Ældredokumentation Vejledning til kommunerne vedr. etablering og drift af filoverførsel til Danmarks Statistik Danmarks Statistik 11. december 2007
Indhold 1. Indledning...3 2. Kort beskrivelse af teknik og arbejdsgange...4 3. De forskellige aktørers rolle og ansvar...5 4. Kontaktoplysninger i EOJ-systemet...6 5. Kontrol af overførsel ved drift...6 6. Kendte fejl og hvordan de afhjælpes...7 Bilag 1 Filkvitteringsmail...8 Bilag 2 Detaljeret beskrivelse af filoverførsel fra kommunerne til Danmarks Statistik...9 Bilag 3 Tjekliste ved etablering af filoverførsel... 11 Bilag 4 Tjekliste ved drift af filoverførsel... 12-2 -
1. Indledning Baggrund Formål Målgruppe og forudsætninger Dokumentets indhold Kommunerne bidrager med oplysninger, der indgår ved beregning af indikatorer vedr. ældredokumentation. Disse oplysninger dannes i kommunernes EOJ-systemer og skal efterfølgende overføres til Danmarks Statistik til videre bearbejdning og generering af indikatorer. Oplysningerne fremsendes som filer fra den enkelte kommune til Danmarks Statistik. Filoverførslen mellem kommunerne og DST sker med KMD som dataoperatør. Den tekniske løsning i forbindelse med filoverførsel fungerer uafhængigt af EOJ-systemet. Det samlede projekt omfatter således tre dele: 1 Registrering af data og generering af filer 2 Filoverførsel 3 Generering af indikatorer Dette dokument vedrører kun vejledning ifm. filoverførsel, dvs. del 2. Vejledningen skal primært gøre kommunen og den pågældende EOJleverandør i stand til at etablere og varetage drift af filoverførsel til Danmarks Statistik ifm. ældredokumentationsprojektet. Målgruppen for dokumentet er personer, der er involveret i etablering og driften af løsningerne vedr. filoverførsel. Det er forudsat at læsere af dokumentet har noget teknisk indsigt, herunder noget kendskab til XML. Afsnit 2 indeholder en kort beskrivelse af teknik og arbejdsgange i forbindelse med filoverførsel fra kommunerne til Danmarks Statistik. Afsnit 3 beskriver de forskellige aktørers roller og ansvar (Kommunen, Danmarks Statistik, KMD, EOJ-leverandører). Afsnit 4 vedrører opsætning af kontaktpersoner mv. Afsnit 5 beskriver elementerne, der indgår i den løbende drift, herunder løbende kontrol af overførsel. Afsnit 6 beskriver kendte fejl og hvordan de afhjælpes. Bilagene indeholder eksempel på mailkvittering, en detaljeret beskrivelse af filoverførsel fra kommunerne til Danmarks Statistik samt tjeklister ved etablering og drift. - 3 -
2. Kort beskrivelse af teknik og arbejdsgange Dette afsnit indeholder en kort beskrivelse af teknik og arbejdsgange ved overførsel af filer fra kommunen til Danmarks Statistik. Tanken med kapitlet er primært, at alle involverede får et billede af, hvordan filen bliver flyttet og hvilke handlinger der udløses fx i form af mailkvittering ved modtagelse af korrekt fil i Danmarks Statistik. Bilag 2 indeholder en mere detaljeret beskrivelse. Overordnede datastrømme Figur 1. Overordnede datastrømme ifm. filoverførsel EOJ-systemerne i kommunerne genererer op til syv filer (leverancerne L1.1, L1.2, L2.1, L2.2, L3, L4, L5) med en given frekvens. Disse filer skal placeres på et givent katalog på den enkelte kommunes filserver inden en given tidsfrist. Kommunens EOJ-system vil blive sat op til at generere og placere filerne på det rigtige sted. Den enkelte dataleverance kan kun leveres i én fil pr. dataleverance, dvs. at oplysninger om hjemmehjælpsbesøg (L1.1) ikke må deles op i flere filer selv om oplysningerne kommer fra forskellige systemer eller forskellige dele af organisationen. Via KMD flyttes filerne til en central server hos KMD. Overførsel af filerne fra KMD til Danmarks Statistik sker via Danmarks Statistiks centrale modtagelsessystem CEMOS. Når filen er modtaget og indlæst i Danmarks Statistiks system sendes en mailkvittering til kommunen, se bilag 1. Hvis kommunen mangler at fremsende en fil vil det statistikfaglige kontor i Danmarks Statistik afgøre det videre forløb, som fx kan være en henvendelse til kommunen pr. mail eller tlf. Der bliver altså ikke automatisk sendt en mail til kommunen ved manglende leverance. Hvis validering i CEMOS viser fejl i data får det statistikfaglige kontor meddelelse om dette og der kan gå flere dage inden kommunen får besked. Overførsel fra 96 kommuner sker KMDs KFS-LAN. Overførsel fra to kommuner sker ved at kommunerne overfører via FTP. Håndtering af sikkerhed i forbindelse med overførsel af data fra kommunerne til KMD sikres af KMD. - 4 -
Overførslen skal overholde DS-484 It-sikkerhedsstandard, dvs. at KMD og Danmarks Statistik bla. sikrer, at data ikke er tilgængelige for andre og at der er fortrolighed omkring data. 3. De forskellige aktørers rolle og ansvar Der indgår en række aktører ved etablering og drift af ældredokumentationsprojektet. Der gives her en oversigt, der skulle gøre det muligt at få et overblik over hvem, der har hvilken rolle og ansvar ifm. en given opgave. Oversigten er ikke et udtryk for en autoriseret eller tvungen fordeling af opgaver og ansvar, men skal alene tjene som hjælp til kommunen ifm. evt. fejlfinding i forskellige situationer. Aktør Rolle, drift Ansvar, drift Kommune, ældreområdet Kommune, itområdet EOJ-leverandør KMD Danmarks Statistik, statistikkontor Danmarks Statistik, IT- Center Socialministeriet Kontrollere, at filer dannes og bliver sendt til KMD Evt. genfremsende leverancer via EOJsystemet Teknisk rådgivning af ældreområdet Rådgivning af kommunen, ældreområdet og it-området At overføre filer hver dag fra katalog på kommuneserver til KMD At tage backup af filer på kommuneserver Bearbejde og fejlsøge data fra modtagesystem i Danmarks Statistik. Overføre filer fra server i KMD til Danmarks Statistik hver dag Overføre data fra filer til modtagesystem i Danmarks Statistik Vejlede kommunerne i registreringspraksis At registrering i EOJ-system følger retningslinierne At Danmarks Statistik modtager oplysningerne fra EOJ-systemet At der er angivet kontaktoplysninger i EOJsystemet At sikre, at EOJ-systemet og aktuelle brugere på ældreområdet har adgang til den server og det katalog, hvor fil fra EOJ-systemet skal genereres Intet At alle filer på kommunens server, der opfylder kritterier for filnavn overføres til server i KMD fra kl. 16 At sikre sikkerhed og fortrolighed for data At sikre oppetid på server i KMD At producere og offentliggøre statistik om ældreområdet At kontakte kommuner ved fejl i oplysninger eller manglende leverancer At filer overføres fra KMD til Danmarks Statistik At ikke-overførte filer slettes fra KMD-server At sende kvittering til kommuner for filmodtagelse - 5 -
4. Kontaktoplysninger i EOJ-systemet Kontaktoplysninger Der er etableret overførselsmiljø for alle kommuner, hvilket betyder, at det er muligt at sende filer fra kommunen til modtagelse i Danmarks Statistik. Forud for idriftsættelse, skal kommunen angive kontaktoplysninger for kvitteringsmodtager, faglig ansvarlig samt teknisk ansvarlig. Kommunen afgør selv, hvem der skal være kontaktpersoner, det vil være muligt at have samme person på alle tre funktioner. Det gives følgende anbefalinger for kontaktoplysninger: Kvitteringsmodtager bør være en mailadresse til en postkasse, der tømmes løbende og ikke til en person. Faglig ansvarlig bør være en medarbejder i ældreområdet, der har indsigt i EOJ-systemets funktionalitet. Teknisk ansvarlig bør være en medarbejder med indsigt i It, det lokale netværk, rettigheder på nettet osv. 5. Kontrol af overførsel ved drift Den enkelte kommune afgør selv niveauet for kontrol af filoverførsel. Det vil dog være naturligt at foretage en grundigere kontrol ved de første indberetninger, dvs. trinene 1-5 nedenfor. Efterfølgende vil det være naturligt kun at tjekke, at der kommer en kvitteringsmail fra Danmarks Statistik. En gennemført filoverførsel vil kunne kontrolleres ved følgende (se i øvrigt tjekliste i bilag 4): 1. Kommunen konstaterer at katalog \\til_kmd\eoj\ er tomt 2. Det konstateres, at EOJ-systemet har dannet filer, se vejledning til det pågældende EOJ-system 3. Et antal filer er dannet i katalog \\til_kmd\eoj\ hos kommunen. Antal filer kan variere fra kommune til kommune, kontakt evt. Danmarks Statistik for fastlæggelse af hvor mange filer, der bør være 4. Efter kl. 16 samme dag vil kataloget \\til_kmd\eoj\ igen være tomt og filerne vil være i backupkataloget \\til_kmd\eoj\backup\ 5. Kommunen modtager senest tre dage efter en mailkvittering fra Danmarks Statistik, se bilag 1-6 -
6. Kendte fejl og hvordan de afhjælpes Fejl vil umiddelbart kunne observeres enten ved at filkatalog til filoverførsel ikke tømmes eller ved at kommunen ikke modtager kvitteringsmail. Filkatalog tømmes ikke Observation: Katalog \\til_kom\eoj\ er ikke tomt efter kl. 16 Problem: Filnavn starter ikke med K999, hvor 999 er pågældende kommunes kode Handling: Kontakt EOJ-leverandør da dette skyldes fejl i EOJ-system Observation: Katalog \\til_kom\eoj\ er ikke tomt efter kl. 16 Problem: Filnavn slutter ikke på.xml Handling: Kontakt EOJ-leverandør da dette skyldes fejl i EOJ-system Observation: Katalog \\til_kom\eoj\ er ikke tomt efter kl. 16 Problem: Filnavn indeholder ikke korrekt kommunekode og er ikke overført fra kommunen til KMD Handling: Kontakt EOJ-leverandør da dette skyldes fejl i EOJ-system Manglende kvitteringsmail Observation: Problem: Handling: Oberservation: Problem: Handling: Oberservation: Problem: Handling: Kommunen modtager ikke kvitteringsmail Filnavn indeholder ikke korrekt tidsstempel og er ikke overført fra KMD til Danmarks statitstik Kontakt Danmarks Statistik for afklaring Kommunen modtager ikke kvitteringsmail Filen indeholder ikke korrekt kvitteringsmailadresse Kontakt Danmarks Statistik for afklaring Kommunen modtager ikke kvitteringsmail Filen indeholder ikke korrekte oplysninger Danmarks Statistiks fagkontor kontakter kommunen - 7 -
Bilag 1 Filkvitteringsmail Fra: Til: Cc: Emne: Svar-ikke-paa-denne@Dst.dk [Svar-ikke-paadenne@Dst.dk] Kvitteringsmodtager i kommune Fil modtaget af Danmarks Statistik Vedhæftede filer: Danmarks Statistik har modtaget følgende fil fra Fredericia kommune vedr. oplysninger fra kommunens EOJ-system: K607D20070919T001407L01.xml 07-09-19 21:00:17 Dette er alene en kvittering for modtagelse af oplysningerne, Danmarks Statistik vil evt. senere vende tilbage når oplysningerne er gennemgået. Dette er en automatisk genereret mail, som der ikke kan svares på. Evt. spørgsmål rettes til Danmarks Statistik på mail aeldredokumentation@dst.dk. Med venlig hilsen Danmarks Statistik Sendt: Kommentar: Mailen sendes til den kvitteringsmodtager, som kommunen har angivet via EOJ-systemet i filerne. I mailen angives kontaktoplysninger på statistikkontor i Danmarks Statistik, således at kommunen kan kontakte Danmarks Statistik for yderligere kommentarer. 8
Bilag 2 Statistik Detaljeret beskrivelse af filoverførsel fra kommunerne til Danmarks Figur 1 Oversigt over data/filstrømme samt tilhørende mailadviseringer Der er følgende processer forbundet med filoverførsel fra kommunerne til Danmarks Statistik: 1 Proces imellem kommuneserver og KMDs server EOJ-system genererer en fil i katalog \\til_kmd\eoj\ hos kommunen. KMD flytter xml-filerne til underkatalog \\til_kmd\eoj\backup\, zipper xml-filerne til én zipfil, flytter og udpakker filerne på KMDs server i katalog \EOJ\. Kun filer med filnavn Kxxx*.xml, hvor xxx er kommunekode på den pågældende kommune, behandles, andre filer behandles ikke (filstrøm 1). 2 Proces imellem KMDs server og CEMOS mellemlager Danmarks Statistik flytter alle filer med filnavn, der opfylder retningslinierne for filnavn til CEMOS mellemlager i Danmarks Statistik og til katalog K:\EOJ\xmlfiler_fra_kommunerne\ i Danmarks Statistik. (filstrøm 2). På K-drev i Danmarks Statistik gemmes fil med foranstillet kode til det oprindelige filnavn Filen K101D20070917T001701L01.xml gemmes således som P_00011143_00015950_00016598_070918163745_00748_K101D20070917T001701L01.xml. Efter filhentning sendes mail med filhentningsstatus og filhentningslog til teknisk ansvarlig i CEMOSaftalen i Danmarks Statistik (mailadvisering a). Fejl i filnavn betyder, at filer ikke hentes til Danmarks Statistik. Danmarks Statistik vil afvikle en oprydningsfunktion en gang dagligt, der registrerer filer, der ikke er blevet overført til Danmarks Statistik, sletter filerne og sender besked til fagkontoret i Danmarks Statistik. Kommunen får ikke automatisk besked om dette. 9
3 Proces imellem CEMOS mellemlager og CEMOS Danmarks Statistik læser fil med korrekt filnavn. Hvis filen er som forventet overføres oplysningerne fra xml-filen til leverancetabel samt tre metadatatabeller i CEMOS (datastrøm 3). Hvis der er fejl bliver hele leverancen (alle oplysningerne i den pågældende fil) ikke overført til CEMOS, men kan ses på K-drevet i Danmarks Statistik. Der sendes en mail til kvitteringsmodtager i kommuner, hvorfra der er hentet en fil, (mailadvisering c). Der sendes en mail til teknisk ansvarlig i CEMOS-aftalen i Danmarks Statistik med status for overførsel af data med vedhæftet overførselslog (mailadvisering b). En status over aktuelle og realiserede filleverancer pr. kommune og periode vil blive tilgængelige i CEMOS i Danmarks Statistik. Fejl i leverancen kan være følgende: 1. Forkert filformat 2. Forkert tegnsæt 3. Tom fil 4. Forkert XML-syntaks 5. Ukendte XML-elementer 6. Fejl i data a. En forkert datoformat angivelse. b. Hvis der er tekst i et CprNr eller længden overskrides. c. Hvis et CVR nummer overstiger 8 karakterer. d. En mailadresse ikke er angivet efter foreskrevet format. e. Hvis en tekststreng med begrænsninger overskrides, eksempelvis i Leverancenavn f. Negative tal i f.eks. PraktiskHjælpVisiteretMinutter. g. Kommunekode i filnavn stemmer ikke overens med kommunekode i metadata 10
Bilag 3 Tjekliste ved etablering af filoverførsel I forbindelse med etablering af filoverførsel fra kommunen til Danmarks Statistik bedes kommunen tjekke nedenstående. Det er en forudsætning, at brugeren kender den server, som kommunen har dedikeret til filoverførsel via KFS-LAN samt har adgang til de to kataloger, som anvendes ifm. filoverførslen, dvs. \\til_kmd\eoj\ og \\til_kmd\eoj\backup\. Hvad skal kontrolleres? 1 Er katalog til filoverførsel oprettet? 2 Er katalog til backup oprettet? 3 Er katalog til filoverførsel tomt? 4 Har EOJ-system skriveadgang til katalog \\til_kmd\eoj\? Hvordan kontrolleres det? Brug stifinderen (explorer) til at se server og katalog \\til_kmd\eoj\ Brug stifinderen (explorer) til at se server og katalog \\til_kmd\eoj\backup\. Brug stifinderen (explorer) til at kontrollere, at katalogerne er tomme Brug EOJ-systems funktion til generering af fil og kontroller efterfølgende, at filer er dannet i kataloget, se vejledning til det pågælende EOJsystem Handling ved fejl Kontakt Danmarks Statistik Kontakt Danmarks Statistik Slet alle filer Kontakt EOJ-leverandør og anmod om at de kontakter kommunens itfunktion Sæt x ved gennemført kontrol 11
Bilag 4 Tjekliste ved drift af filoverførsel Det er en forudsætning, at brugeren kender den server, som kommunen har dedikeret til filoverførslen via KFS-LAN samt har adgang til de to kataloger, som anvendes ifm. filoverførslen, dvs. \\til_kmd\eoj\ og \\til_kmd\eoj\backup\. Følgende proces gennemføres ved filoverførsel: Hvad skal gøres? Hvordan gøres dette? Handling ved fejl Sæt x ved gennemført trin 1 Kontrollér at katalog til filoverførsel er tomt? 2 Generer månedens filer fra EOJ-systemet 3 Kontrollér at filer er sendt 4 Kontrollér at filer er modtaget af Danmarks Statistik Brug stifinderen (explorer) til at se server, katalog \\til_kmd\eoj\ og evt. filer Generering af filer kan evt. ske automatisk i EOJ-systemet, se vejledning for EOJsystemet ellers igangsæt generering af filer Efter kl. 16 eller senest dagen efter generering af filer kontrolleres at kataloget \\til_kmd\eoj\ igen er tomt og at filerne er i backupkataloget \\til_kmd\eoj\backup\ Senest tre dage efter afsendelse sendes kvitteringsmail fra Danmarks Statistik til Kvitteringsmodtager Hvis der er filer i kataloget, skal disse slettes. Kontakt EOJ-leverandør da dette kan tyde på, at filer genereres med forkert filnavn. Et antal filer med filnavn K999.xml er dannet i kataloget \\til_kmd\eoj\ (999 er kommunenr.) Hvis filnavn ikke er korrekt ( K999 xml ) kontaktes EOJ-leverandør. Hvis filnavn er korrekt og katalog ikke er tomt kontaktes KMD på mail fiu@kmd.dk Kontakt Danmarks Statistik på mail aeldredokumentation@ dst.dk, hvis der ikke er modtaget mail 12