Halsnæs Ny Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 7. december 2015 kl. 18.00 i fælleslokalet i Møllehaven Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligorganisationen... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 3 3.4 Bestyrelsens konstituering... 3 3.5 Bestyrelsens suppleanter... 3 3.6 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab... 4 3.7 Valg af kredsdelegerede til BL... 4 3.8 Valg af webredaktør... 5 3.9 Feriefremleje/Feriebytte... 5 3.10 Personaleforhold Generel orientering... 6 4 Boligorganisationens afdelinger... 6 4.1 Forsikringer... 6 4.2 Driftsbudgetter... 7 4.3 Boligsocial medarbejder... 7 5 Boligorganisationen... 8 5.1 Forretningsføreraftalen... 8 5.2 Flexibel udlejning... 8 5.3 Formandsskabets bemyndigelse... 9 5.4 ipads i bestyrelsen... 9 6 Mødeplanlægning... 9 7 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Trine Feldstedt, formand Mona Jensen Ulla Lundin Kirsten Mortensen Lise-Lotte Larsen Kirsten Madsen Kaia Bergenhagen Jens Tusgaard, Halsnæs kom. Kim Randrup, Domea.dk Povl Povlsen, suppleant Pernille Boldrup, suppleant, afbud Øvrige deltagere: Kundechef Kim Brokmann, Servicecenter Frederikssund Servicekoordinator Britt Vogt, Servicecenter Frederikssund
1 Godkendelse af dagsorden Trine Feldstedt bød velkommen til både nye og gamle medlemmer og der blev taget en præsentationsrunde for alle. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 9. november 2015. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Trine Feldstedt fortalte, at hun har holdt et godt møde med Kundechef Kim Brokmann og servicekoordinator Britt Vogt. Trine Feldstedt skulle hilse fra Ulla Rønnebech og sige tak for den fine kurv, hun fik da hun gik af som formand. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Der er ikke sket så meget siden sidst, da det er kort tid siden sidste møde. Domea 2015 er ved at blive afsluttet. Den nye strategi er i fuld gang og skal godkendes på bestyrelsesmøde i denne uge. It er den helt store ting som der skal satses på nu. Kim Randrup fortalte at Regionerne er blevet opdelt på den nye måde hvor Halsnæs Ny Boligselskab hører til Region Storkøbenhavn. Han fortalte også at han var blevet valgt til formand for denne nye region og at næstformanden er fra Ballerup. Side 2 af 10
Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Der er ikke så meget nyt på fronten her op til jul. Men det er stadig flygtninge emnet der presser sig på. Kim Brokmann spurgte om bestyrelsen er interesseret i at vi hjælper med administration af boliger til flygtninge. Der blev tilkendegivet at man godt må tilbyde vores hjælp. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3.4 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 23. november 2015 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Afgangsår Trine Feldstedt Formand Repræsentantskabet 2017 Mona Jensen Medlem Repræsentantskabet 2016 Ulla Lundin Medlem Repræsentantskabet 2016 Kirsten Mortensen Medlem Repræsentantskabet 2017 Lise-Lotte Larsen Medlem Repræsentantskabet 2017 Kirsten Madsen Medlem Repræsentantskabet 2016 Kaia Bergenhagen Medlem Repræsentantskabet 2016 Jens Tusgaard Medlem Halsnæs kommune Kim Randrup Medlem Domea.dk Povl Povlsen 1. Suppleant Repræsentantskabet 2016 Pernille Boldrup 2. suppleant Repræsentantskabet 2016 Med Domea.dk som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med næstformand. Formanden indstiller Mona Jensen til næstformand. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med næstformand. Mona Jensen stillede op og ingen andre ønskede at stille op som næstformand. Bestyrelsen valgte enstemmigt Mona Jensen til næstformand 3.5 Bestyrelsens suppleanter Side 3 af 10
Det har tidligere været besluttet at suppleanterne skal deltage i bestyrelsesmøderne. På repræsentantskabsmødet blev det besluttet, at bestyrelsen blev 2 medlemmer mindre. Bestyrelsen skal tage stilling til om suppleanterne også i fremtiden skal deltage i bestyrelsesmøderne. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til om suppleanterne skal deltage i bestyrelsesmøderne. Kim Randrup sagde at man måske i år skal huske at tage højde for at 1. suppleanten er tidligere næstformand og at man også i år nu har en formand der lige er trådt af og derfor måske mangler noget viden. Flere andre gav til kende at de syntes at det er god viden og godt hvis det skulle blive nødvendigt at vedkommende senere skal træde ind i bestyrelsen. Bestyrelsen besluttede at suppleanterne deltager i møderne. 3.6 Valg af medlemmer til Domea.dks repræsentantskab Til Domea.dks repræsentantskab kan boligorganisationerne vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog højst 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En repræsentant fra boligorganisationen kan have fuldmagt til at råde over alle boligorganisationens stemmer i Domea.dks repræsentantskab. Jeres boligorganisation kan vælge op til 3 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Trine Feldstedt, Mona Jensen og Povl Povlsen meldte sig til at stille op. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 3 repræsentanter af sin midte for 1 år. Trine Feldstedt, Mona Jensen og Povl Povlsen blev valgt til medlemmer af Domea.dk s repræsentantskab. 3.7 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Jeres boligorganisation kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Trine Feldstedt og Mona Jensen meldte sig til at stille op. Side 4 af 10
Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Trine Feldstedt og Mona Jensen blev valgt til kredsdelegerede. 3.8 Valg af webredaktør Administrationen anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligorganisationens hjemmeside på www.domea.dk. De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til servicekoordinatoren/den koordinerende sekretær på servicecentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden jeres eget præg. Povl Povlsen har tidligere været webredaktør og blev spurgt om han ønskede at forsætte og dette sagde han ja til. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Povl Povlsen blev valgt og forsætter som webredaktør. 3.9 Feriefremleje/Feriebytte Boligorganisationen kan beslutte, at beboerne skal have mulighed for at feriefremleje eller feriebytte deres bolig. Beboerne må bytte eller fremleje boligen som feriebolig i indtil 6 uger pr. kalenderår. Dele af en uge tæller som en hel uge. Hvis der er tale om et feriebyt, må der ikke opkræves leje. Feriefremlejes boligen, så må lejen højst udgøre en forholdsmæssig del af den månedlige leje. Fremlejes der fx en uge, må der højest opkræves 7/31 dele af huslejen. Familien der byttes med eller fremlejes til, må højst være på et antal personer svarende til antallet af beboelsesrum i boligen. Lejeren er selv ansvarlig for de mennesker der bor midlertidigt i boligen. Det betyder fx, at de er ansvarlige for, at husorden og andre regler der gælder for ejendommen overholdes. Lejeren er også ansvarlig for eventuel mislighold/hærværk på det lejede og Side 5 af 10
ejendommen. Det anbefales, at lejeren spørger sit forsikringsselskab, om det dækker skader i boligen påført at lejer/bytterne. Lejere der ønsker, at benytte sig af muligheden for feriefremleje/feriebyt skal udfylde og indsende en blanket til servicecenteret, så administrationen ved, hvem der bor i lejemålet i den pågældende periode. Hvis bestyrelsen beslutter, at ordningen skal gælde I jeres boligorganisation, så vil beboerne blive informeret herom på afdelingernes hjemmesider. Jens Tusgaard sagde, at han ser 2 ting i det. Domea.dk skal have noget honorar for det, men især det, at hvis fremlejer har ødelagt en masse og så er det godt nok lejer med lejekontrakten der hæfter. Men hvis de ikke kan betale så er det jo afdelingen og selskabet der får regningen. Kim Randrup henviste til de sidste linjer omkring bytte mht. forsikringsselskaber osv., at man også husker at tage højde for det. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. Bestyrelsen besluttede ikke at feriefremleje og bytte skal være en mulighed for boligorganisationens beboere. 3.10 Personaleforhold Generel orientering Martin Braat fra synsteamet starter som grøn mand i Halsnæs pr. 01-12-2015. John Pedersen, servicekoordinator har fået job i Servicecenter Jægerspris fra 01-11-2015. Kim Sørensen er langtidssygemeldt igen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Forsikringer Kim Brokmann orienterede om hvilke forsikringer der generelt er her i selskabet. Der er kumme- og glasforsikring og så er der den lovpligtige mandskabsforsikring og Bygningsforsikring. Der afventes en opgørelse fra Willis på hvor meget det bliver brugt og om det kan betale sig at have glas- og kummeforsikringen. Jens Tusgaard oplyste at det var ham der har bedt om at få punktet på ud fra en sag der har været i Hillerød hvor nogle beboere pludselig stod uden tag over hovedet. Han ønskede derfor at høre hvilke forsikringer der er tegnet for Halsnæs Ny Boligselskab. Jens Tusgaard mente ikke at beboeres egen indboforsikring dækker genhusning. Side 6 af 10
Kim Brokmann oplyste at det er beboernes egen indboforsikring som skal dække genhusning. Dette naturligvis under forudsætning af, at der er indbo der er ødelagt. I forbindelse med genhusning er der tegnet en dobbeltforsikring som betyder at genhusning dækkes af Bygningsforsikringen såfremt lejer ikke har en indboforsikring. Men det er kun genhusning. Og derfor anbefales det forsat at beboerne har en indboforsikring. Ovennævnte forudsætter naturligvis at der er tale om en forsikringsberettiget skade. Ellers skal omkostningen dækkes af afdelingen med mindre der er tale om mislighold, som dækkes af lejer. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4.2 Driftsbudgetter Kim Brokmann fortalte at afd. 2505 Tømmerpladsvej endnu ikke er på plads og det endelige for alle afdelinger derfor ikke er taget med. Generelt har der været meget små eller næsten ingen stigninger i de forskellige afdelinger. Der forventes afholdt afdelingsmøde i uge 3. Det formodes ikke at der bliver valgt en bestyrelse og organisationsbestyrelsen skal derfor på næste møde godkende budgettet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4.3 Boligsocial medarbejder Der blev på sidste møde godkendt et budget med penge til en boligsocial medarbejder. Skal der nedsættes et udvalg til drøftelse af eventuelle ønsker/opgaver til en sådan boligsocial medarbejder. Kim Brokmann nævnte at flygtninge er et stort emne lige pt. og at Sofie Damgaard Pedersen i Frederikssund har gjort et rigtigt godt arbejde netop på dette område. Kim Randrup tilføjede at Sofie Damgaard Pedersen har lavet meget spændende arbejde ud over flygtninge, som eks. ældremotion, fodboldturnering med utilpassede unge og lignende ting. Her ud over varetager den boligsociale medarbejder også Servicecenter Frederikssunds hjemmeside hvor begge selskaber i servicecenteret er repræsenteret og det samme på Facebook. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og evt. nedsætter et udvalg. Bestyrelsen vedtog, at ordningen med en boligsocial medarbejder, startes op når Ida Holgersen er tilbage fra barsel i feb./marts 2016. Dette er før Side 7 af 10
det nye budget og det må derfor forventes at give et underskud i indeværende regnskab. Der vil blive tale om en ansættelse fra februar 2016 til 30. september 2016. Den boligsociale medarbejder, skal evalueres inden udløb af perioden. De to boligsociale medarbejdere der er tilknyttet Servicecenter Frederikssund vil tidsregistrere sig i selskaberne og afdelingerne, men aflønning sker hver for sig i de 2 selskaber. 5 Boligorganisationen 5.1 Forretningsføreraftalen Vedlagt forretningsføreraftalen til gennemlæsning, debat og evt. underskrivelse på mødet. Aftalen er med ikrafttrædelse pr. 01-01-2016. Kim Brokmann gennemgik Forretningsføreraftalen. Bestyrelsen snakkede om at man godt kunne tænke sig at få et år mere til at nå sammenlægningerne, da man er godt i gang med at snakke om det, men at man ikke kan nå det inden årsskiftet nu. Bestyrelsen besluttede at, administrationsbidrag mht. honorarfordeling opkræves med solidarisk men ekskl. tilvalg. Det indstilles at bestyrelsen tager beslutning om godkendelse af aftalen. Bestyrelsen besluttede, at administrationsbidraget mht. honorarfordeling opkræves solidarisk men ekskl. tilvalg. Bestyrelsen besluttede at man vil have et år mere til at nå sammenlægningerne, da man er godt i gang allerede. Opsigelsesperioden bør kunne opsiges til 30.09.2018, men det er de andre punkter der er de vigtigste. Det er efter mødet aftalt med Domea.dk at fristen for opsigelse ændres og sammenlægninger i 2016 også vil være uden honorar. Aftalen med disse rettelser er sendt rundt til underskrift, således at det er på plads inden 31. december 2015. 5.2 Flexibel udlejning Drøftelse af, om der ønskes indførelse af flexibel udlejning i familieboligerne. Evt. nedsættelse af et udvalg der kan undersøge det nærmere. Der blev drøftet fordele og ulemper ved flexibel udlejning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og evt. nedsætter et udvalg. Bestyrelsen vedtog at man ikke ønsker at lave flexibel udlejning. Side 8 af 10
5.3 Formandsskabets bemyndigelse Kim Randrup fortalte hvordan det fungerer i Boligselskabet Rosenvænget og at der ikke er beløbsgrænse på men det er efter almindelig sund fornuft. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger formandsskabet til at træffe mindre økonomiske beslutninger. Bestyrelsen besluttede at bemyndige formandsskabet til at træffe mindre økonomiske beslutninger efter almindelig sund fornuft. 5.4 ipads i bestyrelsen Beslutning om afskrivningsperioden for en ipad. Jens Tusgaard foreslog at man afskriver over 2 år, da it hurtigt bliver nedskrevet og at det at overtage en ipad efter en anden er noget rod. Det indstilles, at bestyrelsen vedtager at afskrive en ipad over max. 3 år. Bestyrelsen besluttede at man fremover vil afskrive en ipad over 2 år. 6 Mødeplanlægning Der er ikke planlagt flere møder og arrangementer, og der skal derfor aftales møderække for kalenderåret 2016. Vi har lavet et oplæg med datoer/ uger for afholdelse af møderne og beder jer kigge dem igennem. Mandag 01-02-16 (uge 5) Organisationsbestyrelsesmøde Mandag 09-05-16 (uge 19) Organisationsbestyrelsesmøde Fredag/lørdag 20/21-05-16 (uge 20) Landskonference Torsdag/lørdag 18/20-08-16 (uge 33) Evt./mulighed for studietur Mandag 29-08-16 (uge 35) Organisationsbestyrelsesmøde Fredag/lørdag 16/17-09-16 (uge 37) Seminar omkring sammenlægninger Mandag 07-11-16 (uge 45) Organisationsbestyrelsesmøde Det indstilles, at bestyrelsen beslutter møderækken for 2016, samt mødelokale. Seminar flyttes til fredag/lørdag 10/11-06-2016. Det vedtages at formanden og 2 andre fra hver afdeling skal inviteres til seminar omkring sammenlægninger. Det blev vedtaget at møderne bliver holdt i Møllehaven til de fremtidige møder og at møderne startes kl. 17.00. 7 Eventuelt Side 9 af 10
Mona Jensen, Povl Povlsen, Kaia Bergenhagen, Kirsten Mortensen, Lise- Lotte Larsen og Trine Feldstedt vil gerne deltage i Bl s weekend konference. Trine Feldstedt sender en mail rundt til alle afdelingsbestyrelser og skriver at de skal tilmelde sig til servicekoordinator Britt Vogt senest den 9/1-16 og så vil Britt Vogt tilmelde hos BL. Formanden takkede for god ro og orden og mødet blev hævet. Referent: Britt Vogt, den 15-12-2015 Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Trine Feldstedt Side 10 af 10