Høringsnotat for eventuel flytning af Jobcenter Vejen til de tidligere Dong bygninger i Søndergade 50, Vejen NOTAT Forhåndsmeddelelse samt ophængte plancher over Signals konceptforslag blev annonceret i intern høring tirsdag den 26. april 2016. Høringsfristen udløb onsdag den 4. maj 2016. Jobcenter Vejen har modtaget i alt 9 høringssvar. De generelle høringssvar er sammenfattet i dette notat, der bliver videregivet til MED udvalget i Vejen Kommune, som vil vurdere de enkelte høringssvar. Desuden vil alle kommentarer og forslag blive taget til overvejelse i arbejdsgruppens videre arbejde. Svarene har især berørt følgende bekymringspunkter: 1. Negative påvirkninger omkring åbent kontorlandskab samt Clean Desk. 2. Personlige hjælpemidler i forhold til Clean Desk 3. Permanente arbejdspladser for administrativt personale. 4. Støj, der forstyrrer koncentrationsevnen. 5. Booking af mødelokaler. 6. Kultursammensætning og afsatte ressourcer i forhold til at sikre godt arbejdsmiljø. 7. Opfordring til medarbejdermøder omkring ønsker og bekymringer. 8. Tidlig mærkning af eventuelt inventar, der ønskes medbragt ved eventuel flytning. 9. Manglende reminder om frist for høringssvar. 10. Træk og udluftning. Yderligere har høringssvarene berørt følgende forslag: 11. Privat skab og/eller skuffe 12. Vandstationer/automater rundt omkring 13. Lukkede én-mands toiletter med god udsugning 14. Badefaciliteter 15. Wide Screens, der giver overblik over hvilke kolleger i hvilke rum 16. Ovn/microovn i kantinen til opvarmning af brød/kage I det følgende sammenfattes de væsentligste synspunkter til de ovenfor nævnte punkter 1-10. Kommentarer hertil er anført i kursiv.
Det skal bemærkes, at høringssvarene kun er gengivet i hovedtræk. Ønskes detaljerede oplysninger om svarenes indhold, henvises der til de fremsendte høringssvar. Bemærkninger til eventuel flytning af Jobcenter Vejen 1.Negative påvirkninger omkring åbent landskab samt Clean Desk 5 ud af 9 høringssvar udtrykker bekymring om åbent kontorlandskab og Clean Desk. Der bliver påpeget bekymring i forhold til, om der bliver kamp om arbejdspladserne, om tab af personlige arbejdsmetoder og at man skal forholde sig til mange kolleger i samme rum. Der vil være 82 arbejdspladser. I det omfang det vurderes muligt og relevant, vil arbejdspladsen være en base, som dog også er tilgængelig for andre kolleger, når man selv ikke er til stede. Der er indkommet forslag om, at hver medarbejder får et skab/skuffe, hvor man kan opbevare papirer o.a., der understøtter ens arbejdsmetode. Dette forslag vil arbejdsgruppen medtage og vurdere i det videre arbejde. Der henvises til Jobcenter Vejens Kultur & Kutyme i forhold til mange kolleger/kulturer i samme rum. 2.Personlige hjælpemidler i forhold til Clean Desk 2 ud af 9 høringssvar udtrykker bekymring omkring personlige hjælpemidler, og hvordan de kan medtages, hvis ikke medarbejderne har permanent arbejdsplads. Der vil i det omfang, det kan lade sig gøre være individuelle vurderinger og tilpasninger i forhold til den enkelte medarbejders hjælpemidler og behov. 3.Permanente arbejdspladser for administrativt personale 1 ud af 9 høringssvar udtrykker håb om, at der vil blive taget hensyn til behovet for permanente arbejdspladser for medarbejdere, der ikke er ude af huset, og som primært har administrative opgaver. Der vil i det omfang, det kan lade sig gøre være individuelle vurderinger og tilpasninger i forhold til typer af arbejdsopgaver.
4.Støj, der forstyrrer koncentrationsevnen 4 ud af 9 høringssvar udtrykker bekymring omkring støjgener ved åbent kontorlandskab, som kan påvirke koncentrationsevnen. Signal har stor erfaring med udarbejdelse af åbne kontorlandskaber og er derfor også særlig opmærksom på materialer og inventar, der virker støjdæmpende. 5.Booking af mødelokaler 3 ud af 9 høringssvar udtrykker bekymring omkring booking af møderum samt at kunne skabe sig overblik over, hvor kollegerne befinder sig. Der vil være et bookingsystem, som er dét eller et alternativ til det, vi kender i dag. Derudover er der indkommet forslag til, hvordan vi på diverse Wide Screens kan se, i hvilke rum kollegerne befinder sig. Dette forslag vil arbejdsgruppen medtage og vurdere i det videre arbejde. 6.Kultursammensætning og afsatte ressourcer i forhold til at sikre godt arbejdsmiljø 1 ud af 9 høringssvar udtrykker bekymring omkring en formodet langvarig proces, hvor flere kulturer skal søges samlet, og at det vil gå ud over en allerede presset hverdag og dermed arbejdsmiljøet. På arbejdsmiljøgruppens dagsorden vil der som altid være fokus på psykisk og fysisk APV. Derudover vil ledelsen være ekstra opmærksom på trivsel og arbejdsmiljø i perioden efter flytningen.
7.Opfordring til medarbejdermøder omkring ønsker og bekymringer fra medarbejderne 1 ud af 9 høringssvar udtrykker ønske om medarbejdermøder, hvor medarbejderne kan give udtryk for, hvad de mener og hvilke behov, der skal tages højde for. Signal afholdte en medarbejderdag, hvor der var mulighed for at komme med idéer og input. Ledelsen og arbejdsmiljøgruppen har vurderet, at eventuelle yderligere møder er mere hensigtsmæssige, hvis/når beslutningen om en flytning foreligger. 8.Tidlig mærkning af eventuelt inventar, der ønskes medbragt ved eventuel flytning. 1 ud af 9 høringssvar har tilkendegivet, at det har føltes provokerende og respektløst for høringen, at det inventar, der eventuelt ønskes medtaget, allerede er blevet mærket, trods uvished om det er endeligt besluttet, at Jobcenter Vejen skal flytte. I Signals forberedende arbejde, har det været en forudsætning for deres tilbudsgivning, at inventar der eventuelt ønskes medbragt, skulle gøres op. Det har været en ressourcekrævende opgave for sekretariatet, og for at kunne huske hvilket inventar, der er skrevet på opgørelsen, har sekretariatet valgt at sætte små grønne mærkater på og derved spare ressourcer ved en eventuel flytning. 9.Manglende reminder om frist for høringssvar 1 ud af 9 høringssvar har udtrykt undring over, at der ikke forekom en reminder om fristen for høringens udløb. Dette har arbejdsmiljøgruppen ikke været opmærksom på.
10.Træk og udluftning 2 ud af 9 høringssvar udtrykker bekymring i forhold til at have arbejdsplads tæt ved indgangen samt eventuelle uenigheder om åbne/lukkede vinduer for udluftning i forhold til træk og dårlig luft. Disse punkter vil indgå i arbejdsmiljøgruppen kontinuerlige arbejde i forhold til APV og sikkerhedsrunderinger.