Referat Repræsentantskabsmøde onsdag den 21. november 2012, kl. 19.00 i beboerlokalerne Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, Hvidovre Til stede: Christian Thode, Marianne Salomonsen, Johnna Brandal, Jørnanker Døpke, Beth Hørsted, Finn Gerdes, Inge Nielsen, Bo Henrik Andersen, Preben Tinggaard, John Frederiksen, Kaj Kondrup Jensen, Jørgen Pontoppidan, Lis Wexøe Rasmussen, Freddi Madsen, Vita Jørgensen, Bente Bencke, Ella Frederiksen, Frode Nielsen, Kjeld Jensen, Arne Viggo Nyborg, Bøge Nielsen, Chris Wenlock, Dennis Lykke Nielsen (deltog på vegne af Sadia Ahaheen) Afbud: Bent Møller Knudsen, Susanne Brixum, Michal Støckel, Allan Christiansen, Frank Steffensen, Sadia Shaheen Medarbejderudpeget observatør: Fra KAB: Richard Taube Annette Birkov, Per Hansen Revisionen: Pia Søndergård, Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent... 3 2. Organisationsbestyrelsens beretning... 3 3. Godkendelse af regnskab for 2011/2012 med tilhørende revisionsprotokol... 3 1/11
4. Budget for 4000-3... 5 5. Helhedsplan... 5 6. Behandling af eventuelle indkomne forslag... 8 7. Valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen... 8 8. Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen... 9 9. Repræsentantskabsmedlemmer... 9 10. Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab... 10 11. Valg af medlemmer til BL s 9. kreds... 11 12. Valg af revisor... 11 13. Eventuelt... 11 Bilag 1: Organisationsbestyrelsens beretning... 3 Bilag 2: Hæfte indeholdende selskabets og afdelingernes regnskaber... 4 Bilag 3: Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskabs indførelser i protokollen... 4 Bilag 4: Forslag til driftsbudget for 2013-2014... 5 Bilag 5: Ansøgning Skema A til Hvidover Kommune... 7 Bilag 6: Landsbyggefondens budgetark... 7 Bilag 7: KAB s finansieringsbudget... 7 2/11
1. Valg af dirigent Christian Thode blev valgt som dirigent. 2. Organisationsbestyrelsens beretning Som bilag vedlægges organisationsbestyrelsens beretning for det forløbne år. Bilag 1: Organisationsbestyrelsens beretning at repræsentantskabet tager organisationsbestyrelsens beretning til efterretning. Repræsentantskabet tog organisationsbestyrelsens beretning til efterretning. 3. Godkendelse af regnskab for 2011/2012 med tilhørende revisionsprotokol Som bilag vedlægges et hæfte, der indeholder selskabets og afdelingernes regnskaber for tiden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år foretaget således, at man for afdelingerne kan foretage en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: 4000-3 Resultatopgørelsen balancerer med 19.043.323 kr. og slutter med et overskud på 787.469 kr., der henlægges til arbejdskapitalen. Egenkapitalen udgør 51.484.238 kr., heraf er dispositionsfonden på 47.517.294 kr. og arbejdskapitalen på 3.966.944 kr. Dispositionsfondens disponible del udgør 6.396.677 kr. Arbejdskapitalens disponible del udgør 3.840.221 kr. 3/11
Sideaktivitet Status balancerer med 126.723 kr. 4004-2 Resultatopgørelsen balancerer med 65.403.903 kr. og slutter med et overskud på 2.393.350 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 2.759.107 kr. Status balancerer med 194.129.181 kr. 4005-0 Friheden VI Resultatopgørelsen balancerer med 5.869.645 kr. og slutter med et overskud på 449.909 kr., der overføres til resultatkontoen, hvor tidligere års underskud nedbringes, således at ny saldo er et overskud på 287.914 kr. Status balancerer med 53.792.834 kr. 4006-7 Frihedens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med 1.892.978 kr. og slutter med et overskud på 136.832 kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på 229.764 kr. Status balancerer med 17.352.920 kr. 4010-9 Lille Friheden Resultatopgørelsen balancerer med 7.444.660 kr. og slutter med et overskud på 74.894 kr., der overføres til resultatkontoen, hvorefter saldoen er 417.988 kr. Status balancerer med 114.209.099 kr. Bilag 2: Hæfte indeholdende selskabets og afdelingernes regnskaber Bilag 3: Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskabs indførelser i protokollen at repræsentantskabet godkender regnskaberne for 2011/2012 og tager revisionsprotokollen til efterretning. Repræsentantskabet godkendte regnskaberne for 2011/2012 og tog revisionsprotokollen til efterretning. 4/11
4. Budget for 4000-3 Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. juli 2013-30. juni 2014 for Boligselskabet Friheden. Driftsbudgettet balancerer med 16.879.000 kr. og slutter med en budgetreserve på 92.000 kr. 4011-6 Langhusene indgår for første gang i hele budgetåret. Afdelingen betaler et lavere administrationsbidrag til KAB svarende til Lille Pakke. Til selskabet bidrager afdelingen til honorar, møder, kurser, kontorhold, revision og henlæggelse til arbejdskapitalen. Da maksimumbeløbet for indbetaling til dispositionsfonden er nået, behøver afdelingerne ikke længere betale til dette. Derfor er der ingen indbetaling i budgettet til dispositionsfonden, og dette godkender organisationsbestyrelsen samtidig med godkendelse af budgettet. Bilag 4: Forslag til driftsbudget for 2013-2014 at repræsentantskabet godkender forslag til budget 2013-2014 for. Repræsentantskabet godkendte forslag til budget 2013/2014 for. 5. Helhedsplan Der er i juni 2012 gennemført besigtigelse med Landsbyggefonden af. Besigtigelsen forløb planmæssigt, og ønsker fra Landsbyggefonden om yderligere undersøgelser og tiltag i forhold til miljøforhold er indarbejdet i revideret helhedsplan. De tekniske undersøgelser har bekræftet, at der er brug for etablering af ventilation og særlige forhold vedrørende afløbsinstallationer, som kan støttes af Landsbyggefonden. Endvidere støtter Landsbyggefonden nye tage, vinduer, opgangsdøre med elektronisk låsesystem og nye facader. Som ustøttede arbejder/ privat projekt er indarbejdet renovering af varmeanlæg, udskiftning af stigestrenge (brugsvand), nye el-tavler i boliger og lukning af skakter og etablering af Moloksystem. (Affaldssorteringsanlæg, der nedgraves i terræn) Der er indarbejdet forslag til indretning af den tidligere byggelegeplads til grøn oase, og der udover er der udarbejdet forslag til LAR-projekt (Lokal Afledning af Regnvand) og opgradering af udearealer. 5/11
Der har været en fin og intens dialog med Landsbyggefonden, men det har efterfølgende også været nødvendigt, at lave besparelser i forhold til det samlede projekt. Landbyggefondens udspil til finansiering og støtte var 410 mio. kr. til støttede arbejder, 90 mio. kr. til ustøttede arbejder, herudover opfordring til et privat projekt på 100 mio. kr., som omfatter arbejder, der kan indarbejdes, finansieret ved besparelser på henlæggelser og energibesparelser samt egen trækningsret, som tidligere har godkendt. Alt i alt er det endt på støttede arbejder til ca. 413 mio. kr., ustøttede arbejder 92 mio. kr. og der er i privat projekt plads til ca. 141 mio. kr., som Landsbyggefonden har accepteret. Budgettet er på i alt 646 mio. kr. Samlet giver det et fornuftigt huslejeniveau efter renovering for på 849 kr. pr. m² med udgangspunkt i huslejeniveau 2011/12. I budgettet er ikke indarbejdet energibesparelser. Økonomi Det økonomiske overblik er opdelt i støttede arbejder og ustøttede arbejder samt privat projekt. Fordeling af arbejder er angivet i 1.000 kr. Støttede byggeskadearbejder Ustøttede arbejder privat projekt Samlet renoveringsbehov i alt Ydelser pr. år Støttede arbejder, 3,9 % (1.000 kr.) Ustøttede arbejder, 7 % (1.000 kr.) Privat projekt, 7 % (1.000 kr.) Samlet ydelse Svarende til ca. 118,52 kr./m 2 /år Svarende til en huslejestigning på 16,24% Huslejekonsekvens i kr./m 2 /år Nuværende husleje (2011/12) Ydelse efter helhedsplan Samlet husleje 412.813 kr. 92.299 kr. 140.897 kr. 646.009 kr. 16.100 kr. 4.137 kr. 6.158 kr. 26.395 kr. 730 kr. 118 kr. 849 kr. Finansieringen er opstillet på baggrund af Landsbyggefondens udspil til finansiering. I dette udspil indgår et kapitaldepot på 2 mio. kr., hvor hver part bidrager med 400.000 kr. (2/5-dels 6/11
løsning). Det betyder, at / skal bidrage med 400.000 kr. Boligselskabet har tidligere godkendt 2,2 millioner kr. til helhedsplan og forundersøgelser mv., og på nuværende tidspunkt forventes det, at der er luft i budgettet, så en meget stor del af kapitaldepotet også kan dækkes inden for rammen. Landsbyggefonden har tilkendegivet, at der kan opnås Driftsstøtte/Huslejestøtte svarende til 9.139.000 kr./år til de støttede arbejder. Støtten aftrappes efter gældende regler. Yderligere er der fælles puljetilskud på 23.400.000 kr. og fritagelse for indbetaling af G-indskud svarende til 4.200.000 kr. bidrager med 42.800.000 kr. i form af egen trækningsret fordelt til ustøttede arbejder og privat projekt og 6.500.000 kr. fra egen dispositionsfond. Helhedsplanen inkl. budget, finansiering og huslejekonsekvens er gennemgået og godkendt af følgegruppen og afdelingsbestyrelsen. Grundet tidspres er følgegruppen i den sidste fase (forhandlinger med Landsbyggefonden) ikke blevet inddraget/informeret i tilstrækkeligt omfang, hvilket KAB beklager. Skema A er fremsendt til Hvidovre Kommune. Ansøgningen skal behandles på kommunalbestyrelsesmødet den 27. november 2012. Der er derfor indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den 22. november 2012, så afdelingen kan beslutte projektet inden godkendelse i Hvidovre Kommune. Landsbyggefonden har udmeldt, at det er meget vigtigt, at Skema A godkendes i år da fonden har midler i år, hvilket er meget positivt for. Hvidovre Kommune har ligeledes været meget positive i forhold til behandling af ansøgningen. Bilag 5: Ansøgning Skema A til Hvidover Kommune Bilag 6: Landsbyggefondens budgetark Bilag 7: KAB s finansieringsbudget at repræsentantskabet godkender Helhedsplanen for inkl. budget, finansiering og huslejekonsekvens. Herunder, at selskabet bidrager med 42.800.000 kr. i egen trækningsret, 6.500.000 kr. fra dispositionsfonden og 400.000 kr. til kapitaldepot, som dækkes af allerede bevilgede 2.200.000 kr. fra dispositionsfonden. Repræsentantskabet godkendte Helhedsplanen for under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse. 7/11
6. Behandling af eventuelle indkomne forslag Christian Thode stiller forslag om, at repræsentantskabsmødet beslutter en delegering af beslutningskompetencen vedrørende Frihedens I, Helhedsplanens byggesag til organisationsbestyrelsen, jf. vedtægterne 3 stk. 4 og 5. at repræsentantskabet godkender, at beslutningskompetencen vedrørende Helhedsplan for Friheden delegeres til organisationsbestyrelsen jf. vedtægterne 3 stk. 4 og 5. Repræsentantskabet godkendte, at beslutningskompetencen vedrørende Helhedsplan for delegeres til organisationsbestyrelsen jf. vedtægterne 3 stk. 4 og 5. 7. Valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen Bestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Christian Thode, formand 2012 Friheden VI Marianne Salomonsen, næstformand 2013 Bent Møller Knudsen, bestyrelsesmedlem 2012 Friheden VI Beth Hørsted, bestyrelsesmedlem 2012 Johnna Brandal, bestyrelsesmedlem 2013 Jørnanker Døpke, bestyrelsesmedlem 2013 Michal Støckel, bestyrelsesmedlem 2013 Friheden VI Susanne Brixum, bestyrelsesmedlem Udpeget af kommunen Finn Gerdes, bestyrelsesmedlem Udpeget af kommunen Jævnfør vedtægterne har medarbejderne udpeget Richard Taube som observatør til organisationsbestyrelsen. at repræsentantskabet vælger formand samt to medlemmer til organisationsbestyrelsen. Såfremt Langhusene ønsker at benytte sig af deres ret til mindst en plads i organisationsbestyrelsen, skal der først ske valg af et medlem blandt Langhusenes kandidater og dernæst valg af et medlem blandt alle opstillede kandidater. Hvidovre Kommunes to repræsentanter sidder frem til næste valg. Langhusene ønskede at benytte en plads i organisationsbestyrelsen. Pladsen tilfaldt Chris Wenlock. 8/11
Christian Thode blev genvalgt som formand. Beth Hørsted blev genvalgt som bestyrelsesmedlem efter kampvalg med Bent Møller Knudsen. 8. Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Følgende er valgt som suppleanter til organisationsbestyrelsen på repræsentantskabsmødet den 28. november 2011: Inge Nielsen blev valgt som 1. suppleant og Freddi Madsen som 2. suppleant. at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen. Inge Nielsen blev genvalgt som 1. suppleant, og Kaj Kondrup Jensen blev valgt som 2. suppleant. 9. Repræsentantskabsmedlemmer Følgende er valgt til repræsentantskabet: Christian Thode Marianne Salomonsen Johnna Brandal Jørnanker Døpke Beth Hørsted Bent Møller Knudsen Michal Støckel Finn Gerdes Susanne Brixum Inge Nielsen Bo Henrik Andersen Preben Tinggaard John Frederiksen Kaj Kondrup Jensen Jørgen Pontoppidan Lis Wexøe Rasmussen Freddi Madsen Vita Jørgensen Bente Bencke Allan Christiansen Friheden VI Friheden VI Friheden VI Hvidovre Kommune Hvidovre Kommune 9/11
Ella Frederiksen Frode Nielsen Kjeld Jensen Arne Viggo Nyborg Bøge Nielsen Vakant Sadia Shaheen Chris Wenlock Frank Steffensen Friheden VI Friheden VI Lille Friheden Lille Friheden Langhusene Langhusene Langhusene at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Repræsentantskabets sammensætning er den gældende ved tidspunktet for udsendelse af dagsorden. Repræsentantskabet tog orienteringen til efterretning. 10. Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab Følgende er valgt på repræsentantskabsmødet den 28. november 2011: Marianne Salomonsen Jørnanker Døpke Christian Thode Som suppleant Johnna Brandal. at repræsentantskabet vælger tre medlemmer til KAB s repræsentantskab. De tre siddende medlemmer ønskede genvalg, men da Johnna Brandal også stillede op, som kandidat, blev følgende valgt efter skriftlig afstemning: Marianne Salomonsen og Christian Thode blev genvalgt, og herudover blev Johnna Brandal valgt. Beth Hørsted blev valgt som suppleant. 10/11
11. Valg af medlemmer til BL s 9. kreds Ifølge Boligselskabernes Landsforenings vedtægter 7, stk. 8 står der: På kredsmødet kan hvert medlem lade sig repræsentere af to stemmeberettigede personer for hvert påbegyndt antal af 500 lejligheder i kredsen, som indberettet til den årlige statistik ". Dette betyder, at Friheden har seks medlemmer. Følgende er valgt på repræsentantskabsmødet den 28. november 2011: Marianne Salomonsen Jørnanker Døpke Christian Thode Johnna Brandal Bent Møller Knudsen Beth Hørsted Der kan vælges seks medlemmer. at repræsentantskabet vælger medlemmer til BL s 9. kreds. Marianne Salomonsen, Jørnanker Døpke, Christian Thode, Johnna Brandal og Beth Hørsted blev genvalgt. 12. Valg af revisor Der stilles forslag om valg af Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab. at repræsentantskabet vælger Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab. Ernst & Young Godkendte Revisionspartnerselskab blev genvalgt. 13. Eventuelt 11/11