Brugertilfredshedsundersøgelse 2013 Handlingsplan

Brugertilfredshedsundersøgelse 2013 Handlingsplan

Fordelingssekretariatet har gennemført en brugertilfredsundersøgelse. Undersøgelsen er påbegyndt den 3. september og afsluttet ultimo den 18. september 2013 I alt har 323 skoler besvaret undersøgelsen. Dette svarer til en svarprocent på 61,1%, hvilket resultatmæssigt er i den høje ende for denne type undersøgelser, hvor en svarprocent på 40-50% normalt anses for acceptabel ud fra et repræsentativitetssynspunkt. Det forhold, at alle skoler og ikke kun et udvalg er blevet spurgt samt den pæne svarprocent, gør at undersøgelsen må siges at have en god repræsentativitet; især hvis man betragter undersøgelsen som et hele og fravælger at analysere på undergrupper. Undersøgelsesresultatet er blevet behandlet på Fordelingssekretariatets bestyrelsesmøde den 10. oktober 2013 og er i sin fulde udstrækning blevet offentliggjort på Fordelingssekretariatets hjemmeside. I forbindelse med besvarelsen af spørgeskemaet har skolerne kunnet afgive fritekstkommentarer og forslag. Der er indkommet over 300 af sådanne kommentarer. Vi takker for den positive interesse, som alle disse kommentarer er udtryk for. Alle kommentarer er analyseret, og der er taget stilling til den enelte kommentar. Målet har været at opstille en handlingsplan for initiativer, som yderligere kan optimere samarbejdet mellem skolerne og Fordelingssekretariatet. I denne handlingsplan er gengivet de temaer, som skolerne har berørt i deres kommentarer. Handlingsplanen omfatter ikke alle de over 300 kommentarer, men temaerne er repræsentative for de over 300 kommentarer. Samtlige kommentarer fra skolerne kan om ønsket rekvireres på: steen.b@fskr.dk 1

Tema 1: Service Skolernes kommentarer Synes at Fordelingssekretariatet giver en meget god service og udviser stor tålmodighed og fleksibilitet. Kan ikke nævne noget der for mig ikke har fungeret. Den nye SMS tjeneste er en rigtig god reminder. Det er for sårbart at kun en (ens kontaktperson) kan svare på det man henvender sig om. Vi er ovenud tilfredse med den måde vi bliver behandlet på. Vi kan ikke umiddelbart se at det kan gøres bedre. Vi får altid vejledning i god tid, vi får påmindelser så vi kan nå at reagere og betjeningen er altid venlig og korrekt. Vi er generelt bare super tilfredse med samarbejdet. Nogen gange ville vi ønske at det også var Fordelingssekretariatet der stod for håndtering af støttemidler til støttekrævende elever - de kunne klar lærer noget af jer i spsusystemet. Hvis jeg skulle finde på noget - så kan jeg sige, at jeg nogen gange synes, at der skrives for mange mails omkring samme emne til samme afleveringstid. Jeg kan til tider være i tvivl, om jeg nu får læst det hele, om der ligger noget nyt - eller der blot er tale om påmindelser, som der kommer mange af. For meget information, kan også skade. Hjemmesiden kan stadig blive bedre og mere stabil Det ville lette min administration, hvis lønanciennitet på nye ansatte, som kommer fra en anden skole kunne hentes automatisk. Idag skal man kontakte skolen og det er ikke alle der er lige venlige. Hurtigere udbetaling af f.eks. vikarrefusioner. Det vil være rart hvis svartiderne i systemet forlænges. Jeg bliver ofte "smidt af systemet" hvis jeg, mens jeg arbejder, skal besvare telefon eller andre henvendelser. Fordelingssekretariatets svar Vi bibeholder SMS-tjenesten som en service overfor de skoler, som ønsker den. Vi er opmærksom på denne problemstilling. Alle sagsbehandlere indenfor et tilskudsområde kan svare på generelle spørgsmål indenfor området. Men for at sikre, at den enkelte skole får det mest korrekte svar foretrækker vi, at besvarelsen foretages af en sagsbehandler, som kender skolen. I akutte og uopsættelige tilfælde vil skolen dog altid kunne få svar. Spørgsmålet om administration af SPSU er under overvejelse i Undervisningsministeriet og hos skoleforeningerne. Det indgår i overvejelserne at overflytte administrationen til Fordelingssekretariatet. Vi gennemgår og forenkler vores mailpåmindelsesprocedurer under hensyntagen til, at vi også orienterer om frister i ServiceNyt og på vores hjemmeside. Der har siden vi satte hjemmesiden i drift ikke været nedbrud på siden. Vi hører meget gerne om konkrete forbedringsforslag. Vi kan ikke give en skole adgang til at hente personlige oplysninger for en ansættelse på en anden skole. Den ansatte vil dog kunne henvende sig til Fordelingssekretariatet og få tilsendt oplysningerne. Den nuværende udbetalingsprocedure fastholdes, således at skolerne skal ansøge inden udgangen af den efterfølgende måned efter fraværet, og Fordelingssekretariatet udbetaler tilskud knapt en måned efter skolernes ansøgningsfrist. Med denne procedure har skolerne en rimelig periode til at foretage indberetninger, og Fordelingssekretariatet har behov for en vis sagsbehandlingstid. En fremrykning af udbetalingstidspunktet vil give os for kort tid til sagsbehandlingen, som i mange tilælde forudsætter dialog og udveksling af oplysninger med skolerne. Vi er af hensyn til Eunomias svartider og af sikkerhedsmæssige hensyn nødt til at have en time-out periode, hvor brugeren bliver logget af systemet, hvis der ikke arbejdes i systemet. Men vi sætter time-out perioden op fra 30 til 60 minutter. 2

I rigtig mange forhold føler vi os skældt ud på. Vi sidder på skolerne fordelt ud over DK og kommunikation kan tolkes på mange måder. Vi er i hvert fald ikke i tvivl, hvis vi har opfattet informationerne vi modtager fra FS - på en anden måde end "afsenderens". Det er klart, at I samlet set sidder - formentlig med samme fejl ude fra skolerne - men så er det eventuelt den skriftlige kommunikationen, som skal forbedres. Nu har vi igennem en længere periode ikke haft så megen kontakt til FS, men vi har nok fornemmet, at standarden/tonen for den personlige service kunne højnes. Der er sendt et brev da det nye system kom. Jeg har endnu ikke fået svar på mit brev og har rykket for svar det første år, men har nu opgivet... Jeg syntes det er besværligt, at der ikke er sammentællinger i vikardelen, så man i grupper og samlet kan få en sum og afstemme det med jeres afregning/udbetaling (det kunne det gamle system). Her skal man manuelt tælle summen sammen, og vi har jo indtastet hvilken gruppe de hører under, så... Jeg kan ikke helt forstå hvorfor man skal skrive hver enkelt vikar som dækker sygefravær. Refusionen er jo den samme, og hvis en medarbejder har 20 forskellige vikarer er det noget af et tastearbejde... ( vi er en stor skole og derfor en del vikarskemaer hver måned). Der er jo tjek og revision fra revisor, så dokumentationen mangler jo ikke. EDB-systemerne kunne godt være lidt mere brugervenlige (logiske)! Kurser i anvendelse af de nye platforme Vi oplever, at der er høj grad af mistro. Vi prøver at gøre alt så korrekt vi kan, men selvfølgelig kan der være små fejl alligevel. Det er aldrig bevidst fra vores side. Måske er der grund til at "være sådan på vagt", vi ved jo ikke noget om hvad I må stå model til i løbet af arbejdsdagen. Men et lille smil mere i ny og næ ville vist ikke skade :) Ved at gøre indberetningsside mere gennemskuelig, der er for mange muligheder for fejl indtastninger. Befordring: jeg synes, at der skal tælles km op hvert år. Vi har løbende fået flere børn fra andre byer, som er berettiget til tilskud, men vi får ikke mere end dengang, hvor vi "kun" havde børn fra nærområdet. Som ny bruger på hjemmesiden kan den godt være forvirrende opbygget. Vores indstilling til brugerservice er klar: Medarbejdere i Fordelingssekretariatet søger at tilpasse serviceydelser og betjening til den enkelte brugers eller brugergruppes behov med et korrekt, faglig kompetent, samarbejdsorienteret, kvalitets- og serviceorienteret medspil. Hvis en bruger oplever, at vi ikke lever op til vores mål, beder vi om, at brugeren straks påtaler det. Vi undersøger muligheden for, at skolen fra Eunomia kan udskrive en rapport med de ønskede oplysninger. Skolen skal indtaste hver enkelt vikar af hensyn til muligheden for at kontrollere, at vikarudgiften er afholdt. Vi ønsker, at vores IT-systemer er så brugervenlige som muligt. Vi modtager meget gerne konkrete forslag til, hvordan systemerne kan forbedres. Vi opretter en særlig formular på vores hjemmeside, hvor alle skoler kan komme med konkrete forbedringsforslag. Fordelingssekretariatet deltager i en række administrationskurser, som afholdes af skoleforeningerne, men vi vil overveje, om vi kan afholde vores egne, målrettede kurser for skolerne. Det skader aldrig at smile. Vi oplever meget sjældent, at skoler laver fejl med vilje eller forsøger at snyde. Vores tilgang til skolerne er ikke båret af mistro, men ønsket om at vores tildeling af fælles midler foregår korrekt og retfærdigt både overfor den enkelte skole og de øvrige 528 skoler. Vi er indstillet på at gennemgå vikarskemaerne med henblik på forenklinger. De elevdata, som vi har i vores system er fra 2010 - og altså forældede. Alle skoler, som mener, at deres elevtal eller sammensætning er ændret væsentligt kan få lavet en manuel omberegning hos Fordelingssekretariatet. Vi håber, at den digitale 5/9-indberetning også kan anvendes til at fordele befordringstilskud efter aktuelle og ajourførte elevdata. Vi ønsker, at vores IT-systemer er så brugervenlige som muligt. Vi modtager meget gerne konkrete forslag til, hvordan systemerne kan forbedres. 3

VIKARSKEMA: Når jeg indtaster datoer under vikarens timer og disse ikke stemmer overens med den fraværendes dato, slettes ALLE timer og jeg kan begynde forfra - MEGET FRUSTRERENDE, da fejlen først opdages, når jeg opdaterer. Eller perioden skal opdeles i to perioder indenfor samme måned og jeg ikke lige kan læse informationen, bliver timerne ligeledes slettet og jeg må begynde forfra - MEGET FRUSTRERENDE Skemaet er ikke overskueligt, man skal bruge piletasterne for at læse det indtastede, hvis der er mange vikarer i samme måned. (Skemaet kan sammenlignes med dette felt, som jeg lige nu skriver i). Indberetningen til lærerregistret kan bringe mig op i det "røde felt", når jeg laver den årlige opdatering og for "117 gang" indtaster 108,35 i gruppeliv pr. måned for alle lærerne. Kunne de overenskomstfastsatte tillæg og poster ikke "fortrykkes", så de kan fravælges, hvis det af en eller anden grund ikke udbetales? Afholde informationsmøder eller kurser for personale, som arbejder med opgaver der omhandler Fordelingssekretariatet Grundlæggende mener jeg at fordelingssekretariatet bør nedlægges og opgaverne lægges tilbage på skolerne. Subsidiært er det min opfattelse at fordelingssekreatriatet skal slankes, da det er uhørt at såvel inventar bygninger personalenormering mv., på ingen måde matcher de skoler som fordelingssekretariatet skal betjene. Der er alt for mange medarbejdere der har alt for få opgaver sammenlignet med skolernes hverdag. Der er derfor en del flueknepperi i sagsbehandlingen, som kunne undgås hvis man halverede personalet. Det var helt nyt for mig at arbejde på en skole, da jeg startede 1/8-12. Derfor havde jeg brug for hjælp til de forskellige ting - specielt jeres systemer, som måske ikke er helt så brugervenlige for en nybegynder. Når man skal indtaste skemaer o.l., kunne der måske være en trin-for-trin vejledning, man kan åbne direkte på den side man er. Så et lidt mere brugervenligt system kunne være en fordel for os nybegyndere :-) Ansøgning om friplads skema måske lidt mere brugervenligt. Det gælder også vikaransøgningsskema. Vi kan ikke genskabe det beskrevne, og derfor opfordres skolen til at oplyse præcis hvilke situationer, der tænkes på. At piletasterne skal bruges for at læse det indtastede, kan skyldes skærmopløsningen. Vi anbefaler, at der ved brug af Eunomia anvendes en skærmopløsning på minimum 1600 x 900. Vi har valgt en indberetningsform, hvor skolen skal tage stilling til hver enkelt løndel - der skal f.eks. indtastes "0" for de løndele, der ikke udløser et beløb. Formen er valgt for at minimere fejlindtastninger, men vi medgiver at det kan være tungt for skolerne. For at lette skolernes arbejde med at indtaste har vi igangsat et projekt, hvor vi i samarbejde med vores og skolerne ITleverandører vil undersøge, hvorledes vi kan øge det digitale samspil mellem skolernes og vores IT-systemer. Fordelingssekretariatet deltager i en række administrationskurser, som afholdes af skoleforeningerne, men vi vil overveje, om vi kan afholde vores egne, målrettede kurser for skolerne. Spørgsmålet om Fordelingssekretariatets eksistens er et spørgsmål, der afgøres af skoleforeningerne og Undervisningsministeriet. For de sidste års udvikling i sekretariatets administration henvises til: http://www.fordelingssekretariatet.dk/media/4618 8/Okonomioversigt%202005-2012.pdf. Som det fremgår, er der fra 2005 til 2012 blevet 6 medarbejdere færre og administrationsudgifterne er faldet med over 33%. Ingen, der har besøgt os i Slagelse, vil kalde vores bygning og inventar overdådigt. Vi vil gennemgå vores vejledninger til Eunomia Vikar og Friplads for at se, om vi kan gøre dem mere brugervenlige. Vi kigger på sagen og ser om skemaerne kan forenkles. Tema 2: Kommunikation Administrationsgrundlag viker noget tunge at komme igennem og svære at forstå (hvad er det lige vi må søge til - især vikarkassen) Administrationsgrundlagene er vores love, og love er næsten pr. definition tung læsning. Men vi vil gerne gennemgå dem for at se, om vi kan lette forståelsen af dem. 4

Jeg kunne godt tænke mig at både leder og kontor kan blive tilknyttet jeres mails, så vi begge får dem. Jeg synes ikke at det altid føles som om "kunden i er centrum". Der kan en gang i mellem være en lidt "belærende" tone i telefonsamtalerne. F.eks. "I skal jo..." Men det kommer nok af jeres rolle både som rådgiver og som kontrollant. I starten kunne jeg godt føle mig "dum", når man ringede for at spørge ind til tingene igen og igen, fordi jeg måske ikke fik det afdækket helt i første opringning. Derfor kan man måske overveje at lave en velkomstmappe eller lignende til nye brugere, som de kan støtte sig til, så de ting der er indforstået for garvede brugere og dermed ikke bliver forklaret, kan blive forklaret for nye brugere. Sprogbrug ifb. med Eunomia. F.eks. "nedenstående Vikartilskud er returneret". Hvad betyder det? Har vi returneret et udbetalt vikartilskud? Eller har Fordelingssekretariatet returneret et vikartilskud - og til hvem? Skolen kan tilmelde flere personer til at modtage ServiceNyt på forsiden af vores hjemmeside. Vi tror, at dette dækker behovet for de fleste. Vores indstilling til brugerservice er klar: Medarbejdere i Fordelingssekretariatet søger at tilpasse serviceydelser og betjening til den enkelte brugers eller brugergruppes behov med et korrekt, faglig kompetent, samarbejdsorienteret, kvalitets- og serviceorienteret medspil. Hvis en bruger oplever, at vi ikke lever op til vores mål, beder vi om, at brugeren straks påtaler det. Der er absolut ingen grund til at føle sig dum. Vi udgiver hvert år en introduktion til Fordelingssekretariatet og vores systemer til de nye skoler. Vi vil gerne også stille denne vejledning til rådighed for nyansat administrativt personale på skolerne. Sprogbrugen skal selvfølgelig være forståelig. Vi prøver at gennemgå sagen og se, om vi kan tydeliggøre kommunikationen med brugerne. Kom gerne med flere konkrete eksemplar. Tema 3: Faglighed Ingen kommentarer. Det må være op til Fordelingssekretariatet at sikre at den fornødne faglighed er til stede. Det er ikke op til mig som bruger - at kritisere her. Fordelingssekretatiatet er begrænset p.g.a. regler - det bevirker nok en vis form for "firkantethed". I de senere år, har vi som sagt ikke haft den store kontakt til FS. Eventuelt gå i mere dialog med Finansministeriet omkring Lærerregisteret, hvor den såkaldte lønstatistik skal indberettes årligt. Det er for mig ganske uforståeligt, og som at sammenligne æbler og pærer, at nogle beløb skal være faktisk udbetalt beløb i året og andre månedsvis. Det giver ingen mening. For det administrative personales vedkommende er det måske godt at møde folk "face to face" fx som til sekretærmødet i Slagelse for nogle år siden. Enig, men vi hører gerne fra skolerne, hvis de ikke synes, at vores faglighed er OK. Det er korrekt, at vi er ret regelstyret, og at en del af vores opgave går ud på at sørge for, at reglerne overholdes - uden at blive for firkantede vel at mærke. Lønindberetningen drøftes løbende med Finansministeriet, som ønsker at månedligt udbetalte løndele indberettes som april x 12, mens varierende løndele indberettes som udbetalt løn for de seneste 12 måneder. Hvis man valgte april x 12 for alle løndede ville det være for upræcist i forhold til engangsudbetalinger, som falder på forskellige tidspunkter af året. Hvis man valgte 12 måneder bagud for alle løndele, ville man ikke få lønreguleringen, som normalt sker i april måned, med. For at lette skolernes indberetning skal skolerne kun indtaste april måneds beløb, hvorefter vi ganger beløbet med 12, når det indberettes til Finansministeriet. I 2013 er der taget udgangspunkt i marts måned pga. lockouten i april. Vi vil overveje ideen positivt. Vi synes selv, at det var et godt møde. 5

Tema 4: Omdømme Kender desværre ikke så meget til Fordelingssekretariatet endnu. Sagsbehandlerne er altid flinke, selvom de ikke altid kan hjælpe. Det er selve formålet med alle de indberetninger, vi ikke altid kan se det nyttige i. Jeg er usikker på om Fordelingssekretariatet arbejder for friskolens vilkår og omdømme, jeg ser dem som en administrativ virksomhed. Spgml 34: naturligvis er der tale om et samarbejde, men det bygge også på et ulige forhold, eftersom Fordelingssekretariatet administrerer (og laver) regler, vi som brugere blot skal følge. Inden for den kontekst oplever jeg naturligvis et samarbejde At se Fordelingssekretariatet som en del af de fri skoler er vist en tilsnigelse. Jeg oplever mere Fordelingssekretariatet som en offentlig instans (modpart), som fortæller mig, hvad jeg skal gøre, og hvilke regler jeg skal rette mig efter. Det gør de så til gengæld på en utrolig dygtig, venlig og imødekommende måde Vi oplever en ret bureaukratisk proces i forhold til forholdsvis små beløb, hvis det kunne gøres lidt lettere ville det helt sikkert hjælpe. I er vel ikke et samarbejdspartner som sådan - mere en instans der fordeler nogen statslig midler En del indberetninger er pålagt os af offentlige myndigheder, andre indberetninger er nødvendige for at kunne behandle ansøgninger om tilskud fra Fordelingssekretariatet. Vi er opmærksomme på ikke at gøre indberetningsbyrden større en højst nødvendig. Fordelingssekretariatet er en administrativ virksomhed. Vi er "ejet" af skoleforeningerne, vores bestyrelse er sammensat af repræsentanter for skoleforeningerne og det er vores overordnede mål at udøve og udvikle en effektiv, kvalitets- og servicebetonet administration af tilskud og andre opgaver, således at der skabes et gunstigt grundlag for drift og udvikling af de frie grundskoler i Danmark. Fordelingssekretariatet er en dobbeltsidig virksomhed. På den ene side skal vi servicere skolerne. På den anden side har vi nogle myndighedsopgaver. Det kan selvsagt godt give en "ulige" fornemmelse for skolerne. Vi er ikke en offentlig virksomhed. Vi er "ejet" og styret af skoleforeningerne, hvis repræsentanter også sidder i vores bestyrelse. Ingen betydende regel, der administreres af Fordelingssekretariatet, er ikke blevet vedtaget i vores bestyrelse. Vi fokuserer løbende på at lette de administrative byrder. Og vi indfører en økonomisk bagatelgrænse. Vi fordeler statslige midler og vi forsøger at gøre dette i det bedst mulige samarbejde med skolerne. Vores tilgang er, at pengene skal ud og arbejde på skolerne og at vi i vores arbejde skal gøre det bedst muligt for den frie skolesektor. Tema 5: Administrative byrder Jeg har opfattelsen af, at Fordelingssekretariatet er en ekstra instans, som gør, at vi i nogle tilfælde skal lave dobbelt arbejde. Hvad er administrative byrder? - begrebet er negativt ladet og jeg forstår det som noget man helst ville være foruden (?). Og hvad der er "nødvendigt" må anskues ud fra, hvem der finder det nødvendigt. Her oplever Fordelingssekretariatet og skolerne sikkert "nødvendigheden" forskellig. Som skole finder vi det jo ikke nødvendigt at vi kontrolleres og overholder regler, som defineres udenfor skolen - men vi gør det jo alligevel, fordi vi skal. Ikke fordi vi finder det nødvendigt. Jeg synes det er blevet lettere med vikarrefusioner igennem online-ansøgningerne. Hvis jeg som mangeårig skoleleder kunne ønske mig noget, så var det systemer, der byggede på tillid i stedet for kontrol. Jeg så meget gerne at div, revisorerklæringer afgik ved døden fordi de er udtryg for at man ikke rigtig stoler på skolens administration Vi fokuserer løbende på at lette de administrative byrder; og vi er enige i, at dobbeltarbejde så vidt muligt skal fjernes. Enig i, at nødvendigheden vurderes forskelligt. Hvad angår reglerne, så er alle betydende regler fastsat af vores bestyrelse. Visse regler (f.eks. vedr. Kompetencefonden) er fastsat af Undervisningsministeriet. Hvad angår kontrol, så er vi som skolerne underlagt Regnskabs- og revisionsbekendtgørelserne, men indenfor disse rammer vurderer vi løbende sammen med vores bestyrelse (skoleforeningerne), hvilket kontrolniveau, som er nødvendigt m.h.p. at sikre en korrekt og retfærdig tilskudsforvaltning. Hvad angår revisorerklæringer så overvejer vi at ophøre med at kræve erklæringer vedr. Kompetencefonden og Fripladstilskuddene. 6

Det mest unødvendige, kontrollerende og mistillidsvækkende jeg har oplevet med fordelingssekretariatet er, at jeg blev bedt om at få lærere til at skrive under på, at de ikke havde været lockoutet i april - og vikaren ligeså. Det var ikke nok, at jeg som skoleleder fortalte sekretariatet dette. Det er udtryk for en mistillid til min ledelse, og det er stærkt utilfredsstillende, idet Fordelingssekretariatet hermed antyder, at jeg kunne finde på at søge refusion for en lærer, der var lockoutet. Som "systemudvikler" kommer man nemt for langt væk fra den virkelighed, hvori systemerne skal implementeres. Jeg synes desværre ikke, det er blevet så meget nemmere at indberette lønnen én gang om året. Vikartimevarsel skal f.eks. være for hele skoleåret. Mit bogholderi arkiveres helt nataurligt for skolens finansår, som følger kalenderåret. Derfor skal jeg sidde med to forskellige arkiveringer for at finde de tal, som skal føres for hele året (Og det som er arkiveret fra tidligere år, er bestemt ikke det sjoveste materiale at side med, da det jo er ret komprimeret). Derfor synes jeg, det var nemmere, da jeg blot kunne taste det ind hver måned, når jeg havde kørt lønnen. Vi oplever, at f.eks. befordringstilskud og fripladstilskud er blevet lettere at arbejde med. Hvorimod lærerregisteret/forhandlingsstatistik er blevet langt mere omfattende. Men det kan nok ikke være anderledes, idet Fordelingssekretariatet jo skal arbejde i forhold til lovgivning og de krav som stilles fra organisationerne. Forringelse i lærerregisteret, vi har ingen afstemningsmuligheder, som der var før det nye system. Jeg mener generelt, at skolerne selv bør administrere en større del af deres tilskud end i dag. Det vil lette administrationsbyrden væsentligt, hvis vi ikke hele tiden skal dokumentere, hvordan hver eneste krone er brugt. Ansættelsesregistret er for omfattende Vi vil gerne understrege, at der ikke har været tale om mistillid til skolerne. Lockout- reglerne var ikke helt enkle, bla. vedrørende sygdomsramte lærere, og for at undgå misforståelser i forbindelse med vikartilskudsansøgninger, har vi bedt skolerne om at indsende kopi af de erklæringer, som de under alle omstændigheder var forpligtet til at indhente fra hver enkelt lærer, om hvorvidt vedkommende var omfattet af lockouten. Og vi har oplevet skoler, som - i god tro - har anmodet om refusion, selvom den fraværende havde været lockoutet. Da vi skulle programmere det nye Ansættelsesregister til Eunomia, valgte vi at forenkle lønindberetningen, så der kun skal indberettes løndele én gang om året og kun ét beløb pr. løndel. Vi mener, at det har betydet nogle administrative lettelser for skolerne, men vi medgiver, at skolerne så ikke længere kan bruge systemet som lønkontrol. For at lette skolernes arbejde med at indtaste har vi igangsat et projekt, hvor vi i samarbejde med vores og skolerne ITleverandører vil undersøge, hvorledes vi kan øge det digitale samspil mellem skolernes og vores IT-systemer. Rent faktisk er der sket forenklinger i lønindberetningen til lærerregistret (Ansættelsesregistret). Skolerne skal således kun indberette løndele én gang om året og kun ét beløb pr. løndel, i modsætning til tidligere, hvor alle løndele skulle være ajourført hver måned. Til gengæld bruger vi flere ressourcer på at undersøge skolernes indtastninger for at sikre, at forhandlingsstatistikken bliver så korrekt som muligt. Da vi skulle programmere det nye Ansættelsesregister til Eunomia, valgte vi at forenkle lønindberetningen, så der kun skal indberettes løndele én gang om året og kun ét beløb pr. løndel. Vi mener, at det har betydet nogle administrative lettelser for skolerne, men vi medgiver, at skolerne så ikke længere kan bruge systemet som lønkontrol. For at lette skolernes arbejde med at indtaste har vi igangsat et projekt, hvor vi i samarbejde med vores og skolerne ITleverandører vil undersøge, hvorledes vi kan øge det digitale samspil mellem skolernes og vores IT-systemer. Spørgsmålet om andelen af penge, der forvaltes af Fordelingssekretariatet afgøres af skoleforeningerne, Undervisningsministeriet og Folketinget. Statens dokumentationskrav er næppe mindre end vores. I Ansættelsesregistret registreres der kun oplysninger, som skal bruges i forbindelse med enten vikartilskudsberegning, lønanciennitetsberegning eller Forhandlingsstatistik. Vi ser derfor ikke muligheder for at reducere i de oplysninger, der skal registreres, men konkrete forslag til forenklinger i indberetningen er velkomne. 7

Som eksempel kan nævnes, at stikprøve kontrollen af fripladstildelingen virker som dobbeltarbejde da skolens revisor allerede har godkendt skolens tildeling. Efterfølgende skal fordelingssekretariatets revisor så godkende vores og vores revisors arbejde, det virker kun som ekstraarbejde for skolen. Hvis det kunne lade sig gøre at samle en del af godkendelserne, så det ikke er så mange gange om året der skal attesteres af revisor, ville det være godt. Jeg opfatter Fordelingssekretariatet som administrator for Undervisningsministeriet, og det gør I så godt I kan. Stikprøvekontrolens primære formål er at påse, at der foreligger underskrevne ansøgningsskemaer fra forældrene og at disse er indtastet korrekt i Eunomia. Dette til sikring af at grundlaget for Fordelingssekretariatets indhentning af fortrolige data fra CPR og SKAT er i orden. Revisorerklæringens primære formål er, at påse, at midlerne er retmæssigt udbetalt til eleverne. Hvad angår revisorerklæringen så overvejer vi at ophøre med at kræve revisorerklæring vedr. Fripladstilskuddene. Hvad angår revisorerklæringer så overvejer vi at ophøre med at kræve erklæringer vedr. Kompetencefonden og Fripladstilskuddene. Vi prøver at tilpasse os de tidspunkter, hvor vi ved, at skolerevisorerne alligevel er ude på skolerne. Vi fordeler godt nok statslige midler, men vi opfatter os som de frie grundskolers fordelingssekretariat Tema 6: IT-systemer Få nogel skolesekretærer til at afprøve systemerne, så man kan se hvordan de er at arbejde med. Fejlmeldingerne giver ofte en forkert eller misvisende besked. Det er MEGET besværligt at man ikke kan gemme et skema der har en fejlmelding. Man skal jo netop ofte ud af det for at finde ud af hvordan man retter det der mangler. Og der har man siddet og tastet det hele. Bedre svartider ved spidsbelastninger It would be nice to be able to see some information in Eunomia in english for international schools M.h.t. uenighed, så syntes jeg det var bedre, da vi skulle indberette lærernes løndele i systemet, hvilket medførte at min "huskede" når en lærer skulle stige i trin eller pension. Det var faktisk en stor hjælp Ved ikke om det er relevant her, men jeg oplever nu gennem de sidste mange år, at slide med at få EUnomia - fraværssedlerne/vikarrefusionssedlerne skrevet under af de ansatte, men har endnu aldrig oplevet at skulle bruge det til noget. På en eller anden måde opleves det som dobbelt bogholderi. Vi har behov for at folk skriver under på fraværssedler ( alle typer fravær f.eks. også fleksjobbere) - men for de folk, der søges refusion til skal der også skrives under i jeres system - det opleves for den ansatte egentlig lidt dobbeltbogholderi-agtigt. En hjælp for mig - ville være, hvis al fravær kunne noteres i samme system - og så vinges af om der søges tilskud eller ej. Vi er helt åbne for forslaget Vi vil gennemgå fejlmeldingerne med henblik på dels at forbedre teksterne dels at vurdere, om flere fejl skal kunne gemmes. Vi forsøger løbende at optimere Eunomia til at kunne håndtere spidsbelastninger, men er helt klar over, at der op til frister kan være meget stort pres på fra skolerne Det vil være økonomisk uoverstigeligt, hvis vi skulle tilbyde Eunomia i sprogversioner for de skoler, der har andet administrations- og/eller undervisningssprog end dansk. Ændringen i lønindberetningen er indført for at lette skolernes administration. Vi opfordrer til, at man på anden vis sikrer at stigningsdatoen huskes, og vi gør opmærksom på, at der fra Eunomia kan udskrives en "ansættelsesrapport", hvoraf lærerens løntrinsforløb og stigningsdatoer fremgår. Det vil ikke være hensigtsmæssigt at ændre vikartilskudssystemet til et fraværsregistreringssystem, men den fraværendes attestation for de fraværsperioder, der er søgt vikartilskud for, behøver ikke nødvendigvis være i form af underskrevne vikarskemaer, men kan også være på skolens egne fraværssedler, forudsat at fraværsperiode og fraværsårsag fremgår af fraværssedlen. 8

Selvom jeg hver måned arbejder med Eunomia - synes jeg fortsat at det er ret kringlet - især ved langtidssygemelding og barsel. Automatisk gem, ikke så meget brug af tastatur Vi er indstillet på at gennemgå vikarskemaerne med henblik på forenklinger. Vi undersøger mulighederne for at gemme de indtastede oplysninger automatisk. Tema 7: Kontrol Med henblik på ajourføring af lønddelene vil jeg ønske vi overgik til det "gamle" system, hvor man kunne indtaste løndelene mdr. vis og bruge det som kontrol til sit eget bogholderi. Den ajourføring som i dag finder sted, giver ALLE et ukorrekt billede af hvad man på skolerne udmønter i løn, og såvel Fordelingssekretariatet, ministeriet og også skolerne bruger alt for meget unødvendig tid på at forklare hvorfor udmøntning af lokalløn ser ud som den gør. Systemet kan ikke tage højde for afskedigelser i løbet af oplysningsåret, ændring i beskæftigelsesgrad, nyansatte mm - hvilket ikke giver et godt nok billede, men et billede som taler usandt og som Jeg derfor ikke ser nogen fornuftig mening med. Der har været for lang tid mellem indtastning og den dato, revisor skulle attestere. Det betød, at det hele lige skulle "friskes op" igen, selv om det efterhånden var en gammel sag. For mig er kontrollen en hjælp - det er jo inden kunst at lave fejl, så kontrollen hjælper mig til enten at glædes over at det er korrekt, det jeg har lavet eller til at få rettet en fejl. Da vi skulle programmere det nye Ansættelsesregister til Eunomia, valgte vi at forenkle lønindberetningen, så der kun skal indberettes løndele én gang om året og kun ét beløb pr. løndel. Vi mener, at det har betydet nogle administrative lettelser for skolerne, men vi medgiver, at skolerne så ikke længere kan bruge systemet som lønkontrol. Lønindberetningen bruges først og fremmest til Finansministeriets forhandlingsstatistik og er udformet efter Finansministeriets ønsker, herunder også vedrørende opgørelse af lokalløn. Dette forhold er der rettet op på fsva. 2013, hvor revisors erklæring om løn skal indsendes senest 31. oktober 2013. Det er en sjælden, men meget konstruktiv indstilling til kontrol Tema 8: Yderligere opgaver til Fordelingssekretariatet I bør sørge for at der er flere valg muligheder i forbindelse med funktionstillæg i Lærerregistreret. Ja jeg kunne godt tænke mig at det var fordelingssekretariatet der var ansvarlig for håndtering af ansøgninger specialundervisning af støttekrævende elever. Det kører via spsu-systemet, som absolut ikke er brugervenligt og hvor vejledningerne er håbløse. Hjælp til indplacering af nyt personale Elevindberetninger til Undervisningsministeriet og Danmarks Statestik Det er Finansministeriet, der afgør, hvilke typer af løndata, de ønsker indberettet til Forhandlingsstatistikken. Mulighederne i Ansættelsesregistret svarer til mulighederne i læreroverenskomsten. Spørgsmålet om administration af SPSU er under overvejelse i Undervisningsministeriet og hos skoleforeningerne. Det indgår i overvejelserne at overflytte administrationen til Fordelingssekretariatet. Skolen opfordres til at kontakte os. Vi er meget villige til at hjælpe skolen med at indtaste i vores anciennitetsprogram til beregning af lønanciennitet for lærere og børnehaveklasseledere. Hvis der er tale om indplacering af "Andre personalegrupper" bedes skolen kontakte skoleforeningen. Undervisningsministeriet har ønsket selv at udvikle et system til indberetning af elever pr. 5/9. Vi håber, at kunne få adgang til elevdata fra skolerne fra dette system. Med de digitale indberetninger til ministeriet burde indrapportering til Danmarks Statistik kunnne lettes. 9

Jeg er personligt ked af, at Eunomia har erstattet den gamle oversigt over løn og pension. Jeg brugte det gamle system til at kontrollere om jeg hver måned havde udbetalt det rigtige til lærerne i løn og pension. Systemet var dog ikke specielt overskueligt, men meget brugbart for mig. Denne service kunne jeg godt tænke mig igen. Overvejer Fordelingssekretariatet om friskolernes børnehaver kan komme ind under samme regler? Det kunne være smart hvis barselfonden/flexjob kunne søges over jeres hjemmeside. Da vi skulle programmere det nye Ansættelsesregister til Eunomia, valgte vi at forenkle lønindberetningen, så der kun skal indberettes løndele én gang om året og kun ét beløb pr. løndel. Vi mener, at det har betydet nogle administrative lettelser for skolerne, men vi medgiver, at skolerne så ikke længere kan bruge systemet som lønkontrol. De tilskud, som Fordelingssekretariatet administrerer, omfatter ikke børnehaveansatte eller børnehavebørn, og det er således ikke op til Fordelingssekretariatet at afgøre om børnehaver kan komme ind under Fordelingssekretariatets tilskudsområde. Tilskud til flexjob og fra barselsfonde søges i stat og kommune, som har deres egne indberetningsportaler til formålet. Det er derfor ikke muligt at søge tilskuddene gennem Eunomia. Links til virk.dk og fleksbarsel.dk lægges på vores hjemmeside. Tema 9: Færre opgaver i Fordelingssekretariatet Som nævnt fortsat mindre kontrol og indberetninger. F.eks. synes jeg ikke Fordelingssekretariatet burde have oplysninger om ny løn, men jeg ved også godt at det sikkert er pålagt af hensyn til statistik. Det giver imidlertid mere arbejde på skolerne Fripladsproceduren er blevet rigtig god. Lønindberetning - da sammen kontrol sker ved revisor og er dobbelt arbejde! Befordringstilskud er på vej ud. Flere kommuner giver gratis buskort til eleverne. Dog er der fortsat brug for betaling af sygetransport til elever. LØN KONTROL, specielt af timelønnede vikarer virker totalt uden nogen mening. Det er Finansministeriet, der afgør, hvilke typer af løndata, de ønsker indberettet til Forhandlingsstatistikken Skoleledelsens og skolerevisors erklæring om Ansættelsesregistrets løndele indhentes for at undersøge, om der er overensstemmelse mellem skolens indtastninger i Ansættelsesregistret og skolens lønbogholderi. Gennemgangen af revisorerklæringerne for 2012 viste, at ca. 20% af skolerne havde afleveret oplysninger, som i større eller mindre grad afveg fra deres lønbogholderi. Derfor besluttede vi, at der også i 2013 skal indsendes erklæring, men det vil hvert år blive overvejet, om erklæringen skal indsendes. Befordringstilskuddet er en særlig bevilling på Finansloven, som ikke afsnøres fra skolernes driftstilskud. Den kommunale praksis er uens. Fordelingssekretariatet er af Finansministeriet blevet pålagt at indhente lønoplysninger for skolernes lærerpersonale, herunder timelønnede lærervikarer. Lønningerne indgår i den samlede lønsum til brug for bl.a. overenskomstforhandlingerne. 10