Lederansættelser i Region Syddanmark

Lederansættelser i Region Syddanmark

Indledning Proceduren er udarbejdet med henblik på at sikre en god og kompetent proces for lederansættelser. Der foreslås medarbejderinddragelse som en del af bedømmelsesudvalget, samt at HR yder konsulentbistand i både administration og udvælgelse herunder test. Den ansættelsesansvarlige er formand for bedømmelsesudvalget. De øvrige medlemmer af bedømmelsesudvalget har medindflydelse. De lederstillinger der er omfattet af dette notat er: Direktører i Regionshuset. Afdelingschefer i Regionshuset. Sygehusledelser og Institutionsledere. De følgende afsnit er opbygget således, at der er en beskrivelse af de formelle procedurer og kompetencer, herunder ansvars- og rollefordeling og herefter forslag til den indholdsmæssige del. 1

Kompetence Direktionen ansættes af regionsrådet. De øvrige direktører ansættes af direktionen. Institutionsledere og sygehusledelser ansættes af direktionen efter indstilling fra direktøren for det pågældende område. Kompetencen til ansættelse af institutionsledere og sygehusledelser kan overlades af direktionen til direktøren for det pågældende område. Ved ansættelse af øvrige direktører, institutionsledere og sygehusledelser orienteres forretningsudvalget så tidligt som muligt om stillingsopslag og efterfølgende på det førstkommende udvalgsmøde om ansættelse. Kompetencen til ansættelse og afskedigelse følges ad. Den politiske ledelse vil til hver en tid kunne trække en kompetence tilbage, hvis der i en ansættelses- eller afskedigelsessag er forhold, der gør, at kompetencen skal ligge hos forretningsudvalget. Afdelingschefer ansættes af direktøren for det pågældende område. Kompetencen til ansættelse og afskedigelse følges ad. Direktionen vil til hver en tid kunne trække en kompetence tilbage, hvis der i en ansættelses- eller afskedigelsessag er forhold, der gør, at kompetencen skal ligge hos direktionen. 2

1. Procedure 3

Ansættelsesprocedure for institutionsledere Forretningsudvalget orienteres vedr. institutionsledere så tidligt som muligt om stillingsopslag og efterfølgende på det førstkommende forretningsudvalgsmøde om ansættelse. Ansvarlig er Formanden for bedømmelsesudvalget. Øvrige opgaver i forbindelse med ansættelse af institutionsledere følger Beskrivelse af arbejdsgange ved rekrutteringer i Regionshuset og satellitter, som anvendes i forbindelse med ansættelser af medarbejdere med reference til afdelingschefer. 4

2. Indhold i procedure 2.1. Bedømmelsesudvalg, dækning af profil og opslag Bedømmelsesudvalg Formanden for bedømmelsesudvalget er: Regionsrådsformand, når det drejer sig om direktionen. Den overordnede direktør for sundhedsområdet, når det drejer sig om direktør for sundhedsområdet. Den administrerende direktør, når det drejer sig om øvrige direktører. Direktøren for det pågældende område, når det drejer sig om institutionsledere og sygehusledelser samt afdelingschefer. Formanden for bedømmelsesudvalget har følgende opgaver: Nedsættelse af bedømmelsesudvalg. Udarbejdelse af job- og personprofil. Udarbejdelse af tidsplan, herunder forløb af samtaler og metoder til kvalificering af anden samtale. Formanden for bedømmelsesudvalget sammensætter bedømmelsesudvalget. Udvalget består af lederrepræsentanter, medarbejderrepræsentanter, repræsentant fra HR, og evt. andre interessenter. Udvalget bør normalt maksimalt bestå af 8 personer. HR-direktøren indgår i bedømmelsesudvalget ved ansættelse af direktion og øvrige direktører. 5

Ved ansættelse af administrerende direktør og medlemmer af direktionen suppleres bedømmelsesudvalget med regionsrådets formandskab. Udvalget har alene medindflydelse. Den ansættelsesansvarlige har den endelige kompetence. I særlige tilfælde kan der anvendes eksterne konsulenter. I disse tilfælde skal dette godkendes af den administrerende direktør. Formanden for bedømmelsesudvalget inddrager bedømmelsesudvalget i fastlæggelse af stillings- og ansøgerprofilen. HR koordinerer den administrative del af processen. Udarbejder tidsplan for besættelse af stillingen. Herunder sikres, at der sendes kvitteringsskrivelser og indkaldelser til ansøgerne, ansættelsesbrev samt afslag til øvrige ansøgere. Udarbejdelse af profil Ved udarbejdelse af job- og personprofil inddrager formanden for bedømmelsesudvalget bedømmelsesudvalget i fastlæggelse af indholdet. Metodeforslag Interessentanalyse blandt overordnede, kolleger, medarbejdere og andre relevante personer. Interessentanalysen kan udføres af den interne konsulent og materialet danner udgangspunkt for drøftelser med den ansættelsesansvarlige og/eller bedømmelsesudvalget. Følgende emner kan inddrages i drøftelserne: Institutionens/afdelingens profil. Stillingsprofilen. Lederfunktioner/ -struktur. Stillingens fremtidige indhold. Ansøgerprofilen, herunder lederegenskaber og personlige egenskaber Ud over den konkrete profil tages der stilling til, hvilke supplerende materialer der kan sendes til ansøgerne. 6

Opslag Stillingen opslås i relevante medier under hensyntagen til den vedtagne mediepolitik. Den ansættelsesansvarlige vurderer hvilke medier, der er relevante. HR udarbejder forslag til opslaget med henblik på annoncering. Opslaget bør indeholde information om kontaktpersoner og muligheder for at få yderligere information. Der bør også fremgå af stillingsopslaget, om man ønsker at gøre brug af test. Det anbefales at annoncere dato for første samtale i opslaget. De, der ikke bliver indkaldt, vil herefter vide, at de ikke er kommet i betragtning. 7

2.2. Udvælgelse til 1. samtale Bedømmelsesudvalget modtager ansøgningerne til gennemlæsning og udvælgelse til første samtale. Bedømmelsesudvalget udvælger sammensætning af ansøgere til samtale. Ved ansættelse af administrerende direktør og direktionen får regionsrådets formandskab tilsendt ansøgningerne, inden bedømmelsesudvalget udvælger ansøgere til samtale. Når bedømmelsesudvalget har valgt, orienteres regionsrådets formandskab inden der indbydes til samtale. Samtalen planlægges således, at bedømmelsesudvalget har fordelt roller, hvem der skal interviewe ansøgerne og om man f.eks. vil anvende case eller andet materiale under samtalen. Det anbefales, at der udarbejdes en drejebog for samtaleforløbet. Intern konsulent fra HR området vil kunne rekvireres til at styre forløbet samt udarbejde spørgsmål og cases. HR modtager liste over de udvalgte ansøgere og indkalder ansøgerne til samtale. 8

2.3. 1. samtale Forløbet afhænger af stilling og hvilke ønsker, den ansættelsesansvarlige har på baggrund af drøftelser med medlemmerne i bedømmelsesudvalget. Første samtale vil typisk forløbe som en dialog i forhold til ansøgningen, ansøgerens kvalifikation og visioner for stillingen. Efter samtalerne drøftes de enkelte ansøgere med medlemmerne i bedømmelsesudvalget. Formanden for bedømmelsesudvalget har den endelige kompetence ved udvælgelsen af de personer, der evt. går videre til 2. samtale. Formanden for bedømmelsesudvalget aftaler med HR, om vedkommende selv vil informere ansøgerne mundtligt om, hvorvidt de er gået videre til anden samtale. Der udsendes i alle tilfælde en skriftlig information fra HR. 2.4. Metoder til kvalificering af 2. samtale Der bør normalt altid være anvendt en eller anden form for kvalificerende materiale mellem samtalerne. Hvilket materiale, der vælges, er op til bedømmelsesudvalget. Der skal tages stilling til, om man evt. vil anvende case. For udvalgte kandidater anvendes normalt test. Der skal indhentes referencer på ansøgerne. Dette sker normalt efter 2. samtale. Indhentelse af referencer må kun ske efter konkret aftale med ansøgerne. Det aftales, om det er den ansvarlige for ansættelsen eller repræsentanten fra HR, der indhenter referencerne. Der kan foreligge referencer fra såvel overordnede, samarbejdsparter som kolleger. 9

2.5. 2. samtale Afhængigt af den valgte kvalificeringsmetode interviewes ansøgeren ud fra materialet. Ved ansættelse af administrerende direktør og medlemmer af direktionen deltager regionsrådets formandskab i 2. samtalerunde. Formanden for bedømmelsesudvalget aftaler med HR, om vedkommende selv vil informere ansøgerne om hvem der har fået stillingen. 2.6. Besættelse af stillingen HR informerer alle ansøgere skriftligt om, at stillingen er besat afslag skal begrundes. Der udsendes en pressemeddelelse. Denne pressemeddelelse må ikke sendes, inden de involverede i en evt. 2. samtale personligt har fået besked. Til brug for pressemeddelelse skal den ansatte anmodes om en kort levnedsbeskrivelse og billede. 2.7. Introduktion Formanden for bedømmelsesudvalget er ansvarlig for en god introduktion. Der henvises til HR s introduktionsprogram for nye ledere samt vejledning vedr. en god introduktion. 10

regionsyddanmark.dk