J.nr.08/6324 Sagsbehandler: MMA Dato: 03.07.08 Tilsyn 2008 Tilbuddets navn: Møllebakken, Møllebakkevej 6, Sdr. Højrup, 5750 Ringe Anmeldt tilsyn foretaget tirsdag den 17. juni 2008 Tilsynsførende: Mette Strunge Dubert og Marianne Myllerup Albertsen Tilsynets samlede vurdering Møllebakken, som ligger smukt i landlige omgivelser på Midtfyn i nærheden af Ringe, er en veldrevet behandlingsinstitution med intern skole med 8 pladser for børn og unge med særlige behov. Møllebakken består af en hovedbygning, en tidligere forstanderbygning, værkstedsbygninger, undervisningspavilloner, stald m.v. Selve Møllebakken og nogle af de tilhørende bygninger er af ældre dato. Om de fysiske rammer kan siges, at der på nogle områder er akut renoveringsmæssige behov, hvilket bl.a. glæder for taget på hovedbygningen. Andre steder trænger det til en modernisering. Det gælder bl.a. for beboernes badeværelser og selve gangen, hvor beboerens værelser ligger. De udendørs omgivelser er gode og giver gode rammer for arbejdet med børnene og de unge. Den pædagogiske tilgang er individuel og er inspireret af systemisk og narrativ teori og metode. Endvidere har Møllebakken fokus på at yde en helhedsorienteret indsats, hvorfor der arbejdes tværfagligt og i teams, ligesom der er fokus på familierne. Møllebakken har således ansat en familierådgiver, som har kontakt til familierne, og som i nogle tilfælde afholder egentlige samtaleforløb med disse. Det er tilsynets vurdering, at den valgte tilgang og den pædagogiske metode, som Møllebakken beskriver som værende udgangspunktet for arbejdet, matcher målgruppen og de problemstillinger, som denne gruppe har. Tilsynet vurderer endvidere, at det virker som om, at der er overensstemmelse mellem, det de siger, de vil gøre og det, de rent faktisk gør. Tilsynet har endvidere fået indtryk af, at det er en institution hvor ledelse, personale og beboere trives og har det godt, ligesom der blev udtrykt tilfredshed med tilbuddet fra de pårørendes side. Der er fra ledelsens side stor fokus på det psykiske arbejdsmiljø og faktorer, der kan skabe stress, hvilket tilsynet finder relevant og meget positivt. Ligeledes finder tilsynet, at Møllebakken har fokus på kompetenceudvikling, hvilket er godt for såvel Møllebakken som institution og for de enkelte medarbejdere qua den kvalitetssikring og -udvikling, som kompetenceudvikling og efteruddannelse er med til at sikre. Side 1 af 18
Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: Tilsynet anbefaler, at Møllebakken fastholder sit fokus på det psykiske arbejdsmiljø og muligheden for løbende supervision. Tilsynet anbefaler, at Møllebakken etablerer et egentligt introduktionsforløb for nye medarbejdere. Tilsynet anbefaler, at Møllebakken fastholder sit fokus på vigtigheden af kompetenceudvikling af og efteruddannelse for medarbejderne. I den forbindelse anbefaler tilsynet, at Møllebakkens ledelse også er opmærksom på personalets ønsker om muligheden for individuel efteruddannelse. Tilsynet anbefaler, at der udarbejdes en egentlig uddannelsespolitik, hvori også kriterier for tildeling af uddannelsesmidler er beskrevet. Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Fra forstanderen: Ingen. Fra driftschefen: Ingen. Fremsendelsesbemærkning til driftschefen: Rapporten fremsendes under henvisning til ovenstående anbefalinger. I bedes træffe aftale med tilbuddets leder om rapportens anbefalinger. Den 10. juli 2008, JFB Eventuelle prioriteringer ved tilsynet: Evt. særlige fokuspunkter: Ingen. Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Pga. manglende tid prioriterede tilsynet ikke at spørge til emnerne Levnedsmiddelkontrol seneste besøg og resultatet heraf under pkt. 4 samt Evt. bemærkninger ved seneste revisionsbesøg under pkt. 5.1 Økonomi. Der har ikke været særlige tværgående fokuspunkter, som tilsynet har spurgt ind til, og Møllebakken har endnu ikke afholdt internt tilsyn, hvorfor punktet ikke er behandlet. Deltagere ved tilsynet: I tilsynet deltog forstander, konstitueret skoleleder, tillidsrepræsentant, sikkerhedsrepræsen- Side 2 af 18
tant, lærer og pædagog. Endvidere deltog to forældrerepræsentanter samt en beboer. 1. Målgruppe og beboersammensætning Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold: Der er 8 pladser på Møllebakken, men for øjeblikket er der 9 børn tilknyttet stedet. Tilbuddets indhold, som er beskrevet på Møllebakkens hjemmeside, retter sig mod børn og unge fra 10 18 år, men med mulighed for forlængelse til det 23. år. Det, der i øvrigt kendetegner målgruppen er, at det er børn og unge, der intelligensmæssigt befinder sig uden for normalområdet, og som har en psykiatrisk overbygning og/eller følelsesmæssige skader forårsaget af omsorgssvigt. Børnene og de unge er således præget af såvel psykiske funktionsnedsættelser som af sociale problemer. Det, tilbuddet tilbyder, er et bo- og behandlingstilbud med intern skole, hvor der er fokus på børnenes og de unges individuelle behov. Tilbuddet har ikke en fast teoretisk ramme for sit arbejde, men er inspireret af systemisk og narrativ teori og metode. Desuden arbejder tilbuddet ud fra fokuspunkterne trivsel, anerkendelse, relation og vækst som er kendt under navnet TARV. Aktuel beboer/bruger/elevsammensætning ændringer heri siden sidste tilsyn: Siden sidste tilsynsbesøg er der kommet to nye beboere. En af disse er dog flyttet væk fra den normale hverdag på Møllebakken, og opholder sig p.t. i et sommerhus ved Føns. Dette tiltag er sket efter, at drengen satte ild på sit værelse og skabte så megen utryghed for de øvrige beboere, at ledelsen besluttede at skærme såvel den pågældende som de øvrige beboere på denne måde. Der vil ske ændringer i beboersammensætning igen i løbet af efteråret, hvor flere af drengene bliver 18 år, og skal flytte ud fra Møllebakken evt. til udslusningsboliger i Ringe, hvilket der arbejdes på at få etableret i regi af Møllebakken. Belægningsforhold, evt. venteliste: Der er en overbelægning svarende til en belægningsprocent på 115. 1.1. Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning Det er tilsynets vurdering, at tilbuddets indhold svarer fint overens med målgruppen og den aktuelle beboersammensætning. Side 3 af 18
2. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Pædagogisk koncept og metode: Møllebakken er som nævnt inspireret af den systemiske og narrative teori og metode. Behandlingsmæssigt er der således fokus på kontekst, sprog og det narrative, og der er fokus på det at lytte og på at prøve at forstå. Ved siden af den individuelle tilgang tilstræbes tillige en helhedsorienteret tilgang til børnene/de unge, hvorfor der arbejdes tværfagligt og i teams. I teamene er der repræsentation fra både lærere, pædagoger og familierådgiver. Værdigrundlaget er baseret på elementerne anerkendelse og respekt, meningsfulde relationer, åbenhed og nærvær, samarbejde på kryds og tværs og forpligtelse. Værdigrundlaget afspejles i målet for selve bodelen på Møllebakken, som er trivsel, anerkendelse, relationer og vækst - TARV - og i den interne skoles mål. Skolen er omdannet til en helhedsskole, så børnene er der hele dagen frem til kl. 16. Helhedsskolen betyder også, at lærere og pædagoger arbejder sammen i skolen. Ledelsen giver udtryk for, at heldagsskolen skaber større fællesskab og større sammenhæng for beboerne. Møllebakken som helhedstilbud indebærer, at man ud over at være et bo- og behandlingstilbud med en intern skole også retter fokus på børnenes og de unges familier, hvorfor Møllebakken har ansat en familierådgiver, der tilbyder de enkelte familier samtaler om barnet og barnets ophold på Møllebakken. Til tider tilbydes også egentlige samtaleforløb. Omkring det pædagogiske koncept kan oplyses, at Møllebakken er i færd med at gennemføre et uddannelsesforløb for alle medarbejdere omkring socialpædagogik og terapi. Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: De pædagogiske mål og værdier omsættes til hverdag via handleplaner, hvor der opstilles forskellige delmål for de enkelte beboere. Af handleplanerne fremgår, hvad formålet er med de pågældende delmål og hvilken metode, der skal anvendes i bestræbelserne på at nå målet. Der arbejdes endvidere med at omsætte pædagogiske mål og værdier til praksis i hverdag gennem efteruddannelse og via supervision. Forældrerepræsentanterne mente ikke, at de var så vel informeret om pædagogiske mål og værdier, men en af forældrene tilkendegav, at vedkommende har fået lavet en aftale med bl.a. skolen om, at de (forældrene) løbende skal informeres om status. Anvendelse af handleplaner/elevplaner i praksis: Tilsynet modtog forud for tilsynsbesøget handle- og elevplaner for to beboere på Møllebakken. Af det tilsendte ses, at der arbejdes med forskellige delmål, for hvilke der også er løbende afrapportering omkring. Endvidere indeholder det tilsendte læseplaner samt statusrapporter. I interviewet oplyste ledelsen, at der afholdes minimum to statusmøder om året, og ved indgangen til et nyt skoleår udarbejdes der nye handleplaner og evt. også nye delmål for hvert barn/ung. Både handleplaner, delmål mv. ligger i Bosted-systemet. Det samme gør dagbogsnotater, som skrives hver dag for alle beboere. Både ledelsen og personalet bemærkede, at de var meget glade for Bosted-systemet, hvor al information omkring beboerne blev lagt ind, og hvor alle har adgang til og kan søge den infor- Side 4 af 18
mation, som de har behov for. Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde: Med midler fra udviklingspuljen gennemfører Møllebakken et udannelsesforløb for medarbejderne kaldet Mellem socialpædagogik og terapi. Første del af uddannelsesforløbet er gennemført dette forår, og anden del af uddannelsesforløbet gennemføres i løbet af efteråret. Møllebakken deltager desuden i det sociale områdes pilotprojekt omkring ledelse. Ledelsen beskriver selv projektet som nu skal vi se på, om vi også gør det, vi skriver om i vores mission og vision. 2.1. Magtanvendelse Hvordan introduceres til reglerne om magtanvendelse? Nyansat personale får udleveret magtanvendelsescirkulæret, hvorefter de skriver under på, at de har modtaget det. Ledelsen fortæller, at procedurerne omkring magtanvendelse tages op hver gang, der har været en sådan. Skemaerne, der skal anvendes i forbindelse med en magtanvendelse, findes i Bosted-systemet. I interviewet med personalet gav de udtryk for, at de kender reglerne, og de bekræftede, at cirkulæret udleveres ved ansættelse. Antal og arten af magtanvendelser siden sidste tilsyn: Fra 26. november 2007 til og med 2. kvartal 2008 har det været 14. magtanvendelser på Møllebakken. Alle magtanvendelser vedrører en og samme beboer den beboer, som p.t. bor i et sommerhus. Magtanvendelserne har fundet sted, hvor vedkommende var til fare for sig selv eller andre. Alle har været lovlige magtanvendelser. Den typiske magtanvendelse har været en, hvor personalet har taget beboeren i armen evt. begge arme og ført vedkommende til sit værelse. Der har været ét tilfælde af nødværge, hvor beboeren gik til angreb på et af de tilstedeværende personaler. Personalet gav udtryk for, at det har været omkring en bestemt beboer, at magtanvendelserne har fundet sted, men at magtanvendelse også kan ske i forhold til nogle af de andre børn. Hvordan er magtanvendelserne fulgt op? Ledelsen oplyste, at når der har været en magtanvendelse, så drøftes denne mellem ledelsen og de implicerede medarbejdere og beboeren. Derefter drøftes magtanvendelsen med henblik på evt. justering af de pædagogiske tiltag. Dette sker på personalemøderne. På MED-udvalgsmøderne samles der op i forhold til de magtanvendelser, der har været siden sidste MED-møde. Personalet tilkendegave ligeledes, at der følges op på magtanvendelser på personalemøderne både på det fælles personalemøde, som afholdes en gang om måneden, og på teammøderne, som afholdes hver 14. dag. Endvidere får personalet talt om magtanvendelserne til supervision, og de betragter indberetningerne som en beskyttelse af såvel børnene som af personalet. De pårørende gav i interviewet udtryk for, at de får kendskab til evt. magtanvendelser i forhold til deres børn via personalet. De føler sig velinformeret og mener, at der finder en god opfølgning sted. Side 5 af 18
Vold beboerne/brugerne/eleverne imellem: Ledelsen orienterede om, at der var en episode for ca. 1½ måned siden, hvor en beboer blev slået af en af de andre beboere. Når noget sådant sker, følges der op i forhold til de involverede. Ledelsen gav udtryk for, at de nøje overvejer, hvorvidt en sådan episode skal politianmeldes, men hidtil har de ikke ment, at det har været nødvendigt. Endvidere oplyses det, at vold mellem beboerne er noget, der sker meget sjældent, og det er flere år siden, at det sidst er sket. 2.2. Beboer/bruger/elevindflydelse og trivsel Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? Ledelsen fortalte, at der afholdes beboermøde hver onsdag, hvor alle beboere deltager aktivt. På mødet tages forskellige problemstillinger op, også problemstillinger beboerne har i forhold til hinanden. Ofte sker medinddragelsen også ved aftenbordet, hvor man som i en almindelig familie taler om dagen, der er gået, og hvad der skal ske de kommende dage, fx hvad man skal lave i weekend en. Personalet gav ligeledes udtryk for, at beboerne har en høj grad af med- og selvbestemmelse. Deres idéer forfølges ofte, og de har stor indflydelse på, hvad der skal ske, da det er afgørende for, om personalet kan få dem involveret i aktiviteten. Det gælder både i forhold til hverdagens fritidsaktiviteter og aktiviteter i skolen. De pårørende var klar over, at der eksisterer beboermøder, men hvor stor en indflydelse deres børn har, ved de ikke. Den beboer, som stillede op til interview, fortalte, at det var rigtig godt med beboermøderne, som han opfattede som hyggelige og et sted, hvor de (beboerne) kan få sagt ting til hinanden. Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? Det er ledelsens opfattelse, at beboerne helt overordnet set trives på stedet. Trivsel er en forudsætning for, at de kan arbejde med børnene, men naturligvis kan der være perioder, hvor noget kan gå en af beboerne på. De ledelsen/personalet forsøger hele tiden at italesætte, det de gør fx i forhold til forældrene. I lighed med ledelsen, er det personalets opfattelse, at børnene er glade for at være på Møllebakken, og at børnene i det hele taget trives på stedet. Opfattelsen blev bekræftet af de to pårørende, som tilsynet interviewede. Den beboer, som blev interviewet, udtrykte stor glæde for at være på Møllebakken, hvor han føler sig tryg. 2.3. Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: Det er tilsynets opfattelse, at der er pænt og rent på Møllebakken. Beboerne skal selv holde Side 6 af 18
værelserne i orden. Resten af huset holdes af personalet. Der er ansat en medarbejder, som både fungerer som rengøringsassistent og som kontorassistent. En ordning som fungerer fint. Medicinopbevaring /-instruks: Der er udarbejdet en instruks, som tilsynet har fået kopi af. P.t. er der ingen af beboerne, der får medicin. Evt. kostpolitik: Der er ikke udarbejdet en kostpolitik, men de sørger for, at der laves sund og god mad. Møllebakken har organiseret det sådan, at de har ansat en person, som har et funktionsområde, der hedder kost, indkøb, kostplaner mv. Arbejdet er tilrettelagt som dagarbejde, hvor der tillige er opgaver i forbindelse med hjemkundskabsundervisning mv. 2.4. Samarbejde med forældre / pårørende Forældrebestyrelse / pårørenderåd: På et forældremøde i efteråret 2007 blev der taget initiativ til etableringen af et egentlig forældreråd. Møllebakken stiller en sekretærfunktion til rådighed for rådet, som har afviklet ét møde siden etableringen. Opfølgning af sager fra forældrebestyrelse/pårørenderåd: På det første forældrerådsmøde blev der udtrykt ønske om etablering af en oversigt med billeder af Møllebakkens personale. Dette er endnu ikke sket, men de pårørende gav i interviewet udtryk for, at det stadig er et stort ønske. Endvidere har de pårørende bedt om, at Møllebakken arrangerer møder, hvor der bl.a. orienteres om de muligheder, der eksisterer for deres børn, når de skal flytte ud fra Møllebakken. Andet: En del af Møllebakkens arbejde omfatter relationen til forældrene. Møllebakken foretager således hjemmebesøg ved deres familieterapeut, og ved behov tilbydes forældrene egentlige samtaleforløb. Blandt forældrene gør der sig forskellige forhold gældende, og de har forskellige ressourcer, hvorfor ledelsen gav udtryk for, at de derfor behandler forældrene forskelligt. Personalet oplyste, at Møllebakken har et tæt samarbejde med forældrene, og i lighed med ledelsen bemærkede de, at kontakten og samarbejdet er forskelligt fra forældre til forældre grundet forskelle i forældrenes ressourcer, problemstillinger mm. Personalet bemærkede videre, at forældrene ikke altid er enige i det, som Møllebakken gør eller har besluttet, men de finder samtidig, at det er et sundhedstegn, at forældrene indimellem stiller spørgsmål til tingene. Det er en del af samarbejdet. En af de pårørende bemærkede, at Møllebakken ikke altid har været god til at overholde aftaler, hvorved Møllebakken i forhold til vedkommende mistede troværdighed. Det skal bemærkes, at det, der blev refereret til, ligger et stykke tid tilbage. En pårørende mente, at Møllebakken ikke har været god nok til at sætte mål for sit barn, og det er vigtigt, at de (Møllebakken) Side 7 af 18
hører på, hvad de som pårørende siger. Begge pårørende gav udtryk for, at informationen til dem fra Møllebakken var god, og var blevet bedre de senere år. 2.5. Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Børn og unge: Procedure for udbetaling af lomme- og tøjpenge: Lommepenge udbetales hver onsdag. Beboerne får udbetalt lommepenge fra kommunen for 10 uger ad gangen, og så styrer kontaktpædagogen udbetalingen. Procedurer herfor fremgår af personalehåndbogen. 2.6. Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet med region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: I forhold til kommunerne inviterer Møllebakken disse til statusmøde to gange om året og ellers løbende ved behov. Møllebakken gav udtryk for, at de har et godt samarbejde med det sociale område i Region Syddanmark, og at de er meget glade for matchningssystemet. Handleplansamarbejdet: Møllebakken har et godt samarbejde med de kommuner, de skal samarbejde med omkring handleplanerne. I nogle af kommunerne finder Møllebakken imidlertid, at det kan være svært at få øje på kontinuiteten pga. løbende udskiftning blandt sagsbehandlerne. Andet: I forhold til kontakten til kommunerne fandt noget af personalet, at det er et privilegium, at Møllebakkens familieterapeut varetager meget af denne kontakt, men at det samtidig betyder, at man som kontaktperson ikke er så involveret, hvorved man mister lidt indflydelse. 2.7. Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Hvilke mundtlige / skriftlige klager har der været siden sidste tilsyn, og hvordan er de håndteret? Der har ikke været skriftlige klager. Eventuelle mundtlige klager klares løbende og ofte via familieterapeuten. Side 8 af 18
2.8. Særlige problemstillinger F.eks. sidst godkendte undervisningsplan ved intern skole: Hvert år til august afholder Møllebakken 3 planlægningsdage, hvor der laves undervisningsplaner for de elever, der er indskrevet i skolen. Der laves undervisningsplan for alle fag. Undervisningsplanen lægges efterfølgende ind i Bosted-systemet. Tilsynet har fået indsigt i mål for undervisningen for 2 beboere. Målene virker velbeskrevne og praktisk anvendelige. Tilsynet har ingen bemærkninger til disse. F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v. Intet at bemærke. 2.9. Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v. Det er tilsynets vurdering, at der er stor sammenhæng mellem den pædagogiske metode og de pædagogiske handleplaner. Af de handleplaner, tilsynet har fået tilsendt for to af Møllebakkens beboere, fremtræder de opstillede mål/delmål relevante, realistiske og operationelle. Der arbejdes tværfagligt og i teams, og der er et individuelt fokus såvel som fokus på en helhedsindsats, hvilket virker meget relevant i forhold til målgruppen. Vedrørende tilfredshed og trivsel er det tilsynets vurdering, at såvel ledelse, personale, beboere som pårørende er tilfredse med tilbuddet. Ligeledes er det tilsynets vurdering, at beboerne trives og har det godt på Møllebakken. 3. Personale og arbejdsmiljø Matcher personalenormeringen og personalets sammensætning de faglige mål (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Ledelsen, personalet samt de pårørende giver udtryk for, at der eksisterer et fint match mellem personalenormeringen og antallet af pladser på Møllebakken. De pårørende gav udtryk for, at der (måske) er for lidt personale til stede om aftenen der blev givet udtryk for, at det var særlig vigtigt, når der kommer nye børn til Møllebakken, da det vil skabe mere tryghed. Den beboer, som tilsynet interviewede, gav udtryk for, at der indimellem var for lidt personale til stede. Hans holdning er, at der hele tiden skal være 3 4 personaler til stede. Vikaranvendelse, omfang og procedure: Tilsynet modtog inden selve tilsynsbesøget en skriftlig orientering omkring vikaranvendelsen. Heraf fremgår, at Møllebakken får henvendelser eller uopfordrende ansøgninger til vikararbej- Side 9 af 18
det, og de opererer gerne med en tilkaldeliste på 4 til 6 personer. Proceduren ved udvælgelse af vikarer er, at vedkommende først har en samtale med ledelsen, som orienterer medarbejderne om den igangværende vikaransættelse. Hvis samtalen medfører en aftale om ansættelse som tilkaldevikar, aftales en introduktion med den nyansatte vikar. De første arbejdsdage tilrettelægges sammen med rutinerede medarbejdere og efter 4 til 5 arbejdsdage afvikles et nyt interview med ledelsen og vikaren. Personalet bemærkede, at Møllebakken er storforbruger af vikarer, og der for øjeblikket mangler kvalificerede vikarer. Personalet gav endvidere udtryk for, at der gerne må bruges flere ressourcer på vikarerne forstået som, at der fx kan holdes vikarmøder, hvor de klædes på, så de er bedre orienteret. Det vil fx være en fordel i forhold til forældrene, hvor det kan skabe problemer, hvis vikarerne ikke er briefet i tilstrækkelig grad. De pårørende gav udtryk for, at vikaranvendelsen fungerer fint. De er endvidere godt tilfredse med, at der er så mange mænd henset til kønsfordelingen blandt beboerne. 3.1. Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg årsagen hertil? Det er fratrådt to medarbejdere siden sidste tilsynsbesøg. En pædagogansat er blevet opsagt. En opsigelse der skete i fuld overensstemmelse mellem ledelse og medarbejder. Endvidere er der afskediget en læreransat pga. et langtidssygeforløb. Tilsynet spurgte personalerepræsentanterne om deres opfattelse af personaleomsætningen på Møllebakken, og de var alle enige i, at denne var meget begrænset. Der hvor personalerepræsentanterne ser problemer, er i forhold til vikarer, hvor de mener, at det til tider er svært at finde kvalificerede vikarer. Tilsynet spurgte ligeledes de pårørende om deres mening, og de bemærkede ligeledes, at der kun er ringe personaleomsætning. 3.2. Sygefravær Sygefraværsstatistik: Sygefraværsstatistikken viser, at fraværet ligger omkring 12 % for hele Møllebakken - altså når der ses på det fastansatte personale på hhv. bodelen og den interne skole samt på vikarer. På forespørgsel fra tilsynet har HR oplyst, at der ikke er noget særligt at bemærke omkring fraværsstatistikken. Aktuelt antal langtidssyge: Ledelsen oplyste, at der lige har været to langtidssyge. Ingen af disse var arbejdsrelaterede. Den ene af de to er kommet tilbage, den anden er blevet afskediget. Sygefraværspolitik: Side 10 af 18
Møllebakken har en fraværspolitik, og ledelsen finder, at de pga. af den har haft held til og mulighed for at fastholde medarbejdere efter både kortere og længere fravær. Personalet gav udtryk for, at de er glade for, at der er udarbejdet en sygefraværspolitik, da det betyder, at der er lige forhold for alle. De finder også, at politikken fungerer i praksis. 3.3. Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: Det fysiske arbejdsmiljø er præget af, at Møllebakken er placeret i en gammel ejendom med de begrænsninger, det kan give. Pga. pladsmæssige udfordringer er Møllebakken således udvidet med pavilloner, hvor der er indrettet undervisningsrum. For personalet er der ved at ske forbedringer i og med, at personalekontor og personalestue nu adskilles og placeres i to forskellige rum. Generelt set kan flere af Møllebakkens fysiske faciliteter dog profitere af en renovering. Repræsentanter for personalet bemærkede, at de fysiske faciliteter er slidte og brugte, og godt kunne være bedre. De pårørende bemærkede ligeledes, at de fysiske rammer godt må være bedre. Psykisk arbejdsmiljø: Møllebakken har i april og maj i år gennemført en APV med særlig fokus på det psykiske arbejdsmiljø, som også er et særligt fokusområde i 2008. De foreløbige resultater herfra er fine. Ledelsen bemærkede, at de i det hele taget har fokus på ressourcer og opgaver, og hvad der giver personalet stress. Møllebakkens fokus på det psykiske arbejdsmiljø kommer også til udtryk via arbejdet med supervision. Der er således supervision på teammøderne, hvor der kommer en ekstern supervisor 5 6 gange om året. Ledelsen orienterede endvidere om planerne for næste skoleår, hvor de både vil arbejde med på teamsupervision og en samlet fag-supervision. I forhold til eventuelle kriser har Møllebakken en ordning med en ekstern leverandør, som kan levere et egentligt kriseberedskab, hvis der opstår behov for et sådant. I interviewet med personalet omkring det psykiske arbejdsmiljø bemærkede de, at der lige er gennemført en APV med fine resultater, men at der ligger en ekstra opgave i at få defineret, hvad der forstås som vold. Er vold egentlig fysisk vold, eller er vold også selve truslen om vold? Når de har en fælles forståelse herom, kan de handle på det. Personalet gav samlet set udtryk for, at Møllebakken er et trygt sted at være. Det er tilladt at give sin mening tilkende, og der er åbenhed og fortrolighed personalet imellem. Det er et sted, hvor personalet passer på hinanden. Kun omkring den indførte helhedsskole kunne tilsynet konstatere, at der måske stadig ligger nogle diskussioner. Der blev også givet udtryk for, at det til tider var behov for møder med sin egen faggruppe, og ikke kun møder i teamene. Anmeldte arbejdsskader og arten af disse siden sidste tilsyn: Siden sidste tilsyn har der været en anmeldt arbejdsskade omhandlende en ansat, som fik sin hånd i klemme i en dør, der - uforsætligt - blev smækket i. Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): Side 11 af 18
Ledelsen kunne fortælle, at det normalt er meget sjældent, at de oplever vold mod personalet. Dog har der i forbindelse med magtanvendelser overfor én bestemt beboer eller i optakten til magtanvendelsen været vold mod eller forsøgt vold mod personalet. Personalet bekræftede, at den fysiske vold sjældent optræder Møllebakken, men denne kan derimod forekommer verbalt, hvilket som nævnt nu er et emne, der undersøges/diskuteres nærmere via APV en. Dato for sidste APV hvordan følges op? APV en fra april/maj måned i år viste fine resultater, men den viste samtidig et behov for at gå dybere ned i problematikker omkring stress og trusler om vold. APV en er derfor sendt tilbage til MED-udvalget for bl.a. at få udarbejdet uddybende spørgsmål, så de kan få belyst problematikkerne nærmere. Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: Sidste Arbejdstilsynsbesøg fandt sted den 14. juli 2007. Arbejdstilsynet konstaterede ikke forhold, der gav anledning til at Møllebakken skulle foretage sig yderligere. Politikker røg, vold, misbrug m.v.: Der arbejdes på at få udarbejdet en rygepolitik, som kan meldes endeligt ud i løbet af efteråret. Målet er naturligvis en røgfri institution. For øjeblikket er det tilladt at ryge udenfor. Der er ikke en skriftlig politik omkring alkohol, men personalet tilkendegiver, at der generelt er en nul-tolerance-politik i forhold til alkohol. Kun ved helt særlige lejligheder kan alkohol tillades. Ligeledes accepteres ingen former for rusmidler. Ved mistanke om misbrug af rusmidler hos en beboer, vil den pågældende blive testet. 3.4. Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: Ledelsen orienterede om, at Møllebakken i december 2007 gennemførte en kompetenceafklaring gennem afholdes af gruppeudviklingssamtaler GRUS. Samtalerne blev afviklet i de teams, som medarbejderne er organiseret i. Kompetenceafklaringen havde til formål at give et samlet overblik over de tilstedeværende kompetencer samt afklare indholdet af bl.a. den fremtidige uddannelse af medarbejdere. Møllebakken fik efterfølgende tildelt midler fra den regionale udviklingspulje, som skulle bruges til at gennemføre et uddannelsesforløb for samtlige medarbejdere, der hedder Mellem socialpædagogik og terapi. Første del af forløbet, som varede 3 dage, er afholdt dette forår, og anden del af forløbet vil blive afviklet i løbet af efteråret. Den gennemførte kompetenceafklaring har endvidere betydet, at hver enkelt medarbejder har lavet en kompetenceudviklingsplan for sig selv, som skal tages op efter et år, hvor der så skal foretages en status. Personalet fortalte i lighed med ledelsen om den gennemførte kompetenceafklaring og det fælles uddannelsesforløb, som der generelt set er tilfredshed med. Personalet ser dog gerne, at der Side 12 af 18
gives mulighed for individuel uddannelse/efteruddannelse, ligesom de gerne ser, at der kommer mere åbenhed omkring uddannelsesmidlerne og fordelingen af disse. Særlige efteruddannelsestiltag: Jf. ovenstående. MUS-samtaler: Form og hyppighed: Som nævnt blev der sidste år afholdt gruppeudviklingssamtaler (GRUS). De medarbejdere, der ønskede det, kunne også få en medarbejderudviklingssamtale (MUS). En mulighed som ikke blev benyttet. Supervision: Som beskrevet overfor under psykisk arbejdsmiljø gennemføres der supervision på teammøderne. Hvor ledelsen oplyste, at der er supervision med en ekstern supervisor 5 6 gang i løbet af året, oplyste personalet, at der er supervision i teamet med ekstern supervisor 4 gange om året. Imidlertid gav personalet udtryk for, at der er lidt mere supervision for øjeblikket i forbindelse med det fælles uddannelsesforløb, som kører i år. Der blev givet udtryk for, at det lige nu er lidt rodet, om der er tale om supervision eller kursusforløb. Nogle af de tilstedeværende personalerepræsentanter var heller ikke helt tilfredse med den eksterne supervisor, ligesom nogle fandt, at det ikke er optimalt, at det er den eksterne supervisor, der også fungerer som underviser på det fælles uddannelsesforløb. Introduktionsforløb for nye medarbejdere: I forhold til nye medarbejdere (fastansatte) oplyste ledelsen, er der ikke er egentlige følordninger, men ledelsen finder, at hele institutionen er tilrettelagt på en måde, så de nyansatte får en introduktion. Personalet gav udtryk for, at introduktionen for nye medarbejdere ikke fungerer godt nok. Personalet finder, at der er behov for en egentlig introduktionsordning, og ikke kun for personalet med også for beboerne og evt. også for de pårørende. 3.5. MED arbejde Hvordan er strukturen? Der er en nedskrevet forretningsorden for udvalget, som består af 2 ledelsesrepræsentanter (forstander og viceforstander) og 4 medarbejderrepræsentanter (TR, SR samt yderligere 2 medarbejderrepræsentanter). Forstanderen er formand for udvalget og næstformanden vælges blandt medarbejderrepræsentanterne. Forretningsordenen fastlægger udvalgets arbejdsform, ligesom der ligger en fast dagsorden for udvalgets møder. Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? Der blev ikke direkte spurgt ind hertil, men emnerne ser ud til at blive vægtet højt i udvalgets arbejde, idet de fremtræder som særskilt punkt på udvalgets faste dagsorden. Endvidere ses Møllebakkens fokus på arbejdsmiljø via den gennemførte APV. Side 13 af 18
3.6. Tilsynets vurdering af personale- og arbejdsmiljøsituationen Vurderes personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold at matche de pædagogiske mål? Det er tilsynets vurdering, at Møllebakken er en velfungerende institution, hvor normeringen matcher antallet af beboere. Der er kun ringe personaleomsætning blandt det fastansatte personale og en rimelig stabil vikargruppe. Personalet befinder sig godt, og trives på stedet. Der er stor fokus på det psykiske arbejdsmiljø, som der arbejdes med kontinuerligt gennem bl.a. supervision, og det psykiske arbejdsmiljø er tillige et fokusområde, som Møllebakken har valgt at arbejde særligt intensivt med i 2008. Det er tilsynets vurdering, at der eksisterer et relevant fokus på medarbejdernes kompetencer og styrkelsen af disse bl.a. via det fælles uddannelsesforløb for alle medarbejdere på Møllebakken. Tilsynet finder, at det fælles uddannelsesforløb alt andet lige ikke bør udelukke muligheden for individuel efteruddannelse. Tilsynets finder endvidere, at der blandt personalet er behov for udarbejdelse af en egentlig uddannelsespolitik, hvori også kriterier for tildeling af uddannelsesmidler er beskrevet. 4. Fysiske rammer Udendørs rammer: Møllebakkens udendørs arealer giver gode muligheder for arbejdet med de unge, hvor der er mulighed for dyrehold og dyrkning af jorden, ligesom der er plads til diverse værksteder mv. De pårørende bemærkede, at de udendørs faciliteter er gode. Det er fx godt med landbruget og fodboldbanen. Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Møllebakken har i alt 8 mindre værelser til beboelse, som ligger i selve hovedbygningen. Værelserne deles om 2 fælles badeværelser. I hovedbygningen er endvidere det fælles køkkenalrum, fællesstuen samt et PC-rum. På 1. salen i hovedbygningen ligger kontorer samt mødelokale. Til Møllebakken hører også en tidligere forstanderbolig, der i dag er indrettet i 2 lejligheder, som bl.a. anvendes som udslusningsboliger. Den interne skole er indrettet i to undervisningspavilloner, og i en anden bygning er indrettet kontor og lærerværelse. På Møllebakken findes desuden musiklokale, diverse værksteder samt stald til kvæget og grisen. Dato og resultat af seneste bygningssyn: Region Syddanmarks Bygningsafdeling gennemførte et bygningssyn i 2007. Bygningssynet resulterede i, at 2 gavle skulle pudses op, og en brandtrappe skulle flyttes ud fra gavlen. Bygningsafdelingen, som selv ville forestå dette arbejde, har endnu ikke udført dette. Det er aftalt, at arbejdet vil blive udført i løbet af 2008. Pga. utæthed har Bygningsafdelingen endvidere foretaget et eftersyn af hovedbygningens tag. Side 14 af 18
Det forventes, at Bygningsafdelingen påbegynder reparationen af taget snarest. Planlagte ombygninger: Der er som ovenfor angivet planer om renovering af taget på hovedbygningen samt renovering af to gavle og flytning af en brandtrappe. Endvidere er der planer om renovering af gang og toiletter i værelsesafdelingen i hovedbygningen, og der er planer om at etablere personalekontor og personalestue i to adskilte rum. Endelig har Møllebakken overfor Bygningsafdelingen gjort opmærksom på, at de ønsker at få en gennemgribende restaurering af deres smedje/værksted eller alternativt en nybygning, som foruden værkstedfaciliteter også kan rumme maskiner. Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: Ledelsen har oplyst, at der ikke foreligger påbud fra brandmyndigheder eller andre. Der har ikke været afholdt brandøvelse, men en beboer foretog for nylig en ildspåsættelse af sit værelse. Personalet på Møllebakken fik selv slukket ilden. Levnedsmiddelkontrol seneste besøg og resultatet heraf: Tilsynet spurgte ikke ind til emnet på tilsynsbesøget, men ledelsen har skriftligt orienteret om, at der ikke foreligger påbud eller lignende fra levnedsmiddelkontrollen. 4.1. Tilsynets vurdering af de fysiske rammer Er de fysiske rammer egnede? Er standarden tilfredsstillende? Det er tilsynets vurdering, at omgivelserne de fritliggende arealer - er rigtig gode og meget egnede i forhold til arbejdet med målgruppen. Bygningernes fysisk standard er ikke helt i top, og der er områder, som helt åbenlyst kræver renovering, hvilket Bygningsafdelingen er klar over. Møllebakken er en ældre ejendom, som skaber en hyggelig ramme om beboerne og personalet, men en ramme, som visse steder trænger til modernisering. Det gælder fx i forhold til beboernes badeværelsesfaciliteter og selve gangen, hvor beboernes værelser ligger. 5. Organisation, drift og forretningsgange Faktuelt: Hele tilbuddet Pladsnormering: Bo Beskæftigelse/skole 8 8 Budgetramme 9.245.023 Personalenormering 18 Personalekvotient Takst år 2008 socialpædagogisk behandling Intern skole 2443 814 Side 15 af 18
Belægning (seneste måned) 113% Evt. bemærkninger: Ingen. 5.1. Økonomi Forbrugsprocent i forhold til det forventede: Forbrugsprocenten svarer stort set til det forventede. Der er efter de første 5 måneder et restbudget på 5,04 mio. svarende til 54,55 %. Ved et ensartede månedligt forbrug i alle 12 måneder, ville restbudgettet efter de første 5 måneder være på 58,33 %. Årsag til mer-/ mindreforbrug: Rammens størrelse / økonomistyring / andet? Ingen bemærkninger. Evt. bemærkninger ved seneste revisionsbesøg: Emnet blev ikke behandlet. 5.2. Ledelse og organisation Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne? Det er ledelsens opfattelse, at der er en tydelig ansvars- og kompetencefordeling. Et forhold, som ledelsen finder, bliver bekræftet af de tilbagemeldinger, de har fået via APV en. Her er der tilfredshed og ingen negative røster. Personalet tilkendegiver, at ledelsen er blevet mere tydelig og synlig, ligesom de finder, at ledelsen er god til at komme ned (red: være sammen med medarbejderne) og orientere om, hvad der sker. På samme spørgsmål til de pårørende lyder svaret imidlertid, at det ikke er synligt, hvem der er hvem, hvilket de finder, har været et problem. Derfor, som tidligere beskrevet, har de pårørende ønsket en tavle med en personaleoversigt. Hvordan holder forstanderen sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Forstanderen fortæller, at der er tale om en løbende proces, og det er vigtigt, at være en del af det hele. Der er således fokus på teammøderne, hvor bl.a. indsats og strategier diskuteres herunder også, om der er noget, der kan gøres bedre eller anderledes. Personalet understøtter forstanderens udsagn og fortæller bl.a., at han holder sig informeret ved at være involveret og ved at deltage i personalemøder, læse i Bosted mv. Hvorledes kommunikeres regler og retningslinier? Regler og retningslinier kommunikeres ud på de fælles personalemøder, hvor de bliver gennemgået, hvorefter de bliver lagt ind i Bosted og i personalehåndbogen. Udviklingstendenser: Side 16 af 18
Møllebakken deltager i projekt ledelse. Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: Der er planer om at etablere udslusningsboliger i Ringe. 5.3. Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold Herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering. Det er tilsynets vurdering, at Møllebakken er en veldrevet institution, hvor der er overblik over de driftsmæssige forhold. Tilsynet finder endvidere, at de organisatoriske forhold fungerer fint og hensigtsmæssigt i forhold til både ledelsen og personalet. 6. Evt. særlige tværgående fokuspunkter De fysiske rammer 6.1. Tilsynets vurdering: Se pkt.4.1. 7. Interne tilsyn Hvor mange interne tilsyn er aktuelt gennemført, og hvornår afsluttes gennemgangen? Det interne tilsyn er endnu ikke gennemført. Hvem har deltaget i de interne tilsyn, og hvad er de væsentligste opfølgningspunkter? 7.1. Tilsynets vurdering af de interne tilsyn Tilsynet har ingen bemærkninger hertil, idet der endnu ikke har været gennemført et internt tilsyn på Møllebakken. Side 17 af 18
8. Kvalitetssikring og udvikling Hvorledes er anbefalingerne fra seneste tilsynsrapport for henholdsvis anmeldt og uanmeldt tilsynsbesøg fulgt op? I rapporten for det begrænsede tilsyn, som blev gennemført den 13. september 2007 fremgår, at der var en oplevelse af, at der manglede et notat om, hvordan man forholder sig til personalet efter en magtanvendelse. 8.1. Tilsynets vurdering af arbejdet med tilsynets tidligere anbefalinger: Det er tilsynets opfattelse, at Møllebakken har arbejdet meget med området håndtering af magtanvendelser, så hverken ledelse eller personale er usikre på, hvordan sådanne situationer skal håndteres. Side 18 af 18