Regionshuset Viborg Anmeldt tilsyn på Himmelbjerggården Udført den 20. august 2013 Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 7841 0000 kontakt@rm.dk www.rm.dk.dato 23-09-2013 Ellen Brunebjerg Tel. +45 7841 0192 Ellen.Brunebjerg@stab.rm.dk 1-51-73-20-07 Side 1 Himmelbjerggården Himmelbjergvej 11 8680 Ry Tlf.: 7847 9800 Email:Himmelbjerggaarden@ps.rm.dk Web: www.sbu.rm.dk Afdelingsleder: Lene Vind Skoleleder: Anne Mette Vendelbo Afdelinger Buen, 8 pladser Gammelgård/Vestergård, 8 pladser Bineshjem, 8 pladser Honolulu, 6 pladser Skovsted, projektafdeling med 1 til 2 pladser Specialområde: Himmelbjerggården indgår i Specialområdet Socialpsykiatri Børn og Unge Målgruppe Himmelbjerggården er et socialpædagogisk døgntilbud i Region Midtjylland. Målgruppen er børn og unge i alderen fra 6 til 18 år (23 år), og omfatter: - børn og unge som er normalt begavede og omsorgssvigtede med tilknytningsforstyrrelser. Dette omfatter store sociale, emotionelle og adfærdsmæssige vanskeligheder, samt et kognitivt ujævnt funktionsniveau - børn og unge med organisk betingede vanskeligheder, manifesteret som specifikke indlæringsvanskeligheder og/eller deciderede opmærksomhedsforstyrrelser som ADHD. Heriblandt også børn som lider af tics (Tourettes Syndrom) og/eller har en ritualiseret og tvangspræget adfærd (OCD). Himmelbjerggården drives i henhold til Lov om Social Service 66, stk. 6. Himmelbjerggården har intern skole. Teamledere Ernst Zeuthen Henrik Pedersen Ruben Møller Henrik Pedersen Områdeleder: Agnete Thomsen Driftschef: Simon Eg Severinsen
Tilsyn og historik Tilsynene udføres efter Lov om Social Service 148a og i henhold til Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på www.tilsyn.rm.dk Listen omfatter tilsyn fra 2010 og frem. Alle tilsynsrapporter kan ses på www.tilsyn.rm.dk 2013 2012 2011 2010 Anmeldt Uanmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt 20.8.2013 7.2.2013 Ekstern Evaluering 18.9.2012 8.5.2012 16.1.2012 Bineshjem 4.5.2011 Gammelgård 12.10.10 Buen 9.4.2010 Satellitten Seneste tilsynsrapport ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var følgende opmærksomhedspunkt: Himmelbjerggården skal efterleve kravene i persondataloven om sikker opbevaring af personfølsomme oplysninger, sådan at dokumenter med personfølsomme oplysninger ikke opbevares mere end 30 dage på fællesdrevet, men herefter enten udskrives og slettes eller opbevares i Bosted system Tilsynet er bekendt med handleplanen for opmærksomhedspunktet. Tilsynets fokusområder Dette anmeldte tilsyn havde fokus på: Status belægning og efterspørgsel organisatoriske udfordringer Den pædagogiske indsats: Tilbuddets ydelser: o sammenhæng mellem målgruppe, metoder og medarbejdernes kompetencer o skolegang og fritid o beboerøkonomi o opbevaring af personfølsomme oplysninger jf. Persondataloven Magtanvendelse: o tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Risikovurdering: o tilbuddets praksis i forhold til Model for Sikkerhed Fysiske og sundhedsmæssige rammer: Fysiske rammer i forhold til målgruppen Medicinhåndtering: o o tilbuddets praksis implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Utilsigtede hændelser: o organisering af arbejdet med UTH og tilbuddets praksis o implementering af regional retningslinje, herunder lokal tilføjelse i relation til standarden i Dansk Kvalitetsmodel Organisatoriske forhold: Aktuelle udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø Side 2
Tilsynets metode Tilsynet var varslet minimum seks uger før. Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet forberedt sig ud fra tidligere tilsynsrapporter, informationer i regionens elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, på tilbuddets hjemmeside og i Tilbudsportalen. Herunder: Magtanvendelser Resultatdokumentation for Himmelbjerggården Ydelsesbeskrivelser Tilbuddet havde fremsendt materiale til tilsynet: Brev til forældre Nyhedsbrev til personale Behandlingsplaner og kommunal handleplan for to beboere Udkast til udvikling af dokumentationsrutiner og analyse metode i SBU Lokale tilføjelser til fælles regional retningslinje for Magtanvendelse Statistik over magtanvendelser 1. halvår 2013 Tre eksempler på magtanvendelsesregistreringer Udkast til Sikkerhed og Risikovurdering i SBU Lokale tilføjelser til fælles regional retningslinje for Medicinhåndtering Medicininstruks fælles for SBU Himmelbjerggårdens tilføjelse til medicininstruksen Lokale tilføjelser til fælles regional retningslinje for UTH Retningslinjer for tøj- og lommepenge Oversigt over medarbejdere og deres uddannelse Fraværsstatistik for maj 2012 maj 2013 Plan for kvalitetsforbedringer på trin 4 for Himmelbjerggården Referat fra kvalitetsudviklingsmøde 8.7.2013 Instruks for behandling af personfølsomme oplysninger To referater fra AMU-møde To referater fra LMU-møde I forbindelse med tilsynet blev følgende udleveret: Intern kontrol af x-drev pr. 14.8.2013 Statistik vold og trusler 1. halvår 2013 Vejledning for magtanvendelser og trusselsskemaer Risikoprofil skema for en beboer Rolle og ansvarsfordelingen for UTH-organiseringen Ved tilsynsbesøget blev følgende interviewet: Agnete Thomsen, områdeleder Lene Vind, afdelingsleder Teamleder, Gammelgård Fire pædagoger fra Bineshjem, Honolulu og Gammelgård, hvilket inkluderer arbejdsmiljørepræsentant for Himmelbjerggården og tillidsrepræsentant for døgnområdet Fire unge fra Honolulu, Buen og Bineshjem, hvoraf de tre er medlemmer af Børne- og ungerådet Medarbejderrepræsentanterne var udvalgt af ledelsen. De unge blev spurgt af ledelsen, om de ville tale med tilsynet. Pårørende blev inviteret af ledelsen til at medvirke, men ingen havde ønsket at deltage. Medarbejdernes og beboernes navne er kendt af tilsynsteamet, men ude- Side 3
lades i rapporten. Tilsynet ankom kl. 9 og forlod tilbuddet igen kl. 15. Tilsynet blev planlagt sammen med ledelsen. Tilsynet fik en rundvisning i fællesarealer på Gammelgård og Skovsted. Afslutningsvist fik ledelsen en tilbagemelding af tilsynet. Rapporten er en sammenskrivning af de data, som tilsynet har indhentet under tilsynsbesøget og er et øjebliksbillede af dialoger, observationer og diverse skriftligt baggrundsmateriale, som er blevet tilvejebragt i dataindsamlingsprocessen. Sammenskrivningerne danner baggrund for tilsynet samlede vurdering. Tilsynet er udført af Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Ellen Brunebjerg Tilsynskonsulent Tlf.: 7841 0193 E-mail: trine.birkemose@stab.rm.dk Tlf.: 7841 0192 E-mail: ellen.brunebjerg@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering I forhold til tilbuddets ydelser er det tilsynets vurdering at: Himmelbjerggården tilbyder individuelt tilrettelagte behandlingsforløb, som løbende evalueres og tilpasses barnets udfordringer Medarbejdernes kompetencer indenfor miljøterapi suppleres, og der inddrages eksterne specialister, som fx psykolog og psykiater Arbejdet med de individuelle planer og dokumentationen med fordel kan udvikles, herunder at prioritere få, afgrænsede delmål og dokumentere for disse med henblik på at koordinere indsatsen og understøtte børnenes udvikling Himmelbjerggården har fokus på børnenes skolegang og fritidsaktiviteter både på og udenfor tilbuddet De unge udtrykker sig samstemmende med ledelse og medarbejdere om opholdet og de udfordringer, som de møder Tilbuddet lever op til Persondatalovens forskrifter om opbevaring af personfølsomme oplysninger I forhold til magtanvendelser er det tilsynets vurdering at: Magtanvendelser registreres, indsendes og godkendes i Psykiatri og Social Magtanvendelser danner udgangspunkt for drøftelser med henblik på læring og forebyggelse Selve indgrebet i selvbestemmelsesretten beskrives ikke konsekvent så detaljeret, at det fremgår hvordan fastholdelsen eller føringen sker, og hvor mange medarbejdere, som medvirker. Efter tilsynets vurdering er det en forudsætning for at vurdere indgrebet ud fra legalitet, individualitet, proportionalitet og mindsteindgrebsprincippet Resultatet af analysen af magtanvendelser er ikke konsekvent tilgængelig for alle medarbejdere, hvilket er beskrevet i den regionale retningslinje for standarden Magtanvendelser og de lokale tilføjelser i Specialområdet I forhold til risikovurdering er det tilsynets vurdering at: Specialområdets udkast til Sikkerhed og Risikovurdering lever op til kravene i regionens Model for Sikkerhed Specialområdet med trafiklys-metoden foreslår et overskueligt Side 4
redskab, som også børnene/de unge kan forstå og evt. anvende I forhold til medicinhåndtering er det tilsynets vurdering at: Medicinhåndteringen sker sikkert og struktureret Medicinansvarlige medarbejdere modtager uddannelse Medicininstruksen lever op til den regionale retningslinje I forhold til utilsigtede hændelser er det tilsynets vurdering at: UTH-organiseringen er under etablering, og der er rutiner for at drøfte UTH med henblik på læring og forebyggelse Der er behov for en drøftelse i organisationen af hvilke forhold, som skal registreres som UTH, herunder for sen dokumentation i Bosted System af medicingivning I forhold til arbejdsmiljø er det tilsynets vurdering at: Ledelse og medarbejdere har samstemmende opfattelser af udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø som følge af lukning af en afdeling Der med fordel kan sættes fokus på registrering af vold og trusler om vold, både med henblik på at dokumentere påvirkning af medarbejderne, men også for at dokumentere børnenes og de unges behov for støtte i dagligdagen Anbefalinger Opmærksomhedspunkter Det er tilsynets anbefalinger at Arbejdet med de individuelle planer og dokumentationen med fordel kan udvikles, herunder at arbejde med få, afgrænsede delmål og dokumentere for disse I magtanvendelsesregistreringer bør selve indgrebet beskrives så detaljeret, at det er muligt for tredjepart at vurdere indgrebets legalitet, individualitet, proportionalitet og i forhold til mindsteindgrebsprincippet Resultatet af analysen af magtanvendelser skal gøres tilgængelig for alle medarbejdere i henhold til den regionale retningslinje for standarden Magtanvendelser Organisationen får klarhed over hvilke forhold, der skal registreres som Utilsigtede Hændelser Der sættes fokus på registrering af påvirkninger af medarbejderne, herunder vold og trusler om vold mod medarbejdere Tilsynet er ikke blevet præsenteret for forhold, som giver anledning til opmærksomhedspunkter. Efterfølgende udgør baggrundsmaterialet for tilsynets samlede vurdering: Aktuel status Belægning og efterspørgsel Ledelsen oplyser at der er vigende belægning og efterspørgsel på hele Specialområdet Socialpsykiatri Børn og Unge (SBU), som ud over Himmelbjerggården omfatter Hald Ege og Oustruplund. Alle tre tilbud har haft tomme pladser, og det er aftalt med Psykiatri og Socialledelsen at pladsantallet skal reduceres. Samtidig har det været en strategi fra ledelsens Side 5
Organisatoriske udfordringer side at beholde pladser på alle tre botilbud, som kan tilbyde forskellige muligheder for børnene. Ledelsen har besluttet at afdeling Honolulu lukkes pr. 1. september 2013, og børnene flytter til henholdsvis Gammelgård/Vestergård, til Buen, til Oustruplund, og en ung bliver udskrevet. Det er lykkedes at tilbyde omplacering til andre afdelinger eller uddannelsesorlov til alle pædagogiske medarbejdere. Der er afskediget en husmor og en lærer. Desuden er pedelfunktionen omlagt på Himmelbjerggården og på Hald Ege. Ifølge ledelsen er det en udfordring at få etableret et driftsgrundlag med en stabil belægning, der kan danne grundlag for faglig udvikling og tryghed for medarbejderne. Desuden er det en særlig udfordring at halvdelen af børnegruppen på Himmelbjerggården og Hald Ege er over 16 år, og derfor reelt kan flytte ud i løbet af et par år. Det fordrer ifølge ledelsen et højt indtag af nye børn løbende over de næste år. Ledelsen fortæller at kommunerne generelt har øget opmærksomhed på takster og visitation til skole- og dagtilbud, især for de unge, der er over den undervisningspligtige alder. Det medfører bl.a. at kommunerne ønsker at genforhandle takster, eller at de unge flytter til andre mindre indgribende foranstaltninger. Arbejdet med Dansk Kvalitetsmodel for Socialområdet I foråret 2013 er der gennemført en intern audit af de ydelsesspecifikke standarder i døgnafdelingerne i SBU. Det handler om standarderne: Individuelle planer (Behandlingsplaner), Brugerinddragelse, Kommunikation, Magtanvendelse, Medicinhåndtering og Utilsigtede Hændelser. Efterfølgende har et kvalitetsudviklingsudvalg arbejdet med dokumentationsstrukturen og analysemetoder for blandt andet at tydeliggøre kvalitetsmodellens krav. Ud over dokumentationsstrukturen er der særligt fokus på anvendelsen af behandlingsplaner og Bosted System. Tilsynet har modtaget det udarbejdede udkast, som efter planen skal være implementeret i alle døgnafdelinger inden udgangen af 2013. Den pædagogiske indsats Målgruppe Metoder/ Organisering Himmelbjerggårdens målgruppe spreder sig pt. fra 7 til 17 år. Det er ledelsens opfattelse at spredningen i diagnoser og alder bliver bredere. Medarbejderne tilføjer at målgruppen ud over normalområdet også omfatter dårligt begavede, som kan have andre behov for indsats end de normalt begavede. De unge over den undervisningspligtige alder er en udfordring, som kræver særlig opmærksomhed. Der inddrages blandt andet UU-vejledere (Ungdommens Uddannelsesvejledere) i forhold til valg af uddannelse, og nogle af de ældste elever bruger værkstederne på Oustruplund nogle dage eller timer om ugen. Den grundlæggende tilgang på Himmelbjerggården er stadig miljøterapeutisk, hvilket er beskrevet nærmere i ydelsesbeskrivelser på hjemmesiden og i tidligere tilsynsrapporter. Medarbejderne fortæller om procedurerne ved indskrivning af nye børn, Side 6
Den pædagogiske indsats som tildeles to kontaktpædagoger, der har ansvaret for indkøb og praktiske aftaler samt for at udarbejde en strukturplan. Kontaktpædagogerne udarbejder oplæg til en behandlingsplan, der tager udgangspunkt i kommunens handleplan. Hvis der ikke foreligger en kommunal handleplan, efterspørger socialrådgiveren den hos kommunen. Medarbejderne oplyser at de opstiller langsigtede mål for en række områder i behandlingsplanen, der som udgangspunkt revideres hvert halve år i forbindelse med behandlingsmøderne med kommunerne. Tilsynet ser ved gennemgang af de indsendte behandlingsplaner samt ved dokumentgennemgangen i Bosted System, at der er opstillet mål, metoder og udviklingstegn for børnene på en række områder, dog uden en prioritering af fokusområder for det enkelte barn. Ifølge medarbejderen holder de et individuelt fokus på fx seks børn i en afdeling, men at det kan blive en udfordring i den nye afdeling med 11 børn. Kommunikation og brugerinddragelse fremgår af behandlingsplanerne. Børnene/de unge inddrages efter deres kompetencer i definition af mål og enkelte også i dele af behandlingsplanen. Aktiviteter og Skolegang Der er mål for fx aktiviteter udenfor Himmelbjerggården, øget ansvar og medinddragelse. Medarbejderne oplyser at de unge kan deltage i fritidsaktiviteter udenfor Himmelbjerggården i det omfang det er muligt, fx ridning eller cross. Da en del af målgruppen har svært ved at begå sig socialt, tilrettelægges der også aktiviteter på Himmelbjerggården. I forhold til skolegang kan eleverne afslutte 9., 10. og 11. klasse på Himmelbjerggårdens skole. Nogle elever bruger værksteder på Oustruplund eller går på produktionsskole. Ifølge medarbejderne kan der blive behov for en bredere vifte af muligheder for målgruppen ud over den undervisningspligtige alder, eftersom flere af de unge afslutter deres skolegang. Der etableres desuden en ny udflytningsgruppe på Gammelgård/ Vestergård, som får mere selvstændige opgaver med henblik på forberedelse til voksenlivet. Dokumentation Medarbejderkompetencer Medarbejderne skriver dagbogsnotater under typer, som fx dagbog for børn, skole, kontakt til voksne og kontakt til andre børn. Målene er lagt ud på journalforsiden i Bosted System for nogle af børnene. Ifølge medarbejderne kan de blive mere konkrete i forhold til at beskrive målbare delmål, som er synlige og indenfor rækkevidde for barnet/den unge. Den pædagogiske indsats drøftes ved personalemøder hver 14. dag. Majoriteten af medarbejdere på døgnafdelingerne er uddannede pædagoger, suppleret af tre studerende i lønnet praktik og en merit-studerende. Medarbejderne får en opfølgning på uddannelsen i miljøterapi, mens nye ansatte får et implementeringsforløb om miljøterapi. Ledelsen vurderer at det faglige niveau er tilfredsstillende, og at pædagoger er de bedste til at løse den primære opgave på Himmelbjerggårdens døgnafdelinger. Ledelsen erkender samtidig at opgaverne kræver tværfaglighed. Gennem de sidste par år er der blevet færre socialrådgivere og psykologer i Specialområdet, men der er stadig én erfaren social- Side 7
Den pædagogiske indsats rådgiver og en konsulent i området. Ledelsen trækker på psykologer fra psykologkorpset, når der er behov for det. Desuden kører der et supervisionsforløb med en ekstern konsulent i forhold til miljøterapien, og en psykiatrisk overlæge kommer fast som konsulent på Himmelbjerggården. Resultatdokumentation Opbevaring af personfølsomme oplysninger Beboerøkonomi Ifølge ledelsen anvendes resultatdokumentation pt. ikke aktivt på Himmelbjerggården, men en konsulent i Specialområdet har nylig fået tildelt ansvaret for opgaven, som områdeledelsen forventer, vil kunne bidrage med værdifuld viden til videreudvikling af ydelserne. Det har tidligere været en opgave for socialrådgiverne at screene børnene ved ind- og udskrivning, men ledelsen oplyser at materialet hidtil ikke har været anvendt aktivt i organisationen. Ledelsen har i overensstemmelse med handleplanen for opmærksomhedspunktet fra sidste tilsyn gennemgået fællesdrev på afdelingerne for personfølsomme oplysninger i august måned. Generelt var der ikke personfølsomme oplysninger på fællesdrev, men én afdeling havde dokumenter liggende i over 30 dage, og de er efterfølgende blevet slettet. Medarbejderen oplyser at alt materiale om børnene bliver lagt ind i Bosted System, så det er samlet ét sted. Tilsynet har modtaget Himmelbjerggårdens retningslinjer for håndtering af og arbejdsgange omkring tøjpenge og lommepenge, som er revideret 31. juli 2013. Intern Kontrol har senest besøgt Himmelbjerggården i juni 2011, hvor tilbuddet blev rost for deres praksis vedrørende beboerøkonomi. Tilsynet har ikke haft yderligere fokus på området ved dette besøg. Magtanvendelser og risikovurdering Magtanvendelser Ifølge ledelsen er det hensigtsmæssigt med mellemrum at få drøftet lovgrundlaget og registreringspraksis for magtanvendelser. En konsulent fra Socialplanlægning har været på Himmelbjerggården og gennemgået reglerne om magtanvendelser i foråret 2013. Samtidig er Dansk Kvalitetsmodel på Socialområdet med standarden og den regionale retningslinje med til at sætte fokus på området. Ifølge medarbejderne får de også ajourført viden om magtanvendelsesreglerne fra teamlederne. Himmelbjerggården har fremsendt statistik over magtanvendelser i første halvår 2013 i henholdsvis døgndelen og i skolen. Magtanvendelserne i skolen er ifølge ledelsen typisk nødværge, og skolelederen gennemgår registreringerne og lægger dem i børnenes mapper. Magtanvendelserne indsendes til Psykiatri og Social til vurdering og godkendelse. I 2013 er der registreret mellem 4 og 13 magtanvendelser pr. måned på døgndelen på Himmelbjerggården, og udsvinget skyldes ifølge ledelsen en ung, som i perioder har det ekstra svært. Det kan også være i starten Side 8
af opholdet, hvor et barn kan have det svært, eller i slutningen, hvor en ung er på vej til et andet sted. Tilsynet har gennemgået en række magtanvendelser, som i varierende omfang indeholder beskrivelse af selve indgrebet, der kan være kortfattet som: NN blev fastholdt og ført på værelset. Det fremgår ikke hvor mange, der fastholdt/førte og hvordan. Andre registreringer indeholder mere detaljerede beskrivelser af forløbet, herunder selve indgrebet i selvbestemmelsesretten. Ledelsen og medarbejderne fortæller samstemmende at alle magtanvendelser i døgnafdelingerne er genstand for drøftelser på personalemøder i grupperne, hvor det er et fast dagsordenpunkt. Episoderne gennemgås, og medarbejderne kan byde ind med refleksioner om mulige alternativer med henblik på forebyggelse af magtanvendelser. Resultatet af drøftelserne føres ifølge ledelsen ikke struktureret til referat, så det er tilgængeligt for alle medarbejdere. Selve episoden beskrives typisk i dagbogsnotat i Bosted System, så der sikres overlevering herom til de medarbejdere, som møder ind efterfølgende. Specialområdet har udformet udkast til lokale tilføjelser til den regionale retningslinje for standarden Magtanvendelse, dateret februar 2013. Af de lokale tilføjelser fremgår at resultatet af analyserne og planer/metoder skal indskrives i den Individuelle plan i Bosted System under det enkelte barn, mens mere generelle konklusioner refereres i afdelingsreferatet. Af den lokale tilføjelse fremgår desuden at registrering af magtanvendelse kvalificeres først af afdelingslederen, dernæst af socialkonsulenten for Specialområdet. Magtanvendelserne gennemgås desuden med de implicerede medarbejdere med henblik på debriefing, og teamlederen kan inddrage en psykolog, hvis en medarbejder har behov for det. Medarbejderne oplyser desuden at de har ambulancebreve, som giver anvisning på opfølgning med en kollega. Den unge får også mulighed for at beskrive dennes oplevelse af episoden. Medarbejderne vurderer at de gennem den miljøterapeutiske uddannelse også har erhvervet kompetencer til konfliktforebyggelse. Risikovurderinger Som en del af implementeringen af regionens Model for Sikkerhed har Specialområdet (SBU) udarbejdet et udkast til Sikkerhed og risikovurdering i SBU efter trafiklys-metoden, hvilket skal godkendes i Psykiatri- og Socialledelsen og dernæst i det lokale MED-udvalg i september. Begrundelsen for at anvende trafiklys-modellen er blandt andet at de unge kan forholde sig til og evt. selv anvende redskabet, som samtidig skal være gennemskueligt og let håndtérbart for medarbejderne i det daglige. Udkastet indeholder de beskrevne områder i Model for Sikkerhed, herunder beskrivelse af organisering, særlig opmærksomhed ved alene arbejde, risikoprofiler og risikovurderinger, adfærd og handlinger samt beredskab. På Himmelbjerggården er der ved tilsynsbesøget skrevet et udkast til en risikoprofil for en ung, som har en uforudsigelig adfærd, men ellers afventer redskabet den endelige godkendelse. Ifølge ledelsen kan arbejdet Side 9
med risikovurdering og sikkerhed især bidrage til at sætte fokus på forebyggelse overfor børnene/de unge. Arbejdsmiljørepræsentanten skal medvirke ved en temadag for alle arbejdsmiljøgrupper om sikkerhed senere i august måned, men sikkerhed og risikovurdering har endnu ikke været drøftet ved teamledermøder. Medarbejderne vurderer at det giver mening at drøfte sikkerhed vedrørende nogle børn og unge, mens det ikke er relevant for andre. Beboere samarbejde og inddragelse Brugervurdering Tilsynet talte med fire unge, hvoraf de tre er medlemmer af Børne- og Ungerådet. De fortæller at de er glade for at være på Himmelbjerggården, hvor de modtager hjælp og støtte til de ting, som de skal blive bedre til. De unge fortæller også at de bliver spurgt om hvad de gerne vil lære og er inddraget i tilfredsstillende omfang i deres behandlingsplan. De unge beretter om skolegang, som for nogles vedkommende er afsluttet med 9. eller 10. klasse. To går pt. på produktionsskole. En ung skal snakke med en UU-vejleder om, hvilken beskæftigelse han kan finde. De unge fortæller at der kan være en hård tone mellem grupper af de ældre unge på Himmelbjerggården, men de unge, som tilsynet talte med, synes ikke det udgør et problem. Beboerråd Husmøder Hvert hus vælger en repræsentant til Børne- og Ungerådet på Himmelbjerggården. Rådet mødes med afdelingslederen og skolelederen til drøftelse af fælles anliggender, som fx hvis der bliver ødelagt ting på stedet, eller hvis der er ønsker til nye ting, som fx parkourbanen eller skaterramper, der er etableret det seneste år. Der er pt. et ønske om en større cross-bane, og nogle unge håber der er mulighed for at søge fonde til finansiering heraf. I husene med de yngste børn holdes husmøder på faste dage, mens de ældre kan aftale at holde husmøder efter behov. Pædagogerne tager ønsker, som fremkommer ved husmøder, med til personalemøde, og nogle gange bliver ønskerne indfriet. Bygninger og udenomsarealer Rundvisning/ Tilsynets beskrivelse Tilsynet får en rundvisning af afdelingslederen på Gammelgård, som ved tilsynsbesøget huser otte unge. De unges værelser ligger på 1. sal, hvor de deles om fire badeværelser. Der er en fælles opholdsstue på 1. sal. I stueplan er der en rummelig opholdsstue og spisestue samt køkken. Der er desuden et personalerum. Tilsynet ser et ledigt værelse, hvor der er lagt en vaskbar gulvbelægning, hvilket der skiftes til løbende, når værelserne renoveres. Der er aktivitetsrum i kælderen, herunder værksted og tv-hyggerum. Der Side 10
Bygninger og udenomsarealer skal desuden indrettes et motionsrum i kælderen. Vestergård, som ligger i forbindelse med Gammelgård, er en tidligere afdelingslederbolig, hvor der bliver tre værelser for unge med et fælles badeværelse, opholdsstue og køkken. Skovsted danner bolig for to unge pt., som hver har et værelse, der er fælles køkken/alrum, TV-rum og et personalerum Sundhedsfaglige forhold Rygning, alkoholog stofmisbrug De unge må ikke ryge indendørs på Himmelbjerggården, men unge over 13 år i Gammelgård, som har tilladelse fra deres forældre og har en rygekontrakt, må ryge i en bålhytte, som ligger bag Gammelgård. Ifølge afdelingslederen udgør alkohol og hash ikke et stort problem på Gammelgård. Nogle af de unge synes rygereglerne skulle skærpes på Himmelbjerggården, hvor mange af de unge ryger, og der kan være et gruppepres for at ryge. Desuden har de unge set medarbejdere ryge på matriklen, hvilket de unge ved ikke er tilladt. Medicinhåndtering Himmelbjerggården har fremsendt den fælles medicininstruks for Specialområdet samt Himmelbjerggårdens tilføjelse til den fælles medicininstruks. Den fælles medicininstruks indeholder blandt andet beskrivelse af hvordan medicin håndteres for børn og unge på aflastningsophold, og når børn og unge skal ud af huset, herunder at de skal medbringe medicinskema. Det er beskrevet at når børn skal indlægges på hospital, skal de desuden medbringe anden relevant sundhedsfaglig information. Specialområdet har købt et to-dages medicinkursus i oktober med henblik på uddannelse af flere medarbejdere til medicinhåndtering. Ledelsen har endnu ikke besluttet omfanget af deltagelse i kurset, men overvejer om også afdelingslederne skal deltage. På Himmelbjerggården har hvert hus en medicinansvarlig medarbejder. Det er ikke alle børn, som er ordineret medicin. Ved dokumentgennemgangen i Bosted System fremviser medarbejderen medicinskema med farvekoder for medicingivning de næste 24 timer. En ung anvender pn-medicin, som hun selv administrerer, og medicinen er skrevet på listen i Bosted System. Utilsigtede hændelser (UTH) Himmelbjerggården har indsendt Specialområdets lokale tilføjelser til den regionale retningslinje for standarden Utilsigtede Hændelser. Ledelsen oplyser at UTH-organiseringen på Himmelbjerggården er under opbygning. Rolle og ansvarsfordelingen for UTH-organiseringen er beskrevet. Side 11
Sundhedsfaglige forhold De enkelte medarbejdere skal selv rapportere utilsigtede hændelser til Dansk Patient SikkerhedsDatabase, hvilket dog kan være vanskeligt fx ved ophold i sommerhus, hvor der er dårlig internetdækning. Ifølge ledelse og medarbejdere vil den typiske fejl være forglemmelse af medicingivning, og ledelsen mener ikke der er registreret UTH på de øvrige områder. Ledelsen oplyser at der i Specialområdet er fokuseret på en minimumsregistrering af utilsigtede hændelser på det sundhedsfaglige område. UTH drøftes ifølge ledelsen med henblik på læring, herunder om ændrede rutiner for medicingivning kan forebygge fejl. En medarbejder finder det uhensigtsmæssigt at hun skal rapportere det som en utilsigtet hændelse, hvis hun dokumenterer medicingivning for sent, dvs. mere end to timer efter medicingivning. Ofte vil det være en uhensigtsmæssig afbrydelse i arbejdet, hvis hun skal dokumentere medicingivning for hvert enkelt barn i Bosted System på de forskellige tidspunkter, som børnene får medicin. Det er tilsynets opfattelse at forsinket registrering ikke er en UTH. Organisatoriske forhold Arbejdsmiljø Specialområdet arbejder på opbygning af en arbejdsmiljøstruktur med en fælles arbejdsmiljøaftale, som skal forelægges det lokale MED-udvalg i september. Sygefraværet har været 7,6 % fra maj 2012 til maj 2013, hvilket ledelsen dels tilskriver et par langtidssygemeldinger og korterevarende fravær, som er tiltaget i forbindelse med uro omkring omplaceringer ved lukning af Honolulu. Ledelsen indkalder medarbejdere, som har haft tre fraværsperioder på et halvt år, til omsorgssamtale for at klarlægge om fraværet har sammenhæng med arbejdet. Medarbejderne oplyser at der er en rå tone på nogle afdelinger, hvor de unge flere gange dagligt bruger ukvemsord om og overfor medarbejderne. Ifølge ledelsen skal medarbejderne registrere det, hvis de har følt sig påvirket af omgangstonen eller af trusler, men både afdelingslederen og medarbejderne vurderer at der ikke registreres tilstrækkeligt i forhold til omfanget af trusler. Ifølge ledelsen er arbejdsmiljørepræsentanten årvågen overfor uhensigtsmæssig påvirkning af kollegaer og påpeger nødvendigheden af registrering på personalemøder. En medarbejder synes desuden at teamlederen gør opmærksom på det, når der bør udfyldes en voldsregistrering. Teamlederen gør opmærksom på at registrering af vold og trusler også er en dokumentation af børnenes og de unges udfordringer. Ifølge ledelsen er der praksis for at beskrive vold og trusler i Bosted System, og at medarbejderne taler episoderne igennem, før de går hjem, enten med kollegaer eller med teamlederen. Medarbejderne anvender ambulancebreve, hvor de selv har valgt hvem de gerne vil kontaktes af i Side 12
Organisatoriske forhold tilfælde af voldsomme hændelser på arbejde. Hvis der er voldsomme overfald eller trusler, indberettes episoden til EASY. Lukningen af afdeling Honolulu kunne ifølge medarbejderne have været kommunikeret bedre ud og med mere inddragelse af medarbejderne. Medarbejderne efterspørger procedurer for, hvordan ledelsen skal agere og kommunikere ved tilsvarende beslutninger. Ledelsen har forståelse for at de berørte medarbejdere ikke synes de er blevet hørt. Ledelsen vurderer at de skulle have planlagt et fællesmøde på Himmelbjerggården dagen efter beslutningen, så medarbejderne kunne have fået luft for deres frustrationer. Nogle medarbejdere, som har oplevet utryghed i ansættelsen, har samtidig en usikkerhed i forhold til samarbejdet i den kommende afdeling Gammelgård/Vestergård med 11 børn og unge. Side 13