HOW to CeDEPI. En guide for partnere i CeDEPI-projektet. Region Midtjylland Skottenborg Viborg

Transkript

1 HOW to CeDEPI En guide for partnere i CeDEPI-projektet Region Midtjylland Skottenborg Viborg

2

3 Indholdsfortegnelse 1 Generelt Økonomi for partnerne Rådgivning Ekstern rådgivning Intern rådgivning Dokumentation til EIB Hjælp til selvhjælp Workshops og temamøder Hjemmeside Informationsbrochure Kontaktoplysninger, CeDEPI-projektgruppen...12 Anneks A: Indberetningsskema Anneks B: Eksempler på udfyldning af indberetningsskemaer HOW to CeDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet 1

4 1 GENERELT How to CeDEPI er en guide til partnerne i CeDEPI-projektet i Region Midtjylland. Projektet er i gang og har en projektperiode fra d. 15. juni 2014 til d. 14. juni Guiden her er et værktøj til partnere i CeDEPI, og et opslagsværk, således at man som partner kommer til et godt resultat. Hertil sikrer guiden at Den Europæiske Investeringsbank (EIB) får den korrekte indberetning, for at kunne udløse støtte. Projektets partnere har i alt meldt ind med en samlet investeringssum på ca. 430 mio. kr. fordelt på tre områder: Bygninger (klimaskærm og installationer) (ca. 274 mio. kr.) Gadebelysning (ca. 152 mio. kr.) Transport (ca. 3 mio. kr.) Iht. kontrakten med EIB skal 20 % af investeringerne (ca. 86 mio. kr.) være kontraheret efter 12 måneder (juni 2015) og 55 % (ca. 236 mio. kr.) efter 24 måneder (juni 2016). Alle investeringer under ELENA-ordningen skal være godkendt og kontraheret inden 14. juni Der er fra EIB s side ydet 17,2 mio. kr. i støtte til at forberede disse investeringer. Hertil kommer en egenbetaling for partnerne på 1,9 mio. kr. Samlet set er der således ca. 19,1 mio. kr. til brug til administration, intern rådgivning fra CeDEPIprojektgruppen og ekstern rådgivning. De eksterne rådgiverydelser kontraheres via sekretariatet på baggrund af et indberetningsskema (behandles nærmere i afsnit 3.1). Dette udfyldes af en partner sagsbehandler og fremsendes til godkendelse i sekretariatet. Der kan søges ekstern bistand i 4 forskellige grupper, hvor der er forskellige rådgivere tilknyttet med særlig kunnen indenfor disse områder: Aftale 1: Special udbudsrådgivning Aftale 2: Bygninger Aftale 3: Gadelys Aftale 4: Transport 2 HOW to CEDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet

5 2 ØKONOMI FOR PARTNERNE Investeringerne er fordelt mellem partnerne således jf. kontrakten med EIB, se tabel 1. Dette er det minimum af investeringer partnerne har forpligtet sig til gennem kontrakten. Tabel 1: Forpligtede investeringer jf. EIB-kontrakten. Fordeling af investeringer Total investeringssum: Investeringssum Investeringssum Bygninger + vejbelysning/transporning/transport i vejbelys- i Bygninger [Kr.]* [Euro] [Kr.]* Favrskov Kommune EUR kr Hedensted Kommune EUR kr Herning Kommune EUR kr Horsens Kommune EUR kr Norddjurs Kommune EUR kr Randers Kommune EUR kr kr Ringkøbing-Skjern Kommune EUR kr Samsø Kommune EUR kr Silkeborg Kommune EUR kr Syddjurs Kommune EUR kr kr Viborg Kommune EUR kr Region Midtjylland EUR kr Total EUR kr kr *Beregnet på baggrund af eurokurs 7,46 (kursen d. 25. februar 2014, som er dato for ansøgning til EIB). I ansøgningsprocessen har 6 partnere ønsket mulighed for intern rådgivning fra CeDEPI-projektgruppen. Disse kommuner får udstationeret én eller flere medarbejdere periodisk og dertil ekstern rådgivning til forberedelse af investeringer. Midlerne til rådgivning fordeles forholdsmæssigt ud fra hver enkelt partners samlede investeringssum og opdeles på tre poster: Udgift: Administration og EU-udbud Dette er et overslag over udgifter til administration i sekretariatet og rådgiverydelser ifm. EU-udbuddet. Disse midler ser den enkelte partner ikke direkte, men skal betragtes som en fast omkostning i projektet. Her angives en procentandel af partnerens planlagte totale investeringssum. Til rådighed: Intern rådgivning Dette er et overslag over det antal uger en given partner har en udstationeret medarbejder fra CeDEPI-projektgruppen til rådighed til rådgivning. Her angives antal uger inkl. helligdage. HOW to CeDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet 3

6 Til rådighed: Ekstern rådgivning Dette er et overslag over de midler en given partner, har til rådighed til rådgivning fra ekstern side. Her angives en procentandel af partnerens planlagte totale investeringssum. Der er indgået rammeaftaler på rådgivningen, således at konkurrencekravet er løftet af rådgivningen. Overslaget anskueliggøres i tabel 2. Tabel 2: Overslag af midler til rådgivning for hele projektperioden Udgift: Administration +EU-udbud Til rådighed: Intern rådgivning Til rådighed: Ekstern rådgivning Favrskov Kommune 1,16 % 24 uger 1,176 % Hedensted Kommune 1,16 % 92 uger 1,176 % Herning Kommune 1,16 % - 3,126 % Horsens Kommune 1,16 % - 3,126 % Norddjurs Kommune 1,16 % 60 uger 1,176 % Randers Kommune 1,16 % 157 uger 1,176 % Ringkøbing-Skjern Kommune 1,16 % - 3,126 % Samsø Kommune 1,16 % - 3,126 % Silkeborg Kommune 1,16 % 95 uger 1,176 % Syddjurs Kommune 1,16 % - 3,126 % Viborg Kommune 1,16 % 152 uger 1,176 % Region Midtjylland 1,16 % - 3,126 % Eksempel Favrskov Kommune Udgift: Administration og EU: Til rådighed: Intern rådgivning: Til rådighed: Ekstern rådgivning: 1,16 % * kr. = kr. = 24 uger 1,176 % * kr. = kr. 4 HOW to CEDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet

7 3 RÅDGIVNING For at et projekt kan indgå som en del af ELENA-ordningen under CeDEPIprojektet, skal der være ydet ELENA-rådgivning. Enten ved intern rådgivning fra CeDEPI-projektgruppen eller fra ekstern side. I alle tilfælde skal projektet være godkendt i sekretariatet. ELENA-rådgivning er forberedende teknisk rådgivning herunder: Energiscreening Projektering Udbud frem til entreprisekontrakt Der skal være ydet ELENA-rådgivning og herved sat et CeDEPI-fingeraftryk på et projekt, for at det kan indgå som en del af CeDEPI-projektet 3.1 Ekstern rådgivning Alle projekter SKAL godkendes af CeDEPI-sekretariatet. Der anvendes ét indberetningsskema pr. projekt/pr. kontrakt, der skal indgås. Indberetningsskemaet findes som Anneks A til dette dokument. Skemaet er sekretariatets dokumentation til EIB for at et projekt har modtaget ELENA-rådgivning, og derfor tæller med i målet mod at indfri investeringerne jf. tabel 1. Korrekt og tilstrækkelig udfyldelse af dette skema er derfor yderst vigtigt. I indberetningsskemaet skal bl.a. angives: Projektbeskrivelse Beskrivelsen skal have en detaljeringsgrad, som skulle den fremsendes direkte til en rådgiver med henblik på et tilbud. Forventet rådgivningsbehov Hvilke rådgiverydelser ønskes, og hvad er det forventede timeforbrug for ydelsen? Forventet anlægsinvestering Hvor stor er den forventede investering? Forventet energibesparelse (hvis muligt) Forventet CO2(e)-besparelse (hvis muligt) Af Anneks B ses eksempler på et godkendt indberetningsskema og et ikkegodkendt skema. Sekretariatet vurderer indberetningen, og tildeler direkte en rådgiver indenfor den relevante rammeaftale. ELENA-rådgivning ved rammeaftalerådgiver indgås af tre parter, nemlig rådgiver, partner og CeDEPI-sekretariat. Det er sekretariat, der på baggrund af parternes indberetningsskemaer, finder en rådgiver der matcher behovet (og geografien og HOW to CeDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet 5

8 opgavens størrelse). Sekretariat finder således en egnet rådgiver, og indgår rådgiveraftale, med beskrivelse af hvad der skal projekteres/screenes/udbydes. Dette ud fra paradigmer udarbejdet af sekretariat og arbejdsgrupperne. Investering foretaget uden at der er ydet ELENA-rådgivning kan ikke tælle med i den samlede forpligtede investering jf. tabel 1. Partneren vil herefter være forpligtiget til at kompensere med en tilsvarende investering for at opfylde de aftalte investeringssummer angivet i tabel 1. Rådgivningen skal ophøre, når der indgås kontrakt med en entreprenør/håndværker om udførsel af arbejdet. Ønskes rådgivning til fagtilsyn på det konkrete arbejde samt 1- og 5 års gennemgange af arbejdet, kan dette rekvireres gennem en optionsydelse i rammeaftalen. Optionsydelserne er et tilbud og en mulighed for partneren, og kan således indgås til samme favorable timepriser som er gældende i rammeaftalen. Optionsydelser skal ses som helt adskilt fra ELENA-projektet, da ELENA-berettiget støtte kun kan ydes frem til kontraktindgåelse med håndværker eller entreprenør. CeDEPI-sekretariatet har en levetid som svarer til projektets (medio juni 2017), hvorfor fagtilsynsaftaler kun kan indgås direkte mellem partneren og rammeaftalerådgiveren. Fagtilsyn er desuden ikke støtteberettiget under ordningen, og skal honoreres af direkte af partneren. 3.2 Intern rådgivning Intern rådgivning fra CeDEPI-projektgruppen tildeles jf. tabel 2, og aftales tidsmæssigt i samarbejde med de involverede partnere. Dette betyder at tildelingerne i tabel 2 ikke nødvendigvis falder i en sammenhængende periode. Her kan blive tale om deltidsløsninger med 14 dage/14 dage split, måned/måned split eller udstationering af flere medarbejde til samme partner på samme tid. Tabel 2 angiver derfor blot det samlede antal uger til rådighed i hele projektets løbetid fra 15. juni 2014 til 14. juni Dette kræver samarbejdsånd partnerne imellem, for at dette kan lykkes, samt anerkendelse af at sekretariatet råder for det fælles bedste resultat. Indledende møder har afdækket den enkelte kommunes opgaver, kompetencebehov og tidshorisont for udstationeringer og ligger til grund for en igangværende fordeling. Så vidt muligt vil der blive taget højde for partnernes ønsker og behov ved planlægning. Sekretariatet udarbejder en udstationeringsplan for hvert halve år projektperioden igennem. Alle projekter som genereres ved intern rådgivning skal godkendes af CeDEPIsekretariatet. Der anvendes ét indberetningsskema pr. projekt/pr. kontrakt der indgås (se nærmere forklaring i afsnit 3.1) 6 HOW to CEDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet

9 4 DOKUMENTATION TIL EIB I denne forbindelse forstås EIB som CeDEPI-sekretariatet, da man herfra står for kontakten og rapporteringen til EIB. Sekretariatet skal for alle projekter/kontrakter, der skal indgås have: Indberetningsskema (Anneks A) Projektdokumentation (eksempelvis udbudsmateriale) Kontrakt/aftale med den udførende Alle fakturaer fra den udførende Beregning af energi- og CO2-besparelser Figur 1 angiver arbejdsprocessen i CeDEPI-projektet. Overordnet kan dette opdeles i to faser: Fase 1: Her indberetter partnere projekter som registreres og godkendes af sekretariatet. Indberetningsskemaet sikrer, at alle projekter får tildelt ELENArådgivning og derved kan indgå i CeDEPI-projektet. Derudover er skemaet et projektstyringsværktøj, der danner overblik over projektets status og fremdrift. Fase 2: Her er ELENA-rådgivningen afsluttet, og der er skrevet kontrakt med en udførende entreprenør. Partneren indsender den beskrevne projektdokumentation (se ovenfor) og sekretariatet registrerer, bekræfter og afslutter sagen i CeDE- PI-regi. Figur 1: Arbejdsflow i CeDEPI-projektet FASE 1 Indberetning Indberetningsskema udfyldes af partneren og fremsendes til sekretariatet. Indberetningsskema Sekretariatet vurderer indberetningen. Indberetningsskema GODKENDT Sekretariatet sender skemaet retur til partneren. Indberetningsskema HOW to CeDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet 7

10 FASE 2 Dokumentation Ved kontraktindgåelse med udførende leverer partneren. Projektdokumentation Kontrakt/aftale Fakturaer Investeringssum Energibesparelse Sekretariatet registrerer data. Projekt færdigbehandlet og afsluttet i CeDEPI-regi. Partneren modtager endelig bekræftelse fra sekretariatet. CO2-besparelse 8 HOW to CEDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet

11 5 HJÆLP TIL SELVHJÆLP Partnernes egen forberedelse er en vigtig del af CeDEPI projektet, og kan bidrage til at processen forløber så let som muligt. At materialet, som skal anvendes ifm. rådgiverarbejdet er tilgængeligt ved indgåelse af rådgiveraftale gør, at man får mere rådgivning for pengene. Det er ærgerligt at bruge de første rådgivningstimer på at finde materiale frem, som kunne have været forberedt. Sekretariatet vil, i samarbejde med arbejdsgrupperne, udarbejde paradigmer for arbejde med konkrete rådgiveropgaver. Her behandles ligeledes, hvordan man som partner forbereder sig bedst muligt på en given opgave. Eksempler på partnernes forberedelse indenfor specifikke områder kunne være: Målsætning med energiinvesteringer o Fastlæggelse af hvad der ønskes opnået, f.eks. at rykke en bygning fra at opnå Energimærke i klasse F op til Energiklasse B. o Krav om nedbringelse af energiudgifter på bygning x med x %. o Andre faste målsætninger som kan beregnes. o Nedbringelse af udgift til reparation af gadelys. Udbud o Politiske drøftelser og afklaring af om der ønskes gennemført OPP, ESCO eller lign. o Projektbeskrivelser. o Behovsopgørelser. Bygninger (klimaskærm og installationer) o Hvilke bygninger skal undersøges? o Hvad er potentialet (energi og CO2)? o Arbejds/investeringsplan (hvor giver det mest mening at starte) o Tegningsmateriale. o Beskrivelse af installationer, herunder principdiagrammer (varme, vand og ventilation). o Energiforbrug (el, vand og varme så detaljeret som muligt). o CTS-data. Gadebelysning o Hvilke vejstrækninger skal undersøges? o Hvad er potentialet (energi og CO2)? o Arbejds/investeringsplan (hvor giver det mest mening at starte). o Belysningsplaner (hvilke typer standere/armaturer er placeret hvor). Transport o Afklaring af politiske drøftelser om emnet med udkast til kommissorium til rådgiver. o Evt. notat om brug, lokationer, operationsradius samt ønsket brugsmønster for elbiler. HOW to CeDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet 9

12 6 WORKSHOPS OG TEMAMØDER Der vil årligt blive afholdt workshops i samarbejde med arbejdsgrupperne, indenfor områder som har generel interesse for parterne. Der indkaldes til workshops må mail til parterne. Er der emner af særlig bred interesse vil også repræsentanter for kommune, der ikke er en del af ELENA ordningen blive inviteret. Formålet med disse workshops er at skabe en platform for videndeling og læring. Derved vil det være muligt at udnytte kompetencer og gode idéer mellem partnerne, og bidrage til at skabe et netværk for samarbejde fremadrettet. På denne måde kan det også være muligt, at imødekomme helt konkrete problemstillinger og sparre med kolleger og foredragsholdere fra eksterne rådgivere. Første workshop forventes afholdt i første kvartal Workshops arrangeres efter behov og interesse. Som en del af ELENA-projektet er der oprettet fire arbejdsgrupper indenfor de fire hovedområder i projektet. Bygninger klimaskærm Bygninger installationer Gadebelysning Transport (afventer Styregruppe) Ideen med grupperne er i lighed med workshops at skabe netværk på tværs af kommunerne, så der sker videndeling. ELENA-sekretariatet tager initiativ til at indkalde til gruppemøder. Sekretariatet vil have et tæt samarbejde med øvrige nationale ELENA-projekter. 10 HOW to CEDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet

13 7 HJEMMESIDE Sekretariatet har oprettet en hjemmeside for projektet som forventes idriftsat i december Siden bliver projektets offentlige profil og ansigtet udadtil. Formålet med hjemmesiden er at oplyse samarbejdspartnere og øvrige interessenter samt folk med engagement i energibesparelser og kommer bl.a. at omfatte: Statusrapporter til EIB Der udarbejdes én indledende 3 måneders statusrapport og efterfølgende halvårsrapporteringer. Rapporterne omhandler projektets fremgang og generelle status. Rapporterne vil desuden blive fremsendt til projektet Styregruppe og Følgegruppe, samt til KKR som orienteringspunkt. Status på projektet generelt (investeringer, energibesparelser, CO2- besparelser) Nyheder om igangværende projekter Videndeling Links til relevante websider, paradigmer, beregningsværktøjer etc. Workshops Materiale om fremtidige workshops, dagsordener, referater og undervisningsmateriale. Kontaktoplysninger på partnere og CeDEPI-projektgruppen. Med dens oplysende formål er det tænkt at hjemmesiden tillige kan anvendes som reklame for den enkelte partners engagement på de lokale kommunehjemmesider. 7.1 Informationsbrochure Der udarbejdes en informationsbrochure omkring CeDEPI-projektet i samarbejde med JS/Danmark. Brochurens målgruppe er partnerne. Hver enkelt partner vil få tilsendt papirudgaver af brochuren. Brochuren bliver ligeledes webbaseret, og partnerne kan derfor anvende den informativt på de lokale kommunale hjemmesider. HOW to CeDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet 11

14 8 KONTAKTOPLYSNINGER, CEDEPI-PROJEKTGRUPPEN Medarbejder Telefon Martin Petersen Program leder Sekretariatet, CeDEPI Eva Hancock Projektleder Sekretariat CeDEPI Navid Khalili-Tabrizi Jensen Civilingeniør, byggeri Sekretariat CeDEPI Ekaterina Harming Civilingeniør Randers Kommune Jens Munch Casper Energirådgiver Randers Kommune Emil Mortensen Ingeniør, energirådgiver Viborg Kommune Peter Merrild Sørensen Ingeniør, gadelys Viborg Kommune Jesper Buchhardt Rådgiver Energi & Teknik Silkeborg Kommune HOW to CEDEPI En guide til partnere i CeDEPI-projektet