Refer. Bestyrelsesmøde Den 16. november 2011, kl. 18:00 Mødested: Fredensborg Forsyning A/S, Højvangen 23, Fredensborg Medlemmer: Thomas Lykke Pedersen Thomas Elgaard Charlotte Rønhave Formand Næstformand Ole Bergmann Lars Simonsen Eivind Blakø Jan Kristensen Christian de Jonquiéres Peter Amstrup Flemming Rømer Finn Heino Jensen Carsten Nielsen Forbrugerrepræsentant Forbrugerrepræsentant Fraværende: Som suppleant deltager: Fra direktion deltager: Henrik Hansen (direktør) Fra Fredensborg kommune: Christian Peter Ibsen (Plan og Klimachef) under punkt 4.3 Referent: Heidi Lysen 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Forelæggelse af bestyrelsesprotokol med indført protokolliering af sidste bestyrelsesmøde til godkendelse og underskrift. Side: 1
Bilag nr. 2.1: Refer af sidste bestyrelsesmøde 1/9-2011 3. Meddelelser fra formanden. 4. Direktørens beretning om selskabets virksomhed siden sidste bestyrelsesmøde. 1. Miljø- og servicemål opsporing af uvedkommende vand Fredensborg Forsyning A/S har indgået en aftale med Fredensborg Kommune om tilsyn med alle nye tilkoblinger i separkloakerede og spildevandskloakerede områder. Det forventes, opgaven omfter ca. 20 tilsyn om måneden. Det er aftalt, opgaven afregnes til en fast kostpris pr. tilsyn. 2. Orientering om Fredensborg kommunes ordninger for tømning af fedtudskillere og bundfældningstanke. jf. Vedtægt for kloakbetaling i Fredensborg Spildevand A/S er alle ejendomme med en fedtudskiller eller en bundfældningstank installeret på afløbsanlægget omftet af en obligorisk tømningsordning. Det er Fredensborg Forsyning A/S der foranstalter tømningerne enten ved selv udføre opgaven eller ved fremmed entreprenør. I øjeblikket er 651 ejendomme omftet tømningsordningen for bundfældningstanke og 101 ejendomme er omftet tømmerordningen for fedtudskillere. For styrke vedligeholdelsesindssen af egne kloakanlæg forventes det, opgaven udbydes i EU-licition i 2012. 3. Orientering om Fredensborg Forsynings aktiviteter i relion til projekt Usserød Å. På mødet vil Plan- og Klimachef Christian Peter Ibsen vil orientere om RealDaniaprojektet. Nedenfor er anført de projekter som Fredensborg Forsyning tidligere har planlagt gennemført i perioden 2011-2014: Fredensborg Forsyning har til hensigt reducere de regnbetingede udledninger til Donse å og Usserød å, så de lever op til kravene i vandplanerne. Forsyningen vil gennemføre projekterne så hurtigt som muligt, og der er afs 10 mio. kr. til forsinkelsesbassiner i alle årene 2011-2014 og 5 mio. kr. om året til forbedringer af eksisterende udløb i samme periode. Derudover er der afs 0,5 mio. kr. om året til tilbagebetaling af tilslutningsbidrag frem til 2020. Projekterne vil blive udført i alle fire byområder, hvor der er behov for klimilpasning. Αktuelt arbejdes med reduktion af udledningerne ved Egedalsvænge (tidl. U27), hvor det er planlagt etablere et grønt bassin og tilbagebetale ca. 2,5 mio. kr. til bebyggelsen Egedalsvænge, hvis de håndterer alt regnvand på mriklen. Alternivt kan pengene bruges til etablere et bassin i det lille skovområde, som kommunen ejer. Side: 2
Der kan også investeres i et bassinanlæg i/ved Brønsholmdalsgrøften under forudsætning af grøften nedklassificeres til spildevandsteknisk anlæg. Tillige kan der investeres i neddrosling af den regnvandsbetingede udledning til Donse å via udløb U22a. Endelig er der afs 0,5 mio. kr. til etablering af en pumpestion til håndtering af regnvand fra det separkloakerede område syd for Parallelvej. Fredensborg Forsyning arbejder desuden på lede spildevandet fra Kokkedal til Nivå renseanlæg for mindske belastningen på Usserød Renseanlæg. Fredensborg Forsyning afventer godkendelse fra Forsyningssekretariet på en såkaldt 8 ansøgning. 4. Forbrugervalg STATUS Miljøministeren udstedte i oktober 2010 en bekendtgørelse om forbrugerrepræsention i vandselskaber. På grund af udbredt kritik af bekendtgørelsens regler valgte forligspartierne bag vandsektorloven i marts 2011 udskyde fristen for gennemføre forbrugervalg fra 30. juni til 31. december 2011. Formålet med udskydelsen var give forligskredsen tid til overveje, hvordan forbrugerindflydelse kan sikres på en anden og for vandselskaberne mindre byrdefuld måde. Nurstyrelsen har nu udsendt endnu et nyt udkast til bekendtgørelse om valg af forbrugerrepræsentanter i vandselskabernes bestyrelser. Den ændrede bekendtgørelse fastsætter fristen for gennemførelse af valg til 31. december 2013, hvorfor valg af forbrugerrepræsentanter i vandselskaberne dermed kan koordineres med det kommende kommunevalg. Samtidig er det i bekendtgørelsen præciseret, den eller de valgte forbrugerrepræsentanter skal indtræde i bestyrelsen på den førstkommende ordinære generalforsamling efter valget. I den ændrede bekendtgørelse er det endvidere præciseret, vandselskabet har mulighed for fastsætte regler om, hver husstand kun har en stemme. Informionskravet er ændret i bekendtgørelsen, således vandselskaberne langt hen ad vejen har en valgfrihed med hensyn til, hvordan forbrugerne skal informeres om forbrugervalget. Informion kan ske såvel digitalt på vandselskabets hjemmeside som ved annoncering i lokale dagblade. Afgørende er blot, informionen skal være effektiv. Endelig er der i den nye bekendtgørelse mulighed for, valg af forbrugerrepræsentanter til vandselskabets bestyrelse kan kombineres med etablering af et brugerråd. Brugerrådet kan dog ikke erstte de valgte forbrugerrepræsentanter. 5. Igangværende større anlægsarbejder mv. Etablering af hovedvandledning Humlebæk Strandvej / Bregnevænget. Etablering af trykforøgerstion. Byggemodning (Kirkeskov Allé, Teglbakken) Udskiftning af vandledninger i Fasanvænget ifb.m. gårdsaneringer. Nedlæggelse af Langerød Vænge renseanlæg Renovering af kloak og vandledninger Jacobsmindevej. Etablering af slampresse Fredensborg Renseanlæg. Side: 3
Driftsoptimering af renseanlæg og pumpestioner. Kloakering af Hesselrød og Langstrup. Kloakering af Møllevangen / Sørupvej / Fredensborgvej. Indgåelse af rammeaftale vedr. TV-inspektion af kloakledninger. Strømpeforing af spildevandsledninger. 6. Større administrive opgaver. Implementering af teknik/økonomisystemet DIVA. Systemet skal anvendes i forbindelse med udarbejdelse af retvisende afskrivninger på vand-og spildevandsområdet. Der arbejdes for øjeblikket med etablere et kompetencesystem vedr. uddannelser og kurser. Kompetencesystemet skal sikre, forsyningens medarbejdere kontinuerligt er opderet med relevant viden. EU-udbud vedr. indsamling af alle affaldsfraktioner. Entreprisestart er den 1. april 2012. 5. Evt. køb af energirigtige biler. Fredensborg Forsyning påtænker som et led i Klima- og energihandlingsplanen påbegynde en udskiftning af vognparken til mindre energikrævende og miljøbelastende køretøjer. Indledningsvis påtænkes det indkøbe to styk el-biler til brug for henholdsvis udskiftning af vandmålere og vagtbil på spildevandsområdet. Fredensborg Forsyning indkøber to styk el-biler. Bestyrelsen besluttede overlade eventuelle indkøb af elbiler eller hybridbiler til direktøren. Direktøren undersøger sagen nærmere til næste møde. 6. Klima- og energihandlingsplan. Fredensborg Forsyning har i samarbejde med det rådgivende ingeniørfirma Orbicon udarbejdet et forslag en Klima- og energihandlingsplan. Side: 4
bestyrelsen godkender Klima- og energihandlingsplan 2013 Bestyrelsen godkendte Klima- og energihandlingsplan 2013 Bilag 6.1: Klima- og energihandlingsplan 2013. 7. Evt. køb af ejendommen Højvangen 17A, Fredensborg. For bl.a. effektivisere indkøb af sække, stiver og containere har Fredensborg Affald A/S behov for indendørs lagerplads. Sagen har tidligere været forelagt for bestyrelsen hvor bestyrelsesformand og næstformand blev bemyndiget til forhandle et køb af ejendommen. Ejerens udgangspunkt har været en salgspris på kr. 3,2 mio. På baggrund af forhandlinger har ejeren efterfølgende neds salgsprisen til kr. 2,9 mio. ejendommen Højvangen 17A, 3480 Fredensborg erhverves for en købspris på kr. 2,9 mio. køb af ejendommen finansieres af det konsterede overskud på dagrenovionsområdet. Bestyrelsen besluttede følge indstillingen. 8. Selskabernes økonomiske stus Fredensborg Vand A/S På mødet vil resultopfølgning pr. 30. september 2011 blive forelagt. Resultopfølgning pr. 30/9-2011 udviser et result på kr. 2.551.054 før sk ud fra det estimerede budget. Ud fra det korrigerede budget er der en afvigelse på kr. 1.756.250, hvilket betyder, der er opnået en besparelse på driften i perioden. Besparelsen kan primært tilskrives reducerede omkostninger på transport, produktion samt administrion. Side: 5
bestyrelsen tager resultopfølgningen pr. 30. september 2011 til efterretning. Bestyrelsen tog resultopfølgningen pr. 30. september 2011 til efterretning Bilag 8.1: Driftsregnskab Fredensborg Vand A/S 9. Selskabernes økonomiske stus Fredensborg Spildevand A/S. På mødet vil resultopfølgning pr. 30/9-2011 blive forelagt. Result opfølgning pr. 30/9-2011 udviser et result på kr. 16.075.053 før sk ud fra det estimerede budget. Ud fra det korrigerede budget er der en afvigelse på kr. 1.381.853, hvilket betyder der er opnået en besparelse på driften i perioden. Besparelsen kan primært tilskrives reducerede omkostninger på transport og produktion. bestyrelsen tager resultopfølgningen pr. 30. september 2011 til efterretning. Bestyrelsen tog resultopfølgningen pr. 30. september 2011 til efterretning Bilag 9.1: Driftsregnskab Fredensborg Spildevand A/S 10. Selskabernes økonomiske stus Fredensborg Affald A/s. På mødet vil resultopfølgning pr. 30/9-2011 blive forelagt. Result opfølgning pr. 30/9-2011 udviser et result, ud fra det estimerede budget, et result før sk på kr. 6.306.544. Der er en afvigelse ud fra det korrigerede budget på kr. -2.891.636 hvilket betyder, der er en mindre indtjening end budgetteret. Denne afvigelse skyldes primært ordningen for erhvervsaffald (kr. 1.806.582) idet der i forhold til det budgetterede er givet en del flere fritagelser end forventet. Bl.a. er der ikke i år 2011 opkrævet for dagrenovionslignende affald hos de virksomheder som ikke direkte er tilmeldt dagsrenovionsordningen i Fredensborg Kommune. Side: 6
Frikommuneforsøget i år 2012 vil tage dette forhold op til overvejelse. Der er taget højde for disse forskydninger i budgettet for 2012. bestyrelsen tager resultopfølgningen pr. 30. september 2011 til efterretning. Bestyrelsen tog resultopfølgningen pr. 30. september 2011 til efterretning Bilag 10.1: Driftsregnskab Fredensborg Affald A/S 11. Selskabernes økonomiske stus Fredensborg Forsyning A/S. På mødet vil resultopfølgning pr. 30/9-2011 blive forelagt. Result opfølgning pr. 30/9-2011 udviser et result, ud fra det estimerede budget, et result før sk på kr. 1.186.275. Der er en afvigelse ud fra det korrigerede budget på kr. 436.000. Dette result er primært opnået med besparelser på administrion. Det skal bemærkes Fredensborg Forsyning A/S et hvil i sig selv selskab og et eventuelt overskud, ud over indtægter fra Fredensborg Affald A/S, vil blive reguleret ved årets økonomiske afslutning. bestyrelsen tager resultopfølgningen pr. 30. september 2011 til efterretning. Bestyrelsen tog resultopfølgningen pr. 30. september 2011 til efterretning Bilag 11.1: Driftsregnskab Fredensborg Forsyning A/S 12. Godkendelse af budget 2012 Fredensborg Vand A/S Fredensborg Forsyning har gennem 2011 arbejdet med tilrette regnskaber og budgetter til følge de af konkurrencestyrelsen udmeldte regnskabsmetoder samt grundlag for fastlæggelse af takster og omkostningsfordeling. Konkurrencestyrelsen har via Forsyningssekretariet beregnet prisloftet for 2012 for Side: 7
Fredensborg Vand A/S. Prisloftet er fasts til 19,10 kr. pr. m3 (23,87 kr. pr. m2 inkl. moms) Det kan til orientering oplyses, prisloftet er fasts ud fra et besparelseskrav i forhold til benchmarking på vandområdet på 921.771 kr. for år 2012. Med baggrund i de kommende års investeringer på vandforsyningsområdet (se bilag 12.2) har Fredensborg Forsyning udarbejdet et budget der indebærer, der skal opkræves en vandafgift svarende til det fastste prisloft samt en lånefinansiering på 0,3 mio. kr. Driftsresult før sk på kr. 5.617.000 inklusiv årets afskrivninger på anlæg kr. 4.280.000 financierer anlægsinvesteringerne. bestyrelsen godkender det fremlagte budget for Fredensborg Vand A/S Bestyrelsen godkendte det fremlagte budget for Fredensborg Vand A/S Bilag 12.1: Budget 2012 Fredensborg Vand A/S Bilag 12.2: Investeringsoversigt Vand A/S - 2012. Bilag 12.3: Afgørelse om prisloft 2012 Fredensborg Vand A/S 13. Godkendelse af budget 2012 Fredensborg Spildevand A/S Fredensborg Forsyning har gennem 2011 arbejdet med tilrette regnskaber og budgetter til følge de af konkurrencestyrelsen udmeldte regnskabsmetoder samt grundlag for fastlæggelse af takster og omkostningsfordeling. Konkurrencestyrelsen har via Forsyningssekretariet beregnet prisloftet for 2012 for Fredensborg Spildevand A/S. Prisloftet er fasts til 35,53 kr. pr. m3 (44,41 kr. pr. m2 inkl. moms) Det kan til orientering oplyses, prisloftet er fasts ud fra et besparelseskrav i forhold til benchmarking på spildevandsområdet på 3.549.017 kr. for år 2012. Med baggrund i de kommende års investeringer på spildevandsområdet (se bilag 13.2) har Fredensborg Forsyning udarbejdet et budget der indebærer, der skal opkræves en spildevandsafgift svarende til det fastste prisloft samt en lånefinansiering på 41 mio. kr. Driftsresult før sk på kr. 21.695.000 inklusiv årets afskrivninger på anlæg kr. 9.554.000 financierer anlægsinvesteringerne. bestyrelsen godkender det fremlagte budget for Fredensborg Spildevand A/S Side: 8
Bestyrelsen godkendte det fremlagte budget for Fredensborg Spildevand A/S Bilag 13.1: Budget 2012 Fredensborg Spildevand A/S Bilag 13.2: Investeringsoversigt Spildevand A/S 2012. Bilag 13.3: Afgørelse om prisloft 2012 Fredensborg Spildevand A/S 14. Godkendelse af budget 2012 Fredensborg Affald A/S. Fredensborg Affald A/S er en Hvile i sig selv virksomhed der ikke er reguleret af et stsligt prisloft. Budgetter på renovionsområdet er opdelt i fraktioner for alle affaldsordninger. Fredensborg Forsyning har gennem 2011 arbejdet med udarbejde udbudsmeriale for alle affaldsfraktioner. Dette udbud vil danne grundlag for takster for ¾ af 2012 budgetterne og budgettet kan derfor for nuværende ikke fastsættes nærmere. Det vil sige, der efter udbudsrunden igen skal tages stilling til om der kan reduceres eller øges takster for nogle eller alle affaldsområder. Fredensborg Kommune har tillige ansøgt om dispension for affaldsfraktioner underlagt Erhvervsaffaldsordninger med baggrund i Frikommune forsøgsordning. Denne afgørelse er tidligst forventet medio 2012. Med baggrund i disse problemstillinger har Fredensborg Forsyning derfor med baggrund i de historiske tal for 2010 og 2011 kun kunnet lave et foreløbigt budget for alle affaldsfraktioner. Fredensborg Forsyning har dog med baggrund i det konsterede overskud på dagrenovionsområdet i 2010, samt det forventede overskud i 2011 forventninger til der på dagrenovionsområdet er baggrund for takstreduktion på 15 %. Yderligere takstreguleringer bør afvente udbudsrunden på alle affaldsområder. bestyrelsen godkender det fremlagte budget for Fredensborg Affald A/S Bestyrelsen godkendte det fremlagte budget for Fredensborg Affald A/S Bilag 14.1: Budget 2012 Fredensborg Affald A/S 15. Godkendelse af budget 2012 Fredensborg Forsyning A/S. Side: 9
Fredensborg Forsyning A/S er etableret som serviceselskab og er, bortset fra indtægter fra Fredensborg Affald A/S, underlagt hvil i sig selv principper. Dette betyder, der altid skal sælges til kostpriser til selskaber der er underlagt et stsligt prisloft. Fredensborg Vand A/S og Fredensborg Spildevand A/S er begge underlagt et stsligt prisloft. Budgetter for Fredensborg Forsyning A/S er etableret med et mindre overskud. Det forventede overskud er på 196 t.kr. bestyrelsen godkender det fremlagte budget for Fredensborg Forsyning A/S Bestyrelsen godkendte det fremlagte budget for Fredensborg Forsyning A/S Bilag 15.1: Budget 2012 Fredensborg Forsyning A/S 16. Godkendelse af takster. Fredensborg Forsyning har udarbejdet takster og gebyrer for vand- spildevand- og affaldsområdet i overensstemmelse med de forelagte budgetter på de respektive områder. bestyrelsen indstiller til kommunalbestyrelsen legalitetsgodkende de fremlagte takster på vand- og spildevandsområdet. bestyrelsen indstiller til kommunalbestyrelsen af godkende de fremlagte takster på affaldsområdet. Bestyrelsen indstiller til kommunalbestyrelsen, legalitetsgodkende de fremlagte takster på vand- og spildevandsområdet. Bestyrelsen indstiller til kommunalbestyrelsen godkende de fremlagte takster på affaldsområdet. Bilag 16.1: Forslag til gebyrer og takster 2012. Side: 10
17. Fastsættelse af mødedoer - 2012 Det foreslås der afholdes bestyrelsesmøder jf. nedenstående mødeplan: Torsdag den 23/2-2012 (Foreløbig budgetopfølgning/perioderegnskab pr. 31/12-2011) Torsdag den 26/4-2012 (Godkendelse af årsregnskab / forberedelse af generalforsamling) Uge 20-21 (afholdelse af generalforsamling i Fredensborg Forsyning Holding A/S). Torsdag den 30/8-2012 (Budgetopfølgning / perioderegnskab) Torsdag den 8/11-2012 (Budgetopfølgning / perioderegnskab pr. 30/9-2012 / drifts- og likviditetsbudget for det kommende år / takstfastsættelse / investeringsbudget) Det foreslås, alle møder afholdes i tidsrummet 18:00 20:00. bestyrelsen godkender mødeplanen. Følgende dorer blev fastlagt: Bestyrelsesmøde Torsdag den 1. marts 2012. Bestyrelsesmøde Torsdag den 26. april 2012 Generalforsamling Mandag den 30. april 2012 Bestyrelsesmøde Torsdag den 30. august 2012. Bestyrelsesmøde Onsdag den 31. oktober 2012. Eventuelt. Der afholdes ekstraordinær generalforsamling den 19. december 2011. Bestyrelsen besluttede afholde en studietur til Berlin. Afrejse den 16. maj om aftenen eller den 17. maj om formiddagen retur den 20. maj om aftenen. Side: 11
Næste møde. Næste ordinære bestyrelsesmøde den 1/3-2012 kl. 18:00, Fredensborg Forsyning Højvangen 23, 3480 Fredensborg. Side: 12