ERHVERVSANKENÆVNET Langelinie Allé 17 * Postboks 2000 * 2100 København Ø * Tlf *

ERHVERVSANKENÆVNET Langelinie Allé 17 * Postboks 2000 * 2100 København Ø * Tlf. 35 29 10 93 * ean@erst.dk www.erhvervsankenaevnet.dk Kendelse af 15. januar 2016 (J.nr. 2015-4228). Afslag på anmodning om at kunne fremsende årsrapport som pdf-fil i stedet for på den ved bekendtgørelse fastlagte fremgangsmåde. Årsregnskabslovens 155, stk. 1 og Indsendelsesbekendtgørelsen (nr. 837 af 14. august 2012) og Bekendtgørelse nr. 1057 af 8. september 2015. (Arne Nabe Poulsen, Carsten Møllekilde og Jan Uffe Rasmussen) Ved e-mail af 9. april 2015 har økonomidirektør A på vegne af K1 ApS, K2 A/S [Holding], K3 A/S samt K4 A/S klaget over, at Erhvervsstyrelsen ved skrivelse af 12. marts 2015 har afslået at imødekomme en anmodning om opretholdelse af muligheden for aflevering af koncernens årsrapporter i pdf-format. Klagen har været tillagt opsættende virkning under ankenævnets behandling af sagen. Sagens omstændigheder: I en over sagen af Erhvervsankenævnet i anledning af klagen indhentet redegørelse af 18. maj 2015 har Erhvervsstyrelsen om sagens faktiske omstændigheder udtalt blandt andet: Sagens faktiske omstændigheder Styrelsen modtog den 22. januar 2015 henvendelse fra klager vedrørende klage over væsentlige ekstra omkostninger, der pålægges dennes koncern for at kunne aflevere årsrapporter for 2014 til styrelsen. Klager oplyser, at styrelsen har bekræftet, at årsrapporterne for 2014 for koncernen skal afleveres i XBRL-format, og det ikke er muligt at benytte styrelsens indtastningsløsning. Klager oplyser endvidere, at koncernen ikke har mulighed for at aflevere årsrapporter i XBRL-format uden assistance fra ekstern part, og omkostningen til digital konvertering og indberetning vil andrage op til 100.000 kroner til revisor og tredje part (XBRL konverteringsselskab). Styrelsen svarer klager af 9. februar 2015, at selskaber, der aflægger årsrapport efter IFRS, skal indberette årsrapport i digital-format for årsrapporter, der slutter efter den 31. december 2013. Og selskaber, der aflægger årsrap-

- 2 - port efter IFRS, skal anvende REGNSKAB SPECIAL, hvor det kræves, at selskab, revisor eller tredje part danner årsrapporten i PDF-format og XBRL-format lokalt, som derefter indberettes til styrelsen. Klager svarer styrelsen også af 9. februar 2015, og oplyser, at de væsentlige ekstra omkostninger ene og alene kan henføres til, at styrelsen ikke stiller en indtastningsløsning til rådighed, men tvinger koncernen ud i en afleveringsproces, som koncernen ikke har fysisk og teknisk mulighed for at kunne håndtere. Klager spørger endvidere om, hvorfor der ikke stilles en indtastningsløsning til rådighed eller gives mulighed for indsendelse af årsrapporterne som PDF-filer, indtil der er udviklet en indtastningsløsning, der kan benyttes af virksomheder, der aflægger årsrapport efter IFRS. Styrelsen svarer klager af 12. marts 2015 I Erhvervsstyrelsens afgørelse (e-mail) af 12. marts 2015 hedder det: Erhvervsstyrelsen anser din klage som en anmodning om fritagelse for digital indberetning, idet I ønsker alene at indsende årsrapport i PDF-fil, indtil der stilles en indtastningsløsning til rådighed. Virksomheder omfattet af regnskabsklasse C og D med større og mere komplekse regnskaber skal som udgangspunkt anvende Regnskab Special, jf. indsendelsesbekendtgørelsens 12 og 13. Regnskab Special er et specialværktøj, som giver virksomheden større mulighed for egen opstilling af regnskab, andre specifikke benævnelser af regnskabsposter i PDF-filen, og IFRS-aflæggere har mulighed for at udvide med egne regnskabsposter. I Regnskab Special består digital indberetning af årsrapport af én PDF-fil og én XBRL-fil, jf. indsendelsesbekendtgørelsens 14, stk. 2. XBRL er et særligt digital-format, som er læsbart af computere, og PDFformat er en digital scanning, som kan læses af mennesker. Erhvervsstyrelsen kan ikke efter årsregnskabsloven fritage fra kravet om digital indberetning af årsrapport i XBRLformat for virksomheder omfattet af regnskabsklasse C og D på baggrund af, at der ikke stilles en indtastningsløsning til rådighed. Virksomheder som udarbejder årsrapport efter årsregnskabsloven og er omfattet af regnskabsklasse C, kan dog anvende Regnskab Basis, hvis Regnskab Basis indeholder de elementer, som virksomheden har behov for ved digital indberetning af årsrapport, jf. indsendelsesbekendtgørelsens 12. Regnskab Basis er en standard indtastningsløsning med begrænset valgmuligheder af opstilling af regnskab, regnskabsposter og noter mv., som er målrettet små og mindre komplekse regnskaber. Regnskab Basis har desu-

- 3 - den et fast layout, som virksomheden ikke har indflydelse på. Det er således ikke muligt at tilføje billeder, ændre skrifttype mv. Erhvervsstyrelsen har registreret, at årsrapporterne for 2013 for de pågældende fire nævnte virksomheder er udarbejdet efter IFRS, selvom virksomhederne størrelsesmæssigt tilhører regnskabsklasse C. Det betyder, at I frivilligt har valgt at udarbejde årsrapport efter IFRS, som er et mere kompliceret regnskabsregelsæt, og som ikke vil kunne indberettes ved brug af Regnskab Basis. Det skal nævnes, at hvis I vælger at udarbejde årsrapport efter årsregnskabsloven, har I som C-virksomhed mulighed for at anvende Regnskab Basis, jf. ovenstående. Derved vil I kunne reducere udgiften til indberetning markant. Blandt andet for internationalt orienterede virksomheder kan der dog være gode grunde til at vælge at aflægge regnskab efter IFRS. I så fald kan man ikke undgå udgifter til digital konvertering og indberetning af regnskaberne. Det er dog Erhvervsstyrelsens indtryk, at udgiften typisk falder efter det første år. Erhvervsstyrelsen er endvidere bekendt med, at der er forskellige metoder til digital indberetning af årsrapport. Nogle virksomheder får deres revisor til at konvertere årsrapporten i XBRL-format, og andre virksomheder får assistance fra et eksternt bureau, som kan håndtere XBRL-konvertering. I jeres tilfælde bruger I både revisor og et eksternt bureau, og det vil typisk forøge den samlede udgift. Det er ligeledes styrelsens indtryk, at prisen varierer, når det gælder konvertering og indberetning af årsrapport i digital-format. Erhvervsstyrelsen anbefaler derfor, at virksomheden undersøger markedet, med henblik på at finde eller forhandle sig frem til den konverteringsløsning, der er forbundet med lavest mulig udgifter. Styrelsen kan desværre ikke som offentlig myndighed påtage sig at anbefale bestemte løsninger i markedet fremfor andre. I klageskrivelsen (e- mail) af 9. april 2015 har økonomidirektør A på vegne de klagende selskaber anført: Vi har ikke ved valg af aflæggelse af årsrapporter jf. IFRS kunnet forvente, at vi ville blive pålagt omkostninger i det niveau, som beskrevet nedenfor blot for at kunne aflevere vores årsrapporter. Aflæggelse af årsrapporten efter IFRS har gennem flere år været fuldt tilladt. Vores klage skal derfor ses i det principielle forskelsbehandling, der viser sig at være konsekvensen af et lovligt tilvalg foretaget for flere år siden, nu efterfølgende viser sig at stille vores selskaber i en situation, hvor vi forskelsbehandles i forhold til andre regnskabsaflæggere i regnskabsklasse C.

- 4 - Formålet med vores klage er således en anmodning om opretholdelse af muligheden for at aflevere koncernens årsrapporter i pdf-format som hidtil indtil Erhvervsstyrelsen stiller en indberetningsmulighed til rådighed, som ikke kræver investering i speciel software eller involvering af eksterne leverandører. I anledning af klagen har Erhvervsstyrelsen i førnævnte redegørelse af 18. maj 2015 om sagens retlige omstændigheder udtalt: Sagens retlige omstændigheder Efter årsregnskabslovens 138, stk. 1, skal en virksomheds årsrapport indsendes til styrelsen, så den er modtaget i styrelsen uden ugrundet ophold efter godkendelsen. Og senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning for virksomheder omfattet af regnskabsklasse B og C, og 4 måneder for virksomheder omfattet af regnskabsklasse D. Styrelsen eller anden myndighed kan ikke dispensere herfra. Af årsregnskabslovens 155, stk. 1 fremgår, at styrelsen fastsætter regler om elektronisk indsendelse af bl.a. årsrapporter, herunder at indsendelsen skal ske i en af styrelsen fastsat struktureret form. Dette er nærmere reguleret i indsendelsesbekendtgørelsen [Bek. nr. 837 af 14/08/2012 Bekendtgørelse om indsendelse til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed]. Det følger af indsendelsesbekendtgørelsens 19, at virksomheder omfattet af regnskabsklasse B og C, som udarbejder årsrapport efter IFRS, er undtaget fra kravet om digital indberetning af årsrapport, indtil det bliver obligatorisk for virksomheder omfattet af regnskabsklasse D at indberette årsrapporten digitalt. Det fremgår af indsendelsesbekendtgørelsens 9, stk. 1, at virksomheder omfattet af regnskabsklasse D skal indberette årsrapporten digitalt for årsrapporter med balancedato efter den 31. december 2013. Af indsendelsesbekendtgørelsens 9, stk. 9, fremgår endvidere, at årsrapporter ikke kan indsendes eller indberettes på andre måder end de måder, som er fastsat i indsendelsesbekendtgørelsen. Det følger af indsendelsesbekendtgørelsens 10, stk. 1, at virksomhederne ved digital indberetning skal anvende REGNSKAB BASIS eller REGN- SKAB SPECIAL. Det fremgår af indsendelsesbekendtgørelsens 12 og 13, at virksomheder, der aflægger årsrapport efter regnskabsklasse C og D, skal som udgangspunkt anvende REGNSKAB SPECIAL. Det følger af indsendelsesbekendtgørelsens 14, stk. 2, at indberetning af årsrapport i REGNSKAB SPECIAL består af én XBRL-fil og én PDF-fil.

- 5 - Af indsendelsesbekendtgørelsens 12 fremgår endvidere, at det er muligt for selskaber omfattet af regnskabsklasse C, der aflægger årsrapport efter årsregnskabsloven, at anvende styrelsens indtastningsløsning REGNSKAB BASIS, hvis REGNSKAB BASIS indeholder de elementer for regnskabsklasse C, som den pågældende virksomhed har behov for ved digital indberetning af årsrapport. Efter indsendelsesbekendtgørelsens 18, stk. 1, skal en virksomhed, der aflægger årsrapport efter IFRS, og årsrapporten indeholder en specifik regnskabspost, der ikke findes i REGNSKAB SPECIAL, indberette regnskabsposten i REGNSKAB SPECIAL under en regnskabspost med en bredere benævnelse, der dækker den pågældende regnskabspost, og foretage specifikationen i noterne. Det fremgår endvidere af indsendelsesbekendtgørelsens 18, stk. 2, at hvis REGNSKAB SPECIAL ikke indeholder pågældende regnskabspost, jf. indsendelsesbekendtgørelsens 18, stk. 1, og virksomheden har et særligt behov efter IFRS som følge af virksomhedens særlige karakter, skal virksomheden tilføje regnskabsposten, som en udvidelse til den digitale indberetningsløsning. Styrelsen skal ydermere oplyse, at udkast til en ny indsendelsesbekendtgørelse i øjeblikket er i høring. Dette udkast indeholder forslag om tilføjelse af bestemmelse om dispensationsmulighed for IFRS-aflæggere. Her tænkes på dispensation i tilfælde af årsrapporter med meget atypiske regnskabsopstillinger, som vil kræve helt særlige tekniske udvidelser, som ligger udover normale udvidelser for almindelige regnskabsposter. Dispensationsmuligheden vurderes ikke at være relevant i dette tilfælde. Forventet ikrafttrædelse er den 15. september 2015. Styrelsens udtalelse Styrelsen fastholder afgørelsen af, at årsrapporterne for 2014 for koncernen skal indberettes digitalt, jf. indsendelsesbekendtgørelsens 9, stk. 1 og 19. Klager har over for ankenævnet af brev af 9. april 2015 oplyst, at koncernen forskelsbehandles i forhold til andre regnskabsaflæggere i regnskabsklasse C, da de lovligt tilvælger at aflægge årsrapport efter IFRS. Virksomheder, som ikke er forpligtet til at anvende IFRS, kan frivilligt vælge at aflægge årsrapport efter IFRS, jf. årsregnskabslovens 137, stk. 1. Fx kan virksomheder i regnskabsklasse C frivilligt vælge at aflægge årsrapport efter IFRS. For alle virksomheder, der aflægger årsrapport efter IFRS, er det muligt at indberette årsrapporten i digital-format, og det gælder for alle virksomheder, der aflægger årsrapport efter IFRS, at årsrapporten skal indberettes digitalt. Kravet om digital indberetning af årsrapporten har været kendt siden vedtagelsen af loven i april 2011. Herudover har den konkrete skæringsdato for

- 6 - overgangen til digital indberetning for IFRS-aflæggere været meldt ud i god tid i indsendelsesbekendtgørelsen nr. 837 af 15. august 2012. For virksomheder i regnskabsklasse B og C, der aflægger årsrapport efter IFRS, er skæringsdatoen for overgangen til digital indberetning af årsrapporten den samme som for virksomheder, der tilhører regnskabsklasse D. Det vil sige, at koncernen første gang skal indberette årsrapport digitalt for regnskabsåret 2014, selvom koncernen størrelsesmæssigt tilhører regnskabsklasse C. Virksomheder i regnskabsklasse C omfattes af kravet om digital indberetning af årsrapporter for 2013, hvis de aflægger årsrapport efter årsregnskabsloven, jf. indsendelsesbekendtgørelsens 19. Styrelsen skal bemærke, at der ved udformning af styrelsens indberetningsløsninger er lagt særlig vægt på at give små virksomheder med enklere regnskabsforhold mulighed for selv at indberette årsrapporten digitalt. For de små virksomheder er det også muligt at fravælge revision [Årsregnskabslovens 135], hvorfor man ikke kan forvente, at revisor her kan assistere med digital konvertering og indberetning. Styrelsen har udviklet REGNSKAB BASIS, som er en standard indtastningsløsning med begrænsede valgmuligheder for opstilling af regnskab, regnskabsposter og noter mv., som er målrettet små og mindre komplekse regnskaber i regnskabsklasse B. REGNSKAB BASIS har desuden et fast layout, som virksomheden ikke har indflydelse på. Det er således ikke muligt at tilføje grafer, billeder og ændre skrifttype mv. For de større virksomheder primært i regnskabsklasse C og D har styrelsen udviklet REGNSKAB SPECIAL, der giver mere fleksibilitet i forbindelse med indberetningen. Der er således mulighed for at benytte andre og mere specifikke benævnelser af regnskabsposter i PDF-filen, og IFRS-aflæggere har mulighed for at udvide med egne regnskabsposter. For større virksomheder og virksomheder med mere komplicerede regnskabsforhold er det dog ofte nødvendigt at afholde udgifter til ekstern bistand til digital konvertering og indberetning. Dette skyldes, at en standardiseret indberetningsløsning, som REGNSKAB BASIS, i disse tilfælde ikke er tilstrækkelig. I klagers tilfælde anvendes både revisor og ekstern bureau til digital konvertering og indberetning, hvilket typisk vil forøge den samlede omkostning. Det er styrelsens indtryk, at der findes forskellige metoder til digital konvertering og indberetning på markedet, og nogle virksomheder får alene deres revisor til at konvertere årsrapporten i XBRL-format. Styrelsen vil anbefale, at klager undersøger markedet for at finde eller forhandle sig frem til den konverteringsløsning, der er forbundet med den laveste omkostning. Det er endvidere styrelsens opfattelse, at udgiften til digital indberetning typisk vil falde efter første år.

- 7 - Det skal nævnes, at hvis koncernen vælger at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven, så har koncernen som C-virksomheder mulighed for at anvende REGNSKAB BASIS, jf. indsendelsesbekendtgørelsens 12. Derved vil koncernen kunne reducere omkostningen til digital konvertering og indberetning markant. Styrelsen skal afslutningsvist bemærke, at styrelsen ikke har hjemmel til at fritage koncernen for digital indberetning af årsrapporter, der aflægges efter IFRS. Styrelsen finder således ikke grundlag for at tillade klagers anmodning om at indsende koncernens årsrapporter i PDF-format, indtil styrelsen stiller en indberetningsmulighed til rådighed, som ikke kræver investering i speciel software eller involvering af ekstern leverandør. Ved e-mail af 20. maj 2015 har økonomidirektør A heroverfor bemærket: jeg fastholder min klage samt mine fremførte synspunkter, da Erhvervsstyrelsens udtalelse ikke ændrer noget i relation til de principielle årsager der lå til grund for vores oprindelige klage, nemlig at vi pålægges meget væsentlige omkostninger, som følge af en manglende indberetningsløsning til brug for elektronisk indsendelse af vores årsrapporter for 2014. Vi har således ikke ved valg af aflæggelse af årsrapporter jf. IFRS kunnet forvente, at vi ville blive pålagt omkostninger i det niveau, som beskrevet nedenfor blot for at kunne aflevere vores årsrapporter, og da aflevering af vores årsrapporter tidligere har kunnet gennemføres simpelt og enkelt uden at dette var forbundet med omkostninger. Herudover belastes vores koncern yderligere af, at vi har 4 IFRS-årsrapporter, der skal indberettes digitalt, og da de eksterne dataleverandører, der kan udføre det elektroniske del af konverteringen ikke har den nødvendige IFRS-regnskabsforståelse samt ekspertise, er vi derfor nødsaget til at have vores revisor med i processen for at kvalitetssikre denne i relation til Erhvervsstyrelsens krav. Aflæggelse af årsrapporten efter IFRS har gennem flere år været fuldt tilladt. Vores klage skal derfor som allerede nævnt ses i den principielle forskelsbehandling, der viser sig at være konsekvensen af et lovligt tilvalg foretaget for flere år siden, nu efterfølgende viser sig at stille vores selskaber i en situation, hvor vi forskelsbehandles i forhold til andre regnskabsaflæggere i regnskabsklasse C. En forskelsbehandling der altså alene udspringer af valg af tilladt regnskabspraksis! Formålet med vores klage er således fortsat en anmodning om opretholdelse af muligheden for at aflevere koncernens årsrapporter i pdf-format som hidtil indtil Erhvervsstyrelsen stiller en indberetningsmulighed til rådighed, som ikke kræver investering i speciel software eller involvering af eksterne leverandører.

- 8 - Erhvervsstyrelsen udtalte den 16. december 2015 i en af Erhvervsankenævnet indhentet udtalelse følgende: Ankenævnssag, A mod Erhvervsstyrelsen Erhvervsstyrelsen (herefter styrelsen) har modtaget Erhvervsankenævnets email af 4. december 2015, hvori ankenævnet anmoder om en redegørelse for hvorvidt styrelsens vurdering af, at dispensationsmulighed vurderes ikke at være relevant i dette tilfælde i styrelsens redegørelse af 18. maj 2015, stadig er gældende efter den nye indsendelsesbekendtgørelse. For bekendtgørelse nr. 1032 om indberetning til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed af 8. september 2015 for 23, stk. 2 2. pkt., står det, at Erhvervsstyrelsen efter ansøgning kan fritage en virksomhed for indberetning af årsrapport, hvis virksomhedens behov for udvidelse af taksonomien vil være forbundet med tekniske vanskeligheder af en sådan art, at dette vil meget byrdefuldt for virksomheden. Som det fremgår af styrelsens redegørelse af 18. maj 2015, side 4 4. afsnit, er det forsat tanken, at der kan gives dispensation til tilfælde af årsrapporter med meget atypiske regnskabsopstillinger, som vil kræve helt særlige tekniske udvidelser, der ligger udover normale udvidelser for almindelige regnskabsposter. Det er fortsat styrelsens vurdering, at dispensationsmulighed ikke er relevant i dette tilfælde, hvor der ikke vurderes at være tale om, at virksomhedens behov for udvidelse af taksonomien vil være forbundet med tekniske vanskeligheder af en sådan art, at dette vil være meget byrdefuldt for virksomheden. Ankenævnet udtaler: Erhvervsstyrelsen har med hjemmel i årsregnskabslovens 155, stk. 1, fastsat nærmere regler for indsendelse af årsrapporter til styrelsen i bekendtgørelse nr. 837 af 14. august 2012 (indsendelsesbekendtgørelsen). Bekendtgørelse nr. 1057 af 8. september 2015 om indberetning til og offentliggørelse af årsrapporter m.v. i Erhvervsstyrelsen samt kommunikation i forbindelse hermed - efter dennes 35, stk. 1 - har virkning for regnskabsdokumenter, der indberettes den 15. september 2015 eller senere og Erhvervsstyrelsen har i øvrigt oplyst, at dispensationsadgangen efter bekendtgørelsen som efter det udkast, der var sendt i høring på tidspunkt for Styrelsens afgørelse i øvrigt ikke vurderes at være relevant i de omhandlede tilfælde.

- 9 - Det følger af bekendtgørelse nr. 837 af 14. august 2012 19, stk. 1 og 2, sammenholdt med 9, stk. 1, nr. 1-3, at virksomheder omfattet af regnskabsklasse B og C, som udarbejder årsrapporter efter IFRS, skal indberette årsrapport digitalt for årsrapporter med balancedato efter 31. december 2013. Af bekendtgørelsens 9, stk. 8, fremgår videre, at årsrapporter ikke kan indsendes eller indberettes til Erhvervsstyrelsen på andre måder end de måder, som er fastsat i bekendtgørelsen. K1 ApS, K2 A/S, K3 A/S samt K4 A/S, som har valgt at aflægge regnskab efter IFRS, skal for 2014 således indberette selskabernes årsrapporter og koncernregnskaber digitalt i overensstemmelse med de i bekendtgørelsens 10-14 fastsatte bestemmelser. Erhvervsstyrelsen har nærmere redegjort for, hvorfor man ikke finder, at der er vægtede grunde til at dispensere fra den daværende indsendelsesbekendtgørelse og Erhvervsankenævnet finder ikke grundlag for at tilsidesætte dette skøn Ankenævnet tiltræder således, at Erhvervsstyrelsen har afslået at imødekomme anmodningen om indsendelse af koncernens årsrapporter i pdf-format. Ankenævnet stadfæster derfor Erhvervsstyrelsens afgørelse af 12. marts 2015.