Dato 22. august 2013 TRM@dkma.dk Sags nr. 2012114521 4488 9344 Spørgsmål & svar notat Fjernarkiv til papirarkivalier Nærværende notat indeholder en anonymiseret fortegnelse over samtlige spørgsmål stillet og svar givet i forbindelse med nærværende udbud. Dette er den endelige version! Udbudsmaterialet vil ikke blive opdateret yderligere. Nr. Reference Spørgsmål Svar 1 Vil der ikke være besigtigelse af arkivalierne? Nej, som udgangspunkt har Sundhedsstyrelsen vurderet at arkivalierne på det nuværende fjernarkiv stort set alle er pakket i A1 og B1 kartoner, hvorfor angivelsen af hyldemeter burde være tilstrækkelig som beskrivelse af arkivet. Se dog lb. nr. 8 for visse undtagelser til dette ift. ukurant arkivmateriale. Sundhedsstyrelsen opfordrer tilbudsgiverne til at stille spørgsmål, i det omfang der er specifikke forhold der ønskes belyst. 2 Kravspecifikationen, pkt. 4.1 3 Udbudsbetingelserne, pkt. 1 4 Kravspecifikationen, pkt. 4.2 Datoerne for forventet meddelelse om tildeling og indgåelse af kontrakt ser ikke ud til at stemme med de øvrige datoer. Udbuddet defineres i denne sektion som et begrænset udbud, alle andre steder defineres det som et offentligt udbud. BS5454:2000 hedder nu PD5454:2012. Rettet til d. 1. oktober i Kravspecifikation R1. Rettet til offentligt udbud i Kravspecifikation R1. Opdateret i Kravspecifikation R1.
5 Bilag 3 Reference til kravspecifikation i Bilag 3, punkterne 17 20 bør være til 4.18. Rettet i Bilag 3 R1. 6 Hvor skal arkivet hentes henne? Hos Iron Mountain: Stamholmen 165, 2650 Hvidovre 7 Bilag 3 Der bedes kun om én pris pr. karton desuagtet at der er to typer af kartoner. Hvorfor det? Der er ca. ti gange så mange B1 kartoner som der er A1 kartoner, og alle nye kartoner er B1. Sundhedsstyrelsen gav på spørgemødet udtryk for at en sondring mellem A1 og B1 ikke var nødvendig, men efter at have konstateret at der er sondret mellem dette andre steder i Bilag 3, har Sundhedsstyrelsen valgt at tilføje en ekstra linje (1A) i regnearket, således at tilbudsgiverne nu kan angive en pris for opbevaring af både A1 og B1 8 Er det kun kartoner der står på arkivet, eller er der også ukurant/løst materiale? 9 Bilag 3 Der er en væsentlig forskal på størrelsen af a1 og B1 katoner. Vil Sundhedsstyrelsen kun have én pris? 10 Bilag 5 Skal bestillingsformularen vedlægges tilbuddet? Nej, der står bl.a. nogle arkivskabe fra f.eks. tidligere privathospitaler. For det nærmere omfang se Underbilag 8A, vedlagt nærværende notat. Ja, som nævnt i spm. nr. 7, så er der meget få A1 kartoner og der forventes ikke at tilgå nye af dem. Nej. Den har ingen indflydelse på tilbudsvurderingen. 2
11 Bilag 5 og Bilag 1, pkt. 3.2.2. og 4.11. Det kræves at bestillingsformularen kan fremsendes via email. Hvad med andre elektroniske kommunikationsformer? Andre former for elektronisk kommunikation er også acceptabel. Såfremt tilbudsgiverne kan tilbyde en smartere løsning end email, vil dette blive vurderet positivt. For alle former for elektronisk kommunikation gælder det, at det skal foregå krypteret, efter den til enhver tids bedste standarder og fremgangsmåder. 12 Er det altid samme adresse hos Sundhedsstyrelsen, som arkivmateriale skal sendes til? 13 Hvordan skal leverandøren forholde sig, hvis en karton tømmes? Ja. Den skal slettes. 14 Bilag 1, pkt. 3.2.1 15 Bilag 1, pkt. 4.10. Det beskrives at der hver 3. måned fremsendes 10 15 paller til fjernarkivet. Er dette bestemt ud fra tid eller mængde? Ved bestilling skal leverandøren verificere identiteten af bestilleren. Hvordan skal det ske? Mængde. Hos Sundhedsstyrelsen er der en begrænset personkreds som har beføjelse til at bestille arkivalier. Leverandøren skal kontrollere at det er en af disse personer som er afsender af bestillingen, f.eks. ved at se hvem der står som afsender på en email. Tilbudsgiverne opfordres til at beskrive evt. løsninger de har til varetagelse af denne proces. 16 Bilag 3 Kan Sundhedsstyrelsen oplyse det forventede forbrug på de forskellige kategorier? Ja, se det opdaterede Bilag 3 R1 og Bilag 8 A. Vær dog opmærksom på at statistikken i høj grad er baseret på historisk forbrug 3
17 Bilag 1,pkt. 3.3. Er der en grund til at der er to forskellige størrelser kartoner? Det er vist mest af historiske årsager. Man startede med de små, og 18 Vil det koste Sundhedsstyrelsen noget at flytte sit arkiv fra den nuværende leverandør? så gik man over til de store. Ja, der er specificeret en pris for permanent udtræk i den nuværende kontrakt med Iron Mountain. Den samme model går igen i kontrakten for nærværende udbud. 19 Vil omkostningerne ved at udtrække arkivet fra den nuværende leverandør blive indregnet i tilbudsvurderingen? Nej. 20 Bilag 1, pkt. 3.6. 21 Bilag 1, pkt.4.1. Hvad skyldes det faldende forbrug i kroner over de sidste tre år? Sundhedsstyrelsen stiller krav om at arkivet skal kunne overtages i løbet af en måned. Har Sundhedsstyrelsen (og Iron Mountain) selv mulighed for at levere det i løbet af en måned? Det skyldes primært at der tilgår færre nye kartoner til fjernarkivet. Det koster ikke lige så meget at have kartoner stående, som når der også flyttes rundt på dem og tilføjes nye. Det skal i øvrigt bemærkes at statistikken primært stammer fra den tidligere Lægemiddelstyrelse. Ved nærmere gennemlæsning af udbudsmaterialet, fremgår det intetsteds at det kræves at flytningen skal ske på en måned i Kravspecifikationens pkt. 4.1. bedes tilbudsgiver forpligte sig til en dato, men det står tilbudsgiver frit for at byde ind med en dato som denne kan løse opgaven indenfor fristen af. 22 Vil udleveringen fra Iron Mountain kunne forventes at ske i et jævnt tempo? Iron Mountain meddeler at man vil kunne have 60 70 paller klar hver anden hverdag, og at udleveringen ved dette tempo forventes at tage 3½ 4 måneder. 4
23 Kontrakten, pkt. 15.2. Flytningen er bodsbelagt. Hvad hvis den nuværende leverandør ikke kan aflevere arkivet indenfor fristen? Boden gælder kun, hvis forsinkelsen skyldes forhold som kan tilskrives den nye leverandør. 24 Hvad kan en evt. ny leverandør forvente, at der vil stå til rådighed af personale og udstyr til ved udlevering hos Iron Mountain? 25 Vil pallerne være tilstrækkeligt pakket til afhentning, og hvad med kartonerne på hylderne? 26 Har Sundhedsstyrelsen noget statistisk materiale over hvor gammelt materiale der forventes at blive fundet frem under opbevaringen? 27 Er der nogen kartoner som skal behandles anderledes end andre? Paller stilles klar til afhentning ved rampe (der er mulighed for at køre lastbil direkte til læsserampe). Afhentende part skal selv sørge for at transportere paller ind i lastbilen. Det forventes, at afhentende part selv stiller materiale som f.eks. pallevogn til rådighed. Alt materiale vil være stablet på paller, og alle paller vil være filmet. Nej. Nogen kartoner skal fjernarkivet aldrig åbne (f.eks. lægemiddelgodkendelsessager), mens andre skal fjernarkivet kunne åbne og foretage udtræk af sager fra (patientjournaler). 28 Hvordan er kartonerne markeret? Dem som er pakket af Sundhedsstyrelsen er kun markeret med stregkodemærkat, og er derudover identiske. Dem som kommer ind fra lukkede læger og hospitaler, kan se anderledes ud, sidstnævnte gælder selvsagt også for ukurant materiale. 5
29 Hvor meget arbejde er der i at udtrække enkeltsager? Ikke så meget. Det første halvandet år beholder Sundhedsstyrelsen sagerne hos sig, fordi det typisk er indenfor denne periode at størsteparten af journalerne videregives. Derefter falder udtræksfrekvensen markant. 30 Er der en grund til at der er disse to forskellige fremgangsmåder? Det skyldes primært at det ukurant materiale ikke nødvendigvis er så let at transportere frem og tilbage. F.eks. hvis der er tale om et arkivskab. 31 Bilag 1, pkt. 4.18. og Bilag 3, linje 19 og 20 Er Sundhedsstyrelsen interesseret i at gøre det ukurante materiale kurant? Option 3 vedrører bl.a. dette, og der er mulighed for at prissætte pakning af kartoner i Bilag 3. Som altovervejede hovedregel, så har Sundhedsstyrelsen dog ikke tænkt sig at røre mere end højest nødvendigt ved de patientjournaler, som modtages fra lukkede læger og hospitaler. Faktisk vil Sundhedsstyrelsen foretrække at lade dem ligge til de skal destrueres. 32 Har Sundhedsstyrelsen overvejet at lade arkivalierne skanne og modtage dem elektronisk i stedet for at modtage dem fysisk fra fjernarkivet? Efter nærmere overvejelse, anser Sundhedsstyrelsen ikke dette for at være praktisk muligt. Dette skyldes at patientjournalerne kan indeholde andre ting end blot papir, f.eks. røntgenfilm. Hvad angår de kartoner fra lægemiddelgodkendelsessagerne, som pt. fremsendes forseglet til og fra fjernarkivet vil det være relativt få af papirerne som er relevante, hvorfor skanning må anses for uøkonomisk i denne sammenhæng. 6
33 Er det muligt at få et billedeksempel på hvordan de forseglede kartoner er markeret, som de fremstår i dag? Det er der ingen grund til, idet der kun er en mærkat med en stregkode på dem. Intet andet. 7
34 Udbudsbetingelserne, pkt. 6.5. Hvad menes der med holistisk i forhold til vurderingen af underkriteriet Pris? Holistisk er nok ikke det bedste ordvalg. Tilbudsgiverne bedes forholde sig til nedenstående model: Prismodellen er baseret på at de tilbudte priser multipliceres med en række vægte, som tager udgangspunkt i det historiske/forventede forbrug. Dette gælder både for obligatoriske priser og optionerne. Produktet af dette tal divideres dernæst med summen af vægtene af de udfyldte felter*, og resultatet omregnes til en point score mellem 0 og 10 point. 5 point vil være lig med Sundhedsstyrelsens forventede målpris, mens hhv. 0 og 10 point gives for en score der afviger med 50 % enten højere eller lavere.** Fordi der pga. de mange ubekendte faktorer, er der tale om en meget syntetisk pointmodel, og derfor ønsker Sundhedsstyrelsen ikke at oplyse vægtene og målscoren på forhånd. Denne fremgangsmåde er efter Sundhedsstyrelsens vurdering i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds kendelse af 13. november 2012 Recall Danmark A/S mod Arbejdsmarkedets Tillægspension. *) Vægtene fra de optioner der ikke bydes på regnes ikke med. **) Dette afsnit erstatter teksten i Udbudsbetingelsernes pkt. 6.5. vedr. underkriteriet pris. 8
35 Sundhedsstyrelsen og den eksisterende leverandør må kende det forventede forbrug. Det vil være relevant for de øvrige tilbudsgivere at have den samme viden. Se svaret på spørgsmål 7, Bilag 3 R1 og Bilag 8A. Uddybende spørgsmål er velkomne. 36 Bilag 1, pkt. 37 Bilag 1, pkt. 38 Bilag 1, pkt. 39 Bilag 1, pkt. 40 Bilag 1, pkt. Hvilken type post er det der skal indskannes? Kan en tilbudsgiver byde på option 2 alene? Er der krav til filformat for den skannede post? Er der krav til navngivning af filer for den skannede post? Er det muligt at levere den indskannede post via elektronisk forsendelse? Det drejer sig om større postforsendelser, som Sundhedsstyrelsens almindelige posthåndtering ikke kan overkomme, f.eks. en ansøgning om godkendelse af lægemidler. Det er altovervejende i A4 format, men der kan også forekomme enkelte tilfælde af andre formater. Det er heller ikke unormalt at denne slags post fremsendes i ringbind. Nej. Det skal være PDF A. Sundhedsstyrelsen plejer at vedlægge instruks for navngivning for den enkelte skanningsopgave. Det er muligt. Tilbudsgiver bedes angive hvilke muligheder der kan tilbydes, og hvilke tekniske krav de stiller til Sundhedsstyrelsen. Tilbudsgiver bør dog sørge for at have harddisk metoden med som fall back, hvis de mere avancerede løsninger ikke umiddelbaret kan etableres. 9
41 Bilag 1, pkt. 4.18. Hvis tilbudsgiver skal kunne tilbyde pakning af kartoner, så skal tilbudsgiver også kunne påføre mærkater med stregkoder. skal tilbudsgiver selv printe mærkaterne eller får tilbudsgiver dem af Sundhedsstyrelsen? Tilbudsgiver bedes anføre i sit tilbud hvad tilbudsgiver har brug for af oplysninger for at kunne printe stegkodemærkater, eller om tilbudsgiver har brug for at få stregkodemærkater udleveret af Sundhedsstyrelsen. 42 Bilag 1, pkt. Hvad skal der ske med de tomme arkivskabe fra ukurant arkivmateriale, når de er tomme? Når arkivskabene er tomme, så må tilbudsgiver gøre med dem som tilbudsgiver lyster. 43 Kan den vindende tilbudsgiver modtage en elektronisk liste over materialet? 44 Er det korrekt at Sundhedsstyrelsen ligger inde med en database over stregkoder, kartoner og kategorisering? 45 Hvilken type stregkode/barcode er kartonerne mærket med? 46 Ved gennemgang af udbudsmaterialets bilag 1 Kravspecifikation, er jeg stødt på, at det under punkt 4. Krav til fremtidigt fjernarkiv, er angivet at punkt 4.18 omfatter underkriteriet Referencer. Dette synes ikke at være tilfældet, og som udgangspunkt mener jeg, at den i afsnittet indledende referenceserie bør hedde 4.1 til 4.19. Iron Mountain vil gerne overlade sin liste til en evt. ny leverandør. De registrerede kartoner er ikke knyttet til paller. Så hver karton er i princippet én enhed. Ja. Der er gennem tiden benyttet to stregkode symbologier: kode 39 og kode 128. Der er tale om en fejl. Henvisningen stammer fra forrige version af udbuddet, som blev annulleret. Fejlen vil blive rettet i version R2 af Bilag 1. 10
47 Bilag 1, pkt. 4.9. De kartoner som vi leverer lever ikke op til samtlige underpunkter i Statens Arkivers kravspecifikation om materialekvaliteter. De grundlæggende krav til materiale, phneutralitet og konstruktion opfylder vi, men vores kartoner er større en Statens Arkivers emballagetyper og af stabilitetshensyn er de bl.a. limet i siderne, og de lukkes med tape i top og bund. Da det er denne type emballage (A1 og B1) der ønskes prissat, ønskes en bekræftelse på, at det er de øvre krav i form af krav til materiale, phneutralitet og konstruktionens egenskaber, som ønskes opfyldt? Eftersom der ikke er tale om nogen mindstekrav (MK), og der også eksplicit accepteres mindre afvigelser fra målene, kan kartonerne godt accepteres som A1 og B1 kartoner. Sundhedsstyrelsen er selvsagt nødt til at vurdere kartoner der fuldt ud opfylder kravene højere end spørgers. 48 Bilag 1, pkt 4.4. og Bilag 3, nr. 11 Vedrørende bilag 1 Kravspecifikation og bilag 3 Leverandørens Priser. SST understreger i kravspecifikationens punkt 4.4. at Ved kontraktophør betales alene pris for fremfinding pr. palle. Priselementet Fremfinding pr. palle er ikke nævnte i bilag 3 Leverandørens priser. Kan I bekræfte, at der her er tale om punkt 11 i bilag 3 Leverandørens Priser, nemlig priselementet Stykpris for permanent udtag af hel palle? Det kan bekræftes. Det vil være op tid den efterfølgende leverandør at afhente pallerne hos den leverandør, som vinder udbuddet i denne omgang. 49 Bilag 3 Sundhedsstyrelsen informerer i forlængelse af Spørgsmål nr. 48: Se de nye bemærkninger, fremhævet med gult i version R2. 50 Bilag 3, nr. 7 og 8 Vedrørende bilag 3 Leverandørens priser. Er det korrekt antaget, at for punkterne 7 og 8, indeholder priselementerne både fremfinding (det fysiske pluk) samt levering til SST? Det er korrekt. 11
51 Bilag 3, pkt. I Kravspecifikationen angives det at materiale der scannes, skal destrueres 3 måneder efter, det er scannet. Kan SST bekræfte, at der her er tale om sikkerhedsmakulering? Ja. 52 Bilag 1 Sundhedsstyrelsen informerer: Der er tilgået en mere detaljeret statistik fra den nuværende leverandør. Denne er nu indarbejdet i Bilag 1 sammen med oplysningerne fra Bilag 8A, som derfor udgår fra udbudsmaterialet igen. En del af svarende fra nærværende dokument er også blevet indarbejdet i kravspecifikationen. Af hensyn til tilbudsgiverne er fristen igen udsat, denne gang med en uge, til d. 2. september 2013, kl. 12.00. 53 Kravspecifikationen punkt 4.15. Her står nævnt at flytningen skal være gennemført senest den 31. august 2013. Skal datoen rettes i forhold til de opdaterede datoer for aflevering af tilbud og kontraktindgåelse. I følge svar fra spørgemødet (svar 21 og 22) er der ikke krav til hastigheden for overtagelse af arkivalierne, og samtidig kan Iron Mountain levere materialet i løbet af 3 4 måneder. Vil kravet for overtagelse derfor blive rettet til 4 måneder efter kontraktindgåelse? Det fremgår af Bilag 1 i mailen fra Troels Mogensen den 12. juli 2013, at flytningen kan påbegynde den 1. oktober 2013. I kravspecifikationen punkt 4.1. står således: Tilbudsgiver skal beskrive sin plan for flytning af arkivalierne, inklusive en tidsplan, hvor det fremgår hvilken overtagelsesdag Tilbudsgiver forpligter sig til. Tilbudsgivers tidsplan skal tage udgangspunkt i at flytningen kan begynde d. 1. oktober 2013. 12
54 Kravspecifikationen punkt 4.12. Her henvises til at yderligere krav til samarbejdsorganisation, herunder krav om årlige statusmøder, er beskrevet i Bilag 4. Bilag 4 er ikke at finde, og dermed er det ikke muligt at finde de yderligere krav til samarbejdsorganisationen? Jf. Udbudsbetingelsernes punkt 5.2. oplyses det, at øvrige bilag vil blive udarbejdet ved kontraktindgåelse. Bilag 4 er et af disse bilag. 55 Bilag 3, linje 7 og 8 56 Spm. 50 og Bilag 3 Sundhedsstyrelsen ønsker pris på hhv. levering af et karton og levering af en palle til Sundhedsstyrelsen. Hvordan skal det forstås? Da ingen materialer bliver registreret som paller, kun kartoner ifølge svaret på spørgsmål/svar nr. 43, har jeg svært ved at forestille mig hvordan eller hvornår der bestilles en palle? Eksempler kunne være: Hvis Sundhedsstyrelsen bestiller 11 kartoner forestiller Sundhedsstyrelsen sig så at det er bestilling af en palle og afregnes sådan? Hvis der bestilles 2 kartoner forestiller Sundhedsstyrelsen sig så at det afregnes som pris pr. karton? Vedrørende Bilag 3 Leverandørens priser. Er det korrekt antaget, at for linjerne 7 & 8, indeholder priselementerne både fremfinding (det fysiske pluk), rearkivering (genplacering efter returnering fra SST) samt levering til SST? Sundhedsstyrelsen har valgt at lade linje 8 i Bilag 3 udgå, for at undgå uklarhed i denne forbindelse. Dermed foregår alle ikkepermanente udtag på karton basis. Se det opdaterede Bilag 3 R3. Nej. Rearkivering er dækket af priserne i linje 3, 4 og 5 i Bilag 3. 13