Møde den: 12. januar 2010 Frandsensalen Administrationschefmøde nr. 4 Kl. 12-15 REFERAT Deltagere: ARO, FLA, JJ, JS, LKJ, NDH, CB, OBH, OJ, PH, PLJ, SEF, STKJ FALK: ET, FB, KJ, LG, MHG, OO, ST Afbud: KJ, LKJ, MHG, PH Universitetsdirektøren Dato: 14. januar 2010 Ref: FLA/WFJ FLA@adm.au.dk wfj@adm.au.dk Side 1/6 Punkt 1. Bemærkninger til referat fra administrationschefmøde nr. 3 Med henvisning til Ole B. Knudsens indlæg oplyste Jørgen Jørgensen, at der ville blive indkaldt til et times møde i Informationssikkerhedsudvalget en gang i kvartalet. Mødet vil blive placeret som indledning til administrationschefmødet, idet der er meget stor overlapning mellem mødedeltagerne. Et tema om indkøb vil blive behandlet på næste møde i administrationschefkredsen. Punkt 2. Godkendelse af ny energi- og miljøpolitik Der er nu gennem en længerevarende proces udarbejdet et forslag til energi- og miljøpolitik på AU. Forslaget skal blandt andet ses i lyset af, at Aarhus Universitet ønsker at agere miljøbevidst. Forslaget skal også ses i sammenhæng med en kommende energistrategi, der er under udarbejdelse i UBST. AU blev allerede i 2008 udsat for en budgetbesparelse på baggrund af en forventning om, at universitetet kunne gennemføre energibesparelser. Disse budgetreguleringer er i 2010 øget til 6 mio. kr. Med hensyn til at opnå energibesparelserne er der allerede gjort meget ved udskiftning af udstyr til mindre energiforbrugende udstyr. Man kan sige, at de lavt hængende frugter på energibesparelsesområdet er plukket. Rektoratet Aarhus Universitet Nordre Ringgade 1 8000 Århus C Tlf.: 89421111 Fax: 86197029 E-mail: rektor@au.dk www.au.dk/rektor
Side 2/6 Skal universitetet videre i energibesparelsen og opnå energi-neutralitet, forstået som balance mellem energiforbrug og energi-produktion i 2028, skal der ske en betydelig holdningsændring til brugen af energi på universitetet. Et af midlerne til at ændre adfærden i en mere energi venlig retning vil blandt andet være gennemførelse af kampagner rettet mod studerende og medarbejdere om energibesparelser. Et element kan være at adskille forbrugsenergi og procesenergi. Som et led i gennemførelsen af sådanne kampagner skal det overvejes, hvorledes energiforbruget og besparelser heri kan synliggøres. Hidtil har energisparearbejdet været tilrettelagt i et energiudvalg med repræsentanter for hovedområderne. For at sikre en god sammenhæng mellem energispareforanstaltningerne lokalt og kommende kampagner m.v. opfordrede Jørgen Jørgensen alle hovedområderne til at overveje, om man ønsker sig repræsenteret i udvalget. Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet har ønsket dette. I den såkaldte 30 mio. kroners pulje er der i budgettet afsat 5 mio. kr. til tværgående energiprojekter, ligesom der er afsat midler til energimærkning og energi- og miljøledelse. Jørgen Jørgensen foreslog, at anvendelsen af disse midler blev drøftet i det udvidede energiudvalg. Forslaget til energi- og miljøpolitik vil blive drøftet på møde i universitetsledelsen den 18. januar 2010. Punkt 3. Prioritering af mindre vedligeholdelsesarbejder Materialet til mødet omfatter dels et bilag vedr. vedligeholdelse og projekter på 8000C og dels et bilag vedr. tværgående AU projekter (30 mio. kroner puljen). Det første bilag beskriver budgettet for bygningsvedligeholdelse og projekter, som fordeles i Tillæg til husleje til hovedområderne og fællesadministrationen på 8000 C. Der var ikke ønske om ændringer i det konkrete budget bortset fra, at midlerne til akutprojekter overføres til uforudsigelige udgifter. Fremadrettet er der
Side 3/6 enighed om, at budgettet allerede skal indgå i budgetdrøftelserne inden sommerferien. I budgettet er medtaget en række poster, hvorom der endnu ikke truffet afgørelser - f.eks. vedrørende flytning af kantinen på SUN, ligesom hele problematikken vedrørende auditorier og andre fælleslokaler bearbejdes i en arbejdsgruppe. Resultatet af disse overvejelser vil blive indarbejdet i budgettet. På samme måde var der ingen ønsker om konkrete ændringer i budgettet vedr. 30 mio. kroners puljen. Der blev dog sat spørgsmålstegn ved en række tiltag, som bør undersøges nærmere inden de iværksættes blandt andet videoovervågning. Grundlaget for budgettet skal bearbejdes fremover blandt andet ved en registrering af forskellige indretninger på hovedområderne, og der skal udarbejdes en række fælles regelsæt, standarder og manualer. Der skal også arbejdes med at flytte egentlige driftsudgifter over på andre budgetposter, så puljen mere rent fremstår som et investeringsbudget. Punkt 4. Den administrative forandringsproces http://www.au.dk/da/politik/strategi/admforandring Indstilling til universitetsledelsen Der var ingen bemærkninger til indstillingen bortset fra, at Styregruppen fremover bør benævnes Følgegruppen. Administrationschefkredsen noterede sig, at ansvaret for fremdrift i de administrative omlægninger nu overgår til vicedirektørerne i et samarbejde med administrationschefkredsen. I den sammenhæng blev det fremført, at det herefter var et særligt ansvar for FALKkredsen at sikre, at opgaver bliver taget op og behandlet, selvom de måske falder mellem de administrative områder.
Side 4/6 Punkt 5. Udkast til personalemæssige retningslinjer i forbindelse med implementeringen af aktuelle forandringer Louise Gade redegjorde for det fremlagte udkast, der skal behandles på universitetsledelsesmødet den 18. januar. Der er tale om et forslag til en interim politik, der kun skal gælde, indtil der er fastlagt en ny fælles personalepolitik på AU, formentlig inden sommeren 2010. Mødedeltagerne gav udtryk for, at det var meget tilfredsstillende, at retningslinjerne var på vej. Der blev anført flere forslag til tekniske ændringer, der vil blive behandlet direkte mellem Louise Gade og forslagsstilleren. Retningslinjerne er udformet, så de angår det teknisk administrative personale. Spørgsmålet om hvorvidt dette var hensigtsmæssigt både praktisk og personalepolitisk blev drøftet. Jørgen Jørgensen lovede at rejse problemstillingen overfor dekanerne på mødet i universitetsledelsen. Et andet generelt spørgsmål, der blev drøftet, var spørgsmålet om, hvorledes retningslinjerne kunne udformes, så de kombinerer ønsket om en koncerntankegang med hvad, der er hensigtsmæssigt og praktisk muligt. På samme måde har det været hensigtsmæssigt, hvis retningslinjerne gør det klart, hvilke regler der er gældende efter de generelle regler, og hvilke der er fastsat som AUs politik. Punkt 6. Opgavesplittet mellem fællesadministrationen og hovedområderne - oplæg ved ST, FB, ET og LG Helt overordnet var der tilfredshed med, at snitfladebeskrivelserne er udarbejdet. På mødet blev der stillet detaljerede spørgsmål til enkelte af oplysningerne i materialet, og der blev fra vicedirektørkredsen givet tilsagn om en nærmere bearbejdning af de rejste spørgsmål. Materialet er ikke ensartet i detaljeringsomfang. Der var bred enighed om, at materialet var godt og tilstrækkeligt til at skabe sig et overblik over arbejdsfordelin-
Side 5/6 gerne. Derimod er det ikke alle beskrivelserne, der er lige velegnede som grundlag for beslutninger om de nødvendige administrative strukturtilpasninger på fællesområdeniveauet og på hovedområderne. Der vil derfor fortsat blive arbejdet på en sådan yderligere detaljering, evt. i form af en præcis henvisning til de bagvedliggende dokumenter. Det blev endvidere aftalt, at der for hver beskrivelse skal udarbejdes et GANTT skema, der beskriver på hvilke tidspunkter, der gennemføres systemanskaffelser mv. med betydning for opgavesnittet - jf. tilsvarende beskrivelse, der knytter sig til snitfladebeskrivelsen på it-området. Punkt 7. Orienterings- og meddelelsespunkter: Faste punkter Nyt fra UDU/ UNI-IT/ NUAS UDU-møde 19. januar Nyt fra kursus- og seminardeltagelse Ad hoc Næste administrationschefmøde 11. februar, kl. 12-15 Arbejdet med den kommende fælles personalepolitik (LG) Arbejdet igangsættes på et seminar med forhandlingsudvalget den 13. januar 2010. Emnet tages under behandling på næste møde i administrationschefkredsen. DPUs tilgang til anvendelsen og finansieringen af VIP-tid Udsat Multimedieskatten Det har ikke vist sig muligt i forhandlingerne
Side 6/6 med TDC at opnå fordele for medarbejderne, der kunne bidrage til kompensere medarbejderne for multimedieskatten. Eventuelt Mødet slut kl. 15.10