Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 16. september 2014, kl Mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1. sal

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 16. september 2014, kl Mødelokalet, Hedemarksvej 6, 1. sal Bestyrelsen: Formand René Løfqvist, Bjørn Petersen, Helle Sørensen, Karen Levin Nielsen, Klaus Lind Bendtsen, Stiig Schønveller og Susan Fog. Administrationen: Forretningsfører Marie-Louise Bruun, ejendomschef Morten Udsholt, ejendomsleder Søren Holm og økonomisk konsulent Thomas Ulrich Larsen. Revision: René Hattens v/ Deloitte, Statsautoriseret revisionsaktieselskab. 1/28

2 Indholdsfortegnelse 1. Konstituering af bestyrelsen Protokollat fra møde den 13. maj Revisionsprotokol Meddelelser...4 SAGER TIL BESLUTNING Budget 2015 for afdelingen Bestyrelsesvederlag Ny fleksibel udlejningsaftale Afdeling 5001, Hedemarken Boligsocial helhedsplan - Status Afdeling 5002, Teglmosen Syd - AlmenBolig+ - Fastsættelse af NI-beløb Afdeling 5002, Teglmosen Syd AlmenBolig+ - Godkendelse af råderets- og vedligeholdelsesreglement Afdeling 5002, Teglmosen Syd - AlmenBolig+ - Godkendelse af husorden Afdeling 5001 Hedemarken beboerkommunikation Afdeling 5001, Hedemarken - Ansøgning til Landsbyggefond infrastrukturforbedringer KAB s beboerferier KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Afskaffelse af diæter ved BL-kurser...18 SAGER TIL ORIENTERING Afdeling 5001, Hedemarken Fysisk helhedsplan Afdeling 5001, Hedemarken Boligsammenlægning Afdeling 5001, Hedemarken Renovering af stigstrenge Afdeling 5002, Teglmosen Syd Administrationskoncept for AlmenBolig Afdeling 5002, Teglmosevej - AlmenBolig+ - Status Afdeling 5002, Teglmosen Syd Orientering om møde for AlmenBolig Legepladsinspektion Tilbud om konfliktmægling Handicapkode på intern opnotering i afdelingen Orientering om lancering af psykiatrilinjen Mødekalender Bilag 1: Budget 2015 for afdelingen...5 Bilag 2: Teglmosen Syd Vedligeholdelsesreglement A-NI...12 Bilag 3: Teglmosen Syd - Standard-husorden...13 Bilag 4: Servicerammen...18 Bilag 5: Velkomstbrev...18 Bilag 6: Opslag Ny beboer i opgangen Bilag 7: Pjece om konfliktmægling Et tilbud om hjælp i nabostridigheder...24 Bilag 8: Notat Ældre-/handicapkode /28

3 1. Konstituering af bestyrelsen Næstformand Ole Hansen er desværre afgået ved døden efter seneste bestyrelsesmøde. Suppleant Susan Fog er indtrådt som bestyrelsesmedlem i Ole Hansens valgperiode, som er 2 år. Organisationsbestyrelsen bedes konstituere sig jf. vedtægterne for Boligselskabet AKB, Albertslund. Bestyrelsen ser således ud: René Løfqvist på valg 2015 Helle Sørensen på valg 2015 Susan Fog på valg 2016 Karen Levin Nielsen på valg 2016 Klaus Lind Bentsen på valg 2016 Bjørn Petersen på valg 2016 Stiig Schønveller på valg 2016 Suppleant: Søren Olsen på valg Protokollat fra møde den 13. maj 2014 Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 13. maj 2014 er fremsendt til bestyrelsens medlemmer. Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet fra bestyrelsens medlemmer. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. 3. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3/28

4 4. Meddelelser Der er ringen meddelelser. SAGER TIL BESLUTNING 5. Budget 2015 for afdelingen Afdeling 5001, Hedemarken Driftsbudgettet for år 2015 medfører en huslejestigning på 2,29 %. Den gennemsnitlige leje udgør herefter 817,85 kr. pr. m 2 for lejlighederne, 985,61 kr. pr. m 2 for de ombyggede 2-værelses ældreboliger og 812,71 kr. pr. m 2 for enkeltværelserne i bofællesskabet. Ud over lejen opkræves et antennebidrag på 108 kr. pr. måned for etablering af bredbåndsnettet, samt levering af en 120/120 Mbit bredbåndsforbindelse fast i lejemålet. Varmebudgettet giver anledning til ændring af á conto varmebidraget for Det er aftalt med afdelingsbestyrelsen, at á conto varmebidraget reguleres op eller ned efter faktisk forbrug i forbindelse med udarbejdelse af varmeregnskabet for De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2015 fremkommer på følgende konti: Større udgifter: Ejendomsskatter Forsikringer Renholdelse Særlige aktiviteter jf. specifikation: Diverse udgifter Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning: Indvendig vedligeholdelse Afskrivning på underskud tidligere år Mindre udgifter/ Større indtægter: Nettokapitaludgifter Vandafgift (inkl. miljøafgift) Renovation Afdelingens energiforbrug: Ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder m.v /28

5 Ydelser vedr. lån til bygningsskader: Andre ordinære indtægter Til uforudsete udgiftsstigninger er der afsat kr. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 19. august 2014 og blev principgodkendt på afdelingsmødet den 2. september Generelt Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser sker i henhold til afdelingens 16-års langtidsplaner../. Bilag 1: Budget 2015 for afdelingen Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget 2015 for afdeling Hedemarken. 6. Bestyrelsesvederlag 2014 Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar til 31. december 2014 kan maximalt udgøre ,34 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 74,92 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 44,94 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Bestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: Vederlag til formanden udbetales med 2 gange vederlag pr. bestyrelsesmedlem. Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. Det aftales for hver skemasag, om der skal udbetales bestyrelsesvederlag, hvem det skal tilfalde og fordeling heraf. 5/28

6 Det indstilles, at bestyrelsen drøfter, om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende og samtidig, at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere, at bestyrelsen drøfter at det aftales for hver skemasag, om der skal udbetales bestyrelsesvederlag, hvem det skal tilfalde og fordeling heraf. 7. Ny fleksibel udlejningsaftale De indgåede aftaler mellem Albertslund Kommune og om fleksibel udlejning af boliger i afdeling Hedemarken udløber ved årets udgang og skal genforhandles. Med virkning fra den 1. januar 2011 blev det besluttet, at Albertslund Kommune har 45 % anvisningsret til ledige boliger i boligselskabet i henhold til 59, stk. 1 og 2 i bekendtgørelse af lov om almene boliger. Anvisningsretten fordeles med 22 % til boligsocial anvisning og 23 % til fleksibel anvisning. I forbindelse med, at afdeling 5501, Hedemarken kom på listen over særligt udsatte boligområder blev det aftalt med kommunen, at i 2014 skulle yderligere 17 % af de ledige boliger lejes ud efter de fleksible kriterier. I alt anviser kommunen herefter 40 % til fleksibel udlejning. De nugældende kriterier for fleksibel udlejning er: Boligsøgende, der bor udenfor kommunen og som har eller bliver tilbudt arbejde eller uddannelse i Albertslund Kommune, og som ønsker at flytte til kommunen. En forudsætning er fast og varigt arbejde minimum 30 timer ugentligt. Uddannelsen skal være SU berettiget eller med lærebrev. Personer/familier (over 50 år) der bor i kommunen, der i tide ønsker at flytte til en bolig, der er mere egnet som ramme om et liv som ældre eller som ønsker at flytte nærmere til familie eller slægtninge. Personer/familier der bor i kommunen og som af helbredsmæssige/sociale årsager har behov for en mere egnet bolig eller behov for at flytte nærmere til familie eller bekendte. Der foretages i hvert tilfælde en individuel konkret vurdering af ansøger. Unge i kommunen, som ønsker at flytte hjemmefra for første gang, og som kan dokumentere start på/igangværende uddannelse eller start på/igangværende fast arbejde. En forudsætning er, at der er fast og varigt arbejde på minimum 30 timer om ugen. Uddannelsen skal være SU berettiget eller med lærebrev. 6/28

7 Skilsmisseramte i kommunen der af sociale eller beskæftigelsesmæssige årsager har behov for en hurtig boliganvisning. Ansøger skal dokumentere med kopi af separationsbevilling/skilsmisse. Ved brudt parforhold kræves fælles bopæl i minimum 2 år. Ansøgningen gælder for 1 år, og kan ikke forlænges. Kriterierne prioriteres sidestillet, så det er ancienniteten på ventelisten, der er afgørende i forhold til tildeling af bolig efter de fleksible kriterier. Administrativt har vi evalueret aftalen hvert år således også dette efterår. Baggrunden for at tildele kommunen 17% flere boliger til fordeling efter de fleksible udlejningsregler var ad denne vej at løfte afdelingen af listen over særligt udsatte boligområder. Vi kan endnu ikke dokumentere den ønskede effekt. Det er både kommunens og administrationens opfattelse, at anvisningen efter de fleksible kriterier har fungeret tilfredsstillende. Det er ligeledes drøftet med kommunen, der er enig i, at aftalerne bør fortsætte endnu et år, hvorefter der først i efteråret 2015 forhandles en ny 4- årig ordning for tildeling efter de fleksible kriterier. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, at lade de fleksible udlejningsaftaler løbe endnu et år hvorefter disse forhandles. 8. Afdeling 5001, Hedemarken Boligsocial helhedsplan - Status Den boligsociale helhedsplan har nu kørt ca. to år i Hedemarken og er nu midtvejs i forløbet. I den Boligsociale helhedsplan er det vedtaget, at der skal være en midtvejskonference - den afholdes 15. januar 2015 i Hedemarken. VA under Bo-Vest har bevilliget kr. hertil, og der ansøges om, at Boligselskabet AKB, Albertslund bevilliger samme beløb til midtvejskonference. I foråret 2014 nedsatte Visionsgruppen for det boligsociale arbejde i Albertslund (ABC) en arbejdsgruppe, der fik til opgave at præsentere et oplæg med modeller for videre førelse af arbejdet efter 2016, hvor den nuværende helhedsplan udløber. Visionsgruppen holder møde i løbet af efteråret, hvor arbejdsgruppen, bestående af repræsentanter fra KAB, BO-VEST samt Albertslund Kommune, præsenterer et oplæg med forslag til det fremtidige boligsociale arbejde i Albertslund kommune. 7/28

8 Præsentationen indeholder dels en beskrivelse af et muligt omfattende strategisk samarbejde med alle boligorganisationer og Albertslund Kommune samt 4 modeller for det konkrete arbejde med boligsociale problemstillinger. Visionsgruppen forventes på denne baggrund at pege på mulige udviklingsmuligheder for det boligsociale arbejde i Albertslund. I den lokale styregruppe for Hedemarken, er der god fremdrift i det boligsociale arbejde, og der er fundet en god rytme. Fra afdelingsbestyrelsen er der udtrådt 2 medlemmer og indtrådt 2 nye medlemmer, så repræsentationen fra afdelingsbestyrelsen nu er Helle Sørensen, Minhas Shah og Jannie Hansen. Den lokale styregruppe afholder en workshop med to temaer for at holde fremdriften i styregruppen. I 2014 har Styregruppen i Hedemarken valgt at arbejde med: - Zumba for unge etniske pige - Byhaven 2620 er et samarbejde mellem Hedemarken, Bibliotek og medborgercentret i Hedemarken - Fællesspisning - Hønselaug med 7 familier / udskudt til Opgangshaver/fællesskaber Der er 72 opgangshaver i Hedemarken. Til hver have har afdelingsbestyrelsen afsat 500 kr. til blomster/planter hvert år. Haverne er et perfekt udgangspunkt for at skabe et bedre fællesskab i en opgang. Beboerne passer ikke opgangshaverne og ligeledes bruger de ikke de 500 kr. der er afsat. - Mobilbål - Kulturfest - Det blev besluttet at afholde I love Hedemarken den 7. juni Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og bevilliger kr. til afholdelse af midtvejskonference. 9. Afdeling 5002, Teglmosen Syd - AlmenBolig+ - Fastsættelse af NI-beløb I henhold til Bekendtgørelse om vedligeholdelse og istandsættelse af almene boliger kapitel 2 og 26 skal der træffes beslutning om størrelsen af NI-beløb. 8/28

9 I forbindelse med fraflytning af et lejemål, skal der en foretages nødvendig istandsættelse. I AlmenBolig+ er der tale om normalistandsættelse med NI-beløb også kaldet A-ordning med NI-beløb. Normalistandsættelsen er en forpligtigelse for den fraflyttede lejer. Istandsættelsen overtages ikke af boligafdelingen. Istandsættelsen foregår på den måde, at det fastsatte istandsættelsesbeløb overgives til den nye lejers disposition. Herved overtages også forpligtigelsen til at gennemføre istandsættelsen. I det følgende vil principperne for fastsættelse af istandsættelsesbeløbet blive gennemgået. Ved normalistandsættelse forstås i denne sammenhæng nødvendig overfladebehandling af vægge og lofter. Et fraflyttet lejemål skal ikke fremstå ny istandsat men alene istandsat. Da AlmenBolig+ konceptet forudsætter en aktiv deltagelse af lejeren i boligens- og afdelingens vedligehold er det forudsat at arbejdet udføres af lejer selv. Der er lagt følgende forudsætninger til grund for prissætningen: En normalistandsættelse kan maksimalt bestå af 2 malerbehandlinger, og at der bruges maling af mindst samme eller lignende kvalitet som foreskrevet i bygningsdelskortene. Beløbet skal kunne dække indkøb af maling, pensler, ruller og materialer til afdækning. NI-beløbet er fastsat til 90 kr.pr. m 2 Beløbet er et maksimum beløb pr. m 2. NI-beløbet vil med 90 kr. pr. m 2 maksimalt kunne udgøre: 125 m 2 : kr. 105 m²: kr. 84 m²: kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender fastsættelse af NI-beløbet til 90 kr. pr. m Afdeling 5002, Teglmosen Syd AlmenBolig+ - Godkendelse af råderets- og vedligeholdelsesreglement Vedligeholdelsesreglement I ansøgningen om, og i ministeriets godkendelse af forsøgsgrundlaget for, AlmenBolig+konceptet fremgår, at vedligeholdelsesordningen for AlmenBolig+-afdelinger skal være en A-ordning med NI-beløb. I forhold til den normale A-ordning er der en undtagelsesbestemmelse, som er en væsentlig fravigelse fra loven. Beboerens pligt til istandsættelse nedskrives ikke. Beboeren betaler ikke 9/28

10 over sin husleje til istandsættelse ved fraflytning, så vedkommende på et senere tidspunkt gradvist bliver fritaget for pligten til istandsættelse. Denne undtagelse fremgår af 10 i beboerens lejekontrakt. Den fremgår ligeledes af vedligeholdelsesreglementet. Råderet og godtgørelse Indvendig råderet I AlmenBolig+-afdelinger har beboerne en principiel fri råderet over deres indvendige bolig. Principiel fri råderet betyder, at beboerne kan udføre forbedringer i sin bolig efter eget ønske. Den giver således beboerne næsten ubegrænsede muligheder med hensyn til at investere i sin bolig. Beboerne skal dog efterleve nogle helt generelle retningslinjer. Alt arbejde skal udføres håndværksmæssigt korrekt. Det vil sige, at fornyelses- og forbedringsarbejder skal ligge inden for fornuftige tekniske rammer, og ikke må forårsage skade på boligen eller bygningerne. Samtidig skal love og regler samt eventuelle krav, der er stillet til kvaliteten for det udførte arbejde, naturligvis overholdes. For eksempel kræves det ved udførelse af visse arbejder, at de kun må udføres af autoriserede håndværkere. For at beboerne kan få en mere specifik information om reglerne, er der udarbejdet beboervejledningerne. Udvendig råderet For vedligeholdelse, fornyelser og forbedringer der ligger uden for boligen, vil det være beslutninger, der er vedtaget af beboerne i fællesskab på afdelingsmøderne, som er bestemmende for, hvilke arbejder der må udføres. Godtgørelse for individuelle forbedringer (råderet) I ansøgningsgrundlaget for forsøget med AlmenBolig+ -byggerierne er der en række dispensationer for bestemmelser i henhold til almenboligloven og dens udmøntning. Følgende undtagelser indgår: I forbindelse med fraflytning foretages der en konkret vurdering af forbedringernes værdi ved en uafhængig vurderingsmand. Der foretages ikke den sædvanlige afskrivning af investeringen. Der kan udbetales godtgørelse for opsætning af skillevægge efter en konkret vurdering af skillevæggenes anvendelighed. Grænsen for råderetsarbejder kan hæves med 50 %, i forhold til den til enhver tid gældende maksimum for godtgørelse i almene boliger, ved beslutning i boligorganisationen. 10/28

11 Fraflytter afholder udgiften til vurderingsmanden. 11/28

12 Vurderingsmanden For vurderingsmandens arbejde gælder følgende: Vurderingsmanden skal udføre en objektiv markedsmæssig værdifastsættelse af forbedringsarbejder udført i en bolig fratrukket værdien af det bestående. Vurderingsmanden skal tage udgangspunkt i den seneste udarbejdede forbedringsrapport på boligen, hvis en sådan er udarbejdet. Værdifastsættelsen skal afspejle værdien på fraflytningstidspunktet. Der er således ikke faste afskrivningsregler som udgangspunkt for vurderingen, men der foretages en konkret vurdering af forbedringen på fraflytningstidspunktet, som danner udgangspunkt for værdifastsættelsen. Nedskrivning på grund af slid og ælde skal fremgå af vurderingsmandens rapport. Vurderingsmanden skal vurdere om arbejdet er lovligt, forsvarligt og håndværksmæssigt korrekt udført. I tilfælde med mangler på det udførte arbejde kan forbedringen nedvurderes og/eller tillægges negativ værdi, hvilket kan medføre krav om nedtagning/reetablering af arbejderne Opgørelse og finansiering Den lejer der gennemfører individuelle forbedringer finansierer også selv sine forbedringer. Ved andengangs- og efterfølgende udlejninger af lejemål med forbedringer er der 2 muligheder for den nye lejers finansiering af forbedringsudgifterne. Den nye lejer kan vælge at finansiere forbedringsudgifterne ved enten: - En kontant betaling af forbedringens værdi - Ved at få en forbedringslejeforhøjelse, der beregnes som ydelsen på et 30- årigt realkreditlån Ved fraflytninger af boliger, hvor der ved indflytning har været opgjort forbedringer, nulstilles den tidligere konstaterede godtgørelse. Der gennemføres en ny vurdering af forbedringerne, som danner udgangspunkt for en afregning af værdien over for den fraflyttende lejer. Har den tidligere opgjorte forbedring mistet værdi, f.eks. på grund af slid og ælde, fratrækkes den nedskrevne værdi den fraflyttende lejers opgørelse. Den nye lejer tager så stilling til, hvordan vedkommende vil finansiere godtgørelsen efter de ovenfor beskrevne retningslinjer, enten ved hjælp af kontant afregning eller en forbedringshusleje. 12/28

13 Godtgørelsens størrelse Som en del af forsøgsgrundlaget har Socialministeriet givet godkendelse til, at det maksimale godtgørelsesniveau for individuelle forbedringsarbejder (ca kr. i 2011-niveau) må overstiges med 50 %. Socialministeriet har derudover sat som grænse, at maksimalt 20 % af boligerne kan udnytte loftet på de 50 %. I 10 i lejekontrakten er indsat følgende: Der kan maksimum gives ret til godtgørelse på det beløb, der svarer til det til enhver tid gældende beløb for råderet i den almene bolig (ca kr. i 2011), medmindre der foreligger en anden aftale med boligorganisationen. Der kan efter beslutning i de enkelte boligorganisationer gives tilladelse til, at maksimumsgrænsen for godtgørelse kan forhøjes med 50 %, i de boliger, hvor der er tilbygget ekstra toilet og/eller badeværelse. Konsekvenser for afdeling og boligselskab Hvis en ny lejer, der skal indflytte i en bolig med forbedringer, vælger en lejeforhøjelse, vil det i udgangspunktet være afdelingen, som dækker forbedringsgodtgørelsen til den fraflyttede lejer. Dette kan i særlige tilfælde skabe et likviditetsproblem for afdelingen. Hvis der opstår likviditetsproblemer for afdelingen, vil boligorganisationen fra sin dispositionsfond skulle yde afdelingen et lån. Manglende retspraksis Da dele af dette nye godtgørelseskoncept ikke har været afprøvet før, skal administrationen også gøre boligselskabet opmærksom på, at det er en mulighed, at beboere vil have afprøvet afgørelser ved beboerklagenævnet. Det kan betyde, at konceptet skal udvikles og justeres over tid, og at der også kan falde afgørelser der fastlægger en retspraksis på en måde der adskiller sig fra det ovenfor beskrevne../. Bilag 2: Teglmosen Syd Vedligeholdelsesreglement A-NI Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslag til vedligeholdelsesreglement for Teglmosen Syd, og tager orienteringen om råderet og den individuelle godtgørelse til efterretning. Det indstilles endvidere, at bestyrelsen godkender, at beboere der installerer nyt badeværelse og- /eller toilet må overstige det maksimale godtgørelsesniveau for individuelle forbedringsarbejder med 50 % i henhold til socialministeriets godkendelse af forsøgsgrundlaget for AlmenBolig+. 13/28

14 11. Afdeling 5002, Teglmosen Syd - AlmenBolig+ - Godkendelse af husorden Ved førstegangs udlejning skal organisationsbestyrelsen have vedtaget en husorden, der er gældende ved boligernes ibrugtagning. Efterfølgende kan det forventes at beboerne justerer husorden på kommende afdelingsmøder. Ved førstegangsudlejning anvendes en standard KAB-husorden, hvor bestemmelsen om husdyrhold formuleres således, at der gives tilladelse til at holde ét dyr hund eller kat../. Bilag 3: Teglmosen Syd - Standard-husorden Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender standard husorden. 12. Afdeling 5001 Hedemarken beboerkommunikation På følgegruppemødet den 1. september 2014 blev det bemærket, at der er et stærkt behov for at få iværksat kommunikation til beboerne i afdelingen, sådan at der kan skabes tryghed omkring projektet med helhedsplanen. Det blev besluttet at projektleder Pernille Egelund Johansen fra KAB skulle undersøge pris på et indledende møde og forslag til kommunikationsmodel, samt pris pr. stk. på den foreslående beboerkommunikation. Pernille Egelund Johansen har indhentet pris hos Søren Houen Schmidt, Rekommanderet som har erfaring med beboerkommunikation, bl.a. fra Urbanplanen og Bellahøj - se eksempel på Opstart Rundvisning i Hedemarken - Walk-talk med følgegruppen. Indsigt i- og viden om Hedemarken og introduktion til kommunikationsudfordring/opgave Umiddelbart oplæg til kommunikationsløsning. Pris: kr. 14/28

15 Gennemarbejdet oplæg til kommunikationsløsning - inkl. grafisk skabelon og sammentænkning til øvrige kommunikationskanaler. Godkendelse/tilretninger. Pris: kr. Første nyhedsbrev Indsamling af input (interviews, skriftligt materiale etc.) Bearbejdning og udkast Feedback Tilretninger Endeligt materiale klar til print/distribution Øvre ramme op til kr. pr. beboerkommunikation Det indstilles, at bestyrelsen godkender en økonomisk ramme på kr. 13. Afdeling 5001, Hedemarken - Ansøgning til Landsbyggefond infrastrukturforbedringer På følgegruppemøde den 1. september 2014 blev det besluttet, at projektleder Pernille Egelund Johansen fra KAB skulle undersøge prisen for indledende rådgivning vedrørende ansøgning til Landsbyggefondens pulje til infrastrukturforbedringer. Denne pulje kan ansøges umiddelbart og særskilt helhedsplanen, hvorfor følgegruppen kan påbegynde denne del af helhedsplanen med det samme. Mange eksempler fra hele verden viser, at et isoleret fokus på enkeltelementer (bygning, park, osv.) i denne type bebyggelser ikke ændre områdernes udfordringer, men oftest resulterer i endnu en investering uden at opnå en egentligt bæredygtig udvikling for områderne som bykvarter - hverken socialt, miljømæssigt eller økonomisk. Dette kræver at området tænkes ind i by-strukturen på ny. Derfor har Landsbyggefonden i 2011 fået tilføjet et særligt kapitel i Renoveringsstøtteordningen, som hedder Støtte til ændringer af infrastruktur, der kun kan søges af afdelinger, der er medtaget på Socialministeriets liste over ghettoområder, jf. almenboligloven 61a. Pernille Egelund Johansen har anbefalet Gehl Arkitekter, der er specialiseret indenfor dette felt. 15/28

16 Det foreslås i første omgang at afholde to møder med henholdsvis følgegruppen for afdeling 5001, Hedemarken og Albertslund Kommune for at diskutere, hvordan der kan arbejdes med såvel bolig kvalitet som bymæssig helhed. Målsætningen er, at identificere og kvalificere relevante problemstillinger og muligheder - som udgangspunkt for ansøgning hos Landsbyggefonden. Pris: kr. Såfremt punktet godkendes, anbefales det at arbejdet igangsættes nu, sådan at der kan ansøges i indeværende år. Det indstilles, at bestyrelsen godkender en økonomisk ramme på kr. 14. KAB s beboerferier 2015 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2014 havde fin tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at indstille til KAB-bestyrelsens kommunikationsudvalg, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i beboere deltog i 2014 på beboerhøjskolerne. Fra 2015 kaldes opholdet for beboerferie. I 2015 ønsker administrationen at bibeholde kapaciteten, så i alt 230 beboere kan deltage i beboerferierne: seniorferie og familieferie. KAB forventer igen i 2015 at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). Prisen for deltagelse er endnu ikke vedtaget, men forventes at ligge i nogenlunde samme leje som i 2014, ca kr. i egenbetaling. Den oplistede pris for deltagelse i hhv. seniorferie og familieferie dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider m.v. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2015 indgået en betinget forhåndsaftale for familieferien, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Der er indgået en betinget forhåndsaftale for seniorferien, som vil blive afholdt på Skarrildhus i Jylland, og som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget (fremover ferieudvalget) skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på ferieopholdene i /28

17 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt 2 beboerferier. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport tilog fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være kr. pr. plads i I 2014 deltog ingen beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerferierne udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen behandle og afgive svar på denne manchet senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerferie 2015 tilbudt med et tilskud på kr. pr. plads. Bestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. I 2014 rådede over 5 pladser, og at eventuelle ekstra pladser kan bevilges af forretningsføreren. 15. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale Boligorganisationerne har igennem noget tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service, som har afgørende betydning for beboernes trivsel og tilfredshed i hverdagen. Beboerne har sideløbende efterlyst bedre information ved indflytning. På baggrund af denne efterspørgsel tilbyder KAB nu at igangsætte en proces, der kan danne rammen for en lokal dialog om og prioritering af den lokale service. Herunder at byde nye beboere velkommen til afdelingen gennem mere målrettet og professionel information. Til dialogen om service er der udviklet et værktøj, der kan bidrage til, at I lokalt får sat fokus på en række servicetemaer. Værktøjet kalder vi Servicerammen. Servicerammen er udviklet i 17/28

18 et samarbejde med KAB s Forvaltningsudvalg samt de fire Beboerrepræsentantskaber, som har formuleret de obligatoriske servicemål. Inden for hvert tema indgår en række obligatoriske servicemål, som foreslås at være generelt gældende for alle boligafdelinger i KAB-fællesskabet. Den enkelte boligorganisation vurderer de obligatoriske servicemål og beslutter, om man ønsker at tilføje yderligere obligatoriske servicemål for egne afdelinger. Det anbefales, at der inden for hvert servicetema maksimum indgår 3-5 obligatoriske servicemål, der kan afspejle, hvad boligorganisationen særligt har fokus på. Servicerammen indeholder 5 temaer: 1. At bo og leve alment 2. Service af ude- og fællesarealer 3. Service på ejendomskontoret 4. Service hjemme hos beboeren 5. Service via it. Efter boligorganisationens behandling af servicerammen skal servicerammen diskuteres og udfyldes med eventuelt yderligere servicemål lokalt. Ejendomsleder/driftschef har en dialog med afdelingens medarbejdere om de obligatoriske servicemål og tilføjer i samarbejde med afdelingsbestyrelsen eventuelt yderligere servicemål. I servicerammen indgår KAB s nye velkomstkoncept. Til denne del af servicerammen er der under KAB s projekt En hånd til alle udviklet en ny metode og en række redskaber til brug for ejendomskontorernes modtagelse af nye beboere. Den nye velkomst er udviklet på baggrund af erfaringerne fra En hånd til alle, ideer fra de fire Beboerrepræsentantskaber, en arbejdsgruppe med en driftsleder og en driftschef samt en testrunde i 6 afdelinger. Det nye velkomstkoncept fra ejendomskontorerne består af følgende 2 elementer: - Driftslederen (eller anden medarbejder) ringer den kommende beboer op og aftaler tidspunkt for nøgleudlevering, samt informerer om lejlighedens stand særligt hvis der er B-ordning. I dag henvender den kommende beboer sig selv til ejendomskontoret. - På indflytningsdagen udleverer driftslederen: a) Et velkomstbrev med praktiske og lokale oplysninger, herunder info om fejl og mangelliste, info om A- eller B-ordning, vaskeri, tv, internet, beboerlokale og affald. Afsender er boligorganisationen, men brevet udfyldes og udleveres af driftslederen eller anden medarbejder, der står for indflytningen. 18/28

19 b) Opslag, der kan udfyldes af nye beboere og omdeles via ejendomskontoret i opgangen. Opslaget fortæller f.eks., at Peter og Ditte flytter ind med 2 børn 1. tv. den 1. juni. c) En magnet, der f.eks. kan sættes på køleskabet med ejendomskontorets oplysninger. Afdelingen betaler selv for disse magneter til nye beboere. d) Et visitkort med navn på den medarbejder, der flyttede beboeren ind og et telefon nr., der er aktivt i hele arbejdstiden i 14 dage, hvis der skulle opstå problemer. Afdelingen betaler selv for visitkort og eventuelle omkostninger for telefonnummer. Processen med servicerammen behandles af organisationsbestyrelserne og efterfølgende i afdelingerne i løbet af efteråret 2014 og det tidlige forår Målet er, at den samlede proces på både organisations- og afdelingsniveau er gennemført med udgangen af juni /. Bilag 4: Servicerammen Bilag 5: Velkomstbrev Bilag 6: Opslag Ny beboer i opgangen. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter - at de foreslåede obligatoriske servicemål, der indgår i servicerammen, kan godkendes og derefter fastlægger den videre proces - at bestyrelsen beslutter, om der lokalt i boligorganisationens afdelinger skal indgå yderligere obligatoriske servicemål i servicerammen end de allerede fastsatte - at bestyrelsen beslutter, at det nye velkomstmateriale indgår i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen. 16. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser I dag er det praksis, at beboervalgte ved deltagelse i BL-kurser får udbetalt en dagsdiæt på 116 kr. I 2013 deltog 119 beboervalgte fra 17 boligorganisationer i 201 BL-kursusdage, og fik dermed udbetalt diæter. Der er to forhold, der begrunder indstillingen om afskaffelse af diæter ved BL-kurser. 19/28

20 - Diæter er ikke skattepligtige, men de skal indberettes til SKAT. Hvis man derfor er på kontanthjælp, vil diæten blive modregnet. Det betyder, at nogle deltagere er bedre stillet end andre. - Der er uforholdsmæssig meget administration forbundet med udbetalingen, så det langt overstiger det beløb, den enkelte får udbetalt. Afskaffelsen af diæter vil ikke påvirke muligheden for at få transportgodtgørelse, der videreføres efter de gældende regler. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at diæter til BL-kurser afskaffes. SAGER TIL ORIENTERING 17. Afdeling 5001, Hedemarken Fysisk helhedsplan Pr. 1. februar 2014 er Hedemarken kommet på listen over særligt udsatte boligområder. At komme på listen over udsatte boligområder giver boligområdet et dårligt image, specielt hvis bebyggelsen samtidig opleves som gammeldags og slidt. Resultatet kan let blive at bebyggelsen bliver mindre populær, således at det bliver sværere, at få nye lejere ind, og derved vil der komme et tab på lejeindtægterne. Hedemarken er derfor nødt til at følge med udviklingen, så boligerne er nutidige, og bebyggelsen ser indbydende ud. Arbejdet med den fysiske helhedsplan er nu foregået i ca. to år. I det tidsløb der er gået, har afdelingen fået undersøgt forskellige løsninger som af forskellige årsager måtte opgives, ligesom arbejdet er blevet forsinket pga. at projektlederen, som var tilknyttet Hedemarken, blev langtidssygemeldt. Der er nu kommet en ny projektleder på den fysiske helhedsplan. Der har været et par møder, og der er kommet nye medlemmer i projektgruppen fra afdelingsbestyrelsen. Afdelingen har besluttet at arbejde videre med en prøvelejlighed (sammenlægning). Der er blevet stillet et spørgsmål fra projektgruppen til afdelingsbestyrelsen omkring, hvem der skal stille lejlighed til rådighed ved sammenlægningen. Oprindeligt var det to afdelingsbestyrelsesmedlemmer som gerne ville deltage og som stadigvæk vil men der er et flertal i projektgruppen som ønsker at afdelingsbestyrelsen skal tage stilling til, om der skal holdes fast i den oprindelige beslutning, eller om der skal gøres noget andet, end der før er gjort, nemlig at spørge beboerne, om der kunne være nogen der, der kunne være interesseret i at stille sig til rådighed under bestemte betingelser. 20/28

21 Afdelingsbestyrelsen har en foreløbig tidsplan, der arbejder med at ansøgningen til Landsbyggefonden skal afleveres i løbet af 2016, og startes op i Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18. Afdeling 5001, Hedemarken Boligsammenlægning På seneste organisationsbestyrelsesmøde den 13. maj 2014 i Boligselskabet AKB, Hedemarken blev der godkendt en økonomisk ramme til en prøvesammenlægning af 2 boliger. På følgegruppemøde den 1. september 2014 blev det drøftet, hvorvidt der skulle udføres prøve med sammenlægning til en eller to sider, såfremt der ikke ville kunne opnås tilladelse til etablering af boliger over 115 m². Bolig sammenlagt til en side bliver 135 m². Den økonomiske ramme dækker sammenlægning til en side. Projektleder Pernille Egelund Johansen fra KAB har undersøgt Landsbyggefondens holdning til denne model, hvor der ikke er modstand, men der henvises til Albertslund Kommune. I notat om nye udlejningsregler godkendt af organisationsbestyrelsen i 2010 står: 7. Sammenlægning af beboede lejligheder kan godkendes af kommunen i forbindelse med en helhedsplan, der skal fremtidssikre boligområdet. Bruttoetagearealet i den sammenlagte bolig må højst være 140 m². Albertslund Kommune vil undersøge sagen og vender tilbage med en udmelding om, hvorvidt der kræves en politisk stillingtagen, eller om sagen kan behandles administrativt. Det anbefales, at afvente Albertslund Kommunes ønske til sagsbehandling før der regnes yderligere på sagen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Afdeling 5001, Hedemarken Renovering af stigstrenge Mandag den 4. august 2014 genoptog entreprenørerne arbejdet efter sommerferien. 21/28

22 Der mangler boliginstallation i blok 16, 17 og 18. Varmecentralen i blok 17 er færdig, og Nyvej 23 er udført henover ferien. Det forventes, at renoveringen er færdig medio november som forudsat i tidsplanen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Afdeling 5002, Teglmosen Syd Administrationskoncept for AlmenBolig+ Administrationskonceptet for AlmenBolig+-ejendomme hviler på en række betingelser ved den ministerielle godkendelse af dette forsøgsprojekt og et grundlæggende princip om aktive og selvforvaltende beboere. Det betyder også, at der ikke afsættes ressourcer til ansættelse af lokalt personale. Den primære målsætning med dette målrettede administrationskoncept er anvendelsen af it og beboernes selvadministration. Hjælp i opstarten Der anvendes primært it-løsninger i KAB s servicering af og kommunikation til afdelingerne, og til den enkelte afdelingens interne kommunikation. Til gengæld yder KAB starthjælp i form af bistand til etablering af beboerdemokratiet m.m., herunder også sikring af mangeludbedring i den indledende fase af etableringen af AlmenBolig+-afdelinger. Én boligorganisation, to administrationskoncepter I praksis vil KAB overfor en boligorganisation som administrere forskellige afdelinger efter forskellige administrationskoncepter. Det betyder, at en afdeling vil modtage service fra KAB ud fra ydelseskataloget for AlmenBolig+-afdelinger og en anden ud fra ydelseskataloget for almindelige almene boliger. Beboerne i AlmenBolig+-afdelinger har i øvrigt de samme rettigheder, som beboere i andre boligafdelinger, ligesom AlmenBolig+-afdelinger også betaler deres del af de fælles udgifter relateret til opretholdelse af beboerdemokratiet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21. Afdeling 5002, Teglmosevej - AlmenBolig+ - Status 22/28

23 Den 22. april 2014 godkendte Albertlund Kommune skema A vedrørende opførelsen af boligselskabets 72 AlmenBolig+ boliger ved Teglmosen. Efter en bearbejdning af projektet, hvor valg af teglfacader, placering af bebyggelsen på grunden samt ankomst og parkeringsforhold blev justeret, har projektet fået sin endelige form, og skema B blev godkendt den 27. juni Da grundkøbet er betinget af skema B, er Teglmosegrunden købt af Kommunen til en samlet pris på 26,6 mio. kr. Status Der er udarbejdet endelig entrepriseaftale med totalentreprenøren med aftalt byggestart den 15. august Byggeriet er således igangsat og, selve produktionen af boligbokse på Scandibygfabrikken i Løgstør, startet op. Det er forventningen, at byggeriet vil stå klar til indflytning den 1. september Albertslund Kommune har besluttet at navngive den nye vej til bebyggelsen: Alberts Have. Administrationen vil, sammen med byggeudvalget, anbefale, at der benyttes samme navn til den ny boligafdeling. Den 25. september 2014 klokken 15:00 er der planlagt første spadestik, hvor formanden for, Borgmester Steen Christiansen og KAB vil holde tale. Alle er velkomne. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Afdeling 5002, Teglmosen Syd Orientering om møde for AlmenBolig+ I processen frem mod indflytning i nye AlmenBolig+ afdelinger, skal der afholdes en række informations- og beboermøder for de kommende beboere. Mødernes formål er for det første at informere om konceptet og fastholde interessen og for det andet at informere mere specifikt om det enkelte projekt og beboerne rettigheder og pligter i afdelingen og for det tredje at etablere en kultur blandt beboerne der sikre og udvikler en selvforvaltende kultur. Som et led i informationsprocessen inviteres der gennem KAB s hjemmeside til et informationsmøde for folk der interesseret i byggeriet. Der informeres bredt om konceptet. Økonomien gennemgås. Secialkundeenheden arrangerer, invitere og gennemføre dette møde. Efter informationsmødet er der åbent for at blive opnoteret til det aktuelle projekt. 23/28

24 Når godkendelses procedure er færdig og de kommende beboere er udvalgt, afholdes der 3 beboermøder for de kommende beboere. Beboermøde 1 afholdes ca. 6 måneder før forventet indflytning. Emnerne vil være: Status på byggeriet; præsentation af ; Gennemgang af udlejningsbudget for afdelingen; Forpligtende naboskab hvad er det?, Tildeling af boliger, hvor der trækkes lod om boligerne inden for de tildelte kategorier. Beboermøde 2, afholdes ca. 3 måneder før forventet indflytning. Emnerne vil være: Status på byggeriet; Hvad skal jeg gøre og hvad må jeg gøre i min bolig; Beboerdemokrati; Kommunikation. Beboermøde 3, afholdes ca. 1,5 måned før forventet indflytning. Emnerne vil være: Status på byggeriet; Indflytningsprocessen; Beboervejledninger; Beboerdemokrati; Nedsættelse af arbejdsgruppe bestående af beboere. Alle beboermøder har som en væsentlig målsætning, at de kommende beboere i Teglmosen Syd stifter bekendtskab til. Det er derfor også Boligselskabet AKB, Albertslund, der inviterer og er vært ved møderne. I praksis er det Specialkundeenheden der arrangerer og koordinerer møderækken. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Legepladsinspektion 2014 Afdelingens legepladser er blevet inspiceret i marts Afdelingen har for nærværende 10 legepladser, mens 2 er middeligt nedlagt. Der er foregået en løbende udskiftning siden 2005, og udskiftningen forventes afsluttet i indeværende år, således at der igen er 12 legepladser. Legepladserne er generelt i god stand, hovedparterne af de fejl som er fundet, er mindre fejl hvor beskyttelse på reb og kæde er beskadiget, fabrikantens mærker er faldet af, faldgrus skal løsnes o. lign. For følgende redskaber skal der foretages større indgreb; udskiftning af kabel på tovbanen samt opretning af faldunderlag, renovering af springbræt og underlag og underlag ved spindehjul. Derudover foretages der almindelig vedligeholdelse og udskiftning af sandkassesand. 24/28

25 Afdelingen foretager hvert forår, udbedring og service på samtlige legepladser i afdelingen Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Tilbud om konfliktmægling KAB har pr. 1. marts 2014, som en del af projektet En hånd til alle, ansat en konfliktmægler til at løse konflikter mellem beboere. Der er i første omgang tale om et forsøgsprojekt i et år. Hvis det bliver en succes, vil KAB arbejde for at gøre ordningen til et permanent tilbud til boligorganisationerne. I forsøgsperioden, der løber fra den 1. marts 2014 til den 1. marts 2015, finansieres forsøget gennem projektet En hånd til alle. I forsøgsperioden er målgruppen for indsatsen afgrænset til beboere og håndtering af nabokonflikter. Konfliktmægling er et tilbud til beboere i konflikt. Det er således frivilligt, om man vil deltage. Konfliktmægleren ringer derfor typisk til parterne i konflikten og spørger, om de vil deltage i et konfliktmæglingsmøde. På mødet får hver part mulighed for at fortælle deres version af sagen, og parterne indgår om muligt en aftale om, hvordan de vil håndtere konflikten. Det er parterne selv der bestemmer, hvordan konflikten skal løses, og hvad en eventuel aftale skal indeholde. Konfliktmægleren er placeret i KAB s juraområde, så man sikrer sammenhæng til den øvrige behandling af beboerklager. Hvis beboere vil høre mere om tilbuddet, kan de enten kontakte deres lokale ejendomskontor eller afdelingens driftschef/ejendomsleder. Ønsker beboeren at gøre brug af en konfliktmægler, vil enten personalet på ejendomskontoret eller ejendomslederen/driftschefen kontakte KAB s juraområde, der herefter varetager den videre visitering til konfliktmægleren. Beboere kan ikke selv rette direkte henvendelse til konfliktmægleren. Generelt kan det nævnes, at der er rigtig gode erfaringer med brug af en konfliktmægler til håndtering af konflikter. Der er udarbejdet en informationspjece om tilbuddet, som vil er omdelt til de lokale ejendomskontorer../. Bilag 7: Pjece om konfliktmægling Et tilbud om hjælp i nabostridigheder 25/28

26 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 25. Handicapkode på intern opnotering i afdelingen I almene boligafdelinger har beboere med behov for en ældre- eller handicapvenlig bolig, i henhold til lovgivningen, særlige muligheder for at flytte til en bolig, der kan imødekomme disses behov. I praksis håndteres dette ved, at beboere med særlige behov har mulighed for at få tilknyttet en ældre-/handicapkode på deres interne opnotering i afdelingen. KAB modtager en del henvendelser om denne mulighed, og der er derfor udarbejdet et notat, der nærmere beskriver, hvordan ordningen administreres samt kriterier for tildeling../. Bilag 8: Notat Ældre-/handicapkode Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager vedlagte bilag til efterretning. 26. Orientering om lancering af psykiatrilinjen Den 15. august lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning i forbindelse med beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden, og der er åbent på hverdage mellem kl I tidsrummet kl dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle, og kører indtil videre fra 15. august 2014 til 15. august I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organistionsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. 26/28

27 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27/28

28 27. Mødekalender 2015 Det indstilles, at bestyrelsen planlægger datoer for bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i /28