Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 27. marts 2014 kl. 17.00, IDA, Kalvebod Brygge Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Jan Kjello Andersen, Daniel Majgren Mødeleder: Lars Emanuel Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 20. februar 2014 er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af bestyrelsesmøde den 20. februar blev godkendt uden kommentarer. Referat af forretningsudvalgsmøde den 18. marts 2014 eftersendes til orientering. Referat af FU-møde den 18. marts blev taget 2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt i revisionsprotokollen siden sidste bestyrelsesmøde den 20. februar 2014. Der er ikke skrevet nyt ind i revisionsprotokollen siden sidste bestyrelsesmøde. Byggeregnskaberne fra Urbanplanen vil komme på bestyrelsesmødet den 13. maj efter der er afholdt møder de respektive afdelinger i starten af april, hvor regnskaberne vil blive gennemgået. 3.. Indstilling, Tids- og procesplan for dokumentationspakke 2014 inkl. opsamling Administrationen har lavet en tids- og procesplan for arbejdet med dokumentationspakke og styringsdialog 2014 samt en plan for den interne ansvarsfordeling for udfyldelse af dokumentationspakke. I forhold til inddragelse af afdelingsbestyrelser er der i udkastet ingen ændringer i forhold til sidste år, hvor der var en meget høj svarprocent på 79 % fra afdelingsbestyrelserne. Styringsdialogmøderne for 2013 er stadig under afholdelse. Det sidste møde afholdes primo april. Når vi modtager endelige referater, vil de kunne ses på x3b. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender tids- og procesplan samt planen for inddragelse af afdelingsbestyrelserne. Bestyrelsen godkendte tids- og procesplan. 1
4. Drøftelse, Egedalsvænge Bestyrelsen er blevet orienteret ved mail af 17. marts om, at organisationsbestyrelsen pr. denne dato har overtaget afdelingsbestyrelsens opgaver. Mail til afdelingsbestyrelsen og orientering til beboerne vedlagt til orientering. Efterfølgende er der udarbejdet vedlagte redegørelse til det kommunale tilsyn i Fredensborg Kommune. Der vil på mødet blive givet en udførlig orientering om sagen og om det videre arbejde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter sagen. Steffen Morild orienterede kort om udviklingen i sagen siden sidst og henviste i øvrigt til bilagene. Birte Vestergaard er stoppet som formand for afdelingsbestyrelsen med begrundelse i, at resten af bestyrelsen ikke ønsker samarbejdet. Sagen kører nu i beboerklagenævnet, hvorfra der ventes en snarlig afgørelse. Der sættes nu en sekretariatsmæssig betjening op omkring Iris Gausbo og Jens Andreasen, som vil være organisationsbestyrelsens aktive repræsentanter. Derudover overvejes det at indsætte en boligsocial medarbejder. 3B har haft en tæt og god dialog med Fredensborg kommune. Der er sendt tre beboerinfos ud, hvor vigtigheden af kontinuiteten understreges. Beboere efterspørger en konkret køreplan, men det prioriteres at få håndteret de konkrete sager der ligger bl.a. fordeling af lokaler samt have fokus på byggesagen og på fremadrettet dialog. Bestyrelsen tog i øvrigt orienteringen 5. Orientering, Foreningens regnskab 2013 (udkast) Regnskabsprocessen er nu så langt, at der foreligger et regnskabsudkast for foreningen, som revisionen har set på. Der har været en række spørgsmål til regnskabet, som er besvaret. Der er fortsat tale om et udkast, men der forventes ikke væsentlige ændringer. Bent gennemgik kort tallene i hovedtræk. Regnskab og protokol gennemgås i detaljen på næste møde den 13. maj. Årsregnskabet viser et underskud på 2.159 t.kr. Hvis der korrigeres for andel af nettorenteafkastet udgør underskuddet 2.408 t.kr. Underskuddet kan i al væ- 2
sentlighed forklares ved færre byggesagshonorarer. Der henvises til særskilt notat herom. Som det fremgår af notatet, er det primært manglende skema A godkendelser på nybyggeri (bl.. Hørgården 3), som bevirker, at der ikke er opnået det forventede resultat. Budgetprognosen pr. 30. september 2013 viste et forventet underskud på 187 t.kr. Årsregnskabet afviger altså 1.972 t.kr. fra seneste budgetprognose. Den samlede afvigelse på byggesagshonorarer udgør 2.620 t.kr. i 2013. Såfremt der havde været opkrævet det budgetterede ville resultatet have været et overskud på 461 t.kr., hvoraf 249 t.kr. er arbejdskapitalens andel af nettorenteindtægten. På den baggrund er årets resultat tilfredsstillende. Når der er udarbejdet regnskab for alle afdelinger og de er revideret, vil der blive lavet spørgeskema, som en del af foreningens årsregnskab. Herefter kan revisionen afslutte deres revision. Det fulde årsregnskab for foreningen, afdelingsregnskaber, revisionsprotokollat og uddybende kommentarer til foreningens regnskab vil blive fremlagt på bestyrelsesmødet 13. maj. På dette møde deltager revisionen. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen efterretning 6. Indstilling, Foreløbigt budget 2015 for Boligforeningen 3B Forinden udarbejdelse af afdelingsbudgetter for 2015 udarbejdes et budgetudkast for foreningen. Det sker for at fastlægge takster m.v. for det kommende budgetår og for at sikre størst mulig driftsmæssig sammenhæng i foreningens økonomi. Budgettet viser et underskud på ca. 207 t.kr. med de indregnede forudsætninger. Det er administrationens vurdering, at driftsbudgettet for 2015 hænger sammen. 3
Ovenstående betyder, at der, for at budgettet balancerer og der opkræves et kostægte bidrag, vil skulle findes en besparelse på 0,5 mio. kr. Det er direktionens vurdering, at det er muligt, hvorfor det fastsatte administrationsbidrag er realistisk. Budgettet er udarbejdet med udgangspunkt i en generel forhøjelse af administrationsbidrag og tillægsydelser på 2 pct. Nogle takster er dog uændret i forhold til 2014. Normeringen i administrationen er generelt uændret i forhold til nuværende normering og der er pr. 1. april 2014 og 1. april 2015 indregnet lønstigninger på 2 pct. Nettorenteafkastet er estimeret til 1,5 pct. i budgetåret. Det betyder, der er beregnet rente på 698 t.kr. til dispositionsfonden og i alt 3.876 t.kr. til afdelinger. Forrentning af arbejdskapitalen forventes at udgøre 271 t.kr., der indgår i driftsbudgettet. Der er i det foreløbige budget afsat til fælleskonference og studietur. Kommende finansiering af 3B s nye kontorhus i Havneholmen er indregnet på baggrund af lånetilbud fra Realkredit Danmark og Danske Bank. Halvdelen af realkreditfinansieringen afvikles, mens den anden halvdel er såkaldt stående lån. Bankfinansieringen afvikles også. Der er indregnet afskrivning på ejendommen svarende til afdrag på lånene. Driftsudgifter vedrørende kontorhuset er indregnet så vidt det kendes eller der foreligger beregninger m.v. fra rådgivere. Der er på nuværende tidspunkt nogen usikkerhed om de indregnede kontorlokaleudgifter. Det endelige budget for 2015 fremlægges på bestyrelsesmødet i oktober 2014. Budgetprocessen i efteråret vil gå mere i detaljer og budgetåret vil kunne budgetteres mere præcist. Viser det sig, at der er plads til nedsættelse af administrationsbidraget vil dette ske. Bestyrelsen ønsker i forbindelse med færdiggørelsen af det endelige budget en drøftelse af principperne for budgetlægningen, herunder fastsættelse af priser for tillægsydelser. 4
. Det foreløbige budget for 2015 vedlægges sammen med det foreløbige priskatalog. Med ovenstående bemærkninger indstilles, at bestyrelsen godkender foreningens budget for 2015, herunder at administrationsbidraget reguleres med 2 pct. svarende til en stigning fra 3.870 kr. pr. lejemålsenhed til 3.948 kr. pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen godkendte foreningens budget herunder at grundbidraget stiger 2 % 7. Drøftelse, Repræsentantskabsmøde Bestyrelsen drøftede på seneste møde det kommende repræsentantskabsmøde. I forlængelse heraf er der indgået aftale med Bjarne Zetterstrøm, BL, om dirigenthverv. Herudover skal der stilles forslag om yderligere en dirigent, hvorfor det indstilles at bestyrelsen drøfter, hvem der skal indstilles som den anden dirigent. Bestyrelsen aftalte på seneste møde, at FU skulle komme med oplæg til afviklingen af valghandling. FU drøftede dette på FU møde den 18. marts og indstiller, at der forud for repræsentantskabsmødet holdes et formandsmøde (ultimo april), hvor der bl.a. er mulighed for at stille spørgsmål til de opstillede kandidater. FU vil på mødet redegøre nærmere herfor. På dette repræsentantskabsmøde er det ekstra vigtigt med en knivskarp dirigent derfor foreslås Klaus Kramshøj, Boligkontoret Danmark sammen med Bjarne Zetterstrøm. Administrationen tager kontakt til Klaus Kramshøj. Bestyrelsen overvejer om der skal holdes et debat/valgmøde før repræsentantskabsmøde i sammenhæng med et formandsmøde ultimo april / primo maj, hvor der sættes spotlight på afdelingernes forventninger til bestyrelsen, temperaturen på beboerdemokratiet m.m. Samtidig holdes der fast i de to minutter til alle kandidater på selve repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter FU s forslag. Af de opstillede kandidater i bestyrelsen ønsker alle at genopstille Bilal Turan er dog gået i tænkeboks. Formanden genopstiller ligeledes. 8. Drøftelse, Opfølgning bestyrelsesseminar 22. februar og formandsmøde 1. marts 2014 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter de to møder. FU vil til mødet have et oplæg klar til den videre proces til drøftelse. Der er holdt møde med Carsten Bonde, CfL. FU har igen møde den 8. april med Karsten Bonde CfL. I forbindelse med dette mødeinviteres de to formænd for de faste udvalg 5
samt formændene for Kommunikations- og demokratiudvalget. (Jens W. Andreasen, Flemming Løvenhardt, Susan Sagnsby og Ellen Vedelsby) Bestyrelsen tilsluttede sig dette. Byggesager 9. Indstilling, Solcelleudbud På bestyrelsesmødet 17. december 2013 blev det besluttet, at Klima- og Miljøudvalget skulle inddrages i arbejdet omkring et muligt rammeudbud af solceller gældende for hele 3B. Klima- og Miljøudvalget havde møde med Per Bro 26. februar 2014, hvor hele problematikken omkring solceller, lovgivning, hovedmålere og udbud blev drøftet. Klima- og Miljøudvalget vedtog følgende: 1. At der igangsættes et fælles rammeudbud for hele 3B, så alle afdelinger kan få glæde af det. 2. At administrationen fortsætter arbejdet med at klarlægge alle de givne forhold omkring etablering af solcelleanlæg i afdelingerne, og at det tages op politisk, når vi kan detaljere processen. 3. At administrationen arbejder videre med, hvordan administrationen kan foregå i 3B regi, og at det forelægges bestyrelsen, når en løsning er udarbejdet. Jens W Andreasen orienterede kort om sagen. Der er fortsat stor interesse fra afdelingerne på trods af mange komplicerede og usikre elementer. Og derfor gå 3B i gang nu og får løst problematikkerne hen ad vejen i modsætning til en fuldstændig og hel køreplan, der kan vedtages. Vi har bedt Dominia Rådgivende Ingeniører om at give os en pris på at lave et rammeudbud for etablering af solceller gældende for alle afdelinger. Dominia har i 2013 lavet et tilsvarende rammeudbud for KAB, hvilket betyder, at vi får gavn af de erfaringer, de dermed har fået. Vi har fået en pris på 281.250 kr. ekskl. moms., svarende til 352.000 kr. 6
Administrationen indstiller på baggrund af ovenstående, at bestyrelsen godkender at igangsætte udarbejdelsen af et rammeudbud for etablering af solceller. Bestyrelsen godkendte indstillingen. De 352.000 kr. finansieres af Dispositionsfonden. 10. Indstilling, Helhedsplan Sangergården I 2010 blev en helhedsplan for Sangergården 1 og 2 igangsat. Projektet er af flere omgange sat i bero, hvorfor en foreløbig helhedsplan endnu ikke foreligger. Arbejdet med helhedsplanen er genoptaget i februar 2014. Frem til ultimo april kører en proces med afdelingsbestyrelse, drift og byg, hvor det skal afklares, hvilke projekter der ønskes medtaget i en helhedsplan. Bent Frederiksen gennemgik kort sagen og indstillede herefter til beslutning af bestyrelsen. Mulige projekter er blandt andet: Udvidelse af boliger, herunder inddragelse af tørreloft. Nye præfabrikerede boliger oven på eksisterende blok Individuel forbedring af køkken og bad Fugtsikring af kældre Undersøgelse af vand-, varme- og afløbsinstallationer samt evt. fornyelse. Efter projektafklaring skal der udarbejdes en foreløbig helhedsplan. I den forbindelse er der en række udgifter til forundersøgelser og udarbejdelse af et projektforslag med tilhørende økonomi. Med den principielle godkendelse af fremtidssikringssager på organisationsbestyrelsesmødet 21. juni 2011 er det besluttet, at bestyrelsen afholder udgifterne for fremtidssikringer over dispositionsfonden, således at afdelingerne stilles lige i forhold til muligheden for at få udarbejdet en fremtidssikring. Når og hvis sagen får bevilling fra Landsbyggefonden overføres udgifterne til byggesagen og pengene tilbagebetales til dispositionsfonden. I 6063 Sangergården 1 forventes følgende udgifter: Rådgiverhonorar projektforslag 225.000 kr. 7
Tryk, mindre undersøgelser og mødeudgifter I alt (Alle beløb er inkl. moms) 75.000 kr. 300.000 kr. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender, at der afsættes 300.000 kr. til udlæg i forbindelse med udarbejdelse af helhedsplan for 6063 Sangergården 1. Beløbet dækkes af dispositionsfonden, men gennemføres helhedsplanen skal udlægget tilbagebetales over byggesagen Bestyrelsen godkendte indstillingen. 11. Orientering, Opfølgning konkurssager Punktet blev behandlet på Organisationsbestyrelsesmødet 20. februar. Der er dog ikke sket væsentligt nyt i byggesagerne, der er berørt af konkurs. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen Bent Frederiksen gjorde kort rede for, hvor de enkelte sager står rent økonomisk lige nu, som Byggeafdelingen arbejder hårdt på at få afsluttet. efterretning. 12. Orientering, Solvangcentret På bestyrelsesmødet 17. december 2013. blev der orienteret om processen for nedrivning af Solvangcentret, og hvor det var forventet at nedrivningen blev godkendt politisk i KK i februar/marts måned. Administrationen har sammen med Center for Bydesign, der efter den nye struktur i Teknik og Miljøforvaltningen hedder Almene Boliger, arbejdet på at klarlægge mulighederne for, hvad der kan ske på området fremadrettet. Tegnestuen Vandkunsten er ved at lægge sidste hånd på et volumenstudie på et par scenarier af den fremtidige udnyttelse af området, der skal belyse mulighederne. Der er nedsat en styregruppe for Nedrivningen af Solvangcentret på tværs af KK og 3B med følgende deltagere: Ingvar Sejr Hansen og Mads Kamp Hansen, ØKF, Simon Kjær Hansen og Morten Boje, TMF, Knud Langberg, BUF, Lars Østergaard, SOF og fra 3B er det Bent Frederiksen og Per Bro. Bent Frederiksen gjorde kort rede for udviklingen i sagen, hvor det ser ud til at Københavns Kommune går konstruktivt ind i processen mhp. at finde en holdbar løsning, hvor der kigges på flere forskellige scenarier - boliger, liberalt erhverv, institutioner m.m. Bestyrelsen spurgte ind til femtedelsordningen hvor det kunne oplyses, at her deltager Københavns Kommune på lige fod med andre aktører. I forhold til tomgangstabet på 3½ mio. kr. de sidste år og den støtte der kommer fra Københavns Kommune er der to former for støtte driftsstøtte lån som ikke indfries men forbliver en fordring (uden ydelse) mellem Københavns Kommune og Remisevæn- 8
Det første møde har været afholdt, se vedlagte bilag, og det blev vedtaget at arbejde videre på anbefalingerne i bilaget. Dog er der allerede sket ændringer i de behov fra kommunens side, der fremgår af bilaget. Det er således ikke længere aktuelt at placere handicapcenter eller at samle SOF s og BUF s administration på det fremtidige område. Volumenstudiet skal derfor tilrettes. Derudover har mødet med Landsbyggefonden ændret på den økonomiske opstilling. Den ydede driftsstøtte fra Kommunen indgår ikke længere som en del af den gæld, der skal indfries. get N. Derudover er der en kapitaltilførsel via LBF. Bestyrelsen gav udtryk for et ønske om større inddragelse og indsigt i processen samt at organisationen skylder en redegørelse til Remisevænget Nord. Bestyrelsen, Byggeudvalget samt Fællesbestyrelsen i Urbanplanen vil blive involveret i processen ligesom der vil blive arbejdet på en politisk kobling til rådhuset. Almene Boliger (TMF) arbejder på at færdiggøre sagen om nedrivning og fremtidige muligheder til møde i Teknik- og Miljøforvaltningen 12. maj 2014. Bestyrelsen tog i øvrigt orienteringen Vi havde derfor fælles møde med Landsbyggefonden og Almene Boliger (TMF) fredag 14. marts for at klarlægge, hvordan sagen skal behandles samt de økonomiske forhold. Temadrøftelser 13. 3B Fremtidig organisering Notat vil blive eftersendt. Anette Hertz og Rikke Linnemann forlod lokalet under behandling af punktet. Bestyrelsen godkendte, at der ansættes en vicedirektør vicedirektøren ansættes af bestyrelsen formandsskabet sammen med den administrerende direktør indgår i ansættelsesudvalget der bruges ekstern hjælp til ansættelsen, Jesper Tange fra Laigaard & Partners 9
Orientering fra udvalgene 14. Boligsocialt udvalg Intet nyt. 15. Byggeudvalg Næste møde 8. april. Byggeudvalget vil fremadrettet være en aktiv spiller i forhold byggesagen i Egedalsvænge 16. Demokrati- og kommunikationsudvalget Snitflader i forhold til igangsatte aktiviteter skal nøje overvejes. 17. Drifts- og serviceudvalget Samdrift diskuteres Udvalget er opmærksom på at have fokus på de positive elementer ressourceudvikling, ressourceoptimering, hjemtegning af opgaver samt dialog med medarbejdere og afdelingsbestyrelserne er i centrum. Der ligger en stor kommunikationsopgave så derfor skal der et samarbejde op omkring udvalgene og kommunikation. 18. Klima- og miljøudvalget Intet nyt Orienteringspunkter 19. Udlejning Oversigt over ledige boliger, erhvervslejemål/institutioner og forbrug for kommunalt anviste boliger i Herlev pr. 28. februar 2014, hvor det samlede lejetab udgør kr. 1.136.278,50 Udlejningsbesvær Der er ledige boliger i Egedalsvænge, Ved Rosenhaven, Dyvekevænget, Toftegård Tag og Lampestedet I og II. I Egedalsvænge er en ungdomsbolig ledig. Den er lejet ud fra 1. februar 2014. Den er lejet ud via CIU. Ved Rosenhaven er en bolig ledig. Den er lejet ud fra 10
1. februar 2014. I Dyvekevænget er en bolig ledig. Den er i tilbud til ansøgere på ventelisten. På Lampestedet I er seks boliger ledige. Tre af disse boliger er lejet ud fra 1. februar. De resterende tre boliger er i tilbud til ansøgerne på ventelisten. På Lampestedet II er fem boliger ledige. To boliger er lejet ud fra 15. januar og to boliger er lejet ud fra 15. februar. Den resterende er i tilbud til ansøgerne på ventelisten. Der er ledige erhvervslejemål i Folehaven. De tre lejemål bliver forsøgt lejet ud. Det ene lejemål (gl. Bank lokale) er der p.t. forhandlinger med en kommende lejer. I Remisevænget Syd er 8 lejemål ikke forsøgt lejet ud, det samme gør sig gældende med 2 daginstitutionslejemål i Valby, da der p.t. er ved at blive lavet en vurdering af mulig benyttelse af disse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen efterretning. 20. Rykkerbarometer I samarbejde med BL og Arbejderbevægelsens Erhvervsråd deltager 3B i at udarbejde et månedligt barometer over udviklingen i ophævelsen af lejeforholdet sendt til lejeren blandt BL s største medlemmer. Formålet er bl.a. at afdække udviklingen set i sammenhæng med indførelsen af kontanthjælpsreformen og via barometret fastholde den politiske opmærksomhed omkring eventuelle uheldige sideeffekter af denne reform. Kontanthjælpsreformen kan betyde, at nogle af beboerne i de almene boliger kommer økonomisk i klemme, hvilket kan resultere i et stigende antal udsættelser. 11
Domstolsstyrelsen udarbejder en årlig statistik om udviklingen i antallet af sager, hvor fogedretten udsætter lejere med huslejerestancer ud af deres bolig. Disse tal er dog ikke dækkende for den reelle udvikling med opsigelser som følge af manglende huslejebetaling i vores sektor. Dels offentliggøres de kun en gang årligt, dels er det de færreste sager med ophævelse af lejemålet som følge af manglende husleje, der ender med egentlige fogedudsættelser. Konkret vil BL lave løbende indberetninger af tal for en enkelt måned i 2014 begyndende med januar måned - og den tilsvarende måned året før, dvs. 2013, så BL kan følge ændringen over året. BL vil på baggrund af disse indberetninger foretage en vægtet omregning til udviklingen over tid. Barometret vil blive offentliggjort i Boligen hver måned. Det forudses, at et sådant rykkerbarometer vil bidrage til at sætte fokus på denne vigtige problematik. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen efterretning. 21. Forvaltningsrevision bruttoliste forretningsgange På seneste bestyrelsesmøde blev der forelagt en forvaltningsrevisionsrapport. I rapporten manglede der en bruttoliste med forretningsgang til orientering. Den er hermed vedlagt. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen efterretning. 22. Inkassosager Lindorff På sidste bestyrelsesmøde ønskede bestyrelsen en mere detaljeret orientering vedr. bilaget om Inkassosager fra Lindorff pr. 31. december 2013, hvor der i alt var 1.879 aktive sager til behandling. Vedlagt er dokument, som detaljeret belyser, hvad de enkelte sager omhandler og hvordan de behandles hos Lindorff. Bestyrelsen ønsker en drøftelse af, hvilke udeståender det drejer sig om og hvad der sker på området fremadrettet. Dette vil blive et tema på et kommende møde, hvor kundechef Solvejg von Barm deltager. 12
Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen efterretning. 23. Ledelsesinfo inkl. målopfølgning Strategi2015 Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager vedlagte ledelsesinformationsrapport for 2013 samt opfølgning på de sidste tre HR-mål De tre mål var ikke klar, da bestyrelsen godkendte opfølgning på alle øvrige mål på bestyrelsesmødet den 20. februar. Den samlede måloversigt er vedlagt (HRmålene står sidst). efterretning. 24. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: Direktion Københavns Kommune kigger lige nu på de eventualforpligtelser der ligger i en række afdelinger ift parkeringsdeklarationer. Disse rykker kommunen nu på og for 3B s vedkommende drejer det sig om ca. 400 500 parkeringspladser. Dialogen med Københavns Kommune føres gennem BL. Andre: Ellen Vedelsby informerede om, at hun desværre ikke kan deltage i bestyrelsesseminaret den 19. / 20. september. 25. Eventuelt 13