Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 8. september 2014, kl. 17.30 Beboerhuset, Agerkær 40, Rødovre Bestyrelsen: Formand Klaus Lind Bentsen, næstformand Max Grenaae, Bent Nielsen, Bjarne Clausen, Eigil M. Thomsen, Per Djursholm og Safdar Sethi. Gæst: Irene Schjødtz, formand for afdeling 1503, Danmarkshusene. Administrationen: Forretningsfører Marie-Louise Bruun og ejendomsleder Søren Lillevang. Revisor: René Hattens v/ Deloitte, Statsautoriserede revisionsaktieselskab. 1/13
Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 7. maj 2014...3 2. Revisionsprotokol...3 3. Meddelelser...3 SAGER TIL BESLUTNING...3 4. Budget 2015 for afdelingerne...3 5. Bestyrelsesvederlag 2014...5 6. Afdeling 1501, Ved Milestedet udestående vedrørende reguleringskontoen - byggesag...6 7. Solcelleanlæg...6 8. Tilbud om KAB s beboerhøjskoler 2015...8 9. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale...8 10. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser...10 SAGER TIL ORIENTERING...11 11. Afdeling 1501, Ved Milestedet Orientering om helhedsplan...11 12. Legepladseftersyn 2014...11 13. Tilbud om konfliktmægling...11 14. Ældre-/handicapkode på intern opnotering i afdelingen...12 15. Orientering om lancering af psykiatrilinjen...13 16. Mødekalender 2015...13 Bilag 1: Budget 2015 for afdelingerne...5 Bilag 2: Servicerammen...9 Bilag 3: Velkomstbrev...9 Bilag 4: Opslag Ny beboer i opgangen....9 Bilag 5: Pjece om konfliktmægling Et tilbud om hjælp i nabostridigheder....12 Bilag 6: Notat Ældre-/handicapkode...12 2/13
1. Protokollat fra møde den 7. maj 2014 Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 7. maj 2014 er fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3. Meddelelser Der er ingen meddelelser. SAGER TIL BESLUTNING 4. Budget 2015 for afdelingerne Afdeling 1501, Ved Milestedet Driftsbudgettet for 2015 medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2014 på 1,59 % for afdelingens boliger. Dette svarer til en gennemsnitlig huslejeforhøjelse på kr. 13,19 pr. m², og ny gennemsnitlig leje er pr. 1.1.2014 på 840,56 kr. pr. m². Ud over lejen opkræves der antennebidrag. Antennebidraget stiger pr. 1.1.2015 forbliver uændret hvorfor der fortsat opkræves 81 kr. månedligt i antennebidrag. Udgifter til tilvalg af tv-pakker samt Copydan m.v. ligger ikke mere i afdelingens regi, men hos leverandør af tilvalgspakker (YouSee). De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2014 fremkommer på følgende konti: Merudgifter / mindreindtægter Konto 109 Renovation 35.000 kr. Konto 111 Afdelingens energiforbrug 135.000 kr. Konto 112 Bidrag til boligselskabet AKB, Rødovre 10.000 kr. Konto 114 Renholdelse (almindelige stigninger) 12.000 kr. Konto 120 Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligeholdelse 718.000 kr. Konto 202 Renter (lavere rentesats) 30.000 kr. 3/13
Konto 204 Driftssikring og anden løbende særlig driftsstøtte Mindreudgifter Konto 106 Ejendomsskatter Konto 107 Vandafgift Konto 115 Almindelig vedligeholdelse Konto 118 Drift af vaskeri Konto 119 Afsat til uforudsete udgifter 189.000 kr. 17.000 kr. 333.000 kr. 10.000 kr. 200.000 kr. 64.000 kr. Til uforudsete udgifter er der på konto 119.9 afsat 100.000 kr. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 18. august 2014 og er principgodkendt på afdelingsmødet den 4. september 2014. Afdeling 1502, Doktorhaven Driftsbudgettet for 2015 medfører en huslejestigning pr. 1. januar 2015 på 1,42 % for boligerne i blok 5, Doktorhaven nr. 2, samt 2,20 % for boligerne i blok 1-4, Doktorhaven nr. 1-23, hvilket svarer til en stigning pr. m² på 17,17 kr. for blok 5 og en stigning pr. m² på 25,13 kr. for blok 1-4. Lejen udgør herefter gennemsnitlig 1.226,45 kr. pr. m² for boliger i blok 5 samt 1.169,57 kr. m² for boligerne i blok 1-4. Tv-signaler leveres fra YouSee, og udgiften opkræves direkte hos den enkelte beboer. De væsentligste ændringer i forhold til afdelingernes samlede budget for 2014 fremkommer på følgende konti: Merudgifter / mindreindtægter Konto 105 Nettokapitaludgifter (indekslån) Konto 106 Ejendomsskatter Konto 110 Forsikringer Konto 112 Bidrag til Konto 114 Renholdelse Konto 120 Henlæggelse til planlagt og periodisk vedligehold Konto 202 Renter lavere rentesats Konto 203 Overført resultat tidligere år Mindreudgifter / merindtægter Konto 107 Vandafgift Konto 109 Renovation Konto 122 Istandsættelse ved fraflytning 6.000 kr. 18.000 kr. 14.000 kr. 2.000 kr. 58.000 kr. 40.000 kr. 8.000 kr. 43.000 kr. 13.000 kr. 33.000 kr. 11.000 kr. 4/13
Konto 123 Henlæggelser til tab ved lejeledighed og fraflytninger 5.000 kr. Til uforudsete udgiftsstigninger er der på konto 119.9 afsat 15.000 kr. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 18. august 2014 og er principgodkendt på afdelingsmødet den 2. september 2014. Bilag 1: Budget 2015 for afdelingerne Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetterne for afdelingerne for 2015. 5. Bestyrelsesvederlag 2014 Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar til 31. december 2014 kan maximalt udgøre 32.577,51 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 74,92 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 44,94 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Bestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: Vederlag til formanden udbetales med 2 gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. Bestyrelsesmedlem Børge Høyer Laursen giver afkald på vederlag. Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. Der udbetales ikke bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende, og samtidig at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. 5/13
Det indstilles endvidere, at bestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. 6. Afdeling 1501, Ved Milestedet udestående vedrørende reguleringskontoen - byggesag I foråret sendte administrationen den endelige opgørelse af reguleringskontoen vedrørende 3 renoveringssager i afdeling 1501, Ved milestedet til Landsbyggefonden, til endelig godkendelse. Landsbyggefonden har med baggrund i det tilsendte godkendt opgørelsen over reguleringskontoen. Landsbyggefonden har orienteret Rødovre Kommune samt revisionen. Sagen er hermed afsluttet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 7. Solcelleanlæg De seneste ændringer i lovgivning om solceller har betydning for rentabiliteten i at opsætte solcelleanlæg til produktion af el i almene boligafdelinger. KAB har derfor indgået en samlet rammeaftale for alle KAB-administrerede boligorganisationer om etablering af solcelleanlæg. Boligorganisationerne vil ved at tiltræde rammeaftalen opnå meget fordelagtige priser samtidig med, at kvaliteten på anlæggene sikres, både hvad angår ydelse og holdbarhed. KAB forventer, at de sidste ændringer i love og bekendtgørelser på området vil blive sat i kraft i fuldt omfang primo 2014. Vi igangsætter derfor rammeaftalens ydelser nu, primo år 2014. Benyttelse af aftalen KAB rammeaftalen omfatter solcelleleverandørens individuelle rådgivning om og projektering samt/og efterfølgende etablering af solcelleanlæg på tag i den enkelte afdeling. Når aftalerne skal aktiveres, skal der foretages en kortlægning af bebyggelsens konstruktive forhold og el-tekniske anlæg. Dette skal benyttes i miniudbuddet. Kortlægningen skønnes at kunne gennemføres for 5.000-8.000 kr., og skal udføres af en teknisk rådgiver. 6/13
Herefter forestår en projektleder fra KAB miniudbuddet. KAB s projektleder udarbejder en indstilling til afdelingen med en samlet økonomioversigt over udbudsomkostninger, etableringsomkostninger samt udgifter til et teknisk bygherretilsyn sammenholdt med de forventede besparelser. Dette miniudbud udgør beslutningsgrundlaget for afdelingen. Deltagelse og betaling for KAB rammeaftale om solcelleanlæg Når den første boligafdeling træffer beslutning om at benytte aftalen om opsætning af solcelleanlæg, skal boligorganisationen betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms. Beløbet betales kun en gang pr. boligorganisation. Hvis ingen af boligorganisationens afdelinger ønsker at bruge rammeaftalen, skal boligorganisationen dermed ikke betale noget. Herudover betaler de afdelinger, der benytter aftalen, det sædvanlige beløb på 12.750 kr. inkl. moms til KAB for at få adgang til at gennemføre et miniudbud. Beløbet finansieres i sagen. Deltagelse i rammeudbuddet vil normalt forudsætte et projekt udarbejdet af et rådgivende ingeniørfirma. Rådgiverydelsen vil skulle finansieres i sagen. Projektet skal bl.a. behandle: - Myndighedsbehandling - Placering af anlæg - Tilslutning af anlæg - Nødvendige statiske beregninger - Indhentning af tilbud fra rammeaftalens leverandører Det sparer afdelingerne Der er krav om EU-udbud, hvis solcelleanlægget koster mere end 1,5 mio. kr. Et sådant udbud tager tid, og der er store krav til udbuddet for at få det ønskede anlæg. Prisen for et EU-udbud for et anlæg til 1,5 mio. kr. er ca. 60-65.000 kr. inkl. moms. Derudover kommer udgifter til projektering. Deltagelse i KAB s rammeaftale vil samlet for boligorganisation og boligafdeling maksimalt koste 37.750 kr. inkl. moms. Beløbet udgør boligorganisationens engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms og afdelingens betaling for gennemførelse af et miniudbud på i alt 12.750 kr. inkl. moms. Hvis blot en af boligorganisationens boligafdelinger benytter KAB s rammeaftale, vil boligorganisationen og afdelingen tilsammen spare ca. 20.000 kr. inkl. moms i forhold til at gennemføre eget EU-udbud. Før deltagelse i KAB rammeaftalen Teknikområdet i KAB hjælper gerne afdelingen med en gennemgang af, om det kan betale sig at opsætte solceller. Gennemgangen omfatter bl.a. vurdering af ejendommens egnethed til installering af solceller, hvor stort et anlæg der kan installeres, anlægssum samt 7/13
investeringens rentabilitet/tilbagebetalingstid. Teknikområdets ydelse afregnes efter anvendt tid. Det indstilles, at boligorganisationen beslutter at indgå i KAB s samlede rammeaftale om etablering af solcelleanlæg og vedtager at betale et engangsbeløb på 25.000 kr. inkl. moms, første gang en af organisationens boligafdelinger ønsker at deltage i KAB s rammeudbud om solcelleanlæg. 8. Tilbud om KAB s beboerhøjskoler 2015 Materialet eftersendes inden mødet. 9. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Boligorganisationerne har igennem noget tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service, som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. Beboerne har sideløbende efterlyst bedre information ved indflytning. På baggrund af denne efterspørgsel tilbyder KAB nu at igangsætte en proces, der kan danne rammen for en lokal dialog om og prioritering af den lokale service. Herunder at byde nye beboere velkommen til afdelingen gennem mere målrettet og professionel information. Til dialogen om service er der udviklet et værktøj, der kan bidrage til, at I lokalt får sat fokus på en række servicetemaer. Værktøjet kalder vi Servicerammen. Servicerammen er udviklet i et samarbejde med KAB s Forvaltningsudvalg samt de fire Beboerrepræsentantskaber, som har formuleret de obligatoriske servicemål. Inden for hvert tema indgår en række obligatoriske servicemål, som foreslås at være generelt gældende for alle boligafdelinger i KAB-fællesskabet. Den enkelte boligorganisation vurderer de obligatoriske servicemål og beslutter, om man ønsker at tilføje yderligere obligatoriske servicemål for egne afdelinger. Det anbefales, at der inden for hvert servicetema maksimum indgår 3-5 obligatoriske servicemål, der kan afspejle, hvad boligorganisationen særligt har fokus på. Servicerammen indeholder 5 temaer: 1. At bo og leve alment 2. Service af ude- og fællesarealer 3. Service på ejendomskontoret 8/13
4. Service hjemme hos beboeren 5. Service via it. Efter boligorganisationens behandling af servicerammen skal servicerammen diskuteres og udfyldes med eventuelt yderligere servicemål lokalt. Ejendomsleder/driftschef har en dialog med afdelingens medarbejdere om de obligatoriske servicemål og tilføjer i samarbejde med afdelingsbestyrelsen eventuelt yderligere servicemål. I servicerammen indgår KAB s nye velkomstkoncept. Til denne del af servicerammen er der under KAB s projekt En hånd til alle udviklet en ny metode og en række redskaber til brug for ejendomskontorernes modtagelse af nye beboere. Den nye velkomst er udviklet på baggrund af erfaringerne fra En hånd til alle, ideer fra de fire Beboerrepræsentantskaber, en arbejdsgruppe med en driftsleder og en driftschef samt en testrunde i 6 afdelinger. Det nye velkomstkoncept fra ejendomskontorerne består af følgende 2 elementer: - Driftslederen (eller anden medarbejder) ringer den kommende beboer op og aftaler tidspunkt for nøgleudlevering, samt informerer om lejlighedens stand særligt hvis der er B-ordning. I dag henvender den kommende beboer sig selv til ejendomskontoret. - På indflytningsdagen udleverer driftslederen: a) Et velkomstbrev med praktiske og lokale oplysninger, herunder info om fejl og mangelliste, info om A- eller B-ordning, vaskeri, tv, internet, beboerlokale og affald. Afsender er boligorganisationen, men brevet udfyldes og udleveres af driftslederen eller anden medarbejder, der står for indflytningen. b) Opslag, der kan udfyldes af nye beboere og omdeles via ejendomskontoret i opgangen. Opslaget fortæller f.eks., at Peter og Ditte flytter ind med 2 børn 1. tv. den 1. juni. c) En magnet, der f.eks. kan sættes på køleskabet med ejendomskontorets oplysninger. Afdelingen betaler selv for disse magneter til nye beboere. d) Et visitkort med navn på den medarbejder, der flyttede beboeren ind og et telefon nr., der er aktivt i hele arbejdstiden i 14 dage, hvis der skulle opstå problemer. Afdelingen betaler selv for visitkort og eventuelle omkostninger for telefonnummer. Processen med servicerammen behandles af organisationsbestyrelserne og efterfølgende i afdelingerne i løbet af efteråret 2014 og det tidlige forår 2015. Målet er, at den samlede proces på både organisations- og afdelingsniveau er gennemført med udgangen af juni 2015. Bilag 2: Servicerammen Bilag 3: Velkomstbrev Bilag 4: Opslag Ny beboer i opgangen. 9/13
Det indstilles, at bestyrelsen beslutter - at de foreslåede obligatoriske servicemål, der indgår i servicerammen, kan godkendes og derefter fastlægger den videre proces - at bestyrelsen beslutter, om der lokalt i boligorganisationens afdelinger skal indgå yderligere obligatoriske servicemål i servicerammen end de allerede fastsatte - at bestyrelsen beslutter, at det nye velkomstmateriale indgår i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen. 10. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser I dag er det praksis, at beboervalgte ved deltagelse i BL-kurser får udbetalt en dagsdiæt på 116 kr. I 2013 deltog 119 beboervalgte fra 17 boligorganisationer i 201 BL-kursusdage, og fik dermed udbetalt diæter. Der er to forhold, der begrunder indstillingen om afskaffelse af diæter ved BL-kurser. - Diæter er ikke skattepligtige, men de skal indberettes til SKAT. Hvis man derfor er på kontanthjælp, vil diæten blive modregnet. Det betyder, at nogle deltagere er bedre stillet end andre. - Der er uforholdsmæssig meget administration forbundet med udbetalingen, som langt overstiger det beløb, den enkelte får udbetalt. Afskaffelsen af diæter vil ikke påvirke muligheden for at få transportgodtgørelse, der videreføres efter de gældende regler. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, at diæter til BL-kurser afskaffes. 10/13
SAGER TIL ORIENTERING 11. Afdeling 1501, Ved Milestedet Orientering om helhedsplan Administrationen har arbejdet på at starte et projekt op omkring ny helhedsplan i afdeling 1501, Ved Milestedet. I foråret 2014 blev projektlederen sygemeldt på ubestemt tid, og efterfølgende blev det aftalt med byggeprojektområdet, at der blev tildelt en anden projektleder i august 2014. Den nye projektleder, der er tilknyttet projektet, er Mikkel Heje Petersen, og han er allerede i dialog med ejendomskontoret, og er ved at gennemgå alt indsamlet materiale på sagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 12. Legepladseftersyn 2014 har medio juli 2014 haft legepladsinspektion i afdeling 1501, Ved Milestedet. Der var ingen større fejl at bemærke i rapporten. Legepladsrapporten er fremlagt for afdelingsbestyrelsen den 4. september 2014. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 13. Tilbud om konfliktmægling KAB har pr. 1. marts 2014, som en del af projektet En hånd til alle, ansat en konfliktmægler til at løse konflikter mellem beboere. Der er i første omgang tale om et forsøgsprojekt i et år. Hvis det bliver en succes, vil KAB arbejde for at gøre ordningen til et permanent tilbud til boligorganisationerne. I forsøgsperioden, der løber fra den 1. marts 2014 til den 1. marts 2015, finansieres forsøget gennem projektet En hånd til alle. I forsøgsperioden er målgruppen for indsatsen afgrænset til beboere og håndtering af nabokonflikter. 11/13
Konfliktmægling er et tilbud til beboere i konflikt. Det er således frivilligt, om man vil deltage. Konfliktmægleren ringer derfor typisk til parterne i konflikten og spørger, om de vil deltage i et konfliktmæglingsmøde. På mødet får hver part mulighed for at fortælle deres version af sagen, og parterne indgår om muligt en aftale om, hvordan de vil håndtere konflikten. Det er parterne selv der bestemmer, hvordan konflikten skal løses, og hvad en eventuel aftale skal indeholde. Konfliktmægleren er placeret i KAB s juraområde, så man sikrer sammenhæng til den øvrige behandling af beboerklager. Hvis beboere vil høre mere om tilbuddet, kan de enten kontakte deres lokale ejendomskontor eller afdelingens driftschef/ejendomsleder. Ønsker beboeren at gøre brug af en konfliktmægler, vil enten personalet på ejendomskontoret eller ejendomslederen/driftschefen kontakte KAB s juraområde, der herefter varetager den videre visitering til konfliktmægleren. Beboere kan ikke selv rette direkte henvendelse til konfliktmægleren. Generelt kan det nævnes, at der er rigtig gode erfaringer med brug af en konfliktmægler til håndtering af konflikter. Der er udarbejdet en informationspjece om tilbuddet, som vil er omdelt til de lokale ejendomskontorer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 5: Pjece om konfliktmægling Et tilbud om hjælp i nabostridigheder. 14. Ældre-/handicapkode på intern opnotering i afdelingen I almene boligafdelinger har beboere med behov for en ældre- eller handicapvenlig bolig, i henhold til lovgivningen, særlige muligheder for at flytte til en bolig, der kan imødekomme disses behov. I praksis håndteres dette ved, at beboere med særlige behov har mulighed for at få tilknyttet en ældre-/handicapkode på deres interne opnotering i afdelingen. KAB modtager en del henvendelser om denne mulighed, og der er derfor udarbejdet et notat, der nærmere beskriver, hvordan ordningen administreres samt kriterier for tildeling. Bilag 6: Notat Ældre-/handicapkode 12/13
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Orientering om lancering af psykiatrilinjen Den 15. august lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning i forbindelse med beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden, og der er åbent på hverdage mellem kl. 09.00 22.00. I tidsrummet kl. 16.00 22.00 dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle, og kører indtil videre fra 15. august 2014 til 15. august 2015. I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organistionsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Mødekalender 2015 Det indstilles, at bestyrelsen planlægger datoer for bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i 2015. 13/13