Vejledning om samarbejde med frivillige 1) Klare rammer for samarbejdet med frivillige i Specialsektoren I Specialsektoren ønsker vi at skabe et trygt og godt samarbejde mellem frivillige, medarbejdere og de borgere, der anvender tilbuddene. Derfor har vi til tilbuddene udarbejdet denne vejledning, der giver en række konkrete anvisninger og anbefalinger til samarbejdet og dermed skaber de bedste forudsætninger for at bidrage til, at samarbejdet bliver godt og trygt for alle parter. Vejledningen knytter sig til den politisk vedtagne frivillighedspolitik, og dens visioner og grundprincipper for samarbejdet med frivillige. Til de frivillige er der udarbejdet en pjece med information om det at være frivillig i Specialsektoren. Frivillighedspolitikken, vejledningen og pjecen kan findes på Specialsektorens hjemmeside på: www.rn.dk/specialsektoren 2) Hvorfor samarbejder vi med frivillige? I Specialsektoren arbejder vi for, at borgerne, der benytter vores tilbud bliver bedre til at mestre deres tilværelse og for at de har en god og meningsfuld tilværelse. I den sammenhæng er det vigtigt, at borgerne oplever inklusion og medborgerskab i det omkringliggende samfund. Alle mennesker ønsker at være noget for andre, og alle har noget at bidrage med. Derfor skal borgere med særlige behov for hjælp og støtte på samme vis som alle andre have mulighed for at indgå i fællesskaber med andre mennesker. I Specialsektoren tror vi på, at samarbejde med frivillige i lokalområdet er den indgangsvinkel, der som supplement til det inklusionsarbejde, der allerede finder sted på tilbuddene, gør det muligt at realisere denne vision. Et godt samarbejde med frivillige kan bidrage til, at borgerne, der benytter vores tilbud får nyt indhold i hverdagen og et mere aktivt medborgerskab med flere sociale relationer. For tilbuddenes medarbejdere kan et godt samarbejde med frivillige være med til at skabe en mere alsidig arbejdsplads med nyt liv, nye muligheder og nye perspektiver. 3) Organisering og koordinering Samtlige tilbud i Specialsektoren skal udpege en frivilligkoordinator, så det er tydeligt, hvem interesserede skal henvende sig til, hvis de ønsker at udføre frivilligt arbejde på det respektive tilbud. Med en frivilligkoordinator bliver det også tydeligt for de frivillige, hvem der kan rettes henvendelse til, hvis der opstår spørgsmål relateret til det frivillige arbejde. Tilbuddene bestemmer som udgangspunkt selv, hvordan de forskellige opgaver relateret til samarbejdet med frivillige fordeles på tilbuddet. Ansvaret for introduktionsmødet og oversigten over frivillige indsatser skal dog ligge hos frivilligkoordinatoren, da vedkommende er den person, de frivillige i første omgang retter henvendelse til, og som står for den formelle kontakt til de frivillige. Forstanderen er overordnet ansvarlig for, at tilbuddets samarbejde med frivillige sker med udgangspunkt i den politisk vedtagne frivillighedspolitik og denne vejledning.
Det bemærkes endvidere, at det til en hver tid er ledelsen, der har ansvaret for de frivilliges handlinger og aktiviteter på tilbuddet, ligesom det påhviler ledelsen at sikre et sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt arbejdsmiljø for de frivillige. 4) Oversigt over opgaver Denne vejledning indeholder konkrete opgaver såvel som relevante informationer om at samarbejde med frivillige. Nedenfor ses en oversigt over de overordnede opgaver: Afhold introduktionsmøde og indhent underskrevet tavshedserklæring (se afsnit 5) Indhent straffe- og børneattester, når det er nødvendigt (se afsnit 12) Indhent eventuelt samtykkeerklæring om videregivelse af personlige og fortrolige oplysninger om borgeren til den frivillige (se afsnit 10) Før en liste over borgernes ønsker til eventuelle frivillige indsatser (se afsnit 6) Udarbejd opslag, annoncer eller lignende, der kan hjælpe med rekrutteringen af frivillige (se afsnit 9) Sørg for, at frivillige på arbejdsløshedsdagpenge eller efterløn bliver gjort opmærksomme på, at de skal meldes ind i en frivillig forening og tale med deres A-kasse, hvis de vil sikre sig mod at blive trukket i deres overførselsindkomst (se afsnit 15) Hjælp relationen i gang, hvis der er behov for det (se afsnit 7) Lav en oversigt over de frivillige indsatser (se afsnit 6) Giv råd og vejledning til de frivillige, når der er behov for det. 5) Start samarbejdet med et introduktionsmøde Hverdagen på Specialsektorens tilbud adskiller sig fra verden udenfor, og derfor er det vigtigt, at tilbuddet giver den frivillige en grundig introduktion til stedet og til den borgergruppe, der er tilknyttet. Det er også vigtigt, at tilbuddet informerer den frivillige om, hvem der kan rettes henvendelse til, hvis der opstår spørgsmål i relation til det frivillige arbejde. Under introduktionen præsenteres den frivillige for pjecen om at være frivillig i Specialsektoren og indholdet af denne gennemgås. Det er vigtigt, at tilbuddets frivilligkoordinator indskriver sit telefonnummer og e-mail i pjecen, så den frivillige ved, hvordan der tages kontakt til koordinatoren. Inden selve samarbejdet påbegyndes, skal den frivillige underskrive en tavshedserklæring. Yderligere skal frivilligkoordinatoren eller ledelsen se den frivilliges private straffeattest for at sikre, at der ikke er forhold, der gør samarbejdet omkring den specifikke opgave uhensigtsmæssigt. Introduktionen foretages dels for at give den frivillige en forståelse for tilbuddet, men også for at parterne har mulighed for at se hinanden an, før samarbejdet påbegyndes. Det er ledelsens ansvar, at der ikke etableres samarbejde med personer, som ikke deler tilbuddets grundlæggende værdier. 6) Frivillige indsatser og matchning
Det er hensigten, at den frivillige selv er med til at definere den indsats, vedkommende skal udføre. Som udgangspunkt skal tilbuddene derfor være åbne over for forslag, der har værdi for borgerne, som benytter tilbuddene og ikke er i modstrid med Specialsektorens formål og tilbuddets daglige indsats. Specialsektoren har både interesse i at etablere samarbejde med personer, der ønsker at yde en regelmæssig indsats, såsom at være besøgsven, og med personer, der tilbyder at deltage i forbindelse med et enkeltstående arrangement eller lignende. Når det er muligt, kan det være en god idé forud for samarbejdets start at drøfte med de enkelte borgere, der benytter tilbuddet, hvad de hver især kunne have lyst til at foretage sig sammen med de frivillige. Herved gøres det klart, hvilke borgere, der ønsker at have samvær med frivillige, og der opnås indsigt i, hvilke aktiviteter, der efterspørges blandt borgerne. Denne indsigt gør det muligt at præsentere forslag til konkrete, frivillige indsatser under den indledende samtale mellem frivilligkoordinatoren og den frivillige. Den specifikke indsats aftales mellem den frivillige, tilbuddet og borgeren, når dette er muligt. I den forbindelse er det vigtigt, at der indgås en klar aftale om, hvilke dage og hvilket tidspunkt den frivillige indsats udføres, så der sikres struktur i hverdagen. Frivilligkoordinatoren er ansvarlig for at føre en oversigt over, hvornår de frivillige indsatser foretages. 7) Hjælp relationen i gang, hvis der er behov for det De fleste frivillige i Specialsektoren yder en relationel indsats som besøgsven eller lignende. Relationen mellem borgeren og den frivillige opstår ikke altid af sig selv, og ofte vil det være nødvendigt at yde en pædagogisk indsats for at hjælpe relationen i gang. Til tider kan det eksempelvis være en god idé at indlede samarbejdet med, at borgeren, den frivillige og en medarbejder tager en kop kaffe sammen. Denne fremgangsmåde kan være med til at gøre situationen tryg, og medarbejderen kan samtidig hjælpe med at igangsætte en samtale eller en aktivitet mellem borgeren og den frivillige. 8) Respekter forskellene mellem frivillige og professionelle. For at sikre et godt samarbejde mellem frivillige og ansatte er det vigtigt at opbygge en gensidig forståelse og accept af de forskelle, der eksisterer mellem frivillige og ansatte og de forskellige opgaver, de varetager. Tilbuddets medarbejdere løser visiterede opgaver og har ansvaret for at følge de individuelle planer, der er lavet for og med hver enkelt borger på tilbuddet, hvorimod frivillige alene fokuserer på nuet og nærværet. Som medarbejder er det vigtigt at have en forståelse for, at frivillige ikke arbejder ud fra individuelle planer, ikke er ansat til at varetage en visiteret opgave og ikke kan pålægges referatpligt. De frivillige er der for at yde den specifikke, frivillige indsats, der er indgået aftale om, som de selv har ønsket at varetage. Et godt samarbejde forudsætter, at de frivillige respekterer medarbejdernes faglige kompetencer og de opgaver, medarbejderne er ansat til at udføre. Lige så vigtigt er det dog, at de ansatte anerkender og respekterer de frivillige og den indsats de yder. 9) Rekruttering af frivillige
Kontakt til frivillige kan skabes på mange forskellige måder. Nogle af de hyppigst anvendte er: Opslag og annoncer i lokalavis Opslag på facebook eventuelt i samarbejde med et lokalt frivilligcenter Placering af flyers på hotspots i de nærmeste byer og omdeling af flyers i lokalområdet eventuelt ledsaget af en borger fra tilbuddet Afholdelse af åben-hus arrangementer eller informationsdage Dialog med tidligere medarbejdere Dialog og/eller samarbejdsaftaler med uddannelsesinstitutioner Dialog og/eller samarbejde med frivillige foreninger i området At etablere samarbejde med frivillige sker sjældent fra den ene dag til den anden, og ofte vil samarbejdet starte i mindre skala med enkelte frivillige. Tilbuddene skal derfor være indstillede på, at etableringen af samarbejde med frivillige er en proces, der ofte strækker sig over længere tid. Derfor anbefales det, at tilbuddene deler deres oplevelser med hvervning af frivillige imellem sig, så alle kan få gavn af de erfaringer, der gøres. 10) Videregivelse af personlige oplysninger om borgeren til frivillige Reglerne om tavshedspligt, som offentligt ansatte er underlagt, betyder, at Specialsektorens medarbejdere ikke frit kan dele personlige og fortrolige oplysninger om borgeren med den frivillige, medmindre borgeren har givet samtykke til videregivelse af disse oplysninger til den frivillige. Hvis en samtykkeerklæring er indhentet, kan medarbejderne videregive relevante oplysninger om borgeren til den frivillige. Hvis det ikke er muligt at opnå samtykke fra en borger (eller en værge) til at videregive personlige oplysninger om borgeren til den frivillige, bør det vurderes, hvorvidt det er muligt at foretage frivilligt arbejde i relation til den specifikke borger. 11) Den frivilliges tavshedspligt Frivillige er omfattet af regler om tavshedspligt, da det i straffeloven er bestemt, at man ikke må videregive private eller fortrolige oplysninger om andre personer. Frivillige må gerne fortælle om dagens hændelser i generelle vendinger, men må ikke nævne personlige eller fortrolige oplysninger om borgeren. Hvis den frivillige er tvivl om, hvilke oplysninger, der betragtes som personfølsomme, skal frivilligkoordinatoren eller tilbuddets ledelse være behjælpelige eller henvise den frivillige til Specialsektorens jurist. Tavshedspligten, som frivillige er underlagt, fortsætter selvom den frivillige vælger at ophøre med at udføre frivilligt arbejde på tilbuddet. 12) Straffe- og børneattester I Specialsektoren indhentes der straffeattester for alle ikke-pårørende med fast tilknytning til tilbuddene, hvilket også inkluderer frivillige. Derfor skal Specialsektorens tilbud forud for samarbejdet med en frivillig
bede den pågældende person om at indhente og aflevere sin private straffeattest til tilbuddet. Straffeattesten behøver ikke nødvendigvis at være anmærkningsfri, men eventuelt indhold vil indgå i vurderingen af om den pågældende egner sig til at udføre frivilligt arbejde på det specifikke tilbud. Vurderingen af de forhold som måtte fremgå af en straffeattest foretages af Koncern HR og tilbuddets forstander. Er der ingen anmærkninger i straffeattesten skal den ikke sendes til Koncern HR. For personer, der ønsker at yde en frivillig indsats i forbindelse med et enkeltstående arrangement, og derfor ikke får en fast tilknytning til stedet, er det op til det enkelte tilbud at vurdere, om det er relevant at bede personen om at aflevere sin private straffeattest. Også i dette tilfælde pointeres det, at en ikke anmærkningsfri straffeattest ikke nødvendigvis er en hindring for at udføre frivilligt arbejde. Uanset om den frivillige har en fast tilknytning til Specialsektorens tilbud eller kun deltager ved et enkelt arrangement, skal der altid foreligge en ren børneattest for alle frivillige, der arbejder med børn og unge under 15 år. I sådanne tilfælde skal tilbuddet indhente samtykkeerklæring til at indhente børneattesten fra den frivillige, hvorefter denne sendes til Koncern HR, der drøfter eventuelt indhold med tilbuddets forstander. Frivillige kan finde og bestille en digital udgave af sin straffe- og/eller børneattest på politiets hjemmeside: www.politi.dk 13) Personalesager Specialsektorens tilbud er ikke forpligtet til at lave personalesager for de frivillige. Dog anbefales det, at tilbuddene har et overordnet overblik over, hvor mange personer, der udfører frivilligt arbejde på tilbuddet, samt hvor ofte og hvor længe de er der. Når tilbuddet beder den frivillige om at aflevere sin private straffeattest har tilbuddet ansvar for at denne opbevares forsvarligt eller makulere dem. Uanset er det vigtigt, at tilbuddet laver et dokument, hvor de registrerer, at de har set den frivilliges straffeattest. 14) Økonomisk godtgørelse Som offentlig instans har Specialsektoren ikke mulighed for at give frivillige skattefri godtgørelser for kørsel, rejser, mad eller lignende, der er relateret til den frivillige indsats. Frivillige, der er medlem af en frivillig forening, kan opfordres til at undersøge, om de kan få økonomisk godtgørelse gennem den, da en række foreninger udbetaler visse skattefri godtgørelser til sine ulønnede hjælpere. Derfor er det vigtigt, at tilbuddene påskønner de frivilliges indsats på anden vis. Tilbuddene kan eksempelvis invitere de frivillige til en årlig sommerfest, temamøder el. lign. 15) Frivillige, der modtager arbejdsløshedsgodtgørelser eller efterløn Hvis personen, der ønsker at udføre frivilligt arbejde i Specialsektoren, modtager arbejdsløshedsgodtgørelse eller efterløn, er det vigtigt, at tilbuddet orienterer personen om vigtigheden af at melde sig ind i en frivillig forening, inden samarbejdet påbegyndes, da udførslen af frivilligt arbejde kan medføre træk i overførslen,
medmindre man er medlem af en frivillig forening. A-kasserne administrerer reglerne om frivilligt arbejde og arbejdsløshedsgodtgørelser og efterløn forskelligt, og den frivillige bør derfor opfordres til at rette henvendelse til sin A-kasse for at få et eksakt tilsagn om, at den frivillige indsats ikke vil påvirke ydelsen. 16) Forsikringsforhold Arbejdsskade Personer, der udfører frivilligt arbejde i Specialsektoren, vil som udgangspunkt ikke være omfattet af Region Nordjyllands arbejdsskadeforsikring. Derfor har frivillige typisk ikke ret til arbejdsskadeerstatning gennem regionens arbejdsskadeforsikring. Hvis en frivillig kommer til skade i forbindelse med sit frivillige arbejde på et af Specialsektorens tilbud, eksempelvis i form af faldskade på et vådt gulv, vil tilbuddet i nogle tilfælde have et erstatningsansvar. I sådanne tilfælde skal tilbuddet anmelde skaden til Gjensidige Forsikring, der foretager en konkret vurdering af, hvorvidt skaden er omfattet af Regionens/tilbuddets ansvarsforsikring. Ansvar Under det indledende møde mellem den frivillige og frivilligkoordinatoren, skal koordinatoren anbefale den frivillige til at undersøge, om vedkommende har en ansvarsforsikring, der dækker eventuelle skader, som personen i forbindelse med udførelsen af sit frivillige arbejde måtte påføre andre personer eller materielle ting. Hvis personen er medlem af en frivillig forening, skal vedkommende anbefales at undersøge, om dennes erhvervsansvarsforsikring dækker i forbindelse med det frivillige arbejde, såfremt foreningen har en sådan. Ulykke I tilfælde af, at en frivillige kommer til skade i forbindelse med sit frivillige arbejde, er det muligt, at den frivillige er dækket af sin egen private ulykkesforsikring. Derfor skal tilbuddet opfordre den frivillige til at undersøge, i hvilket omfang den frivilliges egen forsikring dækker frivilligt arbejde. Frivillige, der er medlem af en frivillig forening, bør undersøge, om de er dækket af foreningens ulykkesforsikring i forbindelse med det frivillige arbejde. Hvis en borger, der benytter tilbuddet, kommer til at gøre personskade på den frivillige, eller skade på den frivilliges private ejendele, vil det som udgangspunkt skulle dækkes af borgerens ansvarsforsikring. Hvis det vurderes, at skaden er opstået på grund af svigt eller forsømmelser fra de ansattes side, vil skaden muligvis være omfattet af regionens ansvarsforsikring. Bil Hvis en frivillig efter aftale benytter tilbuddets bil eller en bus i forbindelse med det frivillige arbejde, skal personen gøres opmærksomme på følgende:
Hvis der sker skade af materiel karakter, vil Regionens/tilbuddets bil-kaskoforsikring i Gjensidige Forsikring eller modpartens forsikring altid dække skaden. Hvis den frivillige kører med en borger fra tilbuddet, og borgeren kommer til skade, vil borgeren ligeledes altid være dækket af Regionens/tilbuddets bilansvarsforsikring i Gjensidige Forsikring eller af modpartens forsikring. Kommer den frivillige derimod selv til skade som fører af bilen, vil den frivillige, hvis der er tale om en soloulykke, eller en ulykke, den frivillige er skyld i, udelukkende være dækket af sin egen private ulykkesforsikring. Er der en skyldig modpart involveret, vil den frivillige være dækket af modpartens ansvarsforsikring eventuelt suppleret af sin egen private forsikring. 17) Kontaktoplysninger I tilfælde af, at der opstår spørgsmål relateret til frivillige, kan der rettes henvendelse til Specialsektorens centrale frivilligkoordinator eller jurist på Specialsektorens hovednummer: 97 64 80 60.