Halvårsrapport 1. marts til 31. august

Halvårsrapport 1. marts til 31. august 1

Projektets navn: REEEZ Renewable Energy and Energy Efficiency in Zealand Projektets nummer: ELENA-2011-25 I henhold til kontrakten mellem Den europæiske Investeringsbank (EIB) og Region Sjælland er denne første halvårsrapport udarbejdet. Rapporten dækker perioden 1. marts til 31. august. 1. Arbejdets udvikling Kontrakten mellem Den Europæiske Investeringsbank og Region Sjælland blev underskrevet i februar, med sidste underskrift den 29. februar. REEEZ startede den 1. marts. Støttefunktion Der er etableret en støttefunktion med opgaver som beskrevet i ELENA-ansøgningen. Støttefunktionen blev etableret med ansættelse af en programleder pr. 1. marts og to energimedarbejdere pr. 1. maj. Bemandingen kan efter behov blive suppleret med en studentermedhjælp (gennemsnitligt 10 timer/uge). Støttefunktionen har faciliteret møder i Styregruppen, Partnerforum og projektgrupper, igangsat intern kommunikation via en fælles ekstranet-løsning og udviklet indberetnings- og rapportværktøjer. Støttefunktionen har afholdt møder med alle partnere med henblik på at få konkretiseret og koordineret disses behov for teknisk bistand. Derudover har Støttefunktionen ydet konkret teknisk bistand til partnere og projektgrupper. Støttefunktionen har igangsat EU-udbud af rådgiverbistand og kontraheret med eksterne eksperter indenfor solceller m.v. Se nærmere i kapitel 3. Indberetningsværktøjer og rapportværktøjer Med projektoversigten i ELENA ansøgningens bilag A som udgangspunkt har Støttefunktionen udviklet og idriftsat et værktøj, som partnerne bruger til løbende at indberette resultater og eventuelle ændringer i hvert enkelt projekt indenfor energibesparelser og vedvarende energianlæg. Støttefunktionen afholdt i august et kursus for partnerne i indberetning i projektstyringsværktøjet. Der er ligeledes udviklet et rapportværktøj, der sætter Støttefunktionen og partnerne i stand til løbende at få overblik over REEEZ-programmets og de enkelte deles fremdrift og resultater. Intern kommunikation Støttefunktionen har oprettet en fælles ekstranet-løsning for alle personer med tilknytning til REEEZ. Her findes dagsordener og referater til alle møder i organisationen, kalender, nyheder, vejledninger, diskussioner og ovennævnte indberetnings- og rapportværktøjer. 2

Mødeaktiviteter Der har været afholdt møder i alle led af organisationen i det forløbne halve år. Styringskomitéen har i møde 24. februar godkendt igangsætning af REEEZ, og har på sit møde 29. juni drøftet den kommunale anlægsøkonomi for 2013 se kapitel 2. Styregruppen har afholdt møder 26. marts og 13. juni. På møderne er programmets udvikling drøftet, og der er taget stilling til udbud af teknisk bistand, fordeling af rådgiverydelser, egenbetaling, budget samt godkendelse af arbejdsprogram og indledende rapport til EIB. Styregruppen forventes at mødes 3-6 gange om året. Partnerforum har afholdt et møde 26. marts. Her har Partnerforum drøftet programmets opstart, herunder organisering, intern kommunikation, projektstyring m.m. Partnerforum forventes at mødes 2 4 gange om året. VE-gruppen har afholdt 4 møder. Gruppen har valgt i første omgang at koncentrere sig om solceller, mens der senere tages fat på solvarme, jordvarme m.v. Til gruppen er p.t. tilknyttet en ekstern rådgiver, der er ekspert i solceller. Rådgiveren bistår med forslag til kravspecifikationer for solceller og tilhørende udstyr, oplæg om udbudsformer, udbudsparadigme m.v. Gruppen har besluttet at tilstræbe, at solcelleprojekter samles i fælles udbud á 5 10 mio.kr. for derved at opnå stordriftsfordele. EE grupperne har hver holdt tre møder. Her har der bl.a. været fokus på energiberegninger og kvalitetssikring af energimærker. Kommende emner er energiforbedring af serverrum og computerrum, renovering af klimaskærme samt mulighederne for fælles indkøb af byggematerialer. Sygehusgruppen har holdt ét møde. Her drøftede sygehusenes tekniske chefer de konkrete muligheder for teknisk bistand til at forberede større energiinvesteringer. Efterfølgende er det besluttet at gennemføre et samlet udbud på opsætning af solceller på sygehusene for 15 mio.kr. (2 mio. EUR) i. Forventede og opnåede resultater Partnerne har foretaget en ajourføring af projekterne pr. 1. september. Det fremgår heraf, at der per 1. september er kontraheret projekter for 23 mio. kr., hvilket svarer til 19 % af den forventede investering det første år. Den angivne gearingsfaktor på 35 viser samtidig, at den anvendte ELENA-støtte stemmer fint overens med det kontraherede beløb, da der endnu kun er indkøbt få rådgiverydelser. Partnerne forventer stadig at nå de overordnede mål for REEEZ (bilag 1, figur 4). Størstedelen af de indberettede projekter er udviklingsprojekter, der endnu ikke er konkretiserede (bilag 1, figur 2), men som forventes undersøgt og på længere sig kontraheret. Flere af partnerne har afventet rammeaftalerne for teknisk rådgivning samt udbudsmaterialet for solceller. Kommunerne og regionen er i gang med at forberede solcelleudbud og der er i den forbindelse en forventning om øgede investeringer på dette område. Samlet set forventes desuden en større energiproduktion på grund af faldende priser på solceller (Bilag 1, figur 3). 3

Figur 1: Aktuel opnået investering (rød kurve) i forhold mål for investering (blå kurve). Da REEEZ projektet er forskudt med 2 måneder, svarer Status år 1 til 1. marts 2013. Se nærmere i bilag 1. Der er i perioden udarbejdet følgende rapporter og notater: 1. Holbæk Kommune. Solcellerapport. Dispositionsforslag. 5 MWp solceller på bygninger. Rapport udarbejdet af SEAS-NVE, juni. 2. Beregninger af energibesparelser og CO 2 -emisionsreduktion. Notat udarbejdet af Støttefunktionen, juni. 3. Oplæg om udbud af solcelleanlæg. Notater udarbejdet af Solarvent, juni og august Ekstern kommunikation Region Sjælland har oprettet en hjemmeside (www.reeez.dk) med tekster på dansk og engelsk om REEEZ. Regionen har endvidere udarbejdet en trykt folder om programmet. 2. Identificerede problemer og risici Der er i de årlige aftaler om økonomi mellem Regeringen og Kommunernes Landsforening hhv. Danske Regioner indført et anlægsloft for 2013. For regionerne er anlægsloftet udmøntet konkret for hver enkelt region, og for Region Sjællands vedkommende indebærer anlægsloftet, at der i 2013 bliver et mindre beløb til anlæg end tidligere forudsat. Regionen har derfor besluttet at fremrykke lånefinansierede investeringer i solceller for 15 mio.kr. til. 4

For kommunerne er der ikke udmeldt specifikke anlægslofter for hver enkelt kommune, men for alle landets 98 kommuner under ét. Det forventes i løbet af september/oktober at blive afklaret, om anlægsloftet får betydning for de kommuner, der er med i REEEZ. Spørgsmålet drøftes på et møde 28. september i Styringskomitéen for REEEZ. Når de kommunale budgetter for 2013 er vedtaget medio oktober, vil EIB blive orienteret om eventuelle konsekvenser af anlægsloftet og deraf afledte korrigerende handlinger. 3. Kontrakter om teknisk bistand Der er samlet brug for ekstern bistand for ca. 16 mio.kr. (2.172.800 EUR). Når det gælder regionens egne bygninger (primært sygehuse), kan regionens eksisterende rammeaftaler for rådgiverydelser anvendes. De samme rammeaftaler kan ikke bruges, når det gælder rådgivning til de kommunale partnere, og der er derfor gennemført udbud for hovedparten af denne rådgivning i henhold til EU's udbudsdirektiv. Med bistand fra Bascon (tidl. Hifab) er der gennemført EU-udbud af rammeaftaler om teknisk rådgivning og bistand til en anslået værdi af 13,7 mio.kr. (1.841.200 EUR). Efter en prækvalifikationsrunde er 12 rådgivere bedt om at afgive tilbud med frist til 14. august. Heraf er der den 6. september indgået rammeaftaler med de 6 tilbudsgivere, der har givet de økonomisk og kompetencemæssigt mest fordelagtige tilbud. Den europæiske Investeringsbank har godkendt udbuddet. Efter indgåelse af de seks rammeaftaler vil disse 6 tilbudsgivere blive brugt som rådgivere i resten af perioden, medmindre ganske særlige forhold taler for andet. I det første halve år, mens resultaterne af det store EU-udbud endnu ikke forelå, er der igangsat rådgivningsarbejder uden udbud, i overensstemmelse med udbudsreglerne. Det drejer sig dels om bistanden til at gennemføre udbuddet, dels om forskellige former for teknisk bistand. Se vedlagte bilag 2 for kontrakter om teknisk bistand (eksterne eksperter/underleverandører) igangsat/afsluttet i rapportperioden. 4. Ændringer i de planlagte aktiviteter og andre oplysninger Listen over projekter, der lå til grund for ansøgningen af 22. august 2011, er blevet revideret pr. 1. september. Baggrunden for revisionen er den udvikling, der er sket i kommuner og region i det forløbne år. I forhold til den oprindelige projektliste (Annex A til ansøgningen) er visse projekter udgået, nogle konkretiseret og andre kommet til. Denne opdatering af projekterne ændrer ikke ved det samlede billede af REEEZ-programmet. Det forventes således, at målene for investeringer, energibesparelser og CO 2 bliver nået. Der vurderes ikke at være behov for justeringer af de planlagte aktiviteter, sådan som de er beskrevet i den indledende rapport. 5

5. Finansiel status Se vedlagte bilag 3 for finansiel status for rapportperioden. Bilag 1: Forventede og opnåede resultater Figur 2: Fordeling af projekter ift. stadie Figur 2 viser projektfordelingen ift. stade. I løbet af REEEZ perioden skal søjlerne samlet set vise mindst 100 %. Gennem projektet vil der ske en løbende overgang fra udviklingsprojekter til planlagte og kontraherede projekter. Figuren afspejler, at REEEZ projektet er i sin opstartsfase, og at de fleste projekter, på nuværende tidspunkt, stadig er på udviklingsstadiet, klar til at blive rullet ud og konkretiseret. Planlagte projekter udgør 4,0 % og kontraherede projekter udgør 5,3 % (23 mio. kr.) af den samlede investeringsmålsætning. Figur 3 viser den forventede procentvise fremgang i forhold til målsætningen for investeringer, CO 2 og energibesparelser fordelt på projekttyperne. Af diagrammet ses, at de mål, der er sat indenfor hver projekttypegruppe, kan forventes realiseret. Det ses ligeledes, at der forventes en øget indsats indenfor EE installationer og en større energiproduktion indenfor VE El-produktion (herunder hovedsageligt produktion fra solceller). På nuværende tidspunkt er det dog svært at drage endelige konklusioner af disse små afvigelser, eftersom størstedelen af projekterne er i udviklingsstadiet og derfor indeholder nogen usikkerhed i de indberettede forventede besparelser. Det forventes dog, at der opnås større besparelser for solcelleanlæg, dels pga. de faldende priser på anlæggene, dels pga. en øget interesse for anlæg på de offentlige bygninger. 6

Figur 3: Procentvise forventede besparelser fordelt på projekttyper. Tallene er i procent af det oprindelige mål. Figur 4: Procentvise forventede besparelser fordelt på partnere. Tallene er i procent af det oprindelige mål. 7

Figur 4 viser den procentvise fremgang i forhold til målsætningen for investering, CO 2 og energibesparelser fordelt på partnerne. Det ses af figuren, at de fleste kommuner fortsat forventer at leve op til de målsætninger, der er sat. Flere af partnere har desuden en forventning om øget projektaktivitet. Slagelse og Solrød stikker ud i diagrammet. Slagelse har ikke meldt ud, at de ikke kan nå målene, selvom figuren kunne tyde på det. Årsagen er, at alle projekter endnu ikke er indberettet. Solrød stikker ud ift. forventet energibesparelse og CO 2 emissionsreduktion, fordi kommunens forventninger for besparelser som udgangspunkt var for lavt sat i forhold til den planlagte investering. 8

Bilag 2 Kontrakter for teknisk bistand (Eksterne eksperter /Underleverandører) indgået / afsluttet i perioden 1. marts til 31. august Kontrakt nr. Navn på ekstern konsulent 1 Bascon (tidl. Hifab) Kort beskrivelse af opgave EU-udbud af teknisk bistand 2 SEAS-NVE Screening af egnede placeringer til solceller i Holbæk Kommune 3 Solarvent ApS Tekniske, arkitektoniske og økonomiske kriterier for fælles udbud af solceller 4 Grontmij Proces for kvalitetssikring af energimærker 5 Forventede totale udgifter (EUR) 20 000 2. april 18 500 27. april 32 000 2. maj 1 000 1. aug. Varighed af kontrakt (start og slut) 30. sept. 1. sep. 30. nov. 31. aug. Udbudsform anvendt Indhentet tilbud Indhentet tilbud Indhentet tilbud Indhentet tilbud Udbudspublikation, referencer Ingen Ingen Ingen Ingen Bemærkninger 9

Bilag 3 European Investment Bank ELENA - European Local Energy Assistance Financial Statement Name of project: REEEZ Number of project: ELENA-2011-25 Reporting period from: aa/bb/cc to xx/yy/zz 01/03/12 to 31/08/12 Currency used: (three letter abbreviation) DKK STAFF COSTS (Justification for labour costs may be requested by the Bank) Line N Name Category name (e.g. senior expert, engineer, etc.) Number of manhours Hourly rate Staff costs amount A B AxB 1 Flemming Jørgensen Senior expert 660.00 394.15 260 136.76 2 Jannie Bakkær Sørensen Junior expert (engineer) 530.32 247.55 131 282.55 3 Mads Lundsgaard-Nielsen Expert (engineer) 530.32 314.07 166 555.03 4 Total 1720.64 557 974.34 The cost of staff assigned to the action, comprising actual salaries plus social security charges and other statutory costs included in the remuneration, provided that this does not exceed the average rates corresponding to the beneficiary's usual policy on remuneration. EXTERNAL EXPERTS / SUBCONTRACTING Line N Name of Subcontractor Description of the work undertaken Amount 1 Bascon (Hifab) 2 Solarvent ApS 3 Grontmij 4 SEAS-NVE 5 TOTAL ELIGIBLE COSTS FOR THE PERIOD Tender for technical assistance 86 751.92 Technical, architectonic and economic criteria for joint tenders for solar cells 65 950.00 Process for technical review of energy labels 6 500.00 Screening for suitable sites for installation of solar cells in Holbæk 0.00 Total 159 201.92 Direct staff costs 557 974.34 External Experts / Subcontracting 159 201.92 Total 717 176.26 10