Referat - Bestyrelsesmøde i FSC Danmark Tirsdag d. 5. april hos Trip Trap (Nordvestvej 31, 9000 Aalborg), kl. 10:30 14.30 Til stede: Loa Dalgaard Worm (LDW), FSC Danmark Mona Gøtske (MG), Kebony Danmark Hans Lindekilde (HL), Trip Trap By Skagerak Carsten Bøg (CB), Grakom Thomas K. Isaksen (TKI), Pressens Fællesindkøb (ankom kl 12.00) Henrik Weijdling (HW), Dansk Ornitologisk Forening Med på skype Peter K. Kristensen (PKK), DONG Energy Ikke til stede: Stefan Steen Jensen (SSJ), Verdens Skove Maj Manczak (MM), WWF Verdensnaturfonden (Er ikke længere bestyrelsesmedlem) Referent: Kristian Jørgensen (KJ), FSC Danmark Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden På LDW s opfordring blev det besluttet at rykke rundt i rækkefølgen på punkt 6 og 11 grundet TKI s lidt senere ankomst til mødet. Punkterne er flyttet i dette referat. Aktiviteter LDW: Afklar WWF s plads i FSC s bestyrelse Dagorden blev godkendt uden yderligere bemærkninger. LDW informerede at Maj Manczak (MM), tidligere WWF Verdensnaturfonden grundet jobskifte ikke længere repræsentere WWF. Sekretariatet afklarer med WWF om der findes en anden repræsentant til posten. 2. Kort virksomhedspræsentation af Trip Trap HL gav som vært for mødet en kort introduktion til virksomheden Skagerak A/S (Tidl. TRIP TRAP). Der er tale om en familieejet virksomhed, der er startet i 1976 og hvis DNA er den skandinaviske designtradition med fokus på livsstil og kvalitet. I dag har virksomheden ca. 35 ansatte og omsætning på ca. 111 mio DKK. Det er centralt for virksomheden, at der drives ansvarlig virksomhedsførelse, og man har over længere tid engageret sig på forskelligvis i blandt andet Global Compact og FSC. Som en del af ambitionerne har man sat sig et mål om, at alt træ skal være FSC-certificeret i 2020. Status i dag er, at 48 % er FSC certificeret. 3. Opdatering af formanden Punktet blev ikke gennemført 4. Orientering om referat af bestyrelsesmøde 10. februar 2016 Dokumenter: Referat_februar_2016.doc HW ønskede afklaring om en bemærkning i referatet om hans mulige deltagelse i implementeringen af den skandinaviske strategi. Dette var nyt for HW, idet han ikke selv deltog på mødet. LWD orienterede HW, at dette var at betragte som en reminder til hende selv for at afklare HW s deltagelse. Referat blev godkendt uden yderligere bemærkninger.
5. Siden sidst fra sekretariatet og økonomi LDW opdaterer bestyrelsen på økonomien samt udviklingen i sekretariatet. Bestyrelsen stiller desuden eventuelle spørgsmål til aktiviteter siden sidst. Mål: Bestyrelsen opnår indsigt i økonomi og aktiviteter samt udviklingen inden for FSC. Dokumenter: Oversigt_handlingsplan_1_kvartal + budgetopfølgning_marts Punktet blev gennemført lidt anderledes end normalt, idet der for relativt kort tid siden er blevet opdateret på de løbende projekter. I stedet valgte LDW at gennemgå funktioner i FSC Danmarks nye projektstyringssystem Asana. LDW meddeler, at der med Asana som værktøj nu er tydeligere fremdrift i projekter og det er synligt for alle i et projektteam, hvad status er, bl.a. fordi systemet løbende genererer updates og remindere. LDW adspurgte bestyrelsen, hvorvidt siden-sidst-punktet fremadrettet kan rapporteres via Asana s projektopdatering, da dette vil lette det forberedende arbejde til bestyrelsesmøderne. Bestyrelsen anderkendte potentialet i programmet og vil gerne afprøve det som rapporteringsværktøj. Foruden gennemgangen af Asana blev de netop færdiggjorte trædyr til projektet Animal Parade fremvist og KJ orienterede kort om processen og deres formål. Efter mere end et år er produktionen nu gennemført og dyrene er klar til strategisk uddeling hos rådgiver, arkitekter og større bygherre med formålet at øge kendskabet til mindre kendte tropiske træarter. LDW gav bestyrelsen mulighed for at komme med bemærkninger til den fremsendte budgetopfølgning. LDW berettede kort, at økonomien er på sporet og kunne glædeligt meddele, at DT Groups fond har bevilliget 400.000 DKK til et projekt om kapacitetsopbygning på de byggetekniske uddannelser. Endvidere blev der givet status på en sag om mulig tilbagebetaling af tipsmidler. Sagen er fortsat under behandling men afklaring forventes snarest. CB orienterede, at Grakom nu er blevet multisite-certificeret via Orbicon, og han mener, at dette kan styrke den samlede miljøstyring i mellemstore danske trykkerier og samtidig være med til at fremme FSC i branchen. De er startet med 11 virksomheder. 6. Årsrapport 2015 Draft for indholdsplan til årsrapport gennemgås. Mål: Bestyrelsen giver input til årsrapportens indhold Dokumenter: årsrapport_indhold_draft.pdf (Sendes først d. 4. april) LDW præsenterede sekretariatets udkast til model for årsrapporten. I forhold til tidligere lægger udkastet op til en reduktion i omfang på otte sider i forhold til sidste år. Dette sker primært for at reducere omfanget af rapporten for læseren. Byggeri dominerer rapportens nuværende indhold som en konsekvens af Danida projektet. LDW: Note: Grundet muligheden for at sikre seneste opdaterede tal bør bestyrelsesmøder i relation til kvartalsmæssige budgetopfølgninger placeres midt i efterfølgende måned af hensyn til bogholderiets forberedelse. LDW: Udvikle model for bestyrelsesafrapportering i ASANA til næstkommende møde. LDW: Ryk aktiviteter 2015 frem i årsberetningen så det kommer i første del frem for til slut LDW efterlyste input til indhold i årsrapportens leder. PKK fandt, at den nordiske strategi og udviklingen af denne bør have et fokus. Forslaget blev støttet af den resterende bestyrelse. HL spurgte ind til status på OCP i forhold til udviklingen af dette et manglende punkt i indholdsoversigten. LDW orienterede, at der i 2015 ikke var mange konkrete aktiviteter, da meget er løbet i gang i indeværende år. Punktet forventes at fylde en del i 2016 og der var enighed om at OCP således var mere oplagt til næste års rapport. CB spurgte efterlyste en historie om Laser-Tryk og 100% FSC-strategi, men LDW understregede, at dette ligeledes var en historie relateret til 2016. HL kom endvidere med forslag om at rykke årets aktiviteter frem i rapporten, således pejlemærkerne for året står mere tydeligt frem i forhold til de forskellige udvalgte cases. Forslaget blev accepteret af bestyrelsen og der var ikke øvrige indvendinger imod at arbejde videre med sekretariatets udkast. 7. Regnskab 2015 Regnskabet for 2015 gennemgås og underskrives / sendes tilbage til revisor med ændringer. Mål: At godkende regnskab 2015. Dokumenter: balance_2015.pdf HL spurgte ind til medlemsskaber, og LDW orienterede på basis af dette om status på disse og redegjorde for afregningsperioderne for disse. Netop afregningsperioden kan skjule en aktuel nedgang, idet virksomhederne kan fortsætte medlemsskabet optil et år efter udmeldelse alt efter, hvornår deres forudbetaling foreligger. Sekretariatet har nyligt afholdt et strategimøde omkring strukturingen af medlemsskaber, LDW: I regnskabet skal ændres et par af virksomhedsnavnene Opdateres til: Dong Energy Thermal Power A/S Skagerak A/S
fastholdelse af medlemmer samt udvikling af services. Dette vil blive udviklet og implementeret over første halvår af 2016. Vedr. rekruttering af nye medlemmer og fastholdelse er det umiddelbart indtrykket af dette kører efter budgettet, og sekretariatet oplever en god interesse for certificering og medlemsskaber med flere mulige samarbejder i støbeskeen. HV spurgte til en afvigelse i årsrapporten, hvor kontoen kontingenter kun havde et forbrug på blot 500 DKK ud af budgetteret 20.000 DKK. Budgetlinjen blev forklaret af LDW, der henviste til at udgifterne jf. note nu figurerer længere oppe i regnskabet. LDW oplyste endvidere, at FSC Danmark er blevet godkendt til gratis at modtage adgang til til en række IT-platforme, herunder Google Apps. Punktet gav anledning til at en kort snak om de elektroniske platforme, FSC Danmark arbejder med, herunder datasikkerhed og overvejelser herom. LDW forsikrede, at der er fokus på datasikkerhed, men at der er tillid til platform i skyen og den sikkerhed, der udbydes af eks. Dropbox, Google og Adobe målt i forhold til det niveau af følsomme informationer, der arbejdes med på sekretariatet og som disse platforme benyttes til. Bestyrelsen støttede som følge af diskussionen sekretariatets brug af cloud-løsninger. Regnskabet blev godkendt uden yderligere bemærkninger 8. Frokost 9. Årsdag forberedelse og bestyrelsens rolle Forud for årets generalforsamling og årsdag planlægges roller og fordeling. Her tænkes især på struktureringen af diskussionen, som vi skal lede vores medlemmer igennem efter den lukkede generalforsamling. Det forventes, at alle bestyrelsesmedlemmer får en aktiv rolle i dette, og målet med dette punkt er dels at blive enige om set up, fordele opgaver samt at sikre at alle føler sig forberedt. Mål: at fastlægge setup for strategidiskussion med medlemmer og fordele alle roller Tema: LDW præsenterede de planlagte aktiviteter for årsdagen herunder selve generalforsamlingen. Dagen afvikles den 10. maj 2016. FairTrade Danmark kommer og præsenterer deres erfaringer med at gentænke målgrupper, og hvorledes disse i bedre grad involveres i den gode sag, og hvorledes man får dem til at træffe aktive valg i deres forbrug. Det er sekretariatets forslag, at der ked udgangspunkt FairTrade Danmarks inspiration laves gruppediskussioner blandt medlemsorganisationerne i forhold til at udvikle input vedr. forbrugerorienterede kampagner og interaktion. Målet med øvelsen er at få medlemmernes bud på, hvordan FSC rykker fra niche til mainstream. PKK orienterede om de fysiske rammer hos DONG Energy, der består af både et atrium med gode fysiske rammer til gruppearbejde samt en forelæsningssal. TKI pointerede, at der bør udarbejdes konkrete arbejdsspørgsmål, og at processen således styres lidt. Arbejdsspørgsmål kunne være: - Hvordan når vi dertil med små budgetter? - Hvad kan virksomhederne bidrage med? LDW fremlagde en skabelon for, hvordan gruppearbejdet kan faciliteters og påtog sig opgaven med at udvikle rammerne for gruppearbejdet herunder eventuelle arbejdsspørgsmål. Plan for dette sendes til kommentering i bestyrelsen senest d 14. april Referent til hver gruppe bliver et af FSC-sekretariatets medarbejdere og der sigtes imod repræsentation af bestyrelsesmedlemmer i alle grupper. 10. Generalforsamling 2015 + forslag fra bestyrelsen Årets lukkede generalforsamling vendes kort, herunder bestyrelsens rolle samt om bestyrelsen har nogle forslag at fremsætte. Desuden diskuteres årsberetningen fra bestyrelsen. Mål: At alle er klar over deres rolle på dagen og kender programmet. Dokumenter: dagsorden_gf.doc Model for aflæggelse af årsberetning blev fastlagt TKI og LDW drøfter fremlæggelsen, der på dagen fremføres af TKI. Bestyrelsen afklarede, hvilke poster der er til valg og forhørte sig om status på officielle kandidater. Kandidater til det sociale kammer blev ligeledes drøftet, og konklusionen er, at der fortsat er udfordringer med at finde kandidater til dette kammer, men at der løbende arbejdes på at afsøge dette. LDW udarbejder arbejdsspørgsmål og fremsender bestyrelsen den endelige gruppeopgave til kommentering. 10 dages deadline på denne opgave LDW: Ret bilaget for bestyrelsesvalget hvor det nu fremgår, at der er to ledige pladser i bestyrelsen. På nuværende tidspunkt fremgår det at der er tre pladser hvilket er forkert. LDW og TKI: Planlægning af formandens beretning Model for kontingenter, som præsenteret i bilaget, blev godkendt uden øvrige bemærkninger.
11. Opdatering FSC Skandinavia LDW opdaterer bestyrelsen på udviklingerne i FSC Skandinavia projektet siden sidst. Mål: Bestyrelsen opnår indsigt i forandringsprocessens fremdrift. Dokumenter: Budget_2016_final.xls se ark Budget Norge LDW udarbejder udkast til 5 års business plan for Norge til næste bestyrelsesmøde Loa orienterede om udvikling af en 5 årsplan for FSC Scandinavia. I forhold til udrulningen af strategien har Loa fået positiv tilbagemelding om deltagelse fra PKK til et advisory board, der skal følge udrulningen af startegien. LDW orienterede, at tidligere sekretariatschef i FSC Danmark Søren Dürr Grue også har indvilliget i at deltage i gruppen som medlem af det sociale kammer. LDW: Orienter bestyrelsen om skandinavisk telefon møde der afholdes i slut maj / start juni Næste skridt er, at alle medarbejder fra kontorene i Skandinavien mødes i forskellige arbejdsgrupper og arbejder mere konkret med implementering af strategien. Loa oplyser, at hun selv sammen den svenske sekretariatsleder Lina er blevet valgt som gruppeledere i to ud af 9 af grupperne for implementeringen af den internationale strategi, og de modtager i forbindelse med dette en del træning i change mangement, hvilket forhåbentligt vil styrke den skandinaviske proces. TKI spurgte ind til udviklingen i Norge med udgangspunktet i ambitionerne om en mulig fysisk tilstedeværelse i forhold til at kunne udvikle markedet. LDW orienterede om udviklingen og understregede, at der skal udvikles en business case, som kan understøtte finansieringen før en etablering i Norge kommer på bordet. Denne forventes færdig til næstkommende møde, og der kan herfra tages konkrete beslutninger om de næste skridt. LDW orienterede om de næste aktiviteter i forhold til udrulningen af den skandinaviske strategi og oplyste, at der i slut maj / start juni vil blive afholdt et fælles telefonmøde for de skandinaviske udvalgte bestyrelsesrepræsentanter for norden. Mere information følger. Bestyrelsen spurgte herefter ind til sammensætningen af de øvrige skandinaviske bestyrelsesrepræsentanter, herunder deres modeller for udpegning hertil og LDW redegjorde for dette. 12. Urørt skov i DK Der er en voksende diskussion omkring urørt skov, biodiversitet og certificerings rolle i dette i både presse og mellem organisationer. Med udgangspunkt i fremsendt diskussionspapir beslutter bestyrelsen hvorvidt FSC Danmark skal blande sig i denne politiske debat eller ej. Mål: At sikre enighed i bestyrelsen om hvorvidt FSC Danmark officielt skal udtale sig Dokumenter: Diskussionspapir_urørtskov.docx HW redegjorde for baggrunden for ønsket om at behandle emnet om urørt skov i FSC s bestyrelse. I bund og grund ønskede DOF at sikre sig, at FSC Danmark ikke lagde sig i kølvandet på nogle industriinteressers udmeldinger om, at urørt skov eksempelvis kan placeres i forbindelse med ny skov fremfor i gammel skov. Biologisk fagligt vil en sådan stillingtagen ikke kunne argumenteres hjem, understregede HW. På basis af FSC sekretariatets notat og anbefaling om emnet blev en nærmere position for emnet fastlagt, og der var bred tilslutning til at læne sig op ad anbefaling nr. 4, der skal sikre positiv stillingtagen til initiativer, der understøtter biodiversiteten og for hvad der er stærk biologisk faglig konsensus om. Samtidig skal FSC Danmark kunne imødekomme de berørte industriers udfordringer, idet de kan miste FSC-certificeret input. Der var generel enighed i bestyrelsen om, at det ikke er FSC s rolle at blande sig i den aktuelle offentlige debat om udlægning af urørt skov, men at der kan være emner i tilknytning til dette, der behøver en kommentar eller som på anden vis bør adresseres. Det blev besluttet, at udmeldningerne fra FSC Danmark er af reaktiv og ikke proaktiv i kommunikationen udadtil omend, der godt kan laves aktiviteter af politisk og strategisk karakter, hvis det vurderes som strategisk vigtigt af sekretariatet og støttes af et udvalgt af bestyrelsen i form af PKK, HW og STJ (ikke til stede til mødet). Endvidere blev det drøftet, hvorvidt FSC Danmark kunne være platform for dialog om emnet med det mål at begrænse en stigende polarisering mellem skovens interessenter og dermed sikre bedst mulig konsensus omkring skov og dens anvendelse. Dette med henblik på at sikre en positiv fortælling om dansk træ og de muligheder, der ligger i at øge FSCcertificerede skovareal, og som en del af denne bedre fortælling arbejde for en positiv feedback fra eks. grønne NGO er. HW nævnte at dette arbejde eks. kunne være i KJ: Sekretariatet udvikler afbalanceret statement med FAQ som talepapir inden 22. April, og sikrer, at Loa er klædt på til at håndtere debat om urørt skov på kommende generalforsamling.
fællesskab med de grønne NGO er at arbejde med aktiviteter, der understøtter grønne driftsplaner i skoven og fremme af certificering. Det blev drøftet, hvorvidt PKK og HW kunne repræsentere de forskellige interesser i en afbalanceret dialog med kritiske og vigtige interessenter. Dette afklares yderligere, hvis det vurderes nødvendigt og anledningen opstår. Det blev besluttet, at sekretariatet på basis af den besluttede tilgang om en reaktiv kommunikationsstrategi skal lave et udkast til afbalanceret statement med FAQ, som kan bruges talepapir. Dette dokument fremsendes inden d. 22. April til bestyrelsen, som herefter kommenterer og godkender elektronisk. 13. Evt. Punktet blev ikke gennemført