Referat fra temadage teletolkeprojektet Dato: 24.06.10 Vor ref.: SLS Dato: Tirsdag den 8. juni 2010 + 9. juni 2010 Sted: Deltagere: Koncern IT, Region Hovedstaden + IT afdelingen, Region Nordjylland Jan Stokkebro Hansen, Region Hovedstaden Annette Lyneborg Nielsen, Region Hovedstaden Peter Jan Pedersen, Region Hovedstaden Ulla Fremlev, Koncern Praksis, Region Hovedstaden Finn Roth Hansen, datakonsulent, Region Hovedstaden Henrik Nørregaard, datakonsulent, Region Hovedstaden Maiken Ruders, Urologisk Afdeling, Herlev Hospital Pia Cramer, Urologisk Afdeling, Herlev Hospital Daniel Dinesen, Urologisk Ambulatorium, Herlev Hospital Helle Køppen, Urologisk Ambulatorium, Herlev Hospital Michael Kruse, Herlev Hospital Morten Holm Andersen, Region Sjælland Anette Dahl Høm, Region Sjælland Ida Katrine Hoffmeyer, Region Sjælland Charlotte Mester-Christensen, Børneafdelingen, Roskilde Sygehus Susanne Dorthe Nielsen, Næstved Sygehus Hanne Feldfoss, Hudafdeling I, Odense Universitetshospital Jesper Piculell, Århus Kommune Erik Knudsen, Århus Kommune Stina Lou, MedCom Lone Høiberg, MedCom Peder Illum, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Grethe Nielsen, Region Nordjylland Peter Thuesen, Region Nordjylland Tina Goosmann Riis, Psykiatrien, Nordjylland Axel Pallesen, Region Midtjylland Lisbeth Saaby, Region Midtjylland Referat: 1. Velkommen v/ Lone Kort præsentationsrunde og kort gennemgang af dagsordenen. Lone redegjorde kort for den generelle status på henholdsvis hospitaler, i kommuner og hos praktiserende læger. Der er gennemført overraskende få teletolkninger på hospitalernes spydspidsafdelinger, hvilket er den primære årsag til, at Devoteams evalueringsrapport endnu ikke foreligger. Vi havde håbet at kunne fremlægge en midtvejstatus, men materialet er stadig for lille. Klinisk afprøvning fortsætter frem til 1. juli, og herefter fortsætter teletolkningerne (men uden de omfattende evalueringsskemaer ).
Region Hovedstaden har fået en aftale omkring tyrkisk tolkning med Odense Kommune, og der er allerede gennemført indtil flere tyrkiske tolkninger. MedCom har været på besøg i (næsten) alle spydspidsafdelinger i et forsøg på at booste teletolkningerne og tilbagemeldingerne til Devoteam lidt. Der er generelt rigtig gode tilbagemeldinger, men projektet tager bare noget tid at løbe i gang. En afdeling fortæller eksempelvis, at deres patienter typisk kommer hver 3. måned, og til de besøg er der jo allerede bestilt fremmødetolk derfor vil det tage lidt tid, inden de får noget mere volumen på antal teletolkninger. Lone skitserede kort de skemaer, der benyttes i evalueringen hos spydspidsafdelingerne, og set i bakspejlet er de alt for omfattende og tidskrævende, hvilket kan forklare de få tilbagemeldinger til Devoteam det er simpelt hen ikke til at få passet ind i den kliniske hverdag. En afdeling fortæller, at hun for nylig gennemgik en regning fra en tolkeudbyder på 20.000 kr. heraf var kun de 4.000 kr. tolkning resten var udgifter til transport. I Region Hovedstadens nye udbud med tolkeudbydere, har de fået lavet aftalen sådan, at transporten er en del af honoraret. Den endelige evaluering af den kliniske afprøvning foreligger til august. Evalueringen samt de erfaringer, vi får med hjem i dag, vil blive taget med i en pjece, som MedCom vil udarbejde Den gode teletolkesamtale - som kan uddeles til nye afdelinger, der skal i gang med teletolkning. 2. Præsentation og diskussion af evalueringsrapporten v/ Devoteam Punktet udgår, da der ikke er lavet nogen evalueringsrapport pga. for få tilbagemeldinger fra afdelingerne. 3. Teknikerfaringer v/ MedCom Peder gav en kort status på teknikken. Der er etableret et videoknudepunkt (VDX), så alle de forskellige slags udstyr kan tale sammen. Der gives udtryk for, at man skal huske at tænke ledninger og indledningsvis undersøge behov for kabling af relevante stuer. Der meldes ikke om nogen tekniske problemer fra afdelingerne. Spydspidsafdelingerne har enten valgt at afprøve E20 eller pc-løsning med webcam. På mødet i Region Hovedstaden kaldte vi op til en af teletolkene på Odense Universitetshospital og stillede hende nogle spørgsmål vedr. teletolkning. Hun fortalte, at det var mindre stressende at teletolke, da trafikken ikke spiller ind, og hun heller ikke skal bruge tid på at finde en parkeringsplads. Den svære samtale er svær, uanset om det er teletolkning eller fremmødetolkning. Workshops v/ Stina og Lone Gruppearbejdet går ud på at give erfaringer videre til afdelinger, der skal i gang eller give udtryk for, hvad man selv har brug for af gode råd m.m. Vi har 8 emner/ temaer og 5 minutter til at diskutere hver af dem. Nedenstående er små stikprøver af gode råd på de enkelte overskrifter. Teknik Afdelingerne skal vurdere i hvilke rum, der skal kunne teletolkes og sikre kabling og stik Der skal være udstyr nok til rådighed. Aktive net-stik markeres tydeligt med klistermærke eller lignende Videokonferenceudstyret bør være på højderegulerbare stativer med stabile håndtag, så det kan anvendes til patienter i seng eller siddende. Løsningen kan også være Region Hovedstadens E20- holder, når den er produceret. Den kan få et kugleleje, så udstyret kan vippes. 2
Telefonnumre til support og en kort brugervejledning skal være tilgængeligt ved udstyret På bærbare enheder skal man være opmærksom på ekko (akustisk tilbagekobling og det, at man kan høre sig selv). Vigtig at teknikken er på plads før opstart, så klinikere ikke forstyrres unødig E20'eren kan tage lidt tid om at varme op. Klinikerne kan starte E20 op, inden de henter patienten, så er systemet klar, når de kommer tilbage. Hvis man skal flytte udstyret fra ét rum til et andet, kan man bruge en UPS et batteri så udstyret ikke behøver at blive lukket ned og startet op igen.. Organisation Ledelsen skal bakke op om projektet og melde klart ud, at teletolkning skal anvendes frem for fremmødetolkning. Det skal være afdelingssygeplejersken eller en superbruger, der står for introduktion til medarbejderne. Det har været godt på afdelinger, hvor enkelte medarbejdere er fortrolige med udstyret og kan hjælpe deres kollegaer i gang. Vigtigt, at alle har hands on for at afdramatisere sværhedsgraden af anvendelse af videokonferenceudstyr. Superbruger/koordinator skal sikre, at alle prøver udstyret. Er også den person, der mailer/informerer/husker kollegaer på anvendelse af udstyr. Erfaringen er, at det skal ske jævnligt i opstartsfasen Information gives på morgenmøder, personalemøder og nyhedsbreve. Man kan overveje, om der skal være strukturerede tilbagemeldinger fra personalet, så man kan kvalitetsudvikle lokalt. Udstyret kan bruges til andet end teletolkning eks. konferencer, tegnsprogstolkning. Patienten Patientinformationen om teletolkning sendes ud til patienten sammen med indkaldelsen. Kan patienten ikke læse, har de ofte én, der kan oversætte hjemme. Er dette ikke tilfældet, må tolken læse informationen op ved samtalens start. Man kunne overveje at have den som lydfil. Det skal være tydeligt, hvilket sprog patientinformationen er på, (og den danske udgave må gerne stå der også) Patienterne vænner sig hurtigt til teletolkningen og virker tilfredse med samtalen. Patient og behandler skal sidde overfor hinanden, så tolken kan se begge. Pårørende præsenteres, men sidder udenfor kameraet og kommer kun i fokus, hvis der er brug for det. Skal patienten have en ny tid, anbefales det, at patienten til slut i teletolkningen informeres om at henvende sig i sekretariatet, eller at tiden gives med det samme. En anden mulighed er, at sekretæren deltager til sidst i samtalen via flerpartskonference og får booket en tid til patienten. Videokommunikation er ikke så fremmed for patienter/personale, mange kender til det gennem MSN og Skype. Personalet Ledelsesopbakningen er vigtig Alle skal kunne se, at der er bestilt en teletolkning, og der skal være en kvittering. Der skal være en kendt procedure for bestilling og booking af teletolkning. Hvilke tolkeudbydere er der indgået aftale med, hvordan bestilles en teletolkning, hvor skrives bestilte teletolkninger, hvordan med aflyste teletolkninger? Man bør lave en principiel beslutning om, at der, hvor det overhovedet kan lade sig gøre, skal man bestille teletolkning. 3
Det er en fordel at skimme dagens program igennem, så man har udstyret klar. Evt. opkald til tolken, inden man henter patienten for at sikre, at lyd/billede er o.k. samt informere tolken om opgaven. Præsentation af alle i rummet er vigtig, ligesom ved fremmødetolkning. Man skal huske at give besked til både patient og tolk, hvis der er forsinkelser/aflysninger Motivation At det er nemt, hjælper i hverdagen At man sparer tid og penge Man skal vide, hvem man kan spørge, hvis man har brug for hjælp/support. Tolken Når tolkningen er via en skærm, forstyrres det terapeutiske rum mellem patient og behandler ikke. I disse samtaler har teletolkning klare fordele frem for fremmødetolkning Hvis der er flere personer i rummet (pårørende, klinikere), skal man være opmærksom på ikke at tale i munden på hinanden det gør tolkningen meget vanskelig. Man skal give besked både til patienten og til tolken, hvis der er forsinkelser. Hvis der er forsinkelser i dagens program, vil en fremmødetolk kunne sige det til patienten. Det kan man ikke ved en teletolkesamtale. Man kunne overveje nogle små kort/piktogrammer, man kan give til patienten. Alternativet er kropssprog. Eller få teletolken til at sige det til patienten, når du ringer ham/hende op for at sige, at I er forsinkede. På gynækologiske afdelinger er det en fordel at kunne lukke for kameraet ved undersøgelse. Det bliver så også mere underordnet, om tolken er en mand eller en kvinde. Hvis der er mange forskellige kontakter, kan det overvejes at anbefale en fremmødetolk, som kan følge patienten rundt. Samtale Teletolkesamtalen skal som enhver anden samtale - indledes, gennemføres og afsluttes. Tolken skal præsenteres, og der siges farvel. Tænke over placering i forhold til lys og billede! Vigtigt ikke at flytte papirer, lege med kuglepen mm., da det generer lyden for modtager. Den svære samtale kan måske være en (større) udfordring ved teletolkesamtaler afventer erfaringer fra onkologisk afdeling i Herlev (og alle andre afdelinger med erfaringer, som de vil dele). Samtaler med børn via teletolk er måske også en (større) udfordring afventer erfaringer fra børneafdelingen i Hjørring (og andre børneafdelinger) Erfaringer ved anvendelse af tolk ved tværfaglige konferencer mangler. Booking Bestilling via telefon, mail eller internet afhængigt af, hvilke aftaler man har med tolkeudbyderen. Er i princippet ikke anderledes end at bestille en fremmødetolk. Da man ikke får tolkebilaget for tolkningen skrevet under ved en teletolkning, er det vigtigt at registrere tolkeydelsen selv, så fakturaen kan valideres efterfølgende. Det anbefales, at der er en fastlagt pris for aflysninger. Husk at ringe til tolken ved aflysninger ellers sidder hun ved telefonen og venter. 4. Afslutning og tak for i dag v/ MedCom Der gives også udtryk for, at man synes, mødet har været interessant og udbytterig trods de begrænsede erfaringer. 4
MedCom samler op og sender et referat ud ikke anbefalinger, men en oversigt over, hvad vi har diskuteret i løbet af de to temadage 5