Referat af møde i Bestyrelsen for Social- og Sundhedsskolen Esbjerg den 15. december 2016 kl. 15.00 17.00 Deltagere Bestyrelsen: Johnny Søtrup, formand Ruth Nykjær, næstformand Kirsten Dyrholm Hansen Inge Hynkemejer Anne-Mette Holm Sørensen Maiken Haugaard Villadsen Anette Byriel Andersen Carsten Ohrt Peter Petersen Afbud: Karsten Uno Petersen Christian Jørgensen Sekretariat: Direktør Lisbeth Nørgaard Øvrige deltagere: Økonomi- og administrationschef Claus Larsen Udviklingschef Mogens Schlüter 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt 2. Godkendelse af referat fra mødet den 21. september 2016 I henhold til forretningsordenen pkt. 3.5 er referatet godkendt, da der ikke har været indsigelser. 3. Økonomi rapportering 3.1 Opfølgning af kvartalsregnskab for 3.kvartal 2016 Økonomi- og administrationschef gennemgik regnskabet, som viste et resultat på ca. 2,1 mill. kr. svarende til en overskudsgrad på 3,4 og som i forhold til det reviderede budget ligger ganske flot. Herefter blev indtægter og omkostninger kort gennemgået. Kvartalsregnskabet som blev godkendt uden kommentarer. Bilag: 3.1. Kvartalsregnskab 30-09-16
4. Vedligeholdelsesplan 2 4.1 Ajourført løbende vedligeholdelsesplan Økonomi- og administrationschef gennemgik vedligeholdelsesplanen. Med den kommende økonomiske virkelighed in mente har skolen reduceret i omkostningerne til vedligehold. Dette er også gjort ud fra betragtningen, at skolen fremstår i en meget høj standard. I 2017 budgetteres dog lidt højere end i årene frem. Dette er gjort, da skolen allerede har igangsat vedligeholdelsesarbejde, som afsluttes ind i 2017. Det gælder f.eks. en af indergårdene, som ændres til en udendørs fitness område, udskiftning af træbeklædning til zink, så det bliver vedligeholdelsesfri samt indkøb af møbler til den nye indergård ved samlingssalen. Endelig mangler skolen af få en sidste fløj koblet på det centrale varmeanlæg, det sker også i 2017. Vedligeholdelsesplanen 2017-2026 blev godkendt Bilag 4.1 Forslag til vedligeholdelsesplan 2017-2026 5. Budgetudkast 2017 5.1 Gennemgang af forslag til budget for 2017 Formanden indledte punktet med at referere fra sidste møde, hvor bestyrelsen udtrykte forståelse for at 2017 bliver et overgangsår, hvor skolen skal tilpasser sig de nye vilkår. Formanden mindede om, at bestyrelsen fandt det meget vigtig at fastholde gode kompetente medarbejdere også i perioder, hvor aktiviteten midlertidig er lav. Og da skolen har en solid egenkapital kan et evt. underskud i 2017 dækkes heraf. Økonomi- og administrationschef gennemgik baggrund for forslag til budget 2017. På den positive side er der i finansloven indarbejdet pris- og lønfremskrivninger på + 2,4% på bygningstaksameter og + 1,1 % på øvrige taksametre. På den negative side er der en lang række nedjusteringer: bygningstaksametret på SOSU skoler reduceres med 15,5 %, omprioriteringsbidraget videreføres med yderligere 2 %, statens indkøbsprogram medfører reduktion i fællestaksametret, og varsles med endnu en indkøbsfase 11 i 2017 med derved følgende yderligere dispositionsbegrænsning. Herudover er indarbejdet øvrige reduktioner på fællesudgiftstaksmetret på 1,7 %. Den nye dimensioneringsaftalen er også en væsentlig del af grundlaget for budget 2017. Der budgetteres i 2017 med 529 årselever mod 596 i 2016. Forslag til budget 2017 blev herefter gennemgået. Det budgetterede resultat lander på et underskud på små 2 mill. kr. svarende til en overskudsgrad på minus 3,6. Når afskrivninger gøres op er der en likviditetspåvirkning på ca. minus 700.000 kr. Der var herefter en drøftelse af budgettet. Der blev spurgt til de personalemæssige konsekvenser i år. Direktøren orienterede om, at det ikke har haft konsekvenser for det faste personale. Der har dels været naturlig afgang i løbet af året dels har skolen haft en række tidsbegrænsede ansatte. Faktisk står skolen overfor, at der skal tilføres ressourcer i 1.kvartal af 2017, da der her er høj aktivitet. Direktøren gjorde endvidere rede for, at skolen allerede i løbet af 2016 er begyndt at skære til i forhold til en strammere økonomi. Der er dog poster, som desværre også bliver dyrere f.eks. medfører ændring af kantineleverandør (som er Fazer A/S) en merudgift på 300.000 kr.
3 I forhold til ny kantine har elevrådet et ønske om, at der oprettes et kantineudvalg med elevrepræsentation. Direktøren kunne fortælle, at det er planen, at der oprettes et udvalg. De nye udbyder er meget opmærksomme på at høre eleverne, og møder også gerne op til elevrådsmøder. Peter Petersen spurgte om direktøren vurderede, at skolen i 2017 har de nødvendige ressourcer til også at fokusere på udvikling og omverdenen, f.eks. idéudvikling, styrke nye indsatser, søgning af midler i forskellige puljer. Hans forslag var, at der blev afsat ekstra midler hertil i budgettet. Direktøren var glad for tilkendegivelsen, og vurderer at der aktuel ikke er brug for flere ressourcer, men vil ikke afvise, at der i løbet af 2017 kan blive nødvendigt. Formanden konkluderede, at bestyrelsen bakker skolen op, hvis der bliver behov for yderligere midler i løbet af 2017, men at der ikke nu afsættes en egentlig pulje hertil. Der var ligeledes en kort drøftelse af PA uddannelsen. Om hvorvidt budgettet er for optimistisk. I budgettet er der taget højde for, at der indføres kvote på GF 2 PA. Den høje aktivitet på PA i 2017 skyldes, at hovedforløbet prioriteres højt blandt skolens samarbejdende kommuner. Budgettet blev godkendt. Bilag 5.1 Forslag til Budget 2017 5.2 Omprioriteringsbidrag i 2017 Med afsæt i bilag 5.2 ønskes en drøftelse og beslutning om tiltag til imødegåelse af omprioriteringsbidraget i 2017. Økonomi- og administrationschef gennemgik forslagene om investering i solcelleanlæg, delvis indfrielse af realkreditlån samt yderligere investering i obligationer. Bestyrelsen roste forslagene, som viser at skolen udviser rettidig omhu. Det besluttes, at skolen kan gå videre med forslag 2 og 3. I forhold til forslaget om investering i solcelleanlæg skal der på næste møde fremlægges konkret forslag både fra det nævnte firma og fra et alternativ firma. Bilag 5.2 Forslag til initiativer til delvis imødegåelse af omprioriteringsbidraget 6. Orientering ved direktøren 6.1 Dimensionering Der er nu taget stilling til dimensioneringen i 2017. Udviklingen i dimensioneringen de sidste 3 år: 2014 2015 2016 2017 SSH 388 389 389/209 112 1 SSA 164 164 164/193 214 PA 20 22 22/73 28/50 Der indføres endvidere en kvote på Grundforløb 2 PA på 44 pladser 1 Incl. Ringkøbing/Skjern
4 Danske SOSU skoler har holdt møde med ministeren, hvor hovedtemaet var GF2-kvoten på PA-uddannelsen. Der er ikke muligt at ændre på den samlede kvote. Der kigges i øjeblikket på muligheden for at forøge kvoten for de skoler, hvor kommunerne har tilkendegivet, at ville indgå flere aftaler end dimensioneringsudmeldt. Ellers er eneste mulighed en uddannelsesaftale, der også inkluderer grundforløb 2. I forhold til kommunernes mangel på SSA`er opfordrede Ruth Nykjær skolen til at tale med kommunerne om at opkvalificere SSH`er så de kan varetage udvalgte opgaver under sundhedsloven. Peter Petersen vil tage initiativ til et møde mellem FOA Varde, Varde kommune og skolen for at drøfte muligheder og løsninger Kirsten Dyhrholm fortalte, at man i Vejen kommune er i gang med at kompetenceudvikle på alle niveauer og det også vil ske i samarbejde med skolen. Hun påpegede endvidere, at Vejen kommune ikke kan tage flere SSA elever pga mangel på psykiatriske praktikpladser. Kommunen tager til gengæld flere SSH elever. Direktøren orienterede om, at skolen er meget opmærksom på, at kommunerne står overfor kompetenceløft for både SSA`er og SSH`er. Skolens kursusvirksomhed er i dialog med alle kommuner herom. Tilbuddene er der. Det som mangler er nok snarere økonomi. 6.2 Ny hjemmeside Skolen har igangsat arbejdet med at få en ny hjemmeside. Forventes klar i foråret 2017. Bilag 6.1. Notat fra Ankerkommunen vedr. dimensionering for SOSU og PA i 2017 7. Orientering ved formanden og andre bestyrelsesmedlemmer 7.1 Samarbejdet med Danske SOSU-skoler (lederne) Status er nu, at formandskaberne i de to foreninger har aftalt at afholde et fælles bestyrelsesmøde i januar i forbindelse med Skills i Aalborg. Forud for det vil de to bestyrelser se på fordele og ulemper ved en eventuel sammenlægning af de to foreninger. 7.2 Årsmøde Der afholdes årsmøde den 22.-23. maj 2017 8. Uddannelserne 8.1 Orientering fra det lokale uddannelsesudvalg (LUU) Branding af uddannelserne og rekrutteringsudfordringen blev drøftet. Beslutning i KKR, bestående af borgmestrene i Region Syddanmark indstiller, at alle kommuner skal tage ansvar for PR og branding. Med større politiske fokus i kommunerne, får arbejdsprocessen og strategien en ny vinkel for arbejdsgruppen og LUU. Ny fælles strategi drøftes på kommende LUU møde.
5 Øvrige punkter var: Drøftelse af virksomhedstilfredshedsundersøgelsen, dimensioneringen 2017 (herunder kvote på GF 2 PA), de nye sosu-uddannelser, udfordringer med kommunale psykiatripladser og kompetenceudvikling af praktikvejlederne. På efteruddannelsesområdet blev der bl.a. orienteret om, at skolen har søgt om en friinstitutionsforsøgsordning ift AMU. Dette er sket i samarbejde med UC-Syd og Esbjerg Kommune. Øvrige kommuner kan deltage, såfremt ansøgningen imødekommes. 8.2 Virksomhedstilfredshedsundersøgelse (VTU) Skolen har i efteråret gennemført den obligatoriske virksomhedstilfredsundersøgelse. I forhold til målingen i 2012 er der samlet sket et lille fald. Generelt er der dog fortsat stor tilfredshed med samarbejdet mellem skole og praktikvirksomhederne. En tilfredsstillende score er 7,0. Skolen ligger over dette niveau på alle parametre. Den samlede tilfredshed er på 8,7. Hele rapporten kan læses på skolens hjemmeside. 8.3 Elevtilfredshedsundersøgelsen (ETU) Årets rapport er ikke udkommet endnu. Punktet tages op på mødet i marts. 8.4 Status på implementering af nye uddannelser Arbejdet er gået planmæssigt. Der er opstart af de nye uddannelser i januar og februar 2017. 9. Institutionen 9.1 Status på arbejdet med Strategi 2020 Udviklingschefen præsenterede status på de udvalgte strategiområder. Der er beskrevet kommissorier og nedsat arbejdsgrupper med stor grad af medarbejder involvering. Styringsmodellen for arbejdet er også kommet godt fra land. Der arbejdes godt og konstruktivt på alle 10 områder. 9.2 Udbudspolitik 2017 I forhold til 2016 er der enkelte ændringer i udbudspolitikken for 2017. Udbudspolitikken 2017 blev godkendt Bilag 9.2 Skolens udbudspolitik 2017. 9.3 Renovering af indergården Renoveringen er næsten afsluttet. Besigtigelsen udsættes til næste møde.
6 10. Udbudsrunden 10.1 Status Udbudsrunden er nu afsluttet og skolen har fortsat udbudsretten til SOSU og PA uddannelserne. I forhold til PA kan grundforløbene alene udbydes på SOSU-skoler. Hovedforløbet kan ikke udbydes af andre aktører end efter den model, vi kender i dag. Der har fra skolen og formandens side samt fra B-SOSU/Danske SOSU-skoler været fokus på en grundig argumentation overfor ministeriet vedr. placering af PA udbuddet. I bilag 10.1 ses en del af argumentationen. Skolen afventer nu, at der i 2017 kommer udbud på arbejdsmarkedsuddannelserne. Bilag 10.1 B-SOSU og Dansk SOSU-skoler kommentarer til REUs udtalelse vedr. rev. proces af PA udbud 11. Etablering af lokale grundforløb 11.1 GF 1 forløb i Grindsted Der har i samarbejde med Syddansk Erhvervsskole i efteråret været et udbud af et grundforløb 1 i Grindsted. Holdet var meget lille og kun 5 elever var SOSU-elever. Skolen har derfor ikke ønsket at udvide samarbejdet til et grundforløb 2. Kommende grundforløb 1 vil kun blive oprettet ved mindst 12 SOSU-elever. 11.2 GF 2 forløb i Vejen Der er fra både Vejen Kommune og skolen gjort en stor indsats for at det skal lykkes at få et tilstrækkeligt antal deltagere til forløbet med start i januar 2017. Det er netop besluttet, at gennemføre forløbet med opstart den 12.januar 2017. 12. Handlingsplan for øget gennemførelse 2017 12.1 Handlingsplan 2017 Udviklingschefen gennemgik indholdet i Handlingsplan for øget gennemførelse 2017 og hvilke ændringer, der er i skabelonen i forhold til 2016. Herefter var der en præsentation af indikatorerne og skolens resultater. Generelt er resultaterne positive. Skolens opgørelser over frafald blev ligeledes præsenteret. Opgørelserne er fra ultimo november og kan således ændre sig lidt endnu. Billedet er samlet set positivt, især bemærkes det, at frafaldet på SSH uddannelsen er mindsket fra over 30% i 2015 til ca. 20 % i 2016. Handlingsplanen skal godkendes af bestyrelsen senest 1/2 2017. Det besluttes, at bestyrelsens endelig godkendelse af HPØG 2017 sker via mailkorrespondance i januar måned.
13. Resultatkontrakt for direktøren 7 13.1 Beslutning om procedure for afrapportering af direktørens resultatlønskontrakt Det besluttes, at formandskabet sammen med direktøren drøfter afrapporteringen og at formandskabet på baggrund heraf på mail udsender forslag til bestyrelsen om fastsættelse af, i hvilken grad resultatlønskontrakten er opfyldt. Når bestyrelsen har drøftet/godkendt dette indsendes udmøntningen til ministeriet. 13.2 Indhold til næste års resultatkontrakt for direktøren Mulige emner til næste års resultatkontrakt for direktøren kan ses i bilag 13.2 Det besluttes, at formandskabet på baggrund af drøftelse med direktøren udarbejder direktørens resultatlønskontrakt for 2017. Inden kontrakten endelig indgås sendes den pr. mail til kommentering i bestyrelsen. Kontrakten skal være indgået inden 1.marts 2017. Bilag 13.1 Bilag 13.2 Bemyndigelse til at indgå resultatkontrakter Mulige emner til resultatkontrakt for direktøren 14. Bestyrelsesseminar 2017 Jf sidste møde tages stilling til evt. bestyrelsesseminar 2017 Det besluttes, at bestyrelsesseminaret 2017 afvikles den 14.juni i lokalområdet og er uden overnatning. Seminaret vil starte kl. 12.00 og afsluttes med fælles middag om aftenen. Nærmere indhold for dagen drøftes på mødet i marts. 15. Eventuelt Inge Hynkemejer stopper sit arbejdsliv ved udgangen af året og udtræder derfor af skolens bestyrelse. Formanden takkede Inge for hendes mangeårige indsats i bestyrelsen og ønskede al godt fremover. UC-Syd vil blive kontaktet med henblik på udpegning af ny bestyrelsesrepræsentant. Maiken Haugaard Villadsen havde en bekymring med fra elevrådet i forhold til, at der fra 1.januar 2017, er besluttet, at eleverne selv skal have PC med i skolen. Ikke alle elever vil have økonomisk mulighed herfor. Skolen er opmærksom herpå og vil gerne i dialog med elevrådet om en løsning.
Referent: Mogens Schlüter Den 15.december 2016 8 Bestyrelsens underskrifter: Johnny Søtrup Ruth Nykjær Kirsten Dyrholm Hansen Karsten Uno Petersen Christian Jørgensen Inge Hynkemejer Peter Petersen Carsten Ohrt Maiken Haugaard Villadsen Anette Byriel Andersen Anne-Mette Holm Sørensen