FACTSHEET TIL MICROSOFT DYNAMICS NAV CONTINIA E FAKTURA

Transkript

1 FACTSHEET TIL MICROSOFT DYNAMICS NAV

2 EGENSKABER > Al arbejde med dannelse af elektroniske fakturaer foregår inde i Microsoft Dynamics NAV. > Understøtter import og eksport af OIO XML og UBL (inklusive UBL 2.0) MODTAGELSE: > Import af fakturafiler og dannelse af købsfakturaer med placering af data i de rigtige felter > Overblik over fakturaer, linje for linje > Godkendelse via standard flow fra NAV - eller du kan anvende det udvidede godkendelsesflow, der tilbydes via Continia Document Capture > Vedhæftede bilag > Integration til eksterne udbydere af elektroniske postkasser (VANS udbydere) > Grafisk visning af fakturaer som html-fil i web browser AFSENDELSE: > Afsendelseskø > Over 30 indlagte kontroller af data i fakturabilag inden afsendelse > Kvitterings- og fejlhåndtering Afsendelse og modtagelse af fakturaer i dataformat bliver med Continia e faktura en integreret del af dit arbejde inde i Microsoft Dynamics NAV. Dermed opnår du optimale vilkår for at strømline og automatisere dine arbejdsgange omkring håndtering af salgs- og købsfakturering. Continia e faktura er udviklet til at kunne sikre en optimal håndtering af fakturadokumenter i økonomisystemet, der skal afleveres eller modtages i OIO UBL- eller -XML format via en elektronisk postkasse. Denne oprettes hos en ekstern udbyder, som sikrer der afsendes/modtages fakturaer samt kvitteringer og valideringssvar på alle forsendelser.

3 Klar til afsendelse Afsendelse Når en salgsfaktura bogføres kan den blive sat op til automatisk at blive tilføjet afsendelseskøen som værende klar til afsendelse. Dette kan sættes op på debitoren, om denne skal modtage en elektronisk faktura. Fra afsendelsesoverblikket kan du se fakturaer og kreditnotaer i både antal og beløb. Allerede herefter har du mulighed for at sende alle dokumenter på en gang, eller du kan også sende dokumenterne enkeltvis. I forbindelse med afsendelsen foretager Continia e faktura over 30 forskellige former for datakontroller, der er med til at sikre en høj kvalitet i de elektroniske fakturaer, der sendes fra din virksomhed. Når salgsdokumenterne er bogført ligges de i kø til afsendelse. Man kan fra det overordnede Afsendelsesoverblik se fakturaer og kreditnota i både antal og beløb. Man kan vælge at sende det hele herfra ved at trykke på afsendelsesfunktionen, eller man kan trykke på opslagsknappen og se hvilke dokumenter der er klar til afsendelse og sende disse enkeltvis herfra. Herefter hentes der kvitteringer for de afsendte dokumenter. Her kan du se, om den er modtaget til videre forsendelse i den elektroniske postkasse, eller der er opstået en fejl og dermed ikke kan behandles. Fejlårsag kan ses via en log og du kan dermed rette årsagen og sende dokumentet igen.

4 Modtagelse Første opgave er et hente fakturafilerne fra den elektroniske postkasse. Fra modtagelsesoverblikket inde i Microsoft Dynamics NAV kan du udføre dette og indlæse dem i NAV. I modtagelsesvinduet for Continia e faktura kan du få overblikket over hvilke fakturaer, der er indlæst sammen med det samlede beløb for i modtagelseskøen. Herfra er det muligt at få et overblik over hver enkelt faktura linje for linje. Igen herfra kan du få vist hver enkel faktura enkeltvis med alle de data, der er tilknyttet til den faktura, som Continia e faktura har placeret korrekt i de rigtige felter. Godkendelse Efter modtagelse er det muligt at godkende hver enkelt faktura. Enten ved hjælp af standardfunktionalitet i NAV eller hvis du anvender Continia Document Capture til Modtagelse af købsfakturaer I modtagelsesvinduet for Continia e faktura kan du få overblikket over hvilke fakturaer, der er indlæst sammen med det samlede beløb for i modtagelseskøen. Herfra er det muligt at få et overblik over hver enkelt faktura linje for linje.

5 registrering af papir- og pdf-fakturaer, så kan du anvende e-faktura bilagene i samme flow, som stilles til rådighed her både til godkendelse via en NAV klient eller en web browser, hvilket åbner for at alle med internet adgang i virksomheden kan godkendsbehandle fakturaer. Vedhæftede bilag Hvis der ud for den enkelte faktura er angivet at den indeholder grafik, advisering eller udvidet indhold, kan de åbnes med de respektive funktioner. Modtages en faktura med en vedhæftet UTS-fil, vil markeringen være som et vedhæftet bilag. Der er også mulighed for at foretage kontroller på priser ved overførsel af købsordre, forskel i navn på kreditor- og faktureringsleverandør, samt kontrol af afvigelser mellem enhedskoderne på den modtagne elektroniske faktura og en eksisterende købsordre/ vare. Visning af dokumenter Nogle gange kan overblikket over en faktura mangle og en oversigt i en traditionel faktura savnes. Med Continia e faktura kan du få vist faktura dokumenter som en html-fil i din web browser.

6 Vis faktura Der er en række funktioner som kan hjælpe med at give et overblik over hvad en faktura indeholder. En af disse funktioner er Vis XML, der kan tilgås fra listen over modtagne fakturaer eller direkte inde i Kortet med den modtagne faktura. Ved at trykke på Vis XML vil fakturaen blive omdannet til en HTML fil, der kan vises grafisk i en browser, hvis man har angivet stylesheets i opsætningen.

7 Elektroniske postkasser I forbindelse med anvendelse af Continia e faktura skal din virksomhed også tegne en aftale med en udbyder af elektroniske postkasser (VANS udbydere). Løsningen fungerer uafhængigt af en specifik udbyder, men der leveres standard integration til følgende: Nets efaktura Med efaktura tilbyder Nets en unik totalløsning, hvor du kan vælge at lade Nets håndtere al din fakturering til både dine offentlige kunder, erhvervskunder samt privatkunder. Du behøver ikke at indgå individuelle aftaler med dine kunder. Nets sørger nemlig for, at alle dine fakturaer bliver sendt - elektronisk eller på papir afhængigt af dine enkelte kunders ønsker. Andre udbydere Det er også muligt at anvende andre udbydere af elektroniske postkasser sammen med Continia e faktura. Kontakt din Microsoft Dynamics NAV forhandler for yderligere oplysninger. Du kan læse mere om efaktura fra Nets, inklusive vejledninger og priser via nedenstående link: >> Besøg Nets efaktura Sådan køber du Til slutbrugere: Continia Add-on produkter sælges udelukkende gennem Microsoft Partnere. Ønsker du at købe vores produkter bedes du henvende dig til din Microsoft Dynamics Partner. Til Microsoft Partnere: Continia Software tilbyder produkter indenfor Microsoft Dynamics AX, NAV og C5 til Microsoft Partnere. Vores produkter er til rådighed og lettilgængelige for alle Microsoft Partnere. Du kommer i gang ved at registrere dig på Continia PartnerZone.