mestre virkeligheden. Det vil jeg udfolde lidt mere under opgaverne på længere sigt. Opgaver på kort sigt En indsats for HaKa-HF Jeg er overbevist om at vores 2-årige HF er et tilbud til en gruppe som ikke ellers ville tage en gymnasial uddannelse, og på den måde kan HaKa-HF være et væsentligt bidrag fra vores side til det sønderjyske kompetenceregnskab. Gymnasiereformen hele vejen rundt Vi er stadig i læreprocessen omkring reformen 2008 sender vi de første studenter ud, allerede næste år de første hf-ere. Vi har løbende behov for både strukturelle og indholdsmæssige justeringer. Der hersker stadig nogen usikkerhed om indholdet i flere fag og tværfaglige aktiviteter. Det nye samarbejde er godt i gang, men endnu ikke fuldt udviklet og implementeret. Som ledsagefænomen er personalet hårdt belastet og stress er et stadigt tilbagevendende tema. Vi skal finde ud af at tackle disse ting i sammenhæng så vi med større energi kan kaste os over udviklingen af skolen og udnyttelsen af de mange nye muligheder som reformerne giver os. Ny arbejdsfordeling i administrationen og ledelsen Vi har i et halvt år haft en ledelse med rektor, ledende inspektor, driftsleder (pedel) og tre årgangsledere. Til sommer udskiftes den nuværende ledende inspektor, men allerede til januar udvides administrationen med fire medarbejdere der overføres fra amtet. I løbet af 2007 skal det føre frem til en ny arbejdsfordeling i administrationen af skolen. I øjeblikket løbes der alt for stærkt af alle fordi vi har en masse nye opgaver og ikke det nye personale, men der er altså lys forude. Ved opslaget til ny ledende inspektor, der af historiske årsager skal hedde konrektor, skal det understreges at vi søger en leder der ser det som sin fornemste opgave at sikre en god og smidig administration, altså at sikre at maskineriet bag skolen fungerer optimalt. Økonomi til skoleudvikling Af forskellige årsager først og fremmest knyttet til sygdom og dødsfald i lærerkollegiet har skolen en skrantende økonomi. Det er nødvendigt allerede i 2007 at få så meget styr på økonomien at der kan begynde at vise sig penge til skoleudvikling fra 2008. Skolen har gode aftaler for personalet på lønområdet, skolen har sikret ansættelser der peger fremad mod kommende år hvor flere faggrupper ellers kunne mangle lærerkræfter. Skolen har trods en tilbagegang fastholdt personalet, men skolen er nu nødt til at tilpasse personalestørrelsen, især på lærersiden, til de opgaver der skal løses. Det kan efter min bedste overbevisning sker ad frivillig vej og på en sådan måde at der også bliver plads til nødvendige ansættelser i pressede faggrupper i de kommende år. Opgaver på længere sigt Skoleudvikling pædagogisk
Der skal ikke herske tvivl om at jeg synes at vore to almengymnasiale uddannelser er fremragende. De er helhedsorienterede og ikke bare studie- eller erhvervsforberedende, men også livsforberedende. Disse værdier kan de dog kun fastholde gennem stadig udvikling og tiden er også sådan at der skal arbejdes for til stadighed at sikre kendskabet til vore uddannelsers kvaliteter uden for skolen. I hf-reformen lægges der direkte op til en tættere kobling mellem teori og praksis. Intentionerne i dette ligger helt i forlængelse af tankerne bag Haderslev Katedralskole er også virkeligheden. Jeg tror at det kan blive afgørende for skolens fremtid at det lykkes skolen at overbevise omverden om det udsagn. Det kan ske ved at alle fag viser hvordan deres faglighed indgår i konkrete erhverv (fx danskfagets kommunikation i journalisten eller informationsmedarbejderens job, matematikken i revisorens, planlæggerens eller forsikringsmandens arbejde) dette sker bedst ved at have et netværk med hele lokalområdet og have eksempler på undervisningsforløb i det enkelte fag. eleven gennem ekskursioner og studieture flere gange bringes i direkte kontakt med den virkelighed som vi hele tiden beskæftiger os med ud fra den teoretiske indgangsvinkel. skolen indgår i projekter i samarbejde med myndigheder eller virksomheder. Jeg vil gerne understrege at vi ikke skal foregive at være en erhvervsuddannelse i traditionel forstand. Vi er en teoretisk uddannelse med et alment sigte men teori er virkelighedshåndtering og alment betyder at vi uddanner hele mennesket, vi søger at gå hele vejen rundt og skal ikke se verden som en maskine eller et marked, men netop bruge de tre perspektiver, det humanistiske, det samfundsvidenskabelige og det naturvidenskabelige, til at nå hele virkeligheden rundt. Skoleudvikling materielt Skolen har meget brug for at afsætte flere penge til at lave sjovere skole forstået som penge til indkøb af nyt undervisningsmateriale og udstyr, også forstået som flere penge til udadrettede aktiviteter i form af ekskursioner, udveksling og studieture. Her spiller det også en rolle at for at fastholde og udvikle personalet skal der være penge til rådighed vi er i dag på den forkerte side af smertegrænsen. På IT-siden skal vi fortsat kunne levere bærbare computere til lærerne og trådløst net med elevadgang over hele skolen. Til gengæld kan vi reducere de fire computerlokaler til et efterhånden som maskinerne forældes. Elevernes stigende brug af bærbare computere gør alle lokaler til computerlokaler og gør de nuværende lokaler overflødige. Vi mangler faciliteter til undervisning af grupper som er større end en klasse, men mindre end de 200 der skal til for at festsalen ikke virker halvtom vi mangler måske også et studieområde der var bedre til gruppearbejde o. lign. ligesom det måske kunne kombineres med en levendegørelse af skolens bogsamling og bibliotek. Disse ting er næppe realistiske før skolen selv overtager bygningerne. Skoleudvikling personalemæssigt For bedre at kunne varetage personaleudviklingen skal den på sigt deles på flere personer. Det er uholdbart at kun rektor holder MUS-samtaler for 80 ansatte særligt med henblik på stresshåndtering og ledelsestilgængelighed er det vigtigt at opgaven spredes ud. Jeg tror at årgangslederne kan blive et sådant naturligt omdrejningspunkt, men her er der stor konservatisme i lærerkollegiet. Fremtiden må vise hvordan vi sikrer overgangen til det jeg ville kalde en mere moderne organisation fra den mere gammeldags, patriarkalske som er herskende i dag. Arbejdet med skolens udvikling er en opgave for hele skolen med skoleudviklingsudvalget som omdrejningspunkt og med samarbejdsudvalget som formelt samarbejdsorgan. Skolen har ikke kræfter til at iværksætte større projekter i den nærmeste fremtid fordi de to reformer koster alt hvad vi har men udviklingsarbejdet skal så småt løbes i gang fordi det også er en god måde at give skolen retning på i en tid hvor så meget er behæftet med usikkerhed og åbent for fortolkning.
Bilag 2 Arbejdsbudget 2007, 2.version Alle beløb er i tusind kr. Indtægter Udmeldt kr 44.500 Udd.still. kr 900 forventet kompensation for hele første år og 360 timer andet år Amtsmedarb. kr 1.300 forventet kompensation for 4 medarbejdere Flexjob+barsel kr 150 Udlån kr 650 (heraf er 450 tusind allerede aftalt) Udd.still. Forsikring?? Korrektioner kr 1.400 1150 250 0 0 I alt kr 48.900 Udgifter Gym-løn kr 40.200 forudsætter bl.a. 6 pensioneringer, inkl. udd. stillinger TAP-løn kr 3.250 Rengøring kr 1.100 Eksamen kr 150 omkostninger ved eksamensrejser Kantinetilskud kr 150 fast tilskud til en kantineforening eller en forpagter El/Varme kr 700 Rengøringsartikler kr 100 Inventar og vedligehold kr 400 indre vedligeholdelse, ingen nyanskaffelser EDB kr 300 vedligeholdelse, nyanskaffelser kan først komme ind næste år Administration kr 700 administration, adm.licenser, møder, rejser, repræsentation Undervisn.drift kr 750 fotokopiering, copydan, bibliotek, studievejledning med mere Undervisn.ny kr 250 kursus kr 200 lille forøgelse ekskursion kr 200 lille forøgelse psykolog kr 75 NetopNu-ordningen elevakt. kr 75 bl.a. sønderjysk korprojekt I alt kr 48.600 Indtægter kr 48.900 Udgifter kr 48.600 Resultat kr 300 men her er ikke taget højde for 1% selvforsikring eller forventede ændringer i elevtal ved tælledatoerne Forventede ændringer (tal) udtrykker at tallet er negativt Forv aktivitetsændring kr (250) svarende til -50 elevers ændring ved februarstatus Forv aktivitetsændring kr 750 svarende til 30 elevers ændring ved septemberstatus Reserve til selvforsikring kr 800
Bilag 3 Opgaver for den midlertidige bestyrelse Vision og strategi Intern information Eksterne kontakter Indretning af institutionens administration og organisering administration af løn- og personaleopgaver (indberetning senest 1.4.) administration af budgetter og regnskaber (indberetning senest 1.4.) håndtering af elevregistreringer og aktivitetsindberetninger administration af den fornødne elektroniske kommunikation administration af forvaltnings- og offentlighedslovene, herunder journalpligt IT Vedtægt (udkast indsendes senest 31.10.) Budget 2007 Rengøring og forsyning Kantinedrift (udbud om nødvendigt) Forsikringer (sikre opsigelser) Revision (kan anbefales, ikke vedtages) Arbejdstidsaftaler (evt. opsigelser) Åbningsbalance (kan kun påbegyndes) Aftale om servicefællesskab mellem de sønderjyske gymnasier indgået. Er indberettet. Er indberettet. Intet at bemærke De sidste kontroller er i gang Skolen indkøber journaliseringsprogram. Skolen fortsætter egen IT-drift Til fornyet underskrift Behandles under mødet Forsyningskontrakter er indgået, rengøring fortsætter uændret. Ikke nødvendigt nu Er sket Ernst & Young anbefales Er sket Udsat pga. uklarheder og arbejdspres