Egnsteateraftale mellem Teaterkompagniet og Syddjurs Kommune Sagsid: 11/34174 1. september 2012 Sagsbehandler: Frank Reeckmann Chefkons. Kultur og Udvikling fre@syddjurs.dk Egnsteateraftale for perioden 1. januar 2013 31. december 2016 Syddjurs Kommune (i det følgende kaldet kommunen) og den selvejende institution Teaterkompagniet, CVR. nr. 3197 5727 og produktionsenhedsnummer 1015135359 (Egnsteatret Teaterkompagniet) i det følgende kaldet Egnsteatret indgår nedenstående Egnsteateraftale som er en forlængelse af Egnsteateraftalen mellem parterne for perioden 2009 2012 på følgende aftalte vilkår. 1 Grundlag Aftalen indgås i henhold til gældende lovgivning. Egnsteaterbekendtgørelsen af 1. juli 2012 med henvisning til bekendtgørelse af lov om scenekunst nr. 526 af 4. juni 2012 samt bekendtgørelse nr. 699 af 27. juni 2012 om egnsteatre. Formålet med aftalen er at sikre rammerne for styring af egnsteatervirksomheden og for dialogen mellem parterne om den fortsatte udvikling af denne virksomhed. 2 Formål og indhold i egnsteatervirksomheden Formålet med indgåelsen af egnsteateraftalen er et få produceret professionelt teater og at tilbyde børn og unge i Syddjurs Kommune professionelle scenekunstoplevelser. Egnsteatrets virkeområde er Syddjurs Kommune, hvor en del af teatrets virksomhed skal være stationær; egnsteatret kan derudover drive turnévirksomhed i Danmark og udlandet. Teatret skal medvirke til skærpelse af den kulturelle profil i kommunen og skal manifestere sig som en udadvendt og dynamisk kulturinstitution, der tager afsæt i kommunens og egnens særlige forudsætninger og interesser. Egnsteatrets brand og navn skal i forbindelse med godkendelsen af denne aftale fremadrettet alene være Syddjurs Egnsteater.
Egnsteatret skal opleves som en dynamisk kraft for børneteater og børnekultur i Syddjurs, samt være synlig og mærkbar i hele Region Midt. Teatrets primære opgaver er som minimum at producere 2 forestillinger af høj kunstnerisk kvalitet årligt. Teateret skal gennem sine aktiviteter præsentere kommunens børn og unge for disse 2 forestillinger med 8 gratis forestillinger årligt, dels på scenen i KulturHotellet i Rønde og dels i kommunens undervisnings- og kulturinstitutioner, forestillingerne anvendes strategisk til at styrke udbredelsen af egnsteatervirksomheden. Disse forestillinger planlægges i samarbejde med Syddjurs Kommunes børnekulturkonsulent. at fortsætte og udvikle ungdomsscenen Værelze 313 eller lignende tiltag i samarbejde med kommunens institutioner Teatrets sekundære opgaver er igangsætning af en række initiativer og projekter der, sammen med Teatrets forestillinger, skal styrke udviklingen af scenekunsten i Syddjurs Kommune. Det er initiativer som at arbejde på etablering af en teater/dramaskole for børn og unge i Syddjurs med henblik på talentudvikling og at tilbyde workshops for kommunens skoler og institutioner med udgangspunkt i scenekunstneriske udtryksformer. præsentation af en række gæstespil af høj kunstnerisk kvalitet, med særlig vægt på børne- og ungeteater tværgående samarbejdsprojekter med andre kulturinstitutioner i henholdsvis Syddjurs og i Region Midt tilbyde kurser for dramalærere og kulturinstitutioner med flere med henblik på inspiration og udvikling danne og deltage i netværksdannelser på scenekunstområdet Syddjurs Egnsteater skal endvidere indgå i samarbejdet med øvrige udbydere af børneteater samt børnekulturkonsulenten i kommunen om udvikling og koordinering af området. Egnsteatrets virksomhed omfatter hele Syddjurs Kommune som anført i 2 med base i KulturHotellet i Rønde. 3 Vedtægter Egnsteatret er organiseret som en selvejende institution i henhold til vedtægten. Vedtægten er godkendt af teatrets bestyrelse og af Syddjurs Kommune. Vedtægten skal konstant være i overensstemmelse med dels Egnsteateraftalen og virksomhedens organisering og drift. 4 Ledelse og organisation Teatrets bestyrelse ansætter og afskediger teaterledelsen. Ansættelseskontrakten(erne) forelægges for kommunen til godkendelse. Kommunens kontakt til teatret er Kultur og 2
Udviklingsafdelingen. Der må ikke uden Kulturministeriets godkendelse gøres indskrænkninger i teaterledelsens ret til frit og uafhængigt at træffe bestemmelser om repertoire, engagement og øvrige kunstneriske gøremål, jfr. Lov om scenekunst 31, stk. 2. Der planlægges og afholdes mindst fire årlige dialogmøder mellem repræsentanter for Egnsteatret og afdelingen for Kultur og Udvikling og et årligt dialogmøde med det kulturelle politiske udvalg i Syddjurs Kommune. 5 Økonomi Syddjurs Kommune yder et årligt tilskud til Syddjurs Egnsteater i en 4 årig periode, hvorefter aftalen genforhandles. Syddjurs Kommunes tilskud bevilges under forudsætning af, at Syddjurs Egnsteater fortsat godkendes som egnsteater og således indgår i den statslige refusionsordning; hvilket betyder at staten refunderer tilskudsyderen med den til enhver tid gældende refusionsprocent af omkostningerne. Der ydes Egnsteatret et produktions- og driftstilskud i aftaleperioden på År 2013 2014 2015 2016 Kr. 2.777.787 2.777.787 2.777.787 2.777.787 Tilskud udbetales i 4 rater i henholdsvis medio januar, april, juli, oktober måneder det pågældende år. Husleje for de lokaler kommunen stiller til rådighed for teatret er indeholdt i tilskuddet. 6 Lokaler og husleje Syddjurs Egnsteater har hjemsted på KulturHotellet, Hovedgaden 10, 8410 Rønde. Lejemålet omfatter administrationslokaler med plads til fire medarbejdere samt brug af teatersal, tekøkken, foyer og rådighed over teknikrum i kælderen. Egnsteatret tildeles depotplads i garagerne på adressen. Den fastsatte leje er inkl. rengøring og forbrug EL, vand og varme. Udover ovenstående depotplads på KulturHotellet arbejdes der på efter aftale med Egnsteatret at stille ekstern depotplads til rådighed på minimum 30 m2. For hele lejemålet svarer teatret en årlig leje på kr. 350.000, som er indeholdt i det samlede tilskud. Udgiften til huslejen er refusionsberettiget. I forbindelse med regnskab skal revisor tilse, at huslejen overholder den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Der skal i aftalen redegøres for, hvordan huslejen finansieres, hvis den overstiger de nuværende 15 % af det samlede offentlige tilskud. Det skal bemærkes, at teatersal/øvelokaler og mødelokaler deles med andre brugere af KulturHotellet, hvilket betyder, at Egnsteatret skal booke lokaler. Egnsteatret har fortrinsret, hvilket betyder at teatrets bookinger lægges ind før øvrige brugere kan booke lokaler. Der henvises til hotellets bookingregler, som er vedtaget af Hotelrådet. Egnsteatret vil i den kommende fireårige periode kunne disponere over bedre faciliteter end hidtil idet KulturHotellet står overfor en større renovering, som gennemføres i 2013 3
og 2014 Egnsteatret skal i ombygningsperioden anvises egnede lokaler, så vidt muligt i nærområdet Rønde, til deres aktiviteter uden merudgifter for teatret. Syddjurs Kommune afholder udgifterne til udvendig og indvendig vedligeholdelse i aftaleperioden. Der foretages på foranledning af området for Kultur og Udvikling en årlig bygningsgennemgang i samarbejde med Team Ejendomme. Huslejen udgør År 2013 2014 2015 2016 Kr. 350.000 350.000 350.000 350.000 7 Budget, aktivitetsplan, årsregnskab og årsberetning Teatrets budget- og regnskabsår følger kalenderåret. Teatret udarbejder årligt et budget, en aktivitetsplan, et regnskab og en beretning. Budget og aktivitetsplan skal tjene som informations- og styringsmateriale såvel internt som i forhold til kommunen samt andre tilskudsgivere og samarbejdspartnere. Budget og aktivitetsplan for den kommende teatersæson fremsendes hvert år i november til orientering til kommunen. Budgettet skal på en overskuelig måde redegøre for forventede indtægter og udgifter, antal forestillinger, publikumsforventninger, ansættelser mv. Aktivitetsplanen skal understøtte teatrets formål og udmønte teatrets virksomhed i operationelle, kvalitative og kvantitative mål, herunder med beskrivelse af aktuelle aktiviteter, planer, perspektiver og visioner. Revideret regnskab, revisionsprotokollat og årsberetning for det afsluttede regnskabsår fremsendes til godkendelse i kommunen senest 15. marts, efter godkendelse i bestyrelsen. Kommunen indsender det af kommunen skriftligt godkendte regnskab til Kunststyrelsen senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Årsregnskabet skal følge den til enhver tid gældende kommunale regnskabsinstruks og årsregnskabet revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor. Regnskabet skal på overskuelig og retvisende måde belyse teatrets drift og status. Regnskabet skal udarbejdes i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, og der skal være direkte sammenlignelighed mellem budget og regnskab. Årsregnskabet skal ved fremsendelsen vedlægges et eksemplar af revisionsberetningen en fuld årsrapport. Årsberetningen skal indeholde en beskrivelse af årets aktiviteter med udgangspunkt i aktivitetsplanen for samme periode. Det skal af beretningen fremgå, på hvilken måde og i hvilket omfang de opstillede mål er opfyldt. Beretningen skal tillige indeholde statistisk materiale om antal forestillinger, arrangementer, besøgende mv. 4
8 Aftaleændring, genforhandling og ophør Denne aftale gælder for hele aftaleperioden, dog med forbehold for konkrete forhold, som aftaleparterne ikke har indflydelse på, herunder f.eks. ændringer i lovgivningen eller påbud fra andre myndigheder. Egnsteateraftalen udløber den 31. december 2016, hvorefter aftaleparterne er frit stillet. Det er dog aftalt, at der senest 1. september 2015 optages forhandling mellem parterne om eventuel forlængelse af aftalen. Forhandlingerne herom skal være afsluttet senest således, at Kulturstyrelsen kan have udkast til forlængelse af aftalen i hænde senest den 1. april 2016. I udkastet skal det kommunale driftstilskud til teatret ligge fast for hele aftaleperioden. I tilfælde af aftalens ophør skal evt. overskud anvendes jf. vedtægterne. 9 Evaluering I forbindelse med genforhandling af egnsteateraftalen indgår teatret i tæt dialog med Syddjurs Kommune, afdelingen for Kultur og Udvikling samt kommunens kulturelle udvalg og med den/de af Statens Kunstråd til en hver tid udnævnte person/personer, hvis Statens Kunstråd jf. 15 i bekendtgørelse nr. 699 af 27. juni 2012 om egnsteatre beslutter at iværksætte en evaluering af teatret, skal teatret og kommunen indgå i dialog med den eksterne evaluator udpeget af Statens Kunstråd. Evalueringen finansieres af Statens Kunstråd. 10 Misligholdelse af aftalen Dansk rets almindelige regler om misligholdelse af aftaler gælder for denne aftale. Det betragtes som en væsentlig misligholdelse af aftalen, hvis teatret ikke rettidigt indsender budget, virksomhedsplan, årsregnskab og årsberetning, eller hvis egnsteatret ikke opfylder aktivitetskravene som beskrevet i 2, idet der tages forbehold for forhold, der ligger uden for teatrets kontrol. For Syddjurs Egnsteater Dato og underskrift Birgitte Holt Nielsen Fmd. for bestyrelsen for Syddjurs Egnsteater For Syddjurs Kommune Dato og underskrift Jesper Mathiesen Fmd. Udvalget for Plan, udvikling og kultur 5