Dagsorden til Studienævns-møde for ILOO den 27.05.2013, kl. 14:00-16:00 Lokale: ACM 15 / 2.3.007 Indkaldte: Rikke Ørngreen (RØ), Morten Misfeldt (MM), Steen Nielsen (SN), ); Kathrine Vognsen(KV), Tilde Ranis (TR); Anne Kathrine Skov Kjær (AK); Kenneth Mølbjerg Jørgensen (KMJ), Fra ca. kl. 15:00; Dorte Larsen (DL) 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat (se bilag) 3. Meddelelser fra Skolen ved KV & KMJ 4. Evaluering af ILOO opfølgning (se vedhæftning vedr. 8 semester) 5. Notat om økonomi (se bilag) 6. Meddelelser fra RØ 7. Endelig godkendelse af SN-ITL forretningsordenen (se nedenstående link) 8. ILOO årshjul (se bilag fra de studerende RØ giver input på mødet) 9. ILOO studiestart og studentermedhjælp (se bilag: velkomstbrev) 10. Optagelse og meritsager med specielle forhold (se bilag bemærk at materialet er fortroligt) 11. Evt. Til Kathrine og Kenneth, vi forventer at deltagelse til og med punkt 5 giver mening for SEF. Dorte Larsen deltager via VK fra ca. kl. 15:00. Link: http://www.studieweb.aod.aau.dk/digitalassets/25/25683_forretningsorden-for-studienaevnet-forarkitektur-og-design.pdf
(Beslutnings)referat til Studienævnsmøde den 29.04.2013, kl. 14:00-16:00 Lokale: Sydhavnen mødelokale 2.3.0 Tilstede: Rikke Ørngreen (RØ), Tilde Ranis (TR); Anne Kathrine Skov Kjær (AK)Morten Misfeldt (MM), Steen Nielsen (SN),) Afbud: Morten Misfeldt (MM); Kenneth Mølbjerg Jørgensen (KMJ); Kathrine Vognsen(KV) Referent: Steen Nielsen 1. Godkendelse af dagsorden 2. Nyt fra Studie Rådet v. Kathrine Vognsen 3. Godkendelse af referat 4. Meddelelser 5. Tidsplan og proces for a. SN-ITL forretningsorden og årshjul, b. SN-ITL strategi og handlingsplan c. ILOO årshjul d. ILOO specialisering / valgmoduler 6. Semesterevaluering Survey Xact - ILOO 7. Evt. 1. Dagsorden blev godkendt, 2. RØ orienterede kort på vegne af KV. Der skal udarbejdes en strategi- og handleplan for Studienævnet. 3. Referatet blev godkendt.. 4. RØ kunne berette, at Elsebeth Korsgaard Sorensen er startet I Aalborg. IT Vest har givet tilsagn om 300.000 kr. til opstart af Aalborg med materialer etc. Vedr. Opstart af projekter på 10. semester har der været set på, om tidsplanen kunne ændres, ift. opstartsproces og kultur om færdiggørelse, da vi ser en påvirkning af udsættelser grundet manglende tid (4/6 måneder). Problemerne er afleveringsfristerne og eksamenstidspunktet, der kolliderer med undervisningen samt tidspunktet for tildeling af vejledere. 5a. Omkring forretningsorden tilstræber SN-ITL, at overholde udsendelsestidspunkt for indkaldelse til SN-ITL, møder 3 uger før mødets afholdelse men at dagsorden udsendes ca.1 uge før og materialer/
bilag fremsendes. Medio august skal vi se på Årshjulet (SN & RØ kommer med et udkast), således at vi kan træffe beslutning til mødet 26.08.13. 5b. Vi arbejdede med en punkter til strateg og handleplan. Her blev nævnt: Udarbejdelse af økonomiplaner og årshjul, undervisningsprincipper (Videokonferencelokale 3 campus), plan om specialiseringer på ILOO, nye fagpakker på Master i IT, evalueringsprocedure. Ang. Økonomi har RØ og SN møde med Ole Søsted Jespersen medio maj om budget. Vi besluttede en tidsramme for medio juni for det første forslag til cirkulation via mail i medio juni, hvor vi foretager skriftligt input fra alle. Første version af et skema sendes fra RØ til SEF i 3-4 uge af juni. 5c. Tidsplan: ILOO årshjul ultimo maj. De studerende laver et udkast som RØ på mødet 27.05 kommer med input til, og vi går i dialog om. Målet er at første udgave sendes ud til SN-ILT mødet til godkendelse 17.06, hvorefter årshjulet løbende opdateres, efterhånden som vi får erfaring med at anvende det. 5d. ILOO Specialiseringer /Valgmoduler kræver studieordningsrevision. SN undersøger tidspunkt for fakultetsmøder, så vi kan planlægge en god kadence for at få en studieordningsrevision igennem. De studerende nævnte desuden et ønske om, at vi i SN-ITL også ser på praktikforløb som en mulighed, og at flere studerende har nævnt overfor TR/AK, at de var interesseret i et praktikforløb, som andre uddannelser giver plads til. RØ foreslog, og vi diskuterede mere abstrakte / ikke fagspecifikke måder at lave valgfag på, hvilket vi undersøger fra andre studieordninger. Dette emne tages op igen på august mødet, evt. med første udkast til ændringer. 6. Det er aftalt at SN sender materialerne til KV med besked om SN-ILT gerne ser udsendelser sker efter afslutning af semesteret men inden eksamen både på for- og efterårssemesteret. 7. Omkring 6 mands eksamen skal studienævnet søges. Svar skal indeholde afsat tid til eksamen for gruppen. Studienævnet vil i dette tilfælde godkende og besked sendes snarest. Se i øvrigt: http://www.fak.hum.aau.dk/digitalassets/55/55553_53688_aau-gruppeproever.pdf KV kontaktes vedr. afklaring af konstitueringens længde, da Studienævnet ikke er valgt men udpeget til hvervet. Der blev rejst et par punkter fra ILOO studerende via TR og AK:
Der har også været uklarheder om den forestående eksamen og hvilke forudsætninger, den skal udføres på. RØ sender uddybende besked ud. Omkring projekter fremgik det, at ønsket fra de studerende var, at mindre arbejder skulle løses som enkeltmandsprojekter, mens større arbejder skulle forblive som gruppearbejder. Omkring praktikforløb skal vi forvente flere henvendelser. Der henvises til dette som mulighed på hjemmesiden, vi skal derfor til at tænke politikker på området. Der fremkom også kritik af brugen af Moodle, da det viser sig, at man ikke har en ensartet brug af Moodle. Endelig har det vist sig, at nogle oplysninger ikke bliver lagt på Moodle men andet steds. Der bør være en ensartet konsistens, således at man som studerende ikke er i tvivl om, hvor oplysningerne findes. (til orientering udbydes der kurser i Moodle samt vor egen konsulent Lisbeth Juel Andersen, der jævnligt er herovre, og hvor man kan booke tider til specifikke spørgsmål.)
Dette lille notat fra mødet d. 14. maj mellem Rikke, Steen og Ole om økonomien i SN-ITL. Fakultet udmelder indtægter til studienævnet (jf. Oles udsendte beskrivelse, som alle har modtaget tidligere, de primære indtægter = stå til undervisningen) Skolen og Instituttet skal spørges om driftsudgifternes art og størrelse, da de ikke kommer fra fakultetet (jf. punkter til fælles pulje til adm./pr/service etc. Som ses af det fra SEF-skolen udsendte excel ark). Rikke har efterfølgende forwarded SEF-skolens excel ark til Ole. SN-ITL står selv for kontering af alle regnskabets dele i ØSS. ØSS anvendes til kontering af posterne så som D-VIP, Eksterne censorer, eksterne lektorer, dimission etc. Steen og jeg var ikke orienteret herom, og Steen har pt. ikke adgang til ØSS eller erfaring hermed. Vi undersøger nu om dette på vores instituttet er centraliseret hos en person eller om vi selv står for dette gennem Lene Colding (SN). (Joan Erbs Jeppesen godkender/janice Vester konterer indtil videre i ØSS.) VIP timer kan konverteres fra timer til kroner, såfremt der er overskud indenfor kalender året. Bemærk dog at Ole oplyste, at SN må ikke overføre under/overskud i finansåret. (som afregnes som kalenderår) medmindre dekanen har sagt god for dette. Ligeledes oplyses han også at SN ikke starter med et underskud, men at alle nye SN startes fra bunden i et 0 scenarie. Etableringstilskud eks. IT-vest skal SN undersøge om hvornår det skal være brugt (tidsfrist). Vi lavede fælles lidt udregninger på timebudget for 2013 7. semester; 55 studerende konverteres til 22,5 STÅ ganges med belastningsfaktor 0,8 x 90 (satsen) = 1.980 timer 9. semester; 15 studerende konverteres til 7,5 STÅ ganges med belastningsfaktor 0,8 x 90 (satsen) = 540 timer 10. semester; 5 studerende konverteres til 2,5 STÅ ganges med belastningsfaktor 0,8 x 90 (satsen) = 180 timer De tal harmonerer med vores beregninger, hvor vi pt. har budgetteret med 1.890 samlet på 7.semester, hvilket vi som aftalt justerer efter vi ser det faktiske fremmøde tal. Timebudget og timeregnskab skal laves af SN til Instituttet. Skabelon til regnskab kan sikkert fås via Janice Vester, og vi kan anvende eller justere på dem vi har fra det gamle studienævn ift. regnskab på de enkelte semestre. MIT; Fagpakker. Der afleveres 15% af indtjeningen. Resten går til SN, der afholder alle udgifter til køb af undervisere via instituttet, aflønning af personer, PR etc., samt SN-koordination. Mange hilsner Steen og Rikke