Spørgeskema om kommunernes effektiviseringsarbejde 2014 og 2015 Undersøgelsen om kommunernes effektiviseringsarbejde vedrører perioden 2014 og 2015, og følger op på KL s tilsvarende undersøgelser, der er udarbejdet hvert år siden 2009. Resultaterne er publiceret i pjece-serien De effektive kommuner. Undersøgelsen anvendes som dokumentation i dialogen med politikere, stat og journalister, og som grundlag for de initiativer KL igangsætter for at understøtte og inspirere kommunernes fortsatte arbejde. KL vil bl.a. offentliggøre udvalgte resultater af undersøgelsen på Kommunaløkonomisk Forum i januar 2015. KL gør opmærksom på, at dele af undersøgelsen vil blive anvendt i dialogen med kommunerne, hvorfor besvarelsen ikke nødvendigvis vil være anonymiseret. Spørgeskemaundersøgelsen fokuserer på følgende områder: - Tilrettelæggelsen af effektiviseringsarbejdet - Realiserede og forventede effektiviseringsgevinster - Administrative effektiviseringer - Indkøb - Udbud - It og digitalisering - Velfærdsteknologi - Stordrift og fælleskommunale effektiviseringer Det skal bemærkes, at der ved effektiviseringer i dette spørgeskema forstås tiltag, der sikrer, at kommunen får mere for de samme penge eller får det samme for færre penge. Effektivisering er altså ikke det samme som servicereduktioner eller omprioriteringer. Det anbefales, at spørgeskemaet besvares af kommunaldirektøren eller økonomidirektøren/-chefen. Spørgeskemaet skal besvares elektronisk senest fredag d. 21. november 2014.
Af tekniske årsager er det nødvendigt, at kommunen besvarer hele spørgeskemaet på én gang og ikke laver besvarelsen trinvist. Det kan derfor være en fordel at indtaste kommunens svar med udgangspunkt i et fysisk eksemplar af skemaet. Ønskes en udskrift af spørgeskemaet inden det udfyldes, kan en pdf-version hentes på http://www.kl.dk/effektivisering2015. For at gemme besvarelsen er det vigtigt til sidst i spørgeskemaet at klikke Afslut. Herfra vil det også være muligt at printe kommunens samlede besvarelse. Spørgsmål vedrørende undersøgelsen kan rettes til Maria Pilegaard (map@kl.dk / 3370 3730). Tekniske spørgsmål vedr. den elektroniske besvarelse kan rettes til Rasmus Thusgaard (rath@kl.dk 3370 3399) eller Martin Bille (mnb@kl.dk / 3370 3510). På forhånd tak for besvarelsen! Kontaktperson (navn): Titel: E-mail:
Direkte telefonnummer: 1. I hvilken grad vurderer du, at der fortsat er grundlag for gennemførelse af effektiviseringer, i din kommune? (1) I høj grad (2) I nogen grad (3) I ringe grad (4) Slet ikke 2. På hvilke områder vurderer du, at der er størst potentiale for flere effektiviseringsgevinster? (angiv de tre områder med størst potentiale) (1) Dagtilbudsområdet (2) Skoleområdet (3) Ældreområdet (4) Socialområdet (5) Beskæftigelsesområdet (6) Teknik- og miljøområdet (7) Administration (8) Øvrige områder (beskriv gerne hvilke øvrige områder i nedenstående tekstfelt)
Øvrige områder 3. I hvor høj grad står indhøstning af effektiviseringsgevinster på den aktuelle politiske dagsorden? (1) I høj grad (2) I nogen grad (3) I ringe grad (4) Slet ikke 4. Har kommunalbestyrelsen i forbindelse med budgetprocessen for 2015 været præsenteret for et effektiviseringskatalog eller lignende? (1) Ja (2) Nej 5. Hvordan har kommunen tilvejebragt forslag til effektiviseringer for budget 2015 og frem? (angiv gerne flere svar) (1) Kommunen har opfordret borgerne til at bidrage med forslag til effektiviseringer (2) Kommunen har opfordret medarbejderne til at bidrage med forslag til effektiviseringer (3) De enkelte forvaltninger/afdelinger har bidraget med forslag til effektiviseringer (4) Forslagene er udviklet på centralt niveau og kvalificeret i dialog med de enkelte forvaltninger (5) Effektiviseringer er udmøntet direkte på rammen, så der er ikke udarbejdet konkrete effektiviseringsforslag
(6) Andre tiltag (Beskriv venligst evt. andre tiltag i tekstboksen) Realiserede og forventede effektiviseringsgevinster 6. Hvor meget udgør de samlede effektiviseringsgevinster (angiv skønsmæssigt beløb i 1.000 kr.) Realiserede i 2014 Indarbejdet i budget 2015 Dagtilbudsområdet: Skoleområdet: Ældreområdet: Socialområdet: Beskæftigelsesområdet: Teknik- og miljøområdet: Administration: I andre områder: I alt: Evt. bemærkninger:
7. Hvilke indsatsområder har kommunen fokus på i 2015 med henblik på at opnå effektiviseringsgevinster? Teknik- Beskæftig Dagtilbud Skoleomr Ældreomr og Socialomr Administr elsesomr sområdet ådet ådet miljøområ ådet ation ådet det Øvrige områder Strukturtilpasninger (fx institutionssammenlægninger Omlægning af service (fx øget fokus på rehabilitering) Fælleskommunalt samarbejde Velfærdsteknologi (inkl. ændring af arbejdsgange) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Digitalisering (inkl. dertil knyttede ændringer af (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) arbejdsgange) Øget konkurrenceudsættelse, herunder udlicitering (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Hjemtagning af opgaver (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Bedre og billigere indkøb (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Lavere sygefravær (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Andet (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Angiv op til tre effektiviseringstiltag i budget 2015, der vurderes at have et særligt stort effektiviseringspotentiale ADMINISTRATIVE EFFEKTIVISERINGER Beskriv de væsentligste effektiviseringstiltag, som er gennemført i 2014 eller som skal gennemføres i 2015, med henblik på at reducere kommunens udgifter til administration. Beskriv mindst et tiltag INDKØB
8. På hvilke områder har kommunen budgetteret med besparelser på indkøb i budget 2015? (1) Dagtilbudsområdet (2) Skoleområdet (3) Ældreområdet (4) Teknik- og miljøområdet (5) Socialområdet (6) Beskæftigelsesområdet (7) Administration (8) Øvrige områder (9) Der er ikke budgetteret med besparelser på indkøb 9. Angiv hvor store besparelser der er indregnet i budget 2015 på indkøb på nedenstående områder i 2015? (angiv værdi i 1.000 kr.) Dagtilbudsområdet Skoleområdet Ældreområdet Teknik- og miljøområdet Socialområdet Beskæftigelsesområdet Administration Øvrige områder
10. Hvordan forventer kommunen at realisere indkøbsgevinster i 2015? (sæt gerne flere krydser) (1) Ved i højere grad at indgå centrale aftaler på områder, hvor indkøbene tidligere har været foretaget decentralt (2) Ved at indgå bedre aftaler på de områder, hvor kommunen allerede har aftaler (3) Ved at øge brugen af allerede indgåede aftaler (øge compliance) (4) Ved bedre kontrakt- og leverandørstyring (5) Ved stærkere fokus på totalomkostninger (TCO) (6) Ved ændret gevinstrealiseringsmodel (7) Andet (beskriv venligst i tekstboksen) UDBUD 11. I hvilken grad vurderer du, at kommunen i 2015 vil kunne frigøre økonomi ved de nye regler i serviceloven på fritvalgsområdet, som trådte i kraft pr. 1. januar 2013 (1) Gevinster på op til 2 pct. af de samlededriftsudgifter (2) Gevinster på mellem 2 og 4 pct. af de samlededriftsudgifter (3) Gevinster på mere end 4 pct. af de samlededriftsudgifter (4) Ingen gevinster (5) Ved ikke det er ikke vurderet 12. Har kommunen planer om at anvende de nye regler i serviceloven på fritvalgsområdet til at bringe en eller flere ydelser i hjemmeplejen i udbud i 2015? (1) Ja (2) Nej
(3) Det er der ikke taget stilling til 13. Hvis ja, angiv hvilke ydelser kommunen har planer om at bringe i udbud? (angiv gerne flere svar) (1) Personlig hjælp og pleje (2) Rengøring (3) Indkøb og/eller levering af varer (4) Tøjvask (5) Madservice (6) Drift og vedligeholdelse af velfærdsteknologiske løsninger (7) Andet (beskriv gerne i tekstboksen) (8) Det er der ikke taget stilling til 14. Har kommunen planer om at udbyde ydelser i hjemmeplejen sammen med et eller flere plejecentre? (1) Ja (2) Nej (3) Det er der ikke taget stilling til IT OG DIGITALISERING
15. Inden for hvilke områder har kommunen i 2014 realiseret eller i 2015 budgetteret med effektiviseringsgevinster? (angiv gerne flere svar) (1) Digital post (2) Digitale selvbetjeningsløsninger (3) Kanalstrategi (4) It-systemer (fagsystemer, ESDH-systemer mv.) (5) Call center (herunder også på tværs af kommuner) (6) It-drift (herunder også på tværs af kommuner) (7) Andet (8) Ingen effektiviseringsgevinster 16. Angiv de tre it- og digitaliseringsinitiativer i kommunen, som kommunen forventer vil bidrage med størst økonomisk råderum i 2015: 17. Hvilke områder mener du, at der er størst behov for, at der tages hånd om i en ny fællesoffentlig digitaliseringsstrategi, når den nuværende udløber i 2015? (angiv op til 3 områder) (1) Datadeling (2) Bedre udnyttelse af grunddata (3) Sikkerhed (4) NemId (5) Digital post (6) Borger.dk
(7) Mobil- og bredbåndsdækning i hele landet (8) Brugervenlighed i fællesoffentlige løsninger (9) Videreudvikling af fælles standarder (10) Fælles principper for IT-arkitektur (11) Andet (Hvis andet, beskriv gerne hvilket i nedenstående tekstfelt) Andet 18. I hvilken grad udarbejder I business cases med klare forudsætninger i forbindelse med digitalisering? (1) Altid (2) Næsten altid (3) Ofte (4) Nogle gange (5) Aldrig 19. Har I en klar strategi/plan for at hente gevinsterne hjem i forbindelse med monopolbruddet? (1) Ja, og vi er gået igang med at realisere strategien/planen (2) Ja, vi har en strategi/plan
(3) Nej, men vi er igang med at udvikle en strategi/plan (6) Nej, vi har ikke en strategi/plan og er ikke igang med at udvikle en 20. I hvor høj grad samarbejder I med andre kommuner om at udvikle og drive digitalisering for at sikre gevinster ved digitalisering? (1) Vi indgår i et samarbejde og forventer at øge graden af samarbejde (2) Vi indgår i et samarbejde, og forventer ikke at ændre dette (3) Vi indgår i et samarbejde, men forventer at mindske graden af samarbejde (4) Vi er ved at planlægge et konkret samarbejde (5) Vi sonderer mulighederne for samarbejde (6) Vi hverken har eller overvejer samarbejde om digitalisering 21. Hvad er det vigtigste for at skabe gevinster af digitalisering? (Angiv kun ét svar): (1) Klare og gode business cases (2) Et tydeligt ansvar for at gevinsterne hentes hjem (3) At der følges tæt op på gevinsterne (4) At der arbejdes målrettet med forandring i arbejdsgange og organisering (5) At en klar forståelse for kerneopgaverne er udgangspunktet for digitalisering 22. Angiv i hvilken grad du er enig i, at digitalisering er en væsentlig faktor i skabelse af økonomisk råderum (1) Meget enig (2) Enig (3) Hverken enig eller uenig
(4) Uenig (5) Meget uenig 23. Angiv i hvilken grad du er enig i, at digitalisering er en væsentlig faktor i udvikling og innovation af en kommunes kerneopgaver og service (1) Meget enig (2) Enig (3) Hverken enig eller uenig (4) Uenig (5) Meget uenig Skole-IT 24. Har kommunen i 2014 brugt midler til indkøb af Learning Management Systems (LMS) til at understøtte skolernes arbejde med elevernes læring? (1) Ja (2) Nej Hvis ja, angiv beløb i 1.000 kr.
25. Har kommunen afsat midler i budget 2015 til indkøb af Learning Management Systems til at understøtte skolernes arbejde med elevernes læring? (1) Ja (2) Nej Hvis ja, angiv beløb i 1.000 kr. 26. I hvilken grad forventer kommunen, at investeringerne i digitale læremidler mv. vil bidrage til hhv. øget kvalitet i folkeskolen og øget økonomisk råderum? (1) I høj grad (2) I nogen grad (3) I mindre grad (4) Slet ikke Velfærdsteknologi
27. I hvor høj grad er velfærdsteknologi på den aktuelle politiske dagsorden som et redskab til at indhøste effektiviseringsgevinster? (1) I høj grad (2) I nogen grad (3) I ringe grad (4) Slet ikke 28. Hvilke velfærdsteknologiske løsninger har kommunen taget i brug i 2014, og hvilke løsninger er det planlagt at bruge/tage i brug i 2015 (sæt gerne flere krydser) Er taget i brug i 2014 Er planlagt at bruge i 2015 Robotstøvsugere (1) (2) Smart home teknologi (1) (2) Løfteteknologi (fra 2 til 1 medarbejder) Talegenkendelsesprogramme r (1) (2) (1) (2) Skærmløsninger, herunder bl.a. tablets og digitale (1) (2) beboerskærme Spiserobotter (1) (2) GPS til demente (1) (2) Elektroniske nøglekort (1) (2) Telemedicin (1) (2)
Er taget i brug i 2014 Er planlagt at bruge i 2015 Teletolkning (1) (2) Andre løsninger (beskriv venligst i tekstfeltet) (1) (2) Andre løsninger 29. Hvad gør kommunen for at realisere de fulde gevinster af større velfærdsteknologiprojekter (sæt gerne flere krydser) (1) Der udarbejdes business cases som beslutningsgrundlag for at igangsætte projektet (2) Der følges løbende op på projektets fremdrift og gevinstrealisering, fx med konkrete måltal (3) Gevinsten bliver indarbejdet i budgettet på forhånd (4) Gevinsten høstes først, når der er dokumentation for, at den er realiseret (5) Det enkelte område får lov til at beholde en del af gevinsten (6) Der gives resultatløn for vellykket implementering og gevinstrealisering (7) Der følges op på om arbejdsgange er tilpasset de nye velfærdsteknologiske løsninger
30. Hvordan sikrer I, at fagcheferne har incitament til at høste de fulde effektiviseringsgevinster ved større velfærdsteknologiprojekter på deres eget område? (beskriv) 31. Hvem har ansvaret for implementeringen og realiseringen af gevinster ved store velfærdsteknologiprojekter (sæt gerne flere krydser) (1) Direktionen (2) Den relevante fagdirektør (3) Økonomichefen (4) Den / de relevante fagchef(er) (5) Andre (hvis andet, beskriv venligst i tekstboksen) (6) Ansvaret er ikke placeret EJENDOMSADMINISTRATION 32. Hvordan er kommunens ejendomsadministration generelt organiseret? (sæt kun et kryds) (1) Centralt, dvs. ét sted i kommunen (2) Decentralt, dvs. i de enkelte forvaltninger/på de enkelte områder
33. Er der områder, der i forhold til organisering af ejendomsadministrationen afviger fra det generelle udgangspunkt, jf. foregående spørgsmål, dvs. områder, der har en anden organisering? (sæt gerne flere krydser) (1) Nej, alle områder er organiseret på samme måde (2) Ja, bygningsvedligehold (3) Ja, el/vand/varme (4) Ja, renhold (5) Ja, driftsopgaver (pedeller m.v.) (6) Ja, arealudnyttelse (7) Ja, enkelte fagområder (8) Ja, andet (Hvis andet beskriv venligst i nedenstående tekstfelt.) 34. Hvilke værktøjer har kommunen tager i brug i 2014 og har plangt at bruge/tage i brug i 2015 med henblik på at sikre en effektiv ejendomsadministration? (sæt gerne flere krydser) Er taget i brug i 2014 Er planlagt at bruge i 2015 Konkurrenceudsættelse, udlicitering, OPP mv. Kvalitetsstandarder fx for renhold eller vedligehold Eksterne konsulenter og/eller analyser (1) (2) (1) (2) (1) (2) ESCO-samarbejde for at mindske forbruget af (1) (2) el/vand/varme
Er taget i brug i 2014 Er planlagt at bruge i 2015 Incitamentsmodeller for forbuget af el/vand/varme (1) (2) Huslejemodel (1) (2) Andre værktøjer, fx andre tiltag til arealoptimering. (beskriv venligst i (1) (2) tekstboksen) Andet: 35. Hvis kommunen i 2014 har taget konkurrenceudsættelse, udlicitering, OPP mv. i brug som værktøj til effektivisering af ejendomsadministrationen, på hvilke områder er det da taget i brug? (sæt gerne flere krydser) (1) Kommunen har ikke taget konkurrenceudsætteklse, udlicitering, OPP mv. i brug (2) Bygningsvedligehold (3) El/vand/varme (4) Renhold (5) Driftsopgaver (pedeller m.v.) (6) Arealudnyttelse (7) Andet (hvis andet skriv venligst i tekstfeltet)
36. På hvilke områder anvender i nøgletal som led i arbejdet med ejendomsadministration? (1) Bygningsvedligeholdelse (2) El/vand/varme (3) Renhold (4) Arealudnyttelse (5) Vi anvender ikke nøgletal (6) Andre områder (beskriv gerne hvilke områder i tekstboksen) SYGEFRAVÆR 37. I hvor høj grad er der politisk fokus på nedbringelse af sygefraværet blandt kommunens personale? (1) I høj grad (2) I nogen grad (3) I ringe grad (4) Slet ikke 38. På hvilke områder er der særligt fokus på nedbringelse af sygefraværet blandt personalet? (1) Dagtilbudsområdet (2) Skoleområdet (3) Ældreområdet (4) Socialområdet (5) Beskæftigelsesområdet (6) Teknik- og miljøområdet
(7) Administration (8) Øvrige områder (beskriv gerne hvilke øvrige områder tekstfeltet) 39. Beskriv hvilke initiativer, der er iværksat med henblik på nedbringelse af sygefraværet blandt kommunens personale INDDRAGELSE AF CIVILSAMFUNDET 40. I hvilken grad forventer kommunen, at der er et økonomisk potentiale i at styrke kommunens indsats for at inddrage frivillige i kommunens opgaveløsning? (1) I høj grad (2) I nogen grad (3) I mindre grad (4) Slet ikke
41. På hvilke områder er der taget særlige initiativer for at inddrage frivillige i kommunens opgaveløsning? (1) Sundhedsområdet (2) Skoleområdet (3) Dagtilbudsområdet (4) Ældreområdet (5) Socialområdet (6) Kulturområdet, herunder også biblioteksområdet (8) Miljø- og teknikområdet (9) Boligområdet (10) Der er ikke taget særlige initiativer til at inddrage frivillige i kommunens opgaveløsning (11) Andre områder (angiv hvilket i tekstboksen) 42. Hvilke effekter har inddragelsen af frivillige? (Angiv de tre vigtigste) (1) Der løses opgaver, som ellers ikke ville blive løst (2) Der løses opgaver, som ligger uden for den fagprofessionelle kerneopgave (3) Den frivillige indsats supplerer de opgaver, som de ansatte løser (4) Frigør det ansatte personale til at løse tungere kerneopgaver (5) Øger den brugeroplevede kvalitet (6) Fremmer fællesskaber, hvor borgere hjælper borgere (7) Det er blevet tydeligere for borgerne, at et frivilligt tilbud kan erstatte en kommunal indsats 43. Har kommunen i 2015 budgetteret med en økonomisk gevinst af den frivillige indsats? (1) Ja, der er indregnet en økonomisk gevinst i budgettet for 2015 (2) Nej, evt. gevinster ved en frivillig indsats er ikke indregnet i budget 2015
ANVENDELSE AF LEDELSESINFORMATION 44. I hvor høj grad har i anvendt benchmark til identificering af råderum i budgetlægningsprocessen for 2015 (1) I høj grad (2) I nogen grad (3) I mindre grad (4) Slet ikke 45. Hvilke redskaber anvender kommunen til ledelsesinformation eller benchmarking til at hente effektiviseringer i 2015? (sæt gerne flere krydser) (1) Tværgående lokalt ledelsesinformation (fx Fujitsu KOMLIS, KMD Opus LIS m.m. (2) FLIS (Fælleskommunalt Ledelsesinformationssystem) (3) Kommunale nøgletalsnetværk og -samarbejder (4) Andre (beskriv gerne i tekstboksen) Mange tak for din besvarelse! Tryk venligst afslut når du er færdig for at gemme besvarelsen Du kan printe besvarelsen ved at trykke på dette printerikon